Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty CP thương mại MQ Việt Nam mới nhất

LỜI CẢM ƠN
Sau một thời gian nghiên cứu và hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân
tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty CP thương mại MQ Việt Nam”
ngoài sự cố gắng của bản thân, em còn nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ phía nhà
trường, thầy cô, cùng ban lãnh đạo và các nhân viên trong Công ty CP thương mại MQ
Việt Nam.
Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo trường Đại học Thương
Mại nói chung và các thầy cô giáo trong khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Và
Thương Mại Điện Tử nói riêng đã tạo điều kiện cho em được học tập, nghiên cứu.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giáo viên hướng dẫn Th.S. Nghiêm Thị
Lịch đã trực tiếp hướng dẫn nhiệt tình, chỉ bảo cho em trong suốt thời gian thực hiện
đề tài khóa luận tốt nghiệp để em có thể hoàn thành một cách tốt nhất.
Em xin gửi lời biết ơn tới ban lãnh đạo Công ty CP thương mại MQ Việt Nam
cùng toàn thể các anh chị trong công ty đã tạo điều kiện cho em được tìm hiểu, nghiên
cứu về thực trạng công ty trong suốt quá trình thực tập.
Mặc dù đã cố gắng hoàn thành bài khóa luận với tất cả sự nỗ lực của bản thân,
nhưng có sự hạn chế về kiến thức nên bài khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót.
Em kính mong thầy cô chỉ bảo và giúp đỡ để bài khóa luận được hoàn thiện hơn.
Cuối cùng, em xin gửi tới thầy cô lời chúc sức khỏe, chúc thầy cô luôn luôn
mạnh khỏe, vui vẻ để tiếp tục cống hiến và giúp đỡ các thế hệ sinh viên tiếp theo.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 29 tháng 04 năm 2018
Sinh viên thực hiện
Đặng Linh Quyền

1
1
1


2

2
2


MỤC LỤC

3
3
3


DANH MỤC BẢNG
BẢNG
Bảng 2.1
Bảng 2.2
Bảng 3.1
Bảng 3.2
Bảng 3.3
Bảng 3.4

NỘI DUNG
So sánh đặc điểm phương pháp phân tích thiết kế hệ thống
Thiết bị phần cứng
Khách hàng
Bảng đơn hàng
Bảng chi tiết đơn hàng
Sản phẩm

4
4

4

TRANG
8
18
29
29
30
30


DANH MỤC HÌNH VẼ
HÌNH
Hình 2.1
Hình 2.2
Hình 2.3
Hình 2.4
Hình 2.5
Hình 2.6
Hình 2.7
Hình 2.8
Hình 2.9
Hình 2.10
Hình 2.11
Hình 3.1
Hình 3.2
Hình 3.3
Hình 3.4
Hình 3.5
Hình 3.6

Hình 3.7
Hình 3.8
Hình 3.9
Hình 4.0
Hình 4.1
Hình 4.2
Hình 4.3
Hình 4.4
Hình 4.5

NỘI DUNG
Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT
Ví dụ sơ đồ phân cấp chức năng
Ký hiệu chức năng mô hình luồng dữ liệu
Ký hiệu luồng dữ liệu mô hình luồng dữ liệu
Ký hiệu tác nhân ngoài mô hình luồng dữ liệu
Giai đoạn thực hiện phân tích thiết kế HTTT
Sơ đồ quản lý hoạt động bán hàng
Mô hình tổng quát hệ thống thông tin quản lý bán hàng
Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động của công ty
Khảo sát nhu cầu xây dựng HTTT quản lý bán hành
Kết quả khảo sát nhu cầu xây dựng HTTT quản lý bán
hàng
Sơ đồ chức năng hệ thống
Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý sản phẩm
Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý đơn hàng
Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý khách hàng
Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý báo cáo

Mô hình quan hệ
Giao diện đăng nhập
Giao diện màn hình chính
Giao diện quản lý sản phẩm
Giao diện quản lý đơn hàng
Giao diện quản lý chi tiết đơn hàng
Giao diện quản lý khách hàng
Giao diện thống kế báo cáo

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
TỪ VIẾT TẮT

NGHĨA TIẾNG VIỆT

5
5
5

TRANG
5
9
10
10
10
12
13
15
16
20
20

23
24
24
25
26
26
27
28
31
31
32
32
33
33
34


HTTT
CSDL
PTTK
CNTT
TNHH
TM
DV

Hệ thống thông tin
Cơ sở dữ liệu
Phân thích thiết kế
Công nghệ thông tin
Trách nhiệm hữu hạn

Thương mại
Dịch vụ

6
6
6


PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT HTTT QUẢN LÝ
BÁN HÀNG
1.1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của HTTT quản lý bán hàng
Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, công nghệ thông tin cùng các
cuộc cách mạng và thành tựu vượt bật đang dần thay đổi nhanh chóng về mọi mặt của
đời sống xã hội. CNTT gần như có mặt ở hầu hết các lĩnh vực như: kinh tế xã hội,
chính trị - quân sự, y tế, giáo dục,…Đặc biệt là trong hoạt động quản lý, CNTT đã và
đang góp phần giúp cho công tác quản lý trở nên ưu việt hơn bao giờ hết, dần dần thay
thế mọi phương thức quản lý thủ công trước đây.
Trong các doanh nghiệp, hoạt động tác nghiệp – giao dịch – thanh toán,… luôn
cần được quản lý và hoạt động nhanh chóng – chính xác nhất. Sẽ có rất nhiều các
nghiệp vụ phức tạp đòi hỏi các doanh nghiệp phải hệ thống một cách chặt chẽ và vận
hành trơn tru. Việc có nhiều địa điểm, quy mô lớn phân tán rộng ở nhiều khu vực khác
nhau không còn mô hình tập trung như xưa đòi hỏi bắt buộc phải có ứng dụng CNTT
vào hoạt động thực tiễn.
Ứng dụng CNTT giúp mang lại những hiệu quả vô cùng to lớn trong mọi lĩnh
vực kinh doanh của doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về
nguyên vật liệu, hàng hóa, sản phẩm rõ ràng – nhanh chóng & chính xác. Các công ty,
doanh nghiệp, tập đoàn trên thế đã đạt được rất nhiều thành công nhờ không ngừng
đầu tư, cải tiến, nâng cao các công cụ phần cứng & phần mềm cho hệ thống quản lý
nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
Với các doanh nghiệp kinh doanh, hệ thống quản lý đầu vào, đầu ra hàng hóa,

dịch vụ của doanh nghiệp rất quan trọng. Đánh giá chính xác hiệu quả sản xuất kinh
doanh cùng lợi nhuận của doanh nghiệp là điều không thể sai sót. HTTT quản lý bán
hàng sẽ cung cấp đầy đủ thông tin sản phẩm, thông tin khách hàng cùng hoạt động tác
giúp các doanh nghiệp tăng cường công tác quản lý hiệu quả trong hoạt động bán
hàng: quản lý nhập hàng, lý kho hàng & quy trình bán hàng. Đặc biệt, tất cả dữ liệu về
khách hàng được lưu trữ tại cơ sở dữ liệu sẽ giúp cho doanh nghiệp nắm rõ nhất về
người tiêu dùng, từ đó có chính sách kinh doanh hiệu quả, tốt hơn.
1.2. Tổng quan và tầm quan trọng của phân tích thiết kế HTTT quản lý
bán hàng
Hệ thống thông tin quản lý luôn được các doanh nghiệp chú trọng khi nhu cầu
quản lý thông tin một cách chặt chẽ và hệ thống rõ ràng – chuẩn xác. Đồng thời, việc

7


xây dựng hệ thống quản lý bán hàng là một nhiệm vụ quan trọng giúp cho việc nâng
cao năng suất làm việc và đã có rất nhiều nghiên cứu nhằm nâng cao tốc độ, tính bảo
mật, hiệu quả trong việc quản lý bán hàng. Đã có không ít đề tài nghiên cứu trong và
ngoài nước về đề tài này nhằm tìm ra lối đi mới trong việc quản lý quá trình bán hàng
và cung cấp dịch vụ trong doanh nghiệp.
Nước ngoài
+ Chokgijgarn, Paulpone (1995), Master Project “Analysis/Design and
Documentation of an Information System for an Automobile Dealership in Thailand”.
Bài nghiên cứu đã phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý chung.

• Ưu điểm: giải quyết vấn đề không trùng khớp số liệu trong hệ thống, sai lệch dữ liệu
•

dẫn đến thất thoát doanh thu.
Nhược điểm: cần hệ thống số liệu chi tiết ngay từ bước đầu thu thập dữ liệu.

+ “Managing Information System Analysis & Design” Bài luận giải thích chi tiết
các quy trình và các vấn đề về phân tích thiết kế hệ thống thông tin.

• Ưu điểm: nêu ra hàng loạt các tình huống trong đó các hệ thống được kiểm tra, các vấn
•

đề có thể xảy ra trong quá trình phân tích yêu cầu cho hệ thống.
Nhược điểm: chưa nêu rõ được vấn đề trong thiết kế hệ thống thông tin.
Các hệ thống thông tin (HTTT) cung cấp hỗ trợ quản lý dữ liệu đều phức tạp và
tốn kém. Việc quản lý hiệu quả các phân tích nhu cầu HTTT và việc thiết kế các hệ
thống phù hợp là yếu tố quyết định đối với sự thành công của một doanh nghiệp và
kiểm soát hiệu quả các chi phí.
Trong nước
+ “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng công ty TNHH TM & DV Vĩnh
Cường tại Đà Nẵng” – Đỗ Thị Nhàn. Đồ án tốt nghiệp về phân tích thiết kế HTTT
quản lý bán hàng với các chức năng: cập nhật đơn hàng, phân quyền người dùng, tạo –
thống kê sản phẩm.

• Ưu điểm: với giao diện chương trình gần gũi, cập nhật hóa đơn – thông tin khách hàng
•

dễ dàng.
Nhược điểm: các chức năng chưa sâu và không đáp ứng đủ nhu cầu thực tiễn
+ “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng công ty Long Nhật” Bài luận về
phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng với chức năng quản lý nhân viên, hàng hóa
(giá, thuế), nhập xuất các đơn hàng.

• Ưu điểm: thiết kế giao diện gọn gàng, dễ nhìn – dễ sử dụng.
• Nhược điểm: thiết kế cơ sở dữ liệu khá phức tạp.
8

+ “Phân tích, thiết kế và xây dựng HTTT quản lí bán hàng công ty cổ phần dịch
vụ viễn thông Thái Bình Dương” - Đại học Kinh Tế Quốc Dân. Xây dựng với các chức
năng như: quản lý đơn hàng, tìm kiếm các thông tin về khách hàng theo nhiều bộ lọc
khác nhau, tạo lập được các báo cáo theo từng giai đoạn thời gian, khách hàng thực
hiện giao dịch.

• Ưu điểm: các chức năng với bộ lọc chi tiết theo giai đoạn cụ thể, dễ dàng xuất báo cáo.
• Nhược điểm: giao diện chưa được gọn gàng.
Qua các bài luận hay các đề tài nghiên cứu trên nhận thấy việc xây dựng HTTT
quản lý trong doanh nghiệp là rất phổ biến và được chú trọng - quan tâm cả trong và
ngoài nước. Có một HTTT quản lý cho doanh nghiệp sẽ quản lý hàng hóa và dịch vụ thu thập thông tin những đối tượng, đối tác, khách hàng chính xác và rất có ích cho
hoạt động quản lý, ra chính sách kinh doanh nhằm tăng doanh thu và khả năng cạnh
tranh mạnh mẽ.
Mỗi doanh nghiệp, quy mô to – nhỏ sẽ đều có những HTTT quản lý riêng & phù
hợp với bộ máy và chính sách kinh doanh của mình. Quan trọng là tất cả đều hướng
đến sự thuận lợi, tiện ích và đạt hiệu quả cao nhất trong quá trình bán hàng.
1.3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Hệ thống hóa kiến thức về phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng.
Giúp cho hoạt động quản lý như: cập nhật thông tin về khách hàng, sản phẩm,
được thực hiện một cách dễ dàng và chính xác.
Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý bán hàng tại công, đưa ra một
số đề xuất, giải pháp để có thể tạo ra một hệ thống thông tin quản lý bán hàng phù hợp
và đem lại hiệu quả tốt.
1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương
mại MQ Việt Nam. Trong đề tài này, em tiến hành phân tích các nhiệm vụ trong quá
trình bán hàng của cửa hàng kinh doanh của công ty để từ đó hình thành, hoàn thiện
các chức năng chính của phần mềm.

Công cụ sử dụng: phần mềm dựng sơ đồ & biểu đồ draw.io.
Phạm vi nghiên cứu: các hoạt động bán hàng và hệ thống thông tin bán hàng tại
công ty. Có rất nhiều chức năng cần trong quản lý bán hàng. Tuy nhiên em chỉ tiến
hành nghiên cứu một số chức năng quản lý bán hàng vời quy mô phù hợp với các công
việc trong công ty.

9


1.5. Phương pháp thực hiện đề tài
- Nghiên cứu tài liệu: tin tức trên các bài báo, tài liệu tham khảo.
- Khảo sát và thu thập các thông tin từ các tài liệu và cơ sở dữ liệu có liên quan.
- Tiếp cận trực tiếp tại cửa hàng để khảo sát hoạt động quản lý bán hàng.
- Dùng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống để thực hiện đề tài.
- Tiếp cận một số phần mềm quản lý bán hàng hoàn chỉnh sẵn có.
- Sử dụng phiếu điều tra, mẫu câu hỏi, sử dụng công nghệ thông tin, phần cứng,
phần mềm,…
1.6. Kết cấu khóa luận
Ngoài các phần như: Lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ,
danh mục từ viết tắt.
Đề tài được chia thành 3 phần:

• Phần 1: Tổng quan về phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng
Nêu ra tầm quan trọng của đề tài, tính cấp thiết của đề tài, đồng thời đặt ra mục
tiêu cụ thể cần giải quyết trong đề tài, đối tượng, phạm vi nghiên cứu, phương pháp
thực hiện đề tài.

• Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của HTTT quản lý bán hàng
Hệ thống các kiến thức lý luận cơ bản về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
và mô hình quản lý bán hàng tại công ty cổ phần thương mại MQ Việt Nam. Phân tích,

đánh giá thực trạng quản lý bán hàng và đưa ra một số giải pháp phù hợp.

• Phần 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần
thương mại MQ Việt Nam
Đưa ra bài toán tại công ty và triển khai xây dựng các sơ đồ phân tích chức năng,
sơ đồ luồng dữ liệu, mô hình thực thể và giao diện cho phần mềm quản lý bán hàng.

10


PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ
BÁN HÀNG
2.1. Cơ sở lý luận
2.1.1. Tổng quan về phân tích thiết kế HTTT
Hệ thống thông tin, trình bày những nội dung về một số khái niệm, một số lý
thuyết cơ bản về phân tích thiết kế HTTT.
2.1.1.1. Một số khái niệm cơ bản
Hệ thống
Hệ thống bao gồm tập hợp các phần tử có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và
cùng hoạt động để đạt mục đích chung.
(Nguồn: giáo trình “phân tích và thiết kế HTTT”, nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội)
Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần
mềm dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin
trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.
Một hệ thống thông tin sẽ bao gồm 5 bộ phần chính là: phần cứng, phần mềm, cơ
sở dữ liệu, mạng, con người.

Hình 2.1 - Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT
(Nguồn dữ liệu: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý - Đại học Thương Mại)

+ Một số HTTT quản lý

11


Có nhiều cách khác nhau để phân loại HTTT, dưới đây là phân loại HTTT theo
lĩnh vực ngành nghề hoạt động mà HTTT được ứng dụng.
Hệ thống thông tin bán hàng, marketing: Hệ thống thông tin bán hàng, marketing
là hệ thống hỗ trợ các nghiệp vụ trong bán hàng và maketing của doanh nghiệp như
thông tin khuyến mại, giảm giá, thông tin khách hàng…
Hệ thống thông tin sản xuất là hệ thống sử dụng trong quá trình sản xuất sản
phẩm như các quá trình hỗ trợ quản lý đầu vào, đầu ra của sản phẩm, quản lý giám sát
sản xuất…
Hệ thống thông tin tài chính là một hệ thống thực hiện quản lý, phân tích, đánh
giá, lữu trữ, dự đoán… về tất cả các hoạt động tài chính. Đối tượng quản lý là thông
tin tài chính trong và ngoài nước, nội bộ tổ chức hoặc môi trường bên ngoài tổ chức.
2.1.1.2. Một số lý thuyết cơ bản về phân tích thiết kế HTTT
Việc phân tích hệ thống giúp xác định các thông tin và chức năng xử lý hệ thống.
Gồm các quy trình: xác định yêu cầu, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống và cài đặt
hệ thống.
Quy trình cơ bản:

• Xác định yêu cầu của HTTT gồm: các chức năng chính - phụ, nghiệp vụ cần phải xử lý
•

đảm bảo tính chính xác.
Phân tích hệ thống về chức năng nhằm xác định vấn đề tổng quát của hệ thống, xác

•

định các nhiệm vụ, chức năng và các ràng buộc – đặc tả hoạt động của mỗi chức năng
trong hệ thống.
Phân tích hệ thống về dữ liệu nhằm xây dựng mô hình dữ liệu liên kết. Đây là cơ sở
của việc xây dựng cơ sở dữ liệu trong hệ thống.
Qua giai đoạn này sẽ giúp đặc tả sơ bộ các bảng dữ liệu và có cái nhìn khách
quan. Qua đó, xác định các giải pháp tốt nhất cho hệ thống đảm bảo đúng các yêu cầu
đã khảo sát trước khi thực hiện, đáp ứng các yêu cầu về chi phí, nguồn lực, thời gian
và kỹ thuật chuyên môn.
Thiết kế hệ thống là quá trình chuyển hóa các yêu cầu hệ thống về chức năng, về
dữ liệu kết hợp với các ràng buộc về môi trường cài đặt (phần mềm), công cụ chuyên
dụng để đặc tả thiết kế hệ thống chi tiết.

• Bước 1: Thiết kế tổng thể
Trên cơ sở các bảng dữ liệu đã phân tích và đặc tả ở bước phân tích sẽ được thiết
kế dưới dạng mô hình, ta sẽ có cái nhìn tổng quát nhất về mối quan hệ giữa các chức
năng trong hệ thống.

12


• Bước 2: Thiết kế chi tiết
Thiết kế cơ sở dữ liệu (Database)
Thiết kế truy vấn, thủ tục, hàm: thu thập, xử lý thông tin nhập
Thiết kế giao diện & chức năng
Thiết kế báo cáo phục vụ các yêu cầu của mỗi doanh nghiệp
Thiết kế các kiểm soát bằng hình thức đưa ra các thông báo của hệ thống
Việc thiết kế là áp dụng các công cụ, phương pháp, thủ tục để tạo ra mô hình hệ
thống cần sử dụng. Từ đó chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống.
Cài đặt hệ thống là chuỗi các quy trình như sau:

• Lên kế hoạch cài đặt -> Biến đổi dữ liệu -> Huấn luyện, đào tạo -> Các phương pháp
cài đặt -> Biên soạn tài liệu về hệ thống.
2.1.1.3. Các phương pháp phân tích thiết kế HTTT
Phương pháp phân tích thiết kế về cơ bản sẽ bao gồm 7 hoạt động: Khảo sát,
phân tích, thiết kế, kiểm thử xác định, mô tả thủ tục, biến đổi cơ sở dữ liệu và cài đặt.
Phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng
Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trình chính
thành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm thực hiện một công việc
xác định. Phương pháp này tiến hành phân rã chia nhỏ bài toán, thực hiện liên tục phân
rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt được ngay, sử dụng
các hàm ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc.
Phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng
Cách tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy theo hướng ánh xạ các thành
phần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực. Một hệ thống được chia thành
các thành phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cả dữ liệu và
hành động liên quan đến đối tượng đó. Các đối tượng trong một hệ thống tương đối
độc lập với nhau và hệ thống sẽ được xây dựng bằng cách kết hợp các đối tượng đó lại
với nhau thông qua các mối quan hệ và tương tác giữa chúng.
Ngôn ngữ thường dùng trong phương pháp hướng đối tượng
UML (Unified Modelling Language) là ngôn ngữ mô hình hoá tổng quát được
xây dựng để đặc tả, phát triển và viết tài liệu cho các khía cạnh trong phát triển phần mềm
hướng đối tượng. UML giúp người phát triển hiểu rõ và ra quyết định liên quan đến phần
mềm cần xây dựng. UML bao gồm một tập các khái niệm, các ký hiệu, các biểu đồ và

13


hướng dẫn. Trong UML có các biểu đồ: biểu đồ use case, biểu đồ lớp, biểu đồ trạng thái,
biểu đồ trình tự, biểu đồ hoạt động, biểu đồ thành phần và biểu đồ triển khai.
So sánh đặc điểm của hai phương pháp hướng chức năng & hướng đối tượng

Phương pháp hướng chức năng
Tập trung vào công việc cần thực hiện
Chương trình lớn được chia thành các
hàm nhỏ hơn
Các hàm truyền thông tin cho nhau
thông qua cơ chế truyền tham số
Đóng gói chức năng (sử dụng hàm mà
không cần biết nội dung cụ thể)

Thiết kế chương trình theo cách tiếp
cận từ trên xuống

Phương pháp hướng đối tượng
Đặt trọng tâm vào đối tượng, tập trung vào
dữ liệu thay vì hàm
Chương trình được chia thành các đối
tượng
Các đối tượng tác động và trao đổi thông
tin qua các hàm với cơ chế thông báo
Đóng gói chức năng và dữ liệu (không thể
truy cập trực tiếp thành phần dữ liệu của
đối tượng mà phải thông qua các phương
thức)
Chương trình được thiết kế theo cách tiếp
cận từ dưới lên

Bảng 2.1 - So sánh đặc điểm phương pháp phân tích thiết kế hệ thống
2.1.1.4. Phân tích thiết kế HTTT theo hướng chức năng
Phân tích thiết kế hệ thống theo hướng chức năng quan tâm chủ yếu tới những

thông tin mà hệ thống sẽ bảo mật, người dùng sẽ cần xử lý thông tin nào và sẽ thiết kế
ngân hàng dữ liệu để chứa những thông tin đó, cung cấp form để nhập thông tin và
xuất báo cáo để trình bày các thông tin. Phương pháp phân tích thiết kế theo hướng
chức năng là xây dựng triển khai xoay quanh dữ liệu và đã được áp dụng rộng rãi.
Sơ đồ xây dựng trong phân tích thiết kế HTTT hướng chức năng
a, Sơ đồ phân cấp chức năng
Biểu diễn theo thứ bậc đơn giản các công việc theo các chức năng nhất định. Mỗi
công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụ thuộc kích cỡ và độ
phức tạp của hệ thống.

14


Hình 2.2 – Ví dụ sơ đồ phân cấp chức năng
Mỗi chức năng có một tên duy nhất, các chức năng khác nhau phải có tên khác
nhau. Để xác định tên cho chức năng có thể bàn luận và nhất trí với người sử dụng. Sơ
đồ phân cấp chức năng được biểu diễn thành hình cây phân cấp. Mỗi chức năng được
phân rã thành các chức năng con. Các chức năng con có quan hệ phân cấp với chức
năng cha.
+ Đặc điểm

• Cung cấp cách nhìn khái quát về chức năng
• Gần gũi với sơ đồ tổ chức bộ máy công ty
• Không đưa ra được mối liên quan về thông tin giữa các chức năng.
+ Mục đích

• Xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích
• Cho phép mô tả khái quát dần các chức năng của tổ chức một cách trực tiếp, khách
•

quan, phát hiện được chức năng thiếu hoặc trùng lặp
Tạo điều kiện thuận lợi khi hợp tác giữa nhà thiết kế và người sử dụng trong qua trình
phát triển hệ thống.
b, Sơ đồ luồng dữ liệu
Mô hình luồng dữ mô tả mối quan hệ thông tin giữa các công việc cần thực hiện.
Mô hình luồng dữ liệu nhằm mục đích:

• Bổ sung khiếm khuyết của mô hình phân rã chức năng bằng việc bổ sung các luồng
•

thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng.
Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống.

15


• Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống.
Các thành phần của mô hình luồng dữ liệu:
Chức năng: là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động lên
thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới. Nếu
trong một chức năng không có thông tin mới được sinh ra thì đó chưa phải là chức
năng trong mô hình luồng dữ liệu.
Cách đặt tên: Động từ + bổ ngữ.

Hình 2.3 – Ký hiệu chức năng mô hình luồng dữ liệu
Luồng dữ liệu: là luồng thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng
Cách đặt tên: Danh từ + tính từ
Biểu diễn: là mũi tên trên đó ghi thông tin di chuyển

Hình 2.4 – Ký hiệu luồng dữ liệu mô hình luồng dữ liệu

Kho dữ liệu: là nơi biểu diễn thông tin cần lưu giữ, để một hoặc nhiều chức năng
sử dụng chúng.
Cách đặt tên: danh từ + tính từ. Tên kho phải chỉ rõ nội dung dữ liệu trong kho.
Kho dữ liệu được biểu diễn bằng cặp đường thẳng song song chứa tên kho cần cất giữ.
Tác nhân ngoài: là một người hoặc một nhóm người nằm ngoài hệ thống nhưng
có trao đổi trực tiếp với hệ thống. Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới
hạn của hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài.
Đặt tên: danh từ
Biểu diễn: hình chữ nhật

Hình 2.5 – Ký hiệu tác nhân ngoài mô hình luồng dữ liệu

16


Tác nhân trong: là một chức năng hoặc một hệ thống con của hệ thống đang xét
nhưng được trình bày ở một trang khác của mô hình. Mọi sơ đồ luồng dữ liệu đều có
thể bao gồm một số trang, thông tin truyền giữa các quá trình trên các trang khác nhau
được chỉ ra nhờ kí hiệu này.
Tên: động từ + bổ ngữ
Biểu diễn: hình chữ nhật có gạch
c, Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh gồm một chức năng duy nhất biểu thị
toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu, chức năng này được nối với mọi tác nhân ngoài của
hệ thống.
Các luồng dữ liệu giữa chức năng và tác nhân ngoài chỉ thông tin vào và ra của
hệ thống.
d, Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Với mức đỉnh các tác nhân ngoài của hệ thống ở mức khung cảnh được giữ
nguyên với các luồng thông tin vào ra.

Hệ thống được phân cấp thành các chức năng mức đỉnh là các tiến trình chính
bên trong hệ thống theo mô hình phân cấp chức năng mức 1.
Xuất hiện thêm các kho dữ liệu và luồng thông tin trao đổi giữa các chức năng
mức đỉnh.
e, Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
Thực hiện phân cấp đối với mỗi chức năng của mức đỉnh.
Khi thực hiện mức phân cấp này vẫn phải căn cứ vào mô hình phân cấp chức
năng để xác định các chức năng con sẽ xuất hiện trong mô hình luồng dữ liệu. Đảm
bảo tất cả các luồng thông tin vào ra ở chức năng mức cao có mặt trong các chức năng
mức thấp hơn và ngược lại.
Phương pháp tiếp cận:
- Đặc trưng của phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng là phân chia
chương trình chính thành nhiều chương trình con nhằm đến thực một công việc rất cụ
thể và xác định rõ ràng.
- Việc tiếp cận hướng dữ liệu xây dựng phần mềm dựa vào việc phân rã, chia nhỏ
phần mềm từ các chức năng cần đáp ứng và hệ thống dữ liệu cho các chức năng đó.
- Phương pháp thiết kế từ trên xuống. Phân rã các bài toán thành bài toán nhỏ
hơn đến khi nhận được các bài toán có thể cài đặt được.

17


Ưu điểm:
+ Tư duy & triển khai phân tích thiết kế rõ ràng.
+ Chương trình đơn giản, dễ hiểu.
+ Phân tích được các chức năng của hệ thống chi tiết
+ Dễ dàng theo dõi luồng dữ liệu một cách chặt chẽ.
Nhược điểm:
+ Không hỗ trợ việc sử dụng lại hay mở rộng. Các chương trình phụ thuộc chặt
chẽ vào cấu trúc dữ liệu và bài toán cụ thể, do đó không thể dùng lại modul nào đó

trong phần mềm này cho phần mềm khác với các yêu cầu về dữ liệu khác -> tính tùy
biến, mở rộng sẽ không được tối ưu hóa.
+ Không phù hợp cho phát triển các phần mềm quy mô lớn.
+ Khó quản lý mối quan hệ giữa các modul, kiểm thử và bảo trì hệ thống.
Lĩnh vực áp dụng:
Phương pháp hướng chức năng thường phù hợp với nhiều bài toán nhỏ, có luồng
dữ liệu rõ ràng, cần phải tư duy giải thuật xác định.
Các giai đoạn thực hiện cơ bản:

Hình 2.6 – Giai đoạn thực hiện phân tích thiết kế HTTT
Giai đoạn 1: khảo sát hiện trạng và xác lập dự án: Thu thập thông tin, tài liệu,
nghiên cứu hiện trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệ
thống thực, từ đó đưa ra giải pháp xây dựng HTTT.
Giai đoạn 2: phân tích hệ thống: Phân tích sâu hơn các chức năng và dữ liệu của
hệ thống cũ để đưa ra mô tả của hệ thống mới (giai đoạn thiết kế logic).

18


Giai đoạn 3: thiết kế hệ thống nhằm đưa ra các quyết định thỏa mãn được các yêu
cầu mà giai đoạn phân tích đề ra, đồng thời lại thích ứng với các điều kiện ràng buộc
trong thực tế.
Giai đoạn 4: cài đặt hệ thống gồm lập trình và kiểm định.
Giai đoạn 5: khai thác và bảo trì. Đưa hệ thống vào sử dụng, đồng thời thực hiện
các chỉnh sửa, bổ sung khi hệ thống cần tối ưu – thay đổi.
2.1.2. Tổng quan về quản lý bán hàng
2.1.2.1. Khái niệm cơ bản
Quản lý bán hàng là hoạt động quản trị của những người hoặc những nhóm người
thực sự thuộc lực lượng bán hàng hoặc gồm những người liên quan đến hoạt động liên
quan như: giao hàng, dịch vụ khách hàng, kinh doanh & bảo hành

Hình 2.7 – Sơ đồ quản lý hoạt động bán hàng
2.1.2.2. Tầm quan trọng của hệ thống quản lý bán hàng
Bán hàng là một quá trình trong đó người bán tìm hiểu, khám phá, gợi tạo và đáp
ứng nhu cầu của người mua, để cả hai bên nhận được quyền lợi thỏa đáng.
Quy trình bán hàng
Bước 1: nghiên cứu kỹ kế hoạch và đưa ra những chỉ tiêu chuẩn xác
Bước 2: thăm dò ý kiến khách hàng, lấy đó làm cơ sở để sàng lọc đối tượng
Bước 3: tìm hiểu thông tin cụ thể trước khi gặp gỡ trực tiếp khách hàng.

19


Bước 4: giới thiệu và trình bày về sản phẩm, dịch vụ
Bước 5: thuyết phục khách hàng, giải quyết những thắc mắc và các ý kiến trái
chiều
Bước 6: thống nhất đơn hàng
Bước 7: chăm sóc khách hàng sau bán hàng
Hệ thống thông tin quản lý bán hàng là một hệ thống sử dụng công nghệ thông
tin để thu thập, truyền, lưu trữ, xử lý và biểu diễn thông tin trong một hay nhiều quá
trình kinh doanh.
Hệ thống thông tin phát triển qua 4 loại hình cơ bản:
+ Hệ xử lý dữ liệu (ghi chép): lưu trữ và cập nhật dữ liệu hoạt động mua - bán
hàng, xuất các báo cáo định kỳ.
+ Hệ thống nghiên cứu thông tin: thu thập những thông tin liên quan đến một vấn
đề cụ thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là có phương
pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượng định tỷ lệ chi
phí/lợi ích của giá trị của thông tin.
+ Hệ trợ giúp quyết định: hỗ trợ cho việc ra quyết định (cho phép nhà phân tích ra
quyết định chọn các phương án mà không phải thu thập và phân tích – xử lý dữ liệu).

+ Hệ chuyên gia: hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết định một
cách thông minh.
Hệ thống quản lý bán hàng giúp cung cấp thông tin cho công tác kinh doanh của
tổ chức. Tạo ra thể thống nhất từ quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối
những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết
định trong tổ chức.
Hệ thống thông tin cho phép lưu trữ một khối lượng lớn thông tin cần thiết như
thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, thông tin về sản phẩm, giá bán, nhãn mác, chi
phí,… giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ và các hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru
và tiết kiệm thời gian.

20


Hình 2.8 - Mô hình tổng quát hệ thống thông tin quản lý bán hàng
(Nguồn: tổng hợp)
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng HTTT quản lý bán hàng tại Công ty cổ
phần thương mại MQ Việt Nam
2.2.1. Giới thiệu về công ty
Sơ lược về công ty
Tên công ty: Công ty Cổ phần thương mại MQ Việt Nam
Tên viết tắt: MQ VN
Địa chỉ: Lô 02 - BT 2, Lưu Hữu Phước, Mỹ Đình, Nam Từ Liêm, Hà Nội
Điện thoại: (+84) 983 366 999
Email:
Website: &
Tầm nhìn và sứ mệnh của công ty
Đưa thương hiệu MQ trở thành thương hiệu lớn mạnh trên thị trường 2 mảng
BĐS & thời trang thương mại điện tử. Tập trung đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
để phân phối trực tiếp các hoạt động kinh doanh. Mở rộng quy mô hoạt động trong các

lĩnh vực đầu tư, kinh doanh, môi giới những sản phẩm có chất lượng và dịch vụ cao.
Trở thành công ty kinh doanh cung cấp mặt hàng thời trang hàng đầu và dịch vụ
nhà đất BĐS có tiềm lực về kinh tế, uy tín về chất lượng sản phẩm. Lấy hiệu quả đầu
tư, sự hài lòng của khách hàng làm phương châm hoạt động đem lại sự phát triển bền
vững cho công ty. Tạo lập một môi trường làm việc thân thiện, chuyên nghiệp và có cơ
hội phát triển chuyên môn cho các nhân viên trong công ty.

21


Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Hình 2.9 - Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động của công ty
(Nguồn: dữ liệu công ty)
Chức năng nhiệm vụ, thành phần các bộ phận trong công ty, cơ cấu nhân lực
Ban Giám Đốc
Giám đốc (tổng giám đốc điều hành) là người có chức vụ điều hành cao nhất
công ty và là người giữ trách nhiệm quan trọng, thực hiện điều hành toàn bộ mọi hoạt
động theo những chiến lược và chính sách của hội đồng quản trị.
Bộ phận Kinh Doanh
Đây là bộ phận phụ trách về việc kinh doanh của công ty. Chịu trách nhiệm về
hoạt động kinh doanh BĐS & thời trang thương mại điện tử của công ty.
Bộ phận Kỹ Thuật
Bộ phận này chịu trách nhiệm vận hành hệ thống của công ty bao gồm:
Bộ phận CNTT: Chịu trách nhiệm về các phần mềm hệ thống của công ty, tập trung
xây dựng vận hành hệ thống, bảo trì hệ thống. Quản trị hệ thống mạng của công ty.
Bộ phận Marketing: Quản lý các website và các fanpage của công ty, giới thiệu,
quảng cáo sản phẩm, các chương trình khuyến mãi của công ty đến khách hàng, giải
đáp các thắc mắc của khách hàng về sản phẩm của công ty. Đồng thời thực hiện các
công việc khác khi được cấp trên giao phó.

Bộ phận Kế toán – Tài chính
Bộ phận kế toán có các chức năng sau:
Thống kê tình hình tài sản của công ty, công cụ dụng cụ cần thiết của công ty từ
nhà cung cấp, tiến hành nhập hàng và thanh toán với nhà cung cấp.
Nhận số liệu thống kê từ bộ phận kinh doanh để tổng hợp, báo cáo cho ban giám
đốc theo ngày, tháng, quý, năm.
Theo dõi tình hình sổ sách, thu chi của công ty.

22


Thực hiện tính toán lương, thưởng cho nhân viên.
Thực hiện các nhiệm vụ khác.
Bộ phận Nhân sự
Phụ trách vấn đề nhân sự cho công ty. Phụ trách hoạt động tuyển dụng, tiến hành
tìm kiếm nhân viên cho công ty, lên lịch phỏng vấn nhân viên, báo cáo cho ban giám
đốc về tình hình nhân sự của công ty.
2.2.2. Thực trạng HTTT quản lý bán hàng tại công ty
Hiện nay, công ty đang xây dựng và triển khai một số phần mềm riêng do chính
đội ngũ kỹ thuật phát triển. Có 5 nhân viên phụ trách về mảng kỹ thuật CNTT của
công ty với các công việc xây dựng phần mềm, vận hành - phát triển phần mềm, quản
trị website, quản trị mạng, xử lý sự cố vận hành,…
Toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng – sản phẩm, chăm sóc khách hàng hay nhân sự
đều được thực hiện thao tác trên máy tính nên 100% nhân viên sử dụng thành thạo
máy tính và phần mềm.
2.2.2.1. Quy trình quản lý bán hàng tại công ty
Quy trình quản lý bán hàng hiện tại của công ty bao gồm các hoạt động chính:
Quản lý khách hàng:
+ Tạo - cập nhật thông tin khách hàng.
+ Chăm sóc khách hàng.

Tạo thông tin lý lịch của khách hàng khi mua hàng. Các thông tin bao gồm: Tên
khách hàng, mã khách hàng, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, mã đơn hàng, ngày mua
hàng. Sau quá trình giao hàng và tới chăm sóc khách hàng được thực hiện bởi bộ phận
kinh doanh.
Quản lý kho:
+ Tạo - cập nhật thông tin sản phẩm.
+ Quản lý nguồn hàng sản phẩm.
Tạo thông tin về sản phẩm khi được nhập về kho. Cập nhật thông tin về số lượng,
mẫu mã (màu sắc) sản phẩm. Nguồn hàng nhập về sẽ được kiểm tra và quản lý đúng
quy định, chặt chẽ.
Quản lý bán hàng:
+ Tạo chiến dịch kinh doanh sản phẩm.
Lên kế hoạch triển khai hoạt động marketing bán nhiều sản phẩm nhất.

23


Thống kê, báo cáo:
+ Báo cáo kho hàng: số lượng hàng, mẫu mã, sản phẩm đã được bán đi trong ngày
+ Báo cáo thông tin đơn hàng: mã đơn hàng, tên đơn hàng, số lượng sản phẩm và
thông tin khách hàng
+ Báo cáo thông tin khách hàng: tên khách hàng, mã khách hàng, ngày sinh, địa
điểm, số điện thoại.
Xuất báo cáo được thống kế & tổng kết theo từng ngày.
2.2.2.2. Phân tích thực trạng HTTT quản lý bán hàng tại công ty
Cơ sở hạ tầng CNTT
- Trang thiết bị phần cứng
STT
1
2

3
4
5
6
7
8

Tên phần cứng
Máy chủ
Máy tính để bàn
Laptop
Máy tính bảng
Máy chiếu
Máy in
Máy photocopy
Camera

Số lượng
1
20
15
2
2
3
4
12

Bảng 2.2 - Thiết bị phần cứng
(Nguồn: dữ liệu công ty)
- Trang thiết bị phần mềm

Hệ điều hành Windows
Hệ điều hành này khá phổ biến và chiếm số lượng phần lớn trên thị trường và
cũng được công ty lựa chọn. Toàn bộ máy tính của công ty được chạy trên hệ điều
hành Windows. Hệ điều hành thông dụng này có những đặc điểm nổi bật:

 Hỗ trợ nhiều ứng dụng: đáp ứng tất cả ứng dụng và công ty dùng trong công việc và


đảm bảo khả năng làm việc trong môi trường mạng internet tuyệt vời.
Dễ sử dụng: tất cả nhân viên đều có thể sử dụng hệ điều hàng Windows một cách dễ
dàng & quen thuộc.

24


Phần mềm văn phòng

 Bộ phần mềm Microsoft Office & phần mềm gõ tiếng Việt Unikey giúp cho việc soạn


thảo văn bản, tìm kiếm thông tin dễ dàng – tiện lợi.
Các trình duyệt Web: Google Chrome, Mozilla Firefox, Cốc Cốc, Internet Explorer
giúp các nhân viên truy cập mạng internet.
Phần mềm quản lý công việc, liên lạc- trao đổi trực tiếp

 Phần mềm: Skype - được ưa chuộng trong công ty để trao đổi thông tin nhanh chóng


& bảo mật cao.
Phần mềm: Trello – (website ) – giúp hệ thống công việc, quản lý

công việc hiệu quả & lên lịch kế hoạch – mục tiêu rõ ràng. Thuận lợi cho làm việc
nhóm teamwork.
Quản lý bán hàng tại công ty
Quá trình nhập hàng, bán hàng và xuất kho đều được nhân viên tại công ty thực
hiện bằng giấy tờ & ghi lên microsoft excel – word.
Đầu tháng, sản phẩm sẽ được bộ phận kho nhập về và kiểm tra chất lượng đảm
bảo cung cấp ra thị trường.
Đội ngũ bán hàng sẽ tiếp thị sản phẩm tới thị trường tiêu thụ. Qua các kênh bán
hàng truyền thống và bán hàng trực tuyến (online).
Đội ngũ quản lý khách hàng sẽ lấy thông tin của khách và nhập liệu vào sổ sách,
phần mềm microsoft excel.
Tất cả số liệu, thống kê trong quá trình bán hàng đều được in ra báo cáo và gửi
lên ban lãnh đạo công ty.
Như vậy, kết quả quá trình bán hàng cho thấy việc quản lý bán hàng của công ty
vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ và chưa thống nhất, làm việc và quản lý trên sổ sách,
cùng với việc sử dụng một số công cụ, phần mềm tin học văn phòng như microsoft
word - excel để xử lý và lưu trữ thông tin, chưa hình thành rõ ràng một hệ thống quản
lý bán hàng. Việc phân chia và tùy biến sử dụng kho dữ liệu chưa được tối ưu và khó
khăn trong quản lý.
Từ những thực trạng về hệ thống thông tin quản lý bán hàng hiện tại của công ty,
khi được hỏi về nhu cầu triển khai, xây dựng HTTT quản lý bán hàng thì đa số các
nhân viên đều cho rằng đó là một công việc rất quan trọng & cần thiết.
Khảo sát việc xây dựng HTTT quản lý bán hàng tại công ty:

25