TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH TRONG DOANH NGHIỆP DỊCH VỤ

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH
TRONG DOANH NGHIỆP DỊCH VỤ
VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ
I. TỔNG QUAN VỀ KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH TRONG DOANH NGHIỆP
DỊCH VỤ VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ
1.Một số khái niệm
1.1. Dịch vụ vận tải đường bộ
Các doanh nghiệp khi tham gia kinh doanh có thể lựa chọn hàng hoá hoặc
dịch vụ làm phương tiện của mình. Tuy nhiên, khái niệm về dịch vụ thực ra vẫn
chưa được định nghĩa một cách thống nhất, mà thường được hiểu là những hoạt
động hỗ trợ cho việc kinh doanh hàng hóa.
Theo giáo trình: “ Kế toán cho các ngành dịch vụ” định nghĩa: Kinh doanh
dịch vụ là hoạt động cung ứng lao vụ, dịch vụ phục vụ nhu cầu sinh hoạt và đời
sống cho dân cư cũng như những nhu cầu của sản xuất kinh doanh toàn xã hội.
Theo GS.TS Nguyễn Thị Mơ- trong cuốn sách “ Lựa chọn bước đi và giải
pháp để Việt Nam mở cửa về dịch vụ – thương mại ”- NXB Lí luận chính trị –
2005, định nghĩa: Dịch vụ là hoạt động của con người được kết thành các loại sản
phẩm vô hình và không thể cầm nắm được.
Tóm lại, hoạt động dịch vụ rất đa dạng, bao gồm các hoạt động kinh doanh:
bưu điện, vận tải, du lịch, may đo, sửa chữa, dịch vụ khoa học kĩ thuật, dịch vụ tư
vấn, dịch vụ công cộng, vui chơi, giải trí, chụp ảnh, cho thuê đồ dùng, cắt tóc, giặt
là…
Căn cứ vào tính chất của dịch vụ người ta có thể chia thành 2 loại dịch vụ:
+ Dịch vụ có tính chất sản xuất: bao gồm dịch vụ vận tải, bưu điện, may đo,
sửa chữa…
+ Dịch vụ có tính chất không sản xuất: hướng dẫn du lịch, giặt là, chụp ảnh…
Tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp mà dịch vụ có thể có vai trò khác nhau.
Với một doanh nghiệp hoạt động bán hàng hoá là chủ yếu thì dịch vụ là hoạt động
hỗ trợ. Còn với các doanh nghiệp dịch vụ thì ngược lại dịch vụ chính là hoạt động
mang lại lợi nhuận chính cho công ty.
Trong ngành dịch vụ, vận tải đường bộ là một bộ phận không thể tách rời.

Dịch vụ vận tải đường bộ là một bộ phận của hệ thống dịch vụ có tính chất
sản xuất. Dịch vụ vận tải có thể chia ra thành nhiều loại hình như dịch vụ vận tải
đường thuỷ, đường hàng không, đường sắt…
Dịch vụ vận tải là một ngành sản xuất vật chất đặc biệt, có nhu cầu chủ yếu là
vận chuyển hàng hoá và vận chuyển hành khách từ nơi này đến nơi khác.
Dịch vụ vận tải đường bộ theo phân loại của WTO bao gồm:
+ Vận tải hành khách
+ Vận tải hàng hóa
+ Cho thuê xe cùng người lái
+ Bảo dưỡng sửa chữa thiết bị vận tải
+ Các dịch vụ hỗ trợ cho vận tải đường bộ
Doanh nghiệp dịch vụ vận tải là chủ thể kinh tế độc lập, có tư cách pháp
nhân, hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải đường bộ trên thị trường nhằm làm
tăng giá trị của chủ sở hữu.
Tại doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải đường bộ, hoạt động dịch vụ là
hoạt động chính, chi phối toàn bộ mọi hoạt động khác của doanh nghiệp.
1.2. Ngân sách trong doanh nghiệp.
Khi nói đến ngân sách người ta thường nghĩ đến những khoản tiền, và thường
nghĩ đến ngân sách nhà nước. Ngân sách trong doanh nghiệp là một thuật ngữ
được gắn với ngân sách nhà nước cấp hay quản lí ngân sách của nhà nước tại các
doanh nghiệp. Nhưng thực tế thì ngân sách là một cụm từ có ý nghĩa khác hẳn và
được sử dụng rộng rãi để biểu thị những kế hoạch cho các hoạt động trong tương
lai, không chỉ của nhà nước mà cho cả các doanh nghiệp thậm chí là ngân sách của
gia đình, ngân sách của cá nhân. Ngân sách, đơn giản được định nghĩa là:
Theo “ Managing budgets, 2000 Dorling Kindersley Limited” –NXB Trẻ –
2004: ngân sách là một bản những kế hoạch tài chính được chuẩn bị trước 1
khoảng thời gian cụ thể thường là một năm.
Còn theo “ Giáo trình kế hoạch kinh doanh” : ngân sách là kế hoạch được mô
tả bằng các thuật ngữ tài chính và được hoạch định trong một thời gian nhất định
nhằm giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra

Người ta thường nghĩ ngân sách chỉ bao gồm những khoản thu- chi dự
kiến( tài khoản lãi lỗ), cho thấy lợi nhuận mỗi đơn vị trong công ty được kì vọng sẽ
đạt được và tổng chi tiêu được phép có. Tuy nhiên, ngân sách cũng nên bao gồm
những kế hoạch về tài sản có, tài khoản nợ( dự toán bảng cân đối kế toán) cũng
như ước lượng về các khoản thu chi tiền mặt( dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ).
Ngân sách không chỉ quan tâm đến khía cạnh tài chính, cho dù đây là mặt
quan trọng mà nó còn gắn nguồn lực với các kế hoạch sản xuất, cung cấp dịch
vụ… đảm bảo cho các mục tiêu của kế hoạch sản xuất kinh doanh trở nên khả thi.
Ngân sách ở bất cứ cấp độ nào cũng rất quan trọng. Ở tầm vĩ mô ngân sách đã
khẳng định vị thế của mình khi nó luôn được xem xét rất thận trọng trong các kì
họp quan trọng của Chính Phủ. Một bản ngân sách không hợp lí có thể là nguyên
nhân dẫn đến những bất đồng lớn và lãng phí lớn trong quá trình thực hiện các mục
tiêu. Còn ở cấp độ các doanh nghiệp ngân sách cũng không hề mất đi vị trí của nó.
Đó chính là những hành động trong tương lai của doanh nghiệp. Vì thế một ngân
sách tốt sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng con đường đã lựa chọn của mình.
2. Đặc điểm của doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ và ảnh hưởng của nó
đến kế hoạch ngân sách.
Doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ quản lí quá trình hoạt động kinh
doanh theo nhiều khâu khác nhau như: giao dịch, hợp đồng vận chuyển hàng hoá
hoặc hành khách, thanh toán hợp đồng, lập kế hoạch điều vận và kiểm tra tình hình
thực hiện kế hoạch điều vận. Chính vì thế kế hoạch ngân sách gắn với những hợp
đồng, những kế hoạch điều vận. Ngân sách bán hàng trong các doanh nghiệp kinh
doanh hàng hoá ở đây chính là ngân sách cung cấp dịch vụ. Ngân sách giành cho
việc kí kết hợp đồng là vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Có hợp đồng
đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể tiến hành hoạt động.
Thứ hai, kế hoạch tác nghiệp vận tải được thực hiện cụ thể, chi tiết cho từng
ngày, từng giờ. Người điều hành phương tiện và phương tiện chủ yếu hoạt động ở
bên ngoài doanh nghiệp. Đặc điểm này chi phối rất lớn đến thời gian của các kế
hoạch ngân sách hay kì ngân sách. Kế hoạch sẽ được lập thành nhiều kì điều hành
trong một năm sao cho thật linh hoạt. Ngoài ra ngân sách lao động, tiền lương cần

phải được thiết lập theo hướng khuyến khích sự tìm kiếm hợp đồng vận chuyển
của các lái xe.
Sản phẩm vận tải là sản phẩm không có hình thái hiện vật, đơn vị tính sản
phẩm là tấn, km vận tải hoặc người, km vận chuyển hàng hoá, sản lượng bảo
dưỡng sửa chữa, ngày doanh vận. Nên trong các ngân sách doanh thu hay chi phí
điều quan trọng là phải xác định được, không phải là sản lượng bán hàng mà là sản
lượng vận tải và sản lượng sửa chữa. Đây chính là công việc đầu tiên và quan trọng
nhất khi lập kế hoạch ngân sách tại các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ.
Một đặc điểm quan trọng của dịch vụ vận tải đường bộ là quá trình sản xuất
và tiêu dùng diễn ra đồng thời nên trong doanh nghiệp không có kế hoạch dự trữ
sản phẩm hay chuyển sản phẩm sản xuất từ thời kì này sang tiêu dùng ở thời kì
khác.
Như vậy, doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ có những đặc điểm rất riêng
chi phối rất nhiều đến hệ thống kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp. Để có một
kế hoạch hoàn thiện thì các yếu tố này cần phải được xem xét một cách thật thận
trọng.
3. Qui trình kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ
và mối quan hệ giữa kế hoạch ngân sách với các bộ phận kế hoạch khác trong
doanh nghiệp.
3.1. Qui trình
Doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ cũng như các doanh nghiệp khác luôn
luôn cần một kế hoạch ngân sách thật chính xác. Hoạch định ngân sách là một việc
rất quan trọng và không thể chấp nhận sai sót. Ngân sách cần được thiết lập có độ
chính xác cao ngay từ lần đầu tiên. Để làm được việc này doanh nghiệp nên theo
một qui trình chặt chẽ:
Hình 1: Qui trình kế hoạch ngân sách doanh nghiệp.
Soạn thảoChuẩn bị Kiểm soát
- Xác định
mục tiêu
chung của

công ty
- Chuẩn hoá
ngân sách
- Đánh giá
hệ thống
- Phân tích
sự khác biệt
giữa thực tế
v dà ự toán
- Theo dõi sự
khác biệt và
phân tích sai
số
-dự báo lại
v à điều
chỉnh, xem
xét sử dụng
những dạng
ngân sách
khác, rút kinh
- Thu thập
thông tin,
chuẩn bị dự
toán ngân sách
đầu tiên
- Kiểm tra các
con số dự toán
bằng cách chất
vấn v phânà
tích

- Lập dự toán
tiền mặt để
theo dõi dòng
tiền mặt từ
BCĐKT và
BClãi lỗ
- Xem lại qui
trình hoạch
định ngân
sáchv chuà ẩn
bị ngân sách
tổng thể
Nguồn: Sách “ Quản lí ngân sách” – Lê Tuyên (dịch)- NXB Trẻ- 2004
Qui trình trên không đảm bảo thành công nhưng chất lượng của công tác
hoạch định ngân sách sẽ được cải thiện rất nhiều.
Ba nhiệm vụ( chuẩn bị, soạn thảo, kiểm soát ) trong qui trình là khác nhau
nhưng quan trọng như nhau. Nghiên cứu cho thấy, hầu hết những ngân sách không
đạt được mục tiêu đều do không có kế hoạch tốt hoặc không được theo dõi. Các
công ty thường nhảy ngay vào soạn thảo ngân sách mà không suy nghĩ hay chuẩn
bị, không kiểm soát về sau trong chu kì hoạch định ngân sách,
Đầu tiên để có được những thông tin cần thiết doanh nghiệp phải có những
bước chuẩn bị thật tốt. Chuẩn bị cho ngân sách càng tốt thì công ty càng gặp ít khó
khăn sau này. Qui luật Pareto: 80% kết quả đạt được chỉ cần với 20% công sức
nhưng nếu không chuẩn bị chu đáo, 20% kết quả còn lại sẽ lấy đi 80% công sức bỏ
ra.
Công ty phải xác định ngay từ đầu, đâu là mục tiêu chính cần theo đuổi. Là
tăng sản lượng vận tải? tăng sản lượng sửa chữa? tăng doanh thu? giảm chi phí?
quảng bá thương hiệu? hay gắn kết các hoạt động của các phòng ban trong công
ty?... Việc xác định những mục tiêu, chính là cách lên kế hoạch cho tương lai mà
không mâu thuẫn với mục tiêu mà công ty đang theo đuổi. Hay nói một cách khác

sau khi xây dựng kế hoạch kinh doanh công ty mới dự toán ngân sách cho các kế
hoạch ấy.
Chuẩn hoá ngân sách cũng là một công việc có ý nghĩa. Doanh nghiệp nên
thiết lập Ban ngân sách để phối hợp giải quyết những vấn đề gặp phải giữa các
phòng ban với nhau, và xây dựng các biểu mẫu ngân sách. Công việc này sẽ giúp
cho công tác hoạch định thật thống nhất và nhanh chóng hơn.
Đánh giá lại hệ thống là công việc các nhân viên trong toàn công ty cùng nhau
xem xét, kết hợp với nhau xem có theo một chuẩn chung hay không. Công việc
này không hề đơn giản nếu như mọi cá nhân chỉ khư khư giữ lấy cái tôi của mình.
Tuy nhiên, một ngân sách chỉ thực sự phát huy được hiệu quả nếu chúng ta
tiến hành kiểm soát nó. Kiểm soát và xây dựng kế hoạch luôn luôn phải đi cùng
với nhau. Các bản kế hoạch được xây dựng không chỉ được xây dựng để tính đến
các kết quả trong tương lai mà quan trọng hơn là phải dùng để kiểm soát.
Kiểm soát nên được tiến hành thường xuyên theo những kì điều hành ngắn
được cho là phù hợp với những biến đổi của doanh nghiệp: có thể theo tháng hoặc
theo quí. Công việc này do chính những người thực hiện kế hoạch làm và gửi các
báo cáo sai số của mình lên Ban ngân sách. Công việc kiểm soát sẽ được giảm nhẹ
nếu đảm bảo đủ hai yêu cầu sau:
Thứ nhất, công tác kiểm soát thường xuyên có chất lượng tốt do mỗi cán bộ
phụ trách tiếp tục thực hiện mà không cần phải báo cáo lên cấp trên.
Thứ hai, đối với mỗi cán bộ phụ trách, bắt buộc phải tính đến các chênh lệch,
vào bất kì lúc nào mà anh ta cho là quan trọng.
Để theo dõi thật chặt chẽ ngân sách, doanh nghiệp cần phải theo 4 bước của
qui trình sau đây:
Hình 2: Qui trình kiểm soát ngân sách
Lâp/điều chỉnh ngân
sách
So sánh kết quả
thực tế với ngân
sách

Có biện pháp kiểm
soát nếu cần thiết
Nguồn: Sách “Quản lí ngân sách”- NXB Trẻ - 2004
* So sánh kết quả thực tế với kế hoạch ngân sách
So sánh kết quả thực tế với ngân sách là công việc cần làm đầu tiên khi tiến
hành kiểm soát. Các dự báo ngân sách được thiết lập cho năm ngân sách và được
chia thành các thời kì tương ứng với kì hạn kiểm soát dự tính. Mục đích của việc
so sánh này là nhằm phát hiện ra những chênh lệch. Công ty có thể thiết lập các
báo cáo sai số để dễ dàng báo cáo với các cán bộ cấp trên.
Nhưng câu hỏi đặt ra ở đây là những số liệu dùng để so sánh? Giả sử chúng ta
tiến hành kiểm soát cho quí II, sau khi đã tiến hành kiểm soát cho quí I, như vậy số
liệu là của cả hai quí hay của một quí?
Thường thì chúng ta có thể tiến hành so sánh dữ liệu kiểm soát với dữ liệu dự
báo, tuy nhiên cần phải vượt qua mức độ kiểm soát này vì hai lí do:
Từ kì này qua kỳ khác có sự kết chuyển có thể do đơn hàng chậm, phân chia
các chi phí…điều này làm cho khi cộng nhiều kì vào với nhau con số mới thật có ý
nghĩa, và mới dễ phân tích nếu có chênh lệch
Thứ hai, ngân sách được lập cho một năm và phân chia thành nhiều kì khác
nhau. Số liệu của cả năm mới là số mục tiêu chính. Vì thế, khi tiến hành kiểm soát
tại một kì nào đó nên cộng số liệu của các kì trước đó và tiến hành lượng hoá lại
toàn bộ năm ngân sách theo các kết quả đã thực hiện. Theo cách đó chúng ta có thể
đối chiếu năm ngân sách mà không sợ tiến triển thuận lợi hoặc bất lợi của kì này
hay kì khác đánh lừa chúng ta về kết quả cuối cùng.
*Kiểm soát nên được tiến hành với 3 công việc chính:
+Kiểm tra số liệu của kì vừa qua
Ghi nhận kết quả thực
tế
+Cộng dồn số liệu của các kì đã qua từ khi bắt đầu năm ngân sách
+ Ước lượng lại toàn bộ năm ngân sách theo những thay đổi phát sinh tại kì
kiểm soát thấy có ảnh hưởng trong tương lai.

* Phân tích các chênh lệch
Sau khi đã có những báo cáo sai số chúng ta tiến hành phân tích chúng. Cần
phải tìm hiểu kĩ càng những sai lệch, xem đó là sai số do lập ngân sách hay sai số
do không đo lường trước được.
Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là chúng ta phải phân tích tất cả các sai
lệch. Chúng ta có hai cách để đo lường các chênh lệch: theo ngoại lệ hoặc linh
hoạt.
** Kiểm soát theo ngoại lệ: là cách chỉ trình bày và giải thích các chênh lệch
có ý nghĩa nhất giữa thực tế và dự báo.
Chênh lệch có thể được đo lường theo số lượng tuyệt đối hoặc theo giá trị
tương đối. Thường thì cách này dựa vào kinh nghiệm của những người kiểm soát
ngân sách. Họ có thể biết chênh lệch nào là đáng cần phải đem ra phân tích khi qua
một ngưỡng nào đó. Điều này xem ra là khó khăn đối với những doanh nghiệp mới
áp dụng việc kiểm soát ngân sách nhưng thường thì chỉ sau đó một thời gian ngắn
họ có thể tự tin tìm ra điểm chênh lệch có ý nghĩa nhất và đặt ra được ngưỡng
chênh lệch. Tuy nhiên, kiểm soát linh hoạt sẽ giúp ích rất nhiều trong giai đoạn đầu
này.
** Kiểm soát linh hoạt
Kiểm soát linh hoạt là cách đo lường thực sự, không dừng lại ở việc xem xét
đơn thuần các chênh lệch mà phải đặt chúng trong mối quan hệ có ảnh hưởng với
nhtheer‡
Ví dụ Bảng 1: Ví dụ về kiểm soát linh hoạt
Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện
Chênh lệch
số tuyệt đối số tương đối(%)
Sản lượng vận tải 12000 12500 500 4.2
Giá cung cấp dịch vụ 3600 2500 -1100 -30.6
Chi phí 200000 250000 50000 25.0
Như vậy, chi phí đã tăng lên đến 25%, điều này là ngưỡng đáng phải quan
tâm. Tuy nhiên, nếu để phân tích chi phi một mình như vậy thực sự là không có ý

nghĩa chút nào bởi vì chi phí tăng lên, nhưng giá cung cấp dịch vụ và sản lượng
vận tải đã tăng lên. Nhưng sự giảm của giá cung cấp dịch vụ( giả thiết ở đây công
ty tính tất cả chi phí vào giá) còn phụ thuộc vào tỉ lệ chi phí cố định được phân bổ
trong tổng chi phí…
Tóm lại, điều quan trọng trong việc phân tích các sai lệch là phải quan tâm
tìm hiểu thật kĩ nguyên nhân gây ra chênh lệch ấy.
* Xác nhận các kết quả
Sau khi phân tích các chênh lệch, chúng ta đã có thể phân loại ra được chênh
lệch nào là do dự toán ngân sách, chênh lệch nào không thể đo lường trước được.
Doanh nghiệp phải xác nhận các kết quả đó và tiến hành bước tiếp theo.
* Có biện pháp điều chỉnh ( nếu cần)
Mọi thứ đều có nguyên nhân của nó. Nhưng nguyên nhân quan trọng mới là
điều cơ bản. Nếu lỗi là do dự toán thì nguyên nhân có thể là do chưa nghiên cứu kĩ
các lượng đã dự toán, không hiểu rõ những gì chi phối tài chính của một doanh
nghiệp, hoặc chưa kiểm tra hết số liệu …Giải pháp cho vấn đề này khi doanh thu
thấp và chi phí cao là đảo ngược tình thế. Với doanh thu thấp có phải là giá quá cao
hay không, chi phí cho nhân viên qua thấp hay không…Với mỗi khoản mục chúng
ta phải xem xét cả lượng, thời gian. Sau khi đã xác định được nguyên nhân, doanh
nghiệp cần phải cân nhắc xem có thể điều chỉnh được chênh lệch đó trong ngân
sách sắp tới hay không.
Nếu nguyên nhân do lỗi dự toán thì chúng ta cần phải tiến hành dự toán lại.
Còn nếu là do khách quan thì có thể tìm phương án khác không. Ví dụ giá nhiên
liệu quá cao ảnh hưởng đến chi phí thì doanh nghiệp có thể tìm kiếm hay thay thế
nguồn nhiên liệu nào khác rẻ hay không…
Tóm lại, kiểm soát ngân sách là một công việc vô cùng quan trọng. Quan
trọng không chỉ vì chúng ta có thể kiểm soát chính xác ngân sách của doanh
nghiệp mà bởi kinh nghiệm chúng ta thu được trong việc dự báo ngân sách tiếp
theo và chúng ta đang ngày càng hiểu sâu sắc hơn về thị trường, về công ty qua
việc tìm ra nguyên nhân của nó.
Bước còn lại là xây dựng kế hoạch của qui trình kế hoạch ngân sách sẽ được

trình bày chi tiết hơn trong các phần sau, sau khi xem xét vai trò của kế hoạch ngân
sách trong các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ.
3.2. Mối quan hệ với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghịêp.
Hệ thống kế hoạch trong doanh nghiệp vô cùng rộng. Nếu phân theo thời gian
chúng ta có kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn. Còn phân theo nội dung, tính
chất của kế hoạch có kế hoạch chiến lược và kế hoạch chiến thuật. Kế hoạch chiến
lược được soạn thảo cho thời gian dài, tuy nhiên nó không đồng nghĩa với kế
hoạch dài hạn. Kế hoạch chiến lược có thể chỉ trong một thời gian ngắn, miễn là
doanh nghiệp sử dụng nó như là hành động tổng thể để phát triển doanh nghiệp:
thay đổi, cải thiện hay củng cố vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp mình. Để thực
hiện được những chiến lược đó, kế hoạch phải được cụ thể hoá bằng hệ thống các
kế hoạch chiến thuật. Kế hoạch chiến thuật bao gồm: kế hoạch cung cấp dịch vụ,
kế hoạch đầu tư phương tiện mới, kế hoạch mua sắm xăng dầu, thiết bị, kế hoạch
nhân sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch marketing. Kế hoạch chiến thuật có thể hiểu
như kế hoạch tác nghiệp.
Hình 3: Mối quan hệ của kế hoạch ngân sách với các bộ phận kế hoạch khác
trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ.
kế hoạch đầu tư
Kế hoạch cung cấp
dịch vụ

Nguồn: Giáo trình Kế hoạch kinh doanh-Khoa Kế hoạch và Phát triển- Trường
ĐHKTQDHN
Sau khi các kế hoạch được xây dựng xong, công việc tiếp theo là lượng hoá
chúng dưới dạng tiền tệ các dự toán về mua sắm phương tiện vận tải, chi phí cung
cấp dịch vụ, nhu cầu vốn, chi phí kí kết hợp đồng vận tải…Đây chính là công việc
của kế hoạch ngân sách. Ngoài ngân sách chung, mỗi bộ phận hay chương trình
của doanh nghiệp cũng cần soạn lập ngân sách riêng của mình.
Như vậy, khả năng nắm bắt nhu cầu sẽ là yếu tố đầu tiên quyết định sự thành
công của kế hoạch. Kế hoạch marketing sẽ là trung tâm và cơ sở của mọi kế hoạch

tác nghiệp. Ngân sách trở thành một phương tiện để kết hợp các kế hoạch chức
năng với nhau, đồng thời là tiêu chuẩn quan trọng để đo lường sự tăng tiến của kế
hoạch. Các ngân sách không được thực hiện hoặc thực hiện không hiệu quả sẽ dẫn
đến sự đổ vỡ của các kế hoạch khác trong doanh nghiệp. Tất cả điều này cuối cùng
làm cho chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp không được thực hiện. Do vậy,
việc kiểm soát ngân sách đóng vai trò hết sức quan trọng không những trong quá
trình hoạch định ngân sách của doanh nghiệp mà còn trong việc tổ chức thực hiện
chiến lược phát triển trong dài hạn.
Chính vì thế, ngân sách có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp.
Kế hoạch
Marketing
Kế hoạch t ià
chính( ngân sách)
Kế hoạch nhân sự
4. Vai trò của kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường
bộ.
Ngân sách là yếu tố quan trọng để lên kế hoạch và kiểm soát công việc kinh
doanh. Nó giúp phối hợp hoạt động của các nhà quản lí, các nhà lãnh đạo, với các
phòng ban khác nhau mà vẫn bảo đảm cam kết đạt được kết quả.
Ngân sách cũng cho phép doanh nghiệp được chi bao nhiêu cho công ty của
mình và đưa ra các chỉ tiêu về doanh thu. Hãy tưởng tượng rằng tại công ty không
có một kế hoạch ngân sách nào. Vậy công ty ấy đang chi bao nhiêu tiền cho hoạt
động của mình so với mục tiêu mà họ đã đặt ra là tối thiểu hoá chi phí chẳng hạn.
Có thể nhìn thấy ngay rằng công ty không có một căn cứ nào để đánh gía những gì
họ đang làm và họ đang không có một định hướng nào cho việc chi tiêu ấy. Hành
động ấy giống như là đang đi trên đường mà không biết đích đến. Điều này thật sự
rất nguy hiểm.
Vì thế, ngân sách thật hữu dụng khi trở thành một trong những căn cứ quan
trọng, đáng tin cậy để phân tích kết quả kinh doanh bằng cách theo dõi hoạt động
thực tế, so sánh nó với kế hoạch. Ngân sách chính là nguồn thông tin quan trọng để

công ty có thể theo dõi tình hình phát triển và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh đã
thống nhất dựa trên hoạt động thực tế.
Tuy các hệ thống ngân sách tại các công ty lớn phổ biến hơn, nhưng ở các
công ty nhỏ công tác dự toán ngân sách cũng không kém phần hữu dụng. Ngân
sách sẽ giúp các cá nhân trong công ty nhận rõ trách nhiệm và quyền lợi của họ
trong sự phát triển của công ty bằng việc tự họ là những người lập ra. Ngân sách
thể hiện khả năng của người chuẩn bị.
Vai trò của kế hoạch ngân sách có thể tóm tắt trong bảng sau
Bảng 2: Tóm tắt vai trò của kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp
Vai trò Mô tả
Hoạch định
Hoạch định hoạt động công ty một cách logic và có hệ thống, gắn
liền với chiến lược kinh doanh dài hạn
Điều phối
Điều phối hoạt động và đảm bảo sự nhất quán của các phòng ban
trong công ty
Thông tin
Truyền đạt dễ dàng hơn các mục tiêu, cơ hội, và những kế hoạch
kinh doanh đến các trưởng phòng ban.
Khích lệ
Khích lệ các nhà quản lí đạt được mục tiêu của cá nhân và mục tiêu
của công ty
Kiểm soát
Kiểm soát các hoạt động thông qua đối chiếu với kế hoạch ban
đầu, điều chỉnh những chỗ cần thiết.
Đánh giá
Cung cấp khuôn khổ để đánh giá hiệu quả của những nhà quản lí
trong việc đạt được mục tiêu của phòng ban và của cá nhân.
Nguồn: Sách “ Quản lí kinh tế”-Lý Tuyên ( Dịch)-NXB Trẻ-2004
Trên đây là những vấn đề có tính chất tổng quan về kế hoạch ngân sách trong

doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. Trong phần tiếp theo của chuyên đề sẽ tiếp
tục đề cập một cách chi tiết hơn các bước còn lại của qui trình hoạch định ngân
sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ.
II. LÍ LUẬN VỀ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TRONG DOANH NGHIỆP DỊCH
VỤ VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ
1. Vị trí và yêu cầu
1.1. Vị trí
Cũng như một ngôi nhà khi bạn tiến hành xây dựng nó thì kết quả cuối cùng
phải là xuất hiện của một ngôi nhà. Công việc hoạch định ngân sách cũng vậy. Nếu
doanh nghiệp xây dựng kế hoạch ngân sách thì kết quả cuối cùng phải là sự xuất
hiện của một bản kế hoạch ngân sách. Muốn làm được điều ấy, doanh nghiệp phải
tiến hành xây dựng nó.
Xây dựng chính là bước tiếp theo của qui trình hoạch định ngân sách. Thiếu
nó, ngân sách sẽ không thể được thiết lập và điều này cũng đồng nghĩa với việc
bước tiếp theo là kiểm soát ngân sách cũng không thể xảy ra.
Xây dựng ngân sách là bước quan trọng nhưng không có nghĩa đây là bước
chính để hình thành nên kế hoạch ngân sách của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp
không nên coi qui trình hoạch định ngân sách chỉ có xây dựng kế hoạch mà thôi.
Muốn hoạch định tốt cần phải theo đúng qui trình như đã đề cập ở phần trên.
Vậy những gì cần phải có và đạt đến trong bước tiếp theo này?
1.2. Yêu cầu của công tác xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch
vụ vận tải đường bộ.
Thứ nhất, phải xây dựng kế hoạch ngân sách một cách liên tục. Yêu cầu này
là rất quan trọng. Bởi vì tương lai không có gì là chắc chắn, nên ngân sách phải
được xây dựng thường xuyên để phản ánh những thay đổi của môi trường kinh
doanh. Đối với các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ yêu cầu này càng quan
trọng hơn. Ngành dịch vụ vận tải như trên đã phân tích đòi hỏi kế hoạch tác nghiệp
phải được lập một cách liên tục, vì thế ngân sách cần được soạn thảo với kì ngân
sách ngắn có thể là cho từng quí, từng tháng, từng tuần, thậm chí là từng ngày. Có
như vậy mới phản ánh kịp thời những thay đổi hàng ngày tại doanh nghiệp khi đơn

đặt hàng hay hợp đồng vận tải có khoảng thời gian ngắn. Mặt khác doanh nghiệp
kinh doanh vận tải cũng là doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng chịu sự thay đổi liên
tục của giá cả thị trường đầu vào như xăng dầu, giá các loại phương tiện, giá của
các đối thủ cạnh tranh nên những thay đổi này chỉ có thể được thể hiện trong các
kế hoạch ngân sách được lập một cách thường xuyên.
Thứ hai, xây dựng ngân sách liên tục nhưng không có nghĩa là nóng vội.
Ngân sách cần được xây dựng sau khi đã chuẩn bị những thông tin cần thiết. Ngân
sách đòi hỏi phải xây dựng sau khi đã suy nghĩ kĩ càng. Bản kế hoạch ngân sách
sau khi xây dựng nên cần phải có tính thực tế.
Thứ ba, khi xây dựng cần sự tham gia của mọi người. Đây dường như được
xem là yêu cầu thật dễ dàng vì bản thân việc hoạch định ngân sách không phải
trách nhiệm của riêng ai. Thế nhưng, thường thì tại các doanh nghiệp công việc