Hệ thống hoạch định nguồn lực ERP cho cơ sở sản xuất

MỤC LỤC

1


LỜI MỞ ĐẦU
Hệ thống hoạch định nguồn lực – ERP (Enterprise Resource Planning) là một mô
hình công nghệ all-in-one, tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module của một
gói phần mềm duy nhất, giúp tự động hóa từ A đến Z các hoạt động liên quan tới tài
nguyên của doanh nghiệp. ERP cung cấp cho các doanh nghiệp một hệ thống quản lý với
quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh
nghiệp cho lãnh đạo cũng như hoạt động của các nhân viên.
ERP không chỉ là cánh tay đắc lực hỗ trợ cho các công ty Tài chính, cho công tác
quản lý nhân sự của các Tổ chức, công ty hàng đầu mà còn là phần mềm hữu ích cho
công tác quản lý tổng thể của nhiều công ty, doanh nghiệp sản xuất, trong đó có Công ty
Bánh kẹo Hải Hà (HAIHACO).
Là một trong những công ty sản xuất và phân phối bánh kẹo lớn nhất cả nước,
HAIHACO với hơn nửa thế kỷ xây dựng và phát triển, công ty đang trở nên ngày càng
lớn mạnh với hàng loạt công xưởng sản xuất và hàng trăm mặt hàng bánh kẹo cũng như
việc phân phối sản phẩm trong và ngoài nước. Sự phát triển lớn mạnh này đòi hỏi công ty
phải có một hệ thống quản lý hợp nhất từ tài chính, nhân lực, phân phối sản phẩm cho tới
quản lý các trang thiết bị sản xuất… bên cạnh việc quản lý thủ công tốn thời gian, nhân
lực và tiền bạc. Và ERP chính là hệ thống hữu ích nhất.
Cũng chính vì lý do này mà, nhóm chúng em đã lựa chọn Công ty Bánh kẹo Hải
Hà để thực hiện đề tài: “Xây dựng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp cho cơ
sở sản xuất”. Do kiến thức hạn hẹp cũng như hạn chế về mặt thời gian nên bài tập lớn của
nhóm chúng em không thể tránh khỏi còn nhiều thiếu xót. Vì vậy, chúng em rất mong
thầy/cô sẽ bỏ qua những sai sót của chúng em và góp ý để bài tập của chúng em được
hoàn thiện hơn.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!

2


A. CƠ SỞ LÝ THUYẾT
CHƯƠNG 1: SỰ HÌNH THÀNH CỦA HỆ THỐNG ERP
Thuật ngữ ERP được phát minh vào năm 1990 bởi Gartner, các kỹ sư phần mềm đã
tạo ra các phần mềm ứng dụng để quản lý hàng tồn kho, đối chiếu các khoản dư. Tới năm
1970, hệ thống ERP đã mở rộng chức năng tích hợp hệ thống Hoạch Định Nhu Cầu
Nguyên Vật Liệu ( MRP) nhằm mục đích lên kế hoạch cho các quy trình sản xuất. Đến
năm 1990, các hệ thống này đã được phát triển hơn với các chức năng: kế toán và nguồn
nhân lực, lập ra giai đoạn mới cho sự phát triển ERP.
Sau này khi tất cả các công ty đa quốc gia và đại đa số các công ty khác (tại các
nước phát triển) đều đã triển khai phần mềm ERP. Trong các hệ thống phần mềm quản lý
thì phần mềm ERP là quan trọng nhất, đó là xương sống của mọi hệ thống quản lý trong
các công ty hoạt động hiệu quả hiện nay trên thế giới. Tất cả các công ty đa quốc gia hiện
nay sẽ ngừng hoạt động ngay nếu hệ thống ERP của họ bị trục trặc, vì bằng cách thủ
công, công ty không thể kiểm soát được hàng trăm chi nhánh và hàng triệu giao dịch diễn
ra hàng ngày trên khắp thế giới. Với các công ty tầm cỡ nhỏ hơn, ERP cũng là công cụ
chính để họ tăng hiệu quả quản lý.
CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ ERP
2.1. Khái niệm ERP
ERP được viết tắt bởi Enterprise Resource Planning – được hiểu là Hệ thống hoạch
định nguồn lực doanh nghiệp. Hiểu đơn giản thì hệ thống ERP là hệ thống được dùng để
hoạch định tài nguyên trong doanh nghiệp hay tổ chức. Hệ thống này giúp tích hợp các
chức năng chung của tổ chức hay doanh nghiệp đó vào trong cùng một hệ thống thay vì
việc phải sử dụng các phần mềm đơn lẻ.
Chính xác hơn, ERP là một mô hình công nghệ all-in-one, tích hợp nhiều ứng dụng
khác nhau thành các module của một gói phần mềm duy nhất, giúp tự động hóa từ A đến
Z các hoạt động liên quan tới tài nguyên của doanh nghiệp. Với mục đích là tạo ra một hệ
3

thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt qua các phòng ban và khâu hoạt động.
Chẳng hạn thay vì sử dụng các phần mềm riêng lẻ như: phần mềm tài chính – kế toán,
phần mềm quản lý nhân sự,phần mềm quản trị sản xuất, quản lý tiền lương, phần mềm
CRM… và các dữ liệu không có tính liên kết và kế thừa thì hệ thống ERP sẽ tích hợp tất
cả trên MỘT phần mềm duy nhất và các số liệu sẽ được kế thừa, liên kết với nhau.
Một hệ thống ERP đầy đủ sẽ bao gồm các phân hệ sau:
•

Kế toán tài chính (Finance)

•

Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)

•

Quản lý mua hàng (Purchase Control)

•

Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)

•

Quản lý dự án (Project Management)

•

Quản lý nhân sự (Human Resource Management)

•

Quản lý dịch vụ (Service Management)

•

Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)

•

Báo cáo thuế (Tax Reports)

•

Báo cáo quản trị (Management Reporting)
Một số phần mềm ERP hiện đại còn có thêm các giải pháp liên kết các module cố

định với thiết bị hỗ trợ như điện thoại di động, thiết bị quét mã vạch, máy tính cầm tay,…
2.2. Đặc trưng của phần mềm ERP
Để phân biệt với các giải pháp quản trị doanh nghiệp khác, phần mềm ERP có 4 đặc
điểm chính sau:

4


•

ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất. Mọi thành viên doanh

nghiệp (từ nhà quản lý tới nhân viên), mọi công đoạn và phòng ban chức năng xâu
chuỗi thành một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có trật tự.

•

ERP là một hệ thống phần mềm hỗ trợ chứ không phải dây chuyền sản xuất tự động
thay thế sức người.

•

ERP là một hệ thống quản lý hoạt động theo quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Các nhân
viên với nhiệm vụ cụ thể cần được xác định từ trước cùng với quy định nhất quán,
chặt chẽ; kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo định kỳ tuần,
tháng, năm.

•

ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty để chúng cùng làm việc,
trao đổi, cộng tác qua lại với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ
hoạt động riêng lẻ.

2.3. Hệ thống đạt tầm ERP
Một hệ thống đạt tầm ERP cần phải:
– Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (moduler): Ứng với từng chức năng
kinh doanh sẽ một module PM tương ứng. Ví dụ: Phòng mua hàng sẽ có module đặt hàng
(Purchase). Phòng bán hàng có module phân phối và bán hàng (Sale & Distribution),
v.v… Mỗi module chỉ đảm trách một nghiệp vụ. Với thiết kế module, DN có thể mua
ERP theo từng giai đoạn tùy khả năng.
– Có tính tích hợp chặt chẽ: Việc tích hợp các module cho phép kế thừa thông tin
giữa các phòng, ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại

nhiều nơi; cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban.
– Có khả năng phân tích quản trị: Hệ thống ERP cho phép phân tích dựa trên các
trung tâm chi phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension); qua đó, đánh giá hiệu quả
sản xuất kinh doanh. Ví dụ có thể phân tích chi phí nhập kho ứng với toàn bộ NVL, một
công trình, một đơn hàng, một nhà vận chuyển hay một sản phẩm… Hệ thống cũng có thể
5


đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua tổ hợp các chiều phân tích. Ví dụ phân
tích hiệu quả kinh doanh sản phẩm cho từng dây chuyền sản xuất ứng với vùng thị trường
của từng đơn hàng… Đây là điều các DN rất hay bỏ qua khi lựa chọn ERP.
– Tính mở: Tính mở của hệ thống được đánh giá thông qua các lớp tham số hóa
quy trình nghiệp vụ. Tùy thuộc vào thực tế có thể thiết lập các thông số để thích ứng với
thực tế (cấu hình hệ thống). Thông qua thay đổi thông số, người dùng có thể thiết lập quy
trình quản lý mới trong DN. Với cách này DN có thể thêm, mở rộng quy trình quản lý của
mình khi cần. Tính mở còn thể hiện trong khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác
nhau, từ nhiều CSDL khác nhau trong hệ thống.
Hệ ERP còn có khả năng sửa chữa, khai thác thông tin. Do đó, cùng với quy trình
vận hành, ERP có tính dẫn hướng (driver). Mặt tích cực này cho phép DN học tập các quy
trình quản lý DN trong chương trình, từ đó thiết lập quy trình quản lý của mình và hoạch
định các quy trình dự kiến trong tương lai.
2.4. Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp
Bởi lẽ tất cả quy trình làm việc đều được thực hiện trên ERP, nên doanh nghiệp có
một cơ sở dữ liệu tập trung duy nhất. Đó là tiền đề đầu tiên cho việc “data mining” - phân
tích các dữ liệu theo nhiều góc khác nhau nhằm trợ giúp đưa ra quyết định kinh doanh.
 ERP giúp kiểm soát thông tin tài chính

Thông thường, thông tin tài chính sẽ phải tập hợp số liệu từ nhiều bộ phận khác
nhau nên chắc chắn có độ chênh lệch nhất định. Khi sử dụng giải pháp ERP, mọi thứ liên
quan đến tài chính được tổng hợp lại ở một nơi - một phiên bản duy nhất xuyên suốt tất cả

các phòng ban, cơ sở. Khi một con số được thay đổi, tất cả thông tin liên quan đều được tự
động tính toán và hiển thị lại cho trùng khớp, giúp hạn chế tiêu cực trong tài chính doanh
nghiệp.

Cũng nhờ sự hỗ trợ của phần mềm quản lý, các doanh nghiệp lớn và phức tạp
không cần phải đợi đến cuối tháng hoặc cuối quý mới có thể tổng hợp số liệu nữa. Bất cứ
6


khi nào muốn có một báo cáo tài chính chính xác và kịp thời cho lãnh đạo, chỉ cần nhìn
vào những con số sau cùng của dòng dữ liệu trên ERP.
 ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc

Doanh nghiệp càng lớn thì quy trình làm việc càng nhiều bước, nhiều khâu giống
như một mạng lưới phức tạp. Tốc độ dòng công việc phụ thuộc vào hai yếu tố chính: có
xác định được đúng nơi cần chuyển dữ liệu đến không, và trong quá trình chuyển giao đó
có gặp phải chướng ngại vật gì.
Rõ ràng việc chuyển chứng từ bằng giấy tới tay một nhân viên xác định không thể
sánh bằng tốc độ của chứng từ điện tử. Hay trong việc vận chuyển hàng hoá từ kho bãi tới
các cơ sở kinh doanh, một quyết định được đồng bộ lên hệ thống ERP sẽ tới được tay
người thủ kho rất nhanh chóng. Bằng cách giải quyết các “nút cổ chai” và rút gọn khoảng
cách địa lý, phần mềm ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc trong doanh nghiệp.
 ERP giúp hạn chế sai sót khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu

Trên thực tế, nhiều khi doanh nghiệp gặp rắc rối bởi nhầm lẫn dữ liệu khi đi qua các
bộ phận làm việc khác nhau. Chẳng hạn, con số viết tay "14" thùng hàng rất dễ nhầm
thành "19", hay lỗi gõ Word biến khách hàng " Phạm Quỳnh" thành khách hàng "Phạm
Quyên". Những sai lầm như vậy ảnh hưởng không nhỏ tới tiến độ làm việc của cả quy
trình, làm xấu đi hình ảnh doanh nghiệp, suy giảm tính minh bạch, hơn nữa còn gây mất
đoàn kết nội bộ nhân viên.

Với ERP, dữ liệu chỉ cần được nhập một lần duy nhất bởi người đầu tiên rồi được
lưu trữ nguyên vẹn trên hệ thống. Bất cứ nhân viên nào khác trong doanh nghiệp đều tiếp
cận tới dữ liệu gốc này chứ không phải một bản copy “tam sao thất bản”.
 ERP giúp dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên

Một cơ sở dữ liệu tập trung và các quy trình nghiệp vụ được sắp xếp thành dòng cố
định sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ. Chức năng Audit

7


track (tìm vết) của phần mềm ERP cho phép nhanh chóng tìm ra nguồn gốc những bút toán
cần kiểm tra cũng như những nhân viên liên quan đến bút toán đó.
Việc giám sát từng khâu làm việc của nhân viên cũng được tối ưu. Nhà quản lý chỉ
cần ở một nơi, mở giao diện hợp nhất của ERP ra là có thể nắm trong tay tất cả kết quả làm
việc của tất cả nhân viên, từ những con số nhỏ nhất như trong buổi sáng nay nhân viên đó
đã bán các sản phẩm nào và đem về doanh thu bao nhiêu.
Một số phần mềm ERP còn có tính năng tự động phân tích cơ sở dữ liệu để
gán nhân viên vào nhiệm vụ phù hợp với thế mạnh của họ, nhà quản lý không phải mất
nhiều thời gian cho công đoạn này.
 ERP giúp tạo ra mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp

Phần mềm ERP thường tích hợp tính năng liên lạc nội bộ giữa các người dùng
thuộc cùng một hệ thống. Đó là việc chat riêng tư hoặc cập nhật trạng thái cá nhân giống
như cơ chế hoạt động của một mạng xã hội nội bộ thực thụ.
2.5. Hạn chế của ERP
Tuy mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng có rất nhiều ý kiến cho
rằng giải pháp ERP đã lỗi thời trong kỷ nguyên 4.0 - khi công nghệ đang cải tiến liên tục
và hướng tới sự nhỏ gọn, chuyên biệt hoá từng bộ phận.
 ERP đòi hỏi chi phí sử dụng lớn nhưng không đáp ứng đúng nhu cầu của

doanh nghiệp
ERP không cho phép tách lẻ từng ứng dụng phục vụ các công đoạn làm việc khác
nhau của doanh nghiệp mà cố định trong một gói tổng hợp với chi phí rất lớn (ít nhất là
30.000 $ - dựa trên báo giá của các nhà cung cấp). Tuy nhiên, đa số doanh nghiệp lại
không cần thiết sử dụng tất cả các phân hệ trong đó, khiến cho việc mua cả gói ERP mà
không dùng hết bị lãng phí nghiêm trọng. Chưa kể tới những ứng dụng thừa đó không thể
xoá đi mà vẫn tồn tại cồng kềnh ở đó.

8


Lại có một số doanh nghiệp cần dùng thêm các phần mềm đặc thù khác để đảm bảo
hoạt động trơn tru. Khi đó, vấn đề lớn nhất là làm sao để ERP tích hợp tốt với các giải
pháp bên ngoài này, từ việc trao đổi dữ liệu cho đến quy trình làm việc. Tất nhiên, việc này
không hề dễ dàng, vì ERP gần như được lập trình cố định.
Như vậy, về cấu trúc phần mềm, ERP bị cồng kềnh và cứng nhắc so với đa số
doanh nghiệp. Lại thêm mức chi phí sử dụng đắt đỏ, doanh nghiệp cần thực sự thận trọng
khi quyết định sử dụng ERP hay không.
 ERP đòi hỏi tốc độ triển khai chậm chạp, mất nhiều công sức

Việc triển khai một giải pháp công nghệ phụ thuộc rất nhiều vào tốc độ làm việc
của bên cung cấp phần mềm và tốc độ làm quen với phương thức làm việc mới của doanh
nghiệp. Đáng tiếc là với ERP, cả hai yếu tố này đều tiêu tốn nhiều thời gian và công sức.
Trước hết là việc tích hợp đầy đủ hệ thống cồng kềnh của ERP vào doanh nghiệp.
Công đoạn này yêu cầu phải trang bị máy chủ trung tâm dữ liệu và cơ sở hạ tầng mạng tới
tất cả “ngõ ngách” nhỏ nhất của doanh nghiệp. Vấn đề bảo mật, yêu cầu sao lưu và khôi
phục dữ liệu cũng phải tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo ổn định vận hành cho toàn hệ thống.
Về việc nhân viên trong doanh nghiệp sẽ sử dụng ERP như thế nào, có nhiều ý kiến trái
chiều, trong đó nổi bật lên là sự lo ngại về việc phải ngay lập tức thay đổi cách vận hành

của cả một bộ máy doanh nghiệp.
 ERP gây gia tăng rủi ro trong quá trình sản xuất, kinh doanh

Việc đơn giản hoá dòng dữ liệu trên một hệ thống duy nhất sẽ rất thuận lợi khi ERP
hoạt động trơn tru. Tuy nhiên, chỉ cần phát sinh một vấn đề trong khâu bất kỳ, một công
đoạn làm việc sẽ bị tắc nghẽn, kéo theo sự đình trệ của toàn bộ quy trình phía sau. Cũng
phải hiểu rằng việc triển khai ERP không chỉ ảnh hưởng đến một phần nhất định của doanh
nghiệp mà là tất cả các bộ phận, hoạt động. Nhà quản trị doanh nghiệp không được phép
liều mình với ERP, bởi cái giá phải trả nếu giải pháp này không phù hợp là quá lớn: doanh
nghiệp bị “chết” trong suốt quãng thời gian dài.
 ERP rất khó nâng cấp khi doanh nghiệp cần thay đổi
9


Các nhà cung cấp giải pháp ERP phải đáp ứng yêu cầu của nhiều nhóm với các nhu
cầu, quy trình và mục tiêu rất khác nhau. Kết quả là, hầu hết các giải pháp ERP đều chỉ có
thế mạnh trong một lĩnh vực - như tài chính - và yếu hơn nhiều ở những phân hệ khác. Một
vấn đề nữa là doanh nghiệp luôn mong muốn được cải tiến công nghệ để thức thời hơn
trong kỷ nguyên 4.0. Giải pháp ERP gặp phải bất lợi lúc này, khi mà nếu muốn thay đổi dù
chỉ một tính năng, doanh nghiệp sẽ phải tạm ngưng hoạt động và đưa cả hệ thống ERP
cồng kềnh ra để lập trình lại.
Trong khi có, các nhà cung cấp phần mềm chuyên biệt lại không ngừng cải tiến và
đưa ra phiên bản nâng cấp miễn phí cho khách hàng đang sử dụng. Họ cũng sẵn sàng tư
vấn và hỗ trợ 24/7, chứ không phải như với ERP - doanh nghiệp mua một hệ thống về và
phải tự tìm cách xoay sở với nó.

10


B. XÂY DỰNG HỆ THỐNG ERP CHO CƠ SỞ SẢN XUẤT

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY BÁNH KẸO HẢI HÀ
I.1. Khái quát về Công ty bánh kẹo Hải Hà
Việt Nam đang trên con đường hội nhập với quốc tế, trong xu thế toàn cầu hóa, các
sản phẩm của Việt Nam cũng đã và đang xuất hiện ngày càng nhiều và rộng rãi trên thị
trường nước ngoài, đặc biệt phải kể đến các sản phẩm thực phẩm và bánh kẹo. Công ty
bánh kẹo Hải Hà có tên giao dịch đối ngoại là Hai Ha Confectionery Joint-Stock
Company (gọi tắt là Haihaco) cũng đang tiếp tục trở nên ngày càng lớn mạnh, không chỉ
cạnh tranh và phát triển trong nước mà còn vươn xa ra tận thế giới suốt hàng chục năm
nay.
Được thành lập ngày 25/12/1960, từ một xưởng làm nước chấm và magi, công ty
đã trở thành một trong những nhà sản xuất bánh kẹo hàng đầu Việt Nam với quy mô lên
tới 20.000 tấn sản phẩm/năm. Là doanh nghiệp Nhà nước chuyên sản xuất và kinh doanh
các mặt hàng bánh kẹo phục vụ nhu cầu trong nước và một phần dành cho xuất khẩu.
Hiện nay, sản phẩm của công ty bánh kẹo Hải Hà đã có mặt trên khắp mọi miền đất nước
và được người tiêu dùng rất ưa chuộng. Trong quá trình phát triển, công ty đã đạt được
nhiều thành tích cùng với nhiều huân chương Lao động được Nhà nước trao tặng. Để có
được thành quả như ngày hôm nay, tập thể công nhân viên và lãnh đạo công ty đã phải cố
gắng và nỗ lữ rất nhiều trong suốt gần 60 năm phấn đấu, trưởng thành cùng đất nước và
con người Việt Nam.
Sản phẩm của công ty được người tiêu dùng mến mộ và bình chọn là “Hàng Việt
Nam chất lượng cao” suốt nhiều năm liền. Cho đến nay, với vốn điều lệ lên đến
54,750,000,000 đồng, công ty đã xây dựng và phát triển các chi nhánh trên khắp 3 miền
Bắc – Trung – Nam. Trong đó, trụ sở chính của công ty được đặt tại số 25, Trương Định,
Q.Hai Bà Trưng, Tp.Hà Nội. Hai trụ sở còn lại của công ty lần lượt được đặt tại:
•

Miền Nam: Lô 27, đường Tân Tạo, khu công nghiệp Tân Tạo, Q.Tân Bình, Tp.HCM.
11

•

Miền Trung: 134A, đường Phan Thanh, Q.Thanh Khê, Đà Nẵng
I.2. Cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty

Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty
Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà được tổ chức và hoạt động tuân thủ theo Luật
Doanh nghiệp 2005. Các hoạt động của Công ty tuân theo Luật Doanh nghiệp, các Luật
khác có liên quan và Điều lệ Công ty. Điều lệ Công ty bản sửa đổi đã được Đại hội đồng
cổ đông thông qua ngày 24/03/2007 là cơ sở chi phối cho mọi hoạt động của Công ty.
Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn
đề quan trọng của Công ty theo Luật doanh nghiệp và Điều lệ Công ty. ĐHĐCĐ là cơ
quan thông qua chủ trương chính sách đầu tư dài hạn trong việc phát triển Công ty, quyết
định cơ cấu vốn, bầu ra cơ quan quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty.
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty có toàn quyền nhân danh Công
ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của Công ty, trừ những vấn
đề thuộc ĐHĐCĐ quyết định. Định hướng các chính sách tồn tại và phát triển để thực
hiện các quyết định của Đại hội đồng cổ đông thông qua việc hoạch định chính sách, ra

12


nghị quyết hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của
Công ty.
Ban kiểm soát: Do ĐHĐCĐ bầu, thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động
kinh doanh, quản trị và điều hành của Công ty.
Ban điều hành: Do HĐQT bổ nhiệm gồm có một Tổng giám đốc, ba Phó Tổng
giám đốc, một Kế toán trưởng. Tổng giám đốc do HĐQT bổ nhiệm là người đại diện theo
pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm trước HĐQT, quyết định tất cả các vấn đề liên
quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty. Phó Tổng giám đốc và Kế toán trưởng do

HĐQT bổ nhiệm theo đề xuất của Tổng giám đốc.
Cùng với đó, Công ty bánh kẹo Hải Hà còn có đội ngũ cán bộ công nhân viên
mạnh cả về số lượng lẫn chất lượng. Đủ sức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của công
ty.
Về mặt số lượng lao động của công ty không ngừng phát triển để đáp ứng nhu cầu
mở rộng sản xuất. Từ một công ty chỉ có 1000 lao động, đến nay đã lên đến 1962 người.
Với tông số công nhân viên là 1962 người, trong đó 1479 người làm việc thường xuyên
tại công ty, còn 465 người làm theo thời vụ ( ví dụ như vào ngày Lễ, Tết....)
Về mặt chất lượng lao động, ban giám đốc chú trọng đến chất lượng lao động hơn
là số lượng lao động. Nhằm nâng cao tay nghè, kiến thức chuyên môn cho công nhân,
công ty thường xuyên mở các lớp đào tạo tại doanh nghiệp và gửi đi học bên ngoài về
quản lý kinh tế , an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp, ngoại ngữ, nâng cấp bậc cho
công nhân. Hiện nay, công ty có 192 người có trình độ đại học, 52 người đạt trình độ cao
đắng và 207 người đạt trình độ trung cấp, bậc thợ bình quân của công nhân toàn công ty
là 4/7. Nếu đem so sánh với các công ty sản xuất nói chung và công ty sản xuất Bánh kẹo
nói riêng thì công ty Bánh kẹo Hải Hà có trình độ đại học cũng như trình độ chuyên môn
vào loại khá nhất, điều này đã góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm của công ty.
Số lượng cán bộ làm công tác lãnh đạo quản lý, làm công tác khoa học kỹ thuật là
451 người, chiếm 23% trong tổng số lao động. Trong đó trình độ đại học chiếm 9,79%,
13


cao đăng chiếm 2,65% và trình độ trung cấp chiếm 10,56%. Đối với đặc điềm của ngành
sản xuất bánh kẹo thì đây là một tỷ lệ cao, thể hiện số cán bộ quản lý có trình độ cao, tạo
điều kiện tốt cho công ty trong việc điều hành sản xuất kinh doanh, góp phần nâng cao
hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
Số lao động gián tiếp chiếm 23%, số lao động trực tiếp chiếm 77%. Với chức năng
chính của Công ty là sản xuất kinh doanh thì có nhiều lao động gián tiếp so với 10 lao
động trực tiếp sẽ ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả kinh doanh của Công ty. Công ty nên
có biện pháp nhằm giảm bớt số lao động gián tiếp này.

Mặt khác, số lượng công nhân kỹ thuật bậc cao trong Công ty chiếm tỷ lệ khá lớn,
trình độ dưới bậc 3 chỉ chiếm 6,8%, nếu Công ty biết cách bố trí lao động một cách hợp
lýhơn nữa thì sẽ góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.
I.3. Phân phối sản phẩm
Những năm trước đây, đất nước ta đã có những bước phát triển rõ rệt trên nhiều
lĩnh vực. Với chủ trương công nghiệp hoá, hiện đại hoá, nèn kinh tế của đất nước được
mở rộng và phát triển không ngừng, mức sống của nhân dân không ngừng được cải thiện,
nhu cầu tiêu dùng bánh kẹo ngày càng tăng. Trước đây, đã có lúc bánh kẹo nhập ngoại,
với chất lượng khá cao, mẫu mã bao bì đẹp tràn ngập trên thị trường, gây không ít khó
khăn cho các cơ sở sản xuất trong nước. Trước tình hình đó, công ty bánh kẹo Hải Hà đã
không ngừng cải tiến trang thiết bị nhằm tăng năng suất, nâng cao chất lượng sản phâm để
đáp ứng nhu cầu thị trường. Ngoài hai mặt hàng chính là bánh và kẹo, công ty còn sản
xuất và kinh doanh một số mặt hàng khác như: gia vị, bột sắn... Sản phẩm của công ty đa
dạng về mẫu mã, chủng loại, giá cả phù hợp, là sản phẩm quen thuộc đối với người tiêu
dùng Việt Nam, đặc biệt là thị trương miền Bắc.
Hiện nay, Công ty sản xuất hơn 100 loại bánh kẹo. Công ty không ngừng nghiên
cứu tìm hiểu nhu cầu thị trường đẻ tạo ra sản phẩm mới phù hợp với thị hiểu người tiêu
dùng. Haihaco giờ đây đã và đang cung cấp cho thị trường nhiều mặt hàng như kẹo Chew,
kẹo xốp, kẹo cứng, bánh quy, bánh cracker... đảm bảo chất lượng với giá cả hợp lý, được
người tiêu dùng yêu thích. Phát huy truyền thống đó, Haihaco đang tập trung đầu tư
14


nghiên cứu và phát triển đổi mới sản phẩm phục vụ nhu cầu ngày càng cao của người tiêu
dùng. Không những vậy, ngoài những mẫu bánh kẹo hiện nay, Haihaco còn đáp ứng nhu
cầu của các cá nhân, tổ chức về thiết kế mẫu mã bao bì,giá trị dinh dưỡng cho sản phẩm
của riêng mình.
Sản phẩm của công ty được đông đảo người dân tin dùng, đời sống được nâng cao,
người tiêu dùng mua bánh kẹo không chỉ vì hàm lượng dinh dưỡng của nó, không chỉ để
ăn mà còn dùng vào mục đích biếu tặng, cưới xin, lễ tét,... Đây còn là yêu tố thuận lợi để

công ty mở rộng sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Khác với trước đây, việc tiêu thụ sản
phẩm của công ty chỉ bó hẹp trong phạm vi chỉ tiêu của Nhà nước do Nhà nước phân phối
và bao cấp thì nay sản phẩm của công ty được tiêu thụ theo đơn đặt hàng của mọi đối
tượng và được bán rộng rãi trên thị trường phục vụ cho như cầu tiêu dùng của mọi tầng
lớp dân cư. Để thực hiên công tác tiêu thụ một cách có hiệu quả nhất, công ty chọn
phương thức tiêu thụ tông hợp.
Cho đến nay, công ty đã thiết lập một mạng lưới bán hàng rộng khắp ở hầu hết các
thành phố lớn và thị xã ở cả ba miền. Việc tiêu thụ sản phẩm của công ty chủ yếu do các
đại lý đảm nhận, công ty đã có trên 200 đại lý và các cửa hàng giới thiệu sản phẩm trên
toàn quốc. Tuy nhiên thị trường của công ty mới chỉ phát triên mạnh ở các tỉnh miền Bắc,
đặc biệt là ở Hà Nội, Hải Phòng, Nam Định còn ở các khu vực khác tiêu thụ không đáng
kẻ.
Thị trường tiêu thụ có rộng và hiệu quả hay không sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu
quả kinh doanh của công ty. Hiện nay, thị trường Hà Nội là thị trường tiêu thụ sản phẩm
mạnh nhất. Năm 1999, thị trường Hà Nội tiêu thụ khoảng 4837 tấn sản phẩm bánh kẹo
các loại trong đó sản lượng tiêu thụ ở công ty Hải hà là 2902 tấn, chiếm 60%; Hải Châu
chiếm 15%; công ty Biên Hoà chiếm 12,3%; công ty bánh kẹo Hà Nội chiếm 9%, thị
phần còn lạigiành cho các công ty sản xuất bánh kẹo khác.

15


I.4. Quy trình hệ thống sản xuất
I.4.1. Cơ cấu sản xuất kinh doanh
Hiện nay, Công ty Cô phần bánh kẹo Hải Hà có 6 Xí nghiệp thành viên :
 Xí nghiệp Kẹo : bao gồm 2 xí nghiệp là Xí nghiệp Kẹo mềm và Xí nghiệp Kẹo cứng.
•

Xí nghiệp Kẹo mềm tiến hành sản xuất các loại kẹo như kẹo Nougat hạt điều, kẹo Nougat
lạc, kẹo xốp khoai môn, kẹo xốp Frutt...

•

Xí nghiệp Kẹo cứng tiến hành sản xuất các loại kẹo như kẹo cứng nhân, kẹo cứng gối.
 Xí nghiệp Bánh : tiến hành sản xuất các loại bánh như bánh kem xốp, bánh Cracker, bánh

buiscuit, bánh quy, bánh mềm, bánh tươi
•

Xí nghiệp Kẹo Chew : tiền hành sản xuất các loại kẹo Chew

•

Kẹo Chew nhân ( kẹo Chew nhân Sôcôla, kẹo Chew nhân Nho đen, kẹo Chew nhân Mt
trái cây, kẹo Chew nhân bắp)

•

Kẹo Chew gối ( kẹo Chew gối Me cay, kẹo Chew gối Cà phê, kẹo Chew gối Chanh dây,
kẹo Chew gối Caramel...)
 Xí nghiệp Phụ trợ : tự tiến hành sản xuất điện, nước, lò hơi phục vụ cho quá trình sản xuất

; cắt bìa, in hộp, cắt giấy gói kẹo, sửa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị.
 Nhà máy bánh kẹo Hải Hà I tại số 19, Phố Sông Thao, P.Tiên Cát, Việt Trì. Nhà máy tiễn

hành sản xuất các loại kẹo như kẹo mềm, kẹo dẻo, kẹo J elly, Glucoza, bao bì in... Hiện
nay, nhà máy cung cấp một khối lượng sản phẩm lớn cho thị trường nội địa và để xuất
khẩu. Đây cũng là nhà máy được trang bị các dây chuyền, thiết bị hiện đại nhất của Công
ty.
 Nhà máy bánh kẹo Hải Hà II tại Km 3, Đường Thái Bình, P.Hạ Long, Tp Nam Định. Nhà

máy chuyên sản xuất bột dinh dưỡng và bánh kem xốp.

16


I.4.2. Điều kiện kỹ thuật – công nghệ
Ngành bánh kẹo là một lĩnh vực có tính cạnh tranh cao, Công ty cô phần bánh kẹo
Hải Hà không chỉ cạnh tranh với những doanh nghiệp nội địa mà còn phải chia sẻ thị
trường với những doanh nghiệp nước ngoài. Trước tình hình đó, Công ty có mối quan tâm
đặc biệt tới công tác nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới. Những năm gần đây, Công
ty thành lập và tập trung đầu tư cho hai bộ phận Nghiên cứu và phát triển sản phẩm và bộ
phận Thị trường với mục tiêu nắm bắt nhu cầu mới của khách hàng một cách nhanh nhất
để kịp thời đưa ra những sản phẩm phù hợp, tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên
thị trường.
Do sự tiến bộ vượt bậc của khoa học công nghệ cho ra nhiều thành tựu mới áp
dụng trong đời sống xã hội đem lại hiệu quả kinh tế cao. Vì vậy, Công ty bánh kẹo Hải Hà
luôn quan tâm chú trọng đầu tư máy móc, trang thiết bị hiện đại để nâng cao năng suất lao
động và cải tiến chất lượng sản phẩm, đáp ứng thị hiếu người dùng. Chính nhờ việc áp
dụng những thành tựu của khoa học kỹ thuật, công nghệ, đầu tư các máy móc, dây chuyền
công nghệ mới hiện đại trên cơ sở cải tiền những thiết bị cũ, áp dụng phương thức sản
xuất mới nên đã làm cho chất lượng sản phẩm ngày càng được nâng cao, giá thành giảm,
nâng cao khả năng cạnh tranh.
Công ty đầu tư, đối mới các dây chuyền sản xuất bánh Craker của Pháp, ý, dây
chuyền sản xuất Caramel của Đức..... cùng với các công nghệ nấu kẹo của Đức, Hà Lan
thay thế cho công nghệ cũ làm cho sản phâm làm ra ngày một tốt hơn, đa dạng hơn về
chủng loại mẫu mã, tham gia cạnh tranh có hiệu quả trên thị trường. Việc sử dụng các
phương tiện thông tin, xử lý thông tin nhanh đã giúp cho công ty đáp ứng nhanh được
những thay đôi của môi trường và đạt hiệu quả cao.
Bên cạnh đó, Công ty không ngừng cải tạo nâng cấp nhà xưởng không chỉ nằm

đảm bảo vệ sinh công nghiệp, đạt yêu cầu mỹ quan mà còn cải thiện điều kiện làm việc
của người lao động tốt hơn.

17


I.4.3. Nguồn cung ứng nguyên liệu
Hiện nay, HAIHACO là một trong 5 doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo lớn nhất cả
nước. Mỗi năm, Công ty tiêu thụ hàng nghìn tấn nguyên liệu đặc biệt là đường kính và
đường gluco. Nguồn nguyên liệu này không tập trung vào một hay hai nhà cung cấp mà
được cung cấp bởi một số nhà sản xuất có uy tín trong ngành. Điều này vừa tạo nên một
sự cạnh tranh về giá, vừa giảm sự phụ thuộc vào mỗi nhà cung cấp. Trong khi đó thị
trường trong nước mới chỉ cung cấp được nguyên liệu như đường, bột gạo, bột mỳ, nha,...
từ các Nhà máy Lam Sơn, Quảng Ngãi, công ty Cái Lân. Chính vì vậy, nguồn cung cấp
các yếu tố đầu vào cho công ty chủ yếu từ hai nguồn: bên cạnh nguồn cung ứng trong
nước thì phần lớn các loại nguyên liệu khác phải nhập khẩu từ nước ngoài và chịu sự biến
động giá cả trên thị trường thế giới. Các nguyên vật liệu bao gồm: bột mỳ, bơ, bột ca cao,
hương liệu, phẩm màu. Các cơ sở trong nước cung cấp nguyên vật liệu cho công ty bao
gồm: Nhà máy đường Lam Sơn, Quảng Ngãi, công ty sữa Việt Nam. Đây là nhà cung cấp
thường xuyên nguyên vật liệu cho công ty, đảm bảo chất lượng và giá cả hợp lý. Tuy
nhiên, công ty bánh kẹo Hải Hà phần nào chịu ảnh hưởng của những nhà cung cấp ở nước
ngoài. Các nguyên vật liệu được nhập từ nước ngoài như Singapo, Malaysia, Thái Lan...
Để tránh bị ép giá công ty luôn luôn theo đối, bám sát thị trường tìm nguồn hành
có chất lượng tốt. Công ty rất năng độngtrong việc tìm nguôồn cung cấp, có chính sách
thưởng cho các cá nhân, tô chức nào tìm được nguôn cung cấp tôt, ổn định, giả rẻ.
Mặc dù vậy, các đối tác cung cấp nguyên liệu cho HAIHACO luôn được lựa chọn
rất kỹ càng theo các tiêu chuẩn chặt chẽ. Tiêu chuẩn đầu tiên để lựa chọn nhà cung cấp là
những doanh nghiệp trực tiếp sản xuất, chủ động nguồn nguyên liệu đầu vào. Tiêu chuẩn
thử hai, những doanh nghiệp này cần có một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trên
thị trường ôn định, tạo lập được uy tín với các bạn hàng. Tiêu chuẩn thứ ba, đảm bảo cung

cấp đủ số lượng và chất lượng nguyên liệu như đã cam kết. Tuân thủ theo những quy định
chặt chẽ này, những năm qua và đặc biệt là sau khi Công ty chính thức chuyển sang hoạt
động dưới mô hình Công ty cổ phần (năm 2004), HAIHACO luôn nỗ lực đôi mới công
nghệ, phân đâu đạt doanh số bán cao, đồng thời giảm chỉ phí giá vốn hàng bán qua các
năm.
18


Hàng năm, Công ty thường ký hợp đồng nguyên tắc với các Nhà cung cấp lớn đã
được phê duyệt theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000.

19


PHẦN II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
CHƯƠNG 1: HỆ THỐNG NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG
1.1.

Khảo sát hệ thống

1.1.1. Phương thức khảo sát
 Phỏng vấn nhân viên phòng nhân sự
1

Các chức năng chính của hệ thống

- Hiện tại, hệ thống quản lý nhân sự và

quản lý nhân sự và tiền lương của

tiền lương của công ty bao gồm:
+ Quản lý đào tạo nhân viên.
+ Quản lý hợp đồng lao động.
+ Quản lý hồ sơ nhân viên.
+ Quản lý lương, khen thưởng, kỷ

công ty gồm những gì ?

luật.
2

Công ty đang sử dụng phương pháp - Công ty đang quản lý nhân sự bằng
quản lý nào ?

3

phương pháp thủ công.

Việc quản lý bằng phương pháp thủ - Hiện tại, công ty đang mở rộng phát
công có gặp khó khăn gì không ?

triển, số lượng nhân viên đang tăng lên
nên gặp khá nhiều khó khăn như:
+ Việc lưu trữ thông tin phức tạp,
phải dùng nhiều hồ sơ, sổ sách.
+ Tính lương bằng Excel nên đôi lúc
có sai sót.

4

Công ty có muốn gì ở hệ thống mới - Ở hệ thống mới công ty có một số yêu
không ?

cầu sau:
+ Việc nhập dữ liệu và chỉnh sửa
thông tin dễ dàng, không mất nhiều
thời gian.
+ Tìm kiếm thông tin theo yêu cầu.
+ Tính lương hàng tháng chính xác
và dễ dàng.
20


+

Có thể tổng kết, thống kê về tiền
lương.

1.1.2. Mục tiêu và nhiệm vụ

Mục tiêu: Phân tích thiết kế và xây dựng được hệ thống quản lý nhân sự và tiền
lương cho công ty bánh kẹo Hải Hà.
Nhiệm vụ:
+
+
+
+

Quản lý hợp đồng lao động
Quản lý khen thưởng, kỷ luật

Quản lý quá trình đạo tạo
Quản lý lương

1.1.3.Quy trình nghiệp vụ
 Quy trình quản lý hợp đồng lao động
+ Quản lý chi tiết về hợp đồng lao động giữa công ty với người lao động: Hợp đồng
+
+

+

+

thử việc, hợp đồng chính thức có thời hạn, hợp đồng chính thức không thời hạn.
Theo dõi, thông báo gia hạn hợp đồng.
Theo dõi lưu trữ hồ sơ khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng.
Quy trình quản lý khen thưởng, kỷ luật
Thông tin về các quyết định khen thưởng, kỷ luật liên quan đến nhân viên.
Quy trình quản lý quá trình đạo tạo
Lập kế hoạch và theo dõi thực hiện kế hoạch đào tạo cho đội ngũ cán bộ nhân viên

của công ty.
+ Theo dõi quá trình đào tạo, kết quả đào tạo, chi phí thực hiện công tác đào tạo của
nhân viên.
 Quy trình quản lý lương
+ Cập nhật bảng hệ số lương cho các nhân viên, gồm các thông số như: mức lương

tối thiểu theo quy định của nhà nước, lương hưởng khi tham gia học tập, mức
+
+

+
+

lương được hưởng khi làm thêm ngoài giờ, hệ số lương, hệ số phụ cấp...
Cập nhật bảng chấm công theo từng tháng cho các nhân viên
Tính lương theo từng tháng, lương ngày cho các nhân viên:
Lương tháng=Lương tối thiểu * [Hệ số lương + Tổng hệ số phụ cấp]
Lương ngày = Mức lương ngày * Số ngày làm việc.
21


1.1.4.

Phân tích yêu cầu người dùng
Trên cơ sở tìm hiểu phân tích các nghiệp vụ quản lí của công ty. Phần mềm sau khi

hoàn thành phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
+
+
+

Đáp ứng đủ các chức năng về quản lý nhân sự.
Có khả năng xuất dữ liệu sang các định dạng file .doc, .pdf, .xls.
Khả năng tương tác giữa người sử dụng và chương trình dễ dàng trong khâu nhập

dữ liệu.
+ Hệ thống mới của các máy tính được nối mạng với nhau giúp cho việc trao đổi
thông tin một cách nhanh chóng và thông suốt.
1.2.

Phân tích thiết kế hệ thống

1.2.1. Xây dựng biểu đồ use case
1.2.1.1.

Xác định tác nhân

Tác nhân
-Phòng nhân sự

Mô tả
- Tác nhân này tham gia hệ
thống với công việc quản lý: Hồ
sơ dự tuyển, kết quả phỏng vấn,
hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao
động, bảng hệ số lương, hồ sơ
khen thưởng kỷ luật, quá trình
đào tạo.

-Ban lãnh đạo

-Tác nhân này tham gia hệ thống với
công việc: Thành lập hội đồng phỏng
vấn, thành lập hội đồng khen thưởng –
kỷ luật, phê duyệt các yêu cầu đào tạo
22


của nhân viên.
-Phòng ban liên quan

-Tác nhân này tham gia hệ thống với
công việc: Yêu cầu ký HĐLĐ cho nhân
viên, nhận xét kết quả thử việc của nhân
viên, yêu cầu khen thưởng – kỷ luật
nhân viên, chấm công hàng tháng cho
nhân viên.

-Phòng công đoàn

-Tác nhân này tham gia hệ thống với
công việc xác minh các yêu cầu khen
thưởng – kỷ luật và gửi kết quả cho
phòng nhân sự.

-Nhân viên

-Tác nhân này tham gia hệ thống với
công việc: Yêu cầu khen thưởng – kỷ
luật, yêu cầu đào tạo.

-Kế toán

-Tác nhân này tham gia hệ thống với
công việc: Tính lương hàng tháng cho
nhân viên.

1.2.1.2.

Xác định use case

Xuất phát từ các tác nhân hệ thống ta xác định được các use case sau:
+
+
+
+
+
+

Use case Quản lý nhân viên
Use case Quản lý hợp đồng lao động
Use case Quản lý lương
Use case Quản lý công việc
Use case Quản lý đạo tạo
Use case Quản lý khen thưởng

23


1.2.1.3.

Biểu đồ use case tổng quát

1.2.1.4.

Chi tiết các use case
a

Use case quản lý hợp đồng lao dộng

24

b

Use case quản lý khen thưởng – kỷ luật

c

Use case quản lý quá trình đào tạo

d

Use case quản lý lương

25