Đề cương tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị văn phòng

CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC
Câu 1. Tổng quan về tổ chức LĐKH
- Tổ chức LĐKH là những nguyên tắc khoa học được thiết lập dựa trên hiểu biết về
mối quan hệ tương tác giữa người lao động và các yếu tố còn lại trong một hệ thống
sản xuất vật chất nhất định, là sự áp dụng các lý thuyết, CSDL nhằm làm tối ưu hóa
hoạt động của hệ thống nói chung và sự tiện nghi cho con người nói riêng.
 Khi nào tổ chức LĐ được coi là tổ chức LĐKH
- Khi tổ chức LĐKH phải dựa trên cơ sở của thành tựu đạt được của khoa học và
những kinh nghiệm sản xuất tiến bộ được áp dụng một cách có hệ thống.
- Tổ chức LĐ cho phép kết hợp tốt nhất kỹ thuật với con người trong quá trình sản
xuất thống nhất đảm bảo sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn vật tư LĐ, tăng năng
suất
- Tổ chức LĐ phải góp phần gìn giữ sức khỏe con người cũng như thúc đẩy chuyển
hóa dần dần LĐ thành nhu cầu bậc nhất của cuộc sống.
 Đối tượng của tổ chức LĐKH
- Tổ chức LĐKH là điều kiện hoạt động của con người trong quá trình LĐ sản xuất.
- Điều kiện LĐ là tổng thể các yếu tố về kỹ thuật, tổ chức LĐ, kinh tế - xã hội, tự
nhiên, môi trường và văn hóa con người xung quanh nơi làm việc.
- Điều kiện LĐ bao gồm: máy móc thiết bị, công cụ LĐ, điều kiện hạ tầng, năng
lượng; các yếu tố liên quan đến LĐ: thể chế chính trị, sinh lý con người, môi
trường…
- LĐKH bao gồm 3 mối quan hệ cơ bản:
+ MQH giữa con người với đối tượng và công cụ LĐ;
+ MQH giữa con người với con người trong quá trình lao động;
+ MQH giữa con người với môi trường LĐ khi con người đã có kiến thức khoa
học tiên tiến và kinh nghiệm thực tế.
 Nhiệm vụ của tổ chức lao động khoa học?
- Nghiên cứu các điều kiện lao động của con người;
- Tạo ra sự kết hợp giữa người LĐ với công cụ và đối tượng lao động;
- Thiết lập mối quan hệ giữa người lao động với nhau nhằm sử dụng triệt để các tri
thức khoa học và kinh nghiệm tiên tiến; tạo điều kiện cho người lao động đạt được

năng suất cao; khuyến khích sự phát triển toàn diện; củng cố các mối quan hệ và thúc
đẩy phát triển của tập thể, giảm nhẹ bộ máy tổ chức nhà nước, xóa bỏ quan liêu, loại
bỏ những người không có năng lực.


 Điều kiện thực hiện tổ chức LĐKH
- Cán bộ lãnh đạo, thủ trưởng các đơn vị phải quán triệt sự cần thiết và tính thiết yếu
của tổ chức lao động khoa học đối với sự phát triển bền vững, uy tín và hiệu quả lao
động của cơ quan.
- Có biện pháp tổ chức LĐKH được tạo thành một hệ thống có tác động, ảnh hưởng
qua lại, phụ thuộc vào nhau và buộc phải được tiến hành một cách đồng bộ.
- Thiết lập sự hài hòa và phù hợp giữa điều kiện với yêu cầu nhiệm vụ của đơn vị.
 Ý nghĩa của tổ chức LĐKH
- Là cơ sở cho việc khai thác khả năng tiềm lực hiện có và sẽ có trong mỗi cơ quan.
- Góp phần tiết kiệm những nguồn lực và nâng cao hiệu quả của những hoạt động.
Tổ chức LĐKH giúp cho những cán bộ quản lý chủ động điều chỉnh, điều hành chỉ
đạo sự hoạt động của toàn bộ cá nhân và bộ phận đã được giao nhiệm vụ.
- Nâng cao năng suất lao động và tăng cường hiệu quả của sản xuất.
- Làm giảm hoặc loại trừ hẳn nhu cầu về vốn đầu tư cơ bản.
- Thúc đẩy sự phát triển, hoàn thiện của ký thuật và nâng cao sản xuất.
 Sự cần thiết của tổ chức LĐKH
- Tổ chức LĐKH trong CQHCNN dựa trên nguyên tắc chung của tổ chức LĐKH nên
khi tiến hành tổ chức LĐKH phải xác định rõ đặc điểm công việc ở một CQHCNN.
- Đối tượng tổ chức LĐKH bao gồm các hoạt động của quá trình làm việc, nghiên
cứu, hướng dẫn và kiểm cơ quan, đơn vị thuộc thẩm quyền và mối quan hệ với các cơ
quan
- Tổ chức LĐKH trong CQHC là cải tiến sự phân công và hợp tác lao động, điều kiện
và điều kiện làm việc cho cán bộ nhân viên từng bước một theo kế hoạch đã định sẵn;
tạo ra các biện pháp thích hợp để làm việc hiệu quả cho các phòng làm việc.
- Tiền đề để tổ chức LĐKH là phân tích quá trình hoạt động của cơ quan; yếu tố ảnh

hưởng đến chi phí và điều kiện làm việc được xem xét thông qua tài liệu của lãnh đạo
- Đối với các cơ quan quản lý hành chính ở nước ta, thực tế tổ chức LĐKH chưa
được coi là những nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý. Chính vì vậy mà hiệu
quả làm việc của các cơ quan HCNN luôn là vấn đề bức xúc, thu hút sự sự quan tâm
của XH.
- Để cải cách hành chính hiệu quả và giảm thiểu chi phí cần thiết, các cơ quan HCNN
không thể không đặt ra vấn đề nghiên cứu các điều kiện vật chất hiện có để tổ chức
khai thác sử dụng chúng một cách tối đa và đó chính là nội dung của tổ chức LĐKH.


CHƯƠNG 2. NỘI DUNG CỦA TỔ CHỨC LĐKH TẠI CÁC CQHCNN
Câu 1. Tổ chức mặt bằng làm việc
- VP là ngôi nhà thứ 2, trung bình một người làm việc từ 8-10 tiếng/ ngày tại VP
- Theo kết quả nghiên cứu của các nhà tâm lý học thì thái độ của người lao động và
năng suất LĐ phụ thuộc vào các yếu tố vệ sinh môi trường và cách bố trí nơi làm
việc;
- Mặt bằng làm việc có ảnh hưởng to lớn trực tiếp đến không khí làm việc;
- Tổ chức mặt bằng làm việc có tác động lớn đến thái độ người lao động và qua đó
đến hiệu quả công việc;
- Với một ví trí làm việc độc lập, thoải mái, tiện lợi, ổn định, người lao động sẽ cảm
thấy bản thân mình và công việc của mình đc tôn trọng, sẽ có tinh thần trách nhiệm
cao hơn đối với công việc đc giao, sẽ có hứng thú hơn, sáng tạo hơn khi thực hiện
nhiệm vụ của mình;
- Điều kiện văn phòng làm việc ảnh hưởng tới chất lượng công việc trong cuộc sống.
- Năng suất làm việc phụ thuộc vào các yếu tố môi trường.
- Các yếu tố khác cũng tác động rất lớn đến sức khỏe của người lao động, đặc biệt là
ánh sáng, nhiệt độ, không khí, màu sắc, tiếng ồn nơi làm việc
Câu 2. Cải tiến trang thiết bị làm việc
- Việc cải tiến trang thiết bị làm việc được áp dụng đối với các cơ quan HCNN
- Trang thiết bị làm việc của các cơ quan hành chính nhà nước được quy định theo

quyết định QĐ/170/2006-QĐ-TTCP ngày 18/7/2006 của Thủ tướng Chính phủ.
- Các trang thiết bị được sử dụng trong cơ quan HCNN:
+ Thiết bị văn phòng: máy vi tính, máy in, máy fax, máy photocoppy, điện thoại
+ Bàn ghế làm việc, tủ đựng tài liệu, giá đựng tài liệu…
+ Trang thiết bị sử dụng trong phòng họp thường trực và trang thiết bị được sử
dụng tại các phòng lưu trữ, các phòng hoạt động chung của cơ quan, đơn vị.
+ Máy móc thiết bị chuyên dùng cho hoạt động đặc thù của cơ quan, tổ chức.
- Nguyên tắc cải tiến trang thiết bị làm việc:
+ Khi trang bị các thiết bị phải đáp ứng được nhu cầu làm việc cần thiết theo
chức năng, nhiệm vụ được giao.
+ Trang thiết bị phải có chất lượng tốt, sử dụng lâu bền tiết kiệm, đáp ứng yêu


cầu hiện đại hóa cơ quan công sở.
+ Kinh phí mua sắm trang thiết bị là mức tối đa áp dụng cho các phòng làm việc
được trang bị mới.
- Các cơ quan chỉ thực hiện cải tiến trang thiết bị mới khi các trang thiết bị đó thiếu so
với tiêu chuẩn mà định mức quy định.
- Đối với trang thiết bị hiện đang sử dụng có số lượng, giá trị cao hơn hoặc thấp hơn
so với tiêu chuẩn thì phải sử dụng cho đến khi hỏng mới được thanh lý.
- Thủ trưởng cơ quan là người quyết định số lượng, chất lượng và chủng loại các
trang thiết bị văn phòng dựa trên sự đảm bảo về tính chất công việc, không gian các
phòng ban và nguồn kinh phí để chịu trách nhiệm trước quyết định trước pháp luật.
Câu 3. Phân công lao động
- Phân công lao động là sự phân chia lao động để sản xuất ra một hay nhiều sản phẩm
nào đó mà phải qua rất nhiều chi tiết,nhiều công đoạn cần nhiều người thực hiện.
- Nội dung của phân công lao động:
+ Thiết kế và phân chia công việc từ chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức
nhằm xác định được danh mục những công việc của tổ chức.
+ Xác định những tiêu chuẩn cấp bậc công việc cho từng vị trí công việc.

+ Phân tích công việc thông qua bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn chức
danh nhân sự.
- Mục đích của phân công lao động:
+ Tạo cơ sở cho việc hình thành những nghề nghiệp chuyên môn, những ngành
chuyên môn nhằm nâng cao hiệu quả trong giải quyết công việc.
+ Sự phân công lao động theo từng nhóm công việc chuyên môn hóa đặc trưng là
yếu tố quyết định sự khai thác có hiệu quả, phát huy thế mạnh các bộ phận của tổ
chức
+ Sự phân công lao động trong xã hội khi phát triển đến một trình độ nào đó thì
sẽ dẫn đến sự phân công LĐ ở tầng vi mô. Các bộ phận trong tổ chức làm cho các giai
đoạn hoàn thành công việc bị chia nhỏ, công việc hoàn thành theo hướng chất lượng,
dễ dàng ứng dụng tiến bộ KHCN để nâng cao tay nghề của người lao động, tăng năng
suất và hiệu quả công việc.
- Các nhóm phân công lao động:
+ PCLĐ chung: là sự PCLĐ nội bộ xã hội, chia nền sản xuất xã hội thành những
ngành lớn như công nghiệp, nông nghiệp, thương mại…
+ PCLĐ đặc thù: là sự PCLĐ trong nội bộ ngành (Ví dụ: trong nội bộ ngành nông
nghiệp chia ra: trồng trọt, chăn nuôi, tiểu thủ CN…).


+ PCLĐ cá biệt: là sự PCLĐ giữa các cá nhân, các bộ phận trong tổ chức.
- Yêu cầu của phân công lao động: phân công lao động phải đảm bảo sự phù hợp
+ Giữa nội dung và hình thức của PCLĐ với trình độ phát triển của LLSX với
những yêu cầu cụ thể của khoa học công nghệ hiện đại.
+ Giữa khả năng và phẩm chất của người lao động với những yêu cầu của công
việc, tức là yêu cầu công việc làm tiêu chuẩn để lựa chọn nhân sự.
+ Giữa công việc được phân công với đặc điểm và năng lực của người lao động
Hướng đến đúng người, đúng việc và đúng thời điểm.
- Các hình thức phân công lao động:
+ PCLĐ giản đơn: tiến hành ở cơ quan có cơ cấu tiir chức đơn giản, gọn nhẹ,

chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, các công việc thực hiện độc lập với nhau. Thủ trưởng
căn cứ vào nhiệm vụ, kế hoạch của cơ quan để phân công nhiệm vụ cho nhân viên,
các nhân viên phản hồi kết quả thực hiện công việc trực tiếp với lãnh đạo.
+ PCLĐ phát triển: tách riêng các công việc nhiệm vụ tùy theo tính phức tạp của
nó. Cán bộ lãnh đạo quản lý: mức độ phức tạp mang tính chất đa dạng. Công chức
chuyên môn: mức độ phức tạp mang tính chuyên môn, chuyên ngành. Nhân viên phục
vụ mức độ phức tạp thấp. Tiến hành ở cơ quan có nhiều công việc, cần sự phối hợp ở
nhiều thành viên để giải quyết công việc chung. LĐ phân công nhiệm vụ cụ thể cho
các thành viên để họ phối hợp với nhau hoàn thành công việc chung.
+ PCLĐ theo mức độ phức tạp: toàn bộ công việc quản lý được phân chia ra
thành những phần công việc nhỏ và giao cho từng người thực hiện. Mức độ phức tạp
của công việc được thể hiện ở các mức độ khác nhau về chức trách, phải biết, trình độ
chuyên môn nghiệp vụ trong bản tiêu chuẩn nghiệp vụ lao động quy định.
Câu 4. Hợp tác lao động
- Hợp tác lao động là sự phối hợp các dạng lao động đã được chia nhỏ do phân công.
- Phối hợp trong CQHCNN là quá trình liên kết, hợp tác với nhau của các cán bộ công
chức nhằm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong cơ quan.
- Bản chất của hợp tác lao động:
+ Hợp tác lao động là đòi hỏi tất yếu của chuyên môn hóa lao động.
+ Chuyên môn hóa lao động càng cao thì hợp tác lao động càng rộng và chặt chẽ.
+ Là một quy luật, sự cần thiết khách quan của tổ chức lao động khoa học chuyển
từ lao động cá nhân sang lao động kết hợp của nhiều người trong cùng một quá trình
hoặc trong những quá trình lao động khác nhau.
- Ý nghĩa của hợp tác lao động:
o Ý nghĩa kinh tế:


+ Hợp tác LĐ tạo ra sức sản xuất mới của LĐ với tư cách là LĐ tập thể, cho phép
sử dụng thời gian LĐ và TLSX một cách tiết kiệm và hiệu quả hơn.
+ Đạt được những kết quả LĐ cao hơn so với LĐ riêng lẻ, đặc biệt là đối với

những LĐ phức tạp đòi hỏi sự tham gia của nhiều người.
+ Làm thay đổi điều kiện vật chất của quá trình lao động ngay cả khi cơ sở vật
chất kĩ thuật và phương pháp lao động không thay đổi.
o Ý nghĩa xã hội:
+ Làm tăng tính tích cực của cá nhân do xuất hiện những động cơ mới, hình thức
mới trong tập thể lao động.
+ Tăng cường mối quan hệ XH giữa người với người trong quá trình lao động.
- Các hình thức hợp tác lao động:
o Hợp tác về mặt không gian:
+ Trong các doanh nghiệp: gồm các hình thức hợp tác giữa các phân xưởng
chuyên môn hóa, hợp tác giữa các ngành, các bộ phận chuyên môn hóa trong cùng
một doanh nghiệp, giữa các lao động trong cùng một tổ chức.
+ Trong CQHCNN: hợp tác giữa CQHCNN địa phương này vứi CQHCNN địa
phương khác; hợp tác giữa các đơn vị chuyên môn hóa; hợp tác giữa các ngành, bộ
phận chuyên môn hóa trong cùng một đơn vị; hợp tác giữa các công chức với nhau.
o Hợp tác về mặt thời gian: là việc tổ chức các ca làm việc trong ngày và đêm.
Do yêu cầu của sản xuất và tận dụng năng lực của thiết bị máy móc nên phải bố trí
các ca làm việc một cách hợp lý, đảm bảo sức khỏe cho người lao động.
o Hợp tác theo chủ thể: giữa các tổ chức với tổ chức, giữa các bộ phận với các
bộ phận trong tổ chức, giữa cá nhân của các bộ phận trong tổ chức.
Câu 5. Mối quan hệ giữa PCLĐ và hợp tác LĐ
- Phân công lao động và hợp tác lao động có tác động qua lại lẫn nhau nên các biện
pháp để thực hiện chúng cũng không nên tách rời. PCLĐ và hợp tác LĐ tốt góp phần
đẩy mạnh quá trình chuyên môn hóa cho từng cán bộ, góp phần phát triển phương
pháp làm việc và cải tiến quy trình làm việc.
- Khi tiến hành phân công và hợp tác LĐ phải căn cứ vào chức năng, cơ cấu tổ chức,
khối lượng công việc và số lượng cán bộ của cơ quan để có phương pháp giải quyết
công việc tốt nhất và đạt hiệu quả công việc cao.
- Khi phân công công tác cho cán bộ phải nghiên cứu trình độ văn hóa, kiến thức
chung, trình độ nghiệp vụ của cán bộ để sắp xếp họ vào vị trí phù hợp, tạo điều kiện

để họ có thể cống hiến được nhiều nhất.
- Phân công và hợp tác lao động chặt chẽ sẽ góp phần đẩy mạnh quá trình chuyên


môn hóa cho từng cán bộ công nhân viên, góp phần phát triển những phương pháp
làm việc và cải tiến quy trình làm việc.
Câu 6. Xây dựng định mức lao động
- Định mức lao động là xác định mức độ chi phí thời gian lao động cần thiết để hoàn
thành một đơn vị sản phẩm (hoặc một khối lượng công việc) đúng tiêu chuẩn chất
lượng, trong những điều kiện tổ chức, kỹ thuật nhất định.
- Khi tiến hành xây dựng định mức lao động cần chú ý những vấn đề sau:
+ Phân tích quy trình lao động và những thay đổi của quy trình lao động, thực
hiện theo khẩu lệnh “kỹ thuật mới, định mức mới”.
+ Sử dụng những phương pháp và kinh nghiệm sản xuất để vận dụng vào đơn vị.
+ Định mức kỹ thuật dựa trên cơ sở kỹ nghệ và kinh nghiệm của người lao động,
hình thức tổ chức lao động, điều kiện làm việc và trình độ người sử dụng.
+ Thường xuyên chỉnh lý những định mức cũ cho phù hợp với tổ chức lao động.
+ Các đơn vị sản xuất trực tiếp, các cơ quan quản lý, dịch vụ cần cải tiến và mở
rộng phạm vi áp dụng định mức lao động phù hợp với điều kiện làm việc ở đó.
Phương pháp xây dựng định mức lao động
- Phương pháp sử dụng mức thời gian: lượng thời gian cần thiết để xác định một
người hoặc một nhóm người thực hiện một công việc nhất định theo đúng yêu cầu kĩ
thuật, phù hợp với nghề nghiệp, trình độ trong điều kiện kĩ thuật nhất định. Mức đơn
vị thời gian đo bằng đơn vị thời gian/ đơn vị sản phẩm hoặc giây, phút/ đơn vị sản
phẩm.
- Phươnng pháp mức sản phẩm hay mức sản lượng: số lượng đơn vị sản phẩm hoặc
công việc theo yêu cầu kĩ thuật được quy định cho một người hoặc một nhóm người
có nghề nghiệp và trình độ trương ứng phải thực hiện trong một đơn vị thời gian và
điều kiện kỹ thuật nhất định.
Câu 7. Đào tạo nguồn nhân lực

- Đào tạo là quá trình cung cấp các kĩ năng cụ thể cho các mục tiêu cụ thể. Đào tạo
thường tập trung vào các công việc hiện tại, được thực hiện đối với mỗi các nhân
trong một thời gian ngắn nhằm mục đích khắc phục những vấn đề hiện tại.
- Quá trình đào tạo có thể được tiến hành theo trình tự sau:
+ Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo
+ Bước 2: Xây dựng cách thức nhằm thỏa mãn nhu cầu đào tạo
+ Bước 3: Thực hiện chương trình đào tạo
+ Bước 4: Đánh giá kết quả đào tạo
Sự cần thiết của việc đào tạo nguồn nhân lực


- Nguồn nhân lực là lực lượng nồng cốt của tổ chức.
- Số lượng và chất lượng của nguồn nhân lực chất lượng cao là nguồn nhân lực được
đào tạo kiến thức quản lý, trình độ kỹ năng tay nghề trong công việc của lao động.
- Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là điều kiên quyết định để các tổ chức, doanh
nghiệp có thể tồn tại và phát triển nền kinh tế thị trường hiện nay.
- Làm gia tăng năng suất lao động, thúc đẩy sản xuất phát triển.
- Nâng cao tính ổn định và năng động của tổ chức, doanh nghiệp.
- Phát triển nguồn nhân lực giúp người lao động tự tin cho họ cảm giác yên tâm làm
việc, gắn bó với tổ chức và doanh nghiệp.
Ý nghĩa của công tác đào tạo nguồn nhân lực
- Thông qua đào tạo người lao động nắm vững được lý thuyết và kỹ năng nghề
nghiệp.
- Người lao động sẽ tiếp thu, làm quen và sử dụng thành thạo công nghệ mới trong
sản xuất, kinh doanh, tạo điều kiện để áp dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật vào sản xuất.
- Doanh nghiệp có khả năng thích ứng với sự thay đổi của cơ chế thị trường và sự
cạnh trang của các doanh nghiệp khác để tòn tại và phát triển.
Phương pháp đào tạo nhân lực
- Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc: áp dụng cho công nhân sản xuất, công việc
quản lý. Được tiến hành theo trình tự: chia việc, chỉ dẫn, làm thử, thực hiện, bàn bạc.

- Đào tạo theo kiểu học nghề: dùng cho công nhân sản xuất, bằng cách học lý thuyết
trên lớp rồi thực hành tại nơi làm việc do công nhân lành nghề chỉ dẫn.
- Kèm cặp và chỉ bảo: cho cán bộ quản lý và nhân viên giám sát, họ sẽ được kèm cặp,
chỉ bảo bởi những người quản lý giỏi như lãnh đạo, cố vấn.
- Luân chuyển và thuyên chuyển công việc: áp dụng với cán bộ quản lý, sẽ chuyển
người quản lý từ công việc này sang công việc khác.
- Đào tạo ngoài công việc: tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn, hội thảo, đào tạo từ xa…
Giải pháp đào tạo nguồn nhân lực
- Khuyến khích và tạo điều kiện để người LĐ nâng cao trình độ lành nghề của mình
qua đào tạo, đào tạo lại: sắp xếp lại cán bộ quản lý, nâng cao số lượng và chất lượng
công nhân sản xuất, bố bí LĐ đúng chuyên ngành, chú trọng chính sách đãi ngộ, xây
dựng bộ máy thống nhất, quan tâm kinh phí đào tạo nhân lực.
- Tạo mọi điều kiện nâng cao hiệu quả đào tạo nguồn nhân lực cho tổ chức: XĐ nhu
cầu đào tạo, mục tiêu đào tạo, XD chương trình và đa dạng hóa chương trình đào tạo,
XĐ quỹ đào tạo và phát triển, XD CSVC, sử dụng nguồn nhân lực đã đào tạo.
Câu 8. Phát triển nguồn nhân lực


- Khái niệm: Phát triển nguồn nhân lực là tổng thể các hoạt động có tổ chức được tiến
hành trong những khoảng thời gian nhất định nhằm tạo ra sự thay đổi hành vi nghề
nghiệp của người lao động.
- Phát triển nguồn nhân lực gồm 3 giai đoạn:
+ Giáo dục: là các hoạt động học tập chuẩn bị cho con người bước vào một nghề
hoặc chuyển sang nghề mới.
+ Đào tạo: các hoạt động học tập giúp cho người lao động có thể thực hiện hiệu
quả hơn chức năng, nhiệm vụ của mình.
+ Phát triển: các hoạt động học tập vươn ra khỏi phạm vi công việc trước mắt
nhằm mở ra những công việc mới trên cơ sở định hướng tương lai của tổ chức.
- Mục tiêu: sử dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có nâng cao tính hiệu quả của tổ chức,
nắm vững hơn về nghề nghiệp, nâng cao khả năng thích ứng công việc trong tương

lai.
- Vai trò của phát triển nguồn nhân lực:
 Đối với cơ quan:
+ Nâng cao năng suất, chất lượng lao động
+ Nâng cao tính ổn định và năng động của tổ chức
+ Duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
+ Tạo điều kiện áp dụng tiến bộ kĩ thuật và quản lý vào tổ chức
+ Tạo ra lợi thế cạnh tranh cho tổ chức
 Đối với người lao động:
+ Tạo ra sự gắn bó giữa người lao động với tổ chức
+ Tạo ra tính chuyên nghiệp của người lao động
+ Tạo ra sự thích ứng giữa người lao động và công việc
+ Đáp ứng nhu cầu nguyện vọng phát triển của người lao động
+ Tạo cho người lao động phát huy tính sáng tạo trong công việc
- Công tác cán bộ là nhiệm vụ trọng tâm của các cơ quan QLNN, hoàn thiện chế độ
công vụ, quy chế cán bộ, công chức, coi trọng cả năng lực và đạo đức, tính nghiêm
túc
- Công tác đào tạo và phát triển cán bộ trước hế phải có chiến lược nguồn nhân lực, kế
hoạch hóa nguồn nhân lực, tiêu chuẩn đối với từng chức vụ và tiêu chuẩn nghiệp vụ
của từng ngạch.
CHƯƠNG 3. TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG


Câu 1. Khái niệm, vai trò, yêu cầu của trang thiết bị văn phòng
- Trang thiết bị văn phòng là tổng thể nói chung những máy móc, công cụ, phụ tùng
cần thiết cho hoạt động của văn phòng, là các yếu tố hỗ trợ hoặc thay thế sức lao động
thủ công của cán bộ nhân viên văn phòng để giúp họ hoàn thành công việc hiệu quả.
- Các loại trang thiết bị văn phòng phổ biến:
+ Thiết bị truyền thông: điện thoại, máy fax, máy vi tính, máy ghi âm, laptop..
+ Thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu: máy in, máy photocopy, máy scan, máy

hủy tài liệu, máy cân thư điện tử, máy đóng dấu ngày giờ, máy dập ghim,…
+ Trang thiết bị khác: bàn ghế, tủ, điều hòa, quạt, trang trí phòng làm việc…
- Vai trò của thiết bị văn phòng:
+ Trang thiết bị văn phòng là những máy móc, máy móc cần thiết phục vụ công
tác văn phòng nên có vai trò quan trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động của văn
phòng
+ Trang thiết bị văn phòng làm giảm chi phí về nhân lực và những chi phí khác.
+ Giảm bớt lao động nặng nhọc, cho phép thay thế những công việc chân tay.
+ Các trang thiết bị văn phòng nhờ ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật mà có
những sáng kiến, mẫu mã phù hợp với từng công việc, từng đối tượng khác nhau.
- Yêu cầu đối với trang thiết bị văn phòng:
+ Tính tinh tế: phù hợp với thực tế của cơ quan (khối lượng công việc, chi phí
mua, bảo trì, đào tạo nhân viên sử dụng…).
+ Tính tiện dụng: nhiều chức năng, dễ sử dụng
+ Tính hiện đại: đáp ứng yêu cầu ngày càng cao (nhanh chóng, kịp thời, chính
xác) của công việc văn phòng.
- Yêu cầu đối với người sử dụng:
+ Nắm được công dụng, cách sử dụng với các thiết bị văn phòng thông thường
+ Thường xuyên bồi dưỡng kiến thức sử dụng được thiết bị văn phòng hiện đại.
+ Bảo quản, giữ gìn và sử dụng trang thiết bị lâu bền, tiết kiệm, hiệu quả;
+ Thông báo kịp thời về tình trạng hư hỏng của trang thiết bị được giao và đề
nghị Văn phòng (Phòng Hành chính - Quản trị) sửa chữa;
+ Báo cáo Thủ trưởng đơn vị khi xảy ra mất mát hoặc các biến động, thay đổi
liên quan đến trang thiết bị được giao;
+ Bảo quản tem kiểm kê dán trên thiết bị trong quá trình sử dụng và bàn giao
bằng biên bản các trang thiết bị được giao khi chuyển công tác, nghỉ hưu.


CHƯƠNG 3. KỸ NĂNG QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG
I. YÊU CẦU VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG

Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng bảo đảm năng suất,
chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho
cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay, các tiến bộ đó đã
được ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng, đặc biệt là việc ứng dụng tiến bộ
công nghệ thông tin vào quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng.
Trang thiết bị văn phòng gồm trang thiết bị được giao cho từng cán bộ, công
chức sử dụng (bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm…) và các trang
thiết bị làm việc sử dụng chung trong đơn vị (máy photocopy, máy điện thoại dùng
chung, máy fax…)
1. Yêu cầu chung về quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng
a) Yêu cầu về quản lý
- Phải phù hợp với kế hoạch phát triển của cơ quan, đơn vị;
- Phải được xác định cụ thể, chi tiết từ chủ thể đến đối tượng quản lý;
- Phải gắn với trách nhiệm của cá nhân quản lý;
Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm: Bố trí, điều chuyển trang thiết bị văn phòng
trong nội bộ đơn vị; bố trí, phân công người quản lý sử dụng, theo dõi các trang thiết
bị văn phòng dùng chung, lập sổ sách, lưu giữ các hồ sơ biên bản giao nhận trang
thiết bị và theo dõi toàn bộ trang thiết bị văn phòng của đơn vị; thông báo và đề nghị
Văn phòng (Phòng Hành chính – Quản trị) điều chuyển các trang thiết bị văn phòng
không còn nhu cầu sử dụng hoặc thanh lý các trang thiết bị không còn sử dụng được;
chỉ đạo công tác bàn giao tài sản công và hồ sơ quản lý, sử dụng tài sản công thuộc
phạm vi đơn vị mình quản lý khi có sự thay đổi tổ chức hoặc thay đổi Thủ trưởng đơn
vị.
- Phải đáp ứng yêu cầu công khai.
b) Yêu cầu khi sử dụng
Trang thiết bị phải được sử dụng đúng tiêu chuẩn, định mức và đúng mục đích.
Không tự ý đổi, trao đổi, cho, tặng, biếu trang thiết bị văn phòng của cơ quan; điều
chuyển trang thiết bị văn phòng giữa các đơn vị, cá nhân khi chưa được phép của
người có thẩm quyền.

2. Yêu cầu đối với người sử dụng
Người sử dụng có trách nhiệm:
- Bảo quản, giữ gìn và sử dụng trang thiết bị lâu bền, tiết kiệm, hiệu quả;
- Thông báo kịp thời về tình trạng hư hỏng của trang thiết bị được giao và đề
nghị Văn phòng (Phòng Hành chính - Quản trị) sửa chữa;
- Báo cáo Thủ trưởng đơn vị khi xảy ra mất mát hoặc các biến động, thay đổi
liên quan đến trang thiết bị được giao;
- Bảo quản tem kiểm kê dán trên thiết bị trong quá trình sử dụng và bàn giao
bằng biên bản các trang thiết bị được giao khi chuyển công tác, nghỉ hưu.
II. CÁC LOẠI TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG
1. Thiết bị truyền thông
a) Máy ghi âm văn phòng
- Dùng để ghi lại lời nói. Hiện nay những máy ghi âm văn phòng được sử dụng
rộng rãi ở nhiều cơ quan xí nghiệp nhằm mục đích sau đây:
- Ghi lại âm thanh theo tiến trình buổi họp, hội nghị, phiên họp, lời phát biểu,
báo cáo, bài giảng, những quyết định đã thông qua mà không cần phải ghi tốc ký.
- Ghi lại các thông tin giao tiếp qua điện thoại để phục vụ việc soạn thảo văn
bản...
- Khi sử dụng máy ghi âm, năng xuất lao động của người đánh máy tăng 25 45%, mức
thời gian tiết kiệm của người đọc lên tới 20%. Thời gian thảo văn bản giảm 3 - 4 lần.
Cán bộ của cơ quan sử dụng máy ghi âm tiết kiệm được 5 - 6 phút cho mỗi
trang viết của một tài liệu cần soạn thảo.
b) Điện thoại
Dùng để liên hệ giao dịch trực tiếp với người nghe. Ngày nay có rất nhiều loại
điện thoại khác nhau như: điện thoại để bàn, điện thoại cầm tay (điện thoại di động).
Đây là thiết bị dùng để giúp cho hoạt động giao tiếp được thuận lợi, thiết bị này được
dùng phổ biến trong các công sở, văn phòng. Vì vậy, đòi hỏi những người làm công
tác văn phòng nói riêng và các cán bộ, công chức, viên chức nói chung phải rèn luyện

kỹ năng giao tiếp qua điện thoại.
c) Máy fax
- Là thiết bị có khả năng nhận diện ký tự theo màu trắng và đen, màu đen là
màu có ký tự, màu trắng là không có ký tự (hay những khoảng trống) và nó sẽ vẽ lại y
như bản gốc (từ máy gửi fax sang máy nhận fax).
- Ngoài cách gửi văn bản, tài liệu từ máy Fax sang máy Fax, cũng có thể Fax từ
máy tính sang máy Fax (hệ điều hành Windows XP có hỗ trợ tính năng này).


d) Máy tính nối mạng
Được thiết lập khi có từ 2 máy vi tính trở lên kết nối với nhau để chia sẻ tài
nguyên: máy in, máy fax, tệp tin, dữ liệu...Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và mức độ
hiện đại hóa văn phòng của từng ngành, từng lĩnh vực, từng địa phương, cơ quan mà
sử dụng mạng máy tính nối mạng diện rộng (WAN) hoặc mạng nội bộ (LAN) để phục
vụ nhu cầu chia sẻ, khai thác và truyền nhận thông tin.
e) Máy chụp ảnh
Máy chụp ảnh được sử dụng trong công tác văn phòng để ghi và lưu lại những
hình ảnh trong các hội nghị, cuộc họp, hội thảo hoặc các sự kiện trọng đại của cơ
quan, đơn vị. Hiện nay, máy chụp ảnh tự động là thiết bị văn phòng thông dụng, bên
cạnh đó còn có các loại máy cơ, máy bán tự động…
2. Thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu
Để có được bản in, bản sao và để nhân số lượng văn bản, tài liệu người ta sử
dụng các nhóm:
- Các phương tiện sao chụp và nhân bản: Để sao và truyền văn bản với nguyên
mẫu của nó (dấu, chữ ký, sơ đồ…) đi xa có thể dùng máy Fax hoặc truyền qua mạng.
- Các phương tiện in ấn: Theo cách làm ra văn bản có thể chia ra các loại máy
in như: in laze, in phun, offset, in kim… Máy in dùng trong văn phòng bao gồm nhiều
thể loại và công nghệ khác nhau. Thông dụng nhất và chiếm phần nhiều nhất hiện nay
trên thế giới là máy in ra giấy và sử dụng công nghệ laze. Đa phần các máy in sử dụng
cho văn phòng được nối với một máy tính hoặc một máy chủ dùng in chung. Một

phần khác máy in được nối với các thiết bị công nghiệp dùng để trang trí hoa văn sản
phẩm, in nhãn mác trên các chất liệu riêng.
Máy in sử dụng công nghệ laze (Tiếng Anh: laser) là các máy in dùng in ra
giấy, hoạt động dựa trên nguyên tắc dùng tia laze để chiếu lên một trống từ, trống từ
quay qua ống mực (có tính chất từ) để mực hút vào trống, giấy chuyển động qua trống
và mực được bám vào giấy, công đoạn cuối cùng là sấy khô mực để mực bám chặt
vào giấy trước khi ra ngoài.
Máy in laze có tốc độ in thường cao hơn các loại máy in khác, chi phí cho mỗi
bản in thường tương đối thấp. Máy in laze có thể in đơn sắc (đen trắng) hoặc có màu
sắc.
- Máy hủy tài liệu: Dùng để cắt tài liệu cần hủy thành các dải nhỏ đến mức không thể
khôi phục lại nội dung nhằm mục đích bảo mật.
3. Các trang thiết bị văn phòng khác
Ngoài các nhóm thiết bị truyền thông, thiết bị sao, in, hủy tài liệu còn có các thiết bị
và đồ dùng văn phòng khác như:


- Máy quét hình ảnh hay còn gọi là máy scan (scanner)
Đây là thiết bị có khả năng số hóa hình ảnh, tài liệu, đưa vào máy tính để lưu
hoặc xử lý chúng. Thiết bị này đang dần trở nên thông dụng cho người dùng máy tính
cá nhân thông thường. Cấu tạo của máy Scan gồm ba bộ phận chính: thấu kính nhạy
quang, cơ cấu đẩy giấy và mạch logic điện tử.
- Máy chiếu đa năng (projector)
Dùng kết hợp với máy vi tính, sử dụng các phần mềm trình chiếu để tạo nhiều
hiệu ứng rất sinh động, nhờ đó làm tăng sức thu hút của các buổi họp, hội nghị, hội
thảo, bài thuyết trình. Đây là loại máy chiếu dùng nguồn sáng bên trong chiếu ánh
sáng xuyên qua một màn hình vi tính nhỏ qua hệ thống thấu kính để chiếu lên màn
hình bên ngoài. Nói một cách đơn giản nó đóng vai trò như một màn hình vi tính
nhưng to hơn để mọi người có thể xem từ xa.
- Các đồ vật dùng cho công việc hàng ngày của những người làm công tác văn

phòng rất đa dạng, phong phú và ngày càng được cải tiến theo hướng bền đẹp, đa
năng, thuận tiện như cặp, kẹp, ghim, bút…
III. TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG
1. Tổ chức quản lý trang thiết bị
Trang thiết bị văn phòng trong cơ quan nhà nước được tổ chức quản lý theo các khâu:
a) Quản lý quá trình hình thành trang thiết bị
Khi cơ quan, đơn vị được thành lập, có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy sẽ
được cấp một số tài sản ban đầu nhất định, trong đó có trang thiết bị phục vụ cho công
tác văn phòng như: máy tính, máy in, máy photocopy,…
Những trang thiết bị này được quản lý theo quy chế do cơ quan xây dựng trên
cơ sở chế độ của Nhà nước và đặc thù hoạt động của cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, hàng
năm cơ quan còn được mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế và thực
hiện thông qua kế hoạch hàng năm
b) Quản lý quá trình khai thác, sử dụng, bảo quản trang thiết bị
- Giao các trang thiết bị cho các đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp
quản lý, khai thác, sử dụng và bảo quản
- Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản công
- Có sự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong cơ quan, qua đó
đánh giá số lượng, chất lượng các trang thiết bị
- Thường xuyên kiểm tra quá trình sử dụng, bảo quản các trang thiết bị
- Xử lý các trường hợp rủi ro xảy ra có liên quan đến trang thiết bị văn phòng
trong cơ quan, tổ chức.


c) Kết thúc quá trình sử dụng trang thiết bị
Trang thiết bị hết kỳ sử dụng, đã khấu hao hết hoặc đổi mới kỹ thuật được tiến
hành thanh lý. Quá trình thanh lý phải tuân thủ quy định của pháp luật:
- Thành lập ban thanh lý
- Căn cứ vào đặc điểm kỹ thuật, giá trị của các trang thiết bị để lựa chọn phương
thức thanh lý phù hợp (bán đấu giá, quy định giá). Dù hình thức nào thì cũng phải

được công bố và thực hiện công khai. Đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ
quản lý tài chính.
2. Tổ chức sử dụng trang thiết bị
Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần “cách mạng” trong công
cuộc hiện đại hóa văn phòng, trang thiết bị hiện nay ngày càng được cải tiến, sáng chế