Kỹ năng kiểm tra mục tiêu kế hoạch

KỸ NĂNG KIỂM TRA

1


1. Khái niệm

Kiểm tra là đo đường và chấn chỉnh việc thực
hiện nhằm đảm bảo rằng các mục tiêu và các kế
hoạch vạch ra để thực hiện các mục tiêu này đã
và đang được hoàn thành.

2


2. Ý nghĩa:


Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu
của tổ chức



Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách
hữu hiệu.



Làm bày tỏ và đề ra những kết quả mong muốn
chính xác hơn theo thứ tự quan trọng.



Xác định và dự đoán những biến động và những
chiều hướng chính.
3


2. Ý nghĩa (tt)


Đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và
trách nhiệm.



Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt
những gì quan trọng hay không cần thiết.



Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải
tiến việc hoàn thành công việc, tiết kiệm thời gian, công sức
của mọi người



Phát hiện kịp thời các sai sót và bộ phận chịu trách nhiệm
để chấn chỉnh
4

3. Phân loại



Kiểm tra trước, trong, sau.



Kiểm tra theo lĩnh vực như tài chính, nhân sự, sản
xuất…

5


4. Các nguyên tắc của việc kiểm tra


Cần phải được thiết kế theo các kế hoạch cụ thể.



Thiết kế theo từng cấp bậc và tâm lý của nhà quản trị.



Vạch rõ các chỗ khác biệt của các điểm thiết yếu.



Việc kiểm tra phải khách quan.



Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với khơng khí của tổ chức.



Việc kiểm tra phải tiết kiệm.



Việc kiểm tra phải tác động điều chỉnh.
6


4. Các nguyên tắc của việc kiểm tra


Căn cứ kế hoạch hoạt động và theo cấp bậc của đối tượng
kiểm tra



Dựa vào đặc điểm cá nhân của nhà quản lý



Thực hiện tại những điểm trọng yếu



Khách quan



Phù hợp với bầu khơng khí của tổ chức



Tiết kiệm, cơng việc kiểm tra tương xứng
7


5. Quá trình kiểm tra


Thiết lập tiêu chuẩn



Đo lường thành quả



Sửa chữa sai lầm



Phòng ngừa

8


5.1 Thiết lập tiêu chuẩn


Số lượng giờ công.



Số phế phẩm.



Chi phí.



Doanh thu.



Sự hài lịng của khách hàng…
9


5.1 Thiết lập tiêu chuẩn
YÊU CẦU CỦA TIÊU CHUẨN


Rõ ràng: Tiêu chuẩn công việc không những để
đánh giá được hiệu quả mà cịn giúp nhà quản lý
kiểm tra các cơng việc đó. Tiêu chuẩn “mập mờ”
dễ sinh ra tranh chấp.



Có khả năng đo lường được. Tiêu chuẩn không đo
lường được sẽ làm cho người kiểm tra không thể
đánh giá công việc có phù hợp với tiêu chuẩn hay
khơng.
10


5.2 Đo lường thành quả


Có thể hình dung ra thành quả trước khi nó được
thực hiện để có biện pháp sửa chữa kịp thời (Pre –
check).



Xác định tiêu chuẩn đo lường chính xác.



Định tính hay định lượng các nội dung khó kiểm
tra.

11


5.3 Sửa chữa sai lầm


Sửa lại kế hoạch, phân công lại, thêm nhân viên…



Đây là giai đoạn mà chức năng kiểm tra gặp lại
các chức năng khác.

12


5.4 Phịng ngừa


Tìm hiểu bản chất ngun nhân gốc rễ là gì?



Phương pháp tìm kiếm là theo biểu đồ nhân quả.



Đưa ra biện pháp khắc phục gốc rễ của vấn đề.



Cập nhật phương pháp vào hệ thống tài liệu.



Trainning và theo dõi.
13


Biểu đồ nhân quả (biểu đồ xương cá)
Nguyên nhân tầng 1
Nguyên nhân tầng 2

Vấn đề

14


6. Kiểm tra dự phòng (pre-check)
6.1 Khái niệm:


Hệ thống kiểm tra mang tính dự phịng là hệ
thống tiên liệu trước sai sót xảy ra để tiến hành
điều chỉnh ngay lập tức hoặc để ra các biện pháp
kiểm sốt phịng ngừa.



Kiểm tra dự phịng thơng qua hình thức xây dựng
quy trình quản lý.

15


6.2 Các cấp bậc tài liệu
Sổ tay



Cấp 1



Cấp 2

Thủ tục



Cấp 3

Hướng dẫn công việc,
Quy định, tiêu chuẩn



Cấp 4

Biểu mẫu/hồ sơ

16


6.3 Xác định bảng kiểm sốt q trình.


Bảng kiểm sốt quá trình là một tài liệu riêng,
phục vụ cho việc diễn giải q trình.



Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm sốt quá trình là
một tài liệu của hệ thống, nhưng nhiều tổ chức chỉ
coi nó là cơng cụ hỗ trợ cho việc setup quá trình.

17


6.3 Xác định bảng kiểm sốt q trình
(tt)
Stt

Cơng
đoạn

Điểm kiểm
sốt

Thiết bị sử
dụng

Đặc
tính/
thơng
số

Đo
Cơng
lườn nghệ
g

Mức
qui
định

Tần
suất

Tài
Ngườ Hồ sơ
liệu
i thực
hướng hiện
dẫn

18

6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu


Các điểm kiểm tra trọng yếu là các điểm mang lại
sự hiệu quả cao nhất.



Các điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên
tắc Pareto.



Năng lực lựa chọn điểm kiểm tra trọng yếu là một
nghệ thuật về quản trị, vì vậy khơng có quy tắc
nào giúp các nhà quản trị tìm ra điểm trọng yếu
này.
19


6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu (tt)



Các điểm kiểm tra trọng yếu có thể tìm nhờ một
số câu hỏi sau:
Những điểm nào phản ánh rõ nhất mục tiêu của
bộ phận mình?



Những điểm nào phản ánh rõ nhất tình trạng
khơng đạt mục tiêu?



Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất cho sự
sai lạc?
20


6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu (tt)



Những điểm nào là điểm cho nhà quản lý biết ai là
người chịu trách nhiệm về sự thất bại.



Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém nhất.



Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu thập thơng tin
nhiều nhất mà ít tốn kém nhất?

21

6.5 Xây dựng hệ thống kiểm soát nội
bộ


Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống giúp cho
việc kiểm soát toàn bộ các nguy cơ của tổ chức.



Hệ thống kiểm soát nội bộ tương tự như hệ thống
HACCP của các công ty sản xuất thực phẩm.



Hệ thống KSNB liên quan đến tất cả các quy trình
trong tổ chức.

22


6.5 Xây dựng hệ thống kiểm soát nội
bộ (tt)
CÁC BƯỚC THIẾT LẬP MỘT ĐIỂM KIỂM SOÁT


Xác định nguy cơ:



Đưa ra các giải pháp:



Lựa chọn giải pháp phù hợp.



Cập nhật giải pháp vào hệ thống tài liệu quản lý.



Theo dõi và đánh giá hiệu quả.

23


7. Check in (kiểm tra trong).


Kiểm tra trong là quá trình kiểm tra trực tiếp cơng
việc/hành vi đang thực hiện.



Người kiểm tra phải lập một kế hoạch kiểm tra
tổng thể năm/quý/tháng/tuần.



Thời gian kiểm tra phù hợp theo thời gian của các

chức năng quản trị.

24


7. Các biện pháp kiểm tra trong (tt)


Kiểm tra thông qua các báo cáo, đề xuất của NV gửi
lên.



Kiểm tra theo từng đợt thông báo trước (audit = đánh
giá nội bộ).



Kiểm tra bằng phương pháp quan sát: theo dõi hành vi
thực hiện, cách thức sắp xếp dụng cụ làm việc, hồ sơ.



Theo dõi thơng qua mạng máy tính.



Kiểm tra đột xuất.
25