Meo su dung power point

Mẹo sử dụng PowerPoint.
1. Sử dụng các mẫu PowerPoint sẵn có của Microsoft để tận dụng các thiết kế chuyên
nghiệp (Microsoft PowerPoint templates)
Cách chọn các template này như sau: Từ menu của Microsoft PowerPoint 2003, chọn Format Chọn
Slide Design… Bên phía tay phải của Microsoft PowerPoint 2003 sẽ xuất hiện các mẫu thiết kế sẵn
và bạn có thể chọn bất kỳ mẫu nào hợp với nội dung trình bày của bạn.
2. Sử dụng các hiệu ứng hoạt hình (Animation)
Một bài thuyết trình tốt ngoài việc có các hình ảnh minh họa trực quan thì việc mô tả các quy trình
bằng các chuyển động, âm thanh, kỹ xảo hình ảnh (được gọi chung là Animation) cũng có tác dụng
tốt cho người xem.
Để thiết lập một đối tượng trong Silde của bạn có thể chuyển động hoạt hình theo ý muốn. Bạn trỏ
phải vào đối tượng đó Chọn Custom Animation.
Bên tay phải màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại để bạn có thể thêm các hiệu ứng hoạt hình cho đối
tượng này. Ấn nút Add Effect Chọn các hiệu ứng (Nhấp nháy, bay từ trái sang phải, rơi từ trên
xuống dưới…).
3. Lưu các font chữ sử dụng trong Slide của bạn đi theo file PowerPoint
Việc này rất hữu ích khi Slide của bạn có soạn thảo bằng các font chữ không phổ biến (TCVN, VNI,
font thư pháp…), nó giúp bạn khi mang file PowerPoint này đến một máy tính khác trình diễn mà
máy này không có các font đó Slide của bạn vẫn hiển thị được nội dung như mong muốn.
Cách làm: Khi soạn thảo Slide xong, trên menu File của PowerPoint chọn Save as. Tại hộp thoại
Save as, chọn Tools (bên tay phải, phía trên cùng), chọn Save Option…
Hộp thoại mới mở ra và phía dưới cùng có lựa chọn Embed Truetype fonts. Sau khi lựa chọn ô này,
bạn tiếp tục chọn một trong hai lựa chọn phía dưới:
- Embeb characters in use only (best for reducing file size): Lựa chọn này giúp PowerPoint
lưu các font cần để hiển thị Slide cho bạn, nhưng người dùng không soạn thảo, thay đổi các chữ có
sử dụng các font đặc biệt này được. Ngược lại nó giúp kích cỡ file PowerPoint nhỏ gọn.
- Embeb all characters (best for editing by others): Lựa chọn này giúp PowerPoint lưu các font
cần để hiển thị Slide cho bạn và cho phép người dùng có thể soạn thảo, thay đổi các chữ có sử
dụng các font chữ này. Ngược lại nó làm kích cỡ file PowerPoint lớn lên khá nhiều.
4. Chèn các đoạn video, ảnh… vào Slide
Nếu bạn muốn trình diễn một đoạn video trong bài thuyết trình của mình thì nên làm theo cách

sau: Từ menu Insert của PowerPoint chọn Movies and Sounds > Movie from file. Từ đây bạn có
thể chọn file video nào bạn muốn chèn vào Slide.
Cách chèn ảnh, âm thanh vào Slide tương tự như trên.
5. Sử dụng các phím tắt một cách hữu dụng
- Chuyển đổi chữ hoa chữ thường nhanh: Bôi đen những ký tự cần chuyển đổi và nhấn đồng thời
Shift+F3.
- Tắt màn hình trình diễn tạm thời: Ấn phím B Màn hình đen: Ấn lại phím B Màn hình trở về bình
thường. Tương tự ấn phím W Màn hình trắng: Ấn lại phím W Màn hình trở về bình thường.
- Ấn phím F5 để bắt đầu trình diễn Slide. Muốn trình diễn Slide hiện tại, ấn đồng thời Shift+F5.
- Để quay về Slide đầu tiên: Ấn 1 + Enter.
- Để nhảy tới Slide nào đó: Ấn số slide cần nhảy tới + Enter
Chèn đối tượng vào PowerPoint
Thao tác chèn đối tượng (hình ảnh, file nhạc, file video,...)
Chèn hình
Đặt con nháy ở vị trí cần chèn, bấm menu Insert > Picture > From File rồi bấm đúp chuột lên file
hình cần chèn. Nếu hình cần chèn là một cửa sổ chương trình đang nằm trên desktop, bạn bấm tổ
hợp hai phím Alt+PrintScreen (để chụp nguyên màn hình) vào bộ nhớ rồi bấm Ctrl+V ở cửa sổ
PowerPoint để dán hình vào slide.
Ngoài cách dán trực tiếp như trên có thể dán vào một chương trình xử lý ảnh như Paint (trong
Start > Program > Accessories) hay Photoshop để thực hiện chỉnh sửa, lưu thành file. Sau đó dùng
tính năng chèn file ảnh của PowerPoint như đã nói ở trên để đưa hình vào slide.
Để tăng thêm phần sinh động khi trình chiếu, sau khi chèn hình, bạn thực hiện tạo hiệu ứng cho
hình.
Chèn các đối tượng khác
Để chèn một đối tượng khác, bạn bấm menu Insert rồi bấm chọn đối tượng cần chèn như: bảng
biểu (Table), biểu đồ (Chart), sơ đồ (Diagram), ứng dụng (Object), phim và âm thanh (Movies and
Sounds), liên kết (Link)...
Đối với việc chèn file âm thanh, phim hoặc liên kết, bạn tạo một thư mục mới rồi copy các file định
chèn vào đó trước khi thực hiện. Sau khi chèn xong, bạn thực hiện lưu file PowerPoint vào thư mục
này. Khi copy file PowerPoint dạng này thì copy nguyên cả thư mục nói trên.

Khi chèn liên kết, bạn có thể bấm nút Place in This Document để liên kết đến một slide khác trong
cùng file đang thực hiện.
Định dạng cách hiển thị đối tượng
Đối tượng chèn vào có thể nằm trên hoặc dưới chữ (hoặc một đối tượng khác). Muốn đối tượng
nằm trên, bạn bấm chuột phải lên đối tượng, chọn Order > Bring to Front hoặc Bring to Forward.
Còn muốn đưa đối tượng xuống dưới, bạn thực hiện lại cách trên và chọn một trong hai lệnh còn
lại của menu Order.
Trong trường hợp muốn gộp nhiều đối tượng lại thành một nhóm để dễ tạo chung một hiệu ứng
hoặc dễ chỉnh sửa, bạn bấm giữ phím Ctrl trong khi bấm chọn các đối tượng rồi bấm chuột phải lên
một đối tượng và chọn Grouping > Group.
Chọn màu cho dương bản
Việc chọn màu sắc dương bản rất quan trọng. Màu sắc lòe loẹt sẽ gây khó chịu cho người xem.
Bạn nên chọn một màu đơn hơi tối, vừa không chói mắt lại vừa làm nổi bật màu chữ. Một gợi ý là
chọn màu xanh dương đậm.
Cách làm như sau: Mở chương trình Powerpoint, nhấn chuột phải vào dương bản và chọn
Background. Hộp thoại Background mở ra, nhấn vào mũi tên sổ xuống, chọn Fill Effects. Hộp thoại
Fill Effects mở ra, ở thẻ Gradient đánh dấu chọn One Color, rồi nhấn mũi tên sổ xuống bên cạnh,
chọn More Color, hộp thoại Colors xuất hiện, bạn chọn tiếp thẻ Custom và chỉnh các thông số sau,
Color model: RGB, Red: 0, Blue: 0, Green: 155, rồi nhấn OK để trở về hộp thoại Fill Effects. Tại
hộp thoại này, bạn đánh dấu chọn vào mục From title ở dưới cùng, rồi chọn kiểu trung tâm sáng
ngoại vi tối ở mục Variants bên cạnh, xong nhấn OK và Apply. Đó là màu cho dương bản thứ nhất.
Với dương bản thứ hai, ba, bốn... bạn muốn cho màu giống dương bản một thì nhấn chuột phải
vào dương bản một nằm ở cột dọc bên trái (thẻ Slides), chọn New Slide hay vào menu Insert >
Duplicate Slide.
Màu và kích cỡ cho Font chữ
Chọn font chữ là một trong các font sau: Arial, Vni-Helve, Vni-Times, màu trắng, vàng, xanh lá
cây, cam (nếu bạn chọn màu dương bản như trên), kích cỡ trong giới hạn từ 20-44 pt. Không nên
chọn kích cỡ dưới 20 pt vì chữ sẽ nhỏ khi nhìn từ xa (trừ khi trình bày bảng số liệu thì có thể chọn
cỡ thấp nhất là 20 pt).
Tạo hiệu ứng cho dương bản, có nên hay không?

Nhiều người cho rằng việc tạo hiệu ứng cho dương bản sẽ làm tăng tính hấp dẫn lôi cuốn người
xem. Nhưng phải nói thật rằng cách này chỉ nên áp dụng cho các buổi trình chiếu quảng cáo sản
phẩm hay tiếp thị. Còn với buổi trình luận văn tốt nghiệp thời gian thường chỉ có 20 phút, trong
thời gian này bạn chỉ có thể sử dụng tối đa 30-40 dương bản, mỗi dương bản trình bày khoảng 30-
45 giây, vì vậy nếu bạn tạo nhiều hiệu ứng thì sẽ làm mất thời gian vô ích. Do vậy chỉ nên sử dụng
2 đến 3 hiệu ứng, bao gồm 1 hiệu ứng chuyển trang và 2 hiệu ứng cho chữ.
Để tạo hiệu ứng cho chữ, nhấn chuột phải vào khung chứa chữ, chọn Custom Amination. Cửa sổ
Add Effect xuất hiện ở bên phải, nhấp vào nút Add Effect để chọn hiệu ứng, ví dụ như Fly in (bay),
Spin (quay tròn), Grow/Shrink (phóng to/thu nhỏ), Diamond (lấp lánh)... Kinh nghiệm cho thấy
hiệu ứng Random Bars thường được sử dụng. Nếu bạn muốn áp dụng một kiểu hiệu ứng cho toàn
bộ nội dung dương bản thì vào menu Slide Show->Amination Schemes. Cửa sổ Apply to selected
Slides xuất hiện bên phải, bạn chỉ việc nhấn chọn hiệu ứng rồi vào Slide Show->View Show xem
thử.
Để tạo hiệu ứng chuyển trang, bạn vào Slide Show->Transition. Cửa sổ Slide Transition xuất hiện
ở bên phải, bạn nhấn chọn hiệu ứng rồi vào Slide Show->View Show xem thử. Hiệu ứng Strips
Right-Down thường được dùng nhất.
Đây là trang web mà bạn có thể tải hình miễn phí tại địa chỉ
(bạn vào trang web và tải những file zip tên loài hoa, ví dụ red_rose.zip).
Một số phím tắt cần nhớ trong khi trình chiếu
Đang trình bày ngon trớn thì một vị trong hội đồng giám khảo đột ngột bảo bạn cho xem lại một
dương bản nào đó, hay kêu bạn chỉ cho họ những điểm quan trọng. Với tình huống này bạn có thể
dùng phím tắt.
" Ctrl - P: Lấy cây bút màu ra, dùng chuột vẽ một đường gạch đít hay khoanh tròn những điểm
quan trọng.
" Nhấn phím E: xóa đường gạch dưới hay khoanh tròn.
" Nhấn phím Esc: Cất cây bút màu đi.
" Ctrl - H: Che dấu chuột và nút nhấn (nằm ở góc dưới trái màn hình)
" Nhấn phím = (dấu bằng): hiển thị hay che dấu chuột.
" Nhấn phím B/W: Chuyển màu đen/trắng khi đến giờ giải lao, nhấn lại phím này để trở về bình
thường.

" Page Up hay mũi tên lên: Đến dương bản trước.
" Page Down hay Enter hay mũi tên xuống: Đến dương bản sau.
" Nhấn số trang rồi nhấn Enter: Đến dương bản theo số trang.