Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế, nội quy, quy định của phòng hành chính kế toán công ty cổ phần công nghệ lưu trữ số hóa tài liệu HT

LỜI CẢM ƠN
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các thầy cô trong khoa Quản
trị văn phòng, đã luôn là người thầy rất tận tình hướng dẫn và giảng dạy tôi
trong suốt quá trình học tập học phần này.
Tôi tự nhận thấy bản thân đã rất nỗ lực trong quá trình nghiên cứu. Tuy
nhiên, do còn hạn chế về kiến thức và những nguyên nhân khác nên đề tài của
tôi vẫn còn rất nhiều thiếu sót và hạn chế. Vì vậy, tôi mong nhận được lời
nhận xét, góp ý, chỉ bảo của các thầy cô.
Những ý kiến đóng góp của thầy cô sẽ là những bài học quý báu giúp
tôi nhận ra được những thiếu sót còn tồn tại trong bài tập lớn để từ đó hoàn
thiện được kiến thức của mình.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lí do chọn đề tài..........................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu......................................................................................2
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu..............................2
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..............................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu.............................................................................3
6. Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài.........................................................3
7. Cấu trúc của đề tài.......................................................................................4
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG
NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT VÀ PHÒNG HÀNH CHÍNH KẾ TOÁN.............................................................................................................5
1.1. Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - số hóa tài liệu
HT...................................................................................................................5
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển.............................................................5
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty.........5
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng..............................7
1.2.1. Chức năng.............................................................................................7

1.2.2. Nhiệm vụ..............................................................................................8
1.2.3. Cơ cấu tổ chức....................................................................................10
TIỂU KẾT.....................................................................................................10
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG, TỔ CHỨC
THỰC HIỆN QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU
HT.......................................................................................................................11
2.1. Khái quát chung về công tác xây dựng, tổ chức thực hiện nội quy, quy
định, quy chế của văn phòng.........................................................................11
2.1.1. Khái niệm............................................................................................11
2.1.2. Các loại nội quy, quy chế, quy định do văn phòng xây dựng.............11
2.1.3. Công tác xây dựng, tổ chức thực hiện nội quy, quy định, quy chế của
văn phòng doanh nghiệp...............................................................................12
2.1.4. Vai trò, ý nghĩa của công tác xây dưng nội quy, quy định, quy chế của
Văn phòng doanh nghiệp..............................................................................12


2.1.5. Sự ảnh hưởng của công tác xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế, nội
quy, quy định đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.............................13
2.2. Thực trạng công tác xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế, nội quy, quy định
của văn phòng Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - số hóa tài liệu HT..........13
2.2.1. Thực trạng quy định, nội quy, quy chế chung của pháp luật, Nhà nước
và của Công ty đã và đang áp dụng..............................................................13
2.2.2. Thực trạng công tác xây dựng quy chế, nội quy, quy định của Phòng
Hành chính - Kế toán....................................................................................18
2.2.3. Thực trạng công tác tổ chức thực hiện quy chế, nội quy, quy định của
Phòng Hành chính - Kế toán.........................................................................20
TIỂU KẾT.....................................................................................................21
CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VẦ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA
CÔNG TÁC XÂY DỰNG, TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUY CHẾ, NỘI QUY,

QUY ĐỊNH CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH - KẾ TOÁN CÔNG TY CÔNG
TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT...........22
3.1. Đánh giá về công tác xây dựng, tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy,
quy định của Phòng Hành chính - Kế toán...................................................22
3.1.1. Ưu điểm...............................................................................................22
3.1.2. Hạn chế...............................................................................................24
3.2. Giải pháp nâng cao.................................................................................25
3.2.1. Nâng cao vai trò lãnh đạo công ty.......................................................25
3.2.2. Phát huy vai trò của lãnh đạo Phòng Hành chính - Kế toán...............25
3.2.3. Nâng cao ý thức, trách nhiệm đối với cán bộ, nhân viên trực tiếp xây
dựng..............................................................................................................26
3.2.4. Nâng cao việc thực hiện các nghiệp vụ văn phòng.............................27
TIỂU KẾT.....................................................................................................27
KẾT LUẬN........................................................................................................28
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................29


MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Trong bối cảnh hiện nay, việc đẩy mạnh thực hiện nội quy, quy chế là vấn
đề quan trọng và cần thiết để góp phần thực hiện mục tiêu xây dựng được một
nền hành chính trong sạch, minh bạch, vững mạnh, hành chính doanh nghiệp
chuyên nghiệp, hiện đại, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả nhằm đáp ứng yêu cầu
phát triển kinh tế, xã hội trong giai đoạn mới. Để thực hiện được những mục tiêu
đó lãnh đạo hơn ai hết phải tự rèn luyện và hoàn thiện mình từ trình độ, năng lực
công tác, lễ tiết tác phong, thái độ phục vụ để thực sự là hoàn thiện mình hơn và
nâng cao hiệu quả làm việc của doanh nghiệp.
Bên cạnh những yêu cầu về năng lực và chuyên môn thì yếu tố văn hóa
công sở hay cụ thể hơn là các nội quy, quy chế, quy tắc ứng xử, quy tắc đạo đức
nghề nghiệp sẽ là những yêu cầu được đặt lên hàng đầu để có thể xây dựng một

đội ngũ lãnh đạo, nhân viên làm việc có trách nhiệm, có hiệu quả. Đồng thời, xây
dựng được hệ thống những nội quy, quy chế, quy tắc sẽ tạo ra một môi trường
làm việc bình đẳng, khách quan, cải thiện và điều chỉnh quan hệ xử sự cụ thể bên
trong và quan hệ giữa doanh nghiệp, tổ chức đơn vị, lãnh đạo, nhân viên với nhau
và với doanh nghiệp, đối tác và khác hàng. Hướng dẫn hành vi của mọi thành
viên, từ người đứng đầu đến nhân viên nhằm tạo nên những nguyên tắc, nề nếp,
công khai, minh bạch, và là nền tảng của văn hóa công sở; giúp hạn chế các tiêu
cực, lãng phí trong cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị, góp phần nâng cao chất lượng
hoạt động, vị thế và uy tín của doanh nghiệp.
Nhận thấy được tầm ảnh hưởng của hệ thống các nội quy, quy chế, quy tác
trong công cuộc xây dựng nền văn hóa công sở không nhằm mục đích nào khác
hơn là đẩy mạnh hiệu quả làm việc trong các doanh nghiệp trong nước hiện nay.
Do đó tôi chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng, tổ
chức thực hiện quy chế, nội quy, quy định của Phòng Hành chính - Kế toán
Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - số hóa tài liệu HT” làm đề tài cho bài tập
lớn.

1


2. Lịch sử nghiên cứu
Đề tài phát triển nội quy, quy chế nằm trong đề tài chung về văn hóa công
sở đã được quan tâm, đề cập và nghiên cứu trong nhiều tài liệu cũng như các
công trình nghiên cứu khoa học tuy nhiên lại rất ít và không phải trọng tâm.
Công tác xây dựng nội quy, quy chế lại là vấn đề khá quan trọng trong chức
năng nhiệm vụ của văn phòng cho nên đã có một số cuốn giáo trình đề cập đến
đề tài trên như giáo các cuốn về Quản trị văn phòng của tác giải Nguyễn Thành
Độ, Quản trị văn phòng doanh nghiệp... Có thể kể đến GS. Phan Ngọc với cuốn
Văn hóa Việt Nam và cách tiếp cận mới (1994) hay các bài đăng trên các tạp chí
rất nhỏ lẻ và rời rạc như:

- Trần Thị Thanh Thủy, “Văn hóa tổ chức và một số giải pháp phát
triển văn hóa công sở”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước, năm 2006..
Tuy nhiên cho tới nay các công trình đi vào nghiên cứu chuyên sâu, cụ thể
về công tác xây dựng, tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong văn phòng doanh
nghiệp chưa được nghiên cứu nhiều.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Trong bài tập lớn này, tôi tập trung nghiên cứu
những vấn đề liên quan đến thực trạng công tác xây dựng, tổ chức thực hiện nội
quy, quy định của văn phòng Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - số hóa tài liệu
HT.
Phạm vi nghiên cứu của bài tập lớn này là tại Công ty Cổ phần công nghệ lưu
trữ - số hóa tài liệu HT.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích của đề tài này là Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây
dựng, tổ chức thực hiện nội quy, quy định của văn phòng Công ty Cổ phần công
nghệ lưu trữ - số hóa tài liệu HT, qua đó đưa ra những giải pháp để nâng cao
hiệu quả, cung cấp cho người đọc những kiến thức về công tác xây dựng, tổ
chức thực hiện quy chế, nội quy, quy định trong văn phòng doanh nghiệp
Thứ nhất, tìm hiểu khái quát về Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - số
hóa tài liệu HT cũng như cơ sở lý luận về doanh nghiệp, văn phòng doanh
2


nghiệp cũng như công tác xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế, nội quy, quy
định trong văn phòng doanh nghiệp;
Thứ hai, tìm hiểu thực trạng về công tác xây dựng, tổ chức thực hiện quy
chế, nội quy, quy định trong văn phòng tại Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ số hóa tài liệu HT;
Thứ ba, đánh giá về thực trạng, đề xuất giải pháp góp phần nâng cao công
tác xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế, nội quy, quy định một cách hiệu quả
trong văn phòng tại Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - số hóa tài liệu HT;

5. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài của tôi sử dụng các phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp nghiên cứu và phân tích tài liệu: là việc nghiên cứu và
phân tích các tài liệu có liên quan đến đề tài nhằm khai thác các nội dung cần
thiết cho đề tài; tìm kiếm, tiếp thu và chắt lọc những tài liệu có sẵn trên thư viện
và trang web uy tín.
Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: thu thâp các tài liệu liên quan
đến đề tài, từ đó sàng lọc những tài liệu cần thiết và loại bỏ những thông tin
không cần thiết cho việc nghiên cứu.
Phương pháp tổng hợp và đánh giá: qua quá trình tìm hiểu và phân tích và
tổng hợp, đánh giá công tác xây dựng, tổ chức thự hiện quy chế, nội quy, quy
định của Phòng Hành chính - Kế toán Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - số
hóa tài liệu HT.
6. Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài
Đề tài của tôi nghiên cứu được sẽ giúp cho người đọc hiểu thêm về Công
ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - số hóa tài liệu HT từ quá trình hình thành, phát
triển đến cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty, văn phòng công ty.
Không chỉ vậy, tôi còn làm rõ vấn đề thực trạng về công tác xây dựng, tổ chức
thực hiện quy chế, nội quy, quy định trong văn phòng tại Công ty Cổ phần công
nghệ lưu trữ - số hóa tài liệu HT là mục đích quan trọng nhất của bài tiểu luận.
Trên kỳ vọng, đề tài sẽ giúp công ty xây dựng được hệ thống nội quy, quy chế

3


chặt chẽ, hợp lý và hiệu quả hơn trong tương lai. Đề tài hoàn thành sẽ là tài liệu
tham khảo cho sinh viên cùng ngành và sinh viên có cùng đề tài nghiên cứu.
7. Cấu trúc của đề tài
Đề tài của tôi gồm 3 chương :
Chương 1. Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ số hóa tài liệu HT và Phòng Hành chính - Kế toán

Chương này trình bày giới thiệu khái quát về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ
chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ số hóa tài liệu HT và Phòng Hành chính - Kế toán ( là văn phòng của công ty).
cơ sở lý luận về doanh nghiệp, văn phòng doanh nghiệp và cụ thể là công tác
xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế, nội quy, quy định.
Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế,
nội quy, quy định của Văn phòng Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - số
hóa tài liệu HT
Chương này tìm hiểu về cơ sở lý thuyết của doanh nghiệp, văn phòng
doanh nghiệp cũng như công tác xây dựng, tổ chức thực hiện quy định, nội quy,
quy chế. Từ đó khảo sát thực trạng công tác xây dựng, tổ chức thực hiện quy
chế, nội quy, quy định của Văn phòng Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - số
hóa tài liệu HT,
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác xây dựng, tổ chức
thực hiện quy chế, nội quy, quy định của Văn phòng Công ty Cổ phần công
nghệ lưu trữ - số hóa tài liệu HT
Trên cơ sở những nhận xét, đánh giá ưu, nhược điểm còn tồn tại, mạnh
dạn đưa ra một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác xây dựng, tổ
chức thực hiện quy chế, nội quy, quy định của Văn phòng Công ty Cổ phần công
nghệ lưu trữ - số hóa tài liệu HT.

4


CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG
NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT VÀ PHÒNG HÀNH CHÍNH KẾ TOÁN
1.1. Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - số hóa
tài liệu HT
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT, tiền thân là
Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Lưu trữ, được thành lập ngày

26/5/2009. Đến năm 2013, do nhu cầu phát triển Công ty chính thức đổi tên
thành Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT với hoạt động
chủ yếu trong lĩnh vực Lưu trữ - Số hóa tài liệu.
Sau một thời gian hoạt động và phát triển với sự cố gắng không ngừng,
Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT đã thực sự lớn mạnh
và vươn lên trở thành một trong những Công ty hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ
Lưu trữ - Số hóa tài liệu, với hàng loạt các dự án đã và đang thực hiện cho các
Cơ quan, ban, ngành trên toàn quốc.
Trong những năm qua, với đội ngũ cán bộ giàu kinh nghiệm, có chuyên
môn cao, giàu lòng nhiệt huyết, đam mê công việc và năng động, với các thiết bị
máy móc và công nghệ hiện đại cùng khả năng tài chính vững chắc, Công ty
luôn nỗ lực nhằm cung cấp các dịch vụ tốt nhất thỏa mãn các yêu cầu khắt khe
của khách hàng.
Với phương châm “Cốt cách tạo dựng thương hiệu” đề cao nhân cách của
lãnh đạo và đội ngũ nhân viên lấy sự tận tâm, tận tình làm tôn chỉ hành động.
Công ty luôn nhận được sự đánh giá cao về năng lực và uy tín từ các Cơ quan
quản lý nhà nước, sự tin tưởng, ủng hộ từ phía các khách hàng, đối tác, sự đoàn
kết, thống nhất từ phía các cán bộ nhân viên.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty
a, Chức năng
Công ty cổ phần công nghệ Lưu trữ - số hóa tài liệu HT hoạt động kinh doanh
trong lĩnh vự Lữu trữ - số hóa tài liệu có những chức năng cơ bản như sau:
5


- Cung cấp dịch vụ tư vấn, đào tạo, bồi dưỡng và tập huấn nghiệp vụ về
văn thư - lưu trữ cho các cơ quan, doanh nghiệp;
- Thực hiện dịch vụ chỉnh lý khoa học, bảo quản và phục chế tài liệu lưu trữ;
- Kinh doanh, cung ứng và sản xuất trang thiết bị văn phòng trong công
tác lưu trữ, bảo quản và phục chế tài liệu;

- Kinh doanh, cung ứng dịch vụ thiết lập cơ sở dữ liệu, khai thác cơ sở dữ
liệu, dịch vụ lưu trữ dữ liệu và xử lý dữ liệu (trừ thông tin Nhà nước cấm);
- Cung ứng phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu.
b, Nhiệm vụ, quyền hạn
- Chỉ đạo, ban hành quy chế, quy định về công tác văn thư, lưu trữ của
công ty;
- Thực hiện quy định về định mức kinh tế khi thực hiện hợp đồng kinh tế
chỉnh lý tài liệu lưu trữ;
- Xây dựng, tổ chức bộ máy kinh doanh tạo nguồn vốn, bảo toàn nguồn
vốn của công ty và kinh doanh có hiệu quả nguồn vốn đó;
- Tổ chức hoạt động kinh doanh có hiệu quả;
- Thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo đúng quy định hiện hành của Bộ tài
chính, chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của các báo cáo tài chính;
- Nộp thuế vào ngân sách Nhà nước theo đúng quy định của Nhà nước.
c, Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu
HT gồm:
- Hội đồng quản trị: là tổ chức quản lý cao nhất của công ty gồm 01 Chủ tịch
Hội đồng quản trị và 02 thành viên khác. Hội đồng quản trị nhân danh công ty,
quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty.
- Hội đồng cố vấn: Tham mưu, cố vấn cho Hội đồng quảng trị và Tổng
giám đốc
- Tổng Giám đốc: Tổng Giám đốc điều hành quyết định các vấn đề liên
quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội
đồng quản trị về thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao.
6


- Ban tư vấn nghiệp vụ Lưu trữ: gồm 03 người, có nhiệm vụ cố vấn cho
công ty thực hiện các hợp đồng chỉnh lý, đưa ra các kế hoạch, phương án giải

quyết các trường hợp phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu
trữ của Công ty.
- Văn phòng đại diện Miền Nam: thực hiện các giao dịch của công ty trong
các tỉnh phía Nam.
- 03 phòng chức năng:
+ Phòng Kế hoạch - kinh doanh: Thực hiện việc đối ngoại kinh doanh các
trang thiết bị lưu trữ do xưởng sản xuất trang thiết bị Lưu trữ của công ty sản
xuất, đấu thầu các dự án chỉnh lý tài liệu.
+ Phòng Hành chính – kế toán: Đảm nhận và chịu trách nhiệm trước công
ty về lĩnh vực hành chính, kế toán.
+ Phòng Lưu trữ - số hóa: Bao gồm các đội Chỉnh lý, có nhiệm vụ thực
hiện các dự án chỉnh lý tài liệu, số hóa tài liệu của công ty.
- 01 Xưởng sản xuất trang thiết bị Lưu trữ
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
1.2.1. Chức năng
Phòng Hành chính - Kế toán thực hiện chức năng hành chính như thăm
mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty trong về:
- Tổ chức bộ máy;
- Quản trị nhân sự;
- Quản trị văn phòng.
Thực hiện chức năng kế toán gồm các chức năng như:
- Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty trong lĩnh
vực Tài chính - Kế toán - Tín dụng của Công ty;
- Kểm soát dòng tiền, Các hoạt động liên quan đến dòng tiền, kinh tế trong
Công ty theo các quy định về quản lý kinh tế của Nhà nước và của Công ty.
- Quản lý chi phí của Công ty, các thủ tục liên quan đến hạch toán.
- Thực hiện công tác kiểm soát tài chính của các Phòng ban liên quan.

7

1.2.2. Nhiệm vụ
a, Về công tác nhân sự
- Tham mưu về công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, luân chuyển, thi đua,
khen thưởng, kỷ luật nhân sự trong toàn Công ty theo đúng luật pháp và quy chế
của Công ty;
- Tham mưu về quy chế, chính sách trong lĩnh vực tổ chức và nhân sự;
- Quản lý tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT theo đúng chính sách,
chế độ, Pháp luật. Quản lý hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm của CBCNV trong
toàn Công ty.
b, Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
- Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ Công ty
cũng như gửi các cơ quan, các đơn vị bên ngoài;
- Xây dựng, ban hành các nội quy, quy chế, quy định theo pháp luật và
yêu cầu thực tế hoạt động của công ty. Tham mưu, sửa đổi bổ sung các nội quy,
quy chế, quy định không còn phù hợp; tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực hiện
nội quy, quy chế, quy định của công ty;
- Thực hiện công việc lễ tân khánh tiết, tổ chức Đại hội, hội nghị, hội
thảo, tiệc liên hoan cấp Công ty;
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ;
- Quản lý con dấu Công ty và các loại dấu tên, chức danh của Cán bộ
trong Công ty, cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy
đi đường Công ty;
- Quản lý xe con phục vụ đi công tác theo Quy chế Công ty.
- Quản lý cấp phát văn phòng phẩm làm việc cho văn phòng, dự án Công
ty theo định mức quy định.
- Quan hệ với các cơ quan địa phương và các đơn vị liên quan trong các
vấn đề liên quan đến Công ty về mặt hành chính.
c, Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường
Quản lý công tác vệ sinh môi trường trong phạm vi toàn Công ty (Nghiên

cứu, hướng dẫn triển khai, kiểm tra, xử lý vi phạm)
8


d, Về công tác quản lý tài sản
- Quản lý tài sản phục vụ làm việc của Văn phòng Công ty (tính toán nhu
cầu, tổ chức mua sắm, phân phối, cấp phát, định mức sử dụng, bàn giao sử dụng,
theo dõi, quản lý, sửa chữa, thay thế)
e, Quản lý tài chính trong công ty
- Quản lý toàn bộ tài sản cố định của Công ty
- Công tác tài chính:Quản lýHệ thống kế hoạch tài chính Công ty (Xây
dựng, điều chỉnh, đôn đốc thực hiện, tổng hợp báo cáo, phân tích đánh giá, kiến
nghị)
- Quản lý chi phí: Lập dự toán chi phí; Thực hiện chi theo dự toán, theo
dõi tình hình thực hiện, tổ chức phân tích chi phí của Công ty;
- Quản lý doanh thu: Tham gia đàm phán Hợp đồng kinh tế, nghiệm thu
thanh toán, thu hồi tiền bán hàng, theo dõi doanh thu từng dự án; Tham gia
thanh lý hợp đồng; lập báo cáo thu hồi tiền bán hàng hàng tháng và đột xuất;
- Quản lý tiền: Thực hiện quản lý tài khoản Công ty và giao dịch Ngân
hàng, thực hiện các thủ tục đặt cọc, thế chấp của Công ty; Quản lý tiền mặt;
- Quản lý công nợ: Tổ chức quản lý, thu hồi công nợ phải thu; Quản lý
các khoản công nợ phải trả; Dự kiến phương án quản lý nợ khó đòi hoặc nợ
không ai đòi;
- Quản lý các quỹ theo chế độ và Quy chế tài chính của Công ty.
f, Công tác tín dụng, công tác hợp đồng
- Xây dựng kế hoạch huy động vốn trung, dài hạn; kế hoạch tín dụng vốn
lưu động để huy động vốn cho nhu cầu đầu tư và SXKD của Công ty .
- Xây dựng mức lãi xuất huy động và cho vay vốn trong nội bộ Công ty
và ngoài Công ty.
- Dự thảo, đàm phán các hợp đồng tín dụng của Công ty .

g, Công tác kế toán:
- Thu thập, xử lý thông tin, chứng từ kế toán theo đối tượng kế toán và nội
dung công việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán;
- Lập báo cáo kế toán tổng hợp của Công ty;
9


- Lập báo cáo đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty;
- Tổ chức ứng dụng tin học trong công tác kế toán.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
- Căn cứ vào khối lượng, tính chất công việc Phòng Hành chính - Kế toán
gồm 01 Trưởng phòng, 02 nhân viên Hành chính - Nhân sự, 01 Kế toán, 01 Lái
xe;
- Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và pháp luật về
toàn bộ hoạt động của Phòng;
- Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Trưởng phòng và các chức danh
khác theo quy định của Công ty.
TIỂU KẾT
Trong chương này, phần nào đã giới thiệu được cơ cấu, tổ chức, chức
năng nhiệm vụ quyền hạn cũng như lĩnh vực hoạt động của Công ty Cổ phần
công nghệ lưu trữ - số hóa tài liệu HT. Đồng thời làm rõ được chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn, cơ cấu, tổ chứng của Phòng Hành chính -Kế toán (tức văn phòng
của công ty) để có thể nhận diện được nhiệm vụ và mối quan hệ của văn phòng
công ty đối với việc thực hiện công tác xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế,
nội quy, quy định trong công ty.

10


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG, TỔ CHỨC THỰC

HIỆN QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY
CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT
2.1. Khái quát chung về công tác xây dựng, tổ chức thực hiện nội quy,
quy định, quy chế của văn phòng
2.1.1. Khái niệm
- Khái niệm nội quy:
Nội quy là những quy định do nội bộ bên trong một cơ quan tổ chức tự
đặt ra buộc những người làm việc hoặc tham gia cơ quan, tổ chức đó phải tuân
theo.
- Khái niệm quy định:
Là quy phạm định ra các công việc phải làm, không được làm hoặc hướng
dẫn thực hiện quy định của quy phạm pháp luật; điều lệ của doanh nghiệp, quy
chế doanh nghiệp. Quy định chứa đựng nội dung hướng dẫn cụ thể về chuyên
môn, nghiệp vụ phục vụ cho công tác điều hành của doanh nghiệp.
- Khái niệm quy chế:
Quy chế là những quy định thành một chế độ được quy định bởi một cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền trong một phạm vi nhất định, được ban hành có
văn bản và có hiệu lực thi hành trong phạm vi cơ quan, tổ chức đó.
2.1.2. Các loại nội quy, quy chế, quy định do văn phòng xây dựng
Các quy định, quy ước, quy chế, nội quy, quy tắc ứng xử, quy tắc đạo đức
nghề nghiệp điều chỉnh quan hệ xử sự cụ thể bên trong và quan hệ giữa doanh
nghiệp, tổ chức đơn vị, lãnh đạo, nhân viên với nhau và với đối tác, tổ chức và
khách hàng gồm:
Quy chế làm việc; Quy chế quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức; Quy chế văn hóa công ty; Quy chế dân chủ; Quy chế thi đua
khen thưởng; Nội quy lao động; Nội quy doanh nghiệp; Quy tắc ứng xử của lãnh
đạo, nhân viên…

11

2.1.3. Công tác xây dựng, tổ chức thực hiện nội quy, quy định, quy chế
của văn phòng doanh nghiệp
Công tác xây dựng, tổ chức thực hiện nội quy, quy định, quy chế là một
trong những nhiệm vụ cơ bản của văn phòng trong bất kì loại hình cơ quan, tổ
chức nào. Trong văn phòng của những doanh nghiệp hiện nay hầu hết đã có sự
chú trọng trong việc thực hiện nghiên cứu, tham mưu, xây dựng các nội quy, quy
đinh, quy chế của doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh
nghiệp, nâng cao uy tín và chất lượng tuy nhiên công tác xây dựng nội quy, quy
chế, quy định cần được thực hiện liên tục, nghiêm túc và đầu tư. Xây dựng được
hệ thống nội quy, quy chế hiệu quả cần phải sâu sát trong khâu tổ chức, thực
hiện để đem lại hiệu quả liên tục và tối đa.
2.1.4. Vai trò, ý nghĩa của công tác xây dưng nội quy, quy định, quy
chế của Văn phòng doanh nghiệp
Nội quy, quy định, quy chế là một trong nhưng biểu hiện hay nói cách
khác là một yếu tố không thể thiếu trong việc xây dựng văn hóa công sở. Tất cả
các cơ quan, tổ chức khi thành lập đều được xác định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức. Việc xây dựng nội quy, quy chế trong các công sở
chính là sự thừa nhận một cách chính thức những giá trị nhất định của văn hóa
công sở. Việc hình thành các chuẩn mực bắt buộc của văn hóa công sở làm cơ sở
cho việc xây dựng hệ thống quyền hạn, trách nhiệm, nghĩa vụ của chủ thể thực
hiện; là biện pháp thiết thực đưa văn hóa công sở vào hoạt động thường nhật của
doanh nghiệp. Cuối cùng, việc xây dựng nội quy, quy chế tạo ra sự thống nhất
trong việc áp dụng văn hóa công sở, góp phần bảo đảm tính đồng bộ của hoạt
động quản lý; khắc phục sự tuỳ nghi hay ngẫu hứng khi thực hiện. Để doanh
nghiệp hoạt động đúng trong khuôn khổ pháp luật, thực hiện đúng chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn nhất thiết doanh nghiệp đó phải có những quy định quy
ước bắt buộc phải tuân thủ trong hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và xử sự trước mọi mối quan hệ để giải quyết công việc.

12


2.1.5. Sự ảnh hưởng của công tác xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế,
nội quy, quy định đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
Nội quy, quy định, quy chế ảnh hưởng đến các thành viên trong công sở
một cách trực tiếp hoặc gián tiếp. Thông qua các quy định chính thức như Quy
chế làm việc, văn hoá là công cụ để các nhà quản lý hướng cách thức hành vi
của đội ngũ theo những kiểu nhất định. Đồng thời, văn hoá còn hiện diện và ảnh
hưởng đến nếp nghĩ, nếp làm của cán bộ, công chức thông qua hệ thống các quy
tắc xử sự mang tính thông lệ, không chính thức, không thành văn, nhưng đôi khi
có tính lâu bền và sức ảnh hưởng mạnh mẽ hơn bất cứ công cụ chính thức nào.
Nội quy, quy định, quy chế như một môi trường văn hoá đặc thù với những giá
trị chuẩn mực văn hoá chi phối mọi hoạt động, các quan hệ trong nội bộ doanh
nghiệp cũng như đối với đối tác, khách hành với tư cách là mang đến lợi ích tối
đa cho nội bộ doanh nghiệp, cho xã hội, cho con người.
2.2. Thực trạng công tác xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế, nội
quy, quy định của văn phòng Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - số hóa
tài liệu HT
Hiện nay, Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - số hóa tài liệu HT đã phổ
biến áp dụng một cách tổng thể, nghiêm túc và đầy đủ các quy định chung của
nhà nước và pháp luật như Quy chế công ty; Nội quy công ty; Quy tắc đạo đức
nghề nghiệp; Quy tắc ứng xử. Đồng thời Công ty cũng đã ban hành các nội quy
riêng của cơ quan để điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty
sao cho phù hợp, đầy đủ và hoàn thiện hơn đẩy mạnh hiệu quả làm việc của
công ty.
2.2.1. Thực trạng quy định, nội quy, quy chế chung của pháp luật,
Nhà nước và của Công ty đã và đang áp dụng
a, Áp dụng quy chế làm việc
Việc áp dụng đúng theo Quy chế làm việc chung cho công ty cũng là một

yếu tố quan trọng trong việc đưa hoạt động của công ty mang tính khách quan,
đồng bộ, hợp lý và hợp pháp. Hiện nay công ty đã ban hành nhiều bản Quy chế
khác nhau quy định về cụ thể từng vấn đề. Ví dụ Quy chế sửa đổi bổ sung Chức
13


năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các phòng chức năng trong công ty ban hành
kèm theo Quyết định số 12/QĐ-HTLT-HĐQT năm 2017 của HĐQT quy định
rất rõ ràng và chặt chẽ về chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của công ty
cũng như các phòng chức năng để việc thực hiện các hoạt động của Công ty diễn
ra hiệu quả, tránh sự chồng chéo, phân công không hợp lý, vượt cấp vượt quyền
hay thiếu trách nhiệm trong xử lý công việc do đùn đẩy.
Cơ cấu, tổ chức của công ty do Hội đồng quản trị bầu ra, toàn bộ lãnh đạo,
nhân viên, các phòng ban trong công ty có trách nhiệm thực hiện theo sự chỉ đạo
của Ban giám đốc. Ban Giám đốc chịu trách nhiệm chấp hành theo sự chỉ đạo
của Hội đồng quản trị và quy định chung của pháp, luật, các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên và mọi quyết định của Hội đồng quản trị cung cấp nhằm
bảo đảm việc duy trì hoạt động và phát triển của công ty.
* Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc, mối quan hệ của Phòng
Hành chính - Kế toán
Tại nội dung này quy định phòng Hành chính - Kế toán giải quyết công
việc theo Quy chế chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty. Quy định
cụ thể Trưởng phòng Hành chính -Kế toán thực hiện chức năng, nhiệm vụ quyền
hạn theo quy định và thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ Tổng Giám đốc giao phó.
* Chương trình công tác
Phòng Hành chính - Kế toán đã tham mưu soan thảo giúp công ty ban
hành Quy chế về công tác quy định về việc xây dựng chương trình công tác
hàng năm cho công ty.
Chương trình công tác hàng năm của công ty gồm: Tổng quát các định
hướng, nhiệm vụ và giải pháp lớn của công ty trên tất cả các lĩnh vực công tác

và nội dung các phiên họp và danh mục các báo cáo, đề án và những vấn đề cần
trình công ty, Tổng Giám đốc trong năm.
* Thủ tục trình, ban hành và kiểm tra việc thực hiện văn bản
Bao gồm các quy định về:
- Thủ tục trình giải quyết công việc,
- Hồ sơ trình giải quyết công việc gồm,
14


+ Phát hành, công bố văn bản,
+ Kiểm tra việc thi hành văn bản,
* Chế độ hội họp, tiếp khách, đi công tác và thông tin báo cáo
- Hội họp gồm có các quy định về
+ Họp xử lý công việc thường xuyên,
+ Họp hàng tuần.
Khi cần thiết, Tổng Giám đốc triệu tập người đứng đầu các Phòng chức
năng họp bàn giải quyết các vấn đề liên quan đến các công việc, dự án, đối tác;
Ngoài ra, tùy theo yêu cầu chỉ đạo điều hành, Ban giám đốc còn có các cuộc họp
chuyên đề khác.
- Tiếp khách
- Đi công tác
Thành viên của Công ty mà đặc biệt là Phòng Hành chính - Kế toán phải
dành thời gian đi công tác cơ sở để kiểm tra, nắm tình hình triển khai thực hiện
các chính sách, pháp luật của Nhà nước, các quyết định, chỉ thị, các văn bản chỉ
đạo; gặp gỡ tiếp xúc,thường xuyên lắng nghe ý kiến, xu hướng, nhu cầu của
khách hàng; nắm tình hình ở các địa phương khác nhau để kịp thời chỉ đạo và đề
xuất những giải pháp mới giúp cho hiệu quả và chất lượng dịch vụ của công ty
tăng lên, khắc phục khó khăn và vươn rộng quy mô thị trường của công ty. Tùy
nội dung chuyến đi công tác để tổ chức hình thức đi cho phù hợp, bảo đảm thiết
thực và tiết kiệm.

- Trách nhiệm thông tin, báo cáo
Định kỳ có báo cáo về tình hình, kết quả hoạt động và làm việc của công
ty và các báo cáo chuyên đề, đột xuất theo quy định; Trưởng phòng Hành chínhKế toán có trách nhiệm báo cáo hàng tháng về sự chỉ đạo, điều hành.
* Thực hiện quy chế về quản lý tài chính
Trong phạm vi chức năng, quyền hạn của mình đã được quy định trong
Quy chế chức năng, nhiệm vụ, các thành viên Phòng Hành chính - Kế toán có
trách nhiệm quản lý về dòng tiền, về vốn nằm trong kinh tế của công ty theo quy
định về quản lý kinh tế của Nhà nước và của công ty, quản lý về doanh thu, công
15


nợ, tài sản cố định quản lý các khoản nợ phải thu, quản lý các loại tài sản, quy
chế báo cáo tài chính và làm công tác thuế.
b, Áp dụng Quy chế văn hóa công sở
Công ty đã rất linh hoạt trong việc chọn lọc, tham khảo áp dụng khá hiệu
quả "Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước" ban hành
kèm theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 08 năm 2007 của Thủ
tướng Chính phủ bao gồm 3 chương và 16 điều. Quy chế này quy định trong
phạm vi của các cơ quan , lãnh đạo, nhân viên nhà nước từ trong khi làm việc
không được hút thuốc trong phòng làm việc, Sử dụng đồ uống có cồn tại công sở,
trừ trường hợp được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan vào các dịp liên hoan, lễ tết,
tiếp khách ngoại giao hay quảng cáo thương mại tại công sở. Khi tiếp xúc với
khách hàng, giao tiếp, ứng xử phải nghiêm túc, lịch sự, tôn trọng, không được nói
tục, không được nói tiếng lóng, không được quát nạt, phải ăn nói mạch lạc, rõ
ràng… Trang phục, quần áo phải lịch sự, gọn gàng… Khi lãnh đạo, nhân viên nghe
điện thoại, phải xưng họ tên, đơn vị công tác, và không được ngắt điện thoại đột
ngột…
Quy chế này chính là cơ sở tốt nhất để công ty xây dựng và ban hành ra quy
chế phù hợp và sâu sát hơn đối với môi trường văn phòng doanh nghiệp
c, Quy tắc ứng xử

Quy tắc này áp dụng và thực hiện trong Nội quy công ty đã được ban hành
kèm theo Điều lệ công ty
Mục đích quy định Quy tắc ứng xử nhằm: quy định các chuẩn mực xử sự
của lãnh đạo, nhân viên công ty trong xử lý công việc, thực hiện nhiệm vụ và
trong quan hệ xã hội, bao gồm những việc phải làm hoặc không được làm nhằm
bảo đảm sự liêm chính và trách nhiệm của lãnh đạo công ty cũng như các thành
viên trong công ty; Thực hiện công khai các hoạt động nhiệm vụ, và quan hệ xã
hội của lãnh đạo, nhân viên; nâng cao ý thức, trách nhiệm của lãnh đạo, nhân
viên trong công tác xây dựng, thực hiện quy chế, nội quy, quy định; Là căn cứ
để xử lý trách nhiệm khi cán bộ, nhân viên vi phạm các chuẩn mực xử sự trong
trình tự giải quyết công việc và trong quan hệ xã hội, đồng thời là căn cứ để
16


giám sát việc chấp hành các quy định pháp luật của cán bộ, nhân viên của công
ty.
Quy chế quy định cụ thể những việc lãnh đạo, nhân viên được làm và những
việc không được làm, kể cả trong hoạt động của công ty và ngoài xã hội. Những
việc được làm và không được làm được. Quy chế quy định thành các chuẩn mực:
- Trong hoạt động công việc: Quy chế quy định trong giao tiếp hành
chính, Quy định về trang phục làm việc, phải giữ uy tín, danh dự cho công ty,
đơn vị, lãnh đạo và đồng nghiệp. Trong giao tiếp tại công sở và với đối tác,
khách hàng, lãnh đạo, nhân viên phải có thái độ lịch sự, hoà nhã, văn minh. Khi
giao dịch trực tiếp, hoặc bằng văn bản hành chính hoặc qua các phương tiện
thông tin (điện thoại, thư tín, qua mạng...) phải bảo đảm thông tin trao đổi đúng
nội dung công việc mà phòng ban, đơn vị, tổ chức và đối tác, khách hàng cần
hướng dẫn, trả lời. Nêu cao vai trò lãnh đạo trong quản lý, điều hành hoạt động
của công ty phải nắm bắt kịp thời tâm lý của nhân viên, phát huy dân chủ, tạo
điều kiện trong học tập và phát huy sáng kiến, tôn trọng và tạo niềm tin, bảo vệ
danh dự của lãnh đạo và nhân viên khi bị phản ánh, khiếu nại, tố cáo không

đúng sự thật.. Trong quan hệ đồng nghiệp lãnh đạo, nhân viên phải chân thành,
nhiệt tình bảo đảm sự đoàn kết; phối hợp và góp ý trong quá trình thực hiện
nhiệm vụ để công việc được giải quyết nhanh và hiệu quả.
Các hành vi bị cấm: mạo danh, mượn danh, trốn tránh, đùn đẩy trách
nhiệm, che giấu, bưng bít và làm sai lệch nội dung các phản ảnh, không được từ
chối các yêu cầu đúng pháp luật
- Trong quan hệ xã hội: Lãnh đạo, nhân viên của công ty khi tham gia các
hoạt động xã hội thể hiện văn minh, lịch sự trong giao tiếp, ứng xử, trang phục để
giữ gìn hình ảnh và uy tín của công ty.
Ngoài các quy định về chế độ chi tiêu theo quy định của Bộ Tài chính,
một số quy định nghiêm cấm các tổ chức, cá nhân sử dụng tiền, tài sản của công
ty, của tập thể … để thưởng, biếu, tặng, cho các tổ chức, cá nhân dưới mọi hình
thức không đúng chế độ quy định của Nhà nước và của công ty trong bất cứ
trường hợp nào, nhất là các dịp lễ, ngày Tết, ngày kỷ niệm thành lập, tổng kết
17


mừng công, đón nhận các danh hiệu Nhà nước. Việc thưởng, biếu, tặng quà cho
người thực sự có thành tích phải sử dụng quỹ thi đua, khen thưởng và phải đuợc
phản ánh trong sổ sách kế toán, công khai trong cơ quan. Việc giám sát thi đua,
khen thưởng phải có sự tham gia của các phong ban, lãnh đạo, nhân viên trong
công ty. Việc thực hiện sai chế độ thì phải bồi hoàn và bị xử lý theo quy định của
của công ty và của pháp luật. Nghiêm cấm các cá nhân, tổ chức gợi ý để được
thưởng, biếu và phải từ chối nếu không thuộc đối tượng được thưởng, biếu, tặng,
cho…
Các hành vi bị cấm: lợi dụng chức vụ, quyền hạn, mạo danh, sử dụng các
tài sản, phương tiện công cho các hoạt động xã hội không thuộc hoạt động
nhiệm vụ, công vụ, tổ chức các hoạt động cưới hỏi, ma chay, mừng thọ, sinh
nhật, tân gia, thăng chức và các hoạt động khác của bản thân và gia đình vì mục
đích vụ lợi, lãnh đạo, nhân viên không được vi phạm các quy định về nội quy,

quy tắc ở nơi công cộng; không được vi phạm các chuẩn mực về thuần phong
mỹ tục tại nơi công cộng để bảo đảm sự văn minh, tiến bộ của xã hội.
2.2.2. Thực trạng công tác xây dựng quy chế, nội quy, quy định của
Phòng Hành chính - Kế toán
Công tác xây dựng quy chế, nội quy, quy định của Công ty cổ phần công
nghệ lưu trữ- số hóa tài liệu HT nằm trong nhiệm vụ của Phòng Hành chính- Kế
toán. Trên thực tế, qui mô doanh nghiệp càng lớn thì việc xây dựng ban hành ra
là vô cùng cần thiết. Đồng thời việc tách bạch riêng từng vấn đề để xây dựng
những bản quy chế riêng rẽ sẽ giúp ích cho việc thực hiện công việc đồng bộ và
cụ thể, dễ dàng hơn. Đối với Phòng Hành chính - kế toán tại Công ty cổ phần
công nghệ lưu trữ- số hóa tài liệu HT sẽ dựa trên yêu cầu thực tế các để xây
dựng và ban hành một văn bản quy phạm phù hợp với thực tế nhất và đảm bảo
tính khoa học ứng dụng cao, lâu dài cũng như đảm bảo tính hợp pháp.
Trước khi xây dựng một văn bản quy phạm nội bộ tùy theo yêu cầu của
lãnh đạo công ty, do sự nhận định của cá nhân Trưởng phòng hành chính - kế
toán hoặc sự góp ý, yêu cầu của đồng nghiệp thì Trưởng phòng Hành chính - Kế
toán luôn xác định mục đích, sự cần thiết và phạm vi, đối tượng điều chỉnh cụ
18


thể. Sau khi xác định được mục đích, sự cần thiết, phạm vi, đối tượng, vấn đề
cần điều chỉnh mới xác định được loại hình văn bản quy phạm được ban hành.
Đó là quy chế, quy định, nội quy hay quy trình…
a, Quy trình công tác xây dựng quy chế, nội quy, quy định
Trong thực tế, Công tác xây dựng quy chế, nội quy, quy định của công ty
được thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Khảo sát yêu cầu thực tế
Như đã nói ở trên, việc khảo sát yêu cầu của thực tế sẽ quyết định việc
ban hành văn bản quy phạm nội bộ có thực sự cần thiết không? từ đó xác định
được mục đích phạm vi, đối tượng cần điều chỉnh để sau đó xác định loại hình

văn bản sau khi ban hành. Sau khi đã xác định được Trưởng phòng Hành chính Kế toán có trách nhiệm tham mưu, góp ý, xin ý kiến chỉ đạo của Tổng Giám
đốc.
Bước 2: Phân công, chỉ định. Công tác xây dựng quy chế, nội quy, quy
định khá phức tạp và cần nhiều nguồn nhân lực và sự đóng góp, thảo luận.
Chính vì vậy sau khi Phòng hành chính -Kế toán nhận trách nhiệm xây dựng quy
chế, nội quy, quy định có trách nhiệm phân công, chỉ định nhóm, hoặc cá nhân
thực hiện từng mảng công việc nhất định sao cho nhanh chóng, hiệu quả.
Bước 3: Nghiên cứu các tài liệu liên quan, đặc biệt là văn bản quy phạm
pháp luật còn hiệu lực pháp lý và quy phạm rộng rãi. Sưu tầm các công trình
nghiên cứu, các văn bản quy định tương tự và các tài liệu hướng dẫn, các bản
nội quy, quy chế đã và đang được áp dụng có hiệu quả tại các doanh nghiệp khác
Bước 4: Xây dựng bản dự thảo. Trước tiên cần phải biên soạn bản dự thảo
quy chế. Ở đây, việc biên soạn do Trưởng phòng Hành chính - Kế toán chủ trì
hoặc người được phân công chịu trách nhiệm biên soạn cần phải tìm hiểu kĩ tình
hình thực tế hoạt động của doanh nghiệp, soạn thảo súc tích, gọn gàng, dễ hiểu,
tránh gây hiểu lầm hay khó hiểu và phải đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và thực
tiễn.
Bước 5: Trình duyệt. Sau khi hoàn thành bản dự thảo cần trình bản dự
thảo lên cho Ban giám đốc, sau đó gửi đến từng phòng ban để khảo sát ý kiến
19


đóng góp của tất cả cách thành viên. Việc này bản quy chế, nội quy, quy định dự
thảo có được duyệt và ban hành hay không còn cần phải thông qua cuộc họp
trực tiếp để lấy ý kiến và tiến hành sửa đổi bổ sung.
Bước 6: Sau khi đã được Tổng Giám đốc duyệt, Bản dự thảo quy chế, nội
quy, quy định được đưa lên Hội đồng quản trị để lấy phê duyệt lần cuối và ra
quyết định ban hành
Bước 7: Ra quyết định, ban hành quy chế, nội quy, quy định
Sau khi đã sửa đổi bổ sung hoàn chỉnh, Hội đồng quản trị sẽ ra quyết định

ban hành quy chế và gửi quyết định này kèm theo bản quy chế, nội quy, quy
định chính thức đến các phòng ban chức năng và các cá nhân để thực hiện việc
áp dụng.
b,Thời gian xây dựng
Công tác xây dựng nội quy, quy chế, quy định của công ty được Phòng
Hành chính - Kế toán xây dựng dựa theo kế hoạch công tác của công ty. Cụ thể
kế hoạch công tác có thể theo tuần, theo tháng, theo quý và theo năm. Việc lập
kế hoạch công tác được thực hiện vào ngày cuối cùng của tuần, của tháng, của
quý hoặc của năm. Cho nên để việc xây dựng quy chế, nội quy, quy định diễn ra
trùng khớp cũng như để đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra thống nhất, hiệu
quả và liên tục thì hai hoạt động này được xây dựng cùng lúc.
2.2.3. Thực trạng công tác tổ chức thực hiện quy chế, nội quy, quy
định của Phòng Hành chính - Kế toán
Trong thực tế, công tác tổ chức thực hiện quy chế, nội quy, quy định của
Phòng Hành chính - Kế toán được thực hiện khá nghiêm túc và sâu sát. Công tác
thực hiện và áp dụng quy chế, nội quy, quy định được thực hiện trong tất cả các
phòng ban chức năng và từng cá nhân từ lãnh đạo cho đến nhân viên một cách
công khai, công bằng và minh bạch.
Trong quá trình xây dựng quy chế, nội quy, quy đinh đã được thông qua
và bổ sung, sửa đổi theo đóng góp trực tiếp của các thành viên nên đa phần cán
bộ, công nhân viên đều hài lòng và thực hiện tự giác theo những nội quy, quy
chế, quy định đã được ban hành khá tốt. Mặt khác việc trong công tác xây dựng
20


đã có sự tinh gọn, lược đi những phần rườm rà, các điều khoản quy định rõ ràng,
đơn giản, dễ hiểu mang lại hiệu quả trong công tác thực hiện quy chế, nội quy,
quy định khá rõ rệt.
Công tác thực hiện quy chế, nội quy, quy định khá dễ dàng, gọn nhẹ cho
nên từ Ban giám đốc cho đến lãnh đạo các phòng ban đều thực hiện tốt tạo động

lực và sụ tin tưởng cho nhân viên tuân thủ và thực hiện theo nội quy, quy chế,
quy định. Thêm vào đó việc áp dụng đúng, nhanh chóng kịp thời các quy chế,
quy định khiến cho công việc của công ty từ cấp cao đến cấp thấp đều rất thống
nhất, đồng bộ. Việc áp dụng tốt được quy chế này sẽ tạo thuận lợi cho việc áp
dụng quy chế khác và từ đó tạo nên tiền đề tốt cho những hệ thống quy chế, nội
quy, quy định sau đi vào thực hiện tốt hơn.
Phòng Hành chính- Kế toán thực hiện chức năng tham mưu, xây dựng và
tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định, đồng thời thực hiện việc kiểm
tra, giám sát công tác thực hiện quy chế, nội quy, quy định của công ty. Trong
thực tế, Trưởng phòng thường xuyên trực tiếp đi rà soát, kiểm tra việc thực hiện
quy chê, nội quy, quy định tại công ty một cách công khai. Thường xuyên đôn
đốc, nhắc nhở việc thực hiện nội quy, quy chế và xử lý một cách công bằng các
sai phạm. Tuy nhiên việc kiểm tra, giám sát, đôn đốc, nhắc nhở chéo giữa các
phòng chức năng và giữa các cá nhân cũng được thực hiện khá thường xuyên.
Như vậy, công tác thực hiện nội quy, quy chế, quy định đã được thực hiện
một cách công bằng, khách quan và dân chủ.
TIỂU KẾT
Trong chương này đã nêu được những cơ sở lý thuyết cơ bản về công tác
xây dựng, thực hiện nội quy, quy chế, quy định của Phòng Hành chính - Kế
toán. Quan trọng hơn là thực trạng việc thực hiện công tác xây dựng, tổ chức
thực hiện nội quy, quy chế, quy định của công ty đã được thực hiện khá tốt. Tuy
nhiên, công tác này vẫn cần phải được nghiên cứu để tìm ra những mặt hạn chế
còn tồn tại nhằm khắc phục, đi đến nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động.

21


CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VẦ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA
CÔNG TÁC XÂY DỰNG, TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUY CHẾ, NỘI QUY,
QUY ĐỊNH CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH - KẾ TOÁN CÔNG TY CÔNG

TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT
3.1. Đánh giá về công tác xây dựng, tổ chức thực hiện các quy chế, nội
quy, quy định của Phòng Hành chính - Kế toán
Việc ban hành và áp dụng các nội quy, quy chế của nhà nước và pháp luật nói
chung cũng như các nội quy cơ quan của Công ty nói riêng là một việc vô cùng quan
trọng và cấp thiết. là một quyết định phù hợp tiến trình phát triển của xã hội, thể hiện
sự tôn trọng và làm tốt hơn vai trò công bộc của dân với mục tiêu xây dựng một nền
hành chính công khai, dân chủ, trong sạch, chuyên nghiệp, hiện đại hoá, hoạt động
có hiệu quả; Xây dựng đội ngũ lãnh đạo, nhân viên có phẩm chất tốt và đủ năng lực,
tận tuỵ trong công việc đáp ứng yêu cầu của công cuộc xây dựng và phát triển chung
của đất nước.
Ban hành các nội quy, quy chế đều rất bao quát, cụ thể để điều chỉnh cho
từng khoản, mục, đối tượng và cũng được Phòng Hành chính - Kế toán tổ chức học
tập, quán triệt đúng tình thần của quy chế đồng thời căn cứ vào tình hình thực tế đã
xây dựng quy chế cho phù hợp với công ty với nhiều hình thức tuyên truyền phong
phú, đa dạng. Tuy nhiên các quy định, điều, khoản, mục vẫn chưa đi sâu vào tiểu
tiết, vẫn để xót, để hổng hoặc trùng lặp, chồng chéo...
3.1.1. Ưu điểm
Những ưu điểm mà Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - số hóa tài liệu
HT đã có được sau khi áp dụng có thể kể đến như:
Trước hết, Việc thực hiện các quy chế văn hóa công sở đã khiến các hành
vi bị cấm gần như đã bị loại bỏ có thể kể đến như: Hút thuốc lá trong phòng làm
việc; Sử dụng đồ uống có cồn tại công sở, trừ trường hợp được sự đồng ý của
lãnh đạo công ty vào các dịp liên hoan, lễ tết, tiếp khách ngoại giao. Cho đến
nay, Công ty đã gắn rất nhiều các biển báo cấm hút thuốc trên mọi hành lang và
trong phòng làm việc, tuy vẫn có những trường hợp hút thuốc trong hành lang

22