Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hoạt động khoa học công nghệ của viện đại học mở hà nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

ĐỀ TÀI
ÀI NGHIÊN C
CỨU KHOA HỌC
C 2014

“NGHIÊN C
CỨU ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN
ẢN LÝ HO
HOẠT ĐỘNG KHOA HỌC
C CÔNG NGHỆ
NGH
CỦ
ỦA VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI”
Mã số: V2014-09

Chủ nhiệm đề tài:
ài: Ths. Lê Thị
Th Minh Thảo
Đơn vị công tác: Phòng
òng NCKH và HTQT

HÀ NỘI - 2014


CÁC THÀNH VIÊN THAM GIA THỰC HIỆN ĐỀ TÀI

1. ThS. Lê Thị Minh Thảo

Chủ nhiệm đề tài

2. PGS.TS. Trần Hữu Tráng
3. ThS. Đặng Thị Thùy
4. ThS. Mạc Vân Hải
5. ThS. Nguyễn Hương An

II


DANH MỤC VIẾT TẮT
Viết tắt

Đọc là

CNTT

Công nghệ Thông tin

ĐHKHXHNV

Đại học khoa học xã hội và nhân văn

ĐHQG

Đại học quốc gia

GD&ĐT

Giáo dục và Đào tạo

HN

Hà Nội

HTQT

Hợp tác quốc tế

KH&CN

Khoa học và Công nghệ

KHCN

Khoa học Công nghệ

NCKH

Nghiên cứu Khoa học

ĐHKT

Đại học kinh tế

DANH MỤC THUẬT NGỮ
Viết tắt

Diễn dịch

Database

Cơ sở dữ liệu

Information

Thông tin

System

Hệ thống

III


MỤC LỤC
DANH MỤC VIẾT TẮT ................................................................................................... III
PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................................. 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ................................................................................................... 1
2. Tình hình nghiên cứu của đề tài....................................................................................... 2
3. Mục tiêu ........................................................................................................................... 5
4. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................................. 5
5. Phạm vi nghiên cứu ......................................................................................................... 6
6. Nội dung nghiên cứu........................................................................................................ 6
CHƯƠNG I .......................................................................................................................... 8
KHÁI QUÁT LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KHOA HỌC ............................................................................. 8
1.1. Khái niệm hoạt động khoa học ..................................................................................... 8
1.2. Quản lý hoạt động khoa học và công nghệ ................................................................... 9

1.3. Hệ thống thông tin quản lý ......................................................................................... 12
1.4. Công nghệ thông tin và ứng dụng CNTT ................................................................... 14
CHƯƠNG 2 ....................................................................................................................... 18
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KHOA HỌC CÔNG NGHỆ
TẠI VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI .................................................................................. 18
2.1. Khái quát về tình hình NCKH của cán bộ, giảng viên và sinh viên Viện Đại học
Mở Hà Nội ......................................................................................................................... 18
2.2. Khái quát tình hình quản lý hoạt động KHCN của Viện ĐH Mở Hà Nội ................. 19
2.3. Đánh giá chung về những hạn chế trong công tác quản lý hoạt động NCKH............ 27
2.4. Kinh nghiệm ứng dụng CNTT trong quản lý các hoạt động KHCN .......................... 28
CHƯƠNG III ..................................................................................................................... 34
GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HOẠT
ĐỘNG KHOA HỌC CÔNG NGHỆ CỦA VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI ..................... 34
3.1 Tình hình tin học hoá của Viện ĐH Mở Hà Nội ......................................................... 34
3.2 Quy trình quản lý nghiên cứu khoa học ....................................................................... 35
3.3 Hệ thống quản lý hoạt động Nghiên cứu Khoa học và công nghệ ............................. 48
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ........................................................................................... 51
Tài liệu tham khảo ............................................................................................................. 54

IV


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Thế giới đang bước vào giai đoạn mới, giai đoạn phát triển mạnh mẽ của
công nghệ thông tin (CNTT). Mọi loại thông tin, số liệu, âm thanh, hình ảnh …
đều có thể được đưa về dạng kỹ thuật số để lưu trữ, xử lý và phổ biến cho nhiều
người. Những thiết bị và sự kết nối của thời đại kỹ thuật số cho phép con người
dễ dàng tìm kiếm, thu thập, chia sẻ thông tin. CNTT đến với từng người dân,
từng người quản lý, nhà khoa học….Không có lĩnh vực nào, không có nơi nào

không có mặt của CNTT. Công nghệ thông tin là một trong các động lực quan
trọng thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế - xã hội. Ứng dụng và phát triển
công nghệ thông tin sẽ góp phần giải phóng mọi tiềm năng, sức mạnh, nguồn
lực vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới,
công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc
sống của nhân dân, đảm bảo an ninh quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu
để thực hiện thắng lợi sự nghiệp Cách mạng của Đảng. Nhận thức rõ vai trò
quan trọng của CNTT trong phát triển kinh tế - xã hội, ngày 06 tháng 10 năm
2005 Chính phủ đã ban hành Quyết định số 246/QĐ-TTg phê duyệt Chiến lược
phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định
hướng đến năm 2020. Chiến lược đã nhấn mạnh: “Ứng dụng rộng rãi công
nghệ thông tin và truyền thông trong mọi lĩnh vực, khai thác có hiệu quả thông
tin và tri thức trong tất cả các ngành.” Trong lĩnh vực Giáo dục, đào tạo việc
ứng dụng CNTT không chỉ góp phần nâng cao chất lượng dạy và học ở tất cả
các cấp, các bậc học, mà còn hỗ trợ đắc lực trong quá trình dạy học cũng như
trong quản lý. CNTT đang ngày càng thể hiện rõ vai trò “trợ lý quan trọng” đối
với hoạt động quản lý giáo dục. Nhiều cơ sở giáo dục đã ứng dụng CNTT thành
công trong quản lý hoạt động dạy học và hoạt động nghiên cứu khoa học. Trong
bối cảnh đó, nghiên cứu ứng dụng CNTT trong quản lý hoạt động NCKH của
1


Viện Đại học Mở Hà Nội mang tính cấp thiết và có nhiều ý nghĩa lý luận và
thực tiễn đối với sự phát triển của nhà trường..
2. Tình hình nghiên cứu của đề tài
Ngày nay, các thành tựu khoa học và công nghệ, đặc biệt là những thành
tựu trong nửa đầu thế kỷ 20 đã làm thay đổi căn bản bức tranh của thế giới, đặc
biệt trong bình diện của từng quốc gia. Khoa học và công nghệ ngày càng thực
sự trở thành một động lực phát triển kinh tế - xã hội một cách bền vững, toàn
diện. Đối với Việt Nam, khoa học và công nghệ có vai trò rất quan trọng, đó là

vai trò nhận thức và cải tạo xã hội. Nghị quyết Hội nghị Trung ương Đảng lần
thứ 2 (khóa VIII) đã chỉ rõ quan điểm phát triển KH&CN của Đảng ta trong đó
phải coi KH&CN là nội dung then chốt của các ngành, các cấp. Trong bối cảnh
giao lưu và hội nhập của nước ta hiện nay, đã có một số công trình nghiên cứu
ứng dụng CNTT trong quản lý hoạt động của các ngành, các cơ quan, đơn vị.
Có thể kể ra một số công trình tiêu biểu sau:
Luận án Tiến sĩ: “Mô hình quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học trong
đại học đa ngành đa lĩnh vực” của tác giả Lê Yên Dung năm 2010. Đề tài đã đề
xuất các mô hình và các giải pháp phát triển quản lý hoạt động nghiên cứu khoa
học trong đại học đa ngành, đa lĩnh vực phù hợp với thực tiễn giáo dục đại học
Việt Nam, góp phần nâng cao chất lượng nghiên cứu khoa học và đào tạo, đáp
ứng nhu cầu xã hội, tiến tới hội nhập nền giáo dục đại học tiên tiến trên thế giới.
Trong các giải pháp phát triển quản lý hoạt động NCKH của đề tài, tác giả đã
rất chú trọng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý
KHCN và coi đây là một giải pháp quan trọng mang tính tất yếu của sự phát
triển.
Luận án tiến sỹ “Cơ sở lí luận và thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin
– truyền thông trong quản lý hoạt động khoa học và công nghệ của ngành giáo
2


dục Việt Nam” của tác giả Lưu Lâm bảo vệ tại Viện Khoa học Giáo dục Việt
Namnăm 2010. Luận án đã nghiên cứu làm rõ thực trạng quản lí hoạt động khoa
học và công nghệ của ngành giáo dục Việt Nam trong tác giả có đánh giá một
số thành công và những bất cập. Tác giả cũng nghiên cứu kinh nghệm của một
số quốc gia trên thế giới trong việc ứng dụng CNTT để quản lí các hoạt động
khoa học và công nghệ. Trên cơ sở đó, tác giả đã đưa ra các giải pháp như nâng
cao nhận thức của cán bộ quản lí KHCN các cấp; hoàn thiện các văn bản pháp
quy về ứng dụng ICT trong quản lí KHCN ngành giáo dục; Xây dựng hệ thống
quản lý thông qua mối quan hệ điện tử giữa tổ chức và cá nhân; tăng cường

năng lực cơ sở hạ tầng ICT và xây dựng mới phần mềm hỗ trợ quản lý KHCN
ngành giáo dục.
Đề tài Nghiên cứu khoa học và công nghệ cấp bộ trọng điểm, mã số
B2000-70-02TĐ: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các hoạt động KHCN
của Bộ Giáo dục và Đào tạo giai đoạn 1” do TS. Quách Tuấn Ngọc làm chủ
nhiệm. Đề tài đã phân tích làm rõ cơ sở lý luận và giải pháp xây dựng hệ thống
thông tin nhằm quản lý các hoạt động KHCN cấp bộ của Bộ Giáo dục và Đào
tạo.
Đề tài Nghiên cứu khoa học và công nghệ cấp bộ, mã số B2001-07-07
“Ứng dụng CNTT nâng cao hiệu quả một số hoạt động quản lý của Trường ĐH
Khoa học, ĐH Huế”của tác giả Lê Mạnh Thạch. Đề tài đã phân tích làm rõ thực
trạng quản lý hoạt động khoa học của trường ĐH Khoa học, Đại học Huế, từ đó
đề xuất giải phap ứng dụng CNTT nhằm nâng cao hiệu quả các hoạt động quản
lí của trường ĐH Khoa học, ĐH Huế.
Đề tài Nghiên cứu khoa học và công nghệ cấp bộ, mã số B2002-52-26
“Ứng dụng CNTT trong quản lý các nhiệm vụ nghiên cứu khoa học và công
nghệ ở các trường đại học” của tác giả Vũ Thanh Hương. Đề tài đã phân tích

3


làm rõ vai trò của CNTT trong quản lý; phân tích làm rõ thực trạng trong quản
lí các nhiệm vụ khoa học và công nghệ của các trường đại học ở nước ta. Từ đó,
đề tài đưa ra các giải pháp ứng dụng CNTT để quản lý các nhiệm vụ nghiên cứu
khoa học và công nghệ của các trường đại học.
Đề tài Nghiên cứu khoa học và công nghệ cấp bộ, mã số B2005-80-25
“Đề xuất một số giải pháp ứng dụng CNTT trong quản lí hoạt động NCKH và
công nghệ (lĩnh vực khoa học giáo dục) ở một số cơ sở nghiên cứu” của tác giả
Nguyễn Thị Lan Anh. Đề tài đã phân tích thực trạng quản lí hoạt động NCKH
và công nghệ thuộc lĩnh vực khoa học và giáo dục ở một số cơ sở nghiên cứu

khoa học ở nước ta, làm rõ những bất cập hạn chế trong quản lí hoạt động
NCKH và công nghệ của các cơ sở này, từ đó kiến nghị những giải pháp ứng
dụng CNTT để nâng cao hiệu quả quản lí hoạt động NCKH và công nghệ thuộc
lĩnh vực khoa học và giáo dục của các cơ sở nghiên cứu ở nước ta.
Ngoài các công trình nghiên cứu tiêu biểu trên, cũng có một số bài viết
đăng trên các tạp chí chuyên ngành có liên quan đến đề tài. Có thể nói, các công
trình nghiên cứu khoa học trên đã phân tích làm rõ cơ sở, vai trò, tầm quan
trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý các hoạt động khoa
học và công nghệ cả trên bình diện vĩ mô, cả trên bình diện vi mô ở một số cơ
quan, đơn vị. Đây là những kết quả quan trọng mà đề tài có thể kế thừa trong đề
tài nghiên cứu của mình. Tuy nhiên, mỗi đơn vị, cơ quan có những đặc thù
riêng, vì thế, việc ứng dụng CNTT trong quản lý hoạt động NCKH và công
nghệ của mỗi đơn vị, cơ quan cũng phải có những nét đặc thù phù hợp với đặc
điểm của mỗi cơ quan thì mới phát huy hiệu quả cao nhất. Đây chính là hướng
đi của đề tài nhằm nghiên cứu ứng dụng CNTT trong quản lý hoạt động NCKH
và công nghệ phù hợp với đặc thù của Viện đại học Mở Hà Nội, một trường đại
học công lập thực hiện tự chủ về tài chính.

4


3. Mục tiêu
Đề tài hướng đến mục tiêu nghiên cứu ứng dụng CNTT trong quản lý các
hoạt động NCKH của Viện Đại học Mở Hà Nội nhằm đạt được hiệu quả cao
nhất.
4. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập, phân tích và tổng hợp tài liệu: Phương pháp thu
thập, phân tích và tổng hợp tài liệu là phương pháp cần thiết trong việc tiếp cận
vấn đề nghiên cứu. Trên cơ sở những tài liệu thu thập được và những kết quả
phân tích, tổng hợp tài liệu, nhóm nghiên cứu đã định hình được những thông

tin, dữ liệu toàn diện và khái quát về chủ đề nghiên cứu.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đây là phương pháp được nhóm
nghiên cứu sử dụng trong quá trình thực hiện đề tài nhằm mục đích tìm hiểu
thực trạng công tác quản lý hoạt động KHCN tại một số trường đại học trong và
ngoài nước.
Phương pháp chuyên gia: Việc tham khảo ý kiến của các chuyên gia
thuộc các lĩnh vực liên quan đến chủ đề nghiên cứu là rất cần thiết. Các chuyên
gia được mời tham gia ý kiến là các chuyên gia trong lĩnh vực quản lý, quản lý
giáo dục và công nghệ thông tin. Các ý kiến đóng góp của các chuyên gia giúp
cho việc hoàn thiện và nâng cao giá trị của các kết quả nghiên cứu của đề tài.
Phương pháp phân tích hệ thống: Phương pháp phân tích hệ thống là
phương pháp cơ bản được sử dụng trong hầu hết các công trình nghiên cứu, đề
tài đã sử dụng phương pháp này để phân tích mối liên hệ giữa các vấn đề lý
thuyết và thực tiễn khả năng ứng dụng CNTT trong công tác quản lý Khoa học
tại Viện.

5


5. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài giới hạn phạm vi nghiên cứu đề xuất giải pháp ứng dụng CNTT
trong quản lý các hoạt động KHCN của Viện Đại học Mở Hà Nội. Để có thể
ứng dụng được CNTT trong quản lý các hoạt động KHCN của Viện, đề tài phân
tích làm rõ các nội dung, các quy trình quản lý làm cơ sở để ứng dụng CNTT
vào quản lý.
6. Nội dung nghiên cứu
- Đề tài nghiên cứu làm rõ một số khái niệm về hoạt động khoa học và
công nghệ, quản lý, quản lý hoạt động khoa học và công nghệ, công nghệ thông
tin, website, quản lý, hoạt động quản lý KHCN, hồ sơ quản lý KHCN…
- Đề tài phân tích khả năng ứng dụng CNTT vào quản lý hoạt động

KHCN và quản lý hồ sơ hoạt động NCKH, cụ thể như: xây dựng kế hoạch, tổ
chức và chỉ đạo thực hiện, kiểm tra, đồng thời xác định những nguyên tắc trong
việc ứng dụng CNTT vào quản lý hoạt động KHCN:
Nguyên tắc bảo mật;
Nguyên tắc an toàn về dữ liệu;
Nguyên tắc phân cấp quản lý.
- Đề tài xây dựng cơ sở dữ liệu nhằm phục vụ cho việc ứng dụng CNTT
trong quản lý hoạt động KHCN của Viện ĐH Mở HN, gồm có:
+ Dữ liệu về các đề tài cấp Nhà nước, cấp Bộ (cấp Bộ thườngvà cấp Bộ
trọng điểm), các đề tài cấp cơ sở (cấp Viện);
+ Dữ liệu về các cán bộ nghiên cứu trong và ngoài Viện;( Cán bộ cơ hữu,
cán bộ thỉnh giảng )
+ Dữ liệu về báo cáo, kế hoạch KHCN một số năm;

6


+ Các biểu mẫu, văn bản quy định thực hiện đề tài (Theo quyết định số
24/2005/QĐ-BGD&ĐT);
+ Một số thông tin khác;
+ Ứng dụng trong công tác quản lý đề tài/nhiệm vụ NCKH (theo dõi từng
đề tài, hệ thống các đề tài, tiến độ các đề tài);
+ Ứng dụng trong công tác lập kế hoạch và xây dựng báo cáo khoa học
hàng năm; Xác định lực lượng cán bộ nghiên cứu;
+ Ứng dụng trong một số hoạt động khác (đề xuất sách hội đồng nghiệm
thu, tìm kiếm chuyên gia lĩnh vực nghiên cứu, lập nhóm cán bộ nghiên
cứu phục vụ công tác nghiên cứu KHCN, đánh giá tiềm năng nguồn nhân
lực nghiên cứu của Viện…);
+ Ứng dụng để các đơn vị nghiên cứu trong Viện thống kê, theo dõi hệ
thống đề tài của đơn vị mình; Nắm bắt được tiến độ các đề tài và phối

hợp cùng Phòng NCKH và HTQT trong công tác nhắc nhở các chủ
nhiệm đề tài thực hiện đúng thời hạn đề tài đã đăng ký; Thống kê và theo
dõi các nội dung trong và ngoài đơn vị mình đã được nghiên cứu để phục
vụ công tác xây dựng các đề tài, các nhiệm vụ nghiên cứu mới; Xây dựng
các báo cáo về công tác NCKH của đơn vị.
+ Ứng dụng để các cán bộ nghiên cứu trong và ngoài Viện: Xác định, cập
nhật được tên đề tài/nhiệm vụ, nội dung và kết quả các đề tài có liên quan
tới hướng nghiên cứu và hướng đề xuất đề tài/nhiệm vụ của mình; Theo
dõi các thông tin khoa học mới, các văn bản quy định mới, các thông tin
khác…

7


CHƯƠNG I
KHÁI QUÁT LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KHOA HỌC
1.1. Khái niệm hoạt động khoa học
Điều 2 khoản 3 Luật Khoa học và Công nghệ năm 2013 định nghĩa: “Hoạt
động khoa học và công nghệ là hoạt động nghiên cứu khoa học, nghiên cứu và
triển khai thực nghiệm, phát triển công nghệ, ứng dụng công nghệ, dịch vụ
khoa học và công nghệ, phát huy sáng kiến và hoạt động sáng tạo khác nhằm
phát triển khoa học và công nghệ.” Định nghĩa này cho thấy hoạt động khoa
học và công nghệ bao gồm rất nhiều loại. Có thể chia hoạt động khoa học và
công nghệ thành ba nhóm chính:
- Các hoạt động nghiên cứu khoa học. Đây là các hoạt động nhằm khám phá,
phát hiện, tìm hiểu bản chất, quy luật của sự vật, hiện tượng tự nhiên, xã hội và
tư duy; sáng tạo giải pháp nhằm ứng dụng vào thực tiễn. Theo Luật Khoa học
và Công nghệ 2013 thì nghiên cứu khoa học bao gồm nghiên cứu cơ bản và
nghiên cứu ứng dụng.

- Các hoạt động ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học và công nghệ. Đây
là các hoạt động nhằm ứng dụng các kết quả nghiên cứu khoa học và công nghệ
vào thực tiễn đời sống xã hội. Từ kết quả NCKH đến việc ứng dụng kết quả đó
vào thực tiễn đời sống, phục vụ cho nền kinh tế - xã hội bao giờ cũng trải qua
một quá trình nhất định.
- Các hoạt động dịch vụ khoa học và công nghệ. Dịch vụ khoa học và công
nghệ là các hoạt động phục vụ việc nghiên cứu khoa học và phát triển công
nghệ; các hoạt động liên quan đến sở hữu trí tuệ, chuyển giao công nghệ; các
dịch vụ về thông tin, tư vấn, đào tạo, bồi dưỡng, phổ biến, ứng dụng tri thức
khoa học và công nghệ và kinh nghiệm thực tiễn. Trong nền kinh tế thị trường,
8


hoạt động dich vụ khoa học và công nghệ giữ vai trò quan trọng trong việc hỗ
trợ đắc lực cho hoạt động KHCN.
1.2. Quản lý hoạt động khoa học và công nghệ
1.2.1. Khái niệm quản lý
Trong lịch sử phát triển của xã hội loài người, từ khi có sự phân công lao
động đã xuất hiện một dạng lao động mang tính đặc thù, đó là tổ chức, điều
khiển các hoạt động lao động theo những yêu cầu nhất định. Dạng lao động
mang tính đặc thù đó được gọi là hoạt động quản lý.
Khái niệm “quản lý” được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau dựa trên
cơ sở những cách tiếp cận khác nhau, vừa là khoa học vừa là nghệ thuật đang là
vấn đề thu hút nhiều sự quan tâm. Sau đây là một số định nghĩa về “quản lý”:
- Theo F.W.Tay lor (nhà quản lý người Mỹ 1856 - 1915) người có học
thuyết chú trọng vào nhiệm vụ cho rằng “Quản lý là nghệ thuật biết rõ ràng,
chính xác cái gì cần làm và làm cái đó bằng phương pháp tốt nhất và rẻ nhất”
- Theo H.Fayol (1841-1925), kỹ sư người Pháp - Ông quan niệm: “Quản
lý hành chính là kế hoạch hoá, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra”. Trong
học thuyết quản lý của mình H.Fayol đưa ra 5 chức năng cần thiết của một nhà

quản lý là: Dự báo và lập kế hoạch; Tổ chức; Điều khiển; Phối hợp; Kiểm tra.
Theo Đặng Vũ Hoạt, Hà Thế Ngữ trong “Những vấn đề cốt yếu trong
quản lý”: Quản lý là một quá trình định hướng, quá trình có mục tiêu quản lý
một hệ thống nhằm đạt được những mục tiêu nhất định.
Sau khi xem xét phân tích các khái niệm quản lý trên có thể đưa ra khái
niệm về quản lý dưới đây:

9


Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra công
việc của các thành viên của một tổ chức nhằm sử dụng các nguồn lực hợp lý
để đạt được các mục đích đã định.
Với khái niệm này, về bản chất quá trình quản lý có thể được biểu diễn
dưới dạng sơ đồ sau:
Môi trường bên ngoài
Lập kế hoạch

Tổ chức

Kiểm tra

Lãnh đạo

Hình 1: Bản chất quá trình quản lý
Như vậy, đối với mỗi hệ thống hoạt động, quản lý có thể chia ra 3 nội
dung lớn: Lập kế hoạch; Tổ chức và lãnh đạo việc thực hiện kế hoạch; Kiểm
tra, đánh giá các hoạt động và việc thực hiện các mục tiêu đề ra. Trong những
điều kiện cần thiết có thể điều chỉnh lại kế hoạch, hoặc mục tiêu, hoặc các hoạt
động cụ thể hoặc đồng thời có thể điều chỉnh cả 2 hoặc 3 thành tố cho phù hợp.

Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng bị quản lý nhằm
đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường. Với khái
niệm trên, quản lý bao gồm các điều kiện sau:
- Phải có một chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động, và một đối
tượng bị quản lý phải tiếp nhận các tác động của chủ thể quản lý tạo ra. Tác
động có thể chỉ là một lần mà cũng có thể là liên tục nhiều lần.
- Phải có một mục tiêu đặt ra cho cả đối tượng và chủ thể, mục tiêu này là
căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động.

10


- Chủ thể có thể là một người, nhiều người, một thiết bị. Còn đối tượng
có thể là con người (một hoặc nhiều người) hoặc giới vô sinh (máy móc, thiết
bị, đất đai, thông tin, hầm mỏ v.v…) hoặc giới sinh vật (vật nuôi, cây trồng).

Chủ thể quản
lý
Mục tiêu
Đối tượng bị
quản lý

1.2.2. Quản lí hoạt động khoa học và công nghệ trong trường đại học
Quản lý hoạt động khoa học được hiểu là quá trình lập kế hoạch, tổ chức,
lãnh đạo và kiểm tra các hoạt động khoa học và công nghệ. Nói cách khác,
quản lý hoạt động khoa học và công nghệ được hiểu là quá trình quản lý các
hoạt động: Nghiên cứu cơ bản; Nghiên cứu ứng dụng; Phát triển công nghệ;
Triển khai thực nghiệm và sản xuất thử nghiệm; Dịch vụ khoa học và công
nghệ.
Trong các trường đại học, hoạt động khoa học có những đặc thù vì đây là

môi trường tập trung nhiều nhà khoa học đầu ngành, có tinh thần say mê nghiên
cứu khoa học và cống hiến cho hoạt động NCKH. Điều 3Nghị định số
99/2014/NĐ-CP ngày 25/10/2014 của Chính phủ quy định việc đầu tư phát
triển tiềm lực và khuyến khích hoạt động khoa học và công nghệ đã xác định:
“Hoạt động khoa học và công nghệ trong các cơ sở giáo dục đại học là hoạt

11


động nghiên cứu khoa học, nghiên cứu và triển khai thực hiện, phát triển công
nghệ, ứng dụng công nghệ, dịch vụ khoa học và công nghệ, phát huy sáng kiến
và các hoạt động sáng tạo khác nhằm phát triển khoa học và công nghệ”.
Nhìn chung, hoạt động khoa học và công nghệ trong các trường đại học
bao thường bao gồm các hoạt động:
- Thực hiện các đề tài NCKH các cấp
- Triển khai ứng dụng các kết quả nghiên cứu khoa học
- Chuyển giao công nghệ các sản phẩm nghiên cứu
- Biên soạn giáo trình, tài liệu tham khảo
- Viết bài cho các tạp chí khoa học trong và ngoài nước
- Tham dự các hội thảo khoa học trong và ngoài nước
1.3. Hệ thống thông tin quản lý
1.3.1 Thông tin và dữ liệu
Thông tin (Information) là một khái niệm trừu tượng, tuy nhiên, đây lại
chính là cái để chúng ta có thể hiểu biết và nhận thức thế giới.
Thông tin tồn tại khách quan, có thể ghi lại và truyền đi. Những điều mà
ta gặp hàng ngày như thông tin dự báo thời tiết, tin điện sắp sửa tăng giá, lịch
tập huấn của đội tuyển Việt Nam...chính là thông tin. Việc chúng ta ghi lại
những điều này ra giấy, đó là chúng ta ghi lại thông tin. Còn việc chúng ta nói
với mọi người những điều này hoặc đưa cho mọi người xem những điều này, đó
là truyền tin.

Dữ liệu (Data) là nguyên liệu của hệ thống thông tin được biểu diễn dưới
nhiệu dạng: văn bản, truyền khẩu, hình vẽ,... và những vật mang tin: giấy, bảng,
đĩa từ...
12


1.3.2 Hệ thống
Hệ thống là tập hợp các phần tử tương tác được tổ chức nhằm thực hiện
một mục đích xác định. Các phần tử ở đây là tập hợp các phương tiện vật chất
và nhân lực.
Tổ chức tạo thành một hệ thống mở, nghĩa là liên hệ với một môi trường.
Một số phần tử của hệ thống có sự tương tác với bên ngoài (cung ứng, thương
mại, v.v…).
Đặc điểm cơ bản của hệ thống là tính động.
1.3.3 Hệ thống quản lý
Hệ thống quản lý là một hệ thống có một mục đích mang lại lợi nhuận
hoặc lợi ích nào đó. Đặc điểm của hệ thống là có sự tham gia của con người và
có trao đổi thông tin. Các quy trình hoạt động sẽ được tích hợp trong hệ thống
giúp quy trình thực hiện đầy đủ và đúng đắn.
1.3.4 Hệ thống thông tin (Information System)
Là một hệ thống sử dụng công nghệ thông tin để thu thập, truyền, lưu trữ,
xử lý và biểu diễn thông tin trong một hay nhiều quá trình kinh doanh. Hệ thống
thông tin phát triển qua bốn loại hình:
- Hệ xử lý dữ liệu: lưu trữ và cập nhật dữ liệu hàng ngày, ra các báo cáo
theo định kỳ (Ví dụ: Các hệ thống tính lương).
- Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS):
gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng thông tin giúp con người trong sản
xuất, quản lý và ra quyết định.

13

- Hệ trợ giúp quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định (cho phép nhà
phân tích ra quyết định chọn các phương án mà không phải thu thập và phân
tích dữ liệu).
- Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết
định một cách thông minh.
1.3.5 Vai trò, nhiệm vụ của hệ thống thông tin
- Vai trò: Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ quyết định
và hệ tác nghiệp trong hệ thống quản lý.
- Hệ thống thông tin có hai nhiệm vụ chủ yếu là: Trao đổi thông tin với
môi trường ngoài, thực hiện việc liên lạc giữa các bộ phận và cung cấp thông
tin cho các hệ quyết định và hệ tác nghiệp.
1.4. Công nghệ thông tin và ứng dụng CNTT
Công nghệ Thông tin, viết tắt CNTT, (tiếng Anh: Information
Technology hay là IT) là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần
mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông
tin.
Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được định nghĩa trong nghị
quyết số 49/CP ngày 04/08/1993 của Chính phủ về phát triển công nghệ thông
tin ở nước ta: " Công nghệ thông tin (CNTT) là tập hợp các phương pháp khoa
học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính
và viễn thông - nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài
nguyên thông tin rất phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của
con người và xã hội".Điều 4 khoản 1 Luật Công nghệ thông tin năm 2006 định
nghĩa: ”Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ

14

và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và
trao đổi thông tin số.”
Các lĩnh vực chính của công nghệ thông tin bao gồm quá trình tiếp thu,
xử lý, lưu trữ và phổ biến hóa âm thanh, phim ảnh, văn bản và thông tin số bởi
các vi điện tử dựa trên sự kết hợp giữa máy tính và truyền thông. Một vài lĩnh
vực hiện đại và nổi bật của công nghệ thông tin như: các tiêu chuẩn Web thế hệ
tiếp theo, sinh tin, điện toán đám mây, hệ thống thông tin toàn cầu, tri thức quy
mô lớn và nhiều lĩnh vực khác. Các nghiên cứu phát triển chủ yếu trong ngành
khoa học máy tính.
Trong những năm qua, việc phát triển cơ sở hạ tầng kỹ thuật, mạng lưới
công nghệ thông tin - truyền thông ngày càng hiện đại, đồng bộ. Dịch vụ bưu
chính, viễn thông, công nghệ thông tin, truyền thông, phát thanh, truyền hình,
bản tin, sách, báo tạp chí đã cơ bản được chuyển tải tới người dân, góp phần
xóa dần khoảng cách thông tin giữa các vùng miền, tạo điều kiện thuận lợi cho
người dân, doanh nghiệp truy nhập và khai thác thông tin nhanh chóng, thuận
lợi.
CNTT được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như: Điều hành
quản lý, cải cách hành chính, khai thác thông tin, tuyên truyền, quảng cáo, vui
chơi giải trí... thông qua các kênh thông tin tuyên truyền phản ánh kịp thời các
sự kiện chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội.
Trong vài năm gần đây, việc ứng dụng CNTT vào lĩnh vực Giáo dục Đào
tạo phát triển rất mạnh mẽ. CNTT không những được ứng dụng để phục vụ
công tác quản lý đào tạo, mà còn được ứng dụng trực tiếp trong đào tạo. Việc
ứng dụng Công nghệ Thông tin đã làm tăng chất lượng quản lý đào tạo và đào
tạo.

15


Điều 4 khoản 5 Luật Công nghệ thông tin năm 2006 định nghĩa: “Ứng

dụng công nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt
động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạt
động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt động
này “. Ứng dụng CNTT trong quản lý hoạt động khoa học và công nghệ của các
trường đại học được hiểu là việc sử dụng CNTT vào việc quản lý các hoạt động
khoa học và công nghệ của một trường đại học. Nói cách khác, đây là quá trình
sử dụng công nghệ thông tin trong quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và
kiểm tra các hoạt động nghiên cứu khoa học và công nghệ của một trường đại
học nhằm khai thác tối đa tiềm năng khoa học và công nghệ để phục vụ sự phát
triển của trường.
Việc ứng dụng CNTT trong quản lý cần bảo đảm quá trình quản lý thông
suốt, nhanh chóng, thuận tiện và chính xác để giúp chủ thể quản lí có thông tin
kịp thời phục vụ việc đưa ra các quyết định nhanh chóng và có hiệu quả cao.
Việc ứng dụng CNTT trong quản lý các hoạt động khoa học và công
nghệ của một trường đại học cũng tương tự như việc ứng dụng CNTT trong
quản lý nói chung. Nghĩa là quá trình này cần đáp ứng các nội dung:
- Lập kế hoạch: Lập kế hoạch là xác định mục tiêu, nội dung, các biện
pháp, cách thức để đạt được mục tiêu của hoạt động khoa học và công nghệ của
trường đại học.
- Tổ chức thực hiện: Là quá trình biến các kế hoạch thành hiện thực. Đây
là một công đoạn đòi hỏi cần phát huy tất cả các nguồn lực nhằm thực hiện tốt
kế hoạch để đạt được mục đích đề ra.
- Chỉ đạo thực hiện: Quá trình thực hiện không thể thiếu người dẫn dắt,
xử lí các khó khăn vướng mắc phát sinh. Quá trình chỉ đạo, lãnh đạo giữ vai trò
quan trọng quyết định sự thành bại của kế hoạch.
16


- Kiểm tra: Kiểm tra là khâu quan trọng giúp phát hiện kịp thời những
hạn chế yếu kém để kịp thời khắc phục nhằm đạt hiệu quả cao nhất.

17


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KHOA HỌC
CÔNG NGHỆ TẠI VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI
2.1. Khái quát về tình hình NCKH của cán bộ, giảng viên và sinh viên Viện
Đại học Mở Hà Nội
2.1.1 Khái quát tình hình hoạt động KHCN
Xác định nghiên cứu khoa học là một trong hai nhiệm vụ quan trọng của
một trường đại học nên Viện ĐH Mở HN luôn chú trọng, quan tâm tăng cường
hoạt động nghiên cứu khoa học theo hướng thiết thực và hiệu quả. Năm 2013,
đội ngũ cán bộ, giảng viên của Viện đã và đang thực hiện được 48 đề tài
Nghiên cứu khoa học các cấp và năm 2014 đã và đang thực hiện 47 đề tài
NCKH, trong đó có 04 đề tài cấp Nhà nước, 02 đề tài cấp Bộ và 41 đề tài cấp
Viện.Các đề tài cấp Nhà nước, cấp Bộ thực hiện tại Viện đóng góp vào quá
trình đào tạo của sinh viên thuộc các chuyên ngành khác nhau và góp phần
mang lại hiệu quả kinh tế - xã hội cho đất nước. Kết quả nghiên cứu của nhiều
đề tài đã được công bố trên các tạp chí chuyên ngành và hội nghị khoa học
trong nước và quốc tế, đồng thời được xuất bản dưới dạng sách chuyên khảo,
các bài viết cho các tạp chí chuyên ngành. Nhiều đề tài nghiên cứu khoa học
được đánh giá cao và mang lại nhiều hiệu quả kinh tế, xã hội. Đặc biệt, những
đề tài Nghiên cứu khoa học cấp Viện trong những năm gần đây đã đóng góp
tích cực cho sự nghiệp đổi mới trong quản lý, giảng dạy và học tập của Viện,
góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của Viện, đáp ứng nhu cầu của xã hội.
Cùng với việc thực hiện các đề tài Nghiên cứu khoa học, cán bộ, giảng
viên của Viện Đại học Mở Hà Nội cũng tích cực thực hiện các hoạt động khoa
học và công nghệ khác như viết giáo trình, tài liệu tham khảo, viết bài cho các
tạp chí, tham gia các hội nghị, hội thảo khoa học trong và ngoài nước. Từ năm

18


2011 đến nay, đội ngũ cán bộ, giảng viên cơ hữu của Viện đã có gần 150 bài
viết được đăng trên các tạp chí khoa học uy tín, trong đó có 22 bài được đăng
trên các tạp chí quốc tế và 128 bài được đăng trên các tạp chí trong nước. Việc
biên soạn giáo trình, tài liệu tham khảo cũng rất được chú trọng. Từ năm 2011
đến nay, Viện đã tổ chức biên soạn mới 79 giáo trình và nhiều sách chuyên
khảo, tham khảo.
Hoạt động nghiên cứu khoa học của sinh viên cũng luôn được chú trọng
và không ngừng phát triển cả về số lượng và chất lượng. Năm 2013, số lượng đề
tài NCKH của sinh viên được triển khai nghiên cứu là 199 đề tài, trong đó 01
sinh viên của Viện đã nhận được giải nhất “Tài năng khoa học trẻ Việt Nam”.
Năm 2014 Viện tổ chức triển khai 230 đề tài NCKH của sinh viên. Trong 7 đề tài
gửi tham gia xét giải thưởng Tài năng khoa học trẻ Việt Nam năm 2014, có 03 đề
tài đạt giải nhì và giải khuyến khích. Tại Hội nghị tổng kết 15 năm công tác
Nghiên cứu khoa họccủa sinh viên các trường đại học và cao đẳng trong cả nước
do Bộ Giáo dục và Đào tạo tổ chức, Viện Đại học Mở Hà Nội là một trong 15
đơn vị đã vinh dự được nhận bằng khen của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo
về các thành tích đạt được trong phong trào sinh viên Nghiên cứu khoa học.
2.2. Khái quát tình hình quản lý hoạt động KHCN của Viện ĐH Mở Hà
Nội
2.2.1 Quản lý dự án các cấp
Từ khi thành lập tới nay, Viện đại học Mở Hà Nội đã và đang tổ chức
thực hiện 01 dự án tăng cường năng lực nghiên cứu, 01 dự án liên kết với
Canada, 01 dự án do tổ chức KOICA Hàn Quốc tài trợ và phối hợp thực hiện đề
án Giáo dục 2020 của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Do đặc thù của Viện thực hiện
cơ chế tự chủ nên việc quản lý các dự án thường do các đơn vị trực tiếp triển

19

khai thực hiện. Việnchỉ quản lý, chỉ đạo vĩ mô chứ không tập trung quản lý trực
tiếp từng dự án.

2.2.2 Quản lý đề tài các cấp
Các đề tài thực hiện tại Viện đại học Mở Hà Nội bao gồm: đề tài NCKH
cấp Nhà nước, đề tài NCKH cấp Thành phố, đề tài NCKH cấp Bộ, đề tài
NCKH cấp Viện của cán bộ/giảng viên và đề tài NCKH của sinh viên.
Đối với các đề tài NCKH cấp nhà nước, cấp thành phố, cấp bộ, Viện là
đơn vị chủ trì và giao lại cho các cán bộ, giảng viên có kinh nghiệm thuộc lĩnh
vực chuyên môn thực hiện. Các công tác quản lý đề tài nghiên cứu khoa học
như xác định danh mục, tuyển chọn, phê duyệt và giao đề tài, tổ chức triển khai
và kiểm tra thực hiện đề tài, đánh giá kết quả của đề tài… chủ yếu do các cấp
giao đề tài thực hiện. Viện đại học Mở Hà Nội phối hợp cùng cơ quan giao đề
tài hành hướng dẫn nhóm nghiên cứu thực hiện đề tài và tổ chức nghiệm thu kết
quả sản phẩm, đề tài nhánh cấp Nhà nước, nghiệm thu cấp cơ sở của đề tài cấp
Bộ ở cấp cơ sở. Tuy nhiên, hệ thống hồ sơ lưu trữ của các đề tài này rất cồng
kềnh phức tạp ở nhiều cấp khác nhau. Hệ thống hồ sơ của cấp Nhà nước, Thành
phố, cấp Bộ bao gồm:
- Thuyết minh đề tài;
- Hợp đồng triển khai thực hiện đề tài;
- Phiếu bổ sung thuyết minh đề tài;
- Báo cáo thực hiện đề tài (6 tháng/1 lần);
- Công văn gửi các Bộ ngành giao đề tài về việc ban hành quyết định
nghiệm thu đề tài các cấp (cấp cơ sở và cấp tổ chức nghiệm thu);

20

- Quyết định thành lập Hội đồng đánh giá nghiệm thu đề tài các cấp
(cấp cơ sở và cấp tổ chức nghiệm thu);
- Biên bản họp hội đồng đánh giá nghiệm thu các cấp (cấp cơ sở và cấp
tổ chức nghiệm thu);
- Bản nhận xét của các uỷ viên phản biện của hội đồng các cấp (cấp cơ
sở và cấp tổ chức nghiệm thu);
- Tóm tắt kết quả nghiên cứu đề tài (bằng tiếng Anh và tiếng Việt);
- Báo cáo tình hình thực hiện tài chính của đề tài;
- Công văn gửi các Bộ ngành giao đề tài về việc ban hành quyết định
nghiệm thu đề tài các cấp (cấp cơ sở và cấp tổ chức nghiệm thu);
-

Báo cáo tổng kết và báo cáo tóm tắt của đề tài;

Đối với đề tài NCKH cấp cơ sở, công tác quản lý đề tài nghiên cứu khoa
học gồm các hoạt động như xác định danh mục, tuyển chọn, thẩm định nội
dung, tài chính phê duyệt và giao đề tài cho chủ nhiệm, tổ chức kiểm tra, đánh
giá kết quả thực hiện đề tài ... Phòng Nghiên cứu khoa học và Hợp tác quốc tế
đã xây dựng các quy định, quy trình thực hiện rất rõ ràng. Tuy nhiên, việc quản
lý hoạt động nghiên cứu khoa học vẫn còn thủ công, chưa triển khai ứng dụng
CNTT để quản lý nên hồ sơ quản lý từng giai đoạn còn ở dạng hồ sơ văn bản
thuần tuý, rất tốn thời gian khi tổng hợp số liệu, làm báo cáo. Hồ sơ của mỗi đề
tài từ khâu bắt đầu thực thiện đến khi kết thúc (nghiệm thu) đề tài, chủ yếu bao
gồm:
- Đề xuất đề tài cấp;
- Danh mục các đề xuất của các đơn vị theo từng năm;
- Quyết định thành lập hội đồng xác định đề tài;

21