THỰC TRẠNG BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TẠP PHẨM VÀ BẢO HỘ LAO ĐỘNG

Thực trạng bộ máy quản lý của Công ty tạp phẩm
và bảo hộ lao động
I. Tổng quan về Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động.
1. Lịch sử hình thành, mục đích và nội dung hoạt động nhiệm vụ và quyền
hạn của Công ty.
Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động - Bộ thơng mại là một Công ty Nhà
nớc kinh doanh hàng tạp phẩm và bảo hộ lao động. Trớc năm 1985, tiền thân của
Công ty là Công ty dụng cụ gia đình và tạp phẩm. Đến năm 1986, Sát nhập các
đơn vị và đổi tên thành : Trung tâm buôn bán bách hoá.
Đến ngày 10/301995theo quyết định số 153/TM - TCCB (căn cứ vào nghị
định 95/CP ngày 4/12/1994của chính phủ ) do bộ trởng Bộ Thơng Mại kí duyệt
thành lập lấy tên là Công ty Tạp Phẩm và bảo hộ lao động trên cơ sở hợp nhất giữa
Công ty tạp phẩm, Công ty trang bị bảo hộ lao động và xí ngiệp nhựa bách hoá
(thuộc tổng Công ty bách hoá ).
Công ty mang giấy phép kinh doanh số 109798 ngày 09/05/1995 do sở Kế
hoạch- Đầu t Hà Nội cấp.
Công ty có tên giao dịch đối ngoại là: SUNPROTEXIM.
Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân, có
tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại ngân hàng Nhà nớc và có con dấu riêng.
Công ty chịu trách nhiệm kinh tế và dân sự về các hoạt động và tài sản của
mình, tổ chức và hoạt động theo pháp luật .
Công ty có trụ sở chính tại số 11E phố Cát Linh quận đống Đa - Hà Nội.
- Mục đích của Công ty là thông qua hoạt động kinh doanh bán buôn, bán
lẻ trong nớc, Xuất nhập khẩu và liên doanh hợp tác đầu t để khai thác có hiệu quả
các nguồn vật t nguyên liệu hàng hoá làm giàu cho đất nớc .
- Công ty có phạm vi hoạt động nh sau:
+ Kinh doanh hàng tạp phẩm, Bảo hộ lao động, hàng công nghiệp tiêu dùng
điện tử, điện lạnh, văn phòng phẩm, Mỹ phẩm, vật liệu xây dựng, vật t nguyên
liệu .
+ Xuất khẩu hàng bách hoá, nông sản, thực phẩm, rau quả, may mặc, thủ
công mỹ nghệ, sản phẩm gỗ, các mặt hàng do liên doanh liên kết tạo ra.

+ Đại lý cho các hãng trong và ngoài nớc về mặt hàng thuộc diện kinh
doanh của Công ty.
* Nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty:
- Xây dựng chiến lợc ngành hàng, lập kế hoạch, định hớng phát triển dài
hạn, trung hạn và hàng năm của Công ty trình bộ Thơng Mại duyệt.
- Tổ chức các hoạt động kinh doanh và đầu t phát triển theo kế hoạch nhằm
đạt đợc mục tiêu chiến lợc của Công ty.
- Thực hiện phơng án đầu t chiều sâu các cơ sở kinh doanh của Công ty
nhằm đem lại hiệu quả kinh tế trong kinh doanh .
- Kinh doanh theo ngành, nghề đã đăng kí, đúng mục đích thành lập doanh
nghiệp. Thực hiện những nhiệm vụ mà nhà nớc giao.
- Nghiên cứu và ứng dụng công nghệ nhằm tạo ra sản phẩm mới.
- Nhân vốn, bảo toàn vốn và phát triển vốn nhà nớc giao.
- Đào tạo, bồi dỡng và thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách của nhà nớc
đối với công nhân viên chức.
- Công ty có quyền chủ động trong kinh doanh kí kết các hợp đồng kinh tế
trong và ngoài nớc, hợp tác đầu t, liên doanh, đợc vay vốn bằng tiền Việt Nam và
ngoại tệ tại các ngân hàng Việt Nam.
+ Đợc tổ chức bộ máy quản lý, mạng lới sản xuất kinh doanh .
+ Đợc tiếp thị tại hội chợ triển lãm, quảng cáo hàng hoá đặt văn phòng đại
diện, chi nhánh kinh doanh ở trong nớc và nớc ngoài.
+ Đợc quyền bổ nhiệm, bãi nhiệm, tuyển dụng, điều động lao động, cho
thôi việc, nâng hạ bậc lơng, khen thởng kĩ luật theo chính sách của nhà nớc và qui
chế của Công ty.
+ Uỷ quyền sử dụng và đề ra các chỉ tiêu sử dụng vốn cho các đơn vị cơ sở.
+ Phân cấp hoạt động kinh doanh và giao kế hoạch cho các đơn vị phụ
thuộc.
+ Chịu sự thanh tra, kiểm tra của các cơ quan nhà nớc có thẩm quyền.
2. Mô hình tổ chức.
Công ty Tạp phẩm và bảo hộ lao động có mô hình cơ cấu tỏ chức bộ máy

gồm ban giám đốc và 9 phòng ban chức năng đợc bố trí theo sơ đồ cơ cấu chức
năng. Tổng số cán bộ công nhân viên cửa Công ty hiện nay là 129 ngời trong đó
lao động chính chiếm đa số. Trình độ đại học và trung học chiếm phần lớn. Độ
tuổi trung bình của Công ty là 45 tuổi.
Công ty hoạt động theo điều lệ đợc bộ thơng mại quyết định ngày 5/8/1995
của Công ty.
Về đội ngũ cán bộ quản lý, hiện nay Công ty đang cố gắng hoàn thiện đội
ngũ cán bộ. Cụ thể là Công ty đã có kế hoạch tuyển dụng thêm một số cán bộ trẻ
có năng lực để dự trữ nhằm thay thế một số cán bộ đã sắp đến tuổi về hu.
3. Các thành tựu đã đạt đợc, các nhiệm vụ, kế hoạch cho giai đoạn tới .
a. Tình hình kết quả kinh doanh.
Giai đoạn 1998 - 2000, nhiều nhân tố khách quan đã tác động bất lợi đến
kết quả kinh doanh của Công ty nh:
Bớc vào năm 1998, Tình hình kinh tế - Xã hội của nớc ta vừa bị ảnh hởng
nặng nề của thiên tai trên nhiều vùng, vừa bị tác động của cuộc khủng hoảng kinh
tế khu vực ngày càng mạnh hơn.
Năm 1999, bối cảnh kinh tế gặp nhiều khó khăn, thị trờng lắng xuống, ít
sôi động, giá cả giảm liên tục, có ít hàng giá tăng nhẹ, sức mua giảm sút, cạnh
tranh gay gắt.
Năm 2000 hoạt động của Công ty cũng gặp nhiều khó khăn, cuối năm do
biến đổi tỷ giá đồng ngoại tệ làm ảnh hởng lớn đến hiệu quả kinh doanh về hàng
xuất nhập khẩu:
Tuy nhiên với sự phấn đấu của toàn thể cán bộ công nhân viên, Đợc sự chỉ
đạo của Bộ Thơng Mại và các cơ quan có liên quan : Kết quả kinh doanh 3 năm
của Công ty đợc nh sau:
Biểu1: Tình hình kết quả kinh doanh của Công ty Tạp Phẩm và BHLĐ
Đơn vị tính: Triệu đồng
Số
TT
Chỉ tiêu 1998 1999 2000

Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện
1
2
3
4
Doanh thu.
- Tạp phẩm.
- BHLĐ
- Dịch vụ
- Xuất xởng
- TT nội địa
Nộp NS
Lợi nhuận
Thu nhập bình
quân/ngời/tháng
150.000
100.000
50.000
10.385.000
510
228.969
166.312
62.657
8.195,714
520
0,985
181.000
130.000
50.000
1000

10.000
170.000
25.010
600
198.968
149.249,4
48.370,6
1.348
3.685
195.283
21.734
515,617
0,916
181000
130.000
50.000
1.000
10.000
180.000
25.013
550
240.000
188.000
51.800
1.200
551
239.449
24.181
516
1,042

Nguồn: Báo cáo tổng kết hàng năm của Công ty Tạp Phẩm và Bảo Hộ Lao
Động .
* Những việc làm đợc cha làm đợc về tình hình hoạt động kinh doanh .
- Công ty đã đánh giá đợc thực trạng diễn biến phức tạp của thị trờng, Từng
mặt hàng. Có phơng án xử lý thích hợp kịp thời cho mỗi thơng vụ. Nắm bắt thông
tin nhanh nhạy để tìm kiếm nhu cầu và khả năng của khách hàng.
- Duy trì các mặt hàng truyền thống và luôn tận dụng đợc cơ hội đối với các
mặt hàng mới .
- Kinh doanh mạnh dạn, tự chủ, sáng tạo trên thơng trờng với sự ràng buộc
trên cơ chế, qui định trên quản lý, không để xẩy ra sai phạm mất tiền hàng.
- Cha chú trọng đầu t phát triển thị trờng toàn diện, hệ thống kênh tiêu thụ
cha đủ mạnh, năng lực cạnh tranh còn hạn chế.
- Một số đơn vị cha tìm ra mặt hàng có chiến lợc lâu dài.
- Mặt hàng truyền thống có hớng teo lại.
- Một vài mặt hàng lớn đầu t cha thích hợp còn chia cắt hiệu quả cha tơng
xứng với qui mô đầu t, thị trờng không tập trung, thiếu sự liên kết.
- Thị trờng xuất nhập khẩu trực tiếp còn quá yếu, bị hạn chế cả về cán bộ
chuyên sâu xuất nhập khẩu và kinh nghiệm.
Quan hệ với đối tác bị lệ thuộc, cha có mặt hàng xuất - nhập khẩu ổn định
và có chiều hớng phát triển vững chắc .
* Về việc thực hiện qui chế dân chủ cơ sở, chống tham nhũng, công tác
thanh tra, bảo vệ, hoạt động của các tổ chức quần chúng, công tác thi đua, hoạt
động xã hội, nhìn chung trong công tác này, Công ty thực hiện tốt.
b. Phơng hỡng nhiệm vụ của Công ty cho giai đoạn tới.
- Mục tiêu cơ bản của Công ty trong giai đoạn 2001 - 2005 là:
+ Cũng cố phát huy thế mạnh các mặt hàng truyền thống của Công ty nh Sứ
Hải Dơng, nhôm men Hải Phòng, Bóng đèn. phích nớc, Rợu, Găng tay, giầy vải...
+ Thiết lập hệ thống kênh phân phối trên cả nứơc sao cho mỗi tỉnh có nhất
2 đến 3 điểm bán hàng cho Công ty đặc biệt là các tỉnh thông thôn và miền núi.
+ Đẩy mạnh công tác xuất nhập khẩu.

+ Lợi nhuận hành năm tăng 7%.
+ Từng bớc nâng cao hơn nữa đời sống của cán bộ công nhân viên, phấn
đấu thu nhập bình quân mỗi tháng trên 1 triệu đồng 1 ngời .
+ Không có nợ quá hạn, khó đòi.
+ Nộp ngân sách đầy đủ, kịp thời.
- Ph ơng h ớng giải pháp.
+ Căn cứ vào nhu cầu, khả năng từng đơn vị để có sự đầu t phù hợp nhất là
vào thời vụ có nhu cầu đột xuất.
+ Phát triển mặt hàng mới.
+ Gắn liền với các nhà sản xuất theo hớng cùng sản xuất cùng tiêu thụ,
cùng chịu trách nhiệm quản lý .
+ Lựa chọn hàng nớc ngoài để làm tổng đại lý khi cơ hội hội nhâp kinh tế
đến gần.
+ Phát huy mạnh nhập khẩu theo hình thức tự kinh doanh, hạn chế nhập uỷ
thác bị động, khó quản lý.
+ Tiếp cận với các nhà máy, hầm mỏ, khu công nghiệp để nắm yêu cầu
nhằm cung ứng hàng bảo hộ lao động .
+ Phát triển hình thức tham gia đấu thầu, bao tiêu sản phẩm .
+ Coi trong mỗi bạn hàng, khách hàng, khơi dậy bạn hàng truyền thống.
+ Hoàn thiện bộ máy quản lý, đặc biệt là tăng cờng cán bộ tiếp thị, nghiên
cứu thị trờng, xuất khẩu.
II. Phân tích bộ máy quản lý của Công ty Tạp Phẩm Và Bảo Hộ Lao
Động .
1. Cơ cấu bộ máy hiện tại của Công ty .
1.1. Loại hình cơ cấu.
Công ty Tạp Phẩm Và Bảo Hộ Lao Động là một Công ty thuộc loại hình
doanh nghiệp vừa và nhỏ của nhà nớc.
Tơng tự nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ khác, Công ty đã xây dựng một cơ
cấu bộ máy theo loại hình cơ cấu trực tuyến - chức năng ( xét theo quan điểm tiếp
cận hệ thống). Bao gồm ban giám đốc Công ty và 9 phòng ban chức năng bao

gồm các phòng ban sau.
- Phòng tổ chức hành chính.
- Phòng kế toán, kế hoạch.
- Phòng nghiệp vụ thị trờng.
- Phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động 1.
- Phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động 2.
- Cửa hàng bảo hộ lao động.
- Cửa hàng bách hoá số 1.
- Cửa hàng bách hoá số 2.
- Trạm bách hoá Hà Nội.
Ban giám đốc và các phòng ban, cửa hàng, trạm đợc bố trí theo sơ đồ sau:
Ban Giám đốc
Phòng tổ chức hành chính
Phòng kế toán kế hoạch
Phòng nghiệp vụ thị trờng
Phòng nghiệp vụ BHLĐ 1
Phòng nghiệp vụ BHLĐ 2
Cửa hàng bảo hộ lao động
Cửa hàng bách hoá số 1
Cửa hàng bách hoá số 2
Trạm bách hoá
Hà
Nội
Sơ đồ có cơ cấu tổ chức của Công ty cho thấy, cơ cấu đợc xây dựng theo
loại hình trực tuyến - chức năng bao gồm 2 cấp đó là cấp Công ty ( Ban giám
đốc )và cấp đơn vị chức năng ( các phòng ban ).
Trong cơ cấu trên, bên cạnh các cửa hàng bảo hộ lao động, cửa hàng bách
hoá số 1, số 2 ; trạm bách hoá Hà Nội có nhiệm vụ trực tiếp bán hàng, kinh
doanh ; còn có các phòng chức năng là : Phòng tổ chức hành chính ; kế toán, kế
hoạch ; phòng nghiệp vụ thị trờng ; phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động 1; ; phòng

nghiệp vụ bảo hộ lao động 2 với nhiệm vụ thu nhập và xử lý thông tin về lĩnh vực
quản lý đồng thời giúp ngời lãnh đạo ( Ban giám đốc ) trong quá trình chỉ đạo
thực hiện và kiểm tra trong việc ra quyết định và ra quyết định nếu đợc giám đốc
uỷ quyền.
* Ưu điểm của cơ cấu trên:
Cơ cấu trên có các u điểm của loại hình cơ cấu trực tuyến chức năng tức là :
- Thực hiện chế độ 1 thủ trởng đó là giám đốc Công ty .
- Giám đốc Công ty nắm trực tiếp các phòng chức năng nên việc ra và thực
hiện quyết định đợc nhanh chóng, kịp thời hoạt động sản xuất kinh doanh đợc
thống nhất.
* Nhợc điểm của cơ cấu trên:
Ta có thể thấy rằng mô hình cơ cấu trên còn tồn tại nhiều nhợc điểm là:
- Cơ cấu trên là một mô hình cơ cấu có nhiều chức năng đặc biệt là sự tồn
tại tách biệt của ba phòng nghiệp vụ ( Nghiệp vụ thị trờng, Nghiệp vụ BHLĐ1;
nghiệp vụ BHLĐ2 ) Và do vẩytở nên cồng kềnh so với qui mô Công ty và hình
thành nên nhiều đầu mối quản lý .
- Việc phối hợp hoạt động giữa tất cả các phòng ban trở nên khó khăn do
tồn tại nhiều phòng ban nh vậy.
1.2 Phân tích chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.
1.2.1 Ban giám đốc.
- Đứng đầu Công ty là giám đốc Công ty do Bộ Trởng Thơng Mại bổ
nhiệm. Giám đốc có nhiệm vụ lãnh đạo chung, điều khiển vĩ mô. Phối hợp hoạt
động giữa các phòng ban ra quyết định và phân công nhiệm vụ các phòng ban,
các cửa hàng, trạm thực hiện và tổ chức kiểm tra, giám sát công việc.
- Giúp việc cho giám đốc là 2 phó giám đốc.
Do đặc điểm lịch sử của Công ty là việc sát nhập giữa Công ty tạp Phẩm và
Công ty bảo hộ lao động. Do vậy, một phó giám đốc giúp giám đốc về phụ trách
khối tạp phẩm và phó giám đốc còn lại phụ trách khối bảo hộ lao động.
- Các phó giám đốc do giám đốc lựa chọn và đề nghị Bộ Trỏng Bộ thơng
Mạibổ nhiệm và miễn nhiệm. Các phó giám đốc đợc giám đốc phân công lĩnh vực

công tác và chịu trách nhiệm trớc giám đốc về lĩnh vự đã đợc phân công.
1.2.2. Phòng tổ chức hành chính.
* Phòng tổ chức hành chính có chức năng nh sau:
- Phòng tổ chức hành chính có chức năng tổ chức bộ máy, chức năng nhân
sự nhằm quản lý việc tuyển dụng bố trí lao động, di chuyển đề bạtcán bộ, thù lao
lao động, khen thởng kỹ luật...
- Thực hiện chức năng hành chính pháp chế.
- Tổ chức đời sống tập thểvà hoạt động xã hội văn hoá, thể thao...
* Nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính:
- Thực hiện toàn bộ Công tác tổ chức quản lý, nhân sự, sắp xếp điều phối
lao động.
- Giải quyết các chế độ chính sách, các công việc nội bộ .
- Bảo vệ an toàn cho Công ty nh chống trộm cắp, phòng cháy chữa cháy,
phòng chống bão lụt...
- Tham mu cho ban giám đốc về vấn đề nhân sự.
Đứng đầu phòng tổ chức hành chính là trởng phòng phụ trách chung các
chức năng của phòng và phụ trách khâu cán bộ, giải quyết các công việc nội bộ .
Giúp việc cho trởng phòng có các phó phòng phụ trách các công việc hành
chính, văn th...
Một chuyên viên tổ chức phụ trách việc xây dựng quy chế soạn thảo văn
bản, phân tích chiến lợc về cán bộ, nhân sự, xây dựng các kế hoạch nhằm tuyển
dụng, đào tạo, bố trí sử dụng và cho thôi việcđối với cán bộ công nhân viên.
Một nhân viên phụ trách công việc giấy tờ, công văn, quản lý con dấu.
Các nhân viên bảo vệ và thờng trực có nhiệm vụ bảo vệ tài sản của Công ty.
1.2.3 Phòng kế toán kế hoạch.
Hiện nay Công ty tạp Phẩm và bảo Hộ Lao Động đang áp dụng hình thức tổ
chức kế toán vừa phân tán vừa tập trung.
Tập trung là toàn bộ chứng từ gốc đợc các đơn vị cơ sở hạch toán và lập
bảng kê cuối tháng mới đa lên phòng kế toán kiểm tra sau đó lập bảng kê đa vào
sổ kế toán tổng hợp cuối mỗi quí mới baó cáo.

Phòng kế toán kế hoạch có các chức năng sau:
- Hạch toán việc kinh doanh của Công ty .
- Quản lý vốn, tài sản của Công ty bao gồm công tác huy động, tạo nguồn
vốn.
- Xây dựng các kế hoạch tài chính cho Công ty.
- Giám sát quá trình kinh doanh của Công ty .
* Nhiệm vụ của phòng kế toán kế hoạch.
- Giúp giám đốc thực hiện Công tác kế toán, thống kê theo qui định của
nhà nớc.
- cung cấp thông tin để xử lý các vấn đề tài chính.
- Thanh toán luân chuyển chứng từ cho nhà cung cấp khách hàng, ngân
hàng, cơ quan thuế.
- Tính toán chi phí, thu nhập, lỗ lãi hàng ngày của Công ty thông qua hệ
thống tài khoản, chứng từ sổ và từ đó lập các báo cáo tài chính hàng tháng quí
năm.
- Tham gia giám sát tình hình hoạt động của Công ty thông qua các tài
khoản liên quan.
* Phòng kế toán bao gồm:
- Kế toán trởng trực tiếp chỉ đạo công việc của phòng theo đúng điều lệ tổ
chức kế toán mà nhà nớc đã ban hành, lập kế hoạch tài chính. Phân tích các hoạt
động kinh tế duyệt kí các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh
doanh.
- Các kế viên bao gồm các kế toán vốn - tiền, kế toán công nợ, kế toán các
cửa hàng, kế toán hàng hoá tồn kho và toán tiêu thụ hàng hoá ; Kế toán tổng hợp
kiêm kế toán tiêu thụ tài sản cố định: Các kế toán này có nhiệm vụ theo dõi ghi
chép những nghiệp vụ mình đợc phân công công tác.
- Bộ phận thống kê thực hiện quá trình thông tin bao gồm việc thu thập và
xữ lý thông tin về tình hình kinh doanh của Công ty.
- Bộ phận kế hoạch căn cứ những thông tin, phân tích và lập các phơng án
kế hoạch tài chính cho Công ty .

* Tổ chức phòng kế toán kế hoạch đợc phản ánh theo sơ đồ sau:
Kế toán trởng
Kế toán vốn, tiền
Kế toán công nợ
Kế toán hàng tồn kho
Kế toán các cửa hàng
Kế toán tổng hợp kiêm kế toán TSCĐ
Thống kê kế hoạch