Thực trạng giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại công ty giao nhận kho vận ngoại thương - Vietrans

Thực trạng giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đ-
ờng biển tại công ty giao nhận kho vận ngoại th-
ơng - Vietrans
I Khái quát về công ty giao nhận kho vận ngoại thơng -
Vietrans
1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty giao nhận kho vận ngoại thơng-Vietrans là một doanh nghiệp Nhà
nớc thuộc Bộ Thơng Mại, hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế tự chủ tài chính, là
tổ chức về giao nhận đầu tiên đợc thành lập ở Việt Nam theo Quyết định số 554/BNT
ngày 13/8/1970 của Bộ Ngoại Thơng. Khi đó công ty đợc lấy tên là Cục kho vận kiêm
Tổng công ty giao nhận ngoại thơng. Hiện nay tên chính thức của công ty là Công ty
giao nhận kho vận ngoại thơng, tên giao dịch là Vietnam National Foreign Trade
Forwarding and Warehousing Corporation, tên tắt là VIETRANS đợc thành lập theo
Quyết định số 337/TCCB ngày 31/3/1993 của Bộ Thơng Mại.
Trớc năm 1986, do chính sách Nhà nớc nắm độc quyền ngoại thơng nên
VIETRANS là đơn vị duy nhất hoạt động trong lĩnh vực giao nhận kho vận ngoại th-
ơng, phục vụ tất cả các Tổng công ty xuất nhập khẩu trong cả nớc. Sau đại hội Đảng
toàn quốc lần thứ VI tình hình kinh tế xã hội nớc ta có những biến chuyển mới. Việc
trao đổi hàng hóa giữa Việt Nam với các nớc ngày càng phát triển. Các mối quan hệ
quốc tế đợc mở rộng VIETRANS đã vơn lên trở thành một công ty giao nhận quốc tế
có quan hệ đại lý rộng khắp đồng thời tiến hành cung cấp mọi dịch vụ giao nhận kho
vận đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng trong và ngoài nớc. Nhng thời kỳ
từ 1989 đến nay, nền kinh tế nớc ta đã chuyển sang nền kinh tế thị trờng với nhiều
thành phần kinh tế tham gia vào nhiều lĩnh vực, trong đó có lĩnh vực giao nhận vận tải.
Trong bối cảnh đó, VIETRANS mất thế độc quyền và phải bớc vào cuộc cạnh tranh
gay gắt với các tổ chức kinh tế khác hoạt động trong lĩnh vực giao nhận kho vận.
Những biến đổi to lớn về cơ chế kinh tế, môi trờng kinh tế xã hội của thời kỳ chuyển
đổi mô hình kinh tế đã đem lại cho VIETRANS những thuận lợi và vận hội mới nhng
cũng đặt ra vô vàn khó khăn và thách thức cho bớc đờng phát triển kinh doanh của
công ty. Để thức ứng với môi trờng kinh doanh mới VIETRANS đã tiến hành đổi mới
toàn diện từ định hớng chiến lợc, phơng thức hoạt động đến quy mô, hình thức và cách

tổ chức hoạt động, điều hành. Công ty không chỉ đặc biệt chú ý tới tăng cờng cơ sở vật
chất kỹ thuật mà còn chú ý đào tạo ngoại ngữ cho đội ngũ cán bộ nhằm không ngừng
nâng cao chất lợng dịch vụ cũng nh uy tín của công ty. Phát huy truyền thống và kinh
nghiệm sẵn có cùng với những thay đổi phù hợp với tình hình mới VIETRANS đang
nỗ lực nâng cao khả cạnh tranh và giữ vững vị trí là con chim đầu đàn trong đội ngũ
doanh nghiệp giao nhận kho vận ở Việt Nam, xứng đáng với vai trò chủ đạo của một
doanh nghiệp Nhà nớc.
Trải qua 33 năm hình thành và phát triển VIETRANS đã có nhiều thay đổi về mô
hình tổ chức hoạt động cũng nh tên gọi cho phù hợp với tình hình phát triển kinh tế xã
hội của đất nớc qua các thời kỳ. Đến nay, VIETRANS đã trở thành một công ty giao
nhận quốc tế, một trong những sáng lập viên của Hiệp hội giao nhận Việt Nam
(VIFFAS), một thành viên của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA), một
đại lý hàng không đáp ứng tiêu chuẩn của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế (IATA)
và là thành viên của phòng thơng mại công nghiệp Việt Nam (VCCI).
Hiện nay VIETRANS có 6 chi nhánh ở các tỉnh, thành phố Hải Phòng, Nghệ An,
Đã Nẵng, Nha Trang, Quy Nhơn, và TP Hồ Chí Minh.
Ngoài ra VIETRANS còn có 2 liên doanh là:
- TNT - VIETRANS express worldwide Ltd. (Vietnam) đợc thành lập năm 1995
theo giấy phép đầu t số 1109/GP. Đây là công ty liên doanh với Hà Lan với số vốn
700.000 USD hoạt động trong lĩnh vực giao nhận chuyển phát nhanh quốc tế.
- Lotus Joint Venture Company Ltd. (Phú Mỹ, Nhà Bè, TP Hồ Chí Minh) đợc
thành lập năm 1991 với hãng tàu Biển Đen - Blasco (Ucraina) và công ty Stevedoring
Service America - SSA (Mỹ) có tổng số vốn 19.6 triệu USD để xây dựng và khai thác
cầu cảng, vận chuyển hàng hóa.
2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty
2.1. Chức năng
VIETRANS là một công ty làm các chức năng dịch vụ quốc tế về vận
chuyển, giao nhận, xuất nhập khẩu hàng hóa, đại lý, t vấn cho các doanh nghiệp
trong và ngoài nớc hoạt động trên lĩnh vực vận chuyển, giao nhận và xuất nhập
khẩu hàng hóa.

Theo điều lệ, công ty thực hiện các chức năng sau:
- Tổ chức phối hợp với các tổ chức khác trong và ngoài nớc để tổ chức
chuyên chở, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng ngoại giao, hàng quá cảnh,
hàng hội chợ triển lãm, tài liệu, chứng từ v.v
- Nhận ủy thác dịch vụ về giao nhận, kho vận, thuê và cho thuê kho bãi, lu c-
ớc, các phơng tiện vận tải (tàu biển, ôtô, máy bay, xà lan, container) bằng các
hợp đồng trọn gói door to door và thực hiện các dịch vụ khác có liên quan đến
hàng hóa nói trên, nh việc thu gom, chia lẻ hàng hóa, làm thủ tục xuất nhập khẩu,
làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa và giao hàng đó cho ngời chuyên
chở để chuyển tiếp tới nơi quy định.
- Nhận ủy thác xuất nhập khẩu hoặc kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp
hàng hóa.
- Làm đại lý cho các hãng tàu nớc ngoài và làm các công tác phục vụ cho
tàu biển của nớc ngoài vào cảng Việt Nam. Liên doanh, liên kết với các tổ chức
kinh tế trong và ngoài nớc trong lĩnh vực vận chuyển, giao nhận, kho bãi.
2.2. Nhiệm vụ
Với các chức năng trên công ty giao nhận kho vận ngoại thơng phải thực hiện
những nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Xây dựng kế hoạch và thực hiện các dịch vụ kinh doanh của công ty theo
quy chế hiện hành nhằm thực hiện mục đích và chức năng đã nêu.
- Đảm bảo việc bảo toàn và bổ sung vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn, bảo
đảm trang trải về tài chính, sử dụng hợp lý, theo đúng chế độ, sử dụng có hiệu quả
các nguồn vốn, làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nớc.
- Mua sắm, xây dựng, bổ sung và thờng xuyên cải tiến, hoàn thiện, nâng cấp
các phơng tiện vật chất kỹ thuật của công ty.
- Thông qua các liên doanh, liên kết trong và ngoài nớc để thực hiện việc
giao nhận, chuyên chở hàng hóa bằng các phơng thức tiên tiến, hợp lý an toàn trên
các luồng, tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở, chuyển tải, lu kho, lu bãi, giao
nhận hàng hóa và bảo đảm bảo quản hàng hóa an toàn trong phạm vi trách nhiệm
của công ty.

- Nghiên cứu tình hình thị trờng dịch vụ giao nhận, kho vận, kiến nghị cải
tiến biểu cớc, giá cớc của các tổ chức vận tải có liên quan theo quy chế hiện hành,
đề ra các biện pháp thích hợp để bảo đảm quyền lợi giữa các bên khi ký kết hợp
đồng nhằm thu hút khách hàng để củng cố và nâng cao uy tín của công ty trên thị
trờng trong nớc và quốc tế.
- Tổ chức quản lý, chỉ đạo hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc
công ty theo cơ chế hiện hành.
3 Mô hình bộ máy tổ chức của công ty
Bộ máy tổ chức của công ty tuân theo chế độ một thủ trởng đứng đầu là giám
đốc, giúp việc cho giám đốc gồm có các phó giám đốc và các trởng phòng thực
hiện chức năng tham mu, t vấn trong việc ra quyết định của giám đốc. Giám đốc
công ty có quyền hạn và nhiệm vụ theo quy định tại Quyết định số 217/HĐBT và
quy định của Bộ về phân cấp quản lý toàn diện của công ty.
Để hiểu rõ hơn về cơ cấu tổ chức của công ty, ta có sơ đồ sau:
Đến năm 2002, công ty thực hiện chuyên môn hóa trong hoạt động sản xuất
kinh doanh. Ngoài các chi nhánh và liên doanh, cơ cấu tổ chức của công ty đợc
chia thành hai khối: Khối quản lý và khối kinh doanh. Trong khối kinh doanh,
công ty chia thành các mảng dịch vụ hoạt động riêng rẽ không có sự chồng chéo
nh trớc đây. Đó là các phòng đờng biển, phòng hàng không, phòng đờng sắt,
phòng triển lãm, phòng công trình. Đặc biệt có một phòng chuyên trách đó là
phòng Marketing. Đây là phòng đầu mối chuyên thực hiện chức năng giao dịch
với khách hàng, sau đó phân việc tới các phòng ban có liên quan. Giữa các phòng
ban luôn có mối liên hệ mật thiết hỗ trợ lẫn nhau. Tình hình hoạt động kinh doanh
chung của công ty trong những năm gần đây (1998 - 2002)
Mặc dù có nhiều khó khăn, nhng VIETRANS vẫn giữ đợc tốc độ tăng trởng
tốt. Hàng năm công ty đều hoàn thành vợt mức các chỉ tiêu kế hoạch đề ra, doanh
thu tăng khá cao, có năm tăng đến 5-6 tỷ đồng. Nộp ngân sách Nhà nớc tăng đều.
Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của VIETRANS (1998 - 2002)
Đơn vị: Triệu VND
Năm

Chỉ tiêu
1998 1999 2000 2001 2002
2003
(ớc)
Doanh thu 28403 29308 32670 28678 34252 45000
Lợi nhuận 2812 3157 4419 1926 2649 4500
Nộp ngân sách 6821 7552 4820 4819 5114 5500
Tỷ suất LN (%) 9,90 10,77 13,49 6,72 7,73 10,00
Thu nhập bình quân
(triệu đồng/ngời)
2,1 2,25 2,5 2,47 2,7 3,1
Nguồn: Báo cáo tổng kết các năm của VIETRANS
Có thể nói năm 2000 và 2002 là những mốc son trong hoạt động của
VIETRANS, doanh thu tăng rất cao, thu nhập của cán bộ công nhân viên đợc đảm
bảo, đóng góp khá lớn vào ngân sách Nhà nớc, các quỹ đầu t phát triển sản xuất
không những đợc duy trì mà còn đợc mở rộng, đội ngũ lao động có tinh thần làm
việc hăng say, năng động.
Tuy nhiên, đánh giá một cách khách quan, dù doanh thu tăng đều và khá cao
nhng tỷ lệ lãi trên doanh thu (phản ánh tỷ suất lợi nhuận của công ty) lại có phần
giảm sút trong hai năm trở lại đây. Xu hớng này thể hiện rất rõ trong biểu đồ sau:
Với mức tăng khá cao vào năm 2000, lẽ ra công ty phải đạt đợc kết quả khả
quan hơn vào năm 2001, nhng do những biến động trên trờng quốc tế có tác động
bất lợi đến hoạt động của công ty cùng công tác quản lý còn cha phải là tối u nhất,
tỷ suất lợi nhuận đã sụt giảm.
Bên cạnh đó, cạnh tranh ngày càng gay gắt khiến cho VIETRANS càng gặp
nhiều khó khăn hơn. Nhng nhờ những cố gắng cùng những cải tổ kịp thời, đó là sự
thay đổi trong bộ máy lãnh đạo, những ngời tài năng và nhiệt huyết đã đợc đảm
nhận những vị trí quan trọng cùng những điều kiện thuận lợi trong cơ chế chính
sách của Nhà nớc, VIETRANS đã gặt hái đợc nhiều thành tựu, triển vọng phát
triển ngày càng khả quan.

Công ty đã biết tận dụng lợi thế để kinh doanh kho, mở rộng hoạt động gom
hàng, vận tải đa phơng thức, làm đại lý cho các hãng vận tải lớn của nớc ngoài,
hơn thế còn gửi cán bộ đi đào tạo, nâng cao nghiệp vụ, trình độ chuyên môn. Nhờ
đó có thể tin tởng rằng VIETRANS sẽ còn tiến xa trong lĩnh vực này ở Việt Nam.
I. Hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đờng biển tại
công ty giao nhận kho vận ngoại thơng - Vietrans
1 Một số đặc thù của hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đờng biển tại
VIETRANS
1.1. Hoạt động giao nhận mang tính thời vụ
Đây không chỉ là đặc thù hoạt động của VIETRANS mà của hầu hết các
doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này. Tính thời vụ trong hoạt động giao
nhận xuất phát từ tính thời vụ của các mặt hàng xuất nhập khẩu. Chẳng hạn nh
vào thời điểm đầu năm, Hoạt động giao nhận thờng giảm sút do khối lợng hàng
vận chuyển giảm sút.
Trong các tháng tiếp theo, các doanh nghiệp sản xuất bắt đầu lên kế hoạch
cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, nhng thời điểm này họ cũng chỉ
nhập khẩu một số máy móc, nguyên liệu phục vụ cho dây chuyền sản xuất. Hoạt
động giao nhận ở thời điểm này khá hạn chế. Chỉ đến tháng 4 khi mà các nhà máy
cho ra sản phẩm, hoạt động giao nhận mới trở nên nhộn nhịp. Nhu cầu vận
chuyển hàng ở thời điểm này là rất lớn cả đối với hàng xuất khẩu lẫn nhập khẩu.
Nhng đến khoảng tháng 9, 10 lại là mùa hàng xuống (down season) vì đây là
thời điểm lại các nớc Châu Âu, ngời dân thờng dành thời gian đi du lịch. Và cũng
vào khoảng thời gian này, hàng phục vụ cho lễ giáng sinh và Tết mới đợc lên kế
hoạch sản xuất.
Chỉ đến gần cuối năm, khi mà nhu cầu tiêu dùng của ngời dân tăng mạnh, ở
châu Âu là Giáng sinh, năm mới, ở châu á là tết cổ truyền thì những ngời làm
giao nhận mới thực sự bận rộn. Lợng hàng giao nhận cuối năm rất phong phú cả
về chủng loại và khối lợng. Nhu cầu giao nhận tăng gấp nhiều lần so với những
tháng trớc.
Từ đó ta thấy nắm đợc đặc thù hoạt động của ngành mình là rất quan trọng,

nó giúp cho công ty có đợc kế hoạch sản xuất kinh doanh hiệu quả và tiết kiệm
nhất.
1.2. Phơng tiện phục vụ cho hoạt động giao nhận vận tải biển
Một đặc điểm nổi bật của VIETRANS đó là công ty hoàn toàn không có đội
tàu hay container của riêng mình phuc vụ cho giao nhận vận tải biển. Đây là một
điểm bất lợi của VIETRANS so với các doanh nghiệp giao nhận khác vì điều này
dễ khiến công ty rơi vào tình trạng bị động, đặc biệt là vào mùa hàng hải. Chẳng
hạn nh GEMATRANS hay VICONSHIP đồng thời là ngời chuyên chở và ngời
giao nhận nên các công ty này có thể chủ động về thiết bị cho khách hàng trong
mọi trờng hợp, từ đó tạo đợc uy tín trên thị trờng.
Tuy vậy, bù lại công ty có các thiết bị làm hàng nh đội xe tải, xe nâng, cần
cẩu khá hiện đại. Đặc biệt hệ thống kho bãi của VIETRANS đợc đánh giá là quy
mô nhất. Công ty có một hệ thống kinh doanh kho rải khắp chiều dài đất nớc, từ
hệ thống kho lạnh đang xây dựng ở Lào Cai đến bãi container rộng lớn ở cảng Qui
Nhơn, Đà Nẵng, Hải Phòng. Riêng ở Hà Nội, công ty có tới 2 kho ở Văn Điển và
Yên Viên, rất thuận lợi cho công tác làm hàng. Trong thời gian gần đây, công ty
đang tập trung đầu t mua sắm, xây dựng thêm nhiều phơng tiện, trang thiết bị. Có
thể nói, khối lợng và hàng hóa giao nhận nói chung và giao nhận bằng đờng biển
nói riêng nhờ thế sẽ đợc đẩy mạnh.
2 Quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đờng biển tại công ty
2.1. Giao nhận hàng xuất khẩu bằng đờng biển
Đối với một lô hàng xuất khẩu, quy trình giao nhận đợc tiến hành theo các b-
ớc sau:
2.1.1. Nhận hàng từ ngời gửi hàng (ngời xuất khẩu)
Giữa VIETRANS và ngời gửi hàng sẽ có thoả thuận về phơng thức và địa
điểm nhận hàng. Về phơng thức, ngời gửi hàng có thể trực tiếp mang hàng đến
hoặc sử dụng dịch vụ vận chuyển nội địa của công ty. Công ty có một đội xe tải
hoạt động rất hiệu quả, không chỉ sử dụng cho mục đích vận chuyển quốc tế bằng
đờng bộ mà còn rất tiện dụng cho vận chuyển nội địa trớc khi vào chặng vận tải
chính. Về địa điểm, hàng hóa có thể đợc vận chuyển trực tiếp ra cảng hoặc mang

về kho của công ty ở Văn Điển hoặc Yên Viên nếu chủ hàng ở Hà Nội.
Việc nhận hàng từ ngời gửi hàng cũng có những yêu cầu nghiêm ngặt vì sau
khi ngời giao nhận nhận hàng, trách nhiệm về hàng hóa sẽ thuộc về ngời giao
nhận. Nếu hàng là hàng nguyên container thì ngời giao nhận còn đợc giảm nhẹ
trách nhiệm. Còn đối với những lô hàng lẻ, những dịch vụ mà VIETRANS thực
hiện có thể là tái chế lại hàng hóa, hoặc đóng gói hàng hóa cho phù hợp với phơng
thức vận chuyển, tuyến đờng vận chuyển. Hàng hóa đòi hỏi phải phù hợp với hợp
đồng mua bán ngoại thơng. Sau khi đã kiểm nhận chính xác, VIETRANS có trách
nhiệm bảo quản hàng hóa chờ giao cho ngời chuyên chở.
2.1.2. Thuê ngời chuyên chở hàng hóa
Dù hàng hóa đợc xuất khẩu theo điều kiện FOB hay CIF thì ngời giao nhận
cũng thờng đợc ủy thác thuê tàu để chuyên chở hàng hóa. Ngời ủy thác tuỳ từng
trờng hợp có thể là ngời gửi hàng (shipper) hay ngời nhận hàng (consignee).
Nếu VIETRANS đợc ủy thác thuê tàu, đối với tuyến đờng cũ, thờng xuyên
có hàng đi, công ty phải liên hệ với hãng tàu mà công ty đã làm giá trớc đó để xin
chỗ, lu cớc hoặc xin container nếu là hàng đóng trong container. Còn đối với
tuyến đờng mới cha có giá hoặc giá cũ đã hết hạn thì phải xin giá ở nhiều hãng