THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN NỢ PHẢI TRẢ TẠI NHÀ MÁY THUỐC LÁ THĂNG LONG

Website: Email : Tel : 0918.775.368
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN NỢ PHẢI TRẢ TẠI NHÀ
MÁY THUỐC LÁ THĂNG LONG
2.1 Tổng quan về Nhà máy Thuốc lá Thăng Long
2.1.1 Lịch sử hình thành Nhà Máy
Sau cuộc kháng chiến chống Pháp, miền Bắc hoàn toàn giải phóng, bắt
tay vào xây dựng chủ nghĩa xã hội và trở thành hậu phương lớn cho miền
Nam. Đồng bào miền Bắc bước vào xây dựng khôi phục nền kinh tế với muôn
vàn khó khăn và thiếu thốn. Mục tiêu của Đảng đặt ra là cần nhanh chóng
khôi phục và xây dựng một số công xưởng thuộc công nghiệp nhẹ, bỏ vốn ít
mà hiệu quả thu được nhanh để giải quyết những vấn đề cấp thiết cho đời
sống nhân dân.
Cuộc sống của nhân dân có biết bao nhu cầu, trong đó nhu cầu thuốc lá
là nhu cầu thiết yếu, thường ngày. Song trên thực tế việc trồng và sản xuất
thuốc lá ổ miền Bắc chủ yếu được hình thành tự phát, tồn tại trong thế khép
kín, hạn hẹp không đủ cung cấp cho nhu cầu tiêu thụ ngày càng tăng của
nhân dân. Bên cạnh đó một số nhà sản xuất thuốc tư nhân lại nắm độc quyền
sản xuất, kinh doanh tự ý thao túng thị trường, gây không ít khó khăn cho
đời sống của nhân dân.
Để giải quyết những vấn đề bất cập đó cũng như đáp ứng nhu cầu của
người tiêu dùng, vào cuối năm 1955, theo quyết định 2990/QĐ của Thủ
tướng Chính Phủ, một số cán bộ được cử ra để khảo sát tình hình, lập hồ sơ
nghiên cứu để nhanh chóng xây dựng một nhà máy thuốc lá quốc doanh.
Nhóm khảo sát nhanh chóng bắt tay vào công việc, vừa tìm địa điểm sản
xuất vừa nghiên cứu quy trình sản xuất thuốc lá.
. Sau một thời gian tìm kiếm cơ sở, nhà máy Diêm cũ (số 139 đường Bà
Triệu, nay là nhà máy Cơ Khí Trần Hưng Đạo) được chọn làm địa điểm sản
xuất thử. Tại đây việc sản xuất thử thuốc lá diễn ra theo cách thủ công, chưa
có máy móc hiện đại: từ việc cắt lá thuốc đến việc cuốn điếu. Tuy vậy chính
trong thời gian thử nghiệm này cán bộ nhà máy đã có những hình dung cơ
bản về quy trình sản xuất thuốc lá. Bằng niềm say mê, sự khéo léo và tinh

thần trách nhiệm, một đội ngũ kỹ thuật viên đã được hình thành, những điếu
thuốc đầu tiên đã ra đời.
771
7711
1
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Cuối năm 1957 Bộ Công Nghiệp quyết định lấy địa điểm Thượng Đình
xây dựng khu công nghiệp, trong đó nhà máy thuốc lá Thăng Long được
giành một phần đất bên đường quốc lộ Hà Nội - Hà Đông để xây dựng nhà
máy. Ngày 22 tháng 12 năm 1958 lễ khởi công xây dựng nhà máy đã được tổ
chức một cách trọng thể. Thời gian từ 1958 - 1959 là thời gian công nhân
nhà máy vừa hăng say sản xuất, vừa tiếp tục xây dựng nhà máy mới ở
phường Thượng Đình. Tháng 1 năm 1960, Thăng Long chính thức đi vào
hoạt động ở địa điểm mới 235 đường Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội .
Trải qua 47 năm xây dựng và trưởng thành đến nay nhà máy đã có một
cơ sở hạ tầng khang trang với lực lượng công nhân và cán bộ hùng mạnh
2.1.1.2 Xu hướng phát triển của NMTLTL
Trong những năm qua nhờ sự cố gắng nỗ lực không ngừng ấy mà
thành tình hình của nhà máy luôn có chiều hướng tăng dần, tăng qui mô sản
xuất,doanh thu, lợi nhuận đều tăng nhờ đó mà thu nhập bình quân của toàn
cán bộ CNV Nhà máy đều tăng
Một số chỉ tiêu phản ánh tình hình kinh doanh của Nhà máy :
Chỉ tiêu ĐVT Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002
Doanh thu Tỷ 603.7 611.5 688
Lợi nhuận trước thuế Tỷ 17.5 18.4 17.6
Các khoản phải nộp NS Tỷ 220 223 230
Số lượng CNV Người 1 200 1220 1225
Thu nhập bình quân Triệu đồng 1.65 1.72 1.85
Số lượng sản phẩm Triệu bao 208 224 258
Vốn kinh doanh Tỷ 115 118 120

Trong những năm sắp tới Nhà máy sẽ gặp phải những khó khăn khó
tránh khỏi của cạnh tranh và sự thay đổi mang tính tất yếu của nhu cầu tiêu
dùng. Một trở ngại không nhỏ là lượng cầu về thuốc lá ngày càng có xu
hướng giảm, Nhà máy lại không được quảng cáo sản phẩm thường xuyên
trên các phương tiện thông tin đại chúng. Ngoài ra, NMTLTL là một doanh
772
7722
2
Website: Email : Tel : 0918.775.368
nghiệp nhà nước, trong thời đại này cũng không tránh khỏi những vướng
mắc thường thấy ở một đất nước đang chuyển mình,phát triển
Dù phải đối mặt với những thách thức ấy nhưng toàn thể CBCNV Nhà
máy luôn giữ vững và phát huy tinh thần hăng hái sản xuất, hoàn thành
những mục tiêu đề ra
Một số mục tiêu chất lượng của Nhà máy :
Tỷ lệ thuốc lá mốc sau bảo quản dưới 2%
Tỷ lệ sản phẩm mới thu hồi về dưới 0.2%
Định mức tiêu hao vật tư giảm 0.1%so với năm 2002
Số sáng kiến cải tiến tăng 5% so với năm 2002
Thời gian ngừng máy để sửa chữa giảm 5% so với năm 2003
Doanh thu so với năm 2002 tăng ít nhất 3%
773
7733
3
Phó giám đốc phụ trách kinh doanh
Phòng thị trường
XDCB
Giám đốc
Phó giám đốc phụ trách quản lý
Phòng KHVTPhòng KTCĐ Phòng KCS Phòng KTCN Phòng tàivụPhòng TCLĐTLPhòng NL Phòng tiêu thụPhòng HC

Kho NL
Kho TP
Văn phòng Nhà ăn Nhà nghỉ Y tế Nhà trẻ
PX sợi PX bao mềm PX bao cứng PX Dunhill PX Cơ điện PX 4 Đội bốc xếp Đội bảo vệ Đội xe
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Sơ đồ 15: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý, sản xuất kinh doanh
774
7744
4
Website: Email : Tel : 0918.775.368
2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh ở Nhà máy
Nhà máy tổ chức sản xuất theo phân xưởng dưới phân xưởng là các tổ
. Mỗi phân xưởng đảm nhiệm một chức năng riên
- Phân xưởng sợi : Có nhiệm vụ sản xuất ra sợi thuốc lá cung cấp cho
cả 3 phân xưởng , PX bao mềm , PX bao cứng , PX Dunhill. Quy trình công
nghệ của phân xưởng sợi bắt đầu từ khi nguyên liệu là thuốc lá lá đến khi
chế biến thành sợi thuốc lá.
- Phân xưởng bao mềm, phân xưởng bao cứng, phân xưởng Dunhill là
các phân xưởng cuốn điếu, đóng bao. Nhiệm vụ của các phân xưởng này là
từ sợi thuốc lá cuốn thành các điếu thuốc lá có đầu lọc và không có đầu lọc.
Sau đó đóng thành các bao thuốc, tút thuốc, kiện thuốc. Phân xưởng bao
mềm cho ra sản phẩm là các bao thuốc lá vỏ mềm. Phân xưởng bao cứng cho
ra sản phẩm là các bao thuốc lá vỏ cứng. Riêng phân xưởng Dunhill là phân
xưởng hợp tác giữa nhà máy với hãng Rothman của Singapo để sản xuất
thuốc Dunhill. Toàn bộ máy móc, nguyên liệu lá mua từ Singapore thông qua
Công ty XNK Thuốc lá. Và sản phẩm thuốc lá cũng được xuất khẩu đi thông
qua công ty này.
- Phân xưởng cơ điện: Có nhiệm vụ cung cấp chi tiết, phụ tùng, điện, hơi cho
sản xuất.
- Phăn xưởng 4: Có nhiệm vụ cung cấp vật tư phụ liệu

Ngoài ra còn có các đôị xe, đội bảo về, độibốc xếp phục vụ sản xuất và tiêu
thụ thuốc lá
2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh
Đứng đầu Nhà máy là Giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo chung mọi
hoạt động ,là người đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của Nhà máy trước
pháp luật và cơ quan chủ quản.
Giúp việc cho Giám đốc là 2 phó Giám đốc và các phòng ban chức năng
- Phó Giám đốc phụ trách quản lý đảm nhận khâu kỹ thuật , chất lượng sản
phẩm ,lập kế hoạch sử dụng vật tư. Các phòng ban chức năng trực thuộc sự
quản lý của phó giám đốc phụ trách quản lý gồm:
775
7755
5
Website: Email : Tel : 0918.775.368
+ Phòng KHVT có trách nhiệm lập kế hoạch thu mua vật tư đáp
ứng yêu cầu sản xuất trong từng thời kỳ.
+ Phòng kỹ thuật cơ điện: quản lý toàn bộ thiết bị cơ khí của Nhà
máy , quản lý lò hơi quản lý kỹ thuật , lập kế hoạch cho phân xưởng , theo dõi
và quản lý điện nước cho toàn Nhà máy .
+ Phòng KCS giám sát toàn bộ quá trình công nghệ sản xuất sản
phẩm của Nhà máy theo yêu cầu kỹ thuật,quản lý giám sát các loại vật tư ,
nguyên liệu theo yêu cầu chất lượng ,phát hiện những vi phạm trong quá
trình sản xuất , cung cấp vật tư nguyên liệu của Nhà máy .
+ Phòng kỹ thuật công nghệ quản lý các quy trình công nghệ của
toàn Nhà máy ,nghiên cứu thiết kế những sản phẩm mới , cải tiến mẫu mã
,bao bì, nhãn thuốc nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường.
- Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh phụ trách khâu thị trường và tiêu thụ
của Nhà máy , chịu trách nhiệm quản lý phòng tiêu thụ và phòng thị trường
+ Phòng thị trường nghiên cứu , tìm hiểu về nhu cầu thị trường
điều tra ý kiến khách hàng , tham mưu cho ban Giám đốc về các biện pháp

làm tăng khối lượng bán ,đưa sản phẩm đến tận tay người tiêu dùng.
+ Phòng tiêu thụ : quản lý thành phẩm , ký kết các hợp đồng tiêu
thụ với khách hàng . Cung cấp thông tin cho phòng KHVT để lên kế hoạch
sản xuất cho sát với nhu cầu thị trường
- Các phòng ban khác chịu sự quản lý của Giám đốc gồm:
+ Phòng tài vụ : quản lý toàn bộ hoạt động tài chính kế toán
,quản lý vốn ,theo dõi giá thành sản phẩm, chi trả lương ,thưởng cho cán bộ
công nhân viên và các khoản chi trả của Nhà máy .
+ Phòng tổ chức lao động tiền lương quản lý toàn bộ lao động
của Nhà máy , thực hiện các chính sách đối với người lao động. Quản lý hồ sơ
nhâ sự , an toàn lao động, bảo hiểm thân thể,..
+ Phòng nguyên liệu đầu tư và thu mua nguyên liệu, tổ chức bảo
quản nguyên liệu
+ Phòng hành chính chịu trách nhiệm chăm lo đời sống cho CNV
thực hiện đối nội đối ngoại ,tổng hợp thi đua khen thưởng của nhà máy, phụ
trách văn thư , quản lý thông tin liên lạc…
- Giám đốc chỉ đạo trực tiếp đối với các phân xưởng sản xuất và các đội
phục vụ sản xuất .
776
7766
6
Website: Email : Tel : 0918.775.368
2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Nhà máy
2.1.4.1 Cơ cấu bộ máy kế toán
Tại phòng tài vụ có 14 cán bộ kế toán với sự phân công phân nhiệm như sau:
- Trưởng phòng kế toán : phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Giám
đốc về mọi hoạt đông của phòng cũng như các hoạt động khác có liên quan,
tổ chức công tác kế toán – thống kê trong Nhà máy phù hợp với chế độ quản
lý tài chính của Nhà nước , kiểm tra tính pháp lý của các hợp đồng, tổ chức
công tác kiểm kê định kỳ theo quy định , trực tiếp kiểm tra giám sát cán bộ

thống kê -kế toán ,thực hiện kế toán tổng hợp, quản lý các quỹ.
- Phó phòng kế toán giúp việc cho Trưởng phòng , thay mặt Trưởng phòng
giải quyết các công việc khi Trưởng phòng đi vắng ,chịu trách nhiệm với
Trưởng phòng về các công việc được giao đảm nhiệm công tác tập hợp chi
phí và tính giá thành, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh, thanh
toán với ngân sách, trích nộp quỹ Tổng Công ty
- Kế toán thanh toán với người bán và XDCB: kiểm tra tính hợp pháp của
chứng từ khi mua hàng, thanh toán, kết chuyển số liệu của kế toán NVL, kế
toán thanh toán , in các sổ sách, báo cáo kế toán liên quan, theo dõi các
khoản công nợ với người bán ,kiểm tra các khoản thanh quyết toán các công
trình và hạng mục công trình về XDCB
- Kế toán thanh toán với người mua : kiểm tra tính đúng đắn của hoá đơn
bán hàng, kết chuyển số liệu của phòng tiêu thụ khi bán hàng, kết chuyển số
liệu của kế toán tiền mặt, tiền gửi, theo dõi chi tiết từng khách hàng mua về
số lượng hàng, giá trị tiền cũng như thời gian thanh toán công nợ với từng
khách hàng, in ra các sổ sách, báo cáo kế toán liên quan
- Kế toán NVL được chia thành:
+Kế toán nguyên liệu chính có trách nhiêm theo dõi về số lượng giá
cả NVL thuốc lá lá qua các hợp đồng,theo dõi tình hình công nợ với người
bán nguyên liệu, theo dõi tình hình N.X.T kho nguyên liệu và hạch toán theo
quy định
+ Kế toán vật tư : theo dõi việc N.X.T các loạivật tư thuộc kho vật
liệu ,kho Dunhill, kho vật liệu xây dựng ,kho cơ khí
777
7777
7
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Kế toán TSCĐ,thanh toán các khoản tạm ứng, kế toán các khoản phải thu
phải trả khác.
- Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: có nhiệm vụ thanh

toán tiền lương thưởng,các khoản phụ cấp cho các đơn vị theo lệnh của
Giám đốc lập bảng phân bổ tiền lương , hạch toán lương theo đúng quy định
- Kế toán tiền mặt và các khoản ký quỹ : kiểm tra tính hợp pháp của
chứng từ trước khi lập phiếu thu chi . Cùng với thủ quỹ kiểm tra số dư tồn
quỹ giữa sổ sách và thực tế .
- Cán bộ theo dõi đôn đốc các khoản công nợ trả chậm khó đòi
- Kế toán TGNH có nhiệm vụ thực hiện các giao dịch với ngân hàng về các
khoản vay hay thanh toán qua ngân hàng
- Thủ quỹ : chịu trách nhiệm trong công tác thu chi tiền mặt và tồn quỹ của
Nhà máy .Quản lý hồ sơ gốc của tài sản thế chấp ,bảo lãnh, các giấy tờ có giá
trị như tiền, các khoản ký quỹ.
- Kỹ sư tin học : chịu trách nhiệm xây dựng và bảo trì các hệ thống quản lý
trên các thiết bị tin học trong toàn Nhà máy .Cài đặt hướng dẫn vận hành
các phần mềm ứng dụng phù hợp với từng công việc. Theo dõi quá trình sử
dụng các thiết bị của máy tính ở tất cả các đơn vị của Nhà máy .Soạn thảo
quy định và kiểm tra việc sử dụng máy vi tính , bảo mật dữ liệu.
2.1.4.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán
công tác kế toántại nhà máy được tổ chức theo hình thức kế toán tập
trung.Nhà máy chỉ có một bộ máy kế toán duy nhất, mở một bộ sổ kế toán,
thực hiện toàn bộ các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Phòng
kế toán trung tâm của Nhà máy thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu
nhận, ghi sổ, xử lý lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. ở dưới phân
xưởng chỉ có nhân viên thống kê làm nhiệm vụ ghi chép, nhập liệu ban đầu,
cuối tháng gửi về phòng kế toán để xử lý.
2.1.4.3. Về phần mềm kế toán Thăng Long
778
7788
8
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Phần mềm kế toán Thăng Long được thiết kế riêng cho Nhà máy để

phù hợp với đặc điểm đặc thù tại Nhà máy. Chứng từ được kế toán đưa vào
máy rất thuận tiện cho viẹc xem xét đối chiếu một cách tổng hợp đồng thời
kế toán cũng lưu lại chứng từ đó ở ngoài để có cơ sở pháp lý cho các số liệu
chứng từ trên máy.
Ngoài các đặc điểm chung so với các phần mềm kế toán khác, phần
mềm Thăng Long có những đặc điểm riêng sau:
Việc mã hoá cho các đối tượng:
Các danh mục trong phần mềm được thiết kế phù hợp để có thể quản
lý được các hoạt động của Nhà máy. các danh mục đã được thiết kế trong
máy là danh mục TSCĐ, danh mục vật tư sản phẩm hàng hoá, danh sách các
CBCNV ….
Danh mục vật tư: Vật tư được quản lý theo nhóm 3 số, trong nhóm
quản lý theo mã gồm 5 số
.Danh mục sản phẩm : Danh mục SP được quản lý trên các đặc tính
phục vụ cho mục đích liên quan đến thuế TTĐB, tiền lương trích vào giá
thành…
Mã Tên SP Tên in đơn
giá
Tl
thu
ế
Mức
thuế
Hệ
số
1010
1
DUNHILL Dunhill 8 200 65 165 0,9
1010
2

DUNHILL(CH GTSP) Dun CHGT 8 500 65 165 0,9
… … … … .. … …
779
Nhóm Mã Tên VT ĐVT
01Z 00001 Sợi gia công Kg
01Z 00002 Sợi nhập khẩu Kg
… …. … …
7799
9
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Danh mục khách hàng: Phần mềm này không có một danh mục khách hàng
chung như các phần mềm khác. mỗi KTV sẽ quản lý danh mục khách hàng
riêng tương ứng với mục đích quản lý của từng phần hành
Danh mục khách hàng của kế toán tiêu thụ:
Dạnh mục khách hàng của kế toán phải trả người bán:
Chứng từ kế toán:
Phần mềm này không có một màn hình nhập liệu chung như Effect.
Mỗi phần hành có một màn hình nhập liệu riêng tuỳ thuộc vào tính chất đặc
thù của từng phần hành. Chứng từ được các nhân viên kế toán chuyên trách
từng phần hành tiến hành nhập liệu. Chứng từ trên máy tương ứng có đầy
đủ các yếu tố bắt buộc, cần thiết theo đúng chế độ yêu cầu.
Hệ thống TK kế toán
Ngoài việc sử dụng các TK cấp 1 cấp 2 theo đúng nội dung phương
pháp ghi chép đã được qui định, Nhà máy còn mở thêm TK chi tiết cấp 3 cấp
4 cho phù hợp với yêu cầu quản trị doanh nghiệp, quản lý vật tư, TSCĐ…
Hệ thống sổ kế toán
Nhà máy áp dụng hình thức kế toán NKCT. Do đó hệ thống sổ kế
toán,trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán diễn ra theo đúng nguyên tắc
trình tự hình thức NKCT của kế toán thủ công. Tuy nhiên qui trình xem , in
các sổ kế toán được tự động hoá,không hoàn toàn phù hợp với qui trình ghi

sổ kế toán thủ công mà chế độ kế toán đã qui định.
Hệ thống sổ sử dụng trong Nhà máy gồm có:
-Các bảng kê số 1, số 2, số 11…
-Nhật ký chứng từ số 1,số 2, số 5, số 7, số 10
7710
MĐV Tên đơn vị địa chỉ Mã số thuế Shtk Mã tỉnh
Các ĐL phía bắc 1*
… … … … .. …
Bán lẻ Hà Nội 1**
… … … … .. …
Mã
ĐV
Tên đơn vị địa chỉ Mã số thuế Shtk Số
HĐ
101 NMin và VHP Phúc Yên Phúc Yên 01 00530956-1 421425-
00002
01
… … … … … …
771010
10
Chứng từ gốc
Nhập dữ liệu vào máy vi tính
Chứng từ tương ứng trên máy
Máy xử lý và các thao tác trên máy
Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ, sổ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính liên quan
Website: Email : Tel : 0918.775.368
-Các bảng phân bổ số 1, số 2, số 3
- Các sổ kế tóan tổng hợp, chi tiết

- Sổ cái các TK
….Các mẫu sổ kế toán của Nhà máy được áp dụng đúng mẫu của vụ
chế độ kế toán có sửa đổi điều chỉnh phù hợp với các nghiệp vụ và tình hình
phát sinh tại Nhà máy ‘
Sơ đồ kế toán theo hình thức NKCT trên máy:

7711
771111
11
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Trình bày và cung cấp thông tin
Với phần mềm này, người sử dụng có thể dễ dàng lọc từ chương trình
để lấy ra các báo cáo kế toán, các sổ sách kế toán.
Ngoài các báo cáo theo qui định của BTC Nhà máy phải báo cáo một số
chỉ tiêu cho tổng công ty theo mẫu biểu sau:
Biểu số B01- TCKT- ‘Báo cáo tiêu thụ lãi lỗ từng mặt hàng’
Biểu số B02- TCKT- ‘Báo cáo giá thành đơn vị chủ yếu’
Biểu số B03- TCKT- ‘Báo cáo tình hình công nợ’
Biểu số B04- TCKT- ‘Báo cáo tình hình đầu tư XDCB’
Biểu số B05- TCKT- ‘Báo cáo thanh toán với tổng công ty ‘
Biểu số B06- TCKT- ‘Báo cáo tăng giảm TSCĐ và nguồn vốn CSH’
Biểu số B07- TCKT- ‘Báo cáo N-X-T kho nguyên liệu ’
Quản trị người dùng
Với cơ cấu bộ máy kế toán gồm các nhân viên chịu trách nhiệm về các
phàn hành khác nhau, phần mềm TL được thiết kế đảm bảo tính bảo mật dữ
liệu cao. Công việc được chuyên môn hoá, phân quyền nhập liệu cũng như
quyền in ra sổ sách báo cáo kế toán cho từng nhân viên kế toán.
Việc cài đặt hệ thống password cho từng KTV đảm bảo thông tin kế
toán mà KTV phụ trách không bị xem, sửa nếu không được phép
Tổ chức bộ máy kế toán

Nhà máy thực hiện nối mạng nội bộ. Các phòng ban có chức năng hoạt
động liên quan đến nhau đều được nối mạng. Do đó việc xử lý theo dõi kết
chuyển được dễ dàng,tránh hiện tượng trùng lắp hay bỏ xót khi xử lý thông
tin, tiết kiệm được thời gian và nâng cao tính khoa học cho công tác kế toán.
7712
771212
12
Website: Email : Tel : 0918.775.368
2.2 Thực trạng công tác kế toán các khoản nợ phải trả tại Nhà máy
Thuốc Lá Thăng Long.
Nhà máy TLTL là một doanh nghiệp hoạt động khá tự chủ, quay vòng
vốn nhanh nên trong quá trình sản xuất kinh doanh không phát sinh các
khoản vay dài hạn, nợ dài hạn
Tại Nhà máy, công nhân sản xuất hưởng lương theo sản phẩm, do đó
Nhà máy không phải trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản
xuất chính. Các chi phí khác phát sinh khá đều đặn , do vậy không phát sinh
khoản chi phí phải trả
Qua kết quả kiểm kê hàng tồn kho trong kỳ, hoặc kiểm tra đối chiếu số
liệu tiền măt, tiền gửi, nếu thấy phát hiện số liệu không thống nhất giữa thực
tế với số liệu trên sổ kế toán các bộ phận được phép xử lý ngay nên không
phát sinh khoản tài sản thừa chờ xử lý.
Nhà máy không cho thuê TSCĐ thuê tài chính , hoặc bán hàng trả góp
hay những hoạt động tương tự nên doanh thu không được hạch toán vào TK
3387-doanh thu chưa thực hiện.
Nhà máy không đi thuê TSCĐ thuê tài chính. Số TSCĐ trang bị trong
Nhà máy là do Ngân sách NN cấp hoặc tự trang bị,do đó không phát sinh
khoản nợ dài hạn
Trong quá trình hợp tác với các đối tác kinh doanh, Nhà máy chủ
trương coi trọng chữ tín, việc trao đổi kinh doanh khá thuận lợi do đó không
phát sinh các khoản nhận ký quĩ ký cược dài hạn.

Do đó , tại Nhà máy chỉ phát sinh những khoản nợ phải trả sau:
-Vay ngắn hạn
- Phải trả người bán
- Thuế và các khoản phải nộpNSNN
- Phải trả CNV
- Phải trả nội bộ
- Phải trả phải nộp khác
7713
771313
13
Website: Email : Tel : 0918.775.368
2.2.1 Kế toán khoản vay ngắn hạn
2.2.1.1 Đặc điểm đặc thù
Nhà máy thường xuyên có quan hệ giao dịch với ngân hàng Nông
nghiệp Hà nội –Số hiệu TK 431101-000003 và Ngân hàng Công thương
Thanh Xuân-số hiệu TK 710A-00235
Do có quan hệ lâu dài và thường xuyên nên khi phát sinh khoản vay,
Nhà máy không phải thế chấp tài sản mà chỉ vay tín chấp, lãi suất theo giá
thị trường.Hợp đồng vay ngắn hạn của Nhà máy thường chỉ là1 đến 3 tháng
và Nhà máy thường trả nợ trước hạn theo hợp đồng. Nếu qua hạn Nhà máy
sẽ chịu lãi suất phạt.
Ngân hàng chỉ cho vay trong trường hợp Nhà máy có hợp đồng mua
hàng cấn phải thanh toán và ngân hàng trực tiếp kiểm tra hợp đồng này.
Nhà máy không được phép vay ngân hàng với mục đích trả thuế, hoặc rút
tiền mặt về quĩ hoặc các mục đích khác
Để phản ánh nghiệp vụ vay ngắn hạn, kế toán sử dụng TK 311-vay
ngắn hạn. Các TK chi tiết như sau:
TK 3111 Vay ngắn hạn Ngân hàng
TK 31111 Vay bằng tiền VN
TK 31112 Vay bằng ngoại tệ

TK 3112 Vay các đơn vị, công ty
TK 31121 Vay bẳng tiền VN
TK 31122 Vay bằng ngoại tệ
Trong quá trình hoạt động Nhà máy chỉ sử dụng TK 3111’Vay ngắn
hạn ngân hàng’, không vay các đơn vị tổ chức khác.
2.2.1.2 Chứng từ và qui trình luân chuyển chứng từ
Khi có nhu cầu vay ngắn hạn ngân hàng, khi được phép, bộ phận kế
toán tiền gửi ngân hàng sẽ làm hồ sơ vay trình KTT, GĐ duyệt , hồ sơ gồm có
các chứng từ sau:
-Đơn xin vay
7714
771414
14
Website: Email : Tel : 0918.775.368
-Hợp đồng vay
-Hợp đồng mua bán
……..
Bộ hồ sơ này chuyển cho ngân hàng,ngân hàng sẽ xem xét mục đích
vay,số tiền vay , thời hạn trả nợ,…nếu chấp nhận sẽ thông báo cho Nhà máy
Kế toán tiền gửi khi được phép sẽ viết UNC chuyển cho KTT, GĐký sau
đó chuyển cho ngân hàng.
Ngân hàng ký UNC và chuyển trả tiền cho đơn vị hưởng tiền (là khách
hàng của Nhà máy ),đưa khách hàng1 liên, trả lại cho Nhà máy 1 liên ,kèm
theo giấy báo số dư TK làm cơ sở nhập liệu và lưu chứng từ.
Khi số dư TK tiền gửi của Nhà máy đủ để thanh toán tiền vay, được sự
đồng ý của KTT,GĐ, kế toán tiền gửi sẽ thông báo cho ngân hàng số tiền trả
nợ vay. Ngân hàng sẽ tự động rút số tiền gửi của Nhà máy tại ngân hàng để
thanh toán số nợ , bao gồm cả lãi.
Cuối ngày, ngân hàng sẽ viết giấy báo số dư TK cho Nhà máy đồng thời
viết giấy thanh toán liên ngân hàng gửi cho Nhà máy làm cơ sở nhập liệu và

lưu chứng từ.
Căn cứ vào số tiền trả và chứng từ của ngân hàng, kế toán tiền gửi sẽ
nhập dữ liệu vào máy theo đúng chứng từ tương ứng (UNC, giấy thanh toán
liên ngân hàng)
Cuối tháng kế toán tiền gửi sẽ in ra các sổ sách kế toán liên quan.
2.2.1.3 Qui trình nhập liệu và hệ thống sổ kế toán liên quan
Căn cứ vào số tiền vay , kế toán tiền gửi viết UNC
Chọn : ‘Số liệu’/ ‘viết UNC’ , xuất hiện màn hình nhập liệu: (biểu 1)
Khi nhận được giấy báo số dư khách hàng, kế toán TGNH sẽ nhập liệu.
Chọn : “ Số liệu “/ chọn “ Nhập chứng từ ngân hàng”, xuất hiện màn hình
nhập liệu : ( biểu số 2) . Số liệu này sẽ tự động chuyển vào bên nợ TK 331 , có
TK 311 của NKCT và bảng kê số 4. Bộ phận kế toán thanh toán với người bán
sẽ kết chuyển số liệu này để theo dõi phần thanh toán của mình.
7715
771515
15
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Khi trả tiền vay cho ngân hàng, kế toán căn cứ vào giấy thanh toán
liên ngân hàng do ngân hàng gửi đến gồm cả số tiền vay, lãi trả để nhập dữ
liệu vào máy. Màn hình nhập liệu tương tự biểu số 2 với :
‘Loại chứng từ ‘ : ‘ Giấy thanh toán liên ngân hàng’
TK nợ :311, TK có: 1121
Số liệu này sẽ tự động chuyển vào bên nợ TK 3111, có TK 112 trên
NKCT và bảng kê số 4 (số tiền lãi sẽ được phản ánh trên sổ kế toán khác)
Muốn in ra Nhật ký chứng từ và bảng kê số 4 ( biểu số 3), kế toán
TGNH vào phần hành của mình chọn:
‘Báo cáo’/’nhật ký chứng từ và bảng kê số 4’/ Máy sẽ hỏi :”Có muốn in không
C/K” nhấn “C”. xuất hiện hộp thoại: (chọn “Tổng hợp”)
Muốn in ra sổ cái TK 311 ( biểu số 5 ), kế toán chọn “ Tổng hợp”/ chọn “ in sổ
cái” / Chọn “ sổ cái TK 311” / chọn Tháng 10 ( hoặc cả năm)

Với hợp đồng vay số 10, trả tiền hàng cho côngty nguyên liệu bắc ,số tiền
3000 000 000 . Kế toán TGNH nhập tiến hành viết UNC
7716
In báo cáo theo tháng : 10 năm
2002
Tổng hợp Chi tiết
771616
16
Ghi In Nhập Trước Sau Sửa Xoá Thoát
Ghi In Nhập Trước Sau Sửa Xoá Thoát
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Biểu số:1 Viết UNC
Biểu số:2 Nhập chứng từ ngân hàng

7717
UNC
Số chứng từ : 05 Lập ng y : à 4/9/2002
Tên đơn vị trả tiền : NMTLTL
Tại ngân h ng : à Nông nghiệp TP H Nà ội
Số TK : 431101-000003
Mã đơn vị : 701
Tên đơn vị nhận tiền : Công ty nguyên liệu bắc Số HĐ :10
Số TK : 710A- 00745
Tại NH : Sở GD NHCT VN–
Nội dung : Trả tiền h ng à Số tiền :3 000 000
000
NHẬP CHỨNG TỪ NGÂN HÂNG
Ngân h ng : à Nông nghiệp H Nà ội Số chứng từ : 03
Loại chứng từ : UNC Ng y chà ứng từ :
5/9/2002

Số hợp đồng : 10
Tên đơn vị : công ty nguyên liệu bắc MĐV : 701
Nội dung : trả nợ tiền h ngà
Số tiền : 3 000 000 000
TK nợ : 331 TK có : 311
771717
17
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Nhật ký chứng từ và bảng kê số 4
Biểu số 3.a Tháng 9/2002
Ghi nợ TK 3111, ghi có TK Ghi có TK 3111,ghi nợ các TK
TK ST TK ST
Dư đầu tháng _
Phát sinh trong tháng 331 3 000 000 000
Cộng phát sinh 3 000 000 000
Dư cuối tháng 3 000 000 000
Biểu số 3.b Nhật ký chứng từ và bảng kê số 4
Tháng 10/2002
Ghi nợ TK 3111, ghi Có TK Ghi có TK 3111, Nợ các TK
TK Số tiền
TK Số tiền
Dư đầu tháng
3 000 000 000
Phát sinh trong tháng
1121 3 000 000 000
Cộng phát sinh: 3 000 000 000
-
Dư cuối tháng
-
Muốn xem chi tiết các lần thanh toán, kế toán TGNH vào’ Báo

cáo’/bảng kê chi tiết TK 112’/ chọn “TK nợ 3111, TK có 112”/chọn ‘ngân
hàng Nông nghiệp’/tháng 10/ máy sẽ hỏi “ có muốn in không C/K” nhấn “C”
7718
771818
18
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Bảng kê chi tiết TK 1121- Ngân hàng Nông nghiệp
Ghi có TK 1121- Nợ các TK khác
Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002
Biểu số 4
Chứng từ Tên đơn vị Nội dung TK
ĐƯ
Số tiền
Số Ngày Loại
Ngày 14/10/2002
14/10/0
2Cộng
PS
Giấy thanh
toán liên NH
NH NNHN Trả nợ
tiền vay
3111 2 000 000
000
Ngày 17/10/2002
17/10/0
2
Giấy thanh
toán liên NH
NH NNHN Trả nợ

tiền vay
3111 1 000 000
000
Tổng cộng 3 000 000 000
biểu số: 5
7719
NMTL TL
Phòng T i Và ụ
Sổ Cái TK 311
Tháng 10/2002
Số dư đầu năm
Nợ Có
4 000 000 000
Ghi có các TK đối ứng nợ với TK
311
Tháng 10
TK 1121 3 000 000 000
Cộng PS Nợ 3 000 000 000
771919
19
Website: Email : Tel : 0918.775.368
7720
772020
20
Website: Email : Tel : 0918.775.368
2.2.2 Kế toán các khoản phải trả người bán
2.2.2.1 Đặc điểm đặc thù các khoản phải trả người bán
Sản phẩm của Nhà máy là các loại thuốclá, là mặt hàng chịu thuế
TTĐB (trừ sản phẩm cơ khí). Do đó các loại vật tư hàng hoá mua về không
được khấu trừ thuế GTGT đầu vào,giá mua trên hoá đơn là tổng giá thanh

toán.
Các khoản phải trả người bán của Nhà máy theo hợp đồng thường
được thanh toán sau 30 ngày. Nhà máy thường thanh toán đúng thời hạn
trên hợp đồng
Nhà máy có quan hệ trao đổi hàng đổi hàng với nhiều đối tác. Quan hệ
trao đổi được phản ánh thông qua 2 TK 131 và TK 331
TK 331 còn được dùng để phản ánh các quan hệ phát sinh với một số
đơn vị thành viên khác trực thuộc Tổng công ty thuốc lá VN như Công ty XNK
thuốc lá, nhà máy in bao bì và phụ liệu thuốc lá
TK sử dụng: 331, TK chi tiết như sau:
TK 3311 khoản phải trả người bán
TK 33111 người bán trong nước
TK 33112 Người bán nước ngoài
TK 33113 người bán là thành viên của Tổng công ty
TK 3312 khoản phải trả cho nhà cung cấp lao vụ dịch vụ
TK 33121 Nhà cung cấp trong nước
TK 33122 Nhà cung cấp nước ngoài
TK 33123 Nhà cung cấp là thành viên Tổng công ty
TK 3313 khoản phải trả cho nhà thầu về XDCB
TK 33131 Nhà thầu trong nước
TK 33132 Nhà thầu nước ngoài
2.2.2.2 Chứng từ và qui trình luân chuyển chứng từ
Các chứng từ liên quan và là cơ sở để kế toán phải trả người bán nhập
liệu là: -Phiếu kiểm tra chất lượng
- Hoá đơn bán hàng
- Hợp đồng mua bán
- Hoá đơn GTGT
7721
772121
21

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Khi vật tư, hàng hoá mua về, ban kiểm nghiệm sẽ lập phiếu kiểm tra
chất lượng về số vật tư hàng hoá mua về, phòng kế hoạch vật tư viết phiếu
nhập kho, đưa cho bộ phận kho ghi vào chỉ tiêu số thực nhập.
Hoá đơn, phiếu nhập kho, phiếu kiểm tra chất lượng, hợp đồng… được
chuyển lên cho kế toán NVL
Kế toán nguyên liệu căn cứ vào phiếu nhập kho sẽ nhập dữ liệu vào
máy
Do được nối mạng nội bộ nên bộ phận kế toán phải trả người bán sẽ
kết chuyển phần nhập của kế toán NVL và căn cứ vào hoá đơn bán hàng
(hoá đơn GTGT) bổ sung thêm phần thiếu.
Khi thanh toán, kế toán tiền mặt, tiền gửi sẽ nhập chứng từ chi tiền
vào máy(phiếu chi, UNC…). Kế toán phải trả người bán sẽ kết chuyển số liệu
này, máy sẽ tự động xử lý để chuyền vào các sổ kế toán liên quan khi có lệnh.
2.2..2.3 Qui trình nhập liệu và hệ thống sổ kế toán
Cập nhật Báo cáo
1. Vào chứng từ 1. NKCT 5
2. Kết chuyển số liệu 2. Tổng hợp các đơn vị
3. Sửa chứng từ 331 3. Chi tiết từng đơn vị
4. cập nhật MĐV 4. Giá vật tư chủ yếu
5. Cập nhật Mã VT 5. Lưu giữ từng đơn vị
6. Theo TK từng đơn vị
Để kết chuyển phiếu nhập ,kế toán chọn :’kết chuyển số liệu’/chọn ‘Kết
chuyển phiếu nhập’/chọn tháng 10. Sau đó vào phần ‘sửa chứng từ 331’, khi
đó sẽ xuất hiện màn hình nhập liệu: (biểu số: 7)
Để in ra sổ chi tiết 331 ( biểu số 8), kế toán chọn ‘ Chi tiết từng đơn
vị’/chọn Mã đơn vị’.máy sẽ hỏi ‘ có muốn in không C/K? ‘, nhấn ‘C’
Muốn in ‘bảng phát sinh chi tiết 331‘ ( biểu số 9) và ‘Bảng chi tiết 331’(biểu
số 10), chọn ‘tổng hợp các đơn vị ‘,muốn in NKCT số 5 (biểu số 11), chọn ‘
NKCT 5’, thao tác in tương tự .

7722
772222
22
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Muốn in sổ cái TK 331 (biểu số 12), quay ra phần ‘tổng hợp ‘trên giao diện
chọn ‘ in sổ cái’ chọn ‘sổ cái 331’/ chọn tháng10 ( hoặc toàn bộ)
Biểu số 6
Mẫu số 01 GTGT –3 LL
LQ/ 01- N
NO 080573
HOÁ ĐƠN GTGT
Liên 2 ( Giao khách hàng)
Ngày 30/10/2002 Số 2689
Đơn vị bán hàng : Nhà máy in và VHP Phúc Yên……………………….
Địa chỉ : Phúc Yên ……. Số TK………….
Điện thoại : ……………………… Mã số 01- 00125621-1………………
Họ tên người mua hàng : Trần Văn Chiến……………………………………
Đơn vị: Nhà máy Thuốc lá Thăng Long………………………………………
Địa chỉ : 235 Nguyễn trãi – Thanh Xuân – Hà Nội………………………….
Mã số : 01 – 00100054 -1
Hình thức thanh toán : Thanh toán chậm
p
STT Tên hàng hoá , dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 =1*2
1 Nhãn ĐB đầu lọc bao mềm Cái 300 000 32.73 9 819 000
2 Tút ĐB cứng bao mềm Cái 30 000 381,82 11 454 600
Cộng tiền hàng 21 273 600
Thuế suất GTGT 10% ; Tiền thuế GTGT 2 127 360
Tổng cộng tiền thanh toán 2 400 960
Số tiền viết bằng chữ : hai triệu bốn trăm chín mưoi sáu đồng chẵn

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng
đơn vị
7723
772323
23
Sổ chi tiếtTK 331
Bảng PS chi tiết TK 331 Bảng chi tiết TK 331
NKCT số 5 Sổ cái TK 331
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Biểu số 7
Sau khi nhập xong 1 loại vật tư, nhấn ‘C’ để nhập tiếp loại vật tư thứ 2 với :
Nhóm vật tư: 08Z
Mã VT: 02102
Tên VT: Tút ĐB cứng bao mềm
Số lượng (trên hoá đơn, phiếu nhập ):30 000
Số tiền ( trên Hoá đơn , PN) : 12 600 060
Sau khi nhập xong nhấn ‘ Ctrl+ W’ để thoát
Hệ thống sổ kế toán phản ánh khoản phải trả người bán được thiết kế
dựa trên nguyên tắc sau :
7724
CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
Số phiếu nhập: 107
Ng y 30/10/2002à
Kho vật liệu
Nhóm VT: 07 Z TK nợ : 1522
Mã VT : 02102 TK có : 331
Tên VT : Nhãn ĐB đầu lọc bao mềm
SLPN : 300 000 Tiền PN: 10 800 900
Page : 01 Mã ĐV: 101
Số hợp đồng : 01 Tên ĐV: NM in v VHPà

PY
772424
24
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Biểu số 8 Sổ chi tiết TK 331
Đơn vị : Nhà máy in và VHP Phúc Yên( Mã ĐV 101)
( Tháng 10/2002)
1. Dư đầu kỳ : Nợ - Có : 111 026 060
7725
Số
HĐ
Số
PN
Ngày Nhóm
VT
MVT Tên VT TK SL Thành tiền Số
HĐ
Ngày SL Thành tiền
01 107 30/1
0
07Z 0210
2
Nhãn ĐB đầu lọc BM 1522 300 000 10 800 900 2689 30/1
0
300 000 10 800 900
30/1
0
08Z 0210
2
Tút ĐB cứng BM 1522 30 000 12 600 060 2689 30/1

0
30 000 12 600 060
01 120 31/1
0
07Z 0210
2
Nhãn ĐB đầu lọc BM 1522 600 000 21 601 800 2690 31/1
0
600 000 21 601 800
08Z 0210
2
Tút ĐB cứng BM 1522 60 000 25 200 120 2690 31/1
0
60 000 25 200 120
01 58 19/1
0
07Z 0210
1
Tút ĐB 70 1522 2 001 000 32 015 000 2656 17/1
0
2 001 000 32 015 000
0210
2
Nhãn ĐB đầu lọc BM 1522 1 998 000 71 927 400 2656 17/1
0
1 998 000 71 927 400

0210
1
Tút ĐB 70 1522 200 000 21 800 020 2656 17/1

0
200 000 21 800 020
0210
2
Tút ĐB cứng BM 1522 198 000 83 496 397 2656 17/1
0
198 000 83 496 397
772525
25