THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG THEO BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001 2000 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI CHÂU

THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG QUẢN TRỊ
CHẤT LƯỢNG THEO BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001 2000 TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI CHÂU
2.1. Sự cần thiết phải áp dụng hệ thống quản trị chất lượng theo bộ tiêu
chuẩn ISO 9001 -2000 tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu
Trong thời đại kinh tế thị trường như hiện nay, các sản phẩm đều sẵn có và với
nhiều chủng loại khác nhau, người tiêu dùng thoả sức lựa chọn những sản phẩm phù
hợp cho mình, sức mạnh của người tiêu dùng là rất lớn. Bên cạnh đó, thu nhập của
người lao động cũng ngày càng tăng lên, yêu cầu của họ về sản phẩm ngày càng cao.
Lúc này khách hàng không chỉ quan tâm đến chất lượng sản phẩm mà còn quan tâm đến
chất lượng dịch vụ. Vì vậy yếu tố có thể mang lại sức mạnh cạnh tranh cho doanh
nghiệp lúc này không chỉ là chất lượng sản phẩm, giá cả mà còn là chất lượng dịch vụ
(cung cách phục vụ của nhân viên, dịch vụ sau bán hàng …). Muốn có được những sức
mạnh cạnh tranh đó, điều cần thiết trước tiên là phải có một hệ thống quản trị có hiệu
quả, doanh nghiệp cần lựa chọn và thiết kế cho mình một hệ thống quản trị chất lượng
phù hợp để áp dụng.
Bánh kẹo là một trong những ngành có số lượng doanh nghiệp tham gia rất lớn,
các doanh nghiệp đang cạnh tranh với nhau rất quyết liệt để dành lấy từng phần nhỏ thị
trường. Không chỉ có các doanh nghiệp trong nước cạnh tranh với nhau mà các doanh
nghiệp nước ngoài cũng tham gia ngày càng đông. Mức độ cạnh tranh ngày càng gay
gắt hơn. Để có thể tồn tại và phát triển được trong môi trường như vậy, Công ty Cổ
phần Bánh kẹo Hải Châu cần phải nâng cao hiệu quả sản xuất, chất lượng sản phẩm và
dịch vụ. Muốn làm được thì điều cần thiết hiện nay là phải xây dựng một hệ thống quản
trị chất lượng.
Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu từ lâu đã áp dụng chiến lược về giá. Đây
cũng là điểm mạnh của Công ty. Có được giá thành hạ là do việc sử Tuy nhiên trong
môi trường cạnh tranh như hiện nay thì điều đó là chưa đủ. Nhu cầu của khách hàng
luôn luôn thay đổi, các doanh nghiệp phải thường xuyên đổi mới mẫu mã, chất lượng
sản phẩm của mình cho phù hợp với thị hiếu của khách hàng. Việc áp dụng hệ thống
quản trị chất lượng ISO 9001 – 2000 sẽ giúp Công ty quản lý hoạt động sản xuất kinh
doanh một cách có hệ thống và kế hoạch, cải tiến liên tục hệ thống theo yêu cầu của tiêu

chuẩn, và với việc theo dõi từng thay đổi của khách hàng sẽ dẫn đến cải tiến liên tục
chất lượng sản phẩm. Như vậy hệ thống quản trị chất lượng rất cần thiết để Công ty Cổ
phần Bánh kẹo Hải Châu cung cấp các sản phẩm có chất lượng và đáp ứng nhu cầu
khách hàng.
Công ty nào cũng vậy, dù yếu hay mạnh đều mong muốn sản phẩm của mình
được vươn xa tới thị trường các nước trên thế giới. Với điều kiện kinh tế mở cửa và hội
nhập như hiện nay, hàng rào thuế quan giữa các nước đã bị xoá bỏ, tuy nhiên lại có một
hàng rào mới được lập lên để bảo vệ người tiêu dùng trong nước đó là hàng rào phi thuế
quan. Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu tuy đã hoạt động được một thời gian dài
nhưng số lượng hàng xuất khẩu là rất nhỏ (chỉ chiếm khoảng 0,83% - 1,49% một năm).
Trong những năm tới,Công ty rất muốn mở rộng thị trường của mình xang các nước.
Chứng nhận hệ thống quản trị chất lượng phù hợp với bộ tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000 sẽ
là tấm vé giúp Công ty xâm nhập vào thị trường các nước được dễ dàng hơn. Đây cũng
là bằng chứng khách quan đảm bảo với khách hàng là các sản phẩm mà họ sản xuất phù
hợp với tiêu chuẩn chất lượng mà họ đã cam kết. Nâng cao uy tín và sức mạnh cạnh
tranh cho Công ty.
Để đảm bảo sự phát triển của doanh nghiệp trong điều kiện hiện nay,cũng như
nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp thì việc áp dụng và duy trì hệ thống
quản trị chất lượng ISO 9001 – 2000 là cần thiết.
2.2. Quá trình xây dựng hệ thống quản trị chất lượng theo bộ tiêu
chuẩn ISO 9001-2000 tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu
2.2.1. Quá trình xây dựng
2.2.1.1. Lựa chọn đội ngũ lãnh đạo
Công ty coi việc áp dụng và vận hành hệ thống quản trị chất lượng là rất quan
trọng và cần thiết cho việc nâng cao chất lượng sản phẩm, vì thế Công ty đã tập trung
hầu hết mọi nguồn lực để triển khai áp dụng có hiệu quả hệ thống. Ban lãnh đạo công ty
đã lựa chọn đội ngũ lãnh đạo để quản lý trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống
quản trị chất lượng. Trong đó đồng chí tổng giám đốc trực tiếp làm trưởng ban điều
hành, đồng chí phó tổng giám đốc kỹ thuật chịu trách nhiệm chính về dự án. Ngoài ra
XN Bánh Cao Cấp XN Bánh Quy Kem Xốp XN Kẹo XN Bánh Cao Cấp

TỔNG GIÁM ĐỐC
QMR-PHÓ TGĐ KỸ THUẬT SẢN XUẤT(Đại diện lãnh đạo về chất lượng)
PhòngKế Toán Tài ChínhPhòngHànhChính Bảo VệPhòngKế Hoạch Vật TưPhòngKỹ ThuậtPhòngTổ ChứcPhòngKinh Doanh Thị TrườngPhòngKế Toán Tài Chính
còn có đại diện của các phòng ban và các bộ phận. Công ty đã xác định quy chế hoạt
động của ban chỉ đạo cũng như chức năng, nhiệm vụ của ban chỉ đạo và của từng thành
viên cụ thể.
Sơ đồ 2.1: hệ thống quản lý chất lượng của Công ty
(Nguồn:P.Tổ chức)
2.2.1.2. Xây dựng chính sách và mục tiêu chất lượng của công ty
2.2.1.2.1. Chính sách chất lượng
Chính sách chất lượng là định hướng chung của một tổ chức có liên quan đến
chất lượng được lãnh đạo cao nhất công bố chính thức.
Tổng giám đốc công ty cam kết đề ra và thực hiện chính sách chất lượng như sau:
- Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu phấn đấu trở thành một trong những
Công ty sản xuất bánh kẹo, sôcôla, bột canh và bánh mềm chất lượng cao của Việt
Nam.
- Công ty cam kết cung cấp đầy đủ nguồn lực để thực hiện có hiệu quả hệ thống
quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000, luôn luôn tìm cơ hội cải tiến chất
lượng sản phẩm và dịch vụ nhằm không ngừng thoả mãn yêu cầu của khách hàng “Sự
hài lòng của khách hàng là mục tiêu hàng đầu của Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải
Châu”.
- Đảm bảo chính sách chất lượng được truyền đạt đến mọi người trong công ty.
- Công ty phấn đấu thực hiện đầy đủ các cam kết trên bằng tất cả uy tín, nhiệt
tình của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty.
2.2.1.2.2. Mục tiêu chất lượng
Để đảm bảo mục tiêu chất lượng được thực hiện, hàng năm cùng với việc xây
dựng kế hoạch sản xuất Công ty sẽ công bố mục tiêu chất lượng vào cuối tháng 2 hàng
năm. Các đơn vị trên cơ sở mục tiêu chất lượng của Công ty tiến hành xây dựng mục
tiêu chất lượng của đơn vị mình. Năm 2008 Công ty đề ra mục tiêu chất lượng là:
- Công ty xác định và tiến hành xây dựng các quy trình, các quá trình cần thiết

cho hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với quy mô sản xuất, dịch vụ của Công ty,
đồng thời thường xuyên khắc phục, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ngày càng
hoàn thiện theo mô hình quản lý chất lượng ISO 9001 – 2000 .
- Các đơn vị kiểm soát việc thực hiện để đảm bảo tính hiệu lực của hệ thống
quản lý chất lượng, thường xuyên tìm kiếm cơ hội cải tiến nâng cao tính hiệu quả, tính
thích hợp của hệ thống.
- Đảm bảo luôn cung cấp đầy đủ và kịp thời nhu cầu của khách hàng. Luôn giao
hàng đúng chất lượng, số lượng, chủng loại và thời hạn yêu cầu của khách hàng.
- Phấn đấu giảm lượng phế phẩm trong quá trình sản xuất, giảm định mức tiêu
hao nguyên vật liệu.
2.2.1.3. Công tác văn bản hoá
Các tài liệu liên quan đến hệ thống quản trị chất lượng được trình bày dưới dạng
văn bản như các hướng dẫn, biểu mẫu, các quy trình, quá trình…Các phiên bản của tài
liệu luôn sẵn có ở nơi cần sử dụng.
2.2.1.3.1. Hướng dẫn kiểm tra vật tư nguyên vật liệu (HD03)
Chất lượng nguyên vật liệu đóng vai trò quyết định đến chất lượng sản phẩm.
Vì vậy việc kiểm tra vật tư nguyên vật liệu là rất quan trọng. Hướng dẫn kiểm tra vật tư
nguyên vật liệu qui định nội dung việc kiểm tra vật tư nguyên vật liệu phục vụ sản xuất
các loại bánh, kẹo, bột canh, sôcôla nhằm đảm bảo chất lượng vật tư nguyên vật liệu
mua vào đáp ứng yêu cầu chất lượng của Công ty.
Người kiểm tra vật tư phải nắm vững được phương pháp lấy mẫu, phương pháp
kiểm tra và được phòng Kỹ thuật phân công. Khi tiến hành kiểm tra phải có đại diện
nhà cung ứng, đại diện phòng kế hoạch vật tư, phòng kinh doanh - thị trường và thủ kho
công ty. Người kiểm tra vật tư nguyên liệu phải ghi vào phiếu kiểm tra vật tư nguyên
liệu theo mẫu: HĐ03.F01.
 Nguyên tắc kiểm tra:
- Lấy mẫu: nguyên liệu, bao bì…Lấy mẫu đại diện cho lô hàng, bao bì…Kết quả
kiểm tra của mẫu đại diện là kết quả của chung lô hàng.
- Kiểm tra:
Nếu trong hợp đồng không có qui định nào khác thì việc kiểm tra sẽ dựa trên :

+ Kí, mã hiệu thông tin về chỉ tiêu chất lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng in trên
bao bì.
+ Thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng vật tư, nguyên vật liệu quy định tại
TC01 của Công ty.
+ Giấy chứng nhận nguồn gốc sản phẩm, chứng nhận về chất lượng do nhà cung
cấp gửi.
+ Đánh giá cảm quan: theo phương pháp mẫu đối chứng, phương pháp cho
điểm…
Trường hợp nghi ngờ về chất lượng tiến hành kiểm tra theo phương pháp hoá
lý, các chỉ tiêu Công ty không kiểm tra được thì gửi mẫu đến các cơ quan ngoài để kiểm
tra.
Trong trường hợp nếu nhà cung cấp không chấp nhận kết quả kiểm tra của
Công ty thì hai bên sẽ thoả thuận chọn cơ quan kiểm tra, nếu hai bên không thoả thuận
được cơ quan kiểm tra thì mẫu sẽ được gửi đến phòng thí nghiệm được công nhận.
Khi tiến hành kiểm tra không đạt thì tiến hành lấy mẫu lại với lượng mẫu gấp
đôi, kết quả kiểm tra lại là kết quả cuối cùng áp dụng cho cả lô hàng.
Chỉ có vật tư nguyên vật liệu đáp ứng yêu cầu chất lượng của Công ty mới
được nhập kho.
 Có các loại hồ sơ sau:
Bảng 2.1. Các loại hồ sơ trong hướng dẫn kiểm tra vật tư nguyên vật liệu
Tên tài liệu / hồ sơ Ký mã hiệu Nơi lưu Thời gian lưu
Phiếu báo kiểm tra vật tư / nguyên liệu HD03.F01 Phòng Kỹ thuật 6 tháng
Phiếu kết quả kiểm tra vật tư HD03.F02 Phòng Tài vụ 2 năm
Phiếu kết quả kiểm tra nguyên liệu HD03.F03 Phòng Tài vụ 2 năm
Sổ nhật ký kiểm tra vật tư HD03.F04 Phòng Kỹ thuật 2 năm
Sổ nhật ký kiểm tra nguyên liệu HD03.F05 Phòng Kỹ thuật 2 năm
 Phiếu báo kiểm tra vật tư nguyên vật liệu có mẫu như sau:
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI CHÂU
Phòng KHVT(KD-TT)
Số:……………

PHIẾU BÁO KIỂM TRA VẬT TƯ NGUYÊN VẬT LIỆU
HD03.F01
-Kính gửi: Phòng Kỹ thuật, thủ kho
-Số hoá đơn / hợp đồng:..................................................................................................
-Đơn vị cung cấp:............................................................................................................
-Thời gian kiểm:...........................................Nơi kiểm:..................................................
TT Tên vật tư/nguyên liệu Đơn vị Số lượng Ghi chú
Hà Nội, ngày tháng năm 200
Cán bộ KHVT (KD-TT)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Nguồn: P.Kinh doanh thị trường)
2.2.1.3.2.Qui trình xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất (QT05)
Để bảo đảm kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty được thực hiện có căn
cứ, có hệ thống và đúng tiến độ thì Công ty cần lập qui trình xây dựng và tổ chức thực
hiện kế hoạch sản xuất.
 Nguyên tắc xây dựng
Dựa vào chiến lược phát triển của Công ty và các chỉ tiêu trong giai đoạn 5
năm, phòng kế hoạch vật tư xây dựng các kế hoạch ngắn hạn và kế hoạch tác nghiệp
cũng như chỉ đạo thực hiện các chỉ tiêu, kế hoạch đề ra.
- Kế hoạch năm.
+ Hàng năm vào tháng 7 phòng Kế hoạch vật tư xây dựng kế hoạch sản xuất kinh
doanh cho năm sau gồm các chỉ tiêu như: sản lượng sản phẩm (bao gồm số lượng và
chủng loại) và giá trị tổng sản lượng.
+ Sau khi được Tổng giám đốc duyệt chỉ tiêu “sản lượng sản phẩm”, phòng kế
hoạch vật tư gửi các đơn vị liên quan để xây dựng các chỉ tiêu, biểu mẫu theo chức
năng nhiệm vụ của mình. Trong thời gian khoảng 6-10 ngày các đơn vị nộp biểu mẫu
về phòng kế hoạch vật tư tổng hợp thành kế hoạch cho năm sau trên tất cả các lĩnh vực
hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trình Tổng giám đốc công ty ký và gửi Hội
đồng quản trị phê duyệt.
+ Trên cơ sở bản đăng ký kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty đã được Hội

đồng quản trị phê duyệt, Tổng công ty Mía đường I cân đối với các đơn vị thuộc thành
viên Tổng công tyvà nhiệm vụ nhà nước giao, vào quý 4 hàng năm Hội đồng quản trị
mía đường I phê duyệt tạm giao nhiệm vụ sản xuất kinh doanh năm sau cho Công ty
gồm các chỉ tiêu chủ yếu: sản lượng sản phẩm (bao gồm số lượng và chủng loại), giá trị
tổng sản lượng, doanh thu, lợi nhuận, nộp ngân sách.
+ Trên cơ sở các chỉ tiêu hội đồng quản trị giao, phòng kế hoạch vật tư triển khai
thực hiện kế hoạch năm cho các đơn vị trong Công ty, cụ thể theo kế hoạch từng quí,
tháng, tuần.
+ Hàng năm trên cơ sở kế hoạch Hội đồng quản trị đã giao, các xí nghiệp cùng
phòng ban căn cứ năng lực máy móc thiết bị, khả năng tiêu thụ, rà soát xây dựng chỉ tiêu
phấn đấu vượt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh Hội đồng quản trị kinh doanh đã giao,
báo cáo và thông qua trước Đại hội cổ đông các chỉ tiêu phấn đấu. Chỉ tiêu đại hội cổ đông
được ký là căn cứ để các phòng ban, xí nghiệp thực hiện.
- Kế hoạch quý, tháng, tuần:
+ Căn cứ vào: tình hình thực hiện kế hoạch của kỳ trước, số lượng tồn kho; dự
báo tình hình tiêu thụ của kỳ tới và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của cả năm; kế hoạch
đưa các dây truyền mới đầu tư vào khai thác; căn cứ vào năng lực sản xuất hiện có và
sự phấn đấu của tập thể cán bộ công nhân viên toàn công ty để xây dựng kế hoạch quý,
tháng, tuần.
+ Các kế hoạch quý, tháng, tuần sẽ lập thành văn bản được Tổng giám đốc duyệt
gồm các chỉ tiêu: giá trị tổng sản lượng, sản lượng sản phẩm chủ yếu (của từng phân
xưởng), huy động năng lực sản xuất (số ca, năng suất máy/ca, năng suất bao gói/ca,
năng suất lao động).
+ Kế hoạch quý, tháng, tuần được giao cho các phòng ban theo dõi còn phân
xưởng làm cơ sở thực hiện. Dựa vào kế hoạch được giao xí nghiệp tự bố trí máy móc
thiết bị, lao động, chuẩn bị đầy đủ nguyên liệu, vật tư để hoàn thành nhiệm vụ sản xuất.
Nếu có thay đổi kế hoạch sản xuất trong tháng cho các xí nghiệp phải có lệnh điều
chỉnh kế hoạch sản xuất do Tổng giám đốc ký. Hàng ngày thống kê các xí nghiệp phải
báo cáo tình hình sản xuất (lao động, năng suất ca, sản lượng, tình hình hoạt động máy
móc thiết bị các ca) cho phòng kế hoạch vật tư tổng hợp báo cáo ban Tổng giám đốc.

Báo cáo 10 ngày và cuối tháng tổng hợp báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất tiêu thụ
cho ban Giám đốc, trưởng phòng kế hoạch vật tư, cán bộ điều độ phòng kế hoạch vật
tư. Đầu tháng tiến hành đánh giá tình hình thực hiện theo kế hoạch tháng đã được Tổng
giám đốc Công ty giao về các chỉ tiêu chính sản xuất, từ đó làm cơ sở tính hệ số lương
và hiệu chỉnh cho kế hoạch sản xuất tháng sau.
 Có các tài liệu, hồ sơ sau:
Bảng 2.2. Các loại hồ sơ trong quy trình xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch
sản xuất
STT Tên tài liệu Ký mã hiệu Thời gian lưu Nơi lưu
1 Danh mục các thiết bị đo
lường, thử nghiệm
QT07.F01 4 năm
P.Kỹ thuật, Xí
nghiệp
2 Kế hoạch hiệu chuẩn kiểm định
thiết bị dụng cụ đo lường thử
nghiệm
QT07.F02 2 năm
Phòng Kỹ thuật
3 Sổ theo dõi hiệu chuẩn nội bộ
thiết bị/dụng cụ đo lường thử
nghiệm
QT07.F03 2 năm
Phòng Kỹ thuật, Xí
nghiệp
4 Giấy đề nghị sửa chữa thiết bị
đo
QT07.F04 1 năm
Phòng Kỹ thuật
5 Sổ theo dõi sửa chữa thiết

bị/dụng cụ đo lường thử
nghịêm
QT07.F05 2 năm Phòng Kỹ thuật, Xí
nghiệp
6
Tem hiệu chuẩn nội bộ QT07.F06 2 năm
Phòng Kỹ thuật, Xí
nghiệp
7
Các giấy chứng nhận kiểm định QT07.F07 5 năm
Phòng Kỹ thuật, Xí
nghiệp
(Nguồn: P.KDTT)
2.2.1.3.3. Hướng dẫn kiểm tra thành phẩm
Quy định thủ tục và nội dung việc kiểm tra thành phẩm bánh, kẹo, bột canh,
sôcôla, nhằm kiểm soát chất lượng thành phẩm theo quy định
 Quy định chung:
- Người kiểm tra phải nắm vững phương pháp lấy mẫu, nội dung kiểm tra và
được phòng Kỹ thuật phân công.
- Trong quá trình kiểm tra phải đảm bảo ánh sang.
- Các sản phẩm chưa được kiểm tra và đã được kiểm tra phải để riêng, khi cần
thiết phải có dấu hiệu nhận biết.
- Nguyên tắc kiểm tra: lấy mẫu đại diện. Khi kết quả kiểm tra không đạt thì lấy
mẫu lại với lượng mẫu gấp đôi. Kết quả kiểm tra áp dụng cho cả lô.
- Định kỳ lấy mẫu kiểm tra các chỉ tiêu hoá lý 12 tháng một lần, các chỉ tiêu vệ
sinh an toàn thực phẩm 6 tháng một lần cho mỗi dòng sản phẩm (bánh, kẹo, sôcôla, bột
canh)
 Có các loại hồ sơ sau:
Bảng 2.3. Các loại hồ sơ trong hướng dẫn kiểm tra thành phẩm
STT Tên hồ sơ/tài liệu Ký mã hiệu Thời gian lưu Nơi lưu

1 Phiếu kết quả kiểm tra thành
phẩm
HD05.F01 1 năm P.KT
2 Sổ nhật ký kiểm tra thành
phẩm
HD05.F02 2 năm P.KT
(Nguồn:P.KDTT)
2.2.1.3.4. Quy trình hành động khắc phục, phòng ngừa
 Mục đích: là quy định thống nhất các hành động khắc phục phòng ngừa, nhằm loại
bỏ các nguyên nhân gây ra sự không phù hợp hiện tại hay tiềm ẩn. Tất cả sự không phù
hợp hiện có hoặc tiềm ẩn được phát hiện trong khi kiểm tra, kiểm soát quá trình sản xuất,
đánh giá nội bộ, xem xét đánh giá của lãnh đạo, các ý kiếm của khách hàng… đều phải có
ngay hành động khắc phục phòng ngừa.
 Quy định chung:
Khi phát hiện có sự không phù hợp, người phát hiện báo cáo trưởng bộ phận
nơi có sự không phù hợp và kết hợp cùng tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục. Sau
khi tìm ra nguyên nhân, tiến hành hành động khắc phục nhưng sản phẩm vẫn không phù
hợp thì Trưởng bộ phận có sự không phù hợp lập phiếu yêu cầu hành động khắc phục
phòng ngừa” theo mẫu QT.09.F01. ghi vào phần 1 của phiếu này và gửi cho Trưởng
phòng Kỹ thuật.
Trưởng bộ phận nơi có sự không phù hợp kết hợp tìm nguyên nhân và biện pháp
hành động khắc phục phòng ngừa, ghi vào phần 2 và phần 3 của “Phiếu yêu cầu hành
động khắc phục phòng ngừa” theo mẫu QT.09.F01, gửi QMR phê duyệt và chuyển cho
bộ phận/ người thực hiện đã được chỉ định. Trường hợp liên quan đến nhiều bộ phận cần
thành lập nhóm khảo sát gồm đại diện các bộ phận liên quan.
Bộ phận/người được chỉ định khắc phục phòng ngừa theo biện pháp và thời
gian được quy định trong phần 3 của “Phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa”
theo mẫu QT.09.F01. Khi hoàn thành, bộ phận/người thực hiện chuyển phiếu trên cho
Trưởng phòng Kỹ thuật để kiểm tra.
Trưởng phòng Kỹ thuật kiểm tra kết quả hành động khắc phục phòng ngừa ghi

vào phần 4 của “Phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa”. Nếu đạt yêu cầu thì
ký xác nhận để kết thúc hành động khắc phục phòng ngừa. Nếu chưa đạt thì lập phiếu
yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa mới.
 Có các hồ sơ sau:
Bảng 2.4. Các loại hồ sơ trong quy trình hành động khắc phục phòng ngừa
TT Tên hồ sơ Ký mã hiệu Nơi lưu Thời gian lưu
1 Phiếu yêu cầu hành động khắc
phục phòng ngừa
QT09.F01 Phòng KT
Đơn vị có sự
không phù hợp
03 năm
2 Bảng theo dõi thực hiện hành
động KPPN
QT09.F02 Phòng Kỹ thuật 3 năm
(Nguồn: P.KDTT)
 Mẫu phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI CHÂU
Phòng:……………………..
Số:…………………………
PHIẾU YÊU CẦU HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA
QT.09.F01
Số phiếu:
1. Kính gửi: Trưởng phòng Kỹ thuật
Nơi khắc phục:..............................................Thời gian khắc phục:............................
Nguyên nhân:..............................................................................................................
Biện pháp khắc phục:..................................................................................................
Ngày tháng năm 200
Đơn vị đề nghị
2. Kính gửi: Ban đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR)

3. Người thực hiện:.....................................................................................................
Nơi khắc phục:..............................................Thời gian khắc phục:............................
Nguyên nhân:..............................................................................................................
Biện pháp khắc phục:..................................................................................................
Ngày tháng năm 200
Đơn vị đề nghị
2.2.1.3.5. Hướng dẫn bảo quản thành phẩm, bán thành phẩm, vật tư, nguyên liệu.
 Mục đích là quy định các yêu cầu, cách sắp xếp và các điều kiện về bảo quản,
trách nhiệm của các phòng ban chức năng trong việc bảo quản thành phẩm, bán thành
phẩm, vật tư, nguyên liệu.
 Quy định chung:
+ Kho phải kín, khô ráo, sạch sẽ, có cửa sổ thông thoáng khi cần thiết, có đủ ánh
sáng để kiểm tra, quạt thông gió, không có mùi vị lạ.
+ Kho phải có lưới bảo vệ ngăn không cho sinh vật hại xâm nhập vào trong,kho
phải đảm bảo không bị dột, không bị ngập khi trời mưa.
+ Phải xếp riêng từng loại, có biển báo ghi tên, số lượng, ngày sản xuất…
+ Thành phẩm, bán thành phẩm, vật tư, nguyên liệu xếp trên bục cách nền nhà
≥15cm, cách tường ≥ 20cm.
+ Thành phẩm, bán thành phẩm, vật tư, nguyên liệu nhập trước xuất trước, nhập
sau xuất sau.
 Quy định xếp kho và bảo quản.
- Bảo quản thành phẩm, bán thành phẩm:
+ Sản phẩm có khối lượng 7 – 10 kg/thùng không được xếp cao quá 7 lớp.
+ Sản phẩm có khối lượng 5 – 6,5 kg/thùng không được xếp cao quá 8 lớp.
+ Sản phẩm có khối lượng nhỏ hơn 5 kg/thùng không được xếp cao quá 2,2 mét.
+ Quy định bảo quản sôcôla, bánh kem xốp phủ sôcôla: nhiệt độ không khí 18 –
22
0
C, độ ẩm: 60 – 70%.
+ Bán thành phẩm sản xuất lương khô phải được để trong thùng phuy sắt có giấy

lót, được đậy kín hoặc đựng trong bao tải dứa sạch có túi nilon bên trong, không rách,
buộc chặt đầu. Trên thùng phuy hoặc bao tải phải ghi: tên bán thành phẩm, ca, ngày sản
xuất.
+ Bao đựng bán thành phẩm phải để trên bục kê, không được xếp quá 5 lớp.
+ Thời hạn bảo quản bán thành phẩm ≤ 20 ngày.
- Bảo quản nguyên liệu:
+ Nguyên liệu có khối lượng 50 kg/túi xếp không quá 14 lớp.
+ Nguyên liệu có khối lượng 20 – 25 kg/túi xếp không quá 15 lớp.
+ Nguyên liệu có khối lượng 20 – 25 kg/thùng carton xếp không quá 5 lớp.
+ Nguyên liệu đựng trong can nhựa to hoặc thùng phi xếp 1 lớp.
- Bảo quản vật tư:
+ Bao bì đựng trong túi nhựa xếp không quá 5 lớp.
+ Bao bì đựng trong thùng carton xếp không quá 6 lớp.
+ Bao bì thùng carton xếp chiều cao không quá 2,2 mét.
- Kiểm tra trong quá trình bảo quản:
+ Thủ kho phải thường xuyên theo dõi tình hình chất lượng của thành phẩm, bán
thành phẩm, vật tư, nguyên liệu nếu phát hiện nghi ngờ về chất lượng thì báo cáo phòng
Kế hoạch vật tư, phòng Kinh doanh thị trường để có biện pháp sử lý kịp thời.
+ Kiểm tra các thông số môi trường trong bảo quản (đối với kho có đặt điều hoà
không khí)
+ P.KT, P.KHVT, P.KDTT định kỳ cử cán bộ kiểm tra tình trạng kho định kỳ 3
tháng 1 lần (kiểm tra đột xuất khi cần thiết).
 Có các loại hồ sơ sau:
Bảng 2.5. Các tài liệu trong hướng dẫn bảo quản thành phẩm, bán thành phẩm,
vật tư, nguyên liệu
STT Tên hồ sơ Mã hiệu Thời gian lưu Nơi lưu
1 Báo cáo bất thường của kho BM01.HD02 1 năm P.KHVT
2 Biên bản huỷ sản phẩm BM02.HD01 1năm P.KT
P.KDTT
3 Biên bản kiểm tra BM03.HD01 2 năm P.KT, P.KHVT,

P.TV
(Nguồn: P.Vật tư)
2.2.1.4. Tổ chức thực hiện các thủ tục quy trình
Tất cả các tài liệu về thủ tục quy trình được phổ biến rộng rãi đến tất cả các cán
bộ công nhân viên trong Công ty. Các thủ tục quy trình được lưu ở các phòng ban có
liên quan để mọi người biết và thực hiện theo đúng các hướng dẫn đã đưa ra. Tất
cả mọi thành viên trong phòng đều phải nắm rõ các thủ tục quy trình trong quá trình
làm việc. Các cán bộ quản lý thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các thủ tục quy
trình, các hướng dẫn công việc. Bất cứ một sai sót nào cán bộ công nhân viên phải hoàn
toàn chịu trách nhiệm. Vì vậy mọi người đều có ý thức tự giác chấp hành nghiêm chỉnh.
Việc thực hiện đúng các thủ tục này sẽ giúp cho mọi hoạt động trong Công ty được
thống nhất. Qua đó cũng cho phép ggi chép các dữ liệu theo những cách thức nhất định
để đánh giá tình hình chất lượng và đưa ra những quyết định hợp lý.
Các quy trình về kiểm tra vật tư nguyên vật liệu được dán ở phòng Kỹ thuật để
mọi thành viên luôn ghi nhớ những công việc cần làm trong quá trình kiểm tra, tiếp
nhận nguyên vật liệu.
Các quy trình về hướng dẫn bảo nguyên vật liệu, thành phẩm được dán ở phòng
Vật tư để nguyên vật liệu được đảm bảo đủ điều kiện bảo quản.
Các tiêu chuẩn về nguyên liệu, thành phẩm và bán thành phẩm được dán ở
khắp các phân xưởng trong Công ty để mọi người đều nhìn thấy và có biện pháp loại
bỏ, sửa chữa kịp thời.
2.2.1.5. Tổ chức hoạt động đào tạo
Do đội ngũ nhân lực hiện thời của Công ty hầu hết đều chưa có kiến thức về hệ
thống quản lý chất lượng ISO nên ban lãnh đạo Công ty đã tổ chức đào tạo cho hầu hết
cán bộ công nhân viên những kiến thức về ISO. Công ty đảm bảo nhận biết và xác định