Quẩn trị nhóm làm việc : xây dựng chương trình dã ngoại cho lớp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA ĐÀO TẠO QUỐC TẾ


BÀI THẢO LUẬN NHÓM
NHÓM 1
ĐỀ TÀI: Xây dựng kế hoạch tổ chức cho lớp đi dã ngoại
trong dịp nghỉ lễ 30/4-1/5. Phát hiện rủi ro và mâu thuẫn
có thể xảy ra. Sau đó đề xuất các giải pháp để khác phục
các rủi ro và mâu thuẫn đó.
Thành viên trong nhóm:
Nguyễn Duy Anh ( Nhóm trưởng )
Đô Thị Lan Anh
Lê Thị Lan Anh
Lê Ngọc Anh
Ngô Hải Anh
Ngô Thuỳ Anh
Hoàng Minh Anh
Hà Minh Anh
Đỗ Thị Phương Anh


MỤC LỤC
Contents

I. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH DÃ NGOẠI CHO LỚP
Lớp đã lựa chọn địa điểm cho chuyến đi dã ngoại của lớp dịp 30/4 - 1/5 đó là Vườn
Quốc Ba Vì, Sơn Tây, Hà Nội.
Kế hoạch được thực hiện theo 5 bước
Bước 1: Phân tích môi trường
Bước 2: Xác định các tiêu chí

Bước 3: Xây dựng các phương án
Bước 4: Đánh giá và lựa chọn các phương án tối ưu
Bước 5: Quyết định kế hoạch
1.1. Bước 1: Phân tích môi trường
Phân tích các yếu tố ảnh hưởng của môi trường
1.1.1. Điểm mạnh
- Quân số: đi theo lớp (an toàn hơn, có nhiều ý nghĩa tinh thần) => dễ được sự ủng
hộ của gia đình
- Thời gian: đi trong một ngày nên không gặp nhiều khó khăn
+ 1/5 - thời điểm chuẩn bị bước vào kiểm tra giữa kì, chưa có áp lực thi cử lớn, vui
chơi thoải mái, xả stress, giải tỏa tâm lý, thoải mái học tập
+ Không phải mùa du lịch, ít khách, không chen chúc, nên giá rẻ hơn, có nhiều
không gian để vui chơi hơn
- Giao thông: Vườn quốc gia Ba Vì nằm trên khu vực núi Ba Vì, thuộc huyện Sơn
Tây, cách trung tâm Hà Nội khoảng 65km, đường đẹp, dễ đi, thời gian đi từ 1-2h,
thích hợp với sinh viên
1.1.2. Điểm yếu
-Quân số: có thể có trường hợp 1 số bận hoặc đột xuất có việc bận không thể tham
gia được nên chưa thể tập hợp tổ chức cho đầy đủ thành viên của lớp
- Kinh phí: thời điểm đi chơi vào khoảng cuối tháng nên có thể có nhiều bạn không
có đủ tiền kinh phí
- Thời tiết: nắng nhẹ, có thể có mưa nên thích hợp để đi du lịch
- Phương tiện:


+ Nếu đi bằng xe máy: độ nguy hiểm cao, yêu cầu kinh nghiệm của người cầm lái
đi đường dài, có thể hạn chế về số lượng xe
+ Nếu thuê ô tô: kinh phí cao
1.1.3. Cơ hội
- Giúp tập thể lớp thêm đoàn kết, gắn bó tất cả thành viên lớp với nhau vì có nhiều

bạn chưa giao lưu và trò chuyện với nhau và còn khá xa lạ dù đã cùng học với nhau
gần 2 năm
- Tạo không khí giải trí, vui chơi thoải mái giúp các bạn thư giãn, vui vẻ để có
những cảm xúc tích cực hơn khi bước vào đợt kiểm tra giữa kì
- Được tham gia các hoạt động tập thể, có thêm nhiều kĩ năng sống và kĩ năng
mềm: trong khoảng thời gian mọi người đi cùng nhau, chơi cùng nhau thì sẽ giao
lưu với nhau nhiều hơn, có nhiều trải nghiệm và kỉ niệm với nhau nhiều hơn…
- Được biết đến tham quan và có thêm những hiểu biết, trải nghiệm về các địa điểm
đẹp của Hà Nội
1.1.4. Nguy cơ, thách thức
- Cần phải đảm bảo an toàn cho tất cả các thành viên trong suốt quá trình đi và
tham gia vui chơi, trải nghiệm
- Các bạn phụ trách chính chuyến đi cần có khả năng kết nối tất cả các thành viên
trong lớp giao lưu với nhau nhiều hơn
- Phải tổ chức được một chuyến đi thú vị, có những trải nghiệm và trò chơi hấp dẫn
để tạo và duy trì bầu không khí sôi động và vui vẻ nhất
- Đảm bảo các lịch trình và hoạt động được diễn ra thuận lợi, theo đúng kế hoạch


Từ ảnh hưởng của môi trường, nhóm đã có thể đưa ra một số quyết định như:
+ Địa điểm: Vườn quốc gia Ba Vì, Sơn Tây, Hà Nội
+ Thời gian: 1 ngày (1/5)
1.2. Bước 2: Xác định các tiêu chí
Xác định mục tiêu của chuyến đi và từ đó đưa ra được những phương án tối ưu
nhất:
1.2.1. Tính cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu.
Mục tiêu càng cụ thể, rõ ràng càng chứng tỏ khả năng đạt được.
Mục tiêu của chuyến dã ngoại đó là:
- Tạo sự đoàn kết, gắn kết của tất cả các bạn trong lớp
- Tạo môi trường, cơ hội để các thành viên trong lớp làm quen, tìm hiểu, thân thiết

với nhau nhiều hơn cũng như cùng nhau vui chơi, thư giãn và có với nhau những kỉ
niệm, ấn tượng đẹp


- Tổ chức các hoạt động tập thể, hoạt động nhóm để các trải nghiệm và rèn luyện
thêm những kĩ năng sống và kĩ năng mềm cho bản thân
1.2.2. Khả năng đo lường được
Để đánh giá được kết quả của các mục phải dựa trên những con số đo lường được
- Số lượng người tham gia: 70 bạn
- Về chi phí cho chuyến đi chơi: Vì đều là sinh viên và thời điểm đi chơi vào
khoảng thời gian đầu tháng nên vấn đề tài chính có thể đáp ứng được. Và để chuẩn
bị cho chuyến đi thì có nhiều khoản phải chi, ví dụ như tiền phương tiện đi lại, đồ
ăn trưa, nước uống, dụng cụ cho các trò chơi, vé vào khu du lịch, chi phí phát
sinh… nên cần được tính toán để đưa ra con số phù hợp.
- Và để lượng hóa được kinh phí, ta phải dựa vào nguồn lực có sẵn và nguồn lực có
thể huy động được để đưa ra kinh phí dự kiến
1.2.3. Khả năng có thể đạt được
Phải hiểu và biết được khả năng của bản thân trước khi đưa ra các mục tiêu. Chỉ
tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu mà không thể
đạt nổi.
Tham khảo ý kiến cả lớp về mức kinh phí có thể chi cho chuyến đi dã ngoại tối đa
tầm bao nhiêu, thời đi như thế nào là hợp lý nhất ?
Từ đó để cân nhắc và đưa ra con số mà tất cả các bạn có đủ khả năng về tài chính
và có thể sắp xếp thời gian cho 1 chuyến đi như vậy. Và người lập kế hoạch cần cân
nhắc và đưa ra những lựa chọn về khoản phải chi, thời gian, các hoạt động, nơi tổ
chức phù hợp
1.2.4. Tính thực tế
Là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so với nguồn lực có sẵn
(thời gian, nhân sự, tiền bạc..).
Sau khi có bản kế hoạch sơ bộ ta cần đánh giá tổng quan xem kế hoạch có thể thực

hiện được với tình hình nhân lực,tài chính,...như hiện tại hay không. So với kế
hoạch thì liệu có thể đáp ứng được các tiêu chí kia không,từ đấy đưa ra những thay
đổi phù hợp.
1.2.5. Thời gian hoàn thành
+ Đặt ra những thời gian, thời hạn cụ thể cho từng mục tiêu để có thể hoàn
thành mọi việc đúng hạn.


+ Những mục tiêu lớn hãy chia nhỏ để hoàn thành dễ dàng hơn
Thời gian, Deadline cho việc chuẩn bị xong cho các hoạt động hậu cần như thuê
xe, dụng cụ, đặt đồ ăn, nước uống…là 29/4 chẳng hạn
Thời gian cho thời gian khởi hành, xuất phát, thời gian kết thúc hay khoảng thời
gian cho các hoạt động, timeline cụ thể, chi tiết để đảm bảo kế hoạch được thực
hiện một cách tuần tự,không gây mất thời gian,đảm bảo lịch trình diễn ra suôn sẻ
như dự kiến

-

-

-

1.3. Xây dựng các phương án
1.3.1. Phương án tự tổ chức:
Chuẩn bị:
+ Thông báo sơ bộ kế hoạch của chuyến đi dã ngoại sẽ tổ chức cho cả lớp: thời
gian, địa điểm
Kinh phí dự kiến: 150k/người
Hình thức đi: Bằng cách ghép đôi và đi bằng xe máy của các thành viên trong lớp
hoặc có thể huy động được

Thời gian di chuyển: 1 tiếng
Là chuyến đi 1 ngày
Các công việc cần làm, chuẩn bị trước:
+ Lên danh sách và chốt số lượng người có thể tham gia được và danh sách các bạn
có xe máy hoặc có thể mượn được xe
+ Phân công các bạn đã đăng kí tham gia chuẩn bị các công tác hậu cần:
Đặt đồ ăn, nước uống, chuẩn bị dụng cụ cần thiết cho chuyến đi
Đi tiền trạm và tìm hiểu các thông tin cần thiết cho chuyến đi từ nhiều kênh và
những người có kinh nghiệm về chi phí, địa điểm, quy định nơi tổ chức….
Thu kinh phí đóng góp cho chuyến đi của các bạn thành viên
+ Sắp xếp người phụ trách các phần công việc như: dẫn đoàn, chốt đoàn, quản trò
tổ chức các trò chơi….
Timeline sơ bộ:
Thời gian
6h

6h30
8h

Hoạt động
Tất cả mọi người tập trung ở trước cổng cổng Trường ĐH
Thương Mại
Điểm danh người, xe máy
Kiểm tra đồ dùng, dụng cụ…
Sắp xếp và hướng dẫn cách di chuyển
Cả lớp xuất phát (người dẫn đoàn và chốt đoàn cố gắng
hoàn thành công việc của mình)
Đến nơi. Mọi người vào gửi xe và di chuyển đến địa điểm
tập trung và nghỉ ngơi một chút sau thời gian đi đường dài

8h30
8h45 – 10h45

11h
11h – 12h
12h-13h15
13h15 –
13h30
13h30 – 16h
16h – 16h30

-

-

-

Cả lớp tập trung và lớp trưởng giới thiệu về chuyến đi dã
ngoại, mục tiêu, mong muốn, kế hoạch hoạt động trong
ngày
Lớp tham quan khu du lịch, khám phá cảnh quan thiên
nhiên tại rừng quốc gia Ba Vì
Địa điểm du lịch:
+ Vườn thực vật với hơn 300 loài cây gỗ
+ Đỉnh Ngọc Hoa (1180m)
+ Ngọn Tản Viên (1227m)
+ Đền thờ Đức Thánh Tản
+ Đỉnh Vua (1296m)
Tập trung tại địa điểm đã chọn để tổ chức hoạt động buổi

trưa
Chia team và tổ chức các hoạt động như các trò chơi, câu
đố liên quan đến danh lam thắng cảnh tại Ba Vì hay về kĩ
năng sống cần thiết cho bản thân
Ăn trưa, nghỉ ngơi, giao lưu văn nghệ
Tập trung cả lớp và có những hoạt động khởi động nhẹ
nhàng chuẩn bị cho các hoạt động buổi chiều
Tổ chức các hoạt động Teambuiding. Ví dụ như: Qua sông,
Cướp cờ, Đá bóng buộc chân….
Tập trung cả lớp, tổng kết và tuyên bố kết thúc chuyến đi
dã ngoại
Cả lớp cùng ra về

1.3.2.Phương án thuê trọn gói
Chuẩn bị:
+ Thông báo sơ bộ kế hoạch của chuyến đi dã ngoại sẽ tổ chức cho cả lớp: thời
gian, địa điểm
Kinh phí dự kiến: 400k
Hình thức: Đi theo tour
Là chuyến đi 1 ngày
Các công việc cần làm:
+ Lên danh sách và chốt số lượng người có thể tham gia được
+ Tìm hiểu các công ty tổ chức du lịch
+ Lựa chọn một công ty du lịch phù hợp với lớp
+ Phổ biến qua lịch trình cho mọi người
+ Thu kinh phí đóng góp cho chuyến đi của các bạn thành viên
Lịch trình chuyến đi do công ty du lịch đưa ra:


Thời gian

6h
6h30
7h30 – 8h
8h – 10h30
11h – 11h30
11h30 –
13h30
14h
16h

-

-

-

Hoạt động
Xe sẽ đỗ trước cổng Trường ĐH Thương Mại
Điểm danh và phổ biến lại lịch trình
Xe xuất phát
Đến khu du lịch, tập trung và nghỉ ngơi một chút
Lớp trưởng giới thiệu và tuyến bố lý do tổ chức chuyến đi:
mục tiêu, mong muốn…
Hướng dẫn viên đưa đoàn đi khám phá khu du lịch và
cùng giao lưu với nhau
Cả lớp tập trung tại điểm tập trung
Đoàn ăn trưa tại nhà hàng bên dòng thác Hòa Lan.
Giao lưu văn nghệ
Sau đó nghỉ ngơi tại nhà nghỉ của khu du lịch
Đoàn thay trang phục chuẩn bị đi tham quan và bơi tại hồ

tạo song cùng nhiều trò chơi hấp dẫn
Cả lớp tập trung và lêm xe trở về Hà Nội

1.3.3. Phương án thuê xe và tự tổ chức
Chuẩn bị:
+ Thông báo sơ bộ kế hoạch của chuyến đi dã ngoại sẽ tổ chức cho cả lớp: thời
gian, địa điểm
Kinh phí dự kiến: 200k
Chuyến đi 1 ngày
Các công việc cần làm:
+ Lên danh sách và chốt số lượng người có thể tham gia được
+ Tìm hiểu về chỗ thuê xe
+ Phổ biến qua lịch trình cho mọi người
+ Thu kinh phí đóng góp cho chuyến đi của các bạn thành viên
+ Liên hệ với xe thuê
+ Đặt đồ ăn, nước uống, chuẩn bị dụng cụ cần thiết cho chuyến đi
+ Đi tiền trạm và tìm hiểu các thông tin cần thiết cho chuyến đi từ nhiều kênh và
những người có kinh nghiệm về chi phí, địa điểm, quy định nơi tổ chức….
Timeline:
Thời gian
6h – 6h30

Hoạt động
Tất cả mọi người tập trung ở trước cổng Trường ĐH Thương
Mại
Điểm danh người
Kiểm tra đồ dùng, dụng cụ…
Xe ô tô đợi sẵn lúc 6h theo hợp đồng và xuất phát khi đã sẵn
sàng

7h30
8h
8h15 – 10h

10h30
10h30 –
11h30
11h30-13h
13h –
13h15
13h15 –
16h
16h –
16h30

-

-

-

Đến nơi. Mọi người xuống xe và di chuyển đến địa điểm tập
trung và nghỉ ngơi một chút sau thời gian đi đường dài
Cả lớp tập trung và lớp trưởng giới thiệu về chuyến đi dã
ngoại, mục tiêu, mong muốn, kế hoạch hoạt động trong ngày
Lớp tham quan khu du lịch, khám phá cảnh quan thiên nhiên
tại rừng quốc gia Ba Vì
Địa điểm du lịch:
+ Vườn thực vật với hơn 300 loài cây gỗ

+ Đỉnh Ngọc Hoa (1180m)
+ Ngọn Tản Viên (1227m)
+ Đền thờ Đức Thánh Tản
+ Đỉnh Vua (1296m)
Tập trung tại địa điểm đã chọn để tổ chức hoạt động buổi trưa
Chia team và tổ chức các hoạt động như các trò chơi, câu đố
liên quan đến danh lam thắng cảnh tại Ba Vì hay về kĩ năng
sống cần thiết cho bản thân
Ăn trưa, nghỉ ngơi, giao lưu văn nghệ
Tập trung cả lớp và có những hoạt động khởi động nhẹ nhàng
chuẩn bị cho các hoạt động buổi chiều
Tổ chức các hoạt động Teambuiding. Ví dụ như: Qua sông,
Cướp cờ, Đá bóng buộc chân….
Tập trung cả lớp, tổng kết và tuyên bố kết thúc chuyến đi dã
ngoại
Cả lớp cùng ra về

1.3.4. Đánh giá và lựa chọn phương án tối ưu
+ Dựa vào nội dung các phương án đã xây dựng được ở bước 3, ta có được sự phân
tích và đưa ra những tiêu chí để đánh giá các phương án như sau:
Thời gian di chuyển: Khi đi xe ô tô thì chắc chắn sẽ tiết kiệm thời gian hơn, không
phải dừng lại dọc đường để nghỉ ngơi hay tiếp thêm nhiên liệu hay lạc mất thành
viên như khi đi bằng xe máy; đặc biệt đi theo tour chúng ta còn không cần chuẩn bị
các công tác hậu cần ( đồ ăn, nước uống, các dụng cụ cần thiết khác,….) hoặc chỉ
thuê xe thì sẽ rẻ hơn đi theo tour, cũng sẽ đến địa điểm nhanh hơn
Kinh phí: Khi tự chuẩn bị phương tiện và các đồ dùng cần thiết thì sẽ giúp chúng ta
tính toán, cân nhắc được, chỉ chuẩn bị những thứ cần thiết và tất yếu, tiết kiệm chi
phí; nhất là đối với sinh viên thì kinh phí là một trong những vấn đề quan trọng
nhất.
Sự an toàn trong chuyến đi: Đi xe máy sẽ rất dễ phát sinh các vấn đề trong quá

trình di chuyển dọc đường ( lạc đoàn, thủng lốp, gặp sự cố…) sẽ ảnh hưởng đến


-



các bạn và chuyến đi. Sự an toàn trong quá trình di chuyển, thăm quan du lịch và
chơi các trò chơi cũng rất quan trọng, nếu chúng ta đi theo tour hoặc thuê xe sẽ
giảm thiểu được tối đa các phát sinh không đáng có trong chuyến đi.
Khoảng thời gian cho các hoạt động: Nếu tự tổ chức ta sẽ làm chủ được thời gian
hơn nên thời gian cho các hoạt động cũng được tự nhiên và linh hoạt hơn.
Sự thú vị trong chuyến đi: Nếu đi bằng xe máy, trong quá trình di chuyển chúng ta
có thể dừng ở những nơi có cảnh đẹp dọc đường để chụp ảnh, selfie, check in…
Còn nếu đi theo đoàn thì sẽ bị bó hẹp trong kế hoạch của công ty du lịch.
Sự tiện lợi trong chuyến đi: Khi tự chuẩn bị, chúng ta có thể chọn lựa những đồ
dùng và số lượng mà mình muốn.
Ta có bảng đánh giá như sau:
Yếu tố
đánh giá

Thời
gian di
chuyển

Kinh
phí

Sự an
toàn

trong
chuyến
đi

Sự thú
vị trong
chuyến
đi

Tổng
điểm

4

Khoảng
thời
gian
cho các
hoạt
động
7

PA1: Tự
tổ chức
PA2:
Thuê
trọn gói
PA3:
Thuê xe
và tự tổ

chức

4

8

7

30

8

5

9

6

5

33

5

8

9

6

6

34

1.3.5. Bước 5: Ra quyết định
Dựa vào sự phân tích, các tiêu chí đánh giá được thể hiện ở bảng trên theo
phương pháp trọng số ta có thể đưa ra nhận xét như sau:
-

-

-

Phương án 1: Tự tổ chức
+ Ưu điểm: giảm thiểu tối đa chi phí, chủ động và linh hoạt hơn
+ Nhược điểm : khoảng thời gian cho các hoạt động vui chơi ngắn do thời gian di
chuyển kéo dài và quá trình di chuyến đến địa điểm ko đảm bảo an toàn
Phương án 2: Thuê chọn gói
+ Ưu điểm : an toàn cao, được trải nghiệm dịch vụ tốt hơn
+ Nhược điểm: thời gian tổ chức các hoạt động và sự tiện lợi chưa đạt kết quả cao
như mong muốn do phải phụ thuộc vào bên nhà xe và bên thuê dịch vụ;
Phương án 3: Thuê xe và tự tổ chức




+ Ưu điểm: Kinh phí thấp, an toàn, tiện lợi nhìn chung đáp ứng được khá tốt các
tiêu chí còn lại
Cuối cùng, cả nhóm đưa ra quyết định là chọn thực thi theo phương án 3: Thuê xe
và tự tổ chức để tổ chức một chuyến đi dã ngoại cho cả lớp ngày 1/5

II. NHỮNG RỦI RO, MÂU THUẪN CÓ THỂ XẢY RA TRONG QUÁ
TRÌNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI VÀ GIẢI PHÁP
2.1. Rủi ro và mâu thuẫn có thể xảy ra trong quá trình tổ chức chuyến đi
2.1.1. Mâu thuẫn có thể ảy ra
- Trước chuyến đi: Mâu thuẫn khi có nhiều ý kiến về tổ chức dã ngoại, không hài
lòng về nhóm trưởn, phân chia công việc và vấn đề tài chính.
- Trong chuyến đi: Phân chia công việc không hợp lí, thoongtin từ nhóm trưởng đến
thành viên bị sai
- Sau chuyến đi: Thấy lợi ích của chuyến di chưa thoả đáng, các thành viên mâu
thuấn hiềm khích với nhau.
2.1.2. Rủi ro có thể xảy ra
- Trước chuyến đi: Tình hình sức khoẻ thành viên không tốt, tủi ro về thời tiết.
- Trong chuyên đi: Các thành viên gặp tai nạn, lạc, ngã do cây, di chuyển khó khăn,
rủi ro về tài chính bị lừa mua đồ
- Sau chuyến đi: Mắc các bênh truyền nhiễm
2.2. Giải pháp
2.2.1. Giải pháp khắc phục mâu thuẫn
- Lớp trưởng quyết định, thành viên biểu quyết
- Sự chủ động của các thành viên, phân chia công việc một cách đúng đắn, xây
dựng tinh thần đoàn kết, giao lưu, học hỏi
- Minh bạch về tài chính, thông tin chính xác đến thành viên
- Lớp trưởng nhìn nhận mâu thuẫn khách quan và giải quyết thấu đáo
2.2.2. Giải pháp khắc phục rủi ro
- Nắm bắt số lượng người tham gia
- Đi tiền trạm
- Chuẩn bị: thức ăn, nước uống, dụng cụ y tế, nooijdung chuyến đi chặt chẽ