quy trình nhập kho và kiểm tra hàng hóa nhập kho GSP bệnh viện

BỆNH VIỆN ĐA KHOA
VÙNG TÂY NGUYÊN
KHOA DƯỢC

QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN

Quy trình nhập thuốc và kiểm
tra thuốc nhập kho

Mã hiệu:

GSP-D-01

Lần ban hành:

01

Ngày ban
hành:

.../.../2020

MỤC LỤC
SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
1.

MỤC ĐÍCH

2.

PHẠM VI

3.

TÀI LIỆU VIỆN DẪN

4.

ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT

5.

NỘI DUNG QUY TRÌNH

6.

BIỂU MẪU

7.

HỒ SƠ CẦN LƯU

Trách nhiệm
Họ tên

Soạn thảo
Trần Thị Hoài Phương

Xem xét
Trần Thị Thúy Nga

Phê duyệt
Nguyễn Đại Phong

Điều dưỡng trưởng

Trưởng Khoa Dược

Giám đốc bệnh viện

Chữ ký

Chức vụ

1/9


BỆNH VIỆN ĐA KHOA
VÙNG TÂY NGUYÊN
KHOA DƯỢC

QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN

Quy trình nhập thuốc và kiểm
tra thuốc nhập kho

Mã hiệu:

GSP-D-01

Lần ban hành:

01

Ngày ban
hành:

.../.../2020

SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
Yêu cầu

Trang / Phần

sửa đổi/

liên quan

bổ sung

việc sửa đổi

Lần ban
Mô tả nội dung sửa đổi

hành / Lần
sửa đổi

Ngày ban
hành

2/9


BỆNH VIỆN ĐA KHOA
VÙNG TÂY NGUYÊN
KHOA DƯỢC

QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN

Quy trình nhập thuốc và kiểm
tra thuốc nhập kho

Mã hiệu:

GSP-D-01

Lần ban hành:

01

Ngày ban
hành:

.../.../2020

1. MỤC ĐÍCH
Đảm bảo việc nhập kho, kiểm tra thuốc trước khi nhập kho và thực hiện việc giao
nhận, lập các chứng từ thanh toán đúng quy định hiện hành.
2. PHẠM VI
Áp dụng cho việc nhập kho thuốc (thuốc hóa dược, thuốc dược liệu, thuốc cổ

truyền, vắc xin, sinh phẩm) được nhập vào Bệnh viện từ các nhà phân phối (kể cả các
thuốc do người bệnh trả lại).
Bộ phận Thống kê dược, Bộ phận kho dược của Khoa Dược và Bộ phận kế toán
dược (Phòng Tài chính Kế toán) chịu trách nhiệm thực hiện và kiểm soát quy trình này.
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.
- Luật Dược số 105/2016/QH13 ngày 06/4/2016 của Quốc hội khóa 13.
- Thông tư số 36/2018/TT-BYT ngày 22/11/2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định
vể Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc.
- Thông tư số 22/2011/TT-BYT ngày 10/6/2011 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định tổ
chức và hoạt động của Khoa Dược.
- Thông tư số 23/2011/TT-BYT ngày 10/6/2011 của Bộ trưởng Bộ Y tế hướng dẫn
sử dụng thuốc trong các cơ sở y tế có giường bệnh.
- Nghị định số 104/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ quy định về hoạt
động tiêm chủng.
- Thông tư số 34/2018/TT-BYT ngày 16/11/2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định
chi tiết một số điều của nghị định số 104/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của
Chính phủ quy định về hoạt động tiêm chủng.
4. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
-

BHYT: Bảo hiểm y tế

-

BM: Biểu mẫu

-

K/P: Khoa/phòng

-

KD: Khoa Dược

-

NB: Người bệnh
3/9


BỆNH VIỆN ĐA KHOA
VÙNG TÂY NGUYÊN
KHOA DƯỢC

QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN

Quy trình nhập thuốc và kiểm
tra thuốc nhập kho

-

PTCKT: Phòng TCKT

-

PM: Phần mềm

Mã hiệu:

GSP-D-01

Lần ban hành:

01

Ngày ban
hành:

.../.../2020

5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
Bước

Nơi

Người

Hướng dẫn chi tiết
thực hiện thực hiện thực hiện
1) Nhận hàng Kho
Hội đồng 1. Kiểm tra hàng hóa nhập vào so
và sắp xếp
kiểm nhập với phiếu đặt hàng bao gồm:
hàng vào kho
o Số lượng
o Giá thành (so với giá trong
hợp đồng hoặc giá đã điều
chỉnh (nếu có))
o Chất lượng hàng hóa (bao

bì đóng gói: vỏ, hộp, cảm
quan bên ngoài …)
o Điều kiện bảo quản của
thuốc (đặc biệt là vắc xin)
o Số lô, hạn dùng, số đăng ký
o Nơi sản xuất.
Kho
Trưởng 2. Sắp xếp hàng hóa vào kho đúng
KD
nơi quy định (kho thuốc thường,
Thủ kho kho vắc xin,…)
3. Trường hợp các sản phẩm
không đạt yêu cầu nhập kho sẽ
thực hiện biệt trữ và trả lại nhà
cung ứng.
4. Đối với thuốc do người bệnh trả
lại hoặc các K/P trả lại, Trưởng KD
đánh giá chất lượng và quyết định
việc tiếp tục sử dụng hoặc biệt trữ
chờ hủy
2) Lập sổ
Kho
Thủ kho 1. Lập sổ kiểm nhập thuốc có đầy
kiểm nhập
đủ chữ ký của các thành viên hội
thuốc
đồng kiểm nhập và đính kèm hóa
đơn bán hàng.
2. Giao sổ kiểm nhập thuốc (đính
kèm hóa đơn) cho bộ phận thống

kê dược kèm theo bảng liệt kê số

Lưu ý
Đảm bảo
hàng hóa
nhập hàng
đúng và đủ
số lượng,
chất lượng.

Thực hiện
theo quy
định Nhà
nước.

4/9


BỆNH VIỆN ĐA KHOA
VÙNG TÂY NGUYÊN
KHOA DƯỢC

Bước
thực hiện

Nơi

QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN

Quy trình nhập thuốc và kiểm

tra thuốc nhập kho
Người

thực hiện thực hiện

Mã hiệu:

GSP-D-01

Lần ban hành:

01

Ngày ban
hành:

.../.../2020

Hướng dẫn chi tiết

Lưu ý

lượng hóa đơn.
3 ) Kiểm tra
hóa đơn

6) Hoàn tất
thủ tục nhập
kho

7) Lập phiếu
đề nghị thanh
toán

Khoa
Dược

Bộ phận
thống kê
dược

P.TCKT

Kế toán
Dược

Khoa
Dược

Thủ kho

Thống kê
Dược
Khoa Thống kê
Dược Dược

1. Kiểm tra tính chính xác của hóa
đơn:
o Thông tin hành chính.
o Sổ kiểm nhập thuốc.

o Hợp đồng mua sắm: giá
thành, số lượng…
o Yêu cầu điều chỉnh (nếu có)
2. Chuyển kế toán phụ trách Dược
(P.TCKT)
3. Kiểm tra tính hợp lệ của hóa
đơn, Sổ kiểm nhập thuốc.
4. Nhập và in phiếu nhập kho đính
kèm hóa đơn bán hàng và Sổ kiểm
nhập thuốc, trình Trưởng P.TCKT
xác nhận.
5. Chuyển lại phiếu nhập kho cho
thống kê Dược.
1. Kiểm tra và ký xác nhận trên
phiếu nhập kho.
2. Chuyển phiếu nhập kho cho
thống kê Dược.

Thực hiện
theo quy
định Nhà
nước.

Thực hiện
theo quy
định Nhà
nước.

3.Trình ký Trưởng Khoa Dược.
- Lập phiếu đề nghị thanh toán.

- Trình ký bộ chứng từ thanh toán
(hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu
đề nghị thanh toán).
- Chuyển giao bộ phận phụ trách
thanh toán của phòng TCKT.

Đảm bảo
thanh toán
đúng công
ty đúng hợp
đồng.

5/9


BỆNH VIỆN ĐA KHOA
VÙNG TÂY NGUYÊN
KHOA DƯỢC

QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN

Quy trình nhập thuốc và kiểm
tra thuốc nhập kho

Mã hiệu:

GSP-D-01

Lần ban hành:

01

Ngày ban
hành:

.../.../2020

6. BIỂU MẪU
TT Tên Biểu mẫu
1.

- Sổ kiểm nhập thuốc
- Phiếu nhập kho
- Hóa đơn
- Phiếu đề nghị thanh toán
- Biên bản giao, nhận
7. HỒ SƠ LƯU: Hồ sơ lưu bao gồm các thành phần sau
TT

1.

Hồ sơ lưu (bản chính hoặc bản sao theo quy định)
- Sổ kiểm nhập thuốc
- Phiếu nhập kho
- Hóa đơn
- Phiếu đề nghị thanh toán
- Biên bản giao, nhận

6/9

SỔ KIỂM NHẬP THUỐC

7/9


8/9


BIÊN BẢN GIAO, NHẬN
(Ban hành kèm theo Thông tư số 34/2018/TT-BYT ngày 16/11/2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--------------…….1......., ngày....tháng... năm 20....
BIÊN BẢN GIAO, NHẬN
TT

Tên
thông
thường

Tên
Tên nhà Hàm Số đăng ký Số lô
thương sản xuất, lượng,
lưu
mại
nước sản quy hành/Số
xuất
cách giấy phép
đóng nhập khẩu

gói

Hạn sử Số liệu Tình trạng bảo
dụng
quản (nhiệt độ,
VVM, chỉ thị
đông băng (nếu
có) 3

Tình trạng Ghi
cảm quan chú
(bao bì,
nhãn mác,
màu sắc,
…)

1
2
3
....

ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ GIAO
(Ký, ghi rõ chức danh, họ và tên)

ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ NHẬN
(Ký, ghi rõ chức danh)

______________________
1

Địa danh

2

Nếu có nước pha hồi chỉnh kèm theo thì phải ghi lại thông tin đối với nhà sản xuất, nước sản xuất, đơn vị cung cấp,
số lô, hạn sử dụng của từng lô.
3
Nhiệt độ: ghi nhiệt độ lúc nhận, VVM: ghi giai đoạn (I, II, III, IV), chỉ thị đông băng: ghi tình trạng (V/X) .

9/9