Kien thuc tong quat khi danh van ban

KIẾN THỨC TỔNG QUÁT
Đánh máy văn bản
Một khi bạn đã sử dụng máy vi tính, ít nhiều bạn cũng đã dùng nó vào việc đánh máy văn bản. Tôi
xin được góp ý một vài điều.
1. Lỗi chính tả
Trước tiên văn bản của bạn cần phải hạn chế tối đa lỗi chính tả (không
phạm lỗi chính tả là tốt nhất), nhất là khi văn bản của bạn để người khác
đọc. Một vài lỗi chính tả thông dụng như:
- Sai dấu hỏi ngã. Ví dụ: củ (củ khoai, củ sắn) và cũ (cũ mới), nghĩ (suy
nghĩ, ý nghĩ) và nghỉ (nghỉ ngơi), củng (củng cố) và cũng (cũng vậy)...
- Thường nhầm lẫn giữa tr và ch, gi và d, l và n ... do cách phát âm của
địa phương.
- Chữ hoa và chữ thường không đúng. Ví dụ thành phố Hồ Chí Minh
hay Thành phố Hồ Chí Minh, Bộ Chính trị hay Bộ chính trị ... Thật ra
hiện nay quy ước viết chữ hoa và thường cũng đang còn nhiều vấn đề
bàn cãi, nhưng cũng có một số điều đã được thống nhất ta phải cần biết.
Đặc biêt số 1 của quận 1 bạn phải dùng số 1 thông thường không dùng số I La Mã vì các quận 2, 3,
4... bạn đâu bao giờ dùng số La Mã.
2. Ngắt câu không chuẩn
- Trong một đoạn văn quá dài, thường thấy có nhiều dấu phẩy (,). Nếu không
thể dùng dấu chấm (.) để ngắt bớt câu thì bạn nên suy nghĩ có thể dùng dấu
chấm phẩy (;).
Bạn cũng nên biết quy ước về các dấu ngắt câu khi đánh máy văn bản:
+ Trước các dấu ngắt câu không có khoảng trắng, sau các dấu ngắt câu phải
có khoảng trắng.
+ Trước các dấu mở ngoặc (ngoặc đơn, ngoặc kép) phải có khoảng trắng, sau
các dấu mở ngoặc không có khoảng trắng.
+ Trước các dấu đóng ngoặc không có khoảng trắng, sau các dấu đóng ngoặc
phải có khoảng trắng.
- Đối với dòng tựa đề của tài liệu, bạn thường phóng lớn và để nó xuống hàng tự nhiên, nên nhiều
khi tạo sự ngắt câu không hợp lý, gây phản cảm. Nếu dòng tựa đề này nằm ở ngay trang bìa rất dễ

làm khó chịu người đọc.
3. Một vài hiệu ứng định dạng không chính xác
- Đối với môt số loại văn bản đòi hỏi sự nghiêm túc như văn bản hành chính
hay văn bản khoa học nên tránh dùng các phông chữ “kiểu cọ”. Ngược lại
với các loại văn bản như thơ, nhạc, thiệp, ... bạn càng kiểu cọ càng bắt mắt.
- B (Bold), I (Italic), U (Underline) là những định dạng cơ bản gây sự chú ý
nơi người đọc, nhưng khi dùng cũng phải nên cẩn thận. Theo bạn thì các
dòng sau đây, dòng nào thích hợp hơn?
Kính gửi: Tổng biên tập báo Echip
Kính gửi: Tổng biên tập báo Echip
Kính gửi: Tổng biên tập báo Echip
4. Không có sự thống nhất trong tài liệu văn bản
- Kiểu ngày tháng tùy theo ý thích mà bạn định dạng nhưng không thể trên dưới khác nhau. Ví dụ
22.01.2003 và 22/01/2003 (khác nhau dấu phân cách) hoặc 22.1.2003, 22.01.03 (khác nhau giữa 01
và 1, giữa 2003 và 03).
- Một vài từ như Sàigòn, SàiGòn, Sài Gòn cần thống nhất dùng một trong tài liệu của bạn.
Hy vọng vài điều góp ý trên giúp tài liệu văn bản của bạn làm người khác dễ đọc hơn
Đề phòng thanh công cụ Clipboard tự động xuất hiện
Khi bạn copy nhiều mục trong bất cứ chương trình nào của Ms Office, thanh công cụ Clipboard xuất
hiện, cho phép bạn sưu tầm và dán nhiều mục được lưu trữ trong thanh công cụ. Điều đó rất hay nếu
bạn dán các mục đó nhiều lần, nhưng nếu bạn chỉ dán một lần ma nó xuất hiện là thừa. Bạn không
cho nó xuất hiện bằng cách sau: mở Registry (vào Start > Run > gõ Regedit > nhấn OK) và tìm
khóa:[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\[Version]\Common\General]
(Với [Version] là các giá trị 8.0, 9.0 và 10.0 ứng với Ms Office 97, 2000 và XP).
Tìm AcbControl trong cửa sổ bên phải, nếu không thấy vào menu Edit > New > DWORD Value >
đặt tên là AcbControl > nhấp kép chuột vào AcbControl > nhập giá trị vào ô Value data: 1 nếu
muốn không xuất hiện và 0 nếu muốn xuất hiện > đóng Regedit > khởi động lại Windows.
Sưu tầm