Thực trạng hạch toán chi phí, doanh thu, kết quả của hoạt động xuất khẩu lao động tại công ty cung ứng nhân lực Quốc tế và thương mại

Thực trạng hạch toán chi phí,
doanh thu, kết quả của hoạt động
xuất khẩu lao động tại công ty
cung ứng nhân lực Quốc tế và thơng
mại
I. Một số nét khái quát về Công ty Cung ứng
nhân lực quốc tế và Thơng mại - SONA.
1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty Cung ứng nhân lực
Quốc tế và Thơng mại.
Ngày 09 tháng 06 năm 1993, Bộ trởng Bộ Lao Động - Thơng binh và Xã hội
ra Quyết định số 340/LĐTBXH - QĐ thành lập Công ty Dịch vụ Lao động ngoài
nớc số 1, đợc thành lập trên cơ sở một phòng ban của Cục Quản lý Lao động với
nớc ngoài- Bộ Lao động Thơng binh và Xã hội với nhiệm vụ đa cán bộ, chuyên
gia, công nhân đi hợp tác lao động tại nớc ngoài.
Đến ngày 11 tháng 12 năm 1997, Bộ trởng Bộ Lao động - Thơng binh và Xã
hội ra quyết định số 1505/ LĐTBXH - QĐ đổi tên Công ty Dịch vụ Lao động
Ngoài nớc thành Công ty Cung ứng Nhân lực Quốc tế và Thơng mại, trực thuộc
Cục Quản lý Lao động với nớc ngoài - Bộ Lao động - Thơng binh và Xã hội, hoạt
động trên hai lĩnh vực kinh doanh là Xuất khẩu Lao động và Kinh doanh Thơng
mại.
Tên đầy đủ:
CÔNG TY CUNG ứNG NHÂN LựC QUốC Tế Và THƯƠNG MạI
Tên giao dịch Quốc tế:
INTERNATIONAL MANPOWER SUPPLY AND TRADE COMPANY
Tên giao dịch viết tắt:
SONA
Công ty có trụ sở chính tại 34 đại Cồ Việt - Hai Bà Trng - Hà Nội.
Qua một quá trình hoạt động gần 10 năm Công ty Cung ứng nhân lực Quốc
tế và Thơng mại đã chiếm lĩnh đợc một số thị trờng tơng đối ổn định, góp phần
giải quyết trên 1.000 việc làm ở nớc ngoài với thu nhập khá. Bên cạnh những
thành tựu đạt đợc trong dịch vụ xuất khẩu lao động, Công ty cũng đã đạt đợc một

số kết quả trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá với một thị phần
kinh doanh hàng hoá đáng tin cậy.
2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty đợc thể hiện ở
những điểm sau:
a) Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh.
Theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 112373 ngày 17 tháng 01 năm 1998
do Sở Kế Hoạch và Đầu t Hà nội cấp, Công ty đợc phép kinh doanh trong các lĩnh
vực sau:
- Cung ứng Lao động và dịch vụ Lao động cho các tổ chức, cá nhân trong và
ngoài nớc.
- Tổ chức dịch vụ phục vụ nhhu cầu vật chất và tinh thần cho ngời lao động
Việt nam ở nớc ngoài.
- Xuất khẩu: Nông sản, lâm sản chế biến, mỹ phẩm, chất tẩy rửa Công
nghiệp và gia dụng, hàng dệt may, hải sản, vật liệu xây dựng và dợc liệu.
- Nhập khẩu: Các sản phẩm bằng cao su, gốm, sứ, thuỷ tinh, vật liệu xây
dựng, thiết bị trang trí nội thất, phơng tiện vận tải, hàng tiêu dùng, thiết bị, máy
móc phục vụ cho sản xuất và tiêu dùng, vật t t liệu sản xuất, nguyên phụ liệu phục
vụ cho sản xuất.
- Kinh doanh hoá chất, kinh doanh khoáng sản, kinh doanh các chứng từ vận
chuyển và đại lý vé máy bay.
- Ngày 24 tháng 12 năm 1999, Bộ trởng Bộ Lao động - Thơng binh và Xã
hội cấp giấy phếp số: 18/LĐTBXH - GP cho phép Công ty đợc hoạt động chuyên
doanh đa ngời lao động và chuyên gia Việt nam đi làm việc có thời hạn ở nớc
ngoài.
Công ty Dịch vụ lao động ngoài nớc (nay là : Công ty Cung ứng nhân lực
Quốc tế và Thơng mại) là đơn vị kinh tế cơ sở, hạch toán kinh doanh độc lập, có
t cách pháp nhân, có con dấu riêng và đợc mở tài khoản tại Ngân hàng.
b) Về quá trình phát triển vốn của Công ty:
Khi thành lập (năm 1993), Công ty đợc cấp 450.075.770 đồng (VNĐ), chủ
yếu là giá vốn văn hoá phẩm và hàng hoá phục vụ ngời lao động tại Liên Xô và

Đông Âu.
Theo quyết toán tài chính doanh nghiệp năm 1995 đợc tổng cục quản lý
vốn và Tài sản Nhà nớc taị doanh nghiệp Bộ tài chính phê duyệt thì vốn của
Công ty là: 833.958.572 đồng (VNĐ) gồm:
Vốn cố định: 327.257.252 đồng (VNĐ). Trong đó tự bổ sung:
15.949.252 đồng (VNĐ).
Vốn lu động: 506.701.320 đồng (VNĐ).
(lấy số liệu năm 1995 vì từ năm 1996 chuyển sang chế độ kế toán mới).
Năm 1997, Cục trởng cục Quản lý lao động với nớc ngoài ra Quyết định số
30/ QLLĐNN - QĐ về việc giao một phần giá trị trụ sở 34 Đại Cồ Việt - Hai Bà
Trng - Hà nội cho Công ty là 1.975.000.000 đồng (VNĐ).
Nh vậy tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2000:
Vốn kinh doanh và các quỹ của Công ty là: 5.636.096.137 đồng (VNĐ).
Trong đó:
Vốn Ngân sách cấp là: 2.250.075.770 đồng (VNĐ).
Vốn tự bổ sung và các quỹ là: 3.211.020.367 đồng (VNĐ).
c) Thị tr ờng hoạt động của Công ty:
Năm 1997, cuộc khủng hoảng tài chính khu vực Châu á có ảnh hởng không
nhỏ đến các nớc trong khu vực và thế giới, Việt Nam cũng là một nớc phải chịu
tác động này, biểu hiện cụ thể là kim ngạch xuất nhập khẩu giảm mạnh, hàng hoá
sản xuất ra không tiêu thụ đợc, thị trờng quốc tế bị thu hẹp do cạnh tranh gay gắt.
Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải đối mặt với nhiều khó khăn trong kinh
doanh và thử thách.
Trớc tình hình đó, công ty cung ứng nhân lực Quốc tế và Thơng
mại( SONA), tiền thân là công ty Dịch vụ Lao động ngoài nớc số 1 trực thuộc Cục
Hợp tác Quốc tế, nay là Cục Quản lý lao động với nớc ngoài, đã phải có những
biến chuyển rõ rệt để quyết tâm vợt qua khó khăn và thử thách. Công ty đã chủ
động thay đổi bộ máy quản lý, tạo ra một cơ chế quản lý linh động, có hiệu quả
cao phù hợp với tình hình thực tế, chủ động tìm kiếm thị trờng, tìm kiếm khách
hàng, củng cố và giữ vững mối quan hệ với các khách hàng đã có. Hoàn thành các

nhiệm vụ đợc giao, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nớc, quyết tâm vợt qua khó
khăn, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên của công ty.
Thị trờng hoạt động của công ty đợc phát triển ra các nớc nh Libya, Nhật
Bản, Đài Loan và sắp tới là nghiên cứu mở rộng thị trờng Trung Đông (UAE) và
Samoa. Đối tợng của công ty là ngời lao động của Việt Nam có nguyện vọng đi
lao động ở nớc ngoài. Do đó công ty có những thuận lợi và khó khăn sau:
T huận lợi:
Là đơn vị doanh nghiệp trực thuộc Cục Quản lý lao động với nớc ngoài, Bộ
Lao động Thơng binh và Xã hội, do đó công ty luôn nhận đợc sự quan tâm chỉ đạo
cụ thể, chặt chẽ, kịp thời của lãnh đạo Bộ, lãnh đạo Cục về mọi chủ trơng, đờng
lối trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu lao động, đợc Bộ, Cục và các phòng ban
trong Cục tạo mọi điều kiện thuận lợi cho hoạt động của công ty.
Đội ngũ cán bộ viên chức trong công ty phần lớn là cán bộ công chức từ Cục
Quản lý lao động với nớc ngoài chuyển về công ty làm công tác kinh doanh xuất
khẩu lao động và kinh doanh thơng mại. Trong cơ chế mới, tuy có nhiều khó khăn
nhng từng bớc đã nỗ lực cố gắng vợt qua khó khăn, thích nghi và hội nhập với cơ
chế kinh doanh mới, từng bớc củng cố, mở rộng và phát triển vững chắc.
Khó khăn:
Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt về thị trờng lao động quốc tế, yêu cầu của
chủ sử dụng lao động nớc ngoài ngày một cao, ngời lao động Việt Nam ngoài
những u điểm vốn có về đức tính cần cù chịu khó, tiếp thu nhanh, nhng lại hạn
chế về thể lực, về ngôn ngữ, chậm thích nghi với môi trờng sống, làm việc, khí
hậu và thói quen công nghiệp nên công ty phải đầu t ban đầu rất nhiều công sức
và tuyển chọn, đào tạo tạo nguồn để có đợc những lao động đủ tiêu chuẩn đáp ứng
yêu cầu của từng thị trờng lao động.
Công ty luôn chú trọng trong việc giữ vững thị trờng truyền thống nhng do
tình trạng lao động ta bỏ trốn hoặc do đối tác cha có thêm các dự án mới nên dẫn
đến tình trạng thị trờng bị thu hẹp, điển hình là thị trờng Nhật Bản.
Thị trờng Đài Loan đã đợc mở nhng đồng thời cũng là một loạt các công ty
đợc cấp giấy phép hoạt động về xuất khẩu lao động đã tạo nên môi trờng cạnh

tranh quyết liệt. Đơn hàng của đối tác Đài Loan đã đặt ra các yêu cầu và tiêu
chuẩn lao động rất cao, không phù hợp với điều kiện Việt Nam. Trong khi đó, một
số xí nghiệp tiếp nhận không đủ việc làm đã cho lao động về nớc một cách tuỳ
tiện. Ngời lao động phải đăng kí tham gia dự tuyển nhiều lần mà không đi đợc
nên nản chí, không đủ kiên trì để tiếp tục theo đuổi các chơng trình khác. Việc
định hớng đào tạo nguồn cũng rất khó khăn do các đơn đặt hàng bấp bênh, manh
mún.
d) Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Cung ứng nhân lực Quốc tế và
Th ơng mại:
Trong sự biến động của nền kinh tế chuyển mình sang nền kinh tế thị trờng,
khi các công ty đang gặp không ít khó khăn trong hoạt động kinh doanh thì công
ty Cung ứng nhân lực Quốc tế và Thơng mại vẫn khẳng định đợc vị trí của mình
và kinh doanh ngày càng có hiệu quả.
Điều này đợc thể hiện qua bảng phân tích sau:
Chỉ tiêu Đơn vị
tính
Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000 Năm2001
Doanh thu
1000đ 11.270.187 14.563.576 6.815.519 75.094.474
Nộp ngân sách
1000đ 2.863.151 1.251.171 1.321.112 8.004.478
Lợi tức sauthuế
1000đ 1.177.626 1.258.463 922.246 333.275
Thu nhập
bq/ngời
1000đ 1.332 1.675 1.900 1.930
Phân tích bảng số liệu trên về doanh thu thấy cha đợc chính xác vì tổng
doanh thu trên bao gồm doanh thu của hoạt động xuất khẩu lao động và doanh thu
kinh doanh xuất nhập khẩu. Năm 1998, 1999 hoạt động kinh doanh xuất nhập
khẩu bao gồm xuất nhập khẩu trực tiếp và uỷ thác nên tổng doanh thu của nó rất

cao, nhng đến năm 2000 kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp bị thu hẹp lại nên
doanh thu năm 2000 bị giảm mạnh. Đến năm 2001, hoạt động kinh doanh xuất
nhập khẩu hàng hoá đã đợc quan tâm đúng mức nên làm cho doanh thu tăng lên
nhanh chóng là 75.094.474.000 đồng. Đi đôi với việc doanh thu tăng lên thì quỹ l-
ơng của doanh nghiệp cũng tăng lên, do đó thu nhập bình quân đầu ngời của mỗi
cán bộ công nhân viên chức trong công ty cũng tăng lên, góp phần cải thiện đời
sống cho ngời lao động.
Do phân công lao động trong công ty trong mấy năm qua cha thực sự chú ý
đến hoạt động kinh doanh thơng mại, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu của công
ty bị thu hẹp chỉ còn hai ngời nên hoạt động kinh doanh cũng đã bị giảm sút. Đến
năm 2001, công ty đã quan tâm hơn đến vấn đề nhân sự ở phòng kinh doanh xuất
nhập khẩu thông qua tuyển dụng thêm một số nhân viên mới có trình độ cao, do
đó hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá của công ty đã đợc cải thiện đáng kể , điều
này đợc thể hiện qua sự tăng lên rất lớn của tổng doanh thu năm 2001. Để sử dụng
có hiệu quả các nguồn vốn trên, công ty cần duy trì tốt mặt nhân sự của kinh
doanh xuất nhập khẩu hàng hoá.
Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty cung ứng nhân lực Quốc tế và
Thơng mại còn đợc thể hiện rõ qua Báo cáo kết quả kinh doanh của hai năm
2000 và 2001 :
Báo cáo kết quả kinh doanh của hai năm 2000 và 2001:
Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Chênh lệch
Số tiền %
Tổng doanh thu 6.815.519.519 75.097.474.280 68.278.954.761 1001,82
Các khoản giảm trừ 1.289.369 2.394.900 1.105.531 85,74
1. Doanh thu thuần 6.814230.150 75.092.079.380 68.277.849.230 1001,99
2. Giá vốn hàng bán 3.771.542.364 71.378.119.201 67.606.576.837 1792,54
3. Lãi gộp 3.042.687.786 3.713.960.179 671.272.393 22,06
4. Chi phí bán hàng 42.054.789 1.046.853.832 1.004.799.043 2389,26
5. Chi phí quản lý DN 2.501.012.354 2.585.012.940 84.000.586 3,36
6. Lợi nhuận thuần

hoạt động kinh doanh
499.620.643 82.093.407
-417.527.236 -83,57
7.Lợi nhuận thuần
hoạt động tài chính
746.126.285 401.989.168
-344.137.117 -46,12
Thu nhập hoạt động
tài chính
801.000.872 401.989.168 -399.011.704 -49,81
Chi phí hoạt động tài
chính
54.874.587 -54.874.587 -100
8. Lợi nhuận bất th-
ờng
110.498.156 6.028.000
-104.470.156 -94,54
Thu nhập bất thờng 115.245.789 6.028.000 -109.217.789 -94,77
Chi phí bất thờng 4.747.633 -4.747.633 -100
9. Lợi nhuận trớc thuế
1.356.245.084 490.110.575
-866.134.509 -63,86
10. Thuế thu nhập 433.998.542 156.835.384 -277.163.158 -63,86
11. Lợi nhuận sau
thuế
922.246.542 333.275.191 -588.971.351 -63,86

Do kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá đợc mở rộng về mặt nhân sự, cũng nh
nhận thức đợc tầm quan trọng của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá
nên năm 2001 tổng doanh thu tăng mạnh so với năm 2000 là 68.278.954.761

đồng, tơng đơng 1001,82%.
Xét về các khoản lợi nhuận hoạt động kinh doanh cũng nh hoạt động tài
chính, và lợi nhuận bất thờng của công ty đều bị giảm sút. Hoạt động kinh doanh
của công ty giảm 83,57% tơng ứng với 417.527.236 đồng. Hoạt động tài chính
cũng bị giảm xuống với số tiền 344.137.117 đồng, tơng ứng với 46,12%. Nguyên
nhân của sự sút giảm hoạt động tài chính do công ty thiếu hụt mạnh nguồn tiền
ngoại tệ từ nớc ngoài gửi về, trong khi đó lợng tiền nội tệ cũng bị sử dụng để
thanh toán hợp đồng cho lao động về nớc.
Năm 2001 là năm hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá của công
ty tăng mạnh, nhng hoạt động kinh doanh xuất khẩu lao động lại bị sụt giảm
mạnh do lợng lao động xuất khẩu bị giảm vì không có đơn hàng, số lao động về n-
ớc vì hoàn thành hợp đồng khá nhiều, đơn hàng của công ty với các đối tác Nhật
bị thu hẹp do số tu nghiệp sinh tu nghiệp tại Nhật bỏ trốn tại các xí nghiệp tiếp
nhận tăng mạnh. Công ty đã phải bồi thờng hợp đồng cho các xí nghiệp tiếp nhận
vì các tu nghiệp sinh đã phá vỡ hợp đồng gây thiệt hại cho phiá đối tác Nhật. Kinh
doanh xuất nhập khẩu giảm sút, công ty cũng bị mất một số đối tác kinh doanh do
cạnh tranh trên thị trờng.
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, chức năng nhiệm vụ của các
phòng ban:
3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
a) Về tổ chức bộ máy:
Trên cơ sở Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty ban hành kèm theo
Quyết định số 193/ LĐTBXH - QĐ ngày 26 tháng 03 năm 1993 của Bộ trởng Bộ
Lao động - Thơng binh và Xã hội; Công ty đã chủ động xin ý kiến chỉ đạo của Bộ,
Cục sắp xếp lại nhân sự và tổ chức bộ máy hoạt động theo mục tiêu giữ ổn định để
phát triển. Tiến hành thể chế hoá công tác tổ chức lao động của Công ty bằng các
quy chế, quy định, nội quy phù hợp với các quy định pháp luật của Nhà nớc, của
Bộ và của Cục. Tổ chức bộ máy Công ty phù hợp với chức năng nhiệm vụ và hoạt
động kinh doanh của Công ty.
b) Về lao động:

Hiện nay, tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty là 60 ngời. Trong đó
có 26 nữ; 51 ngời có trình độ chuyên môn ở bậc Đại học và Cao đẳng. Trình độ
cấp bậc ở từng bộ phận, tỷ lệ giữa số lợng cán bộ quản lý so với lực lợng trực tiếp
kinh doanh về cơ bản là hợp lý.
Đội ngũ cán bộ có bề dầy kinh nghiệm, gắn bó, trăn trở, tâm huyết với
Công ty, với hoạt động xuất khẩu lao động và kinh doanh thơng mại. Cán bộ lâu
năm với kinh nghiêm vốn có và thận trọng kết hợp với tính nhanh nhậy, năng
động của cán bộ trẻ đã hình thành và tạo nên một thế mạnh tổng hợp và hài hoà
trong Công ty.
Số cán bộ có khả năng, kinh nghiệm, có tính năng động sáng tạo và nhanh
nhậy trong công tác thị trờng lao động và kinh doanh thơng mại dịch vụ còn thiếu
và yếu. Đòi hỏi phải có quy hoạch, bồi dỡng, đào tạo cán bộ đáp ứng yêu cầu cho
hoạt động của Công ty.
1.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
Công ty thực hiện quản lý theo mô hình "Tham mu - trực tuyến - chức năng",
nhằm tạo ra một bộ máy quản lý hoạt động năng động, và đạt hiệu quả cao, thích
ứng nhanh với những biến đổi của thị trờng.
3.2.1 Ban giám đốc gồm:
- Giám đốc là ngời đứng đầu bộ máy quản lý Công ty, điều hành mọi hoạt
động kinh doanh của công ty,đại diện hợp pháp cho Công ty chịu trách nhiệm trớc
pháp luật và cơ quan nhà nớc.
- Phó giám đốc: là ngời giúp giám đốc quản lý và điều hành một số lĩnh vực
hoạt động của công ty theo sự phân công hoặc uỷ quyền của giám đốc. Phó giám
đốc chịu trách nhiệm trớc giám đốc, trớc pháp luật về nhiệm vụ đợc giao, đợc uỷ
quyền thực hiện.
Công ty SONA có 03 phó giám đốc:
01 Phó giám đốc phụ trách hoạt động xuất khẩu lao động.
01 Phó giám đốc phụ trách đào tạo và hớng nghiệp lao động.
01 Phó giám đốc phụ trách kinh doanh XNK và dịch vụ.
3.2.2 Phòng Tổ chức hành chính (TCHC)

- Nghiên cứu, xây dựng hoàn thiện mô hình tổ chức Công ty, đào tạo sắp xếp
cán bộ công nhân viên.
- Lập hồ sơ, đóng bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên của Công ty.
- Xây dựng quỹ tiền lơng, ban hành các quy chế quản lý, sử dụng lao động,
tổ chức ký kết hợp đồng lao động.
- Thực hiện các nghiệp vụ văn th, th ký Giám đốc.
- Thực hiện các nghiệp vụ khác nh mua sắm tài sảncố định, trang bị cho các
bộ phận, kết hợp với phòng tài chính kế toán kiểm kê tài sản định kỳ.
3.2.3 Phòng Tài chính kế toán (TCKT)
- Xây dựng phơng án tài chính dựa trên phơng án Xuất khẩu lao động của
phòng thị trờng, thẩm định phơng án kinh doanh, tổ chức thực hiện các nghiệp vụ
phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
- Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán, thanh lý Hợp đồng cho lao động, bảo
lãnh ngân hàng.
- Quản lý các nghiệp vụ hạch toán kế toán cho Công ty.
- Chủ trì công tác kiểm kê trong Công ty theo định kỳ.
3.3.4 Phòng Thị tr ờng cung ứng lao động (TTCƯLĐ)
Đứng đầu phòng là Trởng phòng, phó phòng và 10 nhân viên đợc phân
chia theo tổ cung ứng lao động với đối tác nớc ngoài làm 3 tổ.
Trởng phòng: Phụ trách chung, chỉ đạo trực tiếp các công tác đối ngoại,
tuyển chọn và cung ứng lao động với đối tác nớc ngoài.
Phó phòng: giúp trởng phòng thực hiện các nhiệm vụ trên.
Tổ Nhật bản gồm 2 ngời.
Tổ Libi gồm 2 ngời.
Tổ Đài Loan gồm 6 ngời đợc chia làm 2 nhóm: nhóm phụ trách về việc
Giúp việc gia đình và nhóm phụ trách về việc T nhân nhà máy.
Ngoài ra còn có thêm bộ phận Tổng hợp phụ trách cả hai bộ phận trên
cùng phối hợp để quản lý lao động nhà nớc khi đang làm ở nớc ngoài. Thông qua
bộ phận này, đa ra đánh giá và nêu ra mục tiêu nhiệm vụ cho năm tiếp theo.
Chức năng và nhiệm vụ chung của phòng:

- Cân đối chuẩn bị nguồn lao động, tuyển chọn lao động phục vụ cho thị tr-
ờng ngoài nớc.
- Lập danh sách lao động trúng tuyển thực hiện báo cáo lao động thờng kỳ.
- Kết hợp với các Văn phòng Quản lý lao động ở ngoài nớc giám sát, giáo
dục ngời lao động ở nớc ngoài trong quá trình thực hiện thực hiện hợp đồng lao
động.
- Phối hợp cùng phòng Đào tạo trong việc tổ chức, theo dõi quản lý, giảng
dạy và đánh giá chất lợng đào tạo, giải quyết các phát sinh đối với lao động trong
khoá học theo quy định của Công ty.
3.2.5 Phòng Giáo dục và Đào tạo h ớng nghiệp lao động.
- Tổ chức các khoá học, kiểm tra đánh giá kết quả học tập, chịu trách nhiệm
trớc công ty về kết quả đào tạo lao động, đảm bảo trúng tuyển cao nhất khi chủ
thuê nớc ngoài tuyển chọn.
- Lập kế hoạch và dự trù kinh phí cho tất cả các khoá đào tạo.
3.2.6 Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá:
- Xuất nhập khẩu hàng hoá.
- Tìm kiếm, ký kết và thực hiện các hợp đồng nội ngoại thơng.
- Xây dựng các phơng án kinh doanh xuất nhập khẩu.
- Đôn đốc quyết toán kịp thời, theo dõi tình hình thu hồi công nợ của hoạt
động kinh doanh xuất nhập khẩu.
3.2.7 Phòng Kinh doanh dịch vụ hàng hoá ( Đại lý vé máy bay)
- Phối hợp với các văn phòng đại diện trong và ngoài nớc trong quá trình tổ
chức hoạt động kinh doanh.
- Quản lý theo dõi nghiệp vụ hoạt động kinh doanh dịch vụ của các văn
phòng đại diện.
- Tìm kiếm các nguồn hàng và nguồn tiêu thụ.
- Thực hiện các nghiệp vụ đại lý vé máy bay.
3.2.8 Phòng t vấn du học:
Ngoài số ngời đi du học theo nguồn kinh phí Ngân sách đào tạo của Nhà
nớc, một số lợng lớn con em của các gia đình có thu nhập cao có nhu cầu đi học

tập ở nớc ngoài. Kết hợp và đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu với hoạt động du học,
tháng 2 năm 2001 công ty ra quyết định thành lập phòng t vấn du học. Hiện nay
phòng t vấn du học đang trong quá trình hoàn thiện các thủ tục đề nghị Bộ giáo
dục và đào tạo cấp giấy phép hoạt động.
Chức năng và nhiệm vụ của phòng là triển khai thực hiện tốt các hợp đồng
đã ký với các trờng Đại học ở nớc ngoài. Khai thác, tổ chức tốt việc đa học sinh đi
học tập ở nớc ngoài theo mọi trình độ từ bậc Đại học trở xuống.
Bộ máy quản lý của Công ty đợc khái quát theo sơ đồ 5: Tổ chức bộ máy
tại Công ty Cung ứng nhân lực Quốc tế và Thơng mại .
Sơ đồ 5
tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty
cung ứng nhân lực quốc tế và thơng mại
Giám đốc
Ban kiểm soát
Phó giám đốc
đào tạo hớng
nghiệp lao
động
Phó giám đốc
xuất khẩu
lao động
Phó giám đốc
kinh doanh xuất
nhập khẩu và dịch
vụ
Kế
toán tr-
ởng
Phòng
GD&ĐT hớng

nghiệp lao
động
Phòng
Thị trờng
&
Cung ứng
LĐ
Phòng
Kinh
doanh
XNK
hàng hóa
Phòng
Kinh
doanh
dịch vụ
hàng hoá
Phòng
Tài
chính
kế toán
Phòng Tổ chức - Hành chính Tổ T vấn du học
4. Cơ cấu tổ chức hệ thống sản xuất kinh doanh.
Công ty cung ứng nhân lực Quốc tế và Thơng mại với ngành nghề kinh doanh
chính là :
- Xuất khẩu lao động
- Xuất nhập khẩu hàng hoá
Hiện nay Công ty có hai cơ sở:
- ở Hà nội có trụ sở chính là Công ty SONA- 34 Đại Cồ Việt, Hai Bà Trng,
Hà Nội.Tại đây Công ty chuyên xuất khẩu lao động và nhập khẩu hàng hoá thông

qua hình thức nhập khẩu uỷ thác.
- ở Sài Gòn có một văn phòng đại diện của SONA.Tại đây Công ty chuyên
xuất khẩu lao động và xuất khẩu hàng hoá thông qua hình thức xuất khẩu uỷ thác.
Các mặt hàng xuất nhập khẩu chủ yếu của công ty là: ôtô, máy xúc, cao su, sắt
thép, que hàn...
5. Tổ chức công tác kế toán.
5.1 Tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán ở Công ty là tập thể cán bộ, nhân viên kế toán cùng công tác
để thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê và công tác tài chính (tài vụ) ở tổ
chức.
Tổ chức bộ máy kế toán là việc tạo ra một mối liên hệ giữa các cán bộ kế
toán nhằm đảm bảo thực hiện công tác kế toán với đầy đủ các chức năng thông tin
và kiểm tra hoạt động của đơn vị trên cơ sở các phơng tiện tính toán và trang thiết
bị kỹ thuật hiện có.
Hiện nay, Công ty Cung ứng nhân lực quốc tế và Thơng mại đang sử dụng
hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Theo hình thức tổ chức công tác kế
toán này, toàn bộ đơn vị tổng thể (tổ chức) chỉ tổ chức một phòng kế toán trung
tâm (đơn vị kế toán cơ sở) ở đơn vị chính, còn ở các đơn vị trực thuộc đều không
có tổ chức kế toán riêng.
Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác
kế toán, công tác tài chính và công tác thống kê trong toàn đơn vị tổng thể. Còn ở
các đơn vị trực thuộc, phòng kế toán trung tâm chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm
nhiệm vụ hớng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để
định kỳ (định kỳ ngắn) chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm.
Công ty Cung ứng nhân lực quốc tế và Thơng mại tổ chức thực hiện kế toán
tài chính kết hợp với kế toán quản trị. Theo phơng thức này, bộ máy kế toán ở
doanh nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất và hệ thống sổ kế toán thống
nhất để ghi chép, hệ thống hoá thông tin kế toán theo yêu cầu của kế toán tài
chính và của kế toán quản trị. Do đó, tổ chức bộ máy kế toán ở công ty không
chia thành bộ phận kế toán tài chính, bộ phận kế toán quản trị, mà chỉ phân chia

thành các bộ phận kế toán thực hiện từng phần hành công việc kế toán theo chức
trách và nhiệm vụ đợc phân công. Các bộ phận này vừa làm công việc kế toán tài
chính vừa làm công việc kế toán quản trị có liên quan.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty có thể đợc khái quát lại qua Sơ
đồ 6: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cung ứng nhân lực quốc tế và Th -
ơng mại .
Sơ đồ 6
tổ chức bộ máy kế toán Tại
công ty Cung ứng nhân lực quốc tế và th-
ơng mại
Kế toán trởng
Bộ phận tài chính toán
Vốn bằng tiền;
Vay và thanh toán
Bộ phận kế toán
Tài sản cố định; Hàng
tồn kho
Bộ phận kế toán
Chi phí nhân công;
Thanh toán BHXH
Bộ phận kế toán
Tiêu thụ;
Xác định kết quả KD
Bộ phận kế
toán Tổng hợp;
kiểm tra
Các nhân viên hạch toán
ở đơn vị phụ thuộc
5.2 Chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận cấu thành bộ máy kế toán ở
Phòng Tài chính - Kế toán của Công ty nh sau:

5.2.1 Kế toán trởng:
Kế toán trởng có chức năng giúp Giám đốc tổ chức, chỉ đạo thực hiện và tổ
chức kiểm tra thực hiện toàn bộ công việc kế toán trong Công ty, tuân thủ các quy
định của pháp luật về kế toán.
Kế toán trởng có quyền phân công chỉ đạo trực tiếp ngời làm kế toán trong
Công ty; có ý kiến trong việc nâng bậc, khen thởng và cho thôi việc ngời làm kế
toán, thủ kho, thủ quỹ; Yêu cầu các bộ phận trong doanh nghiệp cung cấp tài liệu
và thông tin có liên quan; toàn bộ các chứng từ, phiếu thu, phiếu chi, thanh toán
nợ, thanh toán vay, trả và báo cáo tài chính phải có ý kiến và chữ ký của Kế toán
trởng mới có hiệu lực thi hành.
5.2.2 Bộ phận tài chính, kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán:
Giúp Kế toán trởng xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của doanh
nghiệp; Ghi chép kế toán phản ảnh số hiện có và tình hình biến động của vốn
bằng tiền; Ghi chép kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết các khoản nợ phải thu, nợ
phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu; Lập báo cáo lu chuyển tiền tệ và các báo cáo kế
toán nội bộ về các khoản nợ phải thu, nợ phải trả và các nguồn vốn chủ sở hữu;
Thống kê các chỉ tiêu thuộc các phần hành công việc trên.
5.2.3 Bộ phận kế toán tài sản cố định và hàng tồn kho:
Ghi chép kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết về tài sản cố định và hàng tồn
kho; Lập các báo cáo kế toán nội bộ về tài sản cố định, hàng tồn kho; Theo dõi tài
sản cố định, công cụ dụng cụ đang sử dụng ở tất cả các bộ phận trong doanh
nghiệp; Thống kê các chỉ tiêu thuộc tài sản cố định và hàng tồn kho.
5.2.4 Bộ phận kế toán chi phí nhân công và thanh toán BHXH:
Tính tiền lơng phải trả cho cán bộ công nhân viên toàn doanh nghiệp, các
khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ mà doanh nghiệp phải trả, tính BHXH phải trả
cho cán bộ công nhân viên đợc hởng BHXH; Thanh toán tiền lơng và BHXH phải
trả cho cán bộ công nhân viên; Ghi chép kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết tiền l-
ơng, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ, thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ; Thống
kê các chỉ tiêu về lao động, tiền lơng.
5.2.5 Bộ phận kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh:

Ghi chép kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết về doanh thu bán hàng theo hoá
đơn, doanh thu thuần, thuế giá trị gia tăng phải nộp; Tính toán và ghi chép kế toán
tổng hợp, kế toán chi tiết trị giá vốn hàng xuất bán; Ghi chép kế toán tổng hợp, kế
toán chi tiết chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và tiến hành tính toán
phân bổ các loại chi phí này vào chi phí kinh doanh trong kỳ để xác định kết quả
kinh doanh; Thống kê các chỉ tiêu liên quan đến phần hành công việc trên; Lập
báo cáo kết quả kinh doanh và các báo cáo kế toán nội bộ liên quan đến tiêu thụ
và kết quả.
5.2.6 Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra:
Ghi chép các phần hành công việc kế toán mà các bộ phận kế toán trên cha
làm; Tổng hợp số liệu kế toán của tất cả các bộ phận kế toán để lập Bảng cân đối
tài khoản, bảng cân đối kế toán, kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán
ở tất cả các bộ phận và công việc hạch toán ở các đơn vị phụ thuộc; Lập các báo
cáo kế toán nội bộ liên quan đến tình hình tài chính và công khai tài chính của
Công ty.
Các công việc kế toán phân công cho các bộ phận, song toàn bộ công việc
đều nằm trong quy trình kế toán thống nhất. Vì vậy, các bộ phận kế toán đều có
quan hệ mật thiết với nhau, không thể tách biệt đợc. Các bộ phận này phải do Kế
toán trởng Công ty Cung ứng nhân lực quốc tế và Thơng mại chi phối, điều hành
trong một thể thống nhất để cùng tiến hành công việc thu nhận, hệ thống hoá và
cung cấp toàn bộ thông tin về hoạt động, kinh tế, tài chính ở Công ty.
5.3 Hình thức sổ kế toán:
Sổ kế toán là phơng tiện vật chất để thực hiện các công việc kế toán, việc lựa
chọn hình thức nào để phù hợp với qui mô của doanh nghiệp, phù hợp với trình độ
kế toán để không ảnh hởng tới hiệu quả của công tác hạch toán kế toán. Hình
thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty là hình thức Chứng từ ghi sổ và đợc áp
dụng trên máy vi tính.
Hiện nay, công ty Cung ứng nhân lực Quốc tế và Thơng mại đã tổ chức trang
bị và ứng dụng phơng tiện, kỹ thuật tính toán, ghi chép và xử lý thông tin bằng
phần mềm Kế toán FAST đợc xây dựng trên nền hệ điều hành quản trị dữ liệu

Foxpro trong máy vi tính.
Công ty có đội ngũ cán bộ kế toán có hiểu biết sâu về kế toán và sử dụng
thành thạo máy vi tính. Bộ phận kế toán của Công ty đã tổ chức thực hiện việc xử
lý thông tin trên máy vi tính từ việc nhập dữ liệu, xây dựng hệ thống mã hoá các
đối tợng quản lý, mã hoá chứng từ, mã hoá và qui định nội dung phản ánh của
từng mã tài khoản đến việc xây dựng hệ thống sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán
chi tiết với kết cấu đơn giản phù hợp với việc tổng hợp số liệu và in trên máy.
Kết quả của việc thực hiện chơng trình trên máy là việc in ra các báo cáo,
biểu( các sổ kế toán, các báo cáo tài chính...) theo yêu cầu quản lý của Công ty.
Công tác tổ chức phân tích hoạt động kinh tế đợc thực hiện dới sự chỉ đạo
trực tiếp của Giám đốc công ty, kế toán trởng là ngời chịu trách nhiệm chủ yếu.
Trớc hết, Kế toán trởng xác định mục đích, yêu cầu, nội dung và phạm vi của
việc phân tích. Từ đó phân công trách nhiệm và xác định thời điểm tiến hành, kết
thúc. Trong thời gian này, các số liệu cần thiết phân tích hoạt động kinh tế đợc thu
thập và kiểm tra để đảm bảo tính chính xác. Cuối kỳ kế toán, dựa trên những số
liệu thu thập đợc, tiến hành tính toán các chỉ tiêu, phân tích và lập các biểu mẫu,
nhận xét và đánh giá các chỉ tiêu phân tích, đa ra kết luận, giải thích và từ đó lập
báo cáo chính.
Qui trình kế toán máy.
Chứng từ gốc gồm có: Phiếu xuất kho, nhập kho thành phẩm, hoá đơn
bán hàng (GTGT)
Xử lý các nghiệp vụ căn cứ vào chứng từ để mở các thẻ kho.
Nhập dữ liệu căn cứ vào chứng từ, nghiệp vụ máy thì máy sẽ tự định
khoản mà kế toán viên không cần phải tự tính.
In và lu trữ: Cuối tháng hoặc cuối kỳ sẽ in theo yêu cầu của ngời sử dụng.
Qui trình kế toán máy đợc khái quát theo sơ đồ 7:
Sơ đồ 7
qui trình kế toán máy
C. từ gốc
Xử lý các nghiêp vụ

Nhập dữ liệu
- Vào sổ cái
- Các sổ chi tiết
- BCĐKT
- BCTC
In và lu trữ
Khoá sổ chuyển sang kỳ sau

Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán để hệ thống hoá thông tin kế toán theo
hình thức Chứng từ ghi sổ tại Công ty SONA đợc khái quát qua sơ đồ 8.
Sơ đồ 8
trình tự hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp chứng
từ gốc cùng loại
Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
Sổ đăng ký
CT - GS
Chứng từ Ghi sổ
Bảng tổng hợp
chi tiết
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Ghi chú: Ghi hàng ngày.
Đối chiếu.
Ghi cuối kỳ.
Công ty đã và đang sử dụng các loại sổ sách sau:

- Sổ Cái: Tài khoản 111, Tài khoản 112...