ĐỀ TAI CAO KIM SON

Sáng kiến kinh nghiệm “Một vài kinh nghiệm quản lý hồ sơ, công văn công tác PC-THCS”
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

************
Họ và tên : NGUYỄN MINH VƯƠNG
Chức vụ : GIÁO VIÊN - CHUYÊN TRÁCH PHỔ CẬP GIÁO DỤC
Đơn vị công tác : TRƯỜNG THCS TÂY ĐÔ
Tên đề tài :
“MỘT VÀI KINH NGHIỆM QUẢN LÝ HỒ SƠ,
CÔNG VĂN VỀ CÔNG TÁC CMC-PHỔ CẬP”
I/MỞ ĐẦU:
1.Lý do chọn đề tài
Khi thực hiện chỉ thị 61-CT/TW,ngày 28/12/2000 của Bộ Chính trị,Nghị định số
88/2001/,ngaỳ 22/11/2001 của Chính phủ; Nghị Quyết số 03-NQ/TU ngày 23/11/2001
về công tác phổ cập THCS,với sự nỗ lực, phấn đấu của toàn Đảng, toàn dân trên địa bàn
Huyện Phụng Hiệp thực hiện công tác phổ cập trên địa bàn Huyện Phụng Hiệp.
Phụng Hiệp là huyện vùng sâu, cách xa trung tâm kinh tế-văn hoá của Tỉnh Hậu
Giang về phía Tây, địa bàn Huyện có nhiều kênh rạch chia cắt, giao thông đi lại gặp
không ích khó khăn nhất là vào mùa mưa.
Trên toàn Huyện có 14 xã, thị trấn,với ấp, trong đó có 4 khu vực và 829 tổ nhân
dân tự quản ,trong đó dân tộc kinh chiếm 98%,Khơme 2 %, dân cư sống phân tán theo
các kênh rạch nhỏ. Chính vì thế công tác quản lý CMC -PCGD trên toàn Huyện nói
chung , đơn vị Thị Trấn nói riêng gặp nhiều khó khăn, bản thân là cán bộ chuyên trách
CMC-PCGD phải biết kết hợp với các ban ngành trên địa bàn xã. Trong đó việc kết hợp
với tổ nhân tự quản là yếu tố thành công của công tác phổ cập hiện nay, phải đặt cho
chính mình cách quản lý hồ sơ phổ cập như thế nào.
Nguyễn Minh Vương Trường THCS Tây Đô -Phương Bình– Phụng Hiệp – Hậu Giang
1
Sáng kiến kinh nghiệm “Một vài kinh nghiệm quản lý hồ sơ, công văn công tác PC-THCS”
Theo từng năm học trong nhà trường thường hình thành nhiều lọai giấy tờ, tài

liệu và sổ sách trong đó hồ sơ CMC -PCGD-THCS đống vai trò quan trọng trong thời
điểm hiện nay . Nhằm để tránh thất lạc và sử dụng chúng trong quá trình giải quyết công
việc một cách nhanh chóng , kịp thời . do đó , các loại giấy tờ, tài liệu, sổ sách có liên
quan đến công tác CMC-PCGD phải được phân loại và sắp xếp khoa học .
Lập hồ sơ là khâu quan trọng , khâu cuối cùng của công tác phổ cập , đồng thời
là khâu bản lề của công tác lưu trữ quản lý . Tạo điều kiện giúp cho hiệu trưởng quản lý
được tòan bộ công việc của nhà trường
Lập hồ sơ tốt sẽ giữ được đầy đủ các văn bản, giấy tờ của từng vấn đề, từng sự
việc từng con người, giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ đúng với chủ trương ,
đường lối của đảng và nhà nước, của ngành đồng thời có đủ cơ sở đúng đắn để giải
quyết từng công việc cụ thể .giúp cho việc kế thừa những kinh nghiệm hay, những cách
làm sáng tạo, tránh được những thiếu sót trước đây , từ đó nâng cao chất lượng và hiệu
quả công tác, tiết kiệm thời gian nhằm góp phần cải cách nền hành chính và chống bệnh
quan liêu giấy tờ trong giai đoạn hiện nay .
Lập hồ sơ tốt sẽ giữ lại được các chứng cứ đầy đủ, giúp cho việc kiểm tra, theo
dõi và nghiên cứu về một mặt trong công tác CMC-PCGD họat động của nhà trường
sau này, góp phần giữ gìn tốt các bí mật của Đảng, nhà nước và của ngành, giúp cho
việc thu thập, quản lý, lưu trữ đầu đủ các lọai hồ sơ có giá trị phục vụ cho việc nghiên
cứu , tổng kết kinh nghiệm, định ra chương trình công tác mới và khi cần có đủ ngay tài
liệu để báo cáo cấp trên kịp thời .
Khi thực hiện tốt những quy định về hồ sơ sổ sách sẽ buộc các cán bộ, giáo viên,
tham gia thực hiện công tác giảng dạy các lớp PC một cách nghiêm túc những nhiệm vụ
của mình, trực tiếp góp phần nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo của nhà trường
trong giai đoạn hiện nay.
Những cải tiến về công tác phổ cập, công tác chuyên môn khi đã được thể hiện
trên biểu mẫu hồ sơ sổ sách sẽ có tác dụng về mặt pháp lý, giúp nhà trường cập nhật
được những đổi mới trong công tác quản lý giáo dục và đào tạo.
Từ những lý do trên,tôi quyết định chọn đề tài : “ MỘT VÀI KINH NGHIỆM
QUẢN LÝ HỒ SƠ,CÔNG VĂN VỀ CÔNG TÁC PHỔ CẬP THCS ‘’nhằm giúp
cho công tác phổ cập ngày một hoàn thiện trên địa bàn Huyện Phụng Hiệp.

Nguyễn Minh Vương Trường THCS Tây Đô -Phương Bình– Phụng Hiệp – Hậu Giang
2
Sáng kiến kinh nghiệm “Một vài kinh nghiệm quản lý hồ sơ, công văn công tác PC-THCS”
2.Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Việc quản hồ sơ phổ cập nói trung trên toàn Huyện ,nói riêng trên địa bàn xã
Phương Bình vẫn còn nhiều khó khăn trong việc vận động mở lớp và cách quản lý các
loại hồ sơ có liên quan đến công tác CMC - PCGD.
Vấn dề trên đã thực hiện nhiều năm qua nhưng vẫn còn sai sót trong khâu quản
lý hồ sơ,vì cán bộ chuyên trách chưa được tập huấn một cách bài bản, vì thế không thể
tránh khỏi việc sai sót trong khâu quản lý các loại hồ sơ.Nhìn chung cán bộ chuyên trách
vẫn hết mình với công việc đang làm và đã làm.
3.Phạm vi nghiên cứu .
Phạm vi đề tài được thực hiện với học sinh khối 6,7,8,9 trên địa bàn Huyện ,đơn
vị xã Phương Bình. Là đơn vị chịu trách nhiệm về công tác vận động mở các lớp phổ
cập THCS và giảng dạy. Muốn làm tốt công tác trên phải biết kết hợp với tổ nhân tự
quản,triển khai sâu rộng cho cán bộ và nhân dân hiểu rõ hơn về chủ trương đường lối
cảu Đảng về công tác phổ cập THCS.
Thời gian thực hiện: Trong những năm qua và hiện nay.
II. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH :
1. Thực trạng công tác phổ cập hiện nay :
Trong những năm gần đây, công tác phổ cập đã được các cấp lãnh đạo coi trọng
và quan tâm chỉ đạo, coi đây là phương tiện của công tác lãnh đạo, quản lý có hiệu lực
và hiệu quả thể hiện ở các mặt sau :
Xây dựng và ban hành văn bản là nội dung chủ yếu của công tác phổ cập. Từ khi
có Luật ban hành văn bản quy phạp pháp luật được Quốc hội khoá X (kỳ họp thứ 8)
Nghị định số 88/2001 NĐ-CP,ngay’22/11/2001 và nghị quyết số 03 ngày 23/11/2001 về
việc PCGD THCS, các cấp các ngành đã có nhiều việc làm cụ thể nhằm đưa công tác
phổ cập từng bước đi vào nề nếp, hạn chế những sai sót về thẩm quyền, hình thức, thể
thức văn bản , phục vụ cho công tác quản lý và lãnh đạo ngày càng hiệu quả hơn .
Việc ứng dụng công nghệ thông tin và thiết bị vào công tác phổ cập ngày càng

hiện đại làm cho việc sử lý tài liệu ngày càng được nhanh chóng , chính xác , kịp thời và
có hiệu qủa .
Bên cạnh những mặt làm được công tác công tác phổ cập cũng còn những hạn
chế :
Nguyễn Minh Vương Trường THCS Tây Đô -Phương Bình– Phụng Hiệp – Hậu Giang
3
Sáng kiến kinh nghiệm “Một vài kinh nghiệm quản lý hồ sơ, công văn công tác PC-THCS”
Các văn bản quyết định pháp luật về công tác phổ cập theo nghị Quyết số
45/2002/NQ-HĐND ngày 8/01/2002 về thực hiện PC GDTHCS trên địa bàn Tỉnh ra
quyết định số 09/2002/QĐ-UB 05/02/2002 về ban hành đề án htực hiện PC GDTHCS
trên địa bàn toàn Tỉnh Kiên Giang và những chỉ thị khác có liên quan đến công tác PC
THCS, và chỉ thị số 01-CT/TU ngày 06/02/2006 về việc đẩy nhanh tiến độ htực hiện
PCGDTHCS và nhiều văn bản chỉ đạo khác, những văn bản này không thống nhất với
nhau về hình thức, thể thức, gây nhiều khó khăn trong việc sọan thảo, ban hành và
hường dẫn nghiệp vụ công tác phổ cập THCS.
Chưa có một cơ quan nhà nước nào chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng ,
ban hành , hướng dẫn , kiểm tra các ngành , các cấp thực hiện .
Tình trạng văn bản đi ngang về tắt vẫn còn tồn tại , không qua bộ phận văn thư
vào sổ theo dõi , kiểm tra . Đây cũng là gánh nặng cho công tác phổ cập về mặt giấy tờ .
Thể thức văn bản được quy định tại nghị định số 142/CP và thông tư 33/BT,
nhưng đến nay vẫn còn không ít văn bản thiếu số , ngày , tháng, năm , thiếu trích yếu ,
thiếu các đấu chỉ độ mật khẩn . Người ký không đúng , gửi không đúng địa chỉ , gửi
vượt cấp , gửi không đúng thẩm quyền cơ quan giải quyết
2.Những khó khăn chủ yếu
Xuất phát về cơ cấu hạ tầng (điện,đường,nước,thông tin) của Huyện thấp, một bộ
phận nhân dân còn nghèo. Cơ sở vật chất trường học tuy được quan tâm phát triển
nhưng so với nội dung đổi mới chương trình,sách giáo khoa theo tinh thần Nghị quyết
số 40/2000/QH 10,ngày 09/12/2000 của Quốc hội về mạng lưới trường lớp.
Một bộ phận học sinh vùng nông thôn còn lơ là trong việc học tập,rèn luyện cho
bản thân về kiến thức.Từ hạn chế về nhận thức,thiếu ý chí vươn lên.Bậc phụ huynh

thiếu quan tâm,đôi lúc còn khoán cho nhà trường vì vậy tình trạng học sinh yếu ,kém,bỏ
học còn cao,dẫn tới là một gánh nặng cho xã hội và công tác phổ cập THCS.
Trên địa bàn Thị Trấn dân cư sinh sống tuy tập trung, nhưng rất phức tạp,đại đa
số sống bằng nghề buôn bán
III .CÁC BIỆN PHÁP KHẢ THI:
Việc quản lý hồ sơ phải tuân thủ theo các nguyên tắc :
Hồ sơ phải phản ánh được các họat động chính yếu của nhà trường qua các kỳ
hoặc của các đơn vị và của cá nhân mỗi người .
Nguyễn Minh Vương Trường THCS Tây Đô -Phương Bình– Phụng Hiệp – Hậu Giang
4
Sáng kiến kinh nghiệm “Một vài kinh nghiệm quản lý hồ sơ, công văn công tác PC-THCS”
Các văn bản , Tài liệu đưa vào hồ sơ phải có giá trị tương đối đồng nhất , chúng
phải có mối liên quan về mốt vấn đề hay một sự việc cụ thể .
Mọi tài liệu trong hồ sơ phải rõ ràng về nguồn gốc , đúng thể thức , đảm giá trị
pháp lý , không có giấy tờ giả mạo . Hồ sơ lập ra phải thuận lợi về mặt sử dụng và bảo
quản .
* Cần căn cứ vào các đặt trưng giống nhau về quản lý văn bản :
Đặc trưng theo tên gọi : Các văn bản có cùng tên gọi được xếp trong cùng một hồ
sơ .
Đặc trưng theo vấn đề : Các văn bản có liên quan đến một vấn đề , một vụ việc
được xếp trong cùng một hồ sơ . Lọai hồ sơ vấn đề là phổ biến nhất trong trường học .
Đăc trưng theo tác giả : căn cứ vào tên cơ quan , tác giả làm ra văn bản để sắp
xếp vào một hồ sơ .
Đặc trưng theo theo cơ quan giao dịch : Theo đặc trưng này thì mọi văn bản của
cơ quan mình về một hay nhiều vấn đề sẽ được sắp xếp vào một hồ sơ .
Đặc trưng theo địa lý : Theo đặc trưng này thì mọi văn bản giấy tờ của các cơ
quan mằm trong cùng một địa phương , một khu vực hành chính được tập hợp vào một
hồ sơ .
Đặc trưng theo thời gian : Theo đặc trưng này thì mọi văn bản giấy tờ cùng một
thời gian nhất định được tập hợp vào một hồ sơ . Do họat động của nhà trường theo

từng năm học có tính chu kỳ , nên đặc trưng này rất thuận tiện .
Thông thường , rất ít khi vận dụng chỉ một đặc trưng riêng biệt , bởi vì hồ sơ nếu
lập theo cách này nhiều khi không nói lên ý nghĩa gì cả .
Ví dụ : Nếu đem mọi biên bản : Biên bản hội nghị , biên bản kiểm tra phổ cập ,
biên bản xử lý kỷ luật học sinh , biên bản kiểm kê tài sản , biên bản bàn giao sổ sách . . .
Xếp vào một hồ sơ thì tập hồ sơ đó vô nghĩa
Vì vậy, việc lập hồ sơ phải biết kết hợp giữa các đặc trưng với nhau và vận dụng
các đặc trưng một cách linh họat , tùy theo yêu cầu công việc của từng bộ phận , từng
đơn vị hoặc từng người . Người ta thường vận dụng 3 hoặc 4 đặc trưng để lập hồ sơ ,
trong đó , dựa vào một đặc trưng chủ yếu , còn các đặc trưng khác là thứ yếu , mang tính
kết hợp .
Nguyễn Minh Vương Trường THCS Tây Đô -Phương Bình– Phụng Hiệp – Hậu Giang
5