Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của văn phòng tại công ty cổ phần tập đoàn hòa phát

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát, đánh giá và thu thập,
tổng hợp thông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của cô giáo ThS. Lâm
Thu Hằng, giảng viên bộ môn và Ban Giám đốc cùng với các anh chị trong
Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát trong suốt quá trình tìm kiếm và nghiên
cứu tài liệu.
Nhân đây cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành với ThS. Lâm Thu
Hằng và lãnh đạo Ban Giám đốc cùng với các anh chị trong công ty lời chúc
sức khỏe, hạnh phúc và thành đạt trong sự nghiệp. Chúc công ty cổ phần Tập
đoàn Hòa Phát ngày càng phát triển.
Trong quá trình khảo sát tại công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát. Mặc dù
đã cố gắng nhưng với những kiến thức còn hạn chế và thiếu kinh nghiệm thực
tiễn, đề tài không tránh khỏi thiếu sót, rất mong nhận được sự thông cảm cũng
như sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô để đề tài được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn !


LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan bài tiểu luận “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây
dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của Văn phòng tại
Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát ” là công trình nghiên cứu của riêng tôi,
các kết quả nghiên cứu có tính độc lập riêng, không sao chép bất kỳ tài liệu nào
và chưa công bố nội dung này ở bất kỳ đâu. Các số liệu trong chuyên đề được
sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn có chú thích rõ ràng, minh bạch, có tính kế
thừa, phát triển từ các tài liệu, tạp chí, các công trình nghiên cứu đã được công
bố, các website.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan của tôi./.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TĂT
PHẦN MỞ ĐẦU................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.....................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu..................................................................................2
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài..........2
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..........................................................2
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng. .3
7. Cấu trúc của đề tài...................................................................................4
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH
VÀ KHÁI QUÁT ĐÔI NÉT VỀ VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP
ĐOÀN HÒA PHÁT...........................................................................................5
1.1. Cơ sở lý luận về quy chế, nội quy, quy định........................................5
1.1.1. Khái niệm nội quy, quy chế...............................................................5
1.1.2. Vị trí và ý nghĩa của quy chế, nội quy, quy định...............................6
1.2. Khái quát đôi nét về công ty cổ phần Tập đoàn Hòa phát....................6
1.2.1. Giới thiệu chung...............................................................................6
1.2.2. Lịch sử hình thành và phát triển.......................................................7
1.2.3. Chức năng nhiệm vụ CTCP Tập đoàn Hòa Phát..............................9
1.2.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức......................................................................14
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC
THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN
PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT..................16
2.1. Các loại nội quy, quy chế, quy định do văn phòng xây dựng............16
2.2. Thực trạng công tác tổ chức và xây dựng..........................................16
2.2.1. Quy định làm việc của Văn phòng Tổng công ty............................16
2.2.2. Chế độ làm việc...............................................................................20
2.2.3. Văn thư lưu trữ................................................................................22

2.2.4. Soạn thảo ban hành văn bản............................................................22
2.2.5. Tổ chức hội họp tiếp khách............................................................24
2.2.6. Đi công tác......................................................................................25
2.2.7. Công tác bảo vệ trật tự, trị an, chế độ thông tin..............................25
2.2.8. Văn hoá công ty...............................................................................26
2.2.9. Công tác kiểm tra, thực hiện quy định làm việc của Văn phòng.....27
2.3. Thực trạng công tác tổ chức thực hiện...............................................28
2.4. Đánh giá nhận xét...............................................................................29
2.4.1. Ưu điểm...........................................................................................29
2.4.2. Hạn chế............................................................................................30
2.5. Nguyên nhân hạn chế.........................................................................30
2.5.1. Từ phía Lãnh đạo Văn phòng..........................................................31
2.5.2. Từ phía nhân viên............................................................................31
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÁC QUY CHẾ, NỘI
QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG CTCP TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT. .33
3.1. Đề xuất...............................................................................................33
3.2. Giải pháp............................................................................................34
3.2.1. Đối với công ty................................................................................34
3.2.2. Đối với lãnh đạo Văn phòng...........................................................35
3.2.3. Đối với cán bộ, nhân viên...............................................................36
3.2.4. Đối với việc thực hiện các nghiệp vụ văn phòng............................36
KẾT LUẬN......................................................................................................38
TÀI LIỆU THAM KHẢO..............................................................................39
PHỤ LỤC


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TĂT

STT

Chữ viết tắt

Chữ viết đầy đủ

1

CTCP

Công ty cổ phần

2

CBNV

Cán bộ nhân viên

3

HCNS

Hành chính nhân sự

4

SXKD

Sản xuất kinh doanh

5

VTLT

Văn thư lưu trữ

6

TGĐ

Tổng Giám đốc

7

TC – KT

Tài chính - kế toán


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn phòng là bộ phận vô cùng quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ
cơ quan, đơn vị nào. Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì
vừa thực hiện chức năng đối nội, vừa thực hiện chức năng đối ngoại của cơ
quan, đơn vị thông qua các văn bản đi, văn bản đến và văn bản nội bộ.
Trong quá trình quản lý và điều hành sản xuất, lao động của các doanh
nghiệp ngoài tổ chức thực hiện mục tiêu, kế hoạch các doanh nghiệp còn cần
phải xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế, quy định của
doanh nghiệp trong quá trình quản lý và điều hành của mỗi doanh nghiệp.
Nội quy, quy định là một trong những công cụ quan trọng của văn
phòng hay bất kể đơn vị, doanh nghiệp nào để duy trì hoạt động hàng ngày,
là phương tiện cần thiết giúp cho công tác quản lý. Đội ngũ cán bộ công

nhân viên của đơn vị hoạt động, duy trì chung một mục đích, một cách thức
làm việc, hoạt động, tạo nên chuẩn mực văn hóa của doanh nghiệp. Muốn
vậy đơn vị được phân công xây dựng phải tìm tòi, nghiên cứu kỹ văn hóa,
hoạt động, mục đích, chiến lược xây dựng và phát triển của doanh nghiệp để
những nội quy, quy định, quy chế xây dựng phải bao hàm được hết các yếu
tố văn hóa doanh nghiệp, mục đích hoạt động, sự tôn nghiêm của doanh
nghiệp và quan trọng được sự đồng thuận, tuyệt đối tuân theo của đội ngũ
cán bộ công nhân viên trong đơn vị.
Trong thực tế tôi nhận thấy công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các
nội quy, quy chế của văn phòng công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát bên
cạnh những kết quả đã đạt được còn có một số mặt hạn chế cần phải khắc
phục. Chính vì lí đó tôi đã chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng công
tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định tại
Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát” làm bài tiểu luận của mình. Hy vọng,
đề tài sẽ cung cấp cho bạn đọc, đặc biệt là các sinh viên Khoa Quản trị Văn
phòng những kiến thức bổ ích. Qua đó giúp sinh viên hệ thống lý luận đã
1


được trang bị vận dụng vào thực tiễn, bước đầu rèn luyện tác phong làm việc
hành chính để có thể vận dụng vào công việc sau này.
2. Lịch sử nghiên cứu
Báo cáo thực tập tốt nghiệp, Thực trạng công tác văn phòng tại công
ty Apatit Việt Nam, của tác giả Trần Thị Thanh Thủy.
Đề tài, Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác
văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành của tác giả
Nguyễn Quốc TRung.
Trên cơ sở đó, tôi đã kế thừa những nội dung liên quan đến công tác
văn phòng để hoàn thành đề tài này.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài

* Đối tượng nghiên cứu:
Công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định
của Văn phòng Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát.
* Giới hạn phạm vi nghiên cứu:
Tại Văn phòng Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
* Mục đích nghiên cứu:
- Giúp sinh viên hiểu rõ hơn về nội quy, quy chế, quy định của doanh
nghiệp. Thấy được những ưu điểm, nhược điểm trong việc xây dựng và tổ
chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của văn phòng công ty cổ
phần Tập đoàn Hòa Phát. Từ đó, tìm ra giải pháp thiết thực, phù hợp với tình
hình hoạt động của cơ quan nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Góp phần nâng cao trình độ của bản thân, phục vụ cho công việc
trong tương lai. Hoàn thành chương trình đào tạo, thực hiện theo yêu cầu
của giảng viên.
- Đóng góp cho công ty những đánh giá ý kiến về những ưu điểm, hạn
chế và những giải pháp nâng cao hiệu quả trong việc xây dựng, tổ chức thực
hiện các quy chế, nội quy, quy định trong công ty.
2


* Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Khảo sát thực tế việc xây dựng, tổ chức thực hiện các quy chế, nội
quy, quy định trong công ty. Từ đó biết cách thực hiện đúng các nội quy, quy
chế, quy định.
- Phản ánh thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy
chế, nội quy, quy định của văn phòng công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát.
- Thu thập, thống kê, rà xoát những tài liệu, tư liệu.
- Phỏng vấn, thu thập thông tin, tham gia tập huấn
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được

sử dụng
Phương pháp được sử dụng nghiên cứu đề tài trên cơ sở tham khảo
những quy định của nhà nước về công tác xây dựng, tổ chức nội quy, quy
chế, quy định. Bên cạnh đó tôi còn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu
thực tiễn như:
- Phương pháp thu thập thông tin;
- Phương pháp thống kê;
- Phương pháp phỏng vấn.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: là phương pháp tôi sử dụng trong
suốt quá trình làm đề tài.
* Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
+ Ý nghĩa lý luận
Góp phần quan trọng vào hệ thống lý thuyết của môn học
Hiểu được lợi ích của việc xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế,
nội quy, quy định của Văn phòng Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát.
Cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường chất
lượng, hiệu quả công tác xây dựng nội quy, quy chế trong đơn vị.
+ Ý nghĩa thực tiễn:
Góp phần duy trì cải tiến lề lối, tác phong làm việc, nâng cao vai trò
lãnh đạo của các nhà quản lý doanh nghiệp, các đơn vị sự nghiệp.
3


Nâng cao chất lượng trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện các quy
chế, nội quy, quy định hiệu quả của đội ngũ công nhân viên .
Sản phẩm đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên khoa
quản trị văn phòng và CBNV làm công tác quản trị văn phòng, nhân sự tại
các đơn vị doanh nghiệp.
Đồng thời với bản thân tôi được trải nghiệm nghiên cứu khoa học và có
thể gắn những lý luận khoa học với thực tế. Để từ đó, giúp tôi biết cách xây

dựng, tổ chức thực hiện quy chế, nội quy, quy định nhằm nâng cao năng lực
nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ của bản thân.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo,
Đề tài được chia làm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về quy chế, nội quy, quy định và khái quát
đôi nét về Văn phòng công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát.
Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các
quy chế, nội quy, quy định của Văn phòng tại CTCP Tập đoàn Hòa Phát.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác xây dựng và tổ
chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của Văn phòng tại CTCP
Tập đoàn Hòa Phát.

4


CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH
VÀ KHÁI QUÁT ĐÔI NÉT VỀ VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN
TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT
1.1. Cơ sở lý luận về quy chế, nội quy, quy định
Ở bất kỳ cơ quan, tổ chức hay công ty nào cũng có một nội quy, quy
chế, quy định riêng để đảm bảo tính kỷ luật trong hoạt động của tổ chức đó.
Hệ thống quy phạm nội bộ của doanh nghiệp bao gồm nội quy, quy
chế, quy định do doanh nghiệp ban hành. Việc ban hành hệ thống quy chế,
quy định, nội quy có ý nghĩa rất quan trọng trong quản lý điều hành doanh
nghiệp. Tuy nhiên, để xây dựng và ban hành một văn bản quy phạm hợp
pháp, phù hợp với thực tế, đảm bảo khoa học ứng dụng:
- Tính hợp pháp: phù hợp với các quy định của pháp luật, không trái
luật.
- Tính thực tiễn: Phù hợp với yêu cầu quản lý điều hành, phù hợp với

hoạt động của doanh nghiệp.
- Tính hiệu quả: Tạo hành lang pháp lý nội bộ cho doanh nghiệp, góp
phần tích cực vào công tác quản lý, điều hành cũng như toàn bộ hoạt động
của doanh nghiệp; khi được áp dụng phải được mọi người tôn trọng và quán
triệt thực thi.
1.1.1. Khái niệm nội quy, quy chế
Nội quy là những quy tắc xử sự chung được áp dụng cho một nhóm đối
tượng nhất định, thường gắn với nghĩa vụ mang những yêu cầu có tính bắt
buộc tạo nên nề nếp cho các cán bộ, công chức, viên chức, công nhân viên.
Quy chế là một loại văn bản quản lý hành chính nhà nước quy định cụ
thể về trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ, cách thức phối hợp giữa những cá
nhân, đơn vị đồng thời quy định về các chế độ cá nhân cụ thể.
Quy định là những quy tắc, chuẩn mực trong xử sự; những tiêu chuẩn,
định mức về kinh tế, kỹ thuật được cơ quan, nhà nước có thẩm quyền ban
hành hoặc thừa nhận và bắt buộc các cá nhân, tổ chức có liên quan phải tuân
5


thủ.
Nội quy, quy chế là những quy tắc xử sự được áp dụng chung cho một
nhóm đối tượng nhất định, gắn với nghĩa vụ và yêu cầu mang tính chất bắt
buộc, tạo nề nếp làm việc cho cán cộ công nhân viên.
1.1.2. Vị trí và ý nghĩa của quy chế, nội quy, quy định
+ Vị trí của quy chế, nội quy, quy định:
Các quy chế, nội quy, quy định là hệ thống văn bản điều chỉnh chủ yếu
mối quan hệ nội bộ cơ quan, tổ chức, có tính chất bắt buộc thi hành đối với
đội ngũ nhân viên trong các cơ quan, tổ chức.
Tùy theo, từng vị trí của cơ quan, đơn vị mà mà các quy chế, nội quy,
quy định được ban hành văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản hành
chính.

+ Ý nghĩa của quy chế, nội quy, quy định:
Điều chỉnh hành vi, hoạt động nghiệp vụ của từng cá nhân trong cơ
quan, đơn vị, tổ chức.
Hướng dẫn và quy định từng công việc cụ thể những việc được làm và
những việc không được làm của mọi đối tượng từ người đứng đầu đến nhân
viên nhằm tạo nên những nguyên tắc hoạt động công khai, minh bạch, rõ
ràng, nề nếp tạo nền tảng cho cho sự ổn định bên trong cơ quan, tổ chức,
đơn vị.
Góp phần nâng cao chất lượng hoạt động, vị thế, uy tín của cơ quan,
đơn vị, tổ chức.
+ Mục đích
Để công ty hoạt động trong khuôn khổ pháp luật. Thực hiện đúng chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn trong việc giải quyết công việc theo quy chế, nội
quy và quy định của công ty.
1.2. Khái quát đôi nét về công ty cổ phần Tập đoàn Hòa phát
1.2.1. Giới thiệu chung

6


Tập đoàn Hòa Phát thành lập năm 1995.
Trụ sở chính: 39 Nguyễn Đình Chiểu, Hai Bà Trưng, Hà Nội.
Sản phẩm: Thép xây dựng, ống thép, than coke, khoáng sản, máy xây
dựng, nội thất, điện lạnh (Funiki).
Doanh thu: US$900 triệu (2011).
Website: hoaphat.com.vn
1.2.2. Lịch sử hình thành và phát triển
Tập đoàn Hòa Phát là một trong những Tập đoàn sản xuất công nghiệp
tư nhân hàng đầu Việt Nam. Khởi đầu từ một công ty chuyên buôn bán các
loại máy xây dựng từ tháng 8/1992, Hòa Phát lần lượt mở rộng sang các lĩnh

vực Nội thất (1995), Ống thép (1996), Thép (2000), Điện lạnh (2001), Bất
động sản (2001). Năm 2007, Hòa Phát tái cấu trúc theo mô hình Tập đoàn,
trong đó Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát giữ vai trò là công ty mẹ cùng
các công ty thành viên và công ty liên kết. Ngày 15/11/2007, Hòa Phát chính
thức niêm yết cổ phiếu trên thị trường chứng khoán Việt Nam với mã chứng
khoán HPG. Tính đến tháng 3/2016, Tập đoàn Hòa Phát có 18 Công ty thành
viên.
Tóm tắt các bước phát triển quan trọng của Tập đoàn Hòa Phát
Năm 1992: Thành lập Công ty TNHH Thiết bị Phụ tùng Hòa Phát,
Công ty đầu tiên mang thương hiệu Hòa Phát.
Năm 1995: Thành lập Công ty CP Nội thất Hòa Phát.
Năm 1996: Thành lập Công ty TNHH Ống thép Hòa Phát.
Năm 2000: Thành lập Công ty CP Thép Hòa Phát, nay là Công ty MTV
Thép Hòa Phát. Năm 2001: Thành lập Công ty TNHH Điện lạnh Hòa Phát.
Năm 2001: Thành lập Công ty CP Xây dựng và Phát triển Đô thị Hòa
Phát. Năm 2004: Thành lập Công ty TNHH Thương mại Hòa Phát.
Tháng 1/2007: Tái cấu trúc theo mô hình Tập đoàn, với Công ty mẹ là
Công ty CP Tập đoàn Hòa Phát và các Công ty thành viên.

7


Tháng 6/2007: Thành lập Công ty CP Khoáng sản Hòa Phát.
Tháng 8/2007: Thành lập Công ty CP Thép Hòa Phát, triển khai Khu
liên hợp sản xuất gang thép tại Kinh Môn, Hải Dương.
Ngày 15/11/2007: Niêm yết cổ phiếu mã HPG trên thị trường chứng
khoán Việt Nam.
Tháng 6/2009: Công ty CP Đầu tư khoáng sản An Thông trở thành
công ty thành viên Hòa Phát. Tháng 6/2009: Công ty CP Năng lượng Hòa
Phát trở thành công ty thành viên.

Tháng 12/2009: KLH Gang thép Hòa Phát hoàn thành đầu tư giai
đoạn1.
Tháng 7/2010: Công ty CP Golden Gain Việt Nam trở thành công ty
thành viên.
Tháng 1/2011: Cấu trúc mô hình hoạt động Công ty mẹ với việc tách
mảng sản xuất và kinh doanh thép.
Tháng 8/2012: Hòa Phát tròn 20 năm hình thành và phát triển, đón
nhận Huân chương Lao động Hạng Ba của Chủ tịch nước.
Tháng 10/2013, Khu liên hợp gang thép Hòa Phát hoàn thành đầu tư
giai đoạn 2, nâng tổng công suất thép Hòa Phát lên 1,15 triệu tấn/năm.
Tháng 9/2014: Triển khai giai đoạn 3 Khu liên hợp gang thép công suất
750.000 tấn.
Ngày 9/3/2015: Hòa Phát chính thức Ra mắt công ty TNHH MTV
Thương mại và sản xuất thức ăn chăn nuôi Hòa Phát, đánh dấu bước phát
triển mới trong lịch sử Tập đoàn khi đầu tư vào lĩnh vực nông nghiệp.
Ngày 6/7/2015: Công ty CP Khoáng sản Hòa Phát chính thức đổi tên
thành Công ty CP Phát triển chăn nuôi Hòa Phát.
Tháng 7/2015: Thành lập Công ty TNHH MTV Thức ăn Chăn nuôi
Hòa Phát Đồng Nai. Tháng 1/2016: Thành lập Công ty TNHH Chăn nuôi
Hòa Phát Quảng Bình. Tháng 2/2016: Thành lập Công ty CP Phát triển
Nông nghiệp Hòa Phát, công ty thành viên thứ 18 của Tập đoàn.
8


9


1.2.3. Chức năng nhiệm vụ CTCP Tập đoàn Hòa Phát
* Đại hội đồng cổ đông:
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty,

có quyền quyết định những vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn được Luật
pháp và Điều lệ công ty quy định.
* Hội đồng quản trị:
Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị của công ty, có toàn quyền nhân
danh công ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi
của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
Hội đồng quản trị thường xuyên giám sát hoạt động kinh doanh, hoạt động
kiểm soát nội bộ và hoạt động quản lý rủi ro của công ty. Hội đồng quản trị
của công ty dự kiến gồm 05 người do Đại hội đồng cổ đông bầu ra.
* Ban kiểm soát:
Ban kiểm soát là cơ quan kiểm tra, giám sát toàn diện mọi hoạt động
của Công ty theo quy định tại Điều 123 Luật doanh nghiệp số
60/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ
nghĩa Việt Nam.
Ban kiểm soát thẩm định báo cáo tài chính hàng năm, kiểm tra từng
vấn đề cụ thể liên quan đến hoạt động tài chính khi xét thấy cần thiết hoặc
theo quyết định của đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông
lớn. Ban kiểm soát báo cáo Đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung
thực và hợp pháp của chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và hoạt
động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ban kiểm soát của Công ty dự kiến 03
người do Đại hội đồng cổ đông bầu ra.
* Giám đốc và các Phó giám đốc:
Giám đốc là người quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh
hàng ngày của Công ty, do Hội đồng quản trị bổ nhiệm hoặc ký hợp đồng
thuê. Giúp việc cho Giám đốc là Phó giám đốc (02 người).

10


11

* Các phòng nghiệp vụ:
+ Văn phòng công ty
Hiện nay phòng hành chính tổ chức của công ty gồm: Trưởng phòng
hành chính tổ chức, nhân viên và các bộ phận giúp việc khác.
- Thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp và công tác hậu cần giúp
việc điều hành của Giám đốc công ty.
+ Chức năng tham mưu tổng hợp: Đề xuất ý kiến để lãnh đạo cơ quan
tổ chức công việc, điều hành bộ máy thực hiện chức năng nhiệm vụ chung
cơ quan; Thu thập, truyền tải và xử lý thông tin; Phục vụ sự điều hành của
lãnh đạo công ty;
+ Công tác hậu cần: Tổ chức, sắp xếp bảo đảm điều kiện, vật chất,
phương tiện cho cơ quan như văn phòng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm việc của
cơ quan, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị các chuyến đi
công tác cho lãnh đạo, kinh phí, y tế và môi trường…
- Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan có chức năng
tham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo cho quản lý, điều hành của thủ trưởng
công ty và đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động;
Đề xuất và tổ chức bộ máy hoạt động công tác tổ chức cán bộ của công
ty. Thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động về lao động tiền
lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ nhân viên công ty.
Là cầu nối công tác từ Ban Giám đốc đến các bộ phận, cá nhân và
ngược lại. Là cầu nối xây dựng ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc
thực hiện các chính sách của công ty và thu nhận phản hồi một cách kịp
thời, chính xác.
Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng phục vụ hoạt động
SXKD của công ty. Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật,
hướng dẫn, giải đáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt
động sản xuất kinh doanh của công ty.

Giải quyết khiếu nại, tranh chấp phát sinh trong nội bộ công ty; công ty
12


với các tổ chức, cá nhân bên ngoài công ty.
+ Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Công ty
- Công tác tổ chức cán bộ
Chủ trì việc xây dựng điều lệ và tổ chức hoạt động của công ty, các quy
chế hoạt động, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng, kiện
toàn và phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ SXKD, đề
xuất điều chỉnh bổ sung, sửa đổi những bất hợp lý trong công tác tổ chức và
hoạt động của Công ty.
Chủ trì thực hiện các thủ tục cấp mới, thay đổi Giấy phép đăng ký kinh
doanh; các giấy phép hoạt động khác cho công ty liên quan đến chức năng,
nhiệm vụ của Văn phòng.
Nghiên cứu và xây dựng kế hoạch nhân sự phù hợp với kế hoạch
SXKD của công ty. Chủ trì phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc
xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn.
Tham mưu cho Ban Lãnh đạo công ty trong việc bổ nhiệm, điều động
và tiếp nhận nhân sự vào vị trí phù hợp.
Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ
cho người lao động nhằm tạo ra một lực lượng lao động chuyên nghiệp.
Phổ biến, hướng dẫn văn hóa lao động chuyên nghiệp, lịch sử hình
thành công ty. Tiếp nhận, thiết lập hồ sơ nhân sự, quản lý bảo mật hồ sơ
nhân sự.
Tổ chức, giám sát và thống kê các kỳ đánh giá nhân sự và tổng hợp
đánh giá công tác nhân sự theo định kỳ; lập các báo cáo theo quy định.
Cung cấp thông tin, tham mưu cho ban Lãnh đạo sử dụng, bố trí lao
động, đánh giá, sử dụng lao động và các chế độ chính sách cho người lao
động trong công ty.

Nghiên cứu, soạn thảo các chính sách công ty liên quan đến chức năng,
nhiệm vụ của Văn phòng.
Xây dựng và hướng dẫn tổ chức thực hiện các phong trào thi đua lao
13


động sản xuất kinh doanh. Tổ chức lao động trong toàn công ty.
Xây dựng và hướng dẫn CBNV công tác bảo vệ bí mật nội bộ, chống
tham nhũng tiêu cực, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.
Tổng hợp thành tích thi đua, hình thức khen thưởng của cá nhân và tập
thể, đề xuất mức khen thưởng. Tập hợp hồ sơ vi phạm kỷ luật của cá nhân
và tập thể trình Hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật công ty xem xét quyết
định; theo dõi việc kỷ luật khen thưởng của toàn công ty.
- Công tác quản trị hành chính
Thực hiện công tác VTLT quản lý công văn, văn bản các cơ quan, đơn
vị gửi đến, xử lý các văn bản gửi đi đảm bảo thông tin kịp thời, thông suốt.
Quản lý và sử dụng con dấu của công ty trên nguyên tắc an toàn, bảo
mật, đúng quy định. Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý công ty.
Theo dõi và đề xuất thực hiện các quy định của Nhà nước về quản lý và
sử dụng lao động, cập nhật và vận dụng các văn bản có liên quan đến chế
độ, chính sách cho người lao động. Tiếp nhận và giải quyết thắc mắc về
chính sách, chế độ cho người lao động.
Thực hiện đầy đủ và đúng quy định việc ký kết hợp đồng lao động theo
quy định của Pháp luật.
Đề xuất Lãnh đạo công ty giải quyết chế độ chính sách đối với người
lao động theo quy định của Bộ Luật lao động về tiền lương, phụ cấp, các chế
độ, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm nhân thọ và các quyền lợi khác
của người lao động.
Làm đầu mối tổ chức, đánh giá, xét duyệt và đề xuất nâng lương, nâng
lương cho người lao động trình Hội đồng lương phê duyệt. Làm đầu mối

đón tiếp các đơn vị, cá nhân có quan hệ giao dịch đến làm việc tại công ty.
Theo dõi việc thực hiện các nôi quy, quy định của Công ty về giờ giấc,
tác phong, lề lối làm việc của CBNV, tổng hợp các ý kiến giúp Ban Lãnh
đạo công ty bổ sung sửa đổi các quy chế phù hợp với yêu cầu thực tế.
Đảm bảo trang thiết bị văn phòng và các văn phòng phẩm đầy đủ trong
14


toàn Công ty.
+ Công tác truyền thông
* Phòng tổ chức hành chính
Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty xây dựng các chương trình thi
đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở các phòng ban,
bộ phận, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng.
Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, phụ trách tiếp
khách. Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấn
luyện tuyển chọn nhân sự toàn công ty. Xây dựng các bảng nội quy, đề ra
các chính sách về nhân sự.
Xây dựng, quản lý các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của công
ty. Có chức năng tham mưu cho Giám đốc xây dựng chiến lược, lập kế
hoạch kinh doanh, cân đối kế hoạch, chỉ đạo thực hiện kế hoạch, ký hợp
đồng, theo dõi thực hiện hợp đồng, tổ chức hoạt động marketing, mở rộng
thị trường, lập ra các chiến lược tiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện.
* Phòng kinh doanh
+ Lập các kế hoạch Kinh doanh và triển khai thực hiện:
- Phân tích khách hàng và kênh tiêu thụ
- Tìm hiểu thị trường và các đơn vị cạnh tranh trong khu vực
- Lập kế hoạch Marketing:
+ Kế hoạch quảng cáo
+ Kế hoạch tiếp thị, khuyến mại

+ Kế hoạch bán hàng
+ Quản lý chi phí vật tư, nhiên nguyên vật liệu:
- Chịu trách nhiệm theo dõi vật tư phục vụ trạm trộn bê tông thương
phẩm. Theo dõi lượng tồn xăng, dầu, xi măng, lập lệnh mua trình lãnh đạo
duỵêt.
- Báo cáo sản lượng, khối lượng sản xuất, xuất bán hàng ngày của bê
tông, xăng dầu, cát đá, gạch.
15


+ Quản lý doanh thu, công nợ khách hàng:
- Tổng hợp doanh thu các sản phẩm trong công ty. Theo dõi công nợ
của các khách hàng; đảm bảo chốt công nợ đúng hạn, chính xác.
- Lập kế hoạch thu hồi công nợ, yêu cầu thanh toán những khoản nợ
quá hạn. Hàng tháng hạch toán lỗ lãi bê tông, xăng dầu .
+ Soạn thảo hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán:
- Soạn thảo, làm thủ tục ký kết các hợp đồng mua bán bê tông, gạch, đá
cát, thuê xe, máy, san lấp mặt bằng.
- Lập hợp đồng vay vốn, góp vốn, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử
dụng đất với nhà đầu tư thứ cấp và các hồ sơ liên quan đến mua đất trình
Giám đốc ký kết. Quản lý, lưu trữ hợp đồng, hồ sơ chứng từ liên quan.
+ Marketing và chăm sóc khách hàng:
- Xây dựng hình ảnh công ty qua hoạt động dịch vụ;
- Trích hoa hồng và chiết khấu cho khách hàng;
- Tặng quà và chịu trách nhiệm về các chi phí đối ngoại;
- Gặp gỡ và trao đổi công việc thường xuyên với khách hàng mục tiêu
và khách hàng thông thường; Khảo sát và đo lường sự hài lòng của khách
hàng.
* Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc yêu cầu.
Nhìn chung cơ cấu tổ chức của công ty là đơn giản, các phòng ban có

các chức năng, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng không đan chéo nhau,
tránh được tình trạng chồng chất mệnh lệnh, tranh giành quyền lợi.
1.2.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của CTCP Tập đoàn Hòa Phát bao gồm:
Đại hội cổ đông; Ban kiểm soát; Hội đồng quản trị; Ban tổng giám đốc;
Văn phòng tập đoàn; Công ty thành viên; Công ty liên kết; Ban truyền
thông; Ban tài chính; Ban công nghệ thông tin; Ban pháp chế; Ban tổ chức.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức (Phụ lục).

16


Chương 1 là chương nêu lên hệ thống cơ sở lý luận về khái niệm, vai
trò, vị trí ý nghĩa của quy chế, nội quy,quy định; đồng thời giới thiệu đôi nét
về công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát và văn phòng công ty cổ phần Tập
đoàn Hòa Phát. Từ đó, tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
của văn phòng CTCP Tập đoàn Hòa Phát. Đây là tiền đề cho quá trình
nghiên cứu thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế,
nội quy, quy định của văn phòng tại Công ty.

17


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC
THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN
PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT
2.1. Các loại nội quy, quy chế, quy định do văn phòng xây dựng
- Quy định làm việc của Văn phòng Tổng Công ty;
- Soạn thảo ban hành văn bản;
- Văn thư lưu trữ;

- Nội quy làm việc;
- Công tác bảo vệ trật tự, trị an, chế độ thông tin;
- Tổ chức hội họp tiếp khách;
- Tổ chức các chuyến đi công tác;
- Văn hoá công ty;
- Công tác kiểm tra, thực hiện quy định làm việc của Văn phòng;
- Quy chế thi đua khen thưởng;
2.2. Thực trạng công tác tổ chức và xây dựng
2.2.1. Quy định làm việc của Văn phòng Tổng công ty
* Mục đích
Để đảm bảo cho các hoạt động điều hành của Tổng công ty được
thông suốt, phát huy dân chủ và tính tự nguyện, tự giác của mỗi CBCNV,
góp phần tích cực vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác, quản lý
điều hành của Tổng công ty.
* Quy định chung
+ Phạm vi điều chỉnh:
Quy định này quy định chế độ trách nhiệm, nguyên tắc làm việc và
trình tự giải quyết công việc của các phòng chức năng, các cá nhân thuộc cơ
quan văn phòng Tổng công ty.
+ Đối tượng áp dụng:
Quy định này được áp dụng đối với các đơn vị, cá nhân thuộc Tổng
công ty bao gồm: Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, các phòng ban chức
18


năng Tổng công ty, toàn thể CBCNV trong Tổng công ty.
- Lãnh đạo Tổng công ty bao gồm: Tổng Giám đốc và các Phó Tổng
Giám đốc.
- Các phòng ban Tổng công ty, khu vực, Chi nhánh thuộc Tổng công ty
gọi chung là đơn vị, Trưởng phòng ban chức năng Tổng công ty, Giám đốc

các Khu vực trực thuộc Tổng công ty gọi chung là Trưởng đơn vị.
- Phó Tổng Giám đốc phụ trách công tác Tổ chức hành chính là Thủ
trưởng cơ quan văn phòng Tổng công ty.
* Quy định hành chính
+ Chế độ Trách nhiệm:
Tổng giám đốc Tổng công ty là người đại diện theo Pháp luật, chịu
trách nhiệm trước Ban lãnh đạo Tập đoàn và trước pháp luật về điều hành
hoạt động hàng ngày của Tổng công ty theo mục tiêu, kế hoạch, phù hợp với
điều lệ tổ chức hoạt đồng và các quyết định, quy định, quy chế Tổng công ty
và của Tập đoàn.
Phó Tổng Giám đốc là người giúp TGĐ điều hành Tổng công ty theo
phân công và uỷ quyền của TGĐ, chịu trách nhiệm trước TGĐ về kết quả
thực hiện nhiệm vụ được phân công hoặc uỷ quyền.
Phó Tổng Giám đốc thường trực là người thay mặt TGĐ điều hành
công việc trong thời gian TGĐ đi vắng.
Trưởng phòng Tài chính kế toán có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công
tác TC-KT, giúp TGĐ giám sát công tác TC-KT trong Tổng công ty theo
quy định của Pháp luật về Tài chính, Luật kế toán, chuẩn mực kế toán, chịu
trách nhiệm trước TGĐ và Pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc uỷ
quyền.
Các phòng chuyên môn nghiệp vụ có chức năng tham mưu giúp việc
cho lãnh đạo Tổng công ty, trong quản lý điều hành công việc và chịu trách
nhiệm trước lãnh đạo Tổng công ty về hiệu quả, chất lượng, tiến độ công
việc được giao.
19


CBCNV chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về chất lượng, hiệu quả
của từng công việc được giao, ngoài ra còn phải chấp hành sự điều động,
phân công công tác của lãnh đạo Tổng công ty.

+ Qui định thực hiện giờ làm việc:
Ngày giờ làm việc: Ngày, giờ làm việc thống nhất chung của công ty là
8 giờ/ngày. Tuy nhiên, tùy hoạt động chuyên môn của từng đơn vị hoặc từng
giai đoạn, ngày, giờ làm việc có thể thay đổi nhưng không trái với quy định
trên.
Tại văn phòng công ty: làm việc theo giờ hành chính 08 giờ/ ngày
- Sáng: từ 7 giờ 00 đến 11 giờ 30
- Chiều: từ 13 giờ 30 đến 17 giờ 00
- Nghỉ giữa giờ: từ 11 giờ 30 đến 13 giờ 30
- Ngày nghỉ hàng tuần: ngày thứ 7 và chủ nhật
Tại các đơn vị trực thuộc Công ty: Tùy hoạt động và điều kiện kinh
doanh của từng nơi, từng thời điểm, người có trách nhiệm cao nhất của từng
đơn vị có quyền quy định giờ làm việc riêng của từng bộ phận thuộc đơn vị
mình phụ trách, nhưng không trái với quy định làm việc chung của Công ty.
Làm việc theo ca, kíp: Người lao động làm các công việc đặc thù, có
thể được bố trí làm việc theo ca nhưng vẫn đảm bảo giờ làm việc theo quy
định. Người làm việc theo ca được nghỉ ít nhất 12 giờ khi bắt đầu ca tiếp
theo.
+ Thời giờ nghỉ ngơi:
- Nghỉ lễ, tết, phép hàng năm, nghỉ việc riêng….được thực hiện theo
chế độ quy định Nhà nước hiện hành và thoả ước lao động tập thể Công ty.
- Trong 01 ngày làm việc bình thường đuợc nghỉ 30 phút. Nếu làm việc
liên tục vào ban đêm được nghỉ 45 phút được tính vào giờ làm việc.
- Đối với lao động nữ trong thời gian hành kinh được nghỉ 30
phút/ngày; có con dưới 12 tháng tuổi được nghỉ 60 phút/ngày.

20