Tình hình thực tế công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại công ty Văn Phòng phẩm Hồng Hà

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Tình hình thực tế công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại công ty Văn
Phòng phẩm Hồng Hà
I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ:
1. Quá trình hình thành và phát triển:
Nhà máy Văn phòng phẩm Hồng Hà (VPPHH) là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Giấy
Việt Nam .
- Trụ sở giao dịch tại: 25 Lý Thường Kiệt - Quận Hoàn Kiếm - TP Hà Nội .
- Điện thoại: (08-4) 9342764 / 8262570 - Fax: (08-4) 8260359
- Tài khoản tiền Việt: 710A 000 11 tại Sở Giao dịch Ngân hàng Công thương VN
Nhà máy VPPHH được thành lập vào ngày 01/10/1959 với sự giúp đỡ về kỹ thuật,
trang thiết bị và công nghệ của Trung Quốc, Trên tổng diện tích: 7.300 m
2

Năm 1960 là năm Nhà máy đi vào hoạt động chính thức. Nhà máy có nhiệm vụ sản
xuất các sản phẩm văn phòng như : bút máy , bút chì , mực viết các loại, giấy than và một
số các sản phẩm khác như: ru băng, giấy chống ẩm, đinh ghim, Atát, kim băng.
Cho đến năm 1965. Nhà máy đã chuyển toàn bộ phân xưởng sản xuất các loại đinh
ghim, cặp giấy về cho ngành Công nghiệp Hà Nội quản lý. Năm 1972, Nhà máy chuyển bộ
phận sản xuất bút chì cho Nhà máy gỗ Cầu Đuống sản xuất. Năm 1981, Nhà máy sáp
nhập với Nhà máy bút máy Kim Anh ở Vĩnh Phú gọi chung là Nhà máy Văn Phòng Phẩm
Hồng Hà. Tại thời điểm này, Nhà máy chia thành 3 bộ phận sản xuất:
* Phân xưởng tạp phẩm: sản xuất mực, giấy than, giấy chống ẩm.
* Phân xưởng nhựa: sản xuất các sản phẩm văn phòng bằng nhựa.
* Phân xưởng kim loại: sản xuất các sản phẩm văn phòng bằng kim loại.
Năm 1991 là năm có chuyển biến lớn về tổ chức của Nhà máy: Phân xưởng tạp
phẩm của Nhà máy tách ra thành Nhà máy Văn Phòng Phẩm - Cửu Long ở 468 Minh
Khai.
Năm 1991, chuyển sang nền kinh tế thị trường, phải sản xuất kinh doanh độc lập,
Nhà máy VPPHH cũng như nhiều Nhà máy khác gặp rất nhiều khó khăn do thiếu vốn
trầm trọng. Để duy trì sự tồn tại của mình, Nhà máy đã mở rộng đa dạng hóa sản phẩm,

sản xuất thêm các mặt hàng như giày dép, chai nhựa,... nhưng do không nắm bắt được
thị trường và tổ chức sản xuất chưa hợp lý nên việc sản xuất kinh doanh vẫn không mang
lại hiệu quả như mong muốn.
1
1
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Năm 1996, trở thành thành viên của Tổng Công ty Giấy Việt Nam,và đượcTổng Công
ty giúp đỡ tháo gỡ khó khăn như: tạo vốn điều động , cho mua vật tư trảchậm.. làm cho
tình hình tài chính của Nhà máy biến chuyển tốt.
Năm 1997, Nhà máy đổi tên là Công ty Văn Phòng Phẩm Hồng Hà.
Trải qua 40 năm tồn tại và trưởng thành, Công ty đã không ngừng phát triển sản
xuất, mở rộng quy mô cả về chiều rộng lẫn chiều sâu. Có thể thấy điều này qua một số chỉ
tiêu mà Công ty đã đạt được trong năm 1997 và 1998 như sau:
Đơn vị tính: 1.000 đồng
STT Chỉ tiêu Năm 1997 Năm 1998 Tỷ lệ
1 Doanh thu 133.511.543 18.715.000 138,51
2 Chi phí 1.044.495 18.215.000 139,63
3 Kết quả 467.048 500.000 107,05
4 Nộp ngân sách 627.071 795.000 126,77
Ngày nay, Công ty đang tiếp tục triển khai nhiều biện pháp để tìm kếm thị trường,
làm ăn hiệu quả và có uy tín đối với khách hàng trong nước và quốc tế.
2. Đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý sản xuất:
a. Đặc điểm tổ chức sản xuất:
Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập dưới sự
quản lý của Nhà nước. Công ty có nhiệm vụ sản xuất các loại mặt hàng vpp như: bút máy
các loại, bút bi các loại, chai nhựa, mũ pin,... Ngoài ra, để tận dụng nguồn nhân lực hiện
có và phát huy tối đa công suất của máy móc thiết bị, Công ty còn sản xuất các sản phẩm
khác theo đơn đặt hàng.
Hiện nay, Công ty VPP Hồng Hà có 3 phân xưởng chính :
_ Phân xưởng Kim loại

_ Phân xưởng Nhựa
_ Phân xưởng Văn Phòng Phẩm
Các phân xưởng này chịu sự quản lý của Phó giám đốc Kỹ thuật và có nhiệm vụ như
sau:
_ Phân xưởng Kim loại: Chuyên sản xuất các sản phẩm kim loại như: mũ pin, thiết
bị đo điện và các sản phẩm phụ liệu kim loại khác.
_ Phân xưởng Nhựa: Chuyên sản xuất các sản phẩm nhựa như: chai PET, các bộ
phận của cây bút, dụng cụ học sinh (thước kẻ, êke...)
2
2
Website: Email : Tel : 0918.775.368
_ Phân xưởng Văn phòng phẩm: Chuyên lắp ráp các chi tiết tại các xưởng đã sản
xuất ra sản phẩm hoàn chỉnh và nhập kho thành phẩm.
b. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất:
Công ty Văn Phòng Phẩm Hồng Hà là một đơn vị kinh doanh hạch toán độc lập với
tư cách pháp nhân đầy đủ. Tại Công ty không có các xí nghiệp trực thuộc mà chỉ có 3
phân xưởng sản xuất sản phẩm.
Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty được chia thành:Ban Giám đốc, hệ thống các phòng
ban, hệ thống các phân xưởng .Có thể thấy rõ qua sơ đồ sau (Hình 2.1)
3
3
GIáM ĐốC
CửA
HàNG
PHó GĐ
KT & SX
PHó GĐ
KINH
DOANH
PHòNG

Kỹ
THUậT
PX
NHựA
PX
KIM LOAI
PX
VPP
PHòNG
TIÊU THụ
PHòNG
HàNH
CHíNH
PHòNG
Tổ CHứC
BảO Vệ
PHòNG
TàI Vụ
Kế TOáN
PHòNG
Y Tế
PHòNG
Kế
HOạCH
Giám đốc Công ty: Là người đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm trước Tổng
Cục và pháp luật về toàn bộ hoạt động, kết quả sxkd của cty. Là người điều hành cao nhất,
ra mọi quyết định về tất cả các công việc mà Phó Giám đốc và các phòng ban trình lên, ủy
quyền cho 2 Phó Giám đốc Công ty một số quyền hạn nhất định về các nhiệm vụ thường
xuyên hoặc đột xuất trong Công ty.
Phó Giám đốc kỹ thuật và sản xuất : Chịu trách nhiệm trực tiếp điều hành 2 phòng ban:

Phòng Kỹ thuật và Phòng Kế hoạch, ngoài ra còn điều hành và theo dõi hoạt động sx của
cácPhân xưởng.
Phó Giám đốc KD : Thừa lệnh GĐ trực tiếp điều hành và quản lý Phòng Tiêu thụ và Cửa
Hàng
Phòng Tài Vụ Kế toán: Tập trung quản lý toàn bộ nguồn thu chi tiền mặt, tiền séc có liên
quan đến hoạt động sxkd của Công ty, hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh, cân đối vốn và
tài sản, hạch toán lợi nhuận, thanh quyết toán với Nhà nước và chịu trách nhiệm về vấn đề
tài chính của Công ty trước cơ quan tài chính cấp trên và lãnh đạo Công ty, tham mưu cho
Giám đốc bằng đồng tiền để đáp ứng mọi hoạt động sxkd của Cty nhằm duy trì sự phát triển
sxkd và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Phòng Tổ chức Bảo vệ: Có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền lương cũng như các chế độ chính
sách, BHXH, chế độ thưởng phạt của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty. Đồng
thời có chức năng tham mưu giúp việc cho GĐ về chiến lược con người, tổ chức sắp xếp sử
dụng lao động.
Phòng hành chính: Giải quyết và thực hiện các nghiệp vụ hành chính trong toàn Cty.
Phòng Kế Hoạch: Dựa vào chỉ tiêu do Tổng Công ty giao, nhu cầu thị trường, sản lượng
sản xuất các kỳ trước, và dựa vào kinh nghiệm làm việc để xây dựng kế hoạch sản xuất cho
từng phân xưởng, lập kế hoạch sản xuất cho từng tháng, từng quý và từng năm bao gồm về
giá thành, về sử dụng và cung cấp vật tư và trên cơ sở đó xây dựng giá bán cho doanh
nghiệp.
Phòng Kỹ Thuật: Có nhiệm vụ quản lý về công nghệ kỹ thuật sản xuất ra sản phẩm, thiết kế
khuôn mẫu, tạo ra sản phẩm mới để đáp ứng nhu cầu thị trường. Ngoài ra còn có nhiệm vụ
quản lý máy móc thiết bị, xây dựng kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng máy móc, đầu tư thiết bị
và công nghệ mới để mở rộng và phát triển sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm.
Phòng Y Tế : Được trang bị những loại thuốc cần thiết để bảo vệ sức khỏe của cán bộ công
nhân viên trong Công ty và có thể sơ cứu kịp thời những rủi ro bất ngờ trong quá trình sản
xuất.
4
4
Phòng Tiêu Thụ: Có nhiệm vụ tiêu thụ sản phẩm do Công ty sản xuất thông qua hợp đồng

tiêu thụ, đại lý tiêu thụ, cung ứng hàng hóa tới tay khách hàng. Tổ chức công tác tiếp thị
thông qua điều tra nghiên cứu thị trường, giới thiệu quảng cáo sản phẩm. Thu thập, phản
ánh thông tin qua tiêu thụ để giúp Giám đốc xác định kế hoạch sản xuất sản phẩm phù hợp
về số lượng, chất lượng và giá cả. Qua đó kịp thời định hướng phát triển sản xuất kinh
doanh. Ngoài ra, Phòng Tiêu thụ còn có nhiệm vụ giao dịch với khách hàng trong và ngoài
nước, thực hiện các hợp đồng tiêu thụ, xuất nhập khẩu hàng hoá vật tư, nguyên liệu, phụ
tùng sản xuất, quản lý kho thành phẩm.
Cửa Hàng: Ngoài việc thông qua các hợp đồng tiêu thụ của Phòng Tiêu thụ, sản phẩm của
Công ty được bán trực tiếp tại cửa hàng dưới hình thức giới thiệu, bán buôn, bán lẻ sản
phẩm hàng hoá, dịch vụ.
Phân Xưởng: Ba Phân xưởng sản xuất của Công ty được giao nhiệm vụ sản xuất từng mặt
hàng theo đúng chức năng của từng Phân xưởng.
Các phòng ban hoạt động độc lập theo chuyên môn nghiệp vụ nhưng luôn có mối quan
hệ chặt chẽ với nhau dưới sự điều hành của Giám đốc và Phó Giám đốc Công Ty.

c. Đặc điểm tổ chức kế toán:
Từ năm 1997, cùng với sự tiến bộ của khoa học công nghệ, Công ty Văn Phòng Phẩm
Hồng Hà đã bắt đầu áp dụng máy vi tính vào quá trình hạch toán kế toán. Tuy nhiên, bộ máy
kế toán của Công ty vẫn được tổ chức theo hình thức quản lý tập trung dưới sự phân công
và chịu trách nhiệm của Kế toán Trưởng.
Tổ chức bộ máy kế toán được trình bày theo sơ đồ sau: (Sơ đồ 2.2 )

5
5
Kế toán Trưởng
Bộ phận kế
toán
tập hợp cpsx
và
Thủ quỹ

Kế toán
tiêu

Phòng Tài vụ Kế toán bao gồm 4 nhân viên và có sự phân công như sau:
Kế Toán Trưởng (Trưởng Phòng Tài vụ) Là người chịu trách nhiệm phân công nhiệm vụ
cho các nhân viên phụ trách tổng hợp công việc tài chính kế toán, chịu trách nhiệm trước
Giám đốc Công ty và các lãnh đạo có thẩm quyền.
Bộ Phận Kế Toán Tập Hợp CPSX Và Tính Giá Thành SP: Có nhiệm vụ theo dõi các loại
chi phí của sản xuất chính, sản xuất phụ, tính giá thành các loại sản phẩm do Công ty sản
xuất, chịu trách nhiệm giữ các sổ sách liên quan tới các tài khoản 621, 622, 627, 641, 642,
154...
Kế Toán Thanh Toán: Có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tình hình thanh toán của Công ty
đối với các nhà cung cấp, các khách hàng..., phụ trách việc phân bổ lương, thưởng, BHXH...
( Tài khoản 331, 131, 334...). Ngoài ra còn chịu trách nhiệm về công việc giao dịch , theo dõi
công nợ, các khoản vay Ngân hàng( TK 112, 311 ...).
Thủ Quỹ: Căn cứ vào các chứng từ thu, chi hợp lệ để tiến hành nhập, xuất quỹ đồng thời có
nhiệm vụ theo dõi Sổ quỹ.
Tại các Phân xưởng của xí nghiệp có cán bộ làm công tác thống kê, tập hợp số liệu và ghi
chép ban đầu, sau đó gửi lên Phòng Tài vụ để tập hợp chung dưới sự quản lý của Kế toán Giá
thành.
3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất các loại sản phẩm chủ yếu:
Quy trình công nghệ sản xuất tại Công ty được khép kín trong từng phân xưởng và sản
phẩm được tạo ra từ nhiều công đoạn với quy trình sản xuất phù hợp.
a. Công nghệ sản xuất bút máy: Một cây bút máy bao gồm nhiều bộ phận tách rời
nhau: Thân, nắp, cổ, ống mực, lưỡi gà, ngòi, đinh vít. Do vậy, nguyên vật liệu cần có để sản
xuất bút máy là nhựa các loại và một số phụ kiện bằng kim loại. Các chi tiết được tiến hành
gia công tại các phân xưởng theo từng chức năng sau đó được chuyển về phân xưởng văn
phòng phẩm để lắp ráp.
b. Công nghệ sản xuất bút bi:
Tương tự bút máy, bút bi cũng được sản xuất riêng từng chi tiết tại các phân xưởng

sau đó lắp ráp lại. Nguyên vật liệu để sản xuất bút bi, bút dạ bi là nhựa, còn đầu bi, mực bi
được cung cấp từ bên ngoài.
c. Công nghệ sản xuất chai nhựa:
6
6
Thống kê
PX KL
Thống kê
PX VPP
Thống kê
PX Nhựa
Nhựa PET sau khi trộn màu theo yêu cầu của khách hàng được sấy khô, qua máy ép
phun có sẵn khuôn định hình sản phẩm tạo thành phôi. Phôi sau khi kiểm nghiệm, sấy khô và
qua máy thổi thành chai.
d. Công nghệ sản xuất mũ pin:
Nguyên liệu kim loại mua về dưới dạng tấm, được cắt băng qua cán và ủ để mềm, dễ
gia công. Sau khi ủ, dập và in chữ, qua khâu kiểm nghiệm sẽ được mạ trang trí. Mạ bằng
cách ngâm trong hoá chất từ 1-2 giờ. Kiểm nghiệm lại mạ, sau đó đóng gói và nhập kho.
Hiện nay, mũ pin là mặt hàng sản xuất ổn định nhất của Công ty. Công ty vẫn thường xuyên
hàng năm cung cấp mũ pin cho Công ty Pin Văn Điển với khối lượng rất lớn.
4. Tình hình chung về công tác kế toán ở đơn vị:
Để phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty cũng như phù hợp với
khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Công ty hiện nay đang sử dụng hình thức Kế
toán kê khai thường xuyên và hình thức Kế toán được sử dụng là hình thức hạch toán Nhật
ký - Chứng từ.
Tại các kho vật tư, kho thành phẩm, căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho để ghi vào thẻ
kho. Cuối tháng, lên báo cáo và chuyển các chứng từ cho Phòng Tài vụ của Công ty.
Tại Phòng Tài vụ Kế toán, sau khi tiếp nhận các chứng từ ban đầu, theo từng lĩnh vực
được phân công, các nhân viên kế toán tiến hành công việc kiểm tra, phân
loại, xử lý và nhập dữ liệu từ chứng từ vào máy. Mỗi thành viên trong phòng tuy làm việc

độc lập nhưng nếu gặp khó khăn vướng mẳc trong công việc thì sẽ được lãnh đạo phòng
giúp đỡ cũnh như các thành viên khác tronh phòng.
Quy trình hạch toán theo hình thức Sổ Nhật ký Chứng từ thể hiện qua sơ đồ :
(Hình 2.3 )


7
7
Chứng từ
gốc
Nhật
kýchứng
Bảng phân bổ vật
liệu
công cụ, tiền
Bảng kê số
3
Bảng kê số 4,5,6
Ghi chú : Ghi hàng ngày
Ghi cuối ngày
II. TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH
GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ:
A. Đối tượng và phương pháp hạch toán chi phí tại công ty :
1. Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất:
Dựa vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất sản
phẩm tại Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà, kế toán xác định đối tượng tập hợp chi phí sản
xuất của Công ty là từng phân xưởng sản xuất, cụ thể bao gồm 3 phân xưởng sau:
- Phân xưởng Kim loại.
- Phân xưởng Nhựa.
- Phân xưởng Văn phòng phẩm .

Chi phí sản xuất được tập hợp cho từng phân xưởng, sau đó tập hợp cho toàn Cty.
2. Phương pháp và quy trình kế toán tập hợp chi phí sản xuất:
Theo chế độ kế toán mới ban hành cho các doanh nghiệp sản xuất, Công ty Văn phòng
phẩm Hồng Hà đã áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê thường
xuyên phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất và tập hợp chi phí theo hình thức Nhật ký -
Chứng từ. Trong đó, các tài khoản được sử dụng như sau:
8
8
Nhật
kýchứng
Sổ Cái
+ Tài khoản 621: " Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp" (bao gồm giá trị nguyên vật liệu
chính, phụ, công cụ, dụng cụ... dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm) để tập hợp chi phí
nguyên vật liệu phát sinh trong tháng ở Công ty.
+ Tài khoản 622: " Chi phí nhân công trực tiếp" (bao gồm các khoản phải trả cho công
nhân sản xuất ) tập hợp các chi phí về tiền lương, phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ... trích theo tỷ
lệ quy định.
+ Tài khoản 627: " Chi phí sản xuất chung" bao gồm các khoản chi phí:
- Chi phí nhân viên phân xưởng.
- Tiền điện nước.
- Chi phí khấu hao TSCĐ.
- Chi phí bằng tiền khác.
Trình tự hạch toán tập hợp chi phí sản xuất được tiến hành như sau:
* Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là loại chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản
phẩm, do đó việc hạch toán chính xác và đầy đủ chi phí sản xuất có ý nghĩa quan trọng trong
việc xác định lượng tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất và đảm bảo tính chính xác trong
giá thành sản phẩm.
Nguyên vật liệu chính của Công ty bao gồm: Nhựa các loại, kim loại màu, sắt thép, hoá
chất.

Nguyên vật liệu phụ bao gồm: hòm, bao bì, bột màu, công dụng cụ phụ tùng, xăng,
dầu, mỡ.
Các loại nguyên vật liệu được mã hoá ( với 6 ký tự theo mã TSCĐ và mã vật tư) và lập
thành danh mục để tiện cho việc theo dõi.
Công ty căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm do
phòng Kỹ thuật quy định và các yếu tố khác để lập kế hoạch giá thành, giá bán trình lên
Tổng Công ty phê duyệt.Khi có nhu cầu sản xuất hay nhu cầu của khách hàng, Phòng kế
hoạch hoặc Cửa hàng sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho. Việc xuất dùng NVL được tiến hành
theo đúng thủ tục cấp phát, Phiếu xuất kho được lập thành 4 liên do 4 nơi giữ.
Phiếu xuất vật tư thì được lập thành 2 liên do Phòng Tài vụ lưu và Thủ kho ghi vào thẻ
kho.
9
9
Biểu số 1.
Doanh nghiệp : Công ty VPP Hồng Hà
PHIẾU XUẤT VẬT TƯ Số: 1520
Ngày 01 tháng 10 năm 1998
Họ và tên người nhận hàng: Phân xưởng Kim loại.
Lý do xuất kho:
Xuất tại kho: Vật tư
STT Tên vật tư Mã
số
Đơn
vị
Số lượng Đơn
giá
Thành
tiền
Yêu cầu Thực xuất
Thép ống 0.45 m 85

Màng pin kg 40
Nhôm tấm kg 12.2
Cộng
Phụ trách
bộ phận
sử dụng
Phụ trách
cung tiêu
Người
nhận
Thủ kho
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Sau đó, Kế toán lập Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ theo từng tháng
hoặc từng quý. Mẫu bảng như sau (Biểu số 2):
10
10