MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG ĐƯỜNG SẮT

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG
ĐƯỜNG SẮT
1. Mục đích và phương hướng hoàn thiện
1.1. Mục đích hoàn thiện
Xuất phát từ những hạn chế trong mô hình cơ cấu tổ chức của Công
ty, để công ty có thể đứng vững và phát triển trong môi trường cạnh
tranh ngày càng gay gắt thì nhiệm vụ trước mắt mà ban lãnh đạo phải
làm là phải xây dựng và hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức. Đây được
coi là nhiệm vụ hàng đầu của tổ chức trong việc gia nhập thị trường sau
cổ phần hoá.
1.2. Phương hướng hoàn thiện
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải tập trung vào các hướng sau đây:
Thứ nhất, Xây dựng bộ máy tổ chức gọn nhẹ, các bộ phận phải đầy
đủ, phù hợp với nhu cầu của công ty
Thứ hai, Không ngừng củng cố nguồn nhân lực cả về số lượng và
chất lượng.
2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức
Xây dựng lại bộ máy các phòng ban
Vì công ty từ một xí nghiệp phát triển lên nên trong mô hình vẫn cứng
nhắc của mô hình chuyên sản xuất. Vì vậy để có thể tồn tại trên thị
trường có nhiều cạnh tranh thì công ty cần phải đổi mới các phòng ban.
Hiện nay trong công ty phòng chuẩn bị kế hoach và kinh doanh là phòng
2
kiêm tất cả các mục về kinh tế. Điều đó làm cho các thành viên trong
phòng phải đảm nhiệm nhiều việc do đó dẫn đến kết quả không hiệu quả
cao.Do vậy công ty nên xây dựng thêm một phòng ban. Đây có thể được
gọi là phòng kế hoach và nghiên cứu thị trường. Còn phòng chuẩn bị kế
hoạch và kinh doanh đổi thành phòng chuẩn bị đầu tư và kinh doanh.
Nhiệm vụ của hai phòng được phân bổ rất rõ ràng.
Đối với phòng kế hoach và nghiên cứu thị trương: Phòng này sẽ có

nhiệm vụ xây dựng kế hoạch và phương hướng hành động cho công ty.
Đồng thời nghiên cứu thị trường tìm kiếm các bạn hàng, phân tích tình
hình công ty so với đối thủ cạnh tranh trên thị trường, và tìm giải pháp
nâng cao được hình ảnh của công ty trên thị trường kinh doanh
Đối với phòng chuẩn bị đầu tư và kinh doanh: Phòng này có nhiệm
vụ chủ yếu là lập các phương án dự thầu, tìm các nhà đầu tư, tìm nguồn
đầu vào.Liên hệ với các nhà cung ứng cũng như các nhà mở thầu, đàm
phán kế hoạch với họ.
Mặt khác, do Giám đốc công ty điều hành trực tiếp nhiều cấp dưới.
Trong khi đó, nhà lãnh đạo chỉ nên quản lý từ 4 đến 5 cấp là hiệu quả
nhất. Do vậy, khi mới cổ phần Giám đốc có thể điều hành nhiều phòng
ban nhưng về dài thì dám đốc nên phân quyền cho cấp dưới. Theo ý kiến
của tôi, Giám đốc nên lập một phó giám đốc mới chuyên về mảng kinh
doanh. Phó giám đốc này sẽ đảm nhận về hoạt động kinh doanh cũng
như tình hình tài chính của tổ chức và có trách nhiệm báo cáo với lãnh
đạo. Làm như vậy, sẽ giảm được gánh nặng cho giám đốc, đồng thời
quđó sẽ quản lý về hoạt động kinh doanh được tốt hơn do có sự quản lý
tập chung của phó giám đốc.
2.2. Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận
Giảm sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận là một trong những
nhược điểm lớn của mô hình trực tuyến chức năng so với mô hình trực
2
2
3
tuyến.Chính việc phân cấp tổ chức theo chức năng đã dẫn đến việc phối
hợp giữa các bộ phận khác nhau về chức năng suy giảm. Điều này làm
cho tiến độ công việc chậm chạp, các quyết định quản lý kém chính xác
và văn hoá tổ chức bị rời rạc.
Để khắc phục nhược điểm trên trong bộ máy cơ cấu của công ty ta có
những giải pháp sau:

Thứ nhất, dựng một sơ đồ cơ cấu đặt tại vị trí thuận tiện để mọi nhân
viên đều dễ dàng nhìn thấy thường xuyên. Nhờ đó nắm vững được mối
liên hệ chức năng giữa các phòng, ban để biết được những bộ phận phối
hợp khi cần thiết.
Thứ hai, ban lãnh đạo cần thường xuyên tổ chức những cuộc họp bao
gồm các phó giám đốc hoặc trưởng phòng ở các lĩnh vực có liên quan
cùng tham gia thảo luận và giải quyết vấn đề chung. Đôi khi cần triệu tập
tất cả các nhân viên trong tổ chức để thông báo mục tiêu chiến lược và
lấy ý kiến của mọi người. Thông qua hình thức này sẽ tạo động lực cho
các thành viên của công ty được phát biểu, từ đó tạo nên sự quan trọng
của mỗi thành viên trong tổ chức, góp phần tạo động lực để mọi người
làm việc tốt hơn.
Thứ ba, xây dựng những sứ giả thường là những nhà tham mưu hoặc
những người có quan hệ tốt trong tổ chức tìm hiểu công việc của phòng
ban, bộ phận qua đó thông tin trog tổ chức được tuyên truyền và trở
thành thông suốt sẽ là tăng hiệu quả phối hợp
Thứ tư, công bố rộng rãi những chiến lược, chính sách, kế hoach lớn
cho tất cả các thành viên, bộ phận có liên quan.
2.3.Không ngừng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực trong công ty có chất lượng tương đối cao. Tuy nhiên
không vì lý do đó mà công ty lơi lỏng việc nâng cao chất lượng nguồn
nhân lực. Do môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt và khó đoán
3
3
4
trước nên công ty cần phải nâng cao chất lượng nguồn nhân lực để có thể
phù hợp với những điều kiện mới. Việc nâng cao chất lượng nguồn nhân
lực không chỉ nâng cao cho cán bộ nhân viên mà ngay cả nhà lãnh đạo
cũng cân đươc nâng cao nhất là về chuyên môn quản lý. Do Công ty Cổ
phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng Đường Sắt là một xí nghiệp phát triển

lên nên khả năng quản lý của các nhà lãnh đạo vẫn chưa phù hợp với
môi trường mới do vậy cần đặc biệt đến việc nâng cao kĩ năng quản lý
cho nhà lãnh đạo
2.3.1 Hoàn thiện kĩ năng quản lý cho nhà lãnh đạo
Trước hết cần đào tạo đội ngũ những nhà lãnh đạo gồm Giám đốc,
các phó Giám đốc, các trưởng, phó phòng trong công ty
Để hoàn thiện kĩ năng quảnl ý cần thực hiện các giải pháp cụ thể sau:
Thứ nhất, Hoàn thiện kĩ năng lãnh đạo trực tiếp: Là kĩ năng làm việc
với con người trong nội bộ doanh nghiệp và bên ngoài liên quan đến
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Thứ hai, Hoàn thiện kĩ năng uỷ quyền: Là kĩ năng mà người lãnh đạo
cho phép cấp dước có quyền chịu trách nhiệm, quyền ra quyết định ở
một số khâu, một số giai đoạn. Cần phải thấy rõ ở đây, là mặc dù người
cấp trên giao quyền cho cấp dưới nhưng vẫn phải chịu trách nhiêm trước
quản lý cấp trên trực tiếp của mình.
Thứ ba, Hoàn thiện kĩ năng tư duy và xây dựng hệ thống: Đây là một
trong những kĩ năng quan trọng cần phải phối hợp mọi người trong tổ
chức thành một khối thống nhất đồng thời phải biết phân tích tổ chức
một cách hoàn hảo trước khi ra quyết định. Đây là một kĩ năng phức tạp
mà doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì đòi hỏi càng cao.
Thứ tư, Hoàn thiện kĩ năng nghiệp vụ: Mặc dù người Giám đốc là
người điều hành giám sát nhưng muốn điều hành và giám sát được các
bộ phận đòi hỏi người quản lý phải nắm chác được chuyên môn của các
4
4
5
cán bộ, phân hệ mình quản lý. Người Giám đốc cần phải hiểu sâu sắc
công việc chuyên môn của doanh nghiệp để giúp doanh nghiệp hoạt
động một cách có hiệu quả.
Để hoàn thiện được những kĩ năng trên Giám đốc công ty cần cho cán

bộ quản lý đi đào tạo chuyên sâu về kiến thức quản lý tại các trường đại
học có uy tín hoặc tai các trung tâm có thể do quốc tế đào tạo. Bên cạnh
đó công ty cũng có thể tự tổ chức các lớp học đào tạo cán bộ cấp cấp cao
và thuê giảng viên trong và ngoài nước về trực tiếp giảng dạy. Hoặc có
thể đi học hỏi kinh nghiệp quản lý ở các đơn vị khác. Hiện nay trong
thực tế, công ty cũng đã thực hiện những việc làm này. Tuy nhiên quy
mô và chất lượng vẫn chưa đảm bảo. Vì vậy công ty cần phải thực hiện
hơn nữa để có chất lượng tốt hơn.
Do công ty bây giờ đã hoạt động độc lập, không phụ thuộc vào Tổng
công ty Đường Sắt, do vậy các cấp cán bộ cần được trang bị những kiến
thức về thị trường. Để thực hiện được điều này cần:
- Trang bị các kiến thức về thị trường: Bằng cách cử cán bộ quản lý
tham gia cá lớp học tìm hiểu về thị trường, cơ chế thị trường để hiểu rõ
những khái niệm, tác động của thị trường đến hoạt động kinh doanh của
công ty.
- Cho cán bộ đi ra nước ngoài học tập kinh nghiệm của các nước
trên thế giới, từ đó xem các công ty này kinh doanh trong lĩnh vực xây
dựng như thế nào từ đó áp dụng cho phù hợp với điều kiện môi trường
kinh doanh của nước ta.
- Cử cán bộ tham gia vào các buổi thảo luận lớn về những vấn đề có
liên quan để học hỏi kinh nghiệm
Đặc biệt chú ý đến việc đào tạo cán bộ dự thầu. Do tính chất của sản
phẩm trong công ty, nên cán bộ dự thầu có vai trò rất lớn đến việc kinh
doanh của công ty. Đào tạo cán bộ dự thầu sao cho việc xác định các
5
5