MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ

MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH CUNG ỨNG TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA
THỌ
1. Đánh giá thực trạng chu trình cung ứng và công tác kiểm soát nội bộ
chu trình cung ứng hiện nay tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ
1.1. Những ưu điểm
Tổng Công ty có môi trường kiểm soát khá chặt chẽ. Về các đặc điểm trong
ban quản lý cũng như phong cách làm việc và quan điểm của họ là khá quan
trọng cho một hệ thống KSNB hữu hiệu. Với quan điểm kinh doanh lành mạnh,
phong cách lãnh đạo làm việc thân thiện, minh bạch, luôn tuân thủ các nguyên
tắc đạo đức trong kinh doanh của Ban quản lý Tổng Công ty, họ như là một đầu
tàu khá vững chắc và mạnh mẽ, tạo tiền đề xúc tiến sản xuất kinh doanh cũng
như luôn không ngừng cố gắng phát triển và xây dựng uy tín thương hiệu của
mình trong lòng người tiêu dùng và thị trường tiêu thụ. Thực tế đã được chứng
minh qua những giải thưởng, huân chương, … và một điều dễ dàng nhận thấy
rõ đó là Doanh thu của Tổng Công ty liên tục tăng vọt qua từng năm.
(ĐVT: đồng)
Năm
Chỉ tiêu
2006 2007 2008
Tổng Doanh thu 689.201.972.626 742.757.426.481 929.193.145.316

Về cơ cấu tổ chức, Tổng Công ty phân bố tương đối nhiều bộ phận, nhiều
Phòng ban, tuy nhiên điều đó không có nghĩa là cơ cấu tổ chức phức tạp và khó
hiểu. Điều ngược lại là cơ cấu được phân chia rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với quy
mô của Tổng Công ty. Với cơ cấu này, mỗi bộ phận, phòng ban … đều có chức
năng và quyền hạn rõ ràng, khoa học, không gây sự đùn đẩy đối phó và cả sự
chồng chéo lẫn nhau trong công việc.
Chính sách nhân sự luôn được Tổng Công ty coi trọng bởi nhân tố con người
bao giờ cũng quan trọng, tạo tiền đề làm ra mọi thứ và đồng thời cũng là mục
tiêu, mục đích của mọi sự kiểm soát. Một đội ngũ công nhân viên có chuyên

môn nghiệp vụ, đội ngũ người lao động có tay nghề, nhiệt tình năng nổ trong
công việc và có thời gian công tác làm việc lâu dài tại Công ty là một điều hết
sức cần thiết, và là một nhân tố rất quan trọng. Tổng Công ty luôn quan tâm và
bảo vệ quyền lợi người lao động, mọi chính sách, kế hoạch của Tổng Công ty
đều hướng đến người lao động, tạo lòng tin và động lực phát triển.
Công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và các định mức cũng được
Công ty quan tâm và thường xuyên tiến hành kiểm tra đối chiếu việc thực hiện
để phát hiện xử lý, nếu có sai lệch thì điều này giúp cho kế hoạch đặt ra luôn
sát với thực tế và thường được hoàn thành tốt.
Hệ thống thông tin kế toán tại Tổng Công ty được quan tâm chú trọng và
thực hiện nghiêm túc. Phần mềm kế toán hiện đang được sử dụng tại đơn vị -
Phần mềm Bravo 6.3 - có khá nhiều ưu điểm, và một trong những ưu điểm đó
là sự phân quyền người sử dụng khá tốt. Phần mềm cho phép phân chia nhiều
phần hành kế toán, mỗi kế toán viên có một mật mã đăng nhập, và chỉ có người
đó mới có quyền tham gia công việc phần hành của mình hoặc làm tiếp hoặc
sửa đổi. Những phần hành khác chỉ được phép xem, đối chiếu, kiểm tra, và
theo đó có thể phát hiện sai sót, kiểm soát lẫn nhau.
Thực hiện nghiêm túc công tác kế toán đó chính là một trong những điều
kiện phát huy được tác dụng tự kiểm tra của kế toán. Một hệ thống thông tin kế
toán hữu hiệu sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của hệ thống KSNB. Hệ thống
thông tin kế toán tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ mặc dù còn
những hạn chế nhất định nhưng nó đã có vai trò quan trọng trong việc nâng cao
tính hiệu quả của hệ thống KSNB. Các nghiệp vụ xảy ra được kiểm soát bằng
chứng từ và ghi sổ một cách chính xác, đầy đủ, và lưu trữ theo hướng dẫn của
Bộ Tài chính. Hệ thống sổ sách chi tiết, tổng hợp, Sổ Cái định kỳ đều được in
và đóng tập, đồng thời luôn có sự xác nhận của người quản lý cấp trên.
Bộ máy Kế toán của Tổng Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung,
đảm bảo được sự thống nhất trong công tác tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ
chức quản lý. Trong cơ cấu bộ máy quản lý, Phòng Tài chính Kế toán được sự
lãnh đạo, quản lý trực tiếp của Ban Tổng Giám đốc Tổng Công ty nhằm phát

huy chức năng tham mưu kịp thời về tình hình kinh tế tài chính của đơn vị.
Các thủ tục kiểm soát tương đối đảm bảo ba nguyên tắc cơ bản:
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.
Ưu điểm của công tác kiểm soát đối với chu trình cung ứng tại Tổng
Công ty:
- Môi trường kiểm soát khá tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho mọi nghiệp vụ,
công tác liên quan đến chu trình xảy ra.
- Cơ chế kiểm soát khá chặt chẽ, sự phân chia công việc, trách nhiệm cho
các bộ phận rõ ràng, quá trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ khá nghiêm
ngặt và kiểm soát tốt.
- Việc tổ chức công tác hạch toán kế toán được thực hiện khá khoa học
và chặt chẽ, mỗi phần hành kế toán đảm đương tốt nhiệm vụ được phân chia,
tuân thủ theo các quy định và quy chế chung đã được đề ra.
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm được
đảm bảo. Công việc được phân chia cho nhiều người tạo sự chuyên môn hóa
trong công việc và dễ dàng kiểm soát lẫn nhau tránh những sự cố ý gian lận hay
các sai sót có thể xảy ra. Theo đó trách nhiệm cũng được phân chia rõ ràng và
hợp lý. Chẳng hạn, có sự tách bạch bộ phận đặt hàng (Phòng Kinh doanh) và bộ
phận nhận hàng (Thủ kho nhận hàng và Phòng Kế hoạch - Thị trường lập Phiếu
nhập kho…); có sự tách biệt giữa trách nhiệm thực hiện công việc và trách
nhiệm ghi sổ (Phòng Kinh doanh và Phòng KH - TT chịu trách nhiệm đặt hàng
nhận hàng còn Phòng TCKT đảm đương nhiệm vụ ghi chép và lưu trữ thông
tin…); có sự tách biệt giữa chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát (Kế
toán trưởng đảm nhiệm vai trò chỉ đạo chung không tham gia thực hiện vào
một phần hành nào, tránh việc là vừa đảm nhiệm vai trò kiểm tra và vừa thực
hiện công việc…);…
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn cũng được đảm bảo (Các chứng
từ trước khi thực hiện hầu như đều có đầy đủ sự ký duyệt của người quản lý

cấp trên).
1.2. Những hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm nêu trên thì công tác kiểm soát nội bộ chu trình
mua vật tư và thanh toán của Tổng Công ty còn tồn tại những hạn chế:
- Chưa có một hệ thống kiểm soát nội bộ (các chính sách, các quy định)
rõ ràng, mọi sự kiểm soát đã và đang diễn ra chỉ là sự kiểm soát chung chung,
theo một mô - típ quen thuộc, chưa được hành văn hay quy định cụ thể. Chưa
thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ để công tác kiểm soát tại đơn vị chặt chẽ
hơn.
- Tổng Công ty đặt khá nhiều niềm tin vào nhân viên của mình ở một số bộ
phận, đó là một ưu điểm nhưng mặt khác sự tin tưởng này đôi khi lại là một
nhược điểm lớn, dễ dàng xảy ra sự gian lận. Chẳng hạn, ở khâu đặt hàng, nhân
viên Phòng Kinh doanh thảo ĐĐH và trực tiếp mail Nhà cung cấp mà không
qua sự ký duyệt chấp thuận nào của người quản lý cấp trên cả. Nhân viên này
chỉ phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trực tiếp về công việc của mình và bản
thân họ phải tự cân nhắc kỹ lưỡng khi làm việc. Như vậy, sai sót, gian lận sẽ dễ
xảy ra ở đây. Và rõ ràng điều này đã vi phạm nguyên tắc thứ ba - nguyên tắc ủy
quyền và phê chuẩn dẫu biết rằng công việc của người nhân viên này hoàn toàn
nằm trong quyền hạn và trách nhiệm được giao…
- Khi nhận hàng tại kho, không hề được lập Biên bản nhận hàng, Thủ kho
chỉ kiểm hàng theo số lượng và cho nhập, đồng thời ký vào một chứng từ gọi là
Lệnh giao hàng của nhà cung cấp, và xem đây như là một sự xác nhận đã nhận
hàng. Hạn chế ở đây là Tổng Công ty không có chứng từ sao chụp nghiệp vụ
nhận hàng này của Thủ kho. Lệnh giao hàng có chăng thì cũng là của NCC, họ
xin sự xác nhận của Thủ kho và tự lưu trữ.
- Tại thời điểm nhận hàng cũng không có sự kiểm tra về chất lượng
mà chỉ về số lượng tổng quát - số kiện hàng. Rất ít khi bộ phận quản lý chất
lượng tham gia kiểm hàng tại thời điểm nhận hàng, bộ phận này chỉ tham gia
khi không tin tưởng chất lượng vật tư một nhà cung cấp nào hoặc vì nhà cung
cấp đó là mới, hoặc khi đã phát hiện hàng kém chất lượng cần kiểm tra. Bộ

phận này thường chỉ kiểm khi hàng đã nhập kho.
- Bảng nhập hàng được Thủ kho lập sau khi về kho và mở kiện kiểm tra chi
tiết, chứng từ lại không có số thứ tự, điều này có thể dẫn đến những rủi ro
trong kiểm soát, thất thoát tài sản hoặc gian lận trong việc kiểm hàng.
- Tất cả những gì liên quan đến sự giao dịch thông tin như ĐĐH, Hợp đồng
mua bán, hay Invoice… giữa Tổng Công ty và Nhà cung cấp đều hầu hết qua
đường mail, có thể gặp phải những rủi ro không lường trước được trong đường
truyền thông tin. Mặc dù Tổng Công ty có những biện pháp để khắc phục (như
đã được nêu ở phần trên) nhưng vẫn làm hao tốn thời gian và chi phí, nguy cơ
làm chậm tiến độ sản xuất.
- Kế toán Tiền gửi ngân hàng và Kế toán đối chiếu Ngân hàng thực tế chỉ là
một, điều này vi phạm nguyên tắc trong thủ tục kiểm soát - Nguyên tắc bất
kiêm nhiệm và phân công phân nhiệm, dễ dẫn đến những rủi ro liên quan tài
sản Tiền gửi ngân hàng của Tổng Công ty.
1.3. Lợi ích của việc tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình cung
ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ
Kiểm soát nội bộ đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh
tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị
quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như:
con người, tài sản, vốn…., góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong
quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một
nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên
của doanh nghiệp.
Và trong đó, công tác kiểm soát chu trình cung ứng - tức chu trình mua vật
tư và thanh toán thì đặc biệt có nghĩa quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh
doanh của Tổng Công ty. Bởi lẽ, hoạt động của chu trình này tác động mạnh
đến đầu vào chính của DN - Nguyên vật liệu. Kiểm soát tốt được chu trình này
xem như là đã thành công một phần đáng kể, góp phần rất lớn trong mọi công
tác cũng như mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của chính đơn vị. Kiểm soát
tốt chu trình này cũng tức là kiểm soát tốt đầu vào, làm tiền đề cho chất lượng

của thành phẩm cuối cùng, và đây cũng chính là bàn đạp tạo niềm tin và uy tín
thương hiệu cho thị trường tiêu thụ và người tiêu dùng.
2. Một số ý kiến nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng
tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ
Hoàn thiện môi trường kiểm soát:
@ Nâng cao nhận thức của nhà quản lý về tầm quan trọng của hệ thống
KSNB đối với thành công của DN
Nhận thức và quan điểm điều hành của nhà quản lý cấp cao là nhân tố quan
trọng, ảnh hưởng lớn đến mọi hoạt động của đơn vị. Thực tế tìm hiểu cho thấy,
Tổng Công ty cũng đang nỗ lực để xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB của
mình, tuy nhiên chưa thật sâu sắc và chú trọng. Mọi sự kiểm soát chỉ mang tính
kiểm tra, đối chiếu đơn thuần, chưa thực sự nhận thức được vai trò chính yếu
và tầm quan trọng của nó trong việc thực hiện các mục tiêu của Tổng Công ty.
Khắc phục những khiếm khuyết trên, Ban lãnh đạo cần có những giải pháp tích
cực trong quản lý để tăng cường công tác kiểm tra kế toán, giám sát các NV
kinh tế tại đơn vị để kết quả đạt được tốt hơn.
@ Thiết lập Bộ phận Kiểm toán nội bộ
Việc kiểm soát những rủi ro có thể gây ảnh hưởng đến các mục tiêu hoạt động
của các doanh nghiệp không thể chỉ thực hiện bởi các nhà quản lý cấp trên
được. Do đó, cần phải có một bộ phận chuyên môn để đánh giá sự tuân thủ các
chính sách và thủ tục kiểm soát, đó là bộ phận KTNB.
HTTT kế toán tại Tổng Công ty CP Dệt May Hòa Thọ ngày càng tổ chức phù
hợp về mọi mặt: Bộ máy kế toán; Hệ thống chứng từ; Hệ thống sổ sách; Hệ
thống báo cáo; Qui trình hoạch toán theo phần mềm kế toán,…Tuy nhiên, chưa
có bộ phận độc lập nào kiểm tra và đánh giá tính hiệu lực và hiệu quả về HTTT
kế toán. Điều này là cần thiết để giúp cho HTTT kế toán được thực hiện hoàn
thiện hơn. Chính vì vậy nếu có bộ phận KTNB thì yêu cầu này sẽ được đáp
ứng.
Nhu cầu cấp thiết đặt ra là Tổng Công ty cần thiết lập một bộ phận hệ thống
kiểm soát nội bộ rõ ràng - Phòng Kiểm toán nội bộ chẳng hạn, đó là một bộ

phận thuộc bộ máy điều hành - quản lý, có chức năng hỗ trợ cho Ban Tổng
Giám đốc Tổng Công ty, giám sát mọi hoạt động trong công ty, đảm bảo mọi
nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế, những chính sách và các thủ tục
của đơn vị. Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ phải báo cáo kịp thời kết
quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp kiến nghị cần thiết
nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật.
Tổng công ty đã thành lập Ban Kiểm soát và định kỳ kiểm tra. Tuy nhiên,
lãnh đạo Tổng Công ty lại chưa chú trọng vai trò của bộ phận KTNB để thành
lập bộ phận này trong cơ cấu tổ chức của mình.
Hoạt động KTNB thường gồm:
- Kiểm tra đánh giá tính phù hợp, hiệu lực và hiểu quả của hệ thống kế toán
và hệ thống KSNB. Ban Tổng giám đốc phải có trách nhiệm thiết lập
và thường xuyên xem xét sự phù hợp, tính hiệu lực và hiệu quả của các hệ
thống này. KTNB có chức năng kiểm tra, đánh giá thường xuyên đưa ra kiến
nghị nhằm hoàn thiện HTTT kế toán và hệ thống KSNB.
- Kiểm tra, đánh giá và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh
tế, tài chính của BCTC, báo cáo kế toán quản trị và hoạt động của đơn vị. Việc
kiểm tra, đánh giá này có thể bao gồm việc xem xet các phương pháp xác định,