Lí LUẬN VỀ CHI PHÍ KINH DOANH VÀ BIỆN PHÁP HẠ THẤP CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP

Lí LUẬN VỀ CHI PHÍ KINH DOANH VÀ BIỆN PHÁP HẠ THẤP
CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. TỔNG QUAN VỀ CHI PHÍ KINH DOANH
1.1.1. Khỏi niệm và vai trũ chi phớ kinh doanh
* Khỏi niệm
Chi phớ cố thể hiểu là mọi sự tiờu phi kinh doanh bằng tiền cho một xớ nghiệp, cả trờn
phương diện lý luận và thực tiễn đều khẳng định phạm trự bao trựm, khỏi quỏt nhất là phạm trự
chi phớ. Dần dần chi phớ được phỏt triển thành phạm trự cụ thể là chi tiờu, chi phớ tài chớnh và
chi phớ kinh doanh.
- Chi tiờu: Kosiol, Schult, Schwetlr và Weber cho rằng chi tiờu là lượng tiền
doanh nghiệp đó trả cho một người, một nhúm người hoặc tổ chức nào đú với
nghĩa đú. Chi tiờu là “ sự giảm tiền thanh toỏn, giảm tiền sộc ở ngõn hàng, bưu
điện, tăng nợ ở cỏc hỡnh thức nợ, vay ngắn hạn, thay đổi nợ, giảm nợ tiền khỏch
hàng” chi tiờu gắn với quỏ trỡnh thanh toỏn thuần tuý tài chớnh nờn được sử dụng
trong kế toỏn tài chớnh.
- Chi phớ tài chớnh : Cú thể hiểu “ chi phớ tài chớnh là sự giảm tài sản, là hao
phớ của thời kỳ tớnh toỏn, được tập hợp ở kế toỏn tài chớnh ” chi phớ tài chớnh là
một phạm trự gắn liền với chi phớ và chỉ xuất hiện ở bộ phận kế toỏn tài chớnh.
- Chi phớ kinh doanh: là sự hao phớ vạt phẩm hoặc dịch vụ liờn quan đến việc
tạo ra kết quả và đỏnh giỏ được. Theo Wochi thỡ “ chi phớ kinh doanh là sự hao
phớ xột trờn phương diện giỏ trị cỏc vật phẩm, dịch vụ sản xuất và tiờu thụ sản
phẩm cũng như để duy trỡ năng lực sản xuất cần thiết cho việc sản xuất và tiờu thụ
sản phẩm đú”. Dự quan niệm như thế nào thỡ bao gỡơ chi phớ kinh doanh cũng
mang ba đặc trưng bắt buộc:
+ Một là sự hao phớ vật phẩm và dịch vụ
+ Hai là sự hao phớ vật phẩm gắn liền với kết quả
+ Ba là những vật phẩm dịch vụ phải được đỏnh giỏ.
Như vậy chi phớ kinh doanh là một phạm trự gắn liền với chi phớ và chỉ xuất
hiện ở tớnh chi phớ kinh doanh khỏc chi phớ tài chớnh về cả nội dung lẫn độ lớn.
* Vai trũ của chi phớ kinh doanh
Chi phớ kinh doanh cú vai trũ hết sức quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất

cũng như thương mại, nú cú ảnh hưởng rất lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh,
tới sự tồn tại và phỏt triển của doanh nghiệp trờn thương trường.
Chi phớ kinh doanh là một chỉ tiờu kinh tế tổng hợp phản ỏnh nhiều mặt hoạt
động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp.
Đõy là những chi phớ cần thiết để thực hiện cỏc quỏ trỡnh lưu chuyển hàng
hoỏ từ nơi mua đến nơi bỏn.
Chi phớ kinh doanh cú vai trũ quan trọng, là đũn bẩy, là động lực kinh tế quan
trọng, là phương tiện kinh doanh của mỗi doanh nghiệp và cụng tỏc quản lý chi
phớ kinh doanh thực sự là cần thiết đối với doanh nghiệp. Vỡ vậy, phấn đấu tiết
kiệm chi phớ kinh doanh để tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, nõng cao đời sống
cỏn bộ cụng nhõn viờn đặc biệt là khi Nhà nước giao quyền tự chủ kinh doanh thỡ
cỏc doanh nghiệp Nhà nước phải tỡm mọi cỏch để tăng thu nhập, tiết kiệm chi phớ,
cạnh tranh quyết liệt để tồn tại và phỏt triển trờn thương trường. Đú là tư tưởng
xuyờn suốt trong cụng tỏc quản lý chi phớ kinh doanh.
1.1.2. Phõn loại chi phớ kinh doanh
Trong chi phớ kinh doanh cú nhiều yếu tố khỏc nhau về nội dung kinh tế cũng
như nguồn hỡnh thành, do vậy để đỏp ứng yờu cầu quản lý và kiểm tra chặt chẽ
việc thực hiện cỏc định mức chi phớ, xỏc định đỳng đắn phương hướng phấn đấu
tiết kiệm chi phớ kinh doanh, nõng cao hiệu quả sử dụng nguồn vật tư tiền vốn và
lao động của doanh nghiệp thỡ cần phải tiến hành phõn loại, nghiờn cứu kết cấu
chi phớ kinh doanh một cỏch cú khoa học. Việc phõn loại này giỳp cho doanh
nghiệp kiểm tra, phõn tớch quỏ trỡnh phỏt sinh chi phớ và xu hướng thay đổi kết
cấu chi phớ để cú biện phỏp điều chỉnh kịp thời. Tuỳ thuộc vào mục tiờu quản lý
chi phớ khỏc nhau mà cú thể phõn loại chi phớ kinh doanh theo những tiờu thức
khỏc nhau.
* Phõn loại chi phớ kinh doanh theo quan hệ với cỏc đối tượng chịu phớ
- Chi phớ trực tiếp: Là những chi phớ cú quan hệ trực tiếp đến chi phớ kinh
doanh một loại sản phẩm nhất định.
Chi phớ trực tiếp bao gồm chi phớ cho nhõn viờn bỏn hàng, đúng gúi, vận
chuyển, giới thiệu, bảo hành sản phẩm, cỏc chi phớ vật liệu bao bỡ, cụng cụ, dụng

cụ, đồ dựng phục vụ, quy trỡnh tiờu thụ hàng hoỏ, chi phớ khấu hao tài sản cố định
ở bộ phận bảo quản hàng hoỏ như nhà kho, cửa hàng, bến bói.
- Chi phớ giỏn tiếp: Là những chi phớ quản lý chung của doanh nghiệp gồm
chi phớ quản lý kinh doanh, chi phớ quản lý hành chớnh, chi phớ khỏc cú liờn
quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phớ quản lý doanh nghiệp
là loại chi phớ giỏn tiếp núi chung khụng phụ thuộc vào quỏ trỡnh tiờu thụ sản
phẩm.
* Phõn loại theo chức năng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Theo cỏch phõn loại này thỡ chi phớ kinh doanh của doanh nghiệp thương
mại được phõn loại như sau:
- Chi phớ mua hàng: Là những loại chi phớ phỏt sinh liờn quan đến số lượng
hàng hoỏ mua về nhập kho để bỏn của doanh nghiệp trong kỳ. Thuộc nhúm này
bao gồm:
+ Chi phớ vận chuyển bốc dỡ bảo quản
+ Thuế, lệ phớ và hoa hồng ở khõu mua hàng hoỏ.
+ Cỏc chi phớ về bảo hiểm hàng hoỏ, tiền thuờ kho bói phỏt sinh ở khõu mua
hàng hoỏ.
- Chi phớ bỏn hàng: Là toàn bộ cỏc chi phớ gắn liền với quỏ trỡnh phục vụ
bỏn hàng và quỏ trỡnh bỏn hàng của doanh nghiệp trong kỳ. Thuộc nhúm này bao
gồm:
+ Chi phớ vật liệu bao bỡ là cỏc chi phớ về vật liệu bao bỡ xuất dựng phục vụ
cho quỏ trỡnh bảo quản và tiờu thụ hàng hoỏ, bốc dỡ và vận chuyển hàng hoỏ, vật
liệu sửa chữa tài sản cố định.
+ Chi phớ khấu hao ở bộ phận bảo quản hàng hoỏ như: Kho, cửa hàng,
phương tiện vận chuyển, bốc dỡ kiểm nghiệm hàng hoỏ.
+ Chi phớ mua ngoài: Là cỏc chi phớ như thuờ ngoài sửa chữa tài sản cố định,
tiền thuờ kho bói, vận chuyển bốc dỡ hàng hoỏ đi tiờu thụ.
+ Cỏc chi phớ khỏc: Là những chi phớ bằng tiền phỏt sinh ở khõu bỏn hàng
ngoài cỏc chi phớ kể trờn như chi phớ tiếp khỏch, giới thiệu sản phẩm quảng cỏo,
bảo hành sản phẩm hàng hoỏ, khuyến mại.

- Chi phớ quản lý doanh nghiệp: Là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phớ
lao động sống và lao động vật hoỏ phỏt sinh ở bộ mỏy quản lý chung của doanh
nghiệp thương mại bao gồm cỏc chi phớ liờn quan đến quản lý hành chớnh, quản
lý kinh doanh và cỏc chi phớ chung khỏc liờn quan đến mọi hoạt động kinh tế của
doanh nghiệp trong kỳ. Xột theo nội dung kinh tế, chi phớ quản lý doanh nghiệp
được chia thành:
+ Chi phớ nhõn viờn quản lý.
+ Chi phớ khấu hao tài sản cố định ở bộ phận quản lý chung.
+ Thuế phớ, lệ phớ.
+ Chi phớ về dịch vụ mua ngoài.
+ Chi phớ bằng tiền khỏc.
Chi phớ quản lý doanh nghiệp là bộ phận chi phớ giỏn tiếp trong chi phớ kinh
doanh của doanh nghiệp. Tỷ trọng của bộ phận chi phớ này phụ thuộc vào đặc
điểm sản xuất kinh doanh và trỡnh độ quản lý của doanh nghiệp.
Việc phõn loại chi phớ kinh doanh theo cỏch này giỳp doanh nghiệp tỡm ra
điểm mạnh, điểm yếu của từng khõu để từ đú cú biện phỏp quản lý thớch hợp
nhằm đem lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp mỡnh.
* Phõn loại theo tớnh chất biến đổi của chớ phớ so với mức lưu chuyển
hàng hoỏ
- Chi phớ bất biến: Là những khoản chi phớ phỏt sinh trong kỳ khụng thay đổi
hoặc thay đổi khụng đỏng kể khi mức lưu chuyển hàng hoỏ trong doanh nghiệp
thay đổi. Chi phớ kinh doanh bất biến bao gồm:
+ Chi phớ khấu hao TSCĐ.
+ Trừ dần cụng cụ lao động nhỏ.
+ Tiền thuờ kho, trụ sở trong một thời kỳ.
- Chi phớ khả biến: Là những khoản chi phớ biến động cựng với sự thay đổi
của mức lưu chuyển hàng hoỏ. Sự phụ thuộc của chi phớ kinh doanh khả biến vào
tổng mức lưu chuyển hàng hoỏ và cũn tuỳ thuộc vào tớnh chất của từng khoản mục
của chi phớ kinh doanh khả biến. Chi phớ kinh doanh khả biến bao gồm:
+ Chi phớ vận chuyển, bốc dỡ.

+ Chi phớ về bao bỡ vật liệu đúng gúi.
+ Lương cỏn bộ trực tiếp.
+ Chi phớ nguyờn, nhiờn, vật liệu.
1.1.3 Phạm vi ỏp dụng và nội dung chi phớ kinh doanh trong doanh nghiệp
* Phạm vi của chi phớ kinh doanh trong doanh nghiệp
Về mặt lý luận chung, chi phớ kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được bự đắp
từ doanh thu hoặc thu nhập của doanh nghiệp trong kỳ.
Vỡ vậy về nguyờn tắc, tất cả cỏc chi phớ phỏt sinh trong kỳ được bự đắp từ
nguồn riờng hay núi cỏch khỏc là khụng được bự đắp từ doanh thu hoặc thu nhập
của doanh nghiệp thỡ đều khụng phải là chi phớ kinh doanh. Hơn thế nữa chi phớ
kinh doanh chỉ phục vụ kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ nờn tất cả cỏc chi
phớ phỏt sinh trong kỳ khụng trực tiếp hoặc giỏn tiếp phục vụ kinh doanh của
doanh nghiệp trong kỳ đú đều khụng phải là chi phớ kinh doanh. Chỉ được hạch
toỏn vào chi phớ kinh doanh là những chi phớ trực tiếp liờn quan đến quỏ trỡnh
lưu chuyển hàng hoỏ.
Theo chế độ mới về quản lý tài chớnh doanh nghiệp của Bộ tài chớnh đó quy
định những khoản mục sau khụng được tớnh vào chi phớ kinh doanh:
- Cỏc khoản đó được tớnh vào chi phớ hoạt động tài chớnh và chi phớ hoạt
động bất thường, cỏc khoản lỗ do liờn doanh liờn kết, lỗ từ cỏc khoản đầu tư khỏc.
- Cỏc khoản thua lỗ, thiệt hại do chủ quan của đơn vị gõy ra hoặc khỏch quan
đưa lại đó được Chớnh phủ trợ cấp hoặc được bờn thiệt hại, cỏc cụng ty bảo hiểm
bồi thường.
- Chi phớ đi cụng tỏc nước ngoài vượt định mức do nhà nước quy định.
- Cỏc khoản thuộc nguồn kinh phớ khỏc đài thọ như khoản chi sự nghiệp đó
được ngõn sỏch Nhà nước, cơ quan cấp trờn hoặc tổ chức khỏc hỗ trợ; Chi trả lói
vay vốn đầu tư xõy dựng cơ bản trong thời kỳ cụng trỡnh chưa hoàn thành đưa vào
sử dụng. Số lói này được hạch toỏn vào chi phớ đầu tư xõy dựng cơ bản.
- Cỏc khoản đầu tư xõy dựng cơ bản, mua sắm tài sản cố định hữu hỡnh và vụ
hỡnh, chi ủng hộ địa phương: đoàn thể, tổ chức xó hội khỏc. Cỏc chi phớ cho đào
tạo, chi phớ nghiờn cứu khoa học. Nhúm chi phớ này được bự đắp từ nguồn vốn

đầu tư dài hạn của doanh nghiệp, vỡ vậy chỳng khụng thuộc vào chi phớ kinh
doanh của doanh nghiệp trong kỳ.
- Cỏc khoản chi thuộc nội dung chi của nguồn kinh phớ sự nghiệp, quỹ phỳc
lợi, quỹ khen thưởng; Cỏc khoản chi trợ cấp khú khăn thường xuyờn, đột xuất; Cỏc
khoản chi thưởng như: thưởng năng suất, thưởng thi đua; Cỏc khoản chi về văn
hoỏ thể thao, vệ sinh, y tế… Cỏc khoản chi này khụng tớnh vào chi phớ kinh
doanh bởi vỡ nguồn bự đắp chủ yếu của chỳng lấy từ cỏc quỹ chuyờn dựng của
doanh nghiệp và sự đúng gúp, ủng hộ của cỏc tổ chức xó hội khỏc (nếu cú).
- Cỏc khoản chi khỏc: Cỏc khoản tiền phạt như: phạt vi phạm luật giao thụng,
luật thuế, luật mụi trường, luật lao động, vi phạm chế độ bỏo cỏo thống kờ, tài
chớnh kế toỏn, vi phạm hợp đồng kinh tế thương mại. Nếu do tập thể hoặc cỏ nhõn
vi phạm phỏp luật thỡ tập thể hoặc cỏ nhõn phải nộp phạt sẽ khụng được tớnh vào
chi phớ kinh doanh.
+ Đối với cỏc doanh nghiệp nhà nước, Nhà nước khống chế định mức chi phớ
đối với một số loại chi phớ như: chi phớ tiếp tõn, hội họp, giao dịch đối ngoại, chi
phớ đối ngoại do hội đồng quản trị quyết định mức chi cụ thể.
+ Đối với doanh nghiệp độc lập: Giỏm đốc doanh nghiệp phải thoả thuận với
cơ quan quản lý vốn tài sản và bằng văn bản trước khi ban hành quy chế và định
mức chi tiờu. Cỏc khoản chi này phải cú chứng từ hợp lệ gắn với kết quả kinh
doanh và khụng vượt quỏ mức khống chế tối đa quy định dưới đõy:
~ Doanh thu đến 5 tỷ đồng, mức chi phớ thực tế khụng quỏ 5% số doanh thu;
phần doanh thu từ 5 đến 10 tỷ đồng được chi thờm khụng quỏ 2% trờn số doanh
thu tăng thờm.
~ Phần doanh thu từ 10 đến 15 tỷ đồng được chi thờm khụng quỏ 1% trờn số
doanh thu tăng thờm.
~ Phần doanh thu từ 50 đến 100 tỷ đồng được chi thờm khụng quỏ 0.1% trờn
số doanh thu tăng thờm.
* Nội dung của chi phớ kinh doanh
- Chi phớ mua hàng:
Chi phớ mua hàng bao gồm: Chi phớ vận chuyển bốc dỡ bảo quản, lương cỏn

bộ cụng nhõn viờn chuyờn trỏch ở khõu mua hàng hoỏ, thuế, lệ phớ, hoa hồng ở
khõu mua và cỏc chi phớ về bảo hiểm hàng hoỏ, tiền thuờ kho bói phỏt sinh ở
khõu mua hàng.
- Chi phớ bỏn hàng
Chi phớ bỏn hàng là cỏc khoản chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh bỏn hàng và
tiờu thụ sản phẩm. Chi phớ bỏn hàng gồm cú:
+ Chi phớ nhõn viờn: Là cỏc khoản chi trả cho nhõn viờn bỏn hàng, nhõn
viờn đúng gúi vận chuyển, bảo quản hàng hoỏ. Bao gồm tiền lương, tiền cụng và
cỏc khoản phụ cấp, bảo hiểm xó hội, bảo hiểm y tế, kinh phớ cụng đoàn.
+ Chi phớ vật liệu bao bỡ: Là cỏc khoản chi phớ vật liệu bao bỡ phục vụ cho
việc giữ gỡn, tiờu thụ sản phẩm hàng hoỏ dịch vụ như chi phớ vật liệu đúng gúi
sản phẩm hàng hoỏ, chi phớ vật liệu nhiờn liệu dựng cho bảo quản bốc vỏc, vận
chuyển sản phẩm hàng hoỏ trong quỏ trỡnh tiờu thụ, vật liệu dựng cho sửa chữa
bảo quản tài sản cố định.
+ Chi phớ dụng cụ đồ dựng: Là cỏc khoản chi về cụng cụ đồ dựng phục vụ
trong quỏ trỡnh tiờu thụ sản phẩm hàng hoỏ như dụng cụ đo lường, phương tiện
tớnh toỏn, phương tiện làm việc.
+ Chi phớ khấu hao tài sản cố định: Là khoản chi khấu hao tài sản cố định ở
bộ phận bảo quản bỏn hàng như kho bói, cửa hàng, phương tiện bốc dỡ vận
chuyển, phương tiện tớnh toỏn, đo lường kiểm nghiệm chất lượng.
+ Chi phi dịch vụ mua ngoài: Là cỏc khoản chi mua ngoài phục vụ cho khỏch
hàng như cỏc chi phớ thuờ ngoài sửa chữa tài sản cố định, tiền thuờ kho, tiền bốc
vỏc vận chuyển hàng hoỏ tiờu thụ, hoa hồng cho cỏc đại lý bỏn hàng cho đơn vị
nhận uỷ thỏc xuất nhập khẩu.
+ Chi phớ hao hụt định mức: Là số tiền tương ứng với giỏ trị hàng hoỏ hao
hụt trong quỏ trỡnh lưu chuyển, bảo quản hàng hoỏ và do tớnh chất thương phẩm
học của hàng hoỏ gõy ra. Theo quy định của Nhà nước thỡ chi phớ này được chỉ
định và chỉ cú hao hụt trong định mức mới được tớnh vào chi phớ kinh doanh.
+ Chi phớ bằng tiền khỏc: Là cỏc khoản chi phớ khỏc cỏc chi phớ kể trờn
phỏt sinh trong chi phớ bỏn hàng như chi phớ tiếp khỏch ở bộ phận bỏn hàng, chi

phớ giới thiệu sản phẩm hàng hoỏ, chi quảng cỏo chào hàng, chi hội nghị khỏch
hàng, chi bảo hành sản phẩm.
Những chi phớ này phỏt sinh thực tế khú cú thể ra định mức quản lý. Người
quản lý chi phớ sao cho hợp lý để đem lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp.
- Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp
Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp là những chi phớ về nguyờn vật liệu
chớnh, vật liệu phụ, cỏc kết cấu bỏn thành phẩm và cỏc vật liệu luõn chuyển (vỏn
khuụn, đà giỏo...). Nguyờn vật liệu trực tiếp thường là xi măng, sắt thộp, gạch xõy,
gỗ,cỏt, đỏ, sơn và cỏc loại vật liệu phụ khỏc phục vụ trực tiếp cho thi cụng xõy
dựng cụng trỡnh. Nguyờn vật liệu trực tiếp cú thể được xuất kho hoặc mua luụn tại
địa điểm tiến hành thi cụng. Ngoài ra chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp cũn bao
gồm cỏc thiết bị vệ sinh đi kốm với nguyờn vật liệu chi phớ vật liệu tớnh đến chõn
cụng trỡnh. Ở đõy khụng kể nguyờn nhiờn vật liệu dựng cho mỏy thi cụng, lỏn trại
thi cụng, nguyờn nhiờn liệu cỏc xưởng sản xuất phụ. Thụng thường chi phớ
nguyờn vật liệu là phần cốt yếu nhất trong tổng chi phớ xõy dựng một cụng trỡnh
và thường tăng lờn khi khối lượng cụng trỡnh tăng. Cỏc doanh nghiệp xõy lắp
thường quản lý chặt chẽ khoản chi phớ này, tiến hành sản xuất trờn cơ sở dự toỏn,
chứng từ hợp lý, hợp lệ.
- Chi phớ nhõn cụng trực tiếp
Đối với cỏc doanh nghiệp xõy lắp chi phớ nhõn cụng cú ý nghĩa quyết định
rất lớn đến lợi nhuận. Chi phớ nhõn cụng trực tiếp là chi phớ tiền lương (lương cơ
bản, phụ cấp lưu động,phụ cấp khụng ổn định sản xuất, lương phụ cho nghỉ lễ tết
phộp và một số chi phớ lương khỏc) của cụng nhõn trực tiếp làm nhiệm vụ xõy lắp
kể cả cụng nhõn chuyờn nghiệp hoặc khụng chuyờn nghiệp.Chi phớ này khụng bao
gồm lương của cụng nhõn điều khiển mỏy, cụng nhõn sản xuất ở cỏc phõn xưởng
phụ cũng như của cỏn bộ cụng nhõn viờn giỏn tiếp. Cỏc khoản trớch theo lương
như BHXH, BHYT, KPCĐ cũng khụng nằm trong chi phớ nhõn cụng trực tiếp.