HẠN CHẾ SAI SÓT TRONG THANH TOÁN BẰNG LC ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT NAM

1
HẠN CHẾ SAI SÓT TRONG THANH TOÁN
BẰNG LC ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT NAM

Cho tới bây giờ, có không ít những ý kiến, bài phân tích cũng như những
thông tin cảnh báo về những sai sót của bộ chứng từ xuất khẩu so với yêu cầu
của LC, khiến cho việc thanh toán bị chậm trễ, khiếu kiện kéo dài, thậm chí là
không được thanh toán. Tuy nhiên, hầu hết các bài viết đó mới chỉ tập trung vào
những sai sót xảy ra được phát hiện như thế nào, các bước tiến hành giải quyết,
hậu quả của chúng ra sao, ... mà chưa đi sâu phân tích những nguyên nhân dẫn
đến chứng từ có sai sót làm cơ sở đề ra các giải pháp hiệu quả nhằm giảm thiểu
các sai sót đó. Bài viết này đặt trọng tâm vào việc phân tích nguyên nhân và đề
ra các biện pháp phòng ngừa, hạn chế và xử lý các sai sót của bộ chứng từ để
thanh toán bằng LC trở nên hiệu quả hơn đối với các doanh nghiệp XNK.

1. KHÁI QUÁT BỘ CHỨNG TỪ THEO LC
LC là hợp đồng kinh tế giữa hai bên là ngân hàng phát hành và người thụ
hưởng, do đó, mặc dù hợp đồng mua bán là cơ sở hình thành LC, nhưng một khi
LC đã được phát hành thì nó lại độc lập hoàn toàn về mặt pháp lý với hợp đồng
cơ sở ngay cả khi LC có dẫn chiếu đến hợp đồng này. Điều này có nghĩa là nếu
bộ chứng từ xuất trình là phù hợp, thì ngân hàng phát hành có nghĩa vụ phải
thanh toán không hủy ngang và miễn truy đòi cho người thụ hưởng mà không
phụ thuộc vào năng lực tài chính hay thiện chí của người yêu cầu. Ngay cả trong
trường hợp người mua khiếu nại hàng hóa thực tế không đúng như hợp đồng,
thậm chí hàng hoá không được giao (tình huống có lừa đảo thương mại) thì
nghĩa vụ của ngân hàng phát hành không vì thế mà được miễn, trừ khi có phán
quyết của tòa án. Đây là nguyên tắc hết sức cơ bản và xuyên suốt trong giao dịch
LC mà các bên liên quan đều phải hiểu rõ và tuân thủ nghiêm ngặt.


2

Do giao dịch bằng LC chỉ căn cứ vào chứng từ (không liên quan trực tiếp
đến sự hiện hữu của hàng hóa), nên việc nhà xuất khẩu lập bộ chứng từ xuất
trình phù hợp là yêu cầu tối quan trọng để phương thức LC trở thành công cụ
thanh toán hữu hiệu. Vì chứng từ trong thương mại quốc tế là rất đa dạng và
phức tạp lại do nhiều người tham gia phát hành, nên đòi hỏi các bên liên quan
phải hiểu thấu đáo được các văn bản pháp lý cũng như tập quán quốc tế, để từ đó
lập, kiểm tra và chấp nhận chứng từ một cách chính xác. Bộ chứng từ theo LC là
nhiều hay ít phụ thuộc vào tính chất hàng hoá, yêu cầu của nước nhập khẩu, đặc
biệt là yêu cầu của người mua. Để có cái nhìn tổng quan, chứng từ trong thương
mại và thanh toán quốc tế có thể được phân loại như sau:
1. Nhóm chứng từ cơ bản (thường không thể thiếu), như:
- Chứng từ vận tải.
- Chứng từ bảo hiểm (nếu người thụ hưởng chịu trách nhiệm mua).
- Hoá đơn thương mại.
- Hối phiếu đòi nợ.
2. Nhóm chứng từ phụ thuộc vào tính chất hàng hoá, như:
- Phiếu đóng gói/phân loại (bản kê chi tiết).
- Giấy chứng nhận số lượng/chất lượng/trọng lượng.
- Giấy kiểm định.
- Giấy kiểm dịch thực vật/động vật.
- Giấy chứng nhận vệ sinh…
3. Theo yêu cầu nước nhập khẩu:
- Giấy chứng nhận xuất xứ.
- Giấy xác nhận hợp pháp hoá/thị thực.
- Giấy phép xuất khẩu.
4. Theo yêu cầu của nhà nhập khẩu:


3
- Biên lai bưu điện/fax xác nhận các giao dịch mà người thụ hưởng đã thực

hiện.
Cần lưu ý là, việc phân loại chứng từ như trên chỉ là tương đối, bởi vì một
chứng từ có thể là sự tổng hoà của các yêu cầu.
Vì chứng từ thường được gửi bằng đường hàng không nên để tránh rủi ro
mất mát hay thất lạc, người ta thường gửi chứng từ làm hai lần kế tiếp nhau. Vì
vậy mà bộ chứng từ còn có các đặc điểm mà người thụ hưởng cần lưu ý khi lập
và xuất trình là:
- Số loại chứng từ mà LC yêu cầu.
- Số lượng mỗi loại là bao nhiêu bản.
- Bao nhiêu bản gốc và bao nhiêu bản sao.
- Các chứng từ phải phát hành độc lập hay có thể phát hành gộp.
- Chứng từ nào cần hợp pháp hoá/thị thực.
- Chứng từ có thể xuất trình thay thế.
- Là chứng từ do người thụ hưởng/bên thứ ba đích danh/bất kỳ bên thứ ba
nào phát hành.
Điều kiện để được thanh toán tiền hàng là bộ chứng từ xuất trình phải phù
Các điều
của xuấtTập
Các nhiệm
điều khoản
quán
chuẩn
hợp, do đó,
vụ của
lập bộ chứng
từ khoản
đối người
khẩu
làNH
tốitiêu

quan
trọng. Tuy
LC

UCP được áp dụng

quốc tế (ISBP)

nhiên, để có một xuất trình là phù hợp, thì người thụ hưởng phải nhận biết được
Phảiđến
phù bộ
hợpchứng
đồng thời
những nguyên nhân có thể dẫn
từ có sai sót, phải thuần thục các

quy tắc kiểm tra chứng từ, có như vậy mới hạn chế được rủi ro.
XUẤT TRÌNH PHÙ HỢP

Bộ chứng từ xuất trình phù hợp và nghĩa vụ của các ngân hàng:
Trách nhiệm của
NHPH
phải thanh toán

NHXN
phải thanh toán hoặc
chiết khấu và chuyển
chứng từ cho NHPH

- Nghĩa vụ của NHPH & NHXN là không

hủy ngang (irrevocable).
- Miễn truy đòi (without recourse).
- Kết thúc giao dịch LC đối với nhà XK.

NHĐCĐ
nếu thanh toán hoặc chiết
khấu, thì phải chuyển ch. từ
cho NHXN hoặc NHPH
- Nghĩa vụ của NHĐCĐ là có thể
hủy ngang (revocable).
- Nếu TT hoặc CK thì có thể truy
đòi (with recourse) hoặc miễn
truy đòi (without recourse).


4

2. NGUYÊN NHÂN DẪN ĐẾN CHỨNG TỪ CÓ SAI SÓT
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến chứng từ có sai sót, xin nêu 3 nguyên nhân
chính thường gặp phải như sau:
Thứ nhất, thiếu hiểu biết về giao dịch LC, UCP, ISBP, Incoterms và các văn
bản pháp lý liên quan.
Thứ hai, doanh nghiệp XNK không có hoặc có không hiệu quả bộ phận
chuyên trách và quy trình giao dịch LC tại đơn vị.
Thứ ba, lỗi cẩu thả của văn thư, văn phòng, đánh máy, in ấn...


5
Những nguyên nhân cụ thể mà nhà xuất khẩu thường mắc sai lầm khi lập
bộ chứng từ được biết đến là "sai lầm 3 C", bao gồm:

- Lỗi không chính xác (not Correct).
- Lỗi không hoàn chỉnh (not Complete).
- Lỗi không nhất quán (not Consistent).
Theo thống kê của ICC, có tới 50% bộ chứng từ là có sai sót ngay khi xuất
trình lần đầu (xuất trình tại NHĐCĐ), và hậu quả của chúng là sự chậm trễ thanh
toán, từ chối chứng từ, hoặc kiện tụng tranh chấp kéo dài. Mặc dù biết vậy,
nhưng các doanh nghiệp vẫn sử dụng LC cho dù rủi ro chứng từ có sai sót là có
thể. Chúng ta cũng thấy rằng, mặc dù có những tài liệu hướng dẫn lập, kiểm tra
chứng từ, các lớp tập huấn với các chuyên gia nổi tiếng, nhưng sai sót chứng từ
vẫn xảy ra. Như vậy, nguyên nhân dẫn đến chứng từ có sai sót là rất phức tạp,
bởi vì nếu biết được một cách dễ dàng thì chắc hẳn số lượng bộ chứng từ có sai
sót sẽ giảm xuống rõ rệt. Người ta thường bàn cách thức xử lý sai sót như sửa
chữa chứng từ và xuất trình lại, xin nhà nhập khẩu bỏ qua, khiếu nại,… Nhưng,
người ta lại ít bàn về các biện pháp ngăn ngừa trước và trong khi lập chứng từ.
Chỉ cho đến khi có thông báo về chứng từ có sai sót, mới tập trung sức lực tinh
hoa để xử lý và tìm cách xin được thanh toán. Vậy, tại sao chúng ta không thử
tìm hiểu những nguyên nhân sâu xa nào dẫn đến bộ chứng từ có sai sót?
Nguyên nhân là gì?
Thứ nhất, thiếu hiểu biết về UCP, văn bản pháp lý cơ bản điều chỉnh giao
LC. Nguyên nhân dẫn đến các doanh nghiệp XNK không chịu hiểu UCP bởi vì,
họ cho rằng UCP là văn bản nghiệp vụ dành riêng cho các ngân hàng, còn các
doanh nghiệp XNK chỉ cần tuân thủ hợp đồng thương mại và những yêu cầu của
LC là đủ.
Thứ hai, quy trình nghiệp vụ LC tại doanh nghiệp tùy tiện, dẫn đến đọc và
giải thích LC không thận trọng; bộ phận nghiệp vụ thiếu trách nhiệm, dẫn đến
lỗi chính tả, lỗi đánh máy, in ấn... Một nhận thức sai lầm phổ biến thường gặp ở


6
các doanh nghiệp XNK là: "Hãy gửi cho tôi một LC và tôi sẽ gửi hàng cho

anh". Do có nhận thức như vậy, nên các doanh nghiệp thường bỏ qua khâu kiểm
tra tính chuẩn xác của LC ngay khi nhận được.
Thứ ba, thoả thuận giữa người mua và người bán không rõ ràng về các chi
tiết giao hàng và/hoặc LC. Người thụ hưởng đã không kiểm tra cẩn thận LC,
mặc dù đã được cảnh báo từ phía ngân hàng thông báo. Nhà xuất khẩu đã không
có đủ thời gian hoặc không tiến hành yêu cầu sửa đổi LC, thay vào đó là sự im
lặng và sự tin tưởng vào nhà nhập khẩu sẽ bỏ qua một số lỗi nhỏ, không cơ bản.
Người thụ hưởng không tuân thủ yêu cầu của LC, có thể là do thiếu hiểu biết về
UCP.
Thứ tư, thiếu kinh nghiệm và thiếu sự phối kết hợp giữa các phòng ban
trong doanh nghiệp. Nguyên nhân dẫn đến chứng từ có sai sót phụ thuộc rất
nhiều vào đặc điểm kinh doanh. Đối với những thương vụ mới, không thường
xuyên (kinh doanh thời vụ), thì nguyên nhân chủ yếu là do thiếu kinh nghiệm và
không hiểu biết về UCP. Những nhà kinh doanh thời vụ thường đối mặt với rủi
ro cao, và họ đã tìm thấy cái neo ở LC, nhưng tiếc thay, họ lại không hiểu thấu
đáo giao dịch LC và UCP. Đối với các doanh nghiệp lớn, thì các phòng ban
được chuyên môn hoá cao, nhưng thiếu sót lại xảy ra trong khâu phối kết hợp
giữa các phòng ban.
Thứ năm, LC không được phát hành chuẩn xác, có chủ ý xấu; hoặc LC
không hoàn chỉnh, không khả thi. Mặc dù vậy, người thụ hưởng vẫn coi thường
và còn khẳng định rằng: "Tôi không cần quan tâm đến UCP nói gì; tôi cần tiền
của tôi là đủ".
Thứ sáu, do ký hợp đồng thương mại bị hớ, nên một số nhà nhập khẩu đã
chủ ý cài một số điều khoản không khả thi để bắt lỗi chứng từ làm cơ sở từ chối
nhận bộ chứng từ, hoặc làm cơ sở mặc cả để giảm giá. Những LC dài, nhiều nội
dung, yêu cầu nhiều chứng từ và sử dụng ngôn ngữ khó hiểu thì càng dễ dẫn đến
hiểu sai và nhầm lẫn, đây cũng là nguyên nhân dẫn đến chứng từ có sai sót sau
này.

7
Thứ bảy, trong tư duy nhiều nhà xuất khẩu cho rằng, việc từ chối đứt thanh
toán bộ chứng từ có sai sót trên thực tế là rất ít, do đó, nếu có sai sót xảy ra, thì
chỉ cần tập trung thương lượng là ổn thoả.
Thứ tám, do quá tin tưởng vào người nhập khẩu là họ sẽ tập trung vào lô
hàng nhập khẩu mà có thể bỏ qua những sai sót nhỏ của chứng từ, từ đó tạo ra
thái độ chủ quan trong khâu lập chứng từ.
Thứ chín, tin tưởng vào phép màu của LC là công cụ để nhận tiền thanh
toán, nhưng lại không chịu hiểu một nguyên tắc cơ bản của LC là "nhận tiền có
điều kiện", dẫn đến lơ là trong kiểm tra các điều kiện và điều khoản của LC, hậu
quả là lập chứng từ không tham chiếu yêu cầu của LC và tuân thủ UCP.
Thứ mười, xuất trình đúng vào thời điểm LC hết hạn, không còn cơ hội để
sửa chữa, bổ sung và thay thế chứng từ.
Cho đến nay, những sai sót về chứng từ bắt nguồn chủ yếu vẫn từ phía
doanh nghiệp. Người mua và người bán với phương thức kinh doanh ở hai môi
trường khác nhau, ngôn ngữ khác nhau, cùng với trình độ sử dụng hệ thống công
nghệ thông tin yếu kém đã trở thành nguồn gốc tạo ra sự sai biệt của chứng từ.
Điều đáng ngạc nhiên là, trong khi đó, những người trong cuộc lại luôn tập trung
sức lực vào việc xử lý sai sót chứng từ hơn là tìm kiếm biện pháp ngăn ngừa
chúng.
Nhiều nhà xuất khẩu (đặc biệt đối với những công ty không có bộ phận
chuyên trách để lập và xử lý chứng từ LC) khi nhận được thông báo LC họ
thường chỉ quan tâm đến các câu hỏi như:
- Giá trị LC là bao nhiêu?
- Ngân hàng thông báo có cảnh báo nào về nội dung LC? Vì họ cho rằng đó
là trách nhiệm của ngân hàng thông báo.
Khi mà sự quan tâm của doanh nghiệp chỉ có vậy, thì rõ ràng việc lập bộ
chứng từ theo LC có sai sót là rất dễ xảy ra. Khi sai sót xảy ra, họ lại chú tâm
vào việc xử lý các sai sót, họ coi đó là quy trình thanh toán bằng LC!

8
3. MỘT SỐ BIỆN PHÁP PHÒNG NGỪA
3.1. Ký kết hợp đồng ngoại thương
Vì thỏa thuận thanh toán bằng LC, nên để tránh rủi ro, trước khi ký hợp
đồng, nhà kinh doanh XNK cần nắm vững những nội dung cơ bản trong giao
dịch bằng LC, chủ yếu là:
Thứ nhất, quan hệ giữa hợp đồng và LC: Cho dù LC được hình thành từ
hợp đồng thương mại, nhưng khi đã được phát hành thì về mặt pháp lý LC có
giá trị hoàn toàn độc lập với hợp đồng. Vì vậy, điều khoản nào của hợp đồng
không được ghi vào LC sẽ không có giá trị thực hiện đối với tất cả các bên liên
quan; ngược lại, những điều khoản mà hợp đồng không điều chỉnh nhưng lại
được quy định trong LC thì nó lại có giá trị bắt buộc thực hiện với tất cả các
bên. Do đó, khi ký kết hợp đồng thương mại, nhà xuất khẩu cũng như nhà nhập
khẩu phải đặc biệt quan tâm đến điều khoản thanh toán. Đồng thời, nhà nhập
khẩu khi chuyển tải các nội dung thanh toán vào đơn mở LC phải chính xác
tuyệt đối, còn nhà xuất khẩu khi nhận được thông báo LC phải kiểm tra chi tiết
nội dung LC so với hợp đồng thương mại đã ký.
Thứ hai, đối với nhà nhập khẩu: Theo thông lệ quốc tế, các ngân hàng xử
lý LC chỉ căn cứ vào chứng từ, không căn cứ vào hàng hóa, do đó, nhà xuất
khẩu có thể giao hàng không đúng hợp đồng thương mại, nhưng vẫn cố tình lập
bộ chứng từ phù hợp LC, và vẫn đòi được tiền từ NHPH. Về chứng từ giả mạo,
đây là vấn đề khó khăn chưa có giải pháp ngăn chặn nào được quy định trong
UCP, trong khi đó, UCP lại cho phép các ngân hàng được miễn trách về chứng
từ giả mạo vì thực tế ngân hàng cũng khó phát hiện chứng từ giả mạo, và quy
định này lại trở thành khe hở để cho hành vi gian lận giả mạo dễ bề len lỏi. Vì
vậy, nhà nhập khẩu phải thận trọng, tìm hiểu kỹ càng đối tác, phải thiết lập cơ
chế hữu hiệu trong việc giám sát lô hàng, quá trình giao hàng, quy định chặt chẽ
bộ chứng từ xuất trình và chỉ định người uy tín phát hành chứng từ.

9
Thứ ba, hiểu biết của nhà xuất khẩu về NHPH: Có cần phải biết về khả
năng và uy tín của NHPH? Làm thế nào để biết? Thời điểm cần biết là khi nào?
- Cam kết trả tiền LC là NHPH chứ không phải nhà nhập khẩu. Do đó,
việc biết được chắc chắn khả năng và uy tín của NHPH trở nên cần thiết đối với
nhà xuất khẩu, đặc biệt là trong một thế giới đầy biến động về chính trị, xã hội
và kinh tế. Rất tiếc, các nhà xuất khẩu thường ít quan tâm đến câu hỏi này, họ
thường cho rằng đã là cam kết của ngân hàng thì luôn luôn được bảo đảm. Do
đó, một số nhà xuất khẩu không am hiểu còn muốn nhận được LC trực tiếp từ
NHPH (không qua NHTB) để không phải trả phí thông báo.
- Các ngân hàng luôn được cập nhật các thông tin về các ngân hàng đối
tác trên thế giới, do đó, cách nhanh và chính xác là thông qua ngân hàng phục vụ
mình để được tư vấn về uy tín và khả năng của bất kỳ ngân hàng nào trên thế
giới.
- Nhiều nhà xuất khẩu chỉ mong muốn ký được hợp đồng để bán hàng và
nhận tiền thanh toán là yên chí mà không quan tâm thích đáng đến các điều
khoản cụ thể của LC, trong đó NHPH là ai? Chỉ đến khi nhận được LC mới đi
xin tư vấn ngân hàng phục vụ mình. Như vậy đã là quá muộn! Trước khi ký kết
hợp đồng thương mại, nhà xuất khẩu nên được ngân hàng phục vụ mình tư vấn
về NHPH và các điều khoản cụ thể trong LC, đặc biệt là các thương vụ mới, đối
tác mới, thị trường mới.
3.2. Tổ chức thực hiện giao dịch LC tại doanh nghiệp XNK
Chúng ta đã thảo luận nguyên nhân làm cho bộ chứng chứng từ có sai sót.
Vậy làm thế nào để ngăn ngừa được các sai sót này? Sau đây xin nêu 8 bước cần
thiết khi thiết lập một bộ chứng từ theo LC.
Bước 1: Tổ chức và phối kết hợp tốt trong các hoạt động xuất khẩu.
Khi doanh nghiệp xuất khẩu có một phòng ban (bộ phận) chuyên trách xử
lý giao dịch LC, thì sự cần thiết là phải chia sẻ các thông tin về yêu cầu thực
hiện LC và chuyển giao bảng liệt kê danh mục chứng từ cần lập và cần kiểm tra

10
cho các phòng ban liên quan thông qua sự phối kết hợp có tổ chức nhằm đạt
được mục tiêu là lập được bộ chứng từ phù hợp. Sai sót trong khâu lập chứng từ
thường xảy ra phổ biến ở những doanh nghiệp xuất khẩu không được tổ chức
tốt, không có tập huấn chuyên môn, không đúc kết kinh nghiệm về kỹ năng giao
dịch LC và một sự phối kết hợp lỏng lẻo. Mọi cán bộ liên quan đến bất kỳ khâu
nào trong giao dịch LC đều phải được tập huấn kỹ càng về giao dịch LC, UCP,
ISBP và Incoterms.
Bước 2: Thương lượng về các điều khoản của LC là nền tảng để thiết lập
bộ chứng từ hoàn hảo. Nhà xuất khẩu phải chủ động thiết lập một khung các
điều khoản sử dụng trong thương lượng về nội dung của LC như là một bộ phận
cấu thành trong hợp đồng thương mại. Tuyệt đối tránh việc tuỳ tiện, ngẫu hứng
trong giao dịch LC như: "Gửi LC cho tôi, tôi sẽ gửi hàng cho ông"!
Trong quá trình đàm phán, nhà xuất khẩu phải đưa ra hoặc chỉ chấp nhận
các điều khoản phù hợp với năng lực của mình và bảo đảm tuân thủ các quy tắc
của UCP. Sau khi kết thúc đàm phán, phải chuẩn bị một danh mục (làm thành
hai bản) về các điều khoản đã được hai bên chấp thuận để người mua làm căn cứ
phát hành LC, và người bán làm căn cứ lập bộ chứng từ phù hợp.
Nhà xuất khẩu cần chủ động đưa ra chiến thuật đàm phán để có được một
LC linh hoạt, khả thi. Ví dụ, về một điều khoản linh hoạt như: "bất kỳ cảng nào"
trong điều khoản giao hàng sẽ là tốt hơn một cảng đích danh, như: "Hải Phòng
Port". Hoặc "khoảng 1.000 kg" sẽ tốt hơn "không quá 1.000 kg" về hàng hoá
quy định. Một LC là khả thi, ví dụ, là LC có một khoảng thời gian giao hàng
hợp lý, có địa điểm xuất trình ngay tại nước nhà xuất khẩu,…
Nhà xuất khẩu cũng phải thương lượng làm rõ về số loại chứng từ, số
lượng mỗi loại, bản gốc, bản sao, người phát hành, nội dung... và luôn trong khả
năng thực hiện đúng hạn. Nguyên tắc chung là càng ít chứng từ phải xuất trình
thì càng dễ thực hiện, càng nhiều chứng từ phải xuất trình thì rủi ro sai sót càng

lớn.


11
Bước 3: Kiểm tra kỹ LC ngay khi nhận được.
Có người hiểu đơn giản có LC là an tâm giao hàng, mà không cần kiểm tra
nội dung LC có những điều khoản gì, có phù hợp với hợp đồng thương mại đã
ký kết hay không? Làm như vậy là sai lầm vì nếu LC có một vài điều khoản lắt
léo, cài bẫy có thể làm cho nhà xuất khẩu giao hàng mà không đòi được tiền.
Bởi vậy, ngay khi nhận được LC từ NHTB, nhà xuất khẩu phải kiểm tra nội
dung của LC, nếu phát hiện có điều khoản mập mờ, không rõ ràng, khó thực
hiện thì yêu cầu sửa đổi, tu chỉnh kịp thời. Không được nhân nhượng chấp nhận
một LC có những điều khoản khác với những gì đã thoả thuận, nhất là các điều
khoản này lại khó thực hiện, không rõ ràng hoặc mơ hồ. Không được giao hàng
chừng nào các điều khoản trong LC chưa rõ ràng.
Một LC rõ ràng, chính xác sẽ là tiền đề để lập bộ chứng từ phù hợp. Có thể
nói: "kiểm tra LC là bước chẩn đoán bệnh, còn yêu cầu sửa đổi LC là bước trị
bệnh".
Bước 4: Lập kế hoạch phù hợp.
Phải lập kế hoạch chi tiết về việc sản xuất hay thu gom hàng hoá xuất khẩu
theo LC. Nhà xuất khẩu phải lập kế hoạch cho các công việc như giao hàng, lập
bộ chứng từ, xuất trình... và phải tổ chức thực hiện và giám sát chúng. Khi đã
lập được một kế hoạch hợp lý, rõ ràng, thì nhà xuất khẩu tránh được sự căng
thẳng trong công việc, tránh được các sai sót, tránh được những cuộc tranh cãi
không cần thiết.
Bước 5: Chuẩn bị và tổ chức lập chứng từ.
Nhà xuất khẩu phải chắc chắn được trang bị đầy đủ về công nghệ, có đội
ngũ cán bộ thông thạo chuyên môn và có nguồn vốn đầy đủ để thực hiện hợp
đồng, lập và xuất trình bộ chứng từ phù hợp. Phải vận dụng và tuân thủ các quy
tắc của UCP và ISBP trong việc lập chứng từ. Phải sử dụng "danh mục kiểm tra

chứng từ - CHECKLIST" để đối chiếu trong quá trình lập chứng từ, đồng thời
gửi nội dung mà các chứng từ phải tuân thủ cho các đơn vị có liên quan, như:


12
người chuyên chở, công ty bảo hiểm, phòng thương mại... để lập các chứng từ
tương ứng cho phù hợp với yêu cầu.
Bước 6: Tự kiểm tra bộ chứng từ trước khi xuất trình.
Biện pháp ngăn ngừa trước khi xuất trình bao giờ cũng hiệu quả hơn là sự
sửa chữa sau khi xuất trình, hơn nữa việc sửa chữa sau khi xuất trình không phải
lúc nào cũng khả thi. Người ta thường nói: "phòng bệnh tốt hơn là trị bệnh",
điều này cũng đúng với việc kiểm tra bộ chứng từ trước khi xuất trình. Thật
đúng đắn khi cho rằng kiểm tra bộ chứng từ phù hợp trước khi xuất trình hơn là
kỹ năng điêu luyện trong thương lượng với ngân hàng và người nhập khẩu để
xin bỏ qua sai sót. Các lỗi chính tả, đánh máy, in ấn hoàn toàn có thể sửa chữa
trước khi xuất trình, cho dù theo quy tắc của ISBP thì đó không được coi là lỗi.
Bước 7: Xuất trình đúng hạn.
Xuất trình phù hợp là xuất trình bao gồm không những các chứng từ phù
hợp mà còn đúng hạn, tại nơi quy định và trong thời gian làm việc của ngân
hàng. Nhà xuất khẩu cần tính toán đủ thời gian thích đáng để tu chỉnh và xuất
trình lại chứng từ (nếu cần).
Bước 8: Kiểm soát và kiểm tra thường xuyên.
Nhà xuất khẩu phải kiểm soát được quá trình lập chứng từ và các nhân tố
có thể làm cho quá trình này và việc xuất trình trở nên bị chậm trễ. Sau khi bộ
chứng từ đã được xuất trình, thì nhà xuất khẩu phải liên hệ chặt chẽ với người
mua và ngân hàng phục vụ mình để có được thông tin chính xác và kịp thời về
số phận bộ chứng từ để xử lý.
Các bước nêu trên nếu được tuân thủ nghiêm túc, chắc chắn sẽ góp phần
làm hạn chế các sai sót của bộ chứng từ. Một cách ngắn ngọn, nhà xuất khẩu cần
ghi nhớ và tuân thủ tiêu chí 3P, gồm: Planning (lập kế hoạch), Preparation (lập

chứng từ) và Presentation (xuất trình); đồng thời ghi nhớ và thực hiện tốt tiêu
chí 3C trong lập chứng từ phù hợp, gồm: Complete (hoàn chỉnh), Correct (chính
xác), và Consistant (nhất quán).


13
Sơ đồ tiêu chí 3P và 3C:
Planning
Preperation

Complete
Strategic

Operative

Policy (3P)

Skills(3C)

Presentation

Correct

Consistant

3.3. Nội dung kiểm tra LC khi nhận được
Thứ nhất, trước khi làm bất cứ điều gì:
- Kiểm tra LC có là đối tượng điều chỉnh bởi UCP nào hay không.
- Kiểm tra tính chân thật của LC. LC giả rất hiếm thấy nhưng cực kỳ nguy
hiểm. Về nguyên tắc, LC phải do NHTB hay NHXN tại Việt Nam gửi đến doanh

nghiệp. Mọi LC nhận được bằng các kênh khác đều phải cảnh giác cao độ. Ví
dụ, nếu nhận được LC trực tiếp từ nước ngoài, thì cần liên hệ với ngân hàng
phục vụ mình để làm rõ, hoặc ngay cả khi nhận được LC từ một ngân hàng Việt
Nam gửi đến nhưng ngân hàng này không phải là ngân hàng phục vụ mình thì
cũng phải liên hệ làm rõ.
- Nếu nhận được LC do một người mua không quen biết mở, nhưng lại
được ngân hàng phục vụ mình thông báo, thì cũng phải kiểm tra mọi chi tiết để
làm rõ LC.
- Kiểm tra nội dung chi tiết của LC: Một thực tế là, có đến 50% bộ chứng
từ bị từ chối ngay từ lần xuất trình đầu tại NHĐCĐ. Nguyên nhân có nhiều, song
một trong những nguyên nhân có thể khắc phục được đó là thiếu sự kiểm tra cần
thiết ngay khi nhận được LC, dẫn đến việc xử lý LC thiếu sự đồng bộ, thiếu sự
phối kết hợp giữa các phòng ban.


14
Thứ hai, kiểm tra loại LC:
Theo quy tắc của UCP600, một LC không nói là loại nào, thì được xem là
loại không huỷ ngang. Vấn đề còn lại cần kiểm tra là:
- Kiểm tra xem LC có được thanh toán theo thời hạn và đúng địa điểm như
thoả thuận trong hợp đồng mua bán.
- Nếu LC cho phép trả tiền hay chiết khấu tại nước xuất khẩu thì rất thuận
tiện, còn nếu thực hiện ở nước ngoài thì có thể phải mất một thời gian và các
vấn đề khác phức tạp có thể phát sinh.
- Kiểm tra xem LC thuộc loại nào: Payment at sight, Acceptance, Deferred
hay Negotiation.
- Kiểm tra tên và địa chỉ của người mua và người bán có chính xác.
- Kiểm tra xem với điều kiện của LC, mình có thể sản xuất, thu gom, giao
hàng, lập bộ chứng từ và xuất trình cho ngân hàng trong thời hạn hiệu lực của
LC và trong giới hạn thời gian xuất trình bản gốc chứng từ vận tải. Ngân hàng

không được làm trái UCP600 và sẽ không trả tiền sau ngày LC hết hạn hoặc
chứng từ không phù hợp.
- Nếu LC được chuyển bằng điện, kiểm tra xem LC là thông báo sơ bộ hay
LC đầy đủ. LC có hiệu lực thực hiện hay không có hiệu lực thực hiện. NHTB có
ghi rõ là LC là đối tượng điều chỉnh của UCP600.
- Kiểm tra để bảo đảm rằng các khoản phí ngân hàng mà mình phải chịu có
đúng như đã thoả thuận.
- Nếu phát hiện điều gì sai sót, LC bị biến dạng, hay bị kéo dài... thì phải
liên hệ ngay với NHTB để làm rõ. Đôi khi đó là do lỗi kỹ thuật, sự nhầm lẫn sai
sót của NHTB. Nếu đó không là lỗi kỹ thuật, hay sai sót của NHTB, thì phải liên
hệ không chậm trễ với người mua để bảo đảm rằng mọi sửa đổi LC nếu cần thì
phải được chuyển đến kịp thời.


15
Trước khi triển khai thực hiện LC, những nhà xuất khẩu kinh nghiệm
thường gửi ngay một bản copy LC cho người giao nhận hay bất kỳ người nào có
chức năng lấy chứng từ vận tải. Tương tự, một bản copy LC cũng được gửi đến
công ty bảo hiểm, nếu nhà xuất khẩu chịu trách nhiệm mua bảo hiểm. Cần lưu ý
là, các yêu cầu của nhà xuất khẩu bằng các cú điện thoại có rủi ro rất cao, vì sai
sót rất dễ xảy ra trong khâu phiên âm, thậm chí có thể dẫn đến chứng từ vận tải
hay chứng từ bảo hiểm không được cấp đúng loại yêu cầu.
Thứ ba, kiểm tra chi tiết LC:
- Giá trị của LC và điều kiện thanh toán có đúng không.
- Mô tả hàng hoá và xuất xứ có đúng như hợp đồng thương mại.
- Cơ sở điều kiện giao hàng có chính xác như hợp đồng thương mại. Ví dụ,
hợp đồng thương mại quy định $100.000 FOB Hải Phòng, nhưng LC lại ghi
$100.000 CIF Singapore, thì nhà xuất khẩu phải yêu cầu sửa đổi LC, nếu không
anh ta phải chịu thêm cước phí vận tải và phí bảo hiểm hàng hoá. Việc tự ý ghi
tăng thêm giá trị cước phí vận tải và phí bảo hiểm sẽ bị ngân hàng từ chối thanh

toán.
- Chuyển tải có bị cấm?
- Ngày hết hạn của LC. Bạn có thể kịp thời gian giao hàng, lập chứng từ và
xuất trình? Thời gian bạn cần có gồm:
+ Sản xuất và đóng gói.
+ Kiểm định (nếu có).
+ Giao hàng (kiểm tra lịch chạy tàu).
+ Công việc với Phòng thương mại và Lãnh sự quán.
+ Tập hợp và kiểm tra chứng từ.
+ Xuất trình chứng từ cho ngân hàng.


16
Tất cả các công việc trên phải được hoàn thành trước khi LC hết hạn và
trong thời gian 21 ngày sau ngày giao hàng (nếu LC không quy định khác).
Tóm lại, nhà xuất khẩu cần tổ chức thực hiện nghiêm ngặt việc lập bộ
chứng từ, bởi vì chỉ khi bộ chứng từ phù hợp mới bảo đảm nhận được tiền hàng
xuất khẩu. Những công ty lớn có hợp đồng xuất khẩu thường xuyên đã đào tạo
và phân công cán bộ chuyên trách lập từng loại chứng từ riêng biệt. Các cán bộ
này đã thành thạo nghiệp vụ đến mức thuộc lòng từng loại giấy tờ đối với từng
loại hàng hóa và từng thị trường khác nhau. Làm như vậy mang lại hiệu quả rất
cao là tránh được mọi rủi ro. Theo thông lệ quốc tế, các ngân hàng xử lý LC chỉ
căn cứ vào chứng từ, không căn cứ vào hàng hóa, bởi vậy, nếu hàng hóa giao
đúng hợp đồng thương mại, nhưng lập chứng từ không phù hợp, thì nhà xuất
khẩu vẫn không đòi được tiền. Đây là điều phức tạp, nhạy cảm, danh giới mong
manh, nên các bên liên quan phải hết sức thận trọng để tránh rủi ro.
Một thực tế là, thanh toán quốc tế bằng LC là một lĩnh vực phức tạp, liên
quan đến nhiều nghiệp vụ chuyên môn khác nhau và liên quan đến nhiều bên,
nên việc bộ chứng từ có sai sót là rất dễ xảy ra. Hy vọng rằng, bài viết này sẽ gợi
mở cho các doanh nghiệp XNK Việt Nam nhận biết được những nguyên nhân,

từ đó có các giải pháp hữu hiệu nhằm hạn chế rủi ro phát sinh trong thanh toán
bằng LC.
Tài liệu tham khảo:
1. UCP600, ISBP745 và Incoterms2010
2. GS. TS. Nguyễn Văn Tiến: "Cẩm nang Thanh toán quốc tế và Tài trợ
ngoại thương". Nhà xuất bản Lao Động, năm 2017.
3. GS. TS. Nguyễn Văn Tiến & TS. Nguyễn Thị Hồng Hải: "Giáo trình
Thanh toán quốc tế". Nhà xuất bản Lao Động, năm 2016.
4. GS. TS. Nguyễn Văn Tiến: "Cẩm nang Quản trị rủi ro trong kinh doanh
Ngân hàng". Nhà xuất bản Lao động. Năm 2017


17
5. GS. TS. Nguyễn Văn Tiến: "Thị trường tài chính & Quản trị rủi ro tài
chính". Nhà xuất bản Hồng Đức. Năm 2019.