THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY THƯƠNG MẠI THUỐC LÁ

THC T T CHC CễNG TC K TON BN HNG V XC
NH KT QU BN HNG CễNG TY THNG MI THUC L
2.1 Giới thiệu khái quát về công ty thơng mại thuốc lá
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Thơng mại Thuốc lá là doanh nghiệp thành viên của Tổng công ty
Thuốc lá Việt Nam, tiền thân là công ty Dịch vụ và Vật t Thuốc lá thuộc Tổng
công ty Thuốc lá Việt Nam, đợc thành lập theo quyết dịnh số 1990/QĐ/TCCB
ngày 20/7/96 của Bộ trởng Bộ công nghiệp nhẹ.
Ng y 27/7/2000, Chủ tịch hội đồng quản trị thuộc Tổng công ty Thuốc lá
Việt Nam ra quyết định số: 11/TLVN_QĐ_TC ngày 3/8/2000 về việc phê chuẩn
Điều lệ tổ chức và hoạt động của chi nhánh công ty dịch vụ và vật t thuốc lá (nay
là công ty Thơng mại Thuốc lá ) và quyết định số 42/TLVN_QĐ_TC ngày
3/8/2000 về việc phê chuẩn Điều lệ tổ chức và hoạt động của chi nhánh công ty
Dịch vụ và Vật t thuốc lá ( nay là chi nhánh công ty Thơng mại Thuốc lá ).
Ngày 30/8/2000, chủ tịch hội đồng quản trị Tổng công ty Thuốc lá Việt
Nam ra quyết định số: 14/TLVN_QĐ_TC về việc giao thêm nhiệm vụ kinh doanh
mua bán thuốc lá điếu các loại và chính thức hoạt động từ ngày 1/9/2000.
Kể từ ngày 1/1/2000, công ty Dịch vụ và Vật t Thuốc lá đợc đổi tên thành
công ty Thơng mại Thuốc lá theo quyết định số 23/TLVN_QĐ_TC ngày
17/11/2000 của Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng công ty thuốc lá Việt Nam. Tên
tiếng anh: Tobacco trading company.
+ Công ty có một chi nhánh: công ty Thơng mại Thuốc lá thành phố Hồ
Chí Minh - Địa điểm: 362-364 Nguyễn Thị Minh Khai _Quận 3_ thành phố Hồ
Chí Minh.
+ Tổng số cán bộ nhân viên khi thành lập: 150 ngời
Trong đó:
Cán bộ quản lý : 48 ngời
Cán bộ trình độ cao đẳng, đại học, trên đại học: 66 ngời
Cán bộ có trình độ trung cấp : 19 ngời
Cán bộ công nhân viên : 49 ngời
Ngoài ra còn có trên 100 ngời là lao động khoán việc.

+ Sản lợng tiêu thụ hàng năm: khoảng 250 triệu bao thuốc lá.
Trong đó:
Thuốc lá Vinataba: trên 200 triệu bao.
Thuốc lá Marlboro và các loại thuốc lá khác: trên 30 triệu bao.
+ Doanh thu: khoảng trên 1600 tỷ VNĐ/năm.
Trong đó:
Thuốc lá bao khoảng 1580 tỷ VNĐ/năm
Dịch vụ vận chuyển trên 15 tỷ VNĐ/năm
+Năng lực kinh doanh: sản lợng tiêu thụ tăng trởng 3- 10%/năm
+ Tổng vốn kinh doanh: 17994430218 đồng
Trong đó:
Vốn cố định: 5707911587 đồng
Vốn lu động: 12286518631 đồng
+ Nộp ngân sách hàng năm: trên 50 tỷ đồng.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty.
2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ tổ chức kinh doanh.
Công ty Thơng mại Thuốc lá là doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán độc lập,
thành viên của Tổng công ty Thơng mại Thuốc lá Việt Nam - Bộ công nghiệp.
Công ty đăng ký kinh doanh ngành nghề: vận chuyển nguyên phụ liện, vật t, máy
móc, thiết bị, thuốc lá điếu phục vụ trong ngành thuốc lá theo đăng ký kinh doanh
số 103378 ngày 25/09/1996 của Sở kế hoạch và Đầu t Hà Nội. Ngày 02/08/2000
đợc cấp phép bổ xung ngành nghề kinh doanh: mua bán thuốc lá điếu các loại.
Công ty có t cách theo pháp luật Việt Nam. Trụ sở chính tại số 10 Yết
Kiêu- Quận hoàn kiếm Hà Nội (nay chuyển sang số 79 Bà Triệu). Công ty có điều
lệ tổ chúc và hoạt động đợc chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng công ty thuốc lá
Việt Nam phê duyệt theo quyết định số 11/TLVN_QĐ_TC ngày 27/07/2000 công
ty chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam.
2.1.2.2.Thuận lợi và khó khăn .
* Thuận lợi:
- Đợc sự quan tâm và chỉ đạo của hội đồng quản trị, ban giám đốc của Tổng

công ty Thuốc lá Việt Nam, sự hỗ trợ nhiệt tình của các phòng ban, các đơn vị
thành viên Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam, dặc biệt là sự cố gắng của ban lãnh
đạo công ty và cán bộ công nhân viên công ty.
- Sự cộng tác và giúp đỡ nhiệt tình của công ty Thuốc lá Singapore (STC)
trong lĩnh vực Marketing, tạo điều kiện cho công ty tiếp tục chiếm lĩnh, phát triển
thị trờng, tiêu thụ sản phẩm Vinataba ở phía Bắc và đang mở rộng thị trờng phía
Nam.
- Thuốc lá Vinataba là một sản phẩm có uy tín trên thị trờng nhiều năm nay
với thị phần trên 70% sản phẩm thuốc lá cao cấp ở khu vực thị trờng phía Bắc. Có
hệ thống phân phối chặt chẽ, lâu năm, nhiều kinh nghiệm trên toàn quốc đối với
sản phẩm Vinataba.
- Nhà nớc có một số chính sách mới về quản lý và phân phối theo nghị định
76/2001/QĐ_CP ngày 22/10/2001 của Chính phủ đối với sản phẩm Thuốc lá.
* Khó khăn:
- Thuốc lá là mặt hàng Nhà nớc hạn chế sản xuất và tiêu dùng,cấm quảng
cáo, do vậy công ty gặp nhiều khó khăn trong khâu giới thiệu, tiếp thị, khuyến
mại.
- Trên thị trờng, Thuốc lá nhập lậu đa vào trong nớc ngày càng tăng làm
tăng lợng cung so với cầu. Có thời điểm đã xuất hiện Thuốc lá Vinataba Sài Gòn
giả, tâm lý nguời tiêu dùng a chuộng Vinataba Sài Gòn. Đó là những nguyên nhân
gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh của công ty.
-Tình hình tiêu thụ thuốc lá Vinataba bao của công ty phụ thuộc cơ bản vào
nhu cầu của thị trờng, trong khi đó các nhà máy lại sản xuất theo kế hoạch do
Tổng công ty giao, do vậy dẫn đến cung cầu mất cân đối tại một số thời điểm làm
ảnh hởng đến khâu diều hành hoạt động của công ty.
2.2 Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán ở công ty
2.2.1 Tổ chức bộ máy quản lý ở công ty Thơng mại thuốc lá.
Đứng đầu công ty là Giám đốc, giúp việc cho Giám đốc có một phó Giám
đốc. Phó Giám đốc kiêm Giám đốc chi nhánh, các trởng phòng và các phòng ban
chức năng.

Giám đốc công ty: Có quyền quyết định cao nhất về mọi hoạt động của
công ty và chịu trách nhiệm trớc hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc công ty Thuốc
lá Việt Nam, trớc pháp luật về các quyết định đó .
Phó Giám đốc: Giúp việc cho Giám đốc; quản lý các văn bản trong phạm vi
chức năng, nhiệm vụ đơc giao theo sự uỷ quyền của Giám đốc; có quyền kiểm tra
tất cả các khâu về đảm bảo chất lợng và thoả mãn khách hàng.
Đại diện lãnh đạo về chất lợng: chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về mọi
hoạt động của hệ thống chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9001_2000.
Phó Giám đốc kiêm Giám đốc chi nhánh: có quyền quyết định cao nhất về
mọi hoạt động của chi nhánh.
Phó Giám đốc chi nhánh: Giúp việc cho Giám đốc chi nhánh và chịu trách
nhiệm trớc Giám đốc về các công việc nhiệm vụ của mình.
Phòng/ban tổ chức hành chính: Tham mu cho Giám đốc thực hiện nhiệm vụ
quản lý các lĩnh vực: công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, lao động tiền lơng, xây
dựng cơ bản, bảo hộ lao động, thi đua khen thởng, kỷ luật; chế độ hu trí, BHXH,
BHYT.... Công tác hành chính, pháp chế quản trị phục vụ cho cho quản lý và điều
hành hoạt động kinh doanh của công ty/chi nhánh theo quy định của công ty,
Tổng công ty và Nhà nớc .
Phòng/ ban kinh doanh: tham mu cho giám đốc thực hiện quản lý điều
hành hoạt dộng kinh doanh về các lĩnh vực, kế hoạch, vận chuyển, tiêu thụ, kiểm
tra chất lợng sản phẩm.
Phòng/ ban thị trờng: Tham mu cho Giám đốc về công tác thị trờng
Phòng/ ban kế toán tài chính: Giúp Giám đốc công ty/chi nhánh chỉ đạo và
tổ chức thực hiện công tác kế toán tài chính, thống kê về giá cả của công ty/chi
nhánh theo đúng các quy định của luật pháp Nhà nớc và Tổng công ty.
Ngoài ra ở phía Bắc công ty có 4 cửa hàng gới thiệu sản phẩm ở Gia Lâm,
Quán Thánh, Thanh Xuân, Yết Kiêu và một kho hàng chính ở Thanh Xuân. ở phía
Nam công ty có 20 cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Công ty có quan hệ giao dịch
với ngân hàng công thơng Thanh Xuân_Hà Nội, Ngân hàng Nông nghiệp và phát
triển nông thôn Việt Nam_chi nhánh Quận Hai Bà Trng_Hà Nội, Ngân hàng

Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam_chi nhánh Kim Mã.
Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy và hệ thống quản lý chất lợng của công ty.
Sơ đồ 2: Trình tự và mối tơng tác giữa các quá trình
Bangiám đốc
Phòng
kinh doanh
Phòng
TC
KT
Phòng
Thị
trờng
Phòng
Thị
trờng
Phòng
TC
HC
Chi nhánh
P.GD
Chi nhánh
Ban thị trờng
Ban TC
KT
Ban KD
Ban TC
HC
Quá trình KD
+Xem xét y/c khách hàng khả năng thực hiện
+ Mua hàng

+ Bảo quản
+ Vận chuyển
+ Giao hàng
Giám đốc
Chính sách mục tiêu
Hệ thống văn bản
Các phòng ban
Theo dõi, đo lờng quá trình, kiểm soát sản phẩm phù hợp hành động KPPN
Khách hàng
Trao đổi thông tin
Đánh giá hài lòng khách hàng
Nguồn lực
Đánh giá nội bộ
Xem xét lãnh o
Sơ đồ 1
Sơ đồ 2

2.2.2 Tổ chức công tác kế toán ở công ty:
Lĩnh vực hoạt động chính của công ty là kinh doanh mua bán thuốc lá bao
các loại, ngoài ra còn kinh doanh vận chuyển. Công tác kế toán phải đáp ứng đợc
yêu cầu của các hoạt động kinh doanh nhằm cung cấp thông tin thờng xuyên, đầy
đủ, chính xác và kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
Nhiệm vụ chủ yếu của kế toán trong công ty:
Ghi chép, phản ánh tính toán số liệu và tình hình luân chuyển, sử dụng tài
sản, vật t, tiền vốn cũng nh các quá trình và kết quả hoạt động kinh doanh của
công ty.
Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh thuốc lá bao,
vận chuyển, kế hoạch thu chi tài chính, kỷ luật thu nộp, thanh toán, kiểm tra bảo
vệ an toàn cho tài sản và phát hiện ngăn ngừa những hiện tợng tiêu cực trong kinh
doanh.

Cung cấp thông tin về mọi mặt hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ cho
việc điều hành và quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị, cung cấp số liệu, tài
liệu và quản trị doanh nghiệp, cung cấp thông tin phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm
soát của Nhà nớc đối với hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Bộ máy kế toán:
Tơng ứng với mô hình quản lý và đặc điểm kinh doanh, mô hinh tổ chức
công tác kế toán của công ty là mô hình nửa tập trung nửa phân tán. Việc tổ chức
hạch toán đợc tập chung tại phòng kế toán tài chính. Còn chi nhánh tại thành phố
Hồ Chí Minh có ban kế toán riêng nhng chỉ hoạch toán kết quả hoạt động kinh
doanh (lãi hoặc lỗ) rồi chuyển số liệu ra trụ sở chính tại Hà Nội để tiến hành trích
lập các quỹ.
Các thành phần công việc kế toán đợc phân chia rõ ràng cho các kế toán
viên trong phòng. Chính vì vậy công tác kế toán dần đợc chuyên môn hoá, phù
hợp với khối lợng công việc và đáp ứng đợc yêu cầu của quản lý. Tổ chức bộ máy
kế toán đợc thể hiện qua sơ đồ: (trang 32).
Trong đó:
* Kế toán trởng: + Phụ trách toàn bộ các công tác tài chính kế toán, đối nội, đối
ngoại của phòng, công tác tổ chức, đào tạo của phòng, công tác thi đua khen th-
ởng.
K toỏn trng
Phú phũng k toỏn
K toỏn tin mt
K toỏn ngõn hng
K toỏn HH, vt t KM
K toỏn mua hng
K toỏn bỏn hng
K toỏn tng hp BC TC
Th qu
Kế toánTSCĐ và cửa hàng GTSP
+ Ký các chứng từ thu chi, hoá đơn bán hàng, hoá đơn khuyến mại, các báo

cáo tài chính
* Phó phòng kế toán kiêm kế toán lơng, BHXH, KPCĐ.
+ Ký thu chi, các hoá đơn bán hàng, khuyến mại, cá báo cáo tài chính ...khi
trỏng phòng đi vắng, tham gia kiểm kê quỹ tiền mặt
+ Trích lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ hàng tháng vào giá thành, hàng quý lập
báo cáo quỹ lơng có tổng hợp số liệu của chi nhánh theo mẫu quy định của Tổng
công ty và phòng
+ Đầu tháng làm báo cáo nhanh tiền lơng, đề xuất mức chi lơng Kỳ II cho
công ty.
+ Phối hợp với phòng TC-HC đối chiếu các báo cáo BHXH, BHYT hàng
quý
+ Thống kê tình hình chi thởng từ quỹ lơng, thởng hàng quý, năm báo cáo
lãnh đạo phòng và công ty để có phơng án chi thởng quý, 6 tháng, các ngày lễ.
+ Lập báo cáo thuế thu nhập cá nhân hàng tháng, quý, năm.
+ Làm thủ tuc thế chấp cho khách hàng khu vực Hà Nội, Hà Tây. In báo
cáo thế chấp hàng tháng báo cáo Trởng phòng và lu quyết toán của công ty.
* Kế toán tiền mặt:
+ Lập phiếu thu chi, rút số d trong cuối ngày báo cáo cho trởng phòng, cuối
tháng kiểm kê quỹ, lập báo cáo quỹ tiền mặt.
+ Làm báo cáo thu chi tiền mặt theo quy định .
* Kế toán ngân hàng.
+ Theo dõi, lập chứng từ thu chi ngân hàng hàng ngày, theo dõi công nợ với
ngân hàng, thanh toán các khoản thuế, các khoản phải nộp khác...
+ Cuối tháng, quý lập báo cáo tiền gửi ngân hàng.
* Kế toán TSCĐ và cửa hàng GTSP.
+ Kế toán các cửa hàng, theo dõi các cửa hàng về bán hàng, thu nhập tiền l-
ơng, thông báo giá bán lẻ, kiểm kê hàng hoá và vật phẩm khuyến mại các cửa
hàng.
+ Kế toán TSCĐ, lập báo cáo tăng giảm tài sản, nguồn vốn theo mẫu. Trích
khấu hao vào giá thành và phân bổ khấu hao, tham gia làm thủ tục thanh lý TSCĐ.

+ Theo dõi và quản lý hoá đơn bán hàng, lập báo cáo sử dụng hoá đơn theo
quy định, công tác văn th của phòng.
* Kế toán hàng hoá vật t khuyến mại.
+Theo dõi tình hình xuất nhập vật t hàng hoá khuyến mại, kiểm kê hàng
hoá khuyến mại tồn kho hàng tháng, tạm ứng khuyến mại.
+ Tổng hợp tình hình khuyến mại chi nhánh và báo cáo theo quy định.
* Kế toán mua hàng
+Hàng ngày theo dõi hoá đơn nhập hàng, công nợ đến hạn với các nhà máy,
theo dõi tình hình công nợ với nhà máy.
+Kê khai VAT đầu vào, tính toán chi phí hàng nhập kho, giá vốn hàng hoá
tiêu thụ, trích chi phí vận chuyển hàng tháng vào giá thành. Lập báo cáo công nợ
với ngời bán.
*Kế toán bán hàng.
+Xác nhận chứng từ thanh toán trên hoá đơn bán hàng, tham gia làm thủ
tục ký hợp đòng tiêu thụ và thanh lý.
+Rút số d công nợ phải thu hàng ngày, kiểm tra chi phí tiêu thụ trong kỳ
kiên quan đến tiêu thụ hàng hoá, kê khai VAT đầu ra hàng tháng và gửi cục thuế
Hà Nội.
* Kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính.
+ Tổng hợp chi phí kinh doanh, lập báo cáo kết quả kinh doanh tháng, quý,
năm, báo cáo thuế theo thu nhập doanh nghiệp gửi cơ quan thuế.
+ Gửi báo cáo tài chính các cơ quan liên quan (cục TCDN 6 tháng một lần,
thuế 1 năm một lần, tổng công ty gửi hàng quý) làm thế chấp cho khách hàng ở
các khu vực ngoài Hà Nội, Hà Tây.
+Báo cáo định kỳ theo quy định, lập kế hoạch tài chính quý, năm, công tác
ISO của phòng, công tác tin học và thông tin kế toán tài chính.
* Thủ quỹ.
+Giữ tiền mặt và các chứng từ có giá, tài kiệu hồ sơ thế chấp, vàng bạc
ngoại tệ.
+Rút số d hàng ngày đôí chiếu với kế toán tiền mặt, chủ động nộp tiền mặt

vào ngân hàng, chấm công lao động.
Giữa các phần kế toán có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ, đảm bảo tính
thông nhất về phạm vi, phơng pháp tính toán và ghi chép. Từ đó tạo điều kiện cho
việc kiểm tra, đối chiếu đợc dễ dàng và phát hiện những sai sót để sửa chữa kịp
thời. Công ty áp dụng phơng pháp tính VAT theo phơng pháp khấu trừ, việc quản
lý chứng từ và hoá đơn giá trị ra tăng đầu ra, đầu vào đợc công ty tách riêng biệt
cho hai nhân viên kế toán của hai phần hành chịu trách nhiệm và đối chiếu với kế
toán tổng hợp. Đội ngũ kế toán của công ty có trình độ nghiệp vụ, có trách nhiệm
và nhiệt tình trong công việc; thành thạo trong ứng dụng phần mềm kế toán vào
công tác hạch toán. Điều này giúp kế toán viên không những giảm bớt đợc khối l-
ợng công việc mà còn đảm bảo tính kịp thời , đầy đủ và chính xác, đảm bảo cung
cấp trung thực những thông tin giúp cho lãnh đạo, các ngành có chức năng đánh
giá đợc hiệu quả kinh doanh trong kỳ, qua đó xây dựng đợc kế hoạch kinh doanh
phù hợp với yêu cầu của thị trờng.
Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp:
+ Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01 đến hết ngày 31/12 năm dơng lịch
+ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam.
+ Hình thức sổ kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ.
+ Phơng pháp hạch toán TSCĐ:
TSCĐ hạch toán theo nguyên giá.
Phơng pháp khấu hao TSCĐ theo đờng thẳng.
+ Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: theo phơng pháp nhập trớc, xuất tr-
ớc.
Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho theo nguyên tắc giá gốc.
Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo phơng pháp
nhập trớc, xuất trớc.
Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
+ Kỳ báo cáo : quý, năm.
+ BCTC :
Công ty Thơng mại Thuốc lá áp dụng hệ thống báo cáo tổng hợp do

Bộ tài chính ban hành, bao gồm:
Báo cáo kết quả kinh doanh
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo lu chuyển tiền tệ
Thuyết minh báo cáo tài chính
Ngoài các báo cáo quyết toán năm, định kỳ công ty lập các báo cáo
bổ trợ cho quá trình điều hành và quản lý, bao gồm:
Báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá
Báo cáo chi tiết các khoản phải thu, phải trả
Báo cáo bán hàng
Báo cáo tổng hợp tồn theo kho.
Báo cáo tình hình tăng, giảm tài sản cố định.
Với hoạt động kinh doanh hiện nay, kế toán công ty sử dụng hầu hết
các tài khoản trong hệ thống tài khoản, tuân thủ theo nguyên tắc đã đợc quy định
của vụ chế độ kế toán và Bộ tài chính.