KHÁI QUÁT VỀ ĐÀM PHÁN

Khái Quát Về Đàm Phán
I. Định nghĩa:
Trong giao dịch ngoại thơng, các bên thờng có sự khác biệt nhau về chính
kiến , về pháp luật, tập quán, ngôn ngữ, t duy truyền thống và về quyền lợi. Những
sự khác biệt đó dẫn đến sự xung đột. Muốn giải quyết xung đột đó, ngời ta phải
trao đổi ý kiến với nhau. Sự trao đổi ý kiến nh thế trong quan hệ mua bán quốc tế
gọi là đàm phán thơng mại.
Nh vậy, có thể định nghĩa nh sau: Đàm phán thơng mại là quá trình trao
đổi ý kiến của các chủ thể trong một xung đột nhằm đi tới thống nhất cách
nhận định, thống nhất quan niệm, thống nhất cách xử lý những vấn đề nảy sinh
trong quan hệ buôn bán giữa hai hoặc nhiều bên. (Trích sách kỹ thuật nghiệp
vụ ngoại thơng-Vũ Hữu Tửu).
Những vấn đề thờng trở thành nội dung của các cuộc đàm phán thơng mại
là những vấn đề nh:
- Tên hàng,
- Phẩm chất,
- Số lợng,
- Bao bì đóng gói,
- Giao hàng,
- Giá cả,
- Thanh toán,
- Bảo hành,
- Khiếu nại,
- Phạt và bồi thờng thiệt hại,
- Trọng tài,
- Trờng hợp bất khả kháng.
II. Các hình thức đàm phán:
Đàm phán thơng mại về cơ bản thờng đợc tiến hành dới ba hình thức sau:
- Đàm phán qua th tín.
- Đàm phán qua điện thoại.
- Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp.

Chúng ta sẽ lần lợt tìm hiểu từng hình thức đàm phán trên.
1. Đàm phán qua th tín:
Ngày nay th từ và điện tín vẫn còn là phơng tiện chủ yếu để giao dịch giữa
những ngời xuất nhập khẩu. Những cuộc tiếp xúc ban đầu thờng qua th từ . Ngay
cả khi sau này hai bên đã có điều kiện gặp gỡ trực tiếp thì việc duy trì quan hệ
cũng phải thông qua th tín thơng mại.
So với việc gặp gỡ trực tiếp thì giao dịch qua th tín có u điểm là tiết kiệm đ-
ợc nhiều chi phí. Hơn nữa, trong cùng một thời gian lại có thể giao dịch, trao đổi
với nhiều đối tác ở nhiều nớc khác nhau. Ngời viết th tín có điều kiện để cân nhắc
suy nghĩ, tranh thủ ý kiến nhiều ngời và có thể khéo léo dấu kín ý định thực sự
của mình.
Tuy nhiên, việc giao dịch qua th tín lại có nhợc điểm là đòi hỏi nhiều thời
gian chờ đợi, có thể cơ hội mua bán tốt sẽ trôi qua. Việc sử dụng điện tín khắc
phục đợc phần nào nhợc điểm này. Với một đối phơng khéo léo, già dặn thì việc
phán đoán ý đồ của họ qua lời lẽ trong th là một việc rất khó khăn. Khi sử dụng
th tín để giao dịch đàm phán cần phải luôn luôn nhớ rằng th từ là sứ giả của
mình đến với khách hàng, ngời ta sẽ phê phán, đánh giá mình qua những th từ
mình gửi đến. Bởi vậy, cần phải hét sức lu ý trong việc viết th, gửi th. Những nhà
kinh doanh lâu năm nhận thấy giao dịch bằng th tín phải đảm bảo những yêu cầu
sau: Lịch sự, chính xác, khẩn trơng và kiên nhẫn.
*Lịch sự:
Giấy viết th phải đợc chuẩn bị chu đáo. Trên tiêu đề in rõ ràng và đầy đủ:
tên , địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ điện tín . của đơn vị. Th chỉ viết trên một mát
giáy, mỗi th chỉ nên đề cập đến một vấn đề kinh doanh. Lời lẽ trong th cần phải
lịch sự, đúng mức, phù hợp với cách xng hô, chào hỏi của mỗi nớc, mỗi thứ tiếng,
tránh cộc lốc và cũng tránh cầu kỳ. Xu hớng hiện nay là viết ngắn gọn, rõ ràng.
Thứ tiếng dùng viết th nên là thứ tiếng khách quen dùng, nh thế sẽ dễ gây thiện
cảm và dễ thu hút đợc sự chú ý của khách.
*Chính xác:
Nội dung của th thơng mại bao giờ cũng phải hết sức chính xác. Cần tránh

những sự hiểu nhầm do sự trình bày không rõ ràng, không khúc triết hoặc do sử
dụng từ ngữ không chính xác. Mọi lý lẽ cần đợc diễn đạt đầy đủ nhng không rờm
rà. Cần nhớ rằng mỗi nớc có một cách hiểu khác nhau về từng vấn đề liên quan
đến buôn bán nh đơn vị đo lờng, cách bao bì, đóng gói, cách thanh toán, sự phân
chia chi phí trong giao nhận, bốc dỡ. Chính vì thế, khi đề cập đến mỗi vấn đề cần
phải thật chi tiết, cụ thể, rõ ràng về quan niệm của mình hoặc những yêu cầu của
mình nêu ra. Không bao gìơ nên nghĩ rằng chắc đối phơng cũng hiểu vấn đề này
nh cách mình hiểu.
*Khẩn trơng:
Sự khẩn trơng trong trao đổi th tín cần đợc chú ý thích đáng. Tất cả mọi th
tín gửi đến đều phải đợc trả lời một cách nhanh chóng dù rằng mình cha có cơ hội
bán hàng. Việc trì hoãn trả lời, thậm chí quên không trả lời th của khách hàng, sẽ
gây những ấn tợng xấu. Một nhà kinh doanh tốt bao giờ cũng cố gắng mở rộng
quan hệ với nhiều khách hàng.
*Kiên nhẫn:
Trong giao dịch th tín, đức tính kiên nhẫn là rất cần thiết. Kiên nhẫn trả lời
khách hàng về mọi vấn đề, kiên nhẫn theo đuổi khách hàng bằng một số cần thiết
các th liên tiếp và quan hệ trong thời gian dài. Kinh nghiệm cho thấy rằng, khi lựa
chọn đối tác làm ăn, những khách hàng quen biết, có giao dịch th tù trớc đó, sẽ đ-
ợc u tiên hơn những khách hàng mới xuất hiện lần đầu.
2. Đàm phán qua điện thoại:
Việc trao đổi qua điện thoại có u điểm là nhanh chóng, giúp ngời giao dịch
tiến hành đàm phán một cách khẩn trơng, đúng vào thời cơ cần thiết.
Tuy nhiên, việc trao đổi bằng điện thoại lại có nhợc điểm là phí tổn điện
thoại giữa các nớc rất cao, các cuộc trao đổi bằng điện thoại thờng phải hạn chế về
mặt thời gian, các bên không thể trình bày một cách chi tiết, cụ thể về quan điểm ,
lý lẽ của mình. Mặt khác, trao đổi qua điện thoại là trao đổi bằng miệng, không có
gì làm bằng chứng cho những thoả thuận, quyết định trong trao đổi. Bởi vậy điện
thoại chỉ đợc dùng trong những trờng hợp thật cần thiết, thật khẩn trơng, sợ lỡ thời
cơ, hoặc trong những trờng hợp mà mọi điều kiện đã thoả thuận xong, chỉ còn chờ

xác nhận một vài chi tiết. . Khi phải sử dụng điện thoại cần chuẩn bị thật chu đáo
để có thể trả lời ngay mọi vấn đề đợc nêu lên một cách chính xác. Sau khi trao đổi
bằng điện thoại, cần có th xác nhận nội dung đã đàm phán , thoả thuận.
3. Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp:
Việc gặp gỡ trực tiếp giữa hai bên để trao đổi về mọi điều kiện giao dịch, về
mọi vấn đề liên quan đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán là hình thức
đàm phán đặc biệt quan trọng. Hình thức đàm phán này có u điểm là đẩy nhanh
tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều khi là lối thoát cho những đàm
phán bằng th tín hoặc điện thoại đã kéo dài quá lâu mà không có kết quả . Nhiều
khi đàm phán qua th từ kéo dài nhiều tháng mới đi đến ký kết hợp đồng. Trong
khi đó, đàm phán trực tiếp chỉ 2, 3 ngày đã có kết quả. Hình thức đàm phán này
thờng đợc dùng khi cả hai bên có nhiều điều kiện phải giải thích cặn kẽ để thuyết
phục nhau, khi đàm phán về những hợp đồng lớn, những hợp đồng có tính chất
phức tạp. Việc hai bên mua bán trực tiếp gặp gỡ nhau tạo điều kiện cho việc hiểu
biết nhau tốt hơn và duy trì đợc mối quan hệ tốt lâu dài với nhau.
Tuy nhiên, cũng phải thấy rằng đây là hình thức đàm phán khó khăn nhất
trong các hình thức đàm phán. Đàm phán trực tiếp đòi hỏi ngời tiến hành đàm
phán phải chắc chắn về nghiệp vụ, tự chủ, phản ứng nhanh nhạy. Để có thể bình
tĩnh, tỉnh táo nhận xét, nắm đợc ý đồ, sách lợc của đối phơng, nhanh chóng có
biện pháp đối phó trong những trờng hợp cần thiết hoặc quyết định ngay tại chỗ
khi thấy thời cơ ký kết đã chín muồi. Nếu mất bình tĩnh, không tự chủ, sẽ dễ lộ ý
định của mình để đối phơng nắm đợc. Trong trao đồi trực tiếp, nên tránh bàn bạc,
tham khảo ý kiến của nhao trớc mặt đối phơng để trả lời cho đối phơng. Mỗi lần
gặp gỡ nhau thờng tốn kém về các chi phí đi lại, tiếp đón , quà cáp, cho nên gặp