Tài liệu hướng dẫn sử dụng Word 2003 (T. Lưu biên soạn)

Chương trình 1: Microsoft Word 2003

Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu

SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD 2003
A. CÁC KHÁI NIỆM VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN.
I. Nhập và lưu trữ văn bản.
Từ bàn phím ta nhập vào máy tính các chữ và các nội dung phong phú khác như hình
ảnh, bảng biểu, cơng thức, chữ nghệ thuật, … Khi ta gõ, hệ soạn thảo văn bản thường quan lí
một cách tự động việc xuống dịng, bằng cách này ta có thể nhanh chóng tạo ra văn bản và lưu
trữ để tiếp tục hoàn thiện hoặc in ấn.
II. Sửa đổi văn bản.
Trong khi soạn thảo văn bản các sai sót có thể xảy ra hoặc do nhu cầu cần thay đổi về
nội dung, khi đó hệ soạn thảo cho phép chúng ta thực hiện các thao tác như xóa, chèn thêm,
thay thế kí tự, từ, câu hay một đoạn. Chúng ta cũng có thể thực hiện các thao tác như di chuyển
vị trí, sao chép các đối tượng có trong văn bản.
III. Trình bày văn bản:
Chức năng trình bày văn bản là điểm rất mạnh của các hệ soạn thảo văn bản. Ta có thể
lựa chọn cách trình bày phù hợp và đẹp mắt ở nhiều mức độ từ kí tự đến từ, đoạn hoặc trang.
Bao gồm các khả năng sau:
+ Khả năng định dạng kí tự: phơng chữ (Times new roman; VniTimes; .VnTimes; .VnTimesH, …), cở chữ (to, nhỏ); kiểu chữ (đậm, nghiêng,
gạch chân, …), màu sắc, vị trí tương đối của chữ so với dịng kẻ, khoảng cách
giữa các kí tự, giữa các từ, …
+ Khả năng định dạng đoạn văn bản: vị trí lề của đoạn (trái, phải); căn lề (trái,
phải, giữa, đều hai bên); thụt đầu dòng (dòng đầu tiên của đoạn); khoảng cách
giữa các dịng, …
+ Khả năng định dạng trang văn bản: Tìm kiếm và thay thế; kiểm soát và tự động
sửa lỗi khi gõ sai; tạo và tự động căn chỉnh độ rộng bảng biểu, sắp xếp dữ liệu;
tạo mục lục, chú thích, tham chiếu tự động; chia văn bản thành các phần với
cách trình bày khác nhau; tự động đánh số trang, phân biệt trang lẻ, trang chẵn;
chèn hình ảnh và kí hiệu đặc biệt vào văn bản; vẽ hình, tạo chữ nghệ thuật; hiển

thị văn bản dưới nhiều góc độ khác nhau…
B. MỘT SỐ QUY ƯỚC:
I. Các đơn vị xử lí trong văn bản:
1. Kí tự (Character) là đơn vị cơ bản nhất tạo nên văn bản. Ví dụ: a, b, c, 0, 1, 2, *, %, !,
… là những kí tự.
2. Từ (Word) được tạo thành từ một hoặc nhiều kí tự ghép lại. Các từ được phân cách
nhau bằng một dấu cách (kí tự trống - Space) hoặc các dấu ngắt câu.
3. Câu (Sentence) là tập hợp nhiều từ kết thúc bằng một trong các dấu kết thức câu như
dấu chấm (.); dấu chấm hỏi (?); dấu chấm than (!).
4. Hàng (Line) là tập hợp các kí tự nằm trên một hàng.
5. Đoạn (Paragraph) là nhiều câu có liên quan với nhau hoàn chỉnh về ngữ nghĩa nào đó.
Các đoạn văn được phân cách bởi dấu ngắt đoạn (hay cịn gọi là xuống dịng bằng
phím Enter)
6. Trang (Page) là phần văn bản định dạng để in ra trên một trang giấy.
7. Trang màn hình là phần văn bản hiển thị trên màn hình tại một thời điểm nào đó.
Lưu hành nội bộ

Trang 1


Giáo trình Tin học căn bản và ứng dụng.
Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu
II. Nhập văn bản tiếng Việt.
1. Kiểu gõ: Telex.
ee
→ ê
s → dấu sắc
z → xóa dấu
aa
→ â

f → dấu huyền
oo
→ ô
r → dấu hỏi
dd
→ đ
x → dấu ngã
aw
→ ă
j → dấu nặng
ow ([) → ơ
uw (w, ])→ ư
2. Bộ mã – Bộ phông chữ
- Unicode: Times New Roman; Tahoma; Arial; …
- TCVN3  ABC: tên phơng có tiếp đầu ngữ là .Vn, chẳng hạn: .VnTime; …
- VNI: tên phơng có tiếp đầu ngữ là VNI-, chẳng hạn: VNI-Times; …
- Vietware  X: tên phơng có tiếp đầu ngữ là VN, chẳng hạn: VNTime new
roman; …
3. Bộ gõ: Vietkey; Unikey; …
4. Chính tả:
+ Các dấu phẩy (,); chấm phẩy (;); chấm (.); hai chấm (:); chấm than (!); chấm
hỏi (?) phải đặt sát vào từ đứng trước nó, tiếp sau là một kí tự trống nếu sau
đó vẫn cịn nội dung.
+ Giữa các từ chỉ dùng một kí tự trống để phân cách. Giữa các đoạn cùng chỉ
xuống dịng bằng một lần nhấn phím Enter.
+ Các dấu mở ngoặc (gồm: (; [; {; <) và các dấu nháy (gồm: ‘; “) phải đặt sát
bên trái kí tự đầu tiên của từ tiếp theo và cách từ phía trước một kí tự trống
nếu trước nó có nội dung. Tương tự các dấu đóng ngoặc (gồm: ); ]; }; >) và
các dấu nháy (gồm: ’; ”) phải được đặt sát kí tự cuối cùng của từ ngay trước
đó, tiếp sau là một kí tự trống nếu sau đó vẫn còn nội dung.

5. Thao tác với cửa sổ Unikey.

Nháy chuột phải vào biểu tượng Unikey trong khay hệ thống

Lưu hành nội bộ

Trang 2


Chương trình 1: Microsoft Word 2003

Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu

Article I.
C. MICROSOFT WORD 2003
I. Các cách khởi động.
 Start → All Programs → Microsoft office → Microsoft Word 2003

 Nháy đôi chuột vào biểu tượng Word trên
Desktop (nếu có)
 Nháy chuột vào nút lệnh Word trên trên
thanh cơng cụ (nếu có)
II. Cửa sổ Word

Thước
ngang

VÙNG SOẠN THẢO

Thước

dọc
Cuộn
dọc
Cuộn
ngang
Thanh
trạng
thái

 Thanh tiêu đề (Title bar): hiển thị biểu tượng tài liệu Word; tên tài liệu đang
soạn thảo; tên ứng dụng Microsoft Word và các nút lệnh điều khiển cửa sổ (thu nhỏ,
phóng to, đóng)
 Thanh bảng chọn (Menu bar): Dịng liệt kê tên các bảng chọn sẵn có trong
Word. Bảng chọn là danh sách các lệnh hay các tùy chọn.
 Thanh công cụ (Tools bar): Chứa các nút lệnh giúp ta nhanh chóng thực hiện
một cơng việc nào đó trong q trình soạn thảo.
 Điểm chèn (Cursor): Một vệt sáng nhấp nháy chỉ ra vị trí kí tự tiếp theo sẽ xuất
hiện khi gõ từ bàn phím.
Lưu hành nội bộ

Trang 3


Giáo trình Tin học căn bản và ứng dụng.
III. Làm việc với các đối tượng của Word
1) Thanh bảng chọn (menu):

Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu

Các lệnh trên Menu được liệt kê theo từng nhóm. Mỗi nhóm làm các việc khác nhau và gợi

nhớ cho người sử dụng thông qua tên của menu.
 File: Gồm các lệnh thao tác với file như: mở file, đóng file, tạo file mới, lưu file, đặt
định dạng trang in, in ấn, đóng cửa sổ chương trình Word …
 Edit: Gồm các lệnh soạn thảo với văn bản như: Phục hồi (Undo), sao chép (Copy), cắt
(Cut), dán (Paste), tìm kiếm (Find), thay thế (Replace), …
 View: Gồm các lệnh cho phép hiển thị văn bản hiện tại theo những cách khác nhau như:
dạng thơng thường (Normal layout), dạng in ấn (Print layout), phóng to văn bản theo
các tỉ lệ khác nhau, đầu trang – chân trang (Header and Footer), ẩn/hiện các thanh công
cụ ….
 Insert: Gồm các lệnh cho phép chèn các đối tượng, các biểu tượng, các hình ảnh, đánh
số trang văn bản… vào văn bản.
 Format: Gồm các lệnh cho phép định dạng văn bản như: định dạng kí tự (Phơng chữ, cỡ
chữ, màu chữ, kiểu chữ), định dạng đoạn văn bản (căn chỉnh lề, thụt đầu dòng, khoảng
cách giữa các dòng, các đoạn, …), định dạng khung, chia cột, tạo chữ to đầu đoạn …
 Tool: Gồm các lệnh cho phép thiết lập các tuỳ chọn mở rộng thêm cho văn bản như:
kiểm tra chính tả, đặt tuỳ chọn (Options), trộn thư, viết các macro…
 Table: Gồm các lệnh cho phép thao tác với bảng biểu như: tạo bảng, xoá bảng, thay đổi
định dạng của bảng, chuyển văn bản thành bảng và ngược lại….
 Window: Gồm các lệnh cho phép thao tác với các cửa sổ soạn thảo của Word như: tạo
cửa sổ mới, sắp xếp cửa sổ, chia cửa sổ thành nhiều phần…
 Help: Gồm các lệnh cho phép hiển thị nội dung về chương trình Word và tồn bộ phần
trợ giúp của chương trình Word.
Để chọn lệnh ta kích chuột vào tên bảng chọn chứa lệnh cần chọn, rê chuột đến lệnh cần
chọn (có vệt sáng xanh định vị lệnh đang được tham chiếu) rồi nhấp chuột trái một lần.
* Một số qui ước khi sử dụng menu :
 Lệnh bị mờ : không thể chọn tại thời điểm hiện tại
 Lệnh có dấu … : sẽ mở tiếp một hộp thoại
 Ký tự gạch chân trong lệnh: là phím nóng dùng chọn lệnh bằng bàn phím
 Lệnh có dấu : đang có hiệu lực
 Lệnh có dấu  sẽ mở tiếp bảng chọn con

* Chú ý: Dừng hoặc nhấp chuột lên biểu tượng
ở cuối bảng chọn để hiển thị tất cả các
lệnh trong menu.
2) Thanh công cụ (Toolbar):

Thanh công cụ là các lệnh được thể hiện dưới dạng biểu tượng (nút lệnh) giúp người sử
dụng có thể thi hành một số lệnh nhanh hơn. Khi trỏ chuột chỉ vào một biểu tượng thì tên của
lệnh tương ứng sẽ hiện ra ở đuôi của con trỏ chuột, đây được gọi là tool tip.
Các thanh thường được dùng là Standard và Formatting.
Lưu hành nội bộ

Trang 4


Chương trình 1: Microsoft Word 2003
Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu
 Các biểu tượng của thanh công cụ chuẩn Standard
Nút lệnh

Tên

Chức năng

New

Tạo một văn bản mới

Open

Mở một tập tin văn bản

Save

Lưu tập tin văn bản hiện hành

Print

In tập tin văn bản hiện hành

Print Preview

Xem trước trang in

Spelling

Kiểm tra lỗi chính tả

Cut

Chuyển một đoạn văn bản đang chọn vào Clipboard

Copy
Paste

Chép một đoạn văn bản đang chọn vào bộ nhớ đệm
Clipboard
Chèn nội dung được lưu trữ trong Clipboard vào vị trí con
trỏ soạn thảo

Format Painter

Chép kiểu định dạng

Undo

Bỏ qua một lệnh vừa thi hành

Redo

Bỏ qua một lệnh vừa undo

Insert Hyperlink

Chèn siêu liên kết (Hyperlink) khi muốn liên kết tới một
trang Web khác

Tables and
Borders

Thể hiện thanh công cụ tables and borders

Insert Table

Chèn bảng biểu

Insert Microsoft
Excel Worksheet

Chèn bảng biểu của chương trình Microsoft Excel

Columns

Định dạng cột chữ

Drawing

Hiện hoặc ẩn thanh công cụ Draw

Document Map

Thể hiện cửa sổ văn bản dưới dạng cấu trúc theo cách trình
bày của văn bản

Show/Hide

Hiện hoặc ẩn các ký tự không in

Zoom control

Thể hiện cửa sổ văn theo tỷ lệ

Help

Hướng dẫn

Lưu hành nội bộ

Trang 5

Giáo trình Tin học căn bản và ứng dụng.
Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu
 Các biểu tượng của thanh cơng cụ định dạng Formatting
Nút lệnh

Tên
Style

Chức năng
Kiểu trình bày của Paragraph

Font

Chọn font chữ.

Font Size

Chọn kích thước font chữ

Bold

Chữ đậm

Italic

Chữ nghiêng

Underline

Chữ gạch dưới

Align left

Căn dòng thẳng hàng bên trái

Center

Căn dòng thẳng hàng ở tâm của hàng chữ

Align Right

Căn dòng thẳng hàng bên phải

Justify

Căn dòng thẳng hàng cả bên trái lẫn bên phải

Line Spacing

Khoảng cách dòng

Numbering

Kiểu định dạng liệt kê số thứ tự

Bullets

Kiểu định dạng liệt kê ký tự đặc biệt

Decrease

Indent
Increase Indent

Giảm lề trái của paragraph

Borders

Hiện hoặc ẩn các biểu tượng lệnh border

Highlight

Đánh dấu đoạn văn bản bằng màu

Font Color

Chọn màu cho chữ

Tăng lề trái của paragraph

Ngồi ra, trong q trình làm việc, chúng ta cịn có thể nhấp biểu tượng (Drawing) trên
thanh Standard để hiện ra (hoặc tắt) thanh Drawing. Thanh này thường nằm ở phía dưới của
cửa sổ soạn thảo. Microsoft Word có rất nhiều thanh cơng cụ. Ta có thể cho hiện các thanh
cơng cụ khác bằng cách nhấp menu View, trỏ chuột vào lệnh Toolbar và nhấp chọn tên thanh
công cụ cần thiết, thanh công cụ nào đang hiện ra sẽ có dấu kiểm tra đứng trước. Ta có thể
điều khiển và sắp đặt vị trí của các thanh công cụ sau khi chúng đã hiển thị. Chẳng hạn, dùng
chuột kéo một cạnh của thanh công cụ Drawing có thể làm thay đổi kích thước của thanh công
cụ này, dùng chuột kéo tiêu đề của thanh công cụ có thể di chuyển nó sang vị trí khác. Đặc
biệt, nếu di chuyển thanh cơng cụ đi lên phía trên của cửa sổ và đưa vào vị trí kế tiếp của các
thanh cơng cụ đã có sẵn, nó tự duỗi ra thành một hàng, lúc này nhả chuột thì thanh công cụ sẽ
được xếp ngay ngắn và tiêu đề của thanh công cụ tự động mất đi. Vùng làm việc trong cửa sổ

Word sẽ bị thu hẹp khi có nhiều thanh cơng cụ hiện ra cùng lúc. Vì vậy, tuỳ theo yêu cầu của
công việc, chỉ nên cho hiện ra những thanh công cụ cần thiết mà thôi.

Lưu hành nội bộ

Trang 6


Chương trình 1: Microsoft Word 2003
Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu
IV. Soạn thảo văn bản với Word.
1. Tạo một tài liệu mới.
Theo mặc định khi khởi động Word tạo sẵn một tài liệu trắng với tên là Document1 để
người dùng có thể bắt đầu ngay cơng việc soạn thảo. Trường hợp cần tạo một tài liệu mới để
soạn thảo thì làm theo các cách sau:
C1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N
C2: Chọn File → New
C3. Nhấp biểu tượng
(New) trên thanh công cụ.
2. Lưu tài liệu.
Nội dung vừa nhập vào văn bản chỉ được lưu trữ tạm thời trên bộ nhớ trong của máy tính.
Để sử dụng lâu dài văn bản này thì cần phải lưu giữ vào bộ nhớ ngoài dưới dạng tập tin. Để lưu
văn bản trên đĩa ta làm theo các bước sau:
 C1: Nhấn Ctrl + S
C2: Nhấp chuột vào biểu tượng trên
(Save) thanh cơng cụ.
C3: Chọn File → Save.

 - Chọn vị trí lưu trên đĩa (đường dẫn đến thư mục đặt file vào đó)
- Đặt tên file tại đây.

 Nhấp Save để hoàn tất

- Để hiển thị danh sách các ổ đĩa nháy chọn nút lệnh Computer hoặc nhấp chuột
vào hộp danh sách tại khung Save in.
- Nếu muốn tạo một thư mục con thư mục hiện tại thì nháy chuột nút lệnh này
- Đặt tên file theo quy ước, không nên bỏ dấu tiếng Việt.
Lưu hành nội bộ

Trang 7


Giáo trình Tin học căn bản và ứng dụng.
Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu
- Phải thấy tên file xuất hiện trên thanh tiêu đề của cửa sổ Word sau khi lưu.
- Sau khi lưu lần này, trong suốt quá trình soạn thảo người dùng cần cập nhật các nội
dung vừa nhập lên đĩa bằng một trong các cách ở bước 1. Tuy nhiên, ở lần này Word
không bật hộp thoại Save as nữa mà chỉ tiến hành lưu những nội dung mới lên đĩa.
3. Mở một tài liệu đã có.
 C1: Nhấn Ctrl + O
C2: Nhấp chuột vào biểu tượng trên
(Open) thanh công cụ.
C3: Chọn File → Open.

 Mở thư mục chứa file cần mở

 Chọn file cần mở trong danh sách …
 Nhấp chọn Open
Cùng một lúc Word cho phép mở nhiều tài liệu khác nhau, mỗi tài liệu mở trong một cửa
sổ riêng. Tuy nhiên, tại mỗi thời điểm ta chỉ làm việc được với một tài liệu duy nhất.

4. Đóng tài liệu đang mở.
Để đóng tài liệu đang mở ta làm theo các cách sau:
C1: Nhấn Ctrl + W
C2: Chọn File → Close.
C3: Nháy chuột vào nút lệnh
ở góc phải phía trên của sổ.
Nếu có nội dung chưa được lưu lên đĩa thì Word sẽ
nhắc chúng ta có muốn lưu hay khơng. Chọn Yes để lưu,
chọn No để không lưu.
Lưu hành nội bộ

Trang 8


Chương trình 1: Microsoft Word 2003
Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu
5. Nhập nội dung văn bản.
Văn bản được tạo ra bằng việc gõ từ bàn phím. Điểm chèn sẽ cho ta biết vị trí xuất hiện
của kí tự tiếp theo được gõ vào từ bàn phím. Điểm chèn tự động dịch chuyển từ trái sang phải
khi ta gõ và ta khơng cần phải nhấn Enter để xuống dịng, Word sẽ tự động xuống dòng khi
điểm chèn đến lề phải trang văn bản. Khi cần ngắt đoạn hay chèn thêm dịng trống ta mới nhấn
Enter.
Vì điểm chèn sẽ cho ta biết vị trí xuất hiện của kí tự tiếp theo được gõ vào từ bàn phím nên
khi soạn thảo ta phải thường xuyên chú ý đến vị trí của nó. Để đưa điểm chèn đến một vị trí bất
kì trong vùng soạn thảo đã có nội dung ta nhấn chuột trái tại vị trí đó hoặc dùng phím. Các
phím thường dùng để di chuyển điểm chèn khi soạn thảo:

- Khơng thể di chuyển điểm chèn trong vùng chưa có nội dung. Để đưa điểm chèn đến
một vị trí bất kì trong vùng soạn thảo chưa có nội dung ta nhấn đúp chuột trái tại vị trí đó.
- Khơng nhấn phím cách (space) nhiều lần để điều chỉnh khoảng cách giữa các từ hay

thực hiện việc căn chỉnh. Khi cần dịch chuyển điểm chèn đi xa hơn khoảng cách bình thường
ta nhấn phím Tab.
- Nên nhập đủ nội dung văn bản (nhập thô) trước khi thực hiện việc định dạng văn bản.

Lưu hành nội bộ

Trang 9


Giáo trình Tin học căn bản và ứng dụng.
Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu
6. Các thao tác soạn thảo cơ bản.
a) Chọn văn bản.
Để chọn văn bản, cách thường dùng nhất là ta rê chuột về vị trí bắt đầu vùng cần chọn (góc
trên, bên trái), nhấn giữ chuột trái và tiếp tục di chuyển chuột đến vị trí kết thúc vùng chọn (góc
dưới, bên phải) rồi thả chuột. Một vùng văn bản sẽ bị đảo màu (thường là nền đen, chữ trắng
nên người ta hay gọi thao tác này là “bôi đen”) gọi là vùng được chọn. Hoặc ta nhấp chuột vào
vị trí bắt đầu vùng cần chọn, nhấn và giữ phím Shift rồi nhấp chuột vào vị trí kết thúc vùng cần
chọn. Ta có thể nhấn và giữ phím Ctrl để chọn nhiều vùng khác nhau.
Vùng văn bản
được chọn

Sau đây là một số cách chọn các thành phần khác trong văn bản.
• Chọn một từ
C1: Kích đúp chuột trái trên từ đó.
C2: Ấn giữ đồng thời phím Shift và phím Ctrl, tiếp đó nhấn phím di chuyển sang phải →
để chọn từ bên phải con trỏ, hoặc nhấn phím di chuyển sang trái  để chọn từ bên trái con trỏ.
• Chọn một hàng (dịng) văn bản
C1: Di chuyển con trỏ chuột về phía miền chọn trái của dòng cần chọn cho đến khi con
trỏ chuột có dạng , ấn phím chuột trái, khi đó cả dòng sẽ được chọn.

C2: Di chuyển con trỏ soạn thảo về đầu dịng cần chọn sau đó bấm giữ phím Shift và
dùng các phím di chuyển như phím End hoặc phím di chuyển sang phải → để chọn văn bản
đến cuối dịng.
• Chọn nhiều dịng trong văn bản
C1: Di chuyển chuột về miền chọn trái của dòng đầu tiên cần chọn trong văn bản, khi
chuột có dạng
, ấn và giữ phím chuột trái, khi đó cả dịng đầu tiên sẽ được chọn, tiếp tục
kéo chuột xuống đến dòng cần chọn cuối cùng.
C2: Di chuyển con trỏ soạn thảo về miền chọn trái của dịng cần chọn sau đó bấm giữ
phím Shift và dùng các phím di chuyển như phím End hoặc phím di chuyển sang phải, sang
trái, phím di chuyển lên, phím di chuyển xuống, phím Page Up, Page Down để chọn văn bản.
• Chọn một câu trong văn bản
Nhấn và giữ phím Ctrl, nhấp chuột vào bất kỳ vị trí nào trong câu.
• Chọn một đoạn văn bản (paragraph)
C1: Di chuyển chuột về miền chọn trái của một dòng trong đoạn cần chọn trong văn bản,
khi chuột có dạng , nhắp đúp phím chuột trái. Khi đó cả đoạn văn bản sẽ được chọn.
C2: Di chuyển chuột vào đoạn văn bản cần chọn, nhấn giữ phím Ctrl và nhấn phím chuột
trái, khi đó cả đoạn sẽ được chọn.
• Chọn toàn bộ văn bản
C1: Nhấn Ctrl + A
C2: Chọn Edit → Select All.
Lưu hành nội bộ

Trang 10


Chương trình 1: Microsoft Word 2003
Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu
b) Sao chép (copy).
Để sao chép một phần văn bản, ta thực hiện theo các bước sau:

 Chọn vùng văn bản cần sao chép (nguồn).
 C1: Nhấn Ctrl + C
C2: Nhấp nút lệnh
(Copy) trên thanh công cụ.
C3: Chọn Edit → Copy.

 Đặt con trỏ tại vị trí cần sao chép tới (đích).
 C1: Nhấn Ctrl + V
C2: Nhấp nút lệnh
(Paste) trên thanh công cụ.
C3: Chọn Edit → Paste.
- Ta có thể thực hiện lặp lại bước  và  nhiều lần để
sao chép ra nhiều vị trí khác nhau.
- Word cho phép ta lưu trữ trong vùng nhớ đệm
(Clipboard) 24 nội dung sao chép khác nhau. Để hiển thị danh
sách các nội dung đó ta chọn Edit → Office Clipboard. Khi đó ta
nhấp chuột lên một trong các nội dung đó trong danh sách để dán
nó ra tại vị trí con trỏ soạn thảo đang đứng.
- Ngồi cách sao chép trên, ta còn dùng chuột kéo và thả
theo các bước sau:
 Chọn vùng văn bản cần sao chép.
 Trỏ chuột vào vùng được chọn (chuột có hình
)
 Nhấn giữ phím Ctrl, nhấp và rê chuột đến vị trí cần sao
chép tới (đích) rồi thả chuột.
Dán tất cả các nội dung có trong danh
sách ra tại vị trí con trỏ đang đứng.

Xóa tất cả các nội dung
có trong danh sách.

c) Di chuyển (Move).
 Chọn vùng văn bản cần sao di chuyển (nguồn).
 C1: Nhấn Ctrl + X
C2: Nhấp nút lệnh
(Cut) trên thanh công cụ.
C3: Chọn Edit → Cut.
,  Thực hiện giống thao tác sao chép.
Trong cách sao chép khác ở trên, trong bước  ta khơng
nhấn giữ phím Ctrl khi rê chuột thì kết quả sẽ là thao tác di chuyển.
Lưu hành nội bộ

Trang 11


Giáo trình Tin học căn bản và ứng dụng.

Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu

d) Xóa (Delete).
Để xóa, thơng thường khi soạn thảo ta dùng phím Delete hoặc phím Backspace để xóa kí tự
bên phải hoặc bên trái con trỏ đang đứng. Với cách đó mỗi lần nhấn ta chỉ xóa được một kí tự.
Nếu muốn xóa một phần văn bản ta làm theo các bước sau:
 Chọn vùng văn bản cần xóa
 Nhấn phím Delete hoặc phím Backspace
Sau khi xóa, phần văn bản phía sau sẽ lui về lấp vào khoảng trống vừa bị xóa.
e) Phục hồi – Tái phục hồi (Undo - Redo).
Word lưu những thay đổi trong suốt q trình soạn thảo để có thể dễ dàng phục hồi nội
dung văn bản trước đó trong trường hợp thực hiện nhầm hoặc chưa đúng ý muốn. Sau khi thực
hiện một thao tác nào đó, nhất là thực hiện thao tác xóa (vơ tình hay cố ý) ta có thể phục hồi

nguyên lại trạng thái trước đó một cách nhanh chóng và hồn hảo bằng cách sử dụng hai nút
lệnh
(Undo - phục hồi) và
(Redo – Tái phục hồi). Với hai nút lệnh này Word giúp ta
có thể lui hoặc tới các thao tác đã thực hiện.
Các cách thực hiện thao tác phục hồi hoặc tái phục hồi:
- C1: Nháy vào nút lệnh Undo để phục hồi (lui) hoặc Redo để tái phục hồi (tới)

- C2: Chọn lệnh Edit → Undo để phục hồi (lui) hoặc Edit → Redo để tái phục hồi (tới)
- C3: Nhấn Ctrl + Z để phục hồi (lui) hoặc Ctrl + Y để tái phục hồi (tới)

Lưu hành nội bộ

Trang 12


Chương trình 1: Microsoft Word 2003
Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu
7. Định dạng văn bản.
a) Định dạng kí tự - từ (Character – Word).
 Phông chữ (Font)
Để thay đổi phông chữ ta làm theo các bước sau:
 Chọn vùng văn bản cần thay đổi phông chữ.
 C1: Nháy chuột vào nút
(Font) trên thanh công cụ.
C2: Chọn Format → Font
C3: Nháy phải chuột vào vùng chọn và chọn lệnh Font.
C4: Nhấn Ctrl + D.

 - Nếu ở bước  làm theo cách 1 thì chọn phơng trong danh sách đổ xuống.

- Nếu ở bước  làm theo cách khác 1 thì xuất hiện hộp thoại và chọn phơng tại đây.

Mẫu chữ bạn đang
chọn – xem trước khi
chấp nhận

 Nhấp OK để áp dụng các thiết lập
– hoặc nhấp Cancel để hủy bỏ..

Để những thông tin thiết lập trong hộp thoại Font có hiệu lực cho mỗi khi tạo một tài
liệu mới hãy nhấp nút lệnh Default.

Lưu hành nội bộ

Trang 13


Giáo trình Tin học căn bản và ứng dụng.
Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu
 Cỡ chữ (Font Size)
Để thay đổi cỡ chữ ta làm theo các bước sau:
 Chọn vùng văn bản cần thay đổi cỡ chữ.
 C1: Nháy chuột vào nút
(Font size) trên thanh công cụ.
C2: Chọn Format → Font
C3: Nháy phải chuột vào vùng chọn và chọn lệnh Font.
C4: Nhấn Ctrl + D.

 - Nếu ở bước  làm theo cách 1 thì chọn cỡ chữ trong danh sách đổ xuống.
- Nếu ở bước  làm theo cách khác 1 thì xuất hiện hộp thoại và chọn cỡ chữ tại đây.

Cỡ chữ bạn đang chọn
– xem trước khi chấp
nhận

 Nhấp OK để áp dụng các thiết lập
– hoặc nhấp Cancel để hủy bỏ..

- Trong danh sách cỡ chữ nếu khơng có số thích hợp, bạn có thể gõ trực tiếp vào ô
cỡ chữ đầu danh sách. Word cho phép bạn nhập số thập phân (ví dụ: cỡ chữ 13.5)
- Ta có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + [ (hoặc Ctrl + ]) để giảm (hoặc tăng) cỡ chữ cho
vùng được chọn xuống (hoặc lên) 1 cỡ.

Lưu hành nội bộ

Trang 14


Chương trình 1: Microsoft Word 2003
Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu
 Kiểu chữ (Font Style)
Để thay đổi kiểu chữ ta làm theo các bước sau:
 Chọn vùng văn bản cần thay đổi cỡ chữ.
 C1: Nháy chuột vào các nút
trên thanh công cụ.
C2: Chọn Format → Font
C3: Nháy phải chuột vào vùng chọn và chọn lệnh Font.
C4: Nhấn Ctrl + D.

Kiểu

chữ
đậm

Kiểu
chữ
nghiêng

Kiểu
chữ
gạch
chân

 - Nếu ở bước  làm theo cách 1 thì hiệu ứng ngay sau khi chọn.
- Nếu ở bước  làm theo cách khác 1 thì xuất hiện hộp thoại và chọn kiểu chữ tại đây.
Chọn kiểu nét gạch
chân ở đây
Chọn màu nét gạch
chân ở đây
Cỡ chữ bạn đang chọn
– xem trước khi chấp
nhận
 Nhấp OK để áp dụng các thiết lập
– hoặc nhấp Cancel để hủy bỏ..

- Ta có thể nhấn tổ hợp phím:

Ctrl + B để bật/tắt kiểu chữ đậm
Ctrl + I
để bật/tắt kiểu chữ nghiêng
Ctrl + U để bật/tắt kiểu chữ gạch chân

- Khi chọn văn bản, nút lệnh định dạng kiểu chữ nào trên thanh cơng cụ sáng lên có
nghĩa là vùng văn bản chọn đang áp dụng kiểu định dạng đó. Ta có thể định dạng đồng thời
nhiều kiểu chữ cho cùng một đối tượng. Nếu không áp dụng kiểu định dạng nào thì văn bản có
kiểu “bình thường – Regular”.
Lưu hành nội bộ

Trang 15


Giáo trình Tin học căn bản và ứng dụng.
 Màu chữ (Font color)
Để thay đổi màu chữ ta làm theo các bước sau:
 Chọn vùng văn bản cần thay đổi màu chữ.

Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu

 C1: Nháy chuột vào mũi tên xuống của các nút
trên thanh công cụ.
C2: Chọn Format → Font
C3: Nháy phải chuột vào vùng chọn và chọn lệnh Font.
C4: Nhấn Ctrl + D.

 - Nếu ở bước  làm theo cách 1 thì chọn một màu trong danh sách các màu.
- Nếu ở bước  làm theo cách khác 1 thì xuất hiện hộp thoại và chọn màu chữ tại đây.

Cỡ chữ bạn đang chọn
– xem trước khi chấp
nhận

 Nhấp OK để áp dụng các thiết lập

– hoặc nhấp Cancel để hủy bỏ..

- Nếu nhày chuột vào nút

thì áp dụng màu đang hiện thị phí dưới chữ A.

- Để chọn màu nền ta nháy nút

lệnh và chọn một màu trong

danh sách.

Lưu hành nội bộ

Trang 16


Chương trình 1: Microsoft Word 2003
Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu
b) Định dạng đọan văn (Paragraph).
 Căn lề, điều chỉnh khoảng cách giữa đoạn, giữa các dòng.

* Sử dụng thanh công cụ.
 Đặt con trỏ soạn thảo tại một một vị trí bất kì trong đoạn cần định dạng hoặc chọn nhiều
đoạn cần định dạng.
 Nháy chuột vào các nút lệnh
Căn thẳng lề trái

Căn giữa

để …
Căn thẳng lề phải

Căn thẳng hai lề

Mẫu:
Đoạn này
được căn
thẳng lề trái

Đoạn này
được căn giữa

Đoạn này
được căn
thẳng lề phải

Đoạn này
được căn
thẳng hai
lề

Điều chỉnh khoảng cách giữa các dịng
* Dùng Ruler để trình bày lề của đoạn:

Lề của đoạn đang được chọn là vị trí tương đối của các biểu
tượng lệnh trên thước (Ruler). Dùng chuột kéo các biểu tượng
trên thước để định dạng lề:
- Kéo nút tam giác trên
(First Line Indent), chỉ có một nút

này di chuyển (các nút phía dưới vẫn đứng yên), thay đổi lề trái
của dòng đầu tiên trong đoạn theo kiểu thụt đầu dịng.
- Kéo nút tam giác phía dưới
(Hanging Indent), nút này sẽ di
chuyển cùng với nút hình chữ nhật (nút tam giác phía trên đứng
yên), thay đổi lề trái của các dòng dưới trong đoạn theo kiểu treo
đầu dòng.
- Kéo nút chữ nhật
(Left Indent), cả 3 nút sẽ di chuyển cùng
một lúc, thay đổi lề trái của đoạn.
- Kéo nút tam giác bên phải
(Right Indent), thay đổi lề phải
của đoạn.
Lưu hành nội bộ

Trang 17


Giáo trình Tin học căn bản và ứng dụng.
Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu
* Sử dụng hộp thoại Paragraph.
 Đặt con trỏ soạn thảo tại một một vị trí bất kì trong đoạn cần định dạng hoặc chọn nhiều
đoạn cần định dạng.
 Chọn Format → Paragraph.
 Thao tác với hộp thoại Paragraph.
 Căn lề
- Căn lề trái → Left
- Căn lề phải → Centered
- Căn giữa → Right
- Căn thẳng hai lề → Justified

 Vị trí lề
- Khoảng cách với lề trái → Left
- Khoảng cách với lề phải → Right
- Khoảng cách dòng đầu tiên với lề trái
 Khoảng cách đoạn
- Khoảng cách với đoạn trước → Before
- Khoảng cách với đoạn sau → After
 Khoảng cách dịng
- Single → Bình thường
- 1.5 lines →Gấp rưỡi
- Double → Gấp đôi
- At least → Tạo khoảng cách lớn hơn một dịng (1 line).
- Exactly → Khoảng cách chính xác theo số point đã cho.
- Multiple → Khoảng cách tính theo line, tối thiểu = 0. 5 line
 Chọn OK để áp dụng các thiết lập – hoặc nhấp Cancel để hủy bỏ.
 Đặt điểm dừng Tab và thiết lập nối Tab.
Việc nhấn phím Tab để di chuyển điểm chèn đến vị trí kế tiếp trong q trình soạn thảo là
một thao tác cần thiết để giúp cho việc trình bày các thơng tin cần dóng thẳng theo cột thẳng
đứng được thực hiện một cách dễ dàng và chính xác.
Theo ngầm định, khi nhấn phím Tab điểm chèn sẽ dịch chuyển một đoạn khoảng 1,27 cm
(khoảng cách ngầm định này có thể thay đổi). Tuy nhiên ta có thể tạo ra các điểm dừng với
khoảng cách khác nhau, tiến hành theo các bước sau:
 Nháy chuột vào vị trí này trên của sổ để chọn loại điểm dừng.

Lưu hành nội bộ

Trang 18


Chương trình 1: Microsoft Word 2003

Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu
 Nhấp chuột vào vị trí cần tạo điểm dừng trên thước

Sau khi đặt các điểm dừng trên thước, khi nhấn phím Tab điểm chèn sẽ dịch chuyển đến
vị trí đặt điểm dừng kế tiếp trên một hàng và khi nhập văn bản sẽ được căn theo loại điểm
dừng được thiết lập. Ta có thể thay đổi vị trí điểm dừng bằng cách chọn phần văn bản có áp
dụng điểm dừng rồi nhấp chuột vào điểm dừng đó và kéo rê đến vị trí khác trên thước. Ta cũng
có thể gỡ bỏ điểm dừng bằng cách chọn phần văn bản có áp dụng điểm dừng rồi nhấp chuột
vào điểm dừng đó và kéo rê xuống vùng soạn thảo và thả chuột.
* Thiết lập nối tab
 Nhấp đúp vào Tab cần tạo kí tự nối trên thước hoặc chọn
Format → Tabs
 Thao tác với hộp thoai Tabs
1. Chọn Tab
2. Chọn loại Tab
3. Chọn nối Tab
4. Nhấp Set
5. Nhấp OK

 Chia cột văn bản (Columns).
Để chia văn bản thành nhiều cột ta làm theo các bước sau:
 Chọn phần văn bản muốn chia thành nhiều cột.
 Chọn Format → Columns

 Thao tác với hộp thoại Columns
- Chọn dạng thức chia cột
- Chọn số cột muốn chia
- Tích chọn để hiển thị đường phân chia giữa các cột
 Nhấp OK để áp dụng các thiết lập – hoặc nhấp Cancel để hủy bỏ.
Nếu muốn tự điều chỉnh độ rộng của các cột, khoảng cách giữa các cột thì bỏ chọn

tại dịng Equal column width rồi điều chỉnh ở khung Width and spacing.
(Col # → số chỉ cột; Width → độ rộng cột; Spacing → Khoảngcách giữa các cột)
Lưu hành nội bộ

Trang 19


Giáo trình Tin học căn bản và ứng dụng.
Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu
 Tạo chữ to đầu đoạn (Drop cap).
Để tạo chữ to đầu đoạn ta làm theo các bước sau:
 Đặt con trỏ soạn thảo trong đoạn muốn tạo chữ to đầu đoạn.
 Chọn Format → Drop Cap

 Thao tác với hộp thoại Drop cap
- Chọn dạng thức tạo chữ to đầu đoạn
- Chọn phông chữ cho kí tự được làm to
- Chọn số dịng văn bản mà chữ to chiếm chỗ
 Nhấp OK để áp dụng các thiết lập – hoặc nhấp Cancel để hủy bỏ.
 Trình bày kiểu liệt kê (Bullets and Numbering).
Văn bản dạng liệt kê là một kiểu trình bày đặc biệt, có thể nhận biết nhờ các ký hiệu đứng
đầu mỗi đoạn (thơng thường là dấu gạch đầu dịng - , dấu * hoặc là các số thứ tự 1, 2, 3 hay a,
b, c...). Có hai dạng liệt kê: bằng số thứ tự hoặc bằng các ký tự đặc biệt.
 Chọn các đoạn liên tiếp hoặc đặt con trỏ soạn thảo nơi bắt đầu đoạn văn bản dạng liệt kê
 Nhấp biểu tượng
để đánh số hoặc biểu tượng
để đánh kí tự đặc biệt trên thanh
công cụ tùy vào yêu cầu thực tế.
Để tùy chỉnh hình thức liệt kê ta chọn vùng có sử dụng kiểu trình bày này rồi chọn
Format → Bullets and Numbering.

- Tiếp theo chọn một kiểu đánh kí tự ở thẻ Bulleted hoặc kiểu đánh số thứ tự ở thẻ Numbered.
- Nếu muốn tùy chỉnh khác (như chọn kí tự, căn chỉnh khoảng cách, …) nhấp chọn nút lệnh
Customize để tùy chọn.
- Nhấp OK để áp dụng các thiết lập – hoặc nhấp Cancel để hủy bỏ.
Lưu hành nội bộ

Trang 20