Thực trạng công tác quản lý hồ sơ tham gia BHXH tại BHXH Tỉnh Hà Giang giai đoạn 20132015

MỤC LỤC
DANH MỤC VIẾT TẮT..........................................................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU............................................................................................................................................3
Chương I: Một số lý luận chung về BHXH và quản lý hồ sơ tham gia BHXH..................5
1.1.Một số khái niệm cơ bản.......................................................................................................5
1.1.1.Khái niệm Bảo hiểm xã hội............................................................................................5
1.1.2. Khái niệm hồ sơ BHXH....................................................................................................5
1.1.3 Khái niệm quản lý hồ sơ BHXH.....................................................................................6
Khái niệm quản lý hồ sơ BHXH..............................................................................................6
1.2 Vai trò của công tác quản lý hồ sơ BHXH..........................................................................6
1.3 Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ.......................................................................7
1.4 Hồ sơ tham gia BHXH...............................................................................................................8
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ THAM GIA BHXH TẠI HÀ GIANG GIAI
ĐOẠN 2013-2015..................................................................................................................................9
2.1 Giới thiệu chung về BHXH tình Hà Giang.........................................................................9
2.1.1, khái quát về tỉnh Hà Giang.............................................................................................9
2.1.2, Khái quát BHXH tỉnh Hà Giang...................................................................................10
2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ tham gia BHXH tại Tinh Hà Giang giai đoạn 20132015.....................................................................................................................................................12
2.2.1, Các nghiệp vụ về quản lý hồ sơ BHXH đang được thực hiện tại BHXH tỉnh
Hà Giang.........................................................................................................................................12
2.2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ tham gia.........................................................................16
2.3, Một số đánh giá về công tác quản lý hồ sơ tham gia BHXH tại tinh Hà Giang
...............................................................................................................................................................20
2.3.1 Một số kết quả đạt được............................................................................................20
2.3.2 Một số hạn chế và nguyên nhân...............................................................................21
- Hạn chế.......................................................................................................................................21
CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ,KHUYẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC
QUẢN LÝ HỒ SƠ BHXH TẠI TINH HÀ GIANG.............................................................................22
3.1 Định hướng phát triển chung của BHXH tinh Hà Giang...........................................22
3.2 Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ BHXH....................23
3.3. Một số khuyến nghị..............................................................................................................24

KẾT LUẬN..............................................................................................................................................26
DANH MỤC VIẾT TẮT........................................................................................................................27


DANH MỤC VIẾT TẮT
BHXH
TTHC
NLĐ
NSDLĐ
TP
TLTC
BHYT
BHTN
UBND

Bảo hiểm xã hội
Thủ tục hành chính
Người lao động
Người sử dụng lao động
Thành phố
Tiền lương tiền công
Bảo hiểm y tế
Bảo hiểm thất nghiệp
Ủy ban nhân dân


LỜI MỞ ĐẦU
Đất nước ta đang trong công cuộc đổi mới toàn diện về kinh tế - chính
trị - xã hội. Đảng và Nhà Nước đã hoạch định các chính sách phát tri ển kinh
tế - xã hội trong do có chính sách về BHXH phù hợp v ới đi ều ki ện kinh tế

của đất nước trong từng thời kì. Chính sách BHXH từ chỗ chỉ thực hiện
BHXH bắt buộc cho những người lao động làm công ăn lương cho đến th ực
hiện BHXH tự nguyện cho mọi người dân trong xã hội. Vi ệc sáp nh ập BHYT
vào BHXH đã làm cho số đối tượng tham gia tăng lên nhanh chóng,chính vì
vậy việc quản lý hồ sơ tham gia BHXH là m ột nhiệm vụ h ết s ức quan tr ọng
và phức tạp. Để thực hiện được cần có một hệ thống công cụ quản lý đồng
bộ, từ khâu quản lý hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, quản lý theo dõi trong
suốt quá trình thu nộp BHXH đến việc giải quyết và chi trả quy ền l ợi BHXH
cho các đối tượng tham gia có đủ điều kiện hưởng BHXH.
Quản lý hồ sơ tham gia BHXH là một trong những nhiệm v ụ trọng y ếu
của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam, là công việc có ý nghĩa quy ết đ ịnh
đến chất lượng hoạt động, đến sự chính xác trong thu chi Quỹ BHXH, đ ảm
bảo quyền lợi chính đáng cho các đối tượng tham gia BHXH. Vì vậy chúng ta
cần phải có những biện pháp để quản lý hồ sơ tham gia một cách phù h ợp
nhất nhằm đưa Bảo hiểm xã hội Việt Nam phát tri ển lên một tầm cao h ơn
hướng tới mục tiêu BHXH toàn dân.
. Do vậy mà em đã chọn đề tài: “Thực trạng công tác quản lý hồ sơ
tham gia BHXH tại BHXH Tỉnh Hà Giang giai đoạn 2013-2015” để xem
xét và đánh giá kết quả của việc quản lý hồ sơ tham gia BHXH trong nh ững
năm qua, cũng như những vấn đề còn tồn tại, tìm hiểu nguyên nhân của
những tồn tại đó, để từ đó đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thi ện công
tác quản lý hồ sơ tham gia BHXH


Mục đích của đề tài là nghiên cứu, xem xét đánh giá quá trình th ực
hiện công tác quản lý hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội tại cơ quan Bảo hi ểm
xã hội Tỉnh Hà Giang. Từ đó mạnh dạn đề xuất một s ố giải pháp nhằm
khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong việc thực hiện BHXH nói chung
và trong công tác quản lý hồ sơ tham gia Bảo hiểm xã hội nói riêng.
Để phục vụ mục đích đó, tiểu luận được kết cấu thành 3 chương như

sau:
Chương I: Một số lý luận chung về BHXH và quản lý hồ s ơ tham
gia BHXH
Chương II: Thực trạng quản lý hồ sơ tham gia BHXH tại Tỉnh Hà
Giang giai đoạn 2013-2015
Chương III: Một số giải pháp và khuyến nghị nhằm hoàn thiện
việc quản lý đối tượng tham gia BHXH tại Tỉnh Hà Giang giai đoạn
2013-2015
Xin chân thành cảm ơn cô TRỊNH KHÁNH CHI đã tận tình hướng dẫn
và giúp đớ để e có thể hoàn thành được đề tài này.Trong quá trình h ọc t ập,
nghiên cứu đề tài, do còn nhiều hạn chế về th ời gian, ki ến th ức và trình đ ộ
nhận thức nên không thể tránh khỏi những sai sót. Em rất mong được nhận
đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các bạn.
Em xin chân thành c ảm ơn!
Sinh viên: Lê Hồng Phong


Chương I: Một số lý luận chung về BHXH và quản lý hồ sơ tham
gia BHXH
1.1.Một số khái niệm cơ bản
1.1.1.Khái niệm Bảo hiểm xã hội
Luật BHXH được Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 6 năm 2006 đã
xác định: “BHXH là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đ ắp m ột ph ần thu
nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm
đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, th ất nghiệp, hết
tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ BHXH”.
Theo từ điển Bách khoa Việt Nam thì:“ BHXH là s ự thay th ế ho ặc
bù đắp một phần thu nhập cho người lao động khi h ọ bị m ất hoặc
giảm thu nhập do ốm đau, thai sản, thất nghiệp, tuổi già, t ử tuất, d ựa
trên cơ sở một quỹ tài chính do sự đóng góp của các bên tham gia

BHXH có sự bảo hộ của Nhà nước theo pháp luật, nh ằm bảo đ ảm an
toàn đời sống cho người lao động và gia đình họ, đ ồng th ời góp ph ần
đảm bảo an toàn xã hội”.
1.1.2. Khái niệm hồ sơ BHXH
Hồ sơ là mọi tập hợp tài liệu, giấy tờ có liên quan với nhau về một
sự việc, một vấn đề hay một người, hình thành trong quá trình ho ạt
động của cơ quan, của tổ chức xã hội hay cá nhân.
Hồ sơ bảo hiểm xã hội là những văn bản, tài liệu, các xác nh ận kê
khai liên quan đến quá trình làm việc có đóng bảo hiểm xã h ội c ủa
người lao động để làm căn cứ thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội đối


với người lao động theo quy định của pháp luật. Bao gồm: hồ sơ tham
gia bảo hiểm xã hội và hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội.

1.1.3 Khái niệm quản lý hồ sơ BHXH
Khái niệm về quản lý
Quản lý là một khái niệm mang tính trừu tượng rất cao, vì vậy có rất
nhiều khái niệm khác nhau về thuật ngữ quản lý:
Về góc độ xã hội: “Quản lý là một chức năng lao động xã hội, bắt
nguồn từ tính chất xã hội của lao động. Theo nghĩa rộng, quản lý là hoạt
động có mục đích của con người, quản lý không chỉ diễn ra ở từng đơn vị,
cơ sở, trên từng quốc gia mà còn lan rộng trên phạm vi toàn cầu nhằm giải
quyết những vấn đề chung nảy sinh như: dân số, lao động, y tế, môi
trường...”
Về góc độ kinh tế: “Quản lý là điều khiển, chỉ đạo một hệ thống hay
một quá trình căn cứ vào quy luật, định luật hay nguyên tắc tương ứng để
cho hệ thống hay quá trình ấy vận động theo ý muốn của người quản lý và
nhằm đạt được những mục đích đã định trước”.
Như vậy , có thể nói: Quản lý là sự tác động có kế hoạch, sắp xếp, tổ

chức, chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn, kiểm tra của các chủ thể quản lý (cá
nhân hay tổ chức) đối với các quá trình xã hội và hoạt động của con người,
để chúng phát triển phù hợp với quy luật, đạt tới mục đích đề ra của tổ
chức và đúng với ý chí của nhà nước quản lý với chi phí thấp nhất.
Khái niệm quản lý hồ sơ BHXH
Quản lý hồ sơ BHXH bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các
văn bản, hồ sơ trong tổ chức liên quan đến quá trình làm việc có đóng


BHXH của NLĐ và liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý,
bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức.
1.2 Vai trò của công tác quản lý hồ sơ BHXH
- Giảm chi phí mua sắm thiết bị
- Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời
- Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.
-Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi người lao động bệnh, nghỉ việc riêng.
-Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi người lao động
chuyển bộ phận, nghỉ việc…
1.3 Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
-Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần.
-Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không, có thể có
sự nhầm lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy
cập.
-Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hồ sơ, các cán bộ quản lý cần lưu
ý đến tính linh động để có thể mở rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi
cần.
- Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành nó.
Tính có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ thống có thể
phù hợp với khoảng trống sẵn có.
- Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư

hỏng hồ sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ sơ mật.
Tính phù hợp chung của hệ thống trong điều kiện hoạt động của tổ chức là
một xem xét khác.


- Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và theo
dấu chúng nếu cần. Hệ thống nên chính xác, nghĩa là được giữ cập nhật
hóa việc lưu trữ không bị tụt lại phía sau.
-Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm bảo an toàn cho
tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách
hướng dẫn về danh mục sắp xếp.
-Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạo chung.
1.4 Hồ sơ tham gia BHXH
Theo hướng dẫn tại điều 21 Quyết định 959/QĐ-BHXH ngày
9/9/2015 của BHXH Việt Nam thì thủ tục tham gia BHXH, BHYT, BHTN,
cấp sổ BHXH & thẻ BHYT được hướng dẫn như sau:
Hồ sơ đối với Đơn vị tham lần đầu, đơn vị di chuyển từ địa bàn
tinh, thành phố khác đến:

 Đối với Người lao động:
– Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT
(Mẫu TK1-TS);
– Đối với người được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: Gi ấy t ờ ch ứng
minh.

 Đối với Đơn vị sử dụng lao động ( Doanh Nghiệp):
– Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT
(Mẫu TK3-TS);
– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS);
– Bảng kê hồ sơ làm căn cứ hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (Mục II

Phụ lục 03).
- Số lượng hồ sơ: 01 bộ
Điều chinh đóng BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng


 Đối với Người lao động:
– Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT
(Mẫu TK1-TS);
– Đối với người được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: Gi ấy t ờ ch ứng
minh.
Trường hợp ngừng tham gia BHYT: thẻ BHYT còn hạn s ử dụng.

 Đơn vị sử dụng lao động:
– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS);
– Bảng kê hồ sơ làm căn cứ hưởng quyền lợi BHYT cao h ơn (M ục II
Phụ lục 03).
Trường hợp thay đổi thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN của đ ơn
vị: Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn v ị tham gia BHXH, BHYT
(Mẫu TK3-TS).
– Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ THAM GIA BHXH TẠI
HÀ GIANG GIAI ĐOẠN 2013-2015

2.1 Giới thiệu chung về BHXH tình Hà Giang
2.1.1, khái quát về tỉnh Hà Giang
Hà Giang là một tỉnh ở vùng Đông Bắc nước ta, được thành l ập ngày
20/8/1891 và tái thành lập ngày 1/10/1991. Hà Giang có diện tích tự nhiên
là 7.884, 37 km 2 , trong đó theo đường chim bay, chỗ rộng nhất từ tây sang
đông dài 115 km và từ bắc xuống nam dài 137 km. Tại điểm cực bắc của

lãnh thổ Hà Giang, cũng là điểm cực bắc của Tổ quốc, cách Lũng Cú chừng 3
km về phía đông, có vĩ độ 23013'00"; điểm cực tây cách Xín Mần khoảng 10
km về phía tây nam, có kinh độ l04024'05"; mỏm cực đông cách Mèo Vạc 16
km về phía đông - đông nam có kinh độ l05030'04".. Tính đến nay Hà Giang


có 01 thành phố, 10 huyện, 05 phường, 13 thị trấn và 177 xã. Dân số tỉnh
Hà Giang theo điều tra dân số ngày 2013 là 771.200 người. Trong đó, dân
số thành thị là 84.338 người.
Hà Giang là tỉnh có tài nguyên đa dạng nhưng chưa được khai thác có hi ệu
quả. Hà Giang có điều kiện phát triển công nghi ệp khai khoáng, đ ặc bi ệt là
ăngtimon và cao lanh, phát triển công nghiệp sản xuất vật li ệu xây d ựng,
công nghiệp chế biến nông, lâm sản.
Hà Giang có điều kiện khí hậu tốt và nhiều cảnh đẹp, su ối nước nóng,…
để phát triển du lịch quá cảnh. Đây là ngành then ch ốt trong phát tri ển kinh
tế của tỉnh nhưng trong những năm vừa qua chưa thực sự gi ữ vị trí quan
trọng.

2.1.2, Khái quát BHXH tỉnh Hà Giang
Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Giang là cơ quan trực thuộc Bảo hi ểm xã h ội Vi ệt
Nam có chức năng giúp Tổng giám đốc tổ chức thực hi ện các chính sách,
chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và quản lý quỹ bảo hiểm xã hội, bảo
hiểm

y

tế

trên

địa

bàn

tỉnh

Hà

Giang

.

Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Giang chịu sự quản lý trực ti ếp toàn di ện c ủa
Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, chịu sự quản lý hành chính trên
địa bàn lãnh thổ của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Giang .
Bảo hiểm xã hội Hà Giang gồm 9 phòng ban chức năng v ới 1BHXH thành
phố và 11 phòng BHXH huyện


Sơ đồ bộ máy BHXH Hà Giang



2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ tham gia BHXH tại Tinh Hà Giang
giai đoạn 2013-2015
2.2.1, Các nghiệp vụ về quản lý hồ sơ BHXH đang được thực hiện
tại BHXH tỉnh Hà Giang
 Công tác quản lý hồ sơ
-Cơ quan BHXH tỉnh Hà Giang hiện nay có tất cả 9 phòng ban:
+ Phòng tổ chức hành chính,phòng kế hoạch tài chính, phòng ti ếp

nhận và quản lý hồ sơ, phòng giám định BHYT, phòng chế độ
BHXH,Phòng thu, phòng cấp sổ thẻ, phòng kiểm tra, phòng công ngh ệ
thông tin
+ Trong đó thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ BHXH trong tỉnh là
phòng tiếp nhận và quản lý hồ sơ. Với chức năng tiếp nhận h ồ sơ giải
quyết; tư vấn chế độ, chính sách về BHXH, BHYT; lưu tr ữ h ồ sơ h ưởng
BHXH, BHYT theo quy định của pháp luật và BHXH Việt Nam.
+ Tổ chức thực hiện kiểm tra tiếp nhận hồ sơ liên quan đến việc
tham gia và hưởng BHXH, BHYT của các tổ chức,cá nhân theo yêu c ầu.
+ Chuyển hồ sơ tiếp nhận đến các đơn vị chuyên môn ,nghiệp vụ liên
quan giải quyết và nhận lại kết quả gải quyết từ đơn vị để trả lại
cho các tổ chức, cá nhân; theo dõi, đôn đốc các phòng nghi ệp v ụ th ực
hiện đúng quy định.
+ Hướng dẫn, tư vấn các vấn đề liên quan đến chế độ, chính sách
BHXH, BHYT theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân.
+ Phối hợp với các đơn vị nghiệp vụ liên quan thực hiện công tác
thông tin tuyên truyền, phổ biến các chế độ, chính sách, pháp luật
thuộc lĩnh vực được phân công; tham gia công tác đào tạo, bồi d ưỡng
nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được giao.


+ Quản lý và sử dụng phần mềm tiếp nhận hồ sơ trong giao dịch điện
tử.
+ Chủ trì phối hợp, tổ chức thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính về
BHXH, BHYT trong hệ thống BHXH tỉnh.
+ Hướng dẫn, kiểm tra các phòng nghiệp vụ và BHXH huy ện l ập,
quản lý hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, tài liệu bảo đảm an toàn, bí mật tài
liệu hồ sơ theo quy định.
+ Tiếp nhận, kiêm tra hồ sơ, tài liệu hưởng BHXH, BHYT đến hạn n ộp
lưu rữ của các phòng nghiệp vụ và BHXH huyện; th ực hiện vi ệc l ưu

trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu theo quy định.
+ Phân loại, xác định giá trị hồ sơ, tài liệu phục vụ cho công tác qu ản
lý, thống kê, khai thác
+ Lựa chọn hồ sơ tài liệu thuộc danh mục nộp lưu vào l ưu tr ữ và tiêu
hủy tài liệu ..Tham gia, đề xuất với cấp có thẩm quyền việc xây d ựng,
sửa đổi, bổ sung chế độ chính sách về lĩnh vực BHXH, BHYT, b ảo hi ểm
thất nghiệp.
- Bảo hiểm xã hội tỉnh đã có kho chuyên dụng đ ể l ưu tr ữ và qu ản lý
hồ sơ; giá, hộp, tủ đựng tài liệu, được thực hiện theo tiêu chuẩn kích
cỡ quy định có nhãn mác, hồ sơ được xếp trên giá có phương tiện tra
cứu từng bước hiện đại hoá bằng tiến hành nhập tài liệu lưu trữ theo
chương trình phần mềm trên máy tính, hồ sơ hưởng một lần và các
loại khác vào phần mềm quản lý riêng.
Hiện nay công tác lưu trữ đã đi vào nề nếp, việc khai thác, s ử d ụng
tài liệu phục vụ công tác chuyên môn được tập trung một đầu m ối
thống nhất tại Bộ phận lưu trữ của Phòng Tiếp nhận quản lý hồ s ơ.
Khai thác sử dụng tài liệu được thực hiện theo Quy định 1525/QĐBHXH ngày 25/12/2009 của Tổng giám đốc Bảo hiểm xã h ội Vi ệt


Nam về việc ban hành quy định về quản lý, lưu tr ữ, khai thác h ồ s ơ
hưởng bảo hiểm xã hội; Quy định 1433/QĐ-BHXH ngày 08/10/2010
của Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam về công tác lưu tr ữ của
hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam .
-Năm 2007, Bảo hiểm Xã hội tỉnh bắt đầu triển khai công tác CCHC và
được thực hiện theo từng lộ trình. Năm 2009, phòng “Ti ếp nh ậnQuản lý hồ sơ” được thành lập. Và để tạo “dòng chảy hành chính”
thông suốt trong việc giải quyết chế độ chính sách BHXH, BHYT,
BHTN cho các cá nhân và đơn vi, Bảo hiểm Xã hội tỉnh đã tích c ực đẩy
mạnh CCHC mà trọng tâm là thực hiện cơ chế “một cửa” trong việc
tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, đồng thời ban hành Quyết định số
264/QĐ-BHXH, quy định về Quy chế phối hợp gi ữa các phòng nghiệp

vụ Bảo hiểm Xã hội tỉnh và Bảo hiểm Xã hội các huy ện, th ị xã, thành
phố trong việc thực hiện giải quyết chế độ chính sách BHXH, BHYT,
BHTN theo cơ chế “một cửa”, được thực hiện đồng bộ, khoa học, tránh
tình trạng đùn đẩy, không xác định rõ trách nhiệm công việc. Các quy
trình, thủ tục, công việc được quy định cụ thể, rõ ràng, ph ục vụ thuận
lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, viên ch ức và nhu cầu đ ến
giao dịch của đối tượng.
- Phần mềm kê khai BHXH điện tử KBHXH là công cụ giúp Doanh
nghiệp thực hiện quy trình kê khai BHXH. KBHXH giúp Doanh nghi ệp
dễ dàng lập và quản lý các bộ hồ sơ theo nghiệp vụ BHXH. Thông qua
KBHXH, Doanh nghiệp có thể kê khai và nộp hồ sơ BHXH qua m ạng
Internet tới cơ quan BHXH quản lý thông qua Cổng thông tin đi ện t ử
BHXH Việt Nam hoặc kết xuất bộ hồ sơ điện tử thành bộ hồ sơ giấy
để nộp trực tiếp.


- Từ khi triển khai thực hiện cơ chế “Một cửa”, thời gian giải quyết hồ
sơ, thủ tục đối với tổ chức và người tham gia thụ hưởng chính sách
BHXH, BHYT và BHTN trên địa bàn đã rút ngắn h ơn nhiều so v ới th ời
gian trước khi chưa thực hiện cơ chế một cửa, giảm thiểu phiền hà
cho đơn vị sử dụng lao động, NLĐ và người dân. Nhân dân, NLĐ đ ến
BHXH tỉnh liên hệ công việc đều được cán bộ BHXH tư vấn cụ thể,
giải đáp kịp thời mọi thắc mắc. Với cơ chế này, việc giao và tiếp nh ận
hồ sơ cũng đã từng bước được chuyên môn hóa; sổ sách theo dõi, h ồ
sơ hành chính được ghi chép đầy đủ; việc niêm yết công khai các th ủ
tục HC được chú trọng. Mỗi ngày bộ phận “Một cửa” đ ều có báo cáo
nhanh về các hồ sơ còn vướng mắc và các nguyên nhân, để lãnh đ ạo
cơ quan nắm bắt giải quyết kịp thời.Để có thể tăng hiệu quả công
việc ở mức cao nhất trong khả năng phục vụ đối tượng, BHXH huy ện
cũng rất chú trọng áp dụng CNTT vào hoạt động nghiệp v ụ “Ti ếp

nhận và quản lý hồ sơ”, hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của các bộ
phận được liên thông. Những cán bộ được bố trí làm việc tại bộ ph ận
“Một cửa” không chỉ tinh thông nghiệp vụ mà ph ải có tinh th ần, thái
độ phục vụ, giữ thái độ hòa nhã khi tiếp xúc giải đáp m ọi th ắc m ắc
của đối tượng. Với khối lượng hồ sơ tham gia và thụ hưởng BHXH,
BHYT, BH thất nghiệp tương đối nhiều, trong khi đó BHXH huy ện ch ỉ
có thể bố trí được 2 đến 3 cán bộ làm việc tại bộ phận này, nên đ ể
tăng hiệu quả cho công tác này, ngay cả lãnh đạo đ ơn v ị nhi ều khi
cũng phải trực tiếp tham gia làm việc ngay tại bộ phận “M ột c ửa” đ ể
kịp thời tiếp nhận, tháo gỡ các vướng mắc phát sinh. Có th ể th ấy khối
lượng công việc đang ngày càng tạo s ức ép lớn h ơn cho cán b ộ BHXH
tỉnh. Nhưng với thực tế đó, cải cách hành chính là việc làm c ần thi ết
và lâu dài. Hoạt động này đang và sẽ được BHXH tỉnh Hà Nam quan
tâm thực hiện, nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho các đ ơn vị


SDLĐ cũng như người tham gia và thụ hưởng các chế độ BHXH, BHYT,
BH thất nghiệp trên địa bàn tỉnh Hà Nam

 Trình tự đăng ký tham gia BHXH lần đầu:
a) Đối với người lao động:
Căn cứ hồ sơ gốc của mình (quyết định tuyển dụng, quyết định nâng lương
hoặc hợp đồng lao động) kê khai 03 bản “Tờ khai tham gia BHXH, BHYT,
BHTN” (Mẫu số 01-TBH), nộp cho người sử dụng lao động, trường hợp đã
được cấp sổ BHXH thì không phải kê khai mà chỉ nộp sổ BHXH.
b) Đối với người sử dụng lao động:
- Tiếp nhận, đối chiếu Hồ sơ gốc của cá nhân người lao động với Tờ khai
tham gia BHXH, BHYT, BHTN hoặc sổ BHXH, ký xác nhận Tờ khai.
- Lập đầy đủ hồ sơ theo quy định ghi tại mục thành phần, số lượng hồ sơ ở
phần dưới đây nộp cơ quan BHXH

c) Đối với cơ quan BHXH tỉnh Hà Giang
- Tiếp nhận danh sách và hồ sơ do người sử dụng lao động chuyển đến.
- Kiểm tra thủ tục hồ sơ, cấp mã số cho người lao động và mã số của đơn
vị quản lý theo quy định.
- Ký, đóng dấu vào "Danh sách lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN"
(Mẫu số 02a-TBH), “Tờ khai tham gia BHXH, BHYT, BHTN” (Mẫu số
01-TBH) trả lại 01 bản cho người sử dụng lao động.
2.2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ tham gia

 Tình hình quản lý đối tượng tham gia
Trong giai đoạn 2013-2015, tình hình cơ cấu kinh tế ở Hà Giang như sau:


Cơ cấu kinh tế hà giang (2013-2015)

Dịch vụ ; 36.40%

Nông, lâm ngư nghiệp ; 37.43%

Công nghiệp và xây dựng; 26.17%

Qua đó ta thấy Hà Giang trong những năm gần đây chú trọng tập trung
nhiêù vào ngành Công nghiệp – xây dựng – dịch vụ, nhiều khu công
nghiệp mọc lên tạo điều kiện cho nhiều đối tượng có công ăn việc làm; đặc
biệt là trong ngành dich vụ vs các lễ hội mang đậm bản sắc dân tộc như “lễ
hội hoa tam giác mạch”, “ chợ tình Khâu Vai” … làm thu hút nhiều nhà
đầu tư du lịch và Hà Giang . Từ đó, mở rộng đối tượng tham gia cũng như
đối tượng hưởng của bhxh trong toàn tỉnh Hà Giang

 Tổng số người tham gia BHXH

Loại hình
Bhxh bắt buộc
Bhxh tự nguyện
Tổng cộng

Đơn vị tính
Người
Người
Người

2013
88563
3256
91819

2014
94562
3425
97987

2015
108343
3672
112015


120000
100000
80000

BHXH tự nguyện
Column1

60000
40000
20000
0

2013

2014

2015

Biểu đồ tỉ lệ tham gia BHXH tại Hà Giang

 Tổng số người tham gia BHXH năm 2015 là 112.015 người tăng
14,32% tương ứng 14028 người so với năm 2014 và tăng 21%
tương ứng 20196 người so với năm 2013
 Nguyên nhân: do sự tăng trưởng và mở rộng của cơ cấu kinh tế các
ngành công nghiệp dịch vụ làm cho số lượng NLĐ tăng lên, thu nhập
của NLĐ được tăng thêm làm tiền đề cho sự gia tăng hồ sơ tham gia
BHXH trong toàn tỉnh.
 Tình trạng quản lý hồ sơ tham gia mới

Số hồ sơ

Đơn vị tính
Hồ sơ

tham gia mới

2013

2014

2015

1038

2390

3488

493

569

677

153

168

184

trên toàn tỉnh
Số đơn vị
Đơn vị
SDLD tham

gia bhxh bắt
buộc
Số ĐV ngoài

Đơn vị


nhà nước đã
tham gia
bhxh
Số ĐV NQD

Đơn vị

đã tham gia
BHXH
Số lao động

54

58

63

86325

91263

102354

Hồ sơ

82

60

Hồ sơ

47

54

61

Hồ sơ

167

346

285

Hồ sơ

487

509

360

Người

tham gia
bhxh có sổ
bhxh
Số HSdi
chuyển đi

71

trong năm
Số SHdi
chuyển đến
trong năm
Số SH đề
nghị sao lục
trong năm
SốSH điều
chỉnh trong
năm

Qua mỗi năm số hồ sơ tham gia mới của tỉnh nhìn chung đều tăng,
năm 2015 tăng 1098 hồ sơ (tương ứng tăng 45.94%) so với năm 2014; tăng
1352 hồ sơ( tương ứng tăng 30.25%) so với năm 2013. Số NLĐ tham gia
bhxh có phôi sổ BHXH tăng theo hàng năm, năm 2015 tăng 11091
người( tương ứng tăng 12.15%) so với năm 2014; năm 2014 tăng 4938
người (tương ứng tăng 5.72%) so với năm 2013. Tuy nhiên, số NTG có
phôi sổ có sự chênh lệch với tổng số NTG trong toàn tỉnh.

Nguyên nhân:
- Do sự chuyển dịch cơ cấu lao động từ các tỉnh tới nghệ an nên tạo ra
khó khăn trong việc quản lý phôi sổ
- Doanh nghiệp còn chậm, có nhiều sai trong việc khai tờ khai D01-TS
cũng như hồ sơ NLĐ nên còn xảy ra tình trạng trùng sổ, sai thông tin ở sổ
BHXH
- BHXH tỉnh gặp khó khăn trong việc quản lý các đơn vị SDLĐ. Toàn
tỉnh có khoảng hơn 800 doanh nghiệp các cấp hoạt động nhưng chỉ có
khoảng 60% số doanh nghiệp tham gia BHXH cho NLĐ. Các doanh
nghiệp còn trốn, chậm trong việc khai báo đóng BHXH cho hính doanh
nghiệp cũng như NLĐ để giảm chi phí.
- Dân số Hà Giang đang bước vào giai đoạn già hóa dân số nên số người
trong độ tuổi lao động tham gia lao động giảm làm cho số hồ sơ tham gia
mới có tăng nhưng tăng không cao.
- Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ BHXH
Hà Giang đã phối kết hợp với UBND Tỉnh, Huyện và các cơ quan ban
ngành, các đơn vị sử dụng lao động trong huy ện m ở h ội ngh ị tri ển
khai, hướng dẫn bằng văn bản về công tác cấp và quản lý h ồ sơ
BHXH cho người lao động; Tổ chức tập huấn nghiệp vụ h ướng dẫn
cấp và ghi sổ BHXH cho cán bộ làm công tác BHXH trong và ngoài
ngành, các chủ sử dụng lao động theo từng khối, loại hình tham gia
BHXH trên địa bàn Hà Giang; Tiến hành chỉ đạo điểm tại một số đơn
vị về việc cấp và ghi sổ BHXH từ đó rút kinh nghiệm để mở rộng
triển khai công tác cấp, ghi, quản lý sổ BHXH cho các đ ơn v ị khác;
Thành lập các tổ thẩm định hồ sơ BHXH cho người lao động. Bên
cạnh đó, BHXH Hà giang luôn đoàn kết, nêu cao tinh th ần trách
nhiệm, vừa làm, vừa học hỏi rút kinh nghiệm của BHXH các tỉnh bạn
để đưa công tác cấp, quản lý hồ sơ BHXH cho người lao động vào nề
nếp, khoa học theo đúng quy định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam .

2.3, Một số đánh giá về công tác quản lý hồ sơ tham gia BHXH tại tỉnh
Hà Giang
2.3.1 Một số kết quả đạt được
- Trong 3 năm trở lại đây BHXH tỉnh Hà Giang luôn hoàn thành tốt
nhiệm vụ được giao, công tác tuyên truyền phổ biến và những văn bản quy
định bắt buộc đối với người tham gia BHXH được kết hợp với các chế tài
xử lí vi phạm BHXH được giao đến từng cơ quan đơn vị, quận, phường
xã… nên số người tham gia đã tăng lên tương đối.
- Cán bộ BHXH thành phố được trau dồi phẩm chất, nâng cao trình độ
chuyên môn, nghiệp vụ, tinh thần vì người tham gia ,thụ hưởng , vì công
việc mà phục vụ, quản lý hồ sơ một cách ngăn nắp mang lại hiệu quả cao.
- Cơ quan BHXH thành phố đã từng bước thực hiện cải cách thủ tục
hành chính trong công tác quản lý và giải quyết chế độ chính sách cho
NLĐ thông qua việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ và cơ
chế “một cửa liên thông” đem lại hiệu quả tích cực; hồ sơ, thủ tục giấy tờ
liên quan đến việc tham gia và hưởng chế độ đã từng bước được đơn giản
hóa.
2.3.2 Một số hạn chế và nguyên nhân
- Hạn chế
- Việc không thực hiện giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu của các đơn vị
vào lưu trữ cơ quan dẫn đến những hạn chế sau:
- Hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan không
được tập trung vào một đầu mối nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho việc
quản lý và phục vụ nhu cầu nghiên cứu sử dụng của cán bộ, công chức
trong cơ quan, Ngành;
- Cán bộ, công chức của các đơn vị không có nghiệp vụ lưu trữ nên hồ
sơ, tài liệu không được sắp xếp, bảo quản một cách khoa học, không đáp
ứng mục tiêu phục vụ khai thác, sử dụng lâu dài. Mặt khác việc không giao

nộp kịp thời hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ sẽ dẫn đến tình trạng tài liệu chất
đống, gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng, đồng thời làm cho diện
tích làm việc hiện đang quá chật của các đơn vị càng thêm bề bộn hồ sơ;
- Hồ sơ, tài liệu dễ bị thất lạc do các cá nhân nghỉ hưu, chuyển công tác
không bàn giao lại cho đơn vị hoặc nộp vào lưu trữ cơ quan;
- Do không thu thập được đầy đủ hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị nên lưu trữ
cơ quan rất khó khăn trong việc lựa chọn những hồ sơ, tài liệu thuộc diện
nộp lưu vào Lưu trữ Quốc gia theo quy định.
- Nguyên nhân
Theo quy định: hồ sơ, tài liệu của các đơn vị sau khi giải quyết xong thì
để lại đơn vị một năm, sau đó giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Tuy nhiên các
đơn vị chưa thực hiện nghiêm quy định này. Hầu như hồ sơ, tài liệu của
đơn vị chức năng nào vẫn do đơn vị đó tự quản lý.
Một số đơn vị đã thực hiện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan nhưng
chưa giao nộp hết hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của đơn vị. Tài liệu giao nộp chưa được lập hồ sơ, chủ yếu
còn giao nộp theo bó, gói, cặp hoặc thùng tôn, ảnh hưởng đến chất lượng
và giá trị của tài liệu lưu trữ.
Tại BHXH thành phố, kho bảo quản tài liệu chưa được bố trí hợp lý,
diện tích kho nhỏ hẹp, phân tán, chưa được trang bị đầy đủ các trang thiết
bị để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu; việc chỉnh lý, phân loại, xác định
thời hạn bảo quản tài liệu chưa thực hiện tốt; một số loại tài liệu hết giá trị
chưa được đưa ra xem xét để tổ chức tiêu huỷ; cán bộ làm công tác lưu trữ
còn thiếu và yếu về chuyên môn, nghiệp vụ; công tác quản lý, khai thác giá
trị tài liệu lưu trữ chưa được phát huy đầy đủ để phục vụ có hiệu quả hoạt
động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử; một số BHXH tỉnh chưa thực hiện
đầy đủ các chế độ, chính sách đối với cán bộ làm công tác lưu trữ theo quy
định.

CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ,KHUYẾN NGHỊ NHẰM
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ BHXH TẠI TỈNH HÀ
GIANG
3.1 Định hướng phát triển chung của BHXH tỉnh Hà Giang

Trong tiến trình đổi mới, hướng tới mục tiêu “dân giầu nước mạnh,xã hội
công bằng dân chủ văn minh”,trước yêu cầu của sự nghiệp CNH HĐH đất
nước, để thực hiện tốt công tác BHXH BHYT đáp ứng những yêu cầu của
đời sống xã hội BHXH thành phố đã xác định rõ định hướng phát triển
những năm tới như sau:
Tiếp tục phát huy các kết quả đạt được trong những công tác thực hiện
chính sách BHXH đưa chính sách gắn liền với cuộc sống của NLĐ.Tích
cực tìm ra các biện pháp hạn chế khó khăn, giải đáp thắc mắc của người
tham gia.Hoàn thành xuất sắc những mục tiêu đề ra.
Không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý,sửa đổi bổ sung hoàn thiện
nghiệp vụ, đề xuất với BHXH Việt Nam xây dựng toàn kiện bộ máy đáp
ứng nhu cầu và khối lượng công việc.
Nâng cao chất lượng hoạt động bộ máy làm việc quản lý, nâng cao trách
nhiệm năng lực nghề nghiệp trong toàn bộ cán bộ nhân viên viên chức
trong toàn đơn vị với bản lĩnh vững vàng, có năng lực chuyên môn vững
vàng để thật sự là những cán bộ công chức mẫu mực,tận tụy phục vụ nhân
dân,tiến hành cải cách thủ tục hành chính sao cho tinh giản thuận tiện
nhanh chóng nhất.
Kiểm tra theo dõi quản lý chặt chẽ các đơn vị tham gia và người tham
gia,đảm bảo quyền lợi cho người tham gia.
Ứng dụng có hiệu quả công nghệ thông tin vào công tác quản lý BHXH,
đảm bảo thu đúng thu đủ thu có hiệu quả,chi trả kịp thời an toàn cho các
chế độ BHXH BHYT…góp phần đảm bảo ASXH trên địa bàn.

3.2 Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ BHXH
- Để công tác quản lý hồ sơ của Ngành nói chung, của cơ quan BHXH
thành phố Hà Nội nói riêng từng bước đi vào nề nếp, phát triển, đáp ứng
yêu cầu phát triển ngày càng lớn mạnh của Ngành, sớm khắc phục tồn tại,
hạn chế nêu trên, nhằm tăng cường và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của
Ngành, chúng ta cần tập trung thực hiện một số giải pháp sau:
- Cần đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật hiện
hành và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về quản lý hồ sơ để nâng cao hơn
nữa nhận thức về công tác này trong cán bộ, công chức, viên chức của
BHXH thành phố.
- Cán bộ quản lý hồ sơ cần được đào tạo, bồi dưỡng nắm chắc chuyên
môn, nghiệp vụ lưu trữ. BHXH thành phố cần quan tâm thực hiện đầy đủ
các chế độ, chính sách đối với cán bộ quản lý hồ sơ theo quy định, nhằm
kịp thời động viên, khích lệ cán bộ quản lý hồ sơ.
- Từng bước bố trí kho lưu trữ theo quy chuẩn từ Trung ương đến địa
phương. Trang bị đầy đủ các phương tiện thiết yếu để vệ, bảo quản an toàn
tài liệu như: phương tiện báo cháy, chữa cháy; phương tiện bảo vệ, máy
điều hoà, máy hút bụi, giá, hộp, cặp đựng tài liệu; bìa hồ sơ...
- Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ trong
Ngành; tổng hợp các vướng mắc trong quá trình thực hiện và đề xuất các
biện pháp kịp thời trình cấp có thẩm quyền giải quyết;
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ.
Ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ tạo được một cơ sở dữ liệu và hệ
thống quản lý chặt chẽ đối với tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin
nhanh và hiệu quả nhất nhằm nâng cao năng lực quản lý, đáp ứng nhu cầu
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, góp phần xây dựng một nền hành chính
hiện đại, thúc đẩy sự nghiệp thực hiện BHXH đối với mọi người lao động,
BHYT toàn dân của BHXH thành phố.