BÁO cáo KIẾN tập THẢO NGUYÊNN

DANH MỤC VIẾT TẮT
UBND:
HĐND:
NĐ:
QĐ:
CP
XHCN

Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Nghị định
Quyết định
Chính phủ
Xã hội chủ nghĩa

Trang 1


MỤC LỤC

Trang 2


LỜI NÓI ĐẦU
Trong những năm trở lại đây, nhu cầu về bản sao, kể cả
bản sao được chứng thực là rất lớn. Nghị định 75/2000/NĐCP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ về công chứng,
chứng thực ra và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5
năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực
bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký ra đời đã có những
đóng góp to lớn trong việc đáp ứng yêu cầu chứng thực của
nhân dân. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện Nghị định số

75/2000/NĐ-CP và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP còn bộc lộ
những hạn chế như tình trạng ùn tắc, quá tải trong hoạt động
công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký tại các phòng
công chứng và UBND. Nhận thấy sự cần thiết phải ban hành ra
văn bản mới để thay thế cho văn bản cũ, ngày 16 tháng 02 năm
2015 Chính phủ đã ban hành Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp
bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực
chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Nghị định này ra đời
cùng với Luật Công chứng 2018 đã đáp ứng giải quyết kịp thời
các vướng mắc của các văn bản cũ, thể hiện tinh thần cải cách
hành chính theo cơ chế một cửa, một dấu, đáp ứng được mong
mỏi của nhân dân về vấn đề bản sao. Việc chứng thực bản sao
theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP tuy đã thực hiện được hơn 04
năm nhưng vẫn còn thiếu những hướng dẫn cụ thể. Chứng thực
được giao cho đội ngũ cán bộ Tư pháp cấp xã, phường, thị trấn
đây cũng là một thách thức bởi đội ngũ cán bộ Tư pháp xã,
phường, thị trấn không được trang bị các công cụ hỗ trợ để
nhận biết được những văn bằng giả mạo trong khi các văn bản
giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi, rất khó phát hiện.
Trong thời gian về kiến tập tại địa phương, nhận thấy hoạt
động chứng thực được người dân quan tâm, đặc biệt tại Ủy nhân
dân xã Minh Lương, huyện Văn Bàn, tỉnh Lào Cai nơi em đăng ký
viết đề tài, thì nhu cầu chứng thực bản sao, chứng thực chữ
ký là rất lớn. Với mong muốn phản ánh chính xác và thực tế
nhất quá trình thực hiện hoạt động này tại Ủy ban nhân dân nơi
em kiến tập nên em đã chọn đề tài: “Tìm hiểu hoạt động
chứng thực của Ủy ban nhân dân dân xã Minh Lương,
huyện Văn Bàn, tỉnh Lào Cai” để làm báo cáo kiến tập của
mình. Để làm rõ hơn những mặt làm được, chưa làm được tại
UBND xã Minh Lương khi thực hiện NĐ 23/2015/NĐ-CP và từ

hoạt động thực tế tại xã Minh Lương, bản thân tôi có thể rút ra
bài học kinh nghiệm và có những kiến nghị, giải pháp khắc
Trang 3


phục, đặc biệt là trong điều kiện đẩy mạnh cải cách hành chính,
cải cách tư pháp và hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước ta
hiện nay.

Trang 4


NỘI DUNG BÁO CÁO
Chương I. Tổng quan về quá trình kiến tập tại UBND
xã Minh Lương
1. Thời gian kiến tập
Thời gian: Từ ngày 17/6/2019 đến ngày 28/6/2019
2. Địa điểm kiến tập
Địa điểm: tại UBND xã Minh Lương, huyện Văn Bàn, tỉnh
Lào Cai
3. Khái quát về UBND xã Minh Lương, huyện Văn
Bàn, tỉnh Lào Cai
3.1. Vị trí, chức năng
Xã Minh Lương, một xã vùng cao của huyện Văn Bàn - tỉnh
Lào Cai, cách trung tâm huyện Văn Bàn 30 km dọc theo đường
Quốc lộ 279 về phía Tây dãy Hoàng Liên Sơn. Phía đông giáp với
xã Thẳm Dương, xã Dần Thàng Huyện Văn Bàn. Phía Bắc và Tây
Bắc giáp với xã Nậm Xé huyện Văn Bàn, phía nam giáp với xã
Nậm Xây huyện Văn Bàn với tổng diện tích đất tự nhiên là
3.509.14 ha, xã có 11 thôn với 1072 hộ và 5206 khẩu, là một

trong những địa bàn phức tạp về an ninh trật tự, như: ma túy,
cờ bạc, và các tệ nạn xã hội khác. Có 04 dân tộc cùng sinh sống
đó là: dân tộc Tày, dân tộc Kinh, dân tộc Dao, dân tộc Thái.
UBND xã do HĐND xã bầu ra, là cơ quan chấp hành của
HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm trước Nhân dân địa phương, HĐND xã và cơ quan hành
chính nhà nước cấp trên.

3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
UBND xã tổ chức và chỉ đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật
và các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết
của HĐND cùng cấp. UBND xã phối hợp với Thường trực HĐND
cùng cấp chuẩn bị nội dung các kỳ họp HĐND.
- Trong lĩnh vực kinh tế: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh
tế - xã hội hàng năm; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên
địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương; Huy động sự
đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các công
trình kết cấu hạ tầng của xã,…
- Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ
lợi và tiểu thủ công nghiệp: Tổ chức và hướng dẫn việc thực
Trang 5


hiện các chương trình, kế hoạch, đề án; hướng dẫn nông dân
chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản xuất;
Thực hiện tu bổ, bảo vệ và phát triển rừng; phòng, chống và
khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt,…
- Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải: Tổ chức thực
hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã; Quản lý
việc xây dựng, tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi

vi phạm đường giao thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác
ở địa phương,…
- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá - thể thao: Tổ
chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp
mẫu giáo, trường mầm non, trường tiểu học, trường trung học
cơ sở trên địa bàn; tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ
sở, dân số, kế hoạch hoá gia đình; Xây dựng phong trào và tổ
chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; thực hiện chính
sách, chế độ đối với những người và gia đình có công Cách
mạng theo quy định của pháp luật,...
- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội
và thi hành pháp luật ở địa phương: Thực hiện công tác nghĩa
vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; Thực hiện các biện
pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; thực hiện biện
pháp phòng ngừa đấu tranh chống tội phạm và các tệ nạn xã
hội khác ở địa phương, thực hiện tốt công tác đăng ký quản lý
cư trú theo Luật cư trú.
- Trong việc thi hành pháp luật: Uỷ ban nhân dân xã tổ chức
tuyên truyền, giáo dục pháp luật, giải quyết các vi phạm pháp
luật; Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị
của công dân theo thẩm quyền; Tổ chức thực hiện thi hành án
theo quy định của pháp luật,…
3.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND xã Minh Lương
Tổ chức nhân sự xã gồm:
+ Cấp lãnh đạo:
1 Chủ tịch UBND xã: Ông Hứa Văn Minh
1
Phó Chủ tịch UBND xã: Ông Chu Văn Thưởng
+ Cơ quan giúp việc cho UBND xã (Công chức xã):
Văn phòng HĐND và UBND, Tư pháp, Địa chính, Văn hóa, Tài

chính - Kế toán, Công an xã, Ban chỉ huy quân sự.
4. Nhật ký kiến tập
Thời gian
Công việc
17/6/2019
- Làm quen với công việc, cán bộ, nhân viên
Trang 6


18/6/201919/6/2019
20/6/201921/6/2019
24/6/2019

25/6/2019

26/6/2019
27/6/201928/6/2019

văn phòng
- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của UBND xã
- Nghiên cứu chủ đề viết báo cáo
- Thực hành soạn thảo văn bản hành chính
thông thường
- Lập dàn ý cho báo cáo kiến tập
- Tiếp tục học hỏi những công việc mà người
hướng dẫn giao,in ấn, photo tài liệu
- Nghiên cứu tài liệu phục vụ cho viết báo
cáo
- Tiếp tục nghiên cứu tài liệu phục vụ cho

báo cáo
- Quan sát, ghi chép lại quá trình làm việc
trong văn phòng
- Tổng hợp các tài liệu giúp UBND xã
- Bắt đầu tiến hành làm báo cáo
- Tiếp tục hoàn thành bài báo cáo
- Hoàn thành bản nhận xét, đánh giá của nơi
tiến hành kiến tập.

Chương II. Hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân
dân xã Minh Lương
1. Khái quát chung về chứng thực, hoạt động chứng
thực của UBND xã
1.1. Khái niệm chứng thực
Trong Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng
thực. Đây là văn bản đầu tiên đưa ra khái niệm “chứng thực” là
gì: Chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác
nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân
trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của
họ theo quy định của Nghị định này” [10, Điều 2]
Hiện nay, hoạt động chứng thực được điều chỉnh bởi Nghị
định số 23/2015/NĐ-CP khái niệm chứng thực được giải thích
bằng những từ ngữ dưới đây:
- Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản
lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc
có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc
- Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản
chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Trang 7


- Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong
giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm
quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian,
địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự,
ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia
hợp đồng, giao dịch.
Có thể thấy rằng những khái niệm chứng thực gắn liền với
những thay đổi của xã hội nước ta, ở các giai đoạn khác nhau
thì khái niệm về chứng thực ngày càng được quy định rõ ràng,
cụ thể. Tuy nhiên khái niệm chứng thực mới chỉ gắn với một việc
cụ thể nào đó. Từ những khái niệm nêu trên có thể đưa ra một
khái niệm chung nhất, bao quát đúng bản chất của hoạt động
chứng thực như sau: “Chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền theo quy định của pháp luật chứng thực xác
nhận tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản được
chứng thực so với bản chính và sổ gốc; xác nhận tính chính xác,
tính có thực chữ ký của cá nhân; xác nhận tính chính xác, có
thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch, năng
lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ
của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch”.
“Chứng thực của UBND là hoạt động mang tính hành chính
nhà nước do UBND xã thực hiện việc cấp bản sao từ sổ gốc;
chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ
quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; chứng
thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản (trừ việc chứng thực chữ ký

là người dịch) là chữ ký của người yêu cầu chứng thực; xác
nhận thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực
hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của
các bên tham gia hợp đồng, giao dịch là có thật tại thời điểm
giao kết”.
1.2. Đặc điểm của hoạt động chứng thực UBND xã
Chứng thực của UBND xã là hoạt động chứng thực được
thực hiện bởi UBND cấp xã – cơ quan hành chính tại địa phương
theo thẩm quyền được pháp luật quy định. Do đó, chứng thực
của UBND xã mang đầy đủ đặc điểm của hoạt động chứng thực
nói chung, đó là:
- Hoạt động chứng thực của UBND xã mang tính chất hành
chính. Theo đó, UBND xã khi thực hiện chứng thực phải tuân thủ
Trang 8


đầy đủ các quy định của pháp luật về trình tự, thủ tục, thẩm
quyền như luật định.
- Hoạt động chứng thực của UBND xã là hoạt động xác
nhận giá trị pháp lý của văn bản được chứng thực.
Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản
chính trong các giao dịch;
Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng
thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các
giao dịch;
Chữ ký được chứng thực theo quy định của pháp luật có
giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là
căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của
giấy tờ, văn bản;
Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của

pháp luật có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm
các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự,
ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia
hợp đồng, giao dịch.
1.3. Giá trị pháp lý của văn bản chứng thực
Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản
chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định
khác.
Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại
Nghị định có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối
chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật
có quy định khác.
Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định số
23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao
từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký
có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký
đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung
của giấy tờ, văn bản.
Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của
Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa
điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi
dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên
tham gia hợp đồng, giao dịch.
1.4. Thẩm quyền chứng thực
Thẩm quyền của UBND cấp xã trong lĩnh vực chứng thực
được quy định trong nhiều văn bản pháp luật khác nhau như: Bộ
luật dân sự, Luật đất đai…, nhưng chủ yếu được quy định tại
Trang 9

Nghị Định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp
bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực
chữ ký.
Theo quy định tại khoản 2 điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐCP thì UBND cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực
sau:
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do
cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc
chứng thực chữ ký người dịch;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là
động sản;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện
các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất
đai;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định
của Luật Nhà ở;
- Chứng thực di chúc;
- Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản
khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định ở trên.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện ký chứng thực
và đóng dấu của UBND cấp xã.
Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền chứng thực, trừ trường hợp chứng thực di chúc,
chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký mà người
yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được,
đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do
chính đáng khác.
Khi thực hiện chứng thực phải ghi rõ địa điểm chứng thực;
trường hợp chứng thực ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian (giờ,

phút) chứng thực.
Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải bố trí người
tiếp nhận yêu cầu chứng thực các ngày làm việc trong tuần;
phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời
gian giải quyết và lệ phí, chi phí chứng thực tại trụ sở của cơ
quan, tổ chức.
1.5. Thủ tục chứng thực
Thủ tục chứng thực của UBND xã được thực hiện theo cơ
chế “một cửa”. Quy chế “một cửa” được thực hiện theo Quyết
định số 09/2015/QĐTTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Thủ
Trang 10


tướng Chính phủ về ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một
cửa, cơ chế một cửa lên thông tại cơ quan hành chính nhà nước
ở địa phương.
Hoạt động chứng thực ở cấp xã được thực hiện theo cơ chế
một cửa có vai trò rất quan trọng. Bởi vì, theo cơ chế một cửa
UBND cấp xã thực hiện giải quyết yêu cầu chứng thực của cá
nhân, tổ chức từ hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ,
giải quyết và trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là Bộ
phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã. Theo đó, Bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả là đầu mối tập trung hướng dẫn thủ tục
hành chính, tiếp 16 nhận hồ sơ của các nhân, tổ chức để
chuyển đến các công chức chuyên môn hoặc cấp có thẩm
quyền giải quyết và nhận, Theo cơ chế một cửa, việc giải quyết
chứng thực tại UBND xã được thực hiện dựa trên nguyên tắc:
+ Thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật;
+ Công khai, đầy đủ, kịp thời các thủ tục hành chính;
+ Bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện

cho cá nhân, tổ chức; việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ thực hiện
không quá một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ tại cơ
quan chuyên môn;
+ Bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan hành
chính nhà nước trong công việc giải quyết công việc của cá
nhân, tổ chức;
+ Việc thu phí, lệ phí của cá nhân, tổ chức được thực hiện
theo đúng quy định của pháp luật.
Trình tự giải quyết chứng thực của UBND xã theo cơ chế một
cửa gồm 4 bước:
- Bước 1. Tiếp nhận trả kết quả cho cá nhân, tổ chức.
và thẩm định hồ sơ: Công chức phụ trách tiếp nhận yêu cầu
chứng thực của công dân kiểm tra hồ sơ đối chiếu với quy định
về chủng loại, tính pháp lý của hồ sơ, giấy tờ, vào sổ và ghi
chép tiếp nhận và hẹn trả kết quả với công dân.
- Bước 2. Chuyển hồ sơ: Công chức phụ trách tiếp nhận hồ
sơ chuyển hồ sơ cho công chức Tư pháp thực hiện chứng thực.
- Bước 3. Trình duyệt: Công chức Tư pháp trình Chủ tịch/ Phó
Chủ tịch xã phụ trách duyệt, ký và đóng dấu.
-Bước 4. Trả hồ sơ: Công chức Tư pháp chuyển hồ sơ đã
chứng thực cho công chức phụ trách bộ phận một cửa tiến hành
vào sổ, thu phí, lệ phí và trả kết quả cho công dân.
Quy trình giải quyết chứng thực theo cơ chế một cửa được
mô hình hóa qua sơ đồ sau:
Trang 11


Chủ
Cá
tịch tổ

nhân,
hoặc
chức
Phócầu
yêu
Chủ
chứng
tịch
thực

Công
chức
chuyên
môn

Theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thử tục chứng thực được
thực hiện cụ thể như sau:
a. Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc
1. Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình bản
chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân
hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm
tra.
Trong trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là
người được quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 16 của Nghị
định này thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với
người được cấp bản chính.
2. Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho
người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung
đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc
hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp

bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn
bản cho người yêu cầu.
3. Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi yêu
cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực
giấy tờ quy định tại Khoản 1 Điều này, 01 (một) phong bì dán
tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp
Cán bộ
bản sao.
tiếp
4. Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện theo quy
nhận tại
định tại Điều 7 của Nghị định này. Trong trường hợp yêu cầu cấp
bộ phận
bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực
tiếp
hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo
nhận và
dấu bưu điện đến.
trả kết
b. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
1. Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy
tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần
chứng thực.
Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc
Trang 12


chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định
của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường

hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà
Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.
2. Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản
chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực
hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có
phương tiện để chụp.
3. Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối
chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính,
bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy
định tại Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì thực hiện
chứng thực như sau:
a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo
mẫu quy định;
b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện
chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào
trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng
dấu giáp lai.
Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản
hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ,
văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
c. Chứng thực chữ ký
1. Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình
các giấy tờ sau đây:
a) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân
dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
b) Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
2. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng
thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều này,
tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn,

nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng
thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị
định này thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và
thực hiện chứng thực như sau:
a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện
chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Trang 13


Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời
chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở
lên thì phải đóng dấu giáp lai.
3. Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận
và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công
chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người
yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều
này thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần
chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
4. Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều
này cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:
a) Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ,
văn bản;
b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
c) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập
theo quy định của pháp luật;
d) Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy
quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên
được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở

hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
2. Thực trạng hoạt động chứng thực của UBND xã
Minh Lương , huyện Văn Bàn, tỉnh Lào Cai
2.1. Về hoạt động chứng thực tại xã
Cán bộ phụ trách công tác chứng thực của xã luôn có thái
độ mềm mỏng, phong cách làm việc lịch sự, tận tụy. Thực hiện
tốt quy chế văn hóa công sở của xã Minh Lương huyện Văn Bàn.
Chấp hành tốt nhiệm vụ được phân công và hoàn thành tốt với
hiệu quả cao nhất, khi có vấn đề gì thắc mắc, chưa rõ, khó khăn
thì thường xuyên trao đổi thẳng thắng với lãnh đạo để có hướng
giải quyết. Luôn có thái độ hòa nhã khi trao đổi công việc với
đồng nghiệp trên tinh thần hợp tác, hỗ trợ nhau, có sự phối hợp
nhịp nhàng, tạo điều kiện cho đồng nghiệp thực hiện hoặc hoàn
thành nhiệm vụ tốt nhất. Luôn có thái độ hòa nhã, lịch sự, tôn
trọng đối với các tổ chức, cá nhân đến liên hệ công tác. Biết
lắng nghe và hướng dẫn tận tình, không cửa quyền hách dịch
với mọi người.
Tuy nhiên, công dân đến chứng thực tại xã cũng có người
còn hạn chế về trình độ, am hiểu pháp luật hoặc ỷ lại về việc
quen biết cán bộ Ủy ban nên nhiều lúc có thái độ không mang
tính hợp tác, bỏ qua quy trình chứng thực như không xuất trình
chứng minh nhân dân khi yêu cầu chứng thực xác nhận chữ ký
Trang 14


-

mặc dù đã được cán bộ phụ trách chứng thực hướng dẫn, gây
khó khăn cho việc chứng thực. Khi đó, lãnh đạo xã (người trực
ký) sẽ trực tiếp giải thích, hướng dẫn để người dân thực hiện

theo đúng trình tự quy trình chứng thực.
2.2. Một số kết quả đạt được trong hoạt động chứng
thực tại UBND xã Minh Lương
Trong những năm qua trên địa bàn xã công tác chứng thực
đã được Thường trực Đảng ủy, HĐND quan tâm chỉ đạo Ủy ban
nhân dân xã đã tổ chức tuyên truyền, hướng dẫn các văn bản
quy phạm pháp luật của Nhà nước. Công tác tuyên truyền, phổ
biến pháp luật về chứng thực được triển khai sâu rộng tới mọi
tầng lớp nhân dân với nhiều hình thức phong phú như tuyên
truyền trên qua loa phát thanh để nhân dân hiểu và nắm được,
nghiên cứu tại tủ sách pháp luật của xã, tuyên truyền thông qua
các buổi họp dân… Ngoài ra, tại bộ phận “một cửa” đã thực
hiện tốt việc niêm yết công khai trình tự thủ tục về chứng thực,
mức thu lệ phí chứng thực tạo điều kiện để nhân dân tìm hiểu
khi đến thực hiện yêu cầu chứng thực.
a. Về hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính
Tại Ủy ban nhân dân xã Minh Lương huyện Văn Bàn, việc
chứng thực theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã đi vào nề nếp,
việc tiếp nhận và trả kết quả tại bộ phận “một cửa” 100% số hồ
sơ chứng thực tiếp nhận đều được xử lý và trả kết quả ngay
trong ngày. Những trường hợp không đủ điều kiện chứng thực
thì hướng dẫn công dân hoàn tất các thủ tục và giải thích đầy
đủ, đúng quy định pháp luật về chứng thực.
Quy trình hoạt động chứng thực sao y từ bản chính (thời hạn
giải quyết trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều).
+ Tiếp nhận hồ sơ: Đây là bước đầu tiên trong quá trình
hoạt động Công chứng - chứng thực, các hồ sơ được tiếp nhận
bao gồm các loại văn bằng, chứng chỉ bằng tiếng Việt, hộ khẩu,
chứng minh nhân dân và các loại giấy tờ khác theo quy định
của pháp luật.

+ Kiểm tra hồ sơ: Đây là công việc rất quan trọng trong cả
quy trình hoạt động chứng thực. Do đó, việc thực hiện kiểm tra
hồ sơ được giao cho người có trình độ chuyên môn cao và có
nhiều kinh nghiệm, việc kiểm tra hồ sơ phải được thực hiện kỹ
lưỡng.
+ Đóng mộc sao y chứng thực bản sao: mộc sao y chứng
thực đã được quy định theo mẫu, bao gồm phần xác định bản
Trang 15


sao đúng với bản chính, ngày, tháng, năm đóng dấu, số thứ tự
…Việc đóng mộc phải được thực hiện rõ ràng, sạch đẹp.
+ Trình ký: Sau khi đóng mộc sao y bản chính thì cán bộ
thực hiện chứng thực có nhiệm vụ đem hồ sơ đi trình ký. Người
có thẩm quyền ký sao y chứng thực là Chủ tịch và Phó chủ tịch.
+ Đóng dấu: Sau khi thực hiện đầy đủ các bước trên thì sẽ
tiến hành đóng dấu của Ủy ban nhân dân. Từ đây hồ sơ chứng
thực đã có hiệu lực pháp luật.
+ Vào sổ chứng thực: Việc vào sổ phải thực hiện đầy đủ, rõ
ràng và theo đúng quy định. Sổ chứng thực được lưu giữ cẩn
thận, ngăn nắp, bảo đảm cho việc tra cứu sau này.
+ Thu lệ phí: Thông qua việc ra biên lai và thu tiền, việc
thu lệ phí được thực hiện chính xác, rõ ràng theo đúng quy định
(2.000đ/trang, từ trang thứ ba trở lên thì mỗi trang thu 1.000đ,
tối đa không quá 100.000/bản). Người nộp hồ sơ nhận biên lai
và đóng tiền.
+ Trả hồ sơ và lưu trữ hồ sơ: Công việc cuối cùng là trả hồ
sơ cho người yêu cầu sao y và chứng thực. Việc trả hồ sơ được
thực hiện theo đúng thứ tự. Cơ quan chứng thực giữ lại một bản
để lưu trữ.

Bảng 2.1. Thống kê kết quả các việc chứng thực bản sao
từ bản chính của UBND xã Minh Lương huyện Văn Bàn năm
2016 trở lại đây
Chứng thực
Tổng lệ phí thu
Năm
bản sao từ bản
được
chính
10.104.000đ
2016
3368
13.446.000đ
2017
4482

-

14.460.000đ
2018
4820
2019
4.056.000đ
(Tính đến
1352
6/2019)
(Theo bảng số liệu chứng thực các năm của UBND xã Minh
Lương huyện Văn Bàn)
b. Về hoạt động chứng thực chữ ký và các hợp đồng, giao
dịch

Quy trình chứng thực xác nhận chữ ký (thời hạn giải quyết trong
ngày).
+ Tiếp nhận hồ sơ: Cán bộ chuyên trách nhận hồ sơ của
người đến chứng thực theo thứ tự.
Trang 16


+Thẩm tra hồ sơ: Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ chuyên
trách sẽ tiến hành thẩm tra hồ sơ bao gồm bản chính chứng
minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác theo quy
định của pháp luật và giấy tờ, văn bản mà người có thẩm quyền
sẽ ký vào đó.
+ Trình ký: Sau khi hồ sơ đã được tiếp nhận, đủ điều kiện
thì cán bộ thực hiện chứng thực có nhiệm vụ chuyển hồ sơ trình
ký. Người có thẩm quyền ký là Chủ tịch và Phó chủ tịch.
+ Đóng dấu: Sau thực hiện đầy đủ các bước trên thì sẽ tiến
hành đóng dấu của Ủy ban nhân dân. Từ đây hồ sơ chứng thực
đã có hiệu lực pháp luật.
+ Vào sổ chứng thực: Cán bộ chuyên trách sẽ tiến hành
vào sổ chứng thực chữ ký, người yêu cầu chứng thực chữ ký trên
văn bản bằng tiếng Việt phải có mặt tại trụ sở Ủy ban nhân dân
xã để ký vào sổ chứng thực.
+ Thu lệ phí: Sau khi hồ sơ đã hoàn tất, cán bộ chuyên
trách tiến hành thu lệ phí 10.000đ/trường hợp.
+ Trả kết quả và lưu trữ hồ sơ: Công việc cuối cùng là trả
hồ sơ cho người yêu cầu chứng thực chữ ký.
Bảng 2.2. Thống kê kết quả việc chứng thực chữ ký của
UBND xã Minh Lương huyện Văn Bàn năm 2016 trở lại đây
Tổng lệ phí thu
Chứng thực

Năm
được
chữ ký
2016
2017

21

210.000đ

36

360.000đ

290.000đ
2018
29
2019
110.000đ
(Tính đến
11
6/2019)
(Theo bảng số liệu chứng thực chữ ký các năm của UBND
xã Minh Lương huyện Văn Bàn)
Bảng 2.3. Thống kê kết quả việc chứng thực hợp đồng, giao
dịch theo NĐ75/2000/ NĐ-CP và NĐ 79/2007/NĐ-CP
Chứng thực
Tổng lệ phí thu
Năm
hợp đồng, giao

được
dịch
2016
0
2017

0
Trang 17


-

2018
0
2019
(Tính đến
0
6/2019)
(Theo bảng số liệu chứng thực hợp đồng các năm của
UBND xã Minh Lương huyện Văn Bàn)
c. Về hoạt động chứng thực di chúc
Quy trình chứng thực di chúc
Thời hạn giải quyết: trong ngày nhận hồ sơ; nếu thời điểm
nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực sau 15 giờ thì việc chứng thực
hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp có
tình tiết phức tạp thì không quá ba ngày làm việc kể từ ngày
nhận đủ hồ sơ hợp lệ:
+ Tiếp nhận hồ sơ: Cán bộ tư pháp nhận hồ sơ của người
yêu cầu chứng thực di chúc.
+ Thẩm tra hồ sơ: Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ tư pháp

sẽ tiến hành thẩm tra hồ sơ bao gồm phiếu yêu cầu chứng thực,
dự thảo di chúc (nếu có), bản sao chứng minh nhân dân hoặc
giấy tờ tùy thân khác theo quy định của pháp luật và giấy tờ, sổ
hộ khẩu gia đình, giấy khám sức khỏe/khám tâm thần, bản sao
giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao
các giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà
pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng,
giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân, tài sản chung, riêng
của người lập di chúc, các giấy tờ liên quan khác theo quy định
của pháp luật (nếu có).
+ Trình ký: Sau khi hồ sơ đã được tiếp nhận đầy đủ thì cán
bộ tư pháp có nhiệm vụ đem hồ sơ đi trình ký. Người có thẩm
quyền ký là Chủ tịch và Phó chủ tịch.
+ Đóng dấu: Sau khi thực hiện đầy đủ các bước trên thì sẽ
tiến hành đóng dấu của Ủy ban nhân dân. Từ đây hồ sơ chứng
thực đã có hiệu lực pháp luật.
+ Vào sổ chứng thực: Cán bộ chuyên trách đã tiến hành
vào sổ chứng thực di chúc, người yêu cầu chứng thực di chúc
phải có mặt tại trụ sở Ủy ban nhân dân phường để ký vào sổ
chứng thực.
|+ Thu lệ phí: Sau khi hồ sơ đã hoàn tất, cán bộ chuyên
trách tiến hành thu lệ phí 40.000đ/trường hợp.
+ Trả kết quả và lưu trữ hồ sơ: Công việc cuối cùng là trả
hồ sơ cho người yêu cầu chứng thực di chúc.
d. Về công tác sao lưu hồ sơ
Trang 18


Việc lưu trữ hồ sơ chứng thực của Ủy ban nhân xã Minh
Lương huyện Văn Bàn cơ bản được thực hiện đúng với quy định.

Nhìn chung công tác lưu trữ hồ sơ từng bước đi vào nề nếp, có
sổ lưu chứng thực, qua từng năm cán bộ phụ trách chứng thực
có tổng hợp, kết sổ và thực hiện quy trình bảo quản hồ sơ lưu
theo quy định của pháp luật lưu trữ hiện hành. Hàng năm, Ủy
ban nhân dân xã đều được Ủy ban nhân dân huyện đánh giá
cao về việc chấp hành tốt công tác lưu trữ hồ sơ tại xã.
2.3. Một vấn đề số tồn tại trong hoạt động chứng
thực tại Ủy ban nhân dân xã Minh Lương, huyện Văn Bàn.
Những năm qua công tác tư pháp nói chung, trong đó công
tác chứng thực thuộc thẩm quyền cấp xã với số lượng vụ việc
phải thực hiện hàng năm nhiều, gặp nhiều khó khăn, có việc rất
phức tạp, nhưng nhìn chung xã có nhiều cố gắng đáp ứng yêu
cầu nhiệm vụ chứng thực của tổ chức và công dân, công tác
chứng thực đã góp phần phục vụ nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội ở địa phương.
Hoạt động chứng thực ở nước ta nói chung cũng như hoạt
động chứng thực trên địa bàn xã Minh lương huyện Văn Bàn nói
riêng trong những năm qua tuy có hệ thống tổ chức được quản
lý chặt chẽ, đảm bảo được các yêu cầu về tiêu chuẩn, trình độ
chuyên môn của cán bộ Tư pháp, đáp ứng tốt nhu cầu chứng
thực của người dân… song bên cạnh đó, trong công tác chứng
thực trên địa bàn xã vẫn còn tồn tại một số vấn đề sau:
Hiện nay đội ngũ cán bộ tư pháp xã Minh Lương huyện Văn
Bàn còn thiếu còn thiếu kinh nghiệm, giải quyết công việc đôi
khi chưa được khéo léo, mềm mỏng, đôi khi không nhận biết
được các giấy tờ văn bản cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo,
một số nội dung trong văn bản hợp lệ, thể thức văn bản, có một
số văn bản chưa đúng với nội dung yêu cầu.
Cơ sở vật chất trang thiết bị còn thiếu đã được trang bị
nhưng chưa đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc, hiện tại tư
pháp làm việc trong phòng chật hẹp, bàn ghế để phục vụ cho

công dân đến liên hệ làm việc, ngồi chờ kết quả không đảm bảo
đáp ứng yêu cầu.
Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công việc lưu trữ
chưa đảm bảo khoa học, tốn kếm nhiều thời gian và công sức,
cần phải nghiên cứu và thực hiện bằng phương pháp khoa học
hơn.
Một số hợp đồng hồ sơ lưu còn thiếu những giấy tờ quan
trọng như: Bản sao Sổ hộ khẩu với trường hợp nhận chuyển đổi
quyền sử dụng đất nông nghiệp hoặc nhận chuyển nhượng,
Trang 19


-

nhận tặng cho quyền sử dụng đất ở; đơn xin tách thửa, hợp
thửa trong trường hợp thực hiện quyền của người sử dụng đất
đối với một phần thửa đất; bản sao Giấy chứng tử của người để
lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản
và người được hưởng di sản thừa kế, nếu là người được hưởng di
sản theo pháp luật; bản sao Di chúc, Giấy chứng tử của người
để lại di sản, nếu là người được hưởng di sản theo di chúc mà
trong di chúc đó không xác định rõ phần di sản được hưởng của
từng người…. Từ thực tế kiểm tra cho thấy có thể do áp lực từ
công việc hoặc trình độ chuyên môn của công chức tham mưu
và những lý do khác, nên nhiều hợp đồng chứng thực của Tư
pháp xã Minh Lương huyện Văn Bàn chưa đảm bảo sự an toàn
về mặt pháp lý.
Cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác chứng thực
còn hạn chế. Cụ thể UBND xã chưa bố trí được tủ đựng hồ sơ lưu
các bản sao chứng thực từ bản chính; Máy móc phục vụ cho

hoạt động chuyên môn của cán bộ Tư pháp còn thiếu, tham
mưu giúp UBND xã còn nhiều mặt hạn chế, khiếm khuyết.
Bên cạnh đó, việc chứng thực ngày một càng tăng, do số lượng
văn bản chứng thực nhiều cũng phần nào ảnh hưởng đến tâm
sinh lý của cán bộ phụ trách chứng thực, đôi lúc còn có thái độ
gay gắt với người đến yêu cầu chứng thực khi giải thích quy
trình chứng thực mà người dân chưa hiểu.
Chương III. Kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao chất
lượng hoạt động chứng thực tại UBND xã Minh Lương
1. Hoàn thiện các văn bản pháp luật
Để nâng cao hiệu quả công tác chứng thực, Nhà nước cần
có chủ trương chính sách để ban hành các văn bản cho phù hợp
với thực tế, chặt chẽ, rõ ràng, thuận tiện, hạn chế những kẽ hở,
Pháp luật cần phải có những quy định, hướng dẫn rõ ràng và cụ
thể hơn về lĩnh vực chứng thực trong các văn bản quy phạm
pháp luật để những người làm công tác chứng thực hiểu đúng,
áp dụng đúng pháp luật vào việc chứng thực.
Một số quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch tại
Nghị định số 75/2000/NĐ-CP đã không còn phù hợp. Vì vậy, việc
sớm xây dựng và ban hành Luật Chứng thực để tạo cơ sở pháp
lý thống nhất, đồng bộ cho hoạt động chứng thực là hết sức cần
thiết. Việc hoàn thiện quy định pháp luật về chứng thực và pháp
luật có liên quan sẽ giúp hoạt động chứng thực hợp đồng, giao
dịch đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của cơ quan, tổ chức,
cá nhân. Gần đây, Nghị định 23/2015 ra đời đã góp phần đáng
Trang 20


kể trong việc giải quyết những vướng mắc, tồn tại trong công
tác chứng thực hiện hành.

2. Nâng cao công tác chỉ đạo, kiểm tra của chính
quyền
Để làm tốt công tác chứng thực, Đảng ủy, chính quyền xã
phải rà soát biên chế và tuyển chọn cán bộ, công chức có năng
lực thực sự làm công tác Tư pháp, để tham mưu cho UBND xã
Minh Lương huyện Văn Bàn và các mặt thủ tục hành chính, giải
quyết kịp thời, đúng quy định các nhu cầu về chứng thực của
nhân dân; Hạn chế tối đa việc thay đổi cán bộ Tư pháp - Hộ tịch
xã, trường hợp do yêu cầu cấp thiết của công việc, phải điều
động, thay đổi cán bộ, công chức phải có phương án bố trí ngay
cán bộ có đủ tiêu chuẩn theo quy định để thay thế.
Chỉ đạo cán bộ tư pháp - hộ tịch làm tốt nhiệm vụ được
giao, Ủy ban nhân dân xã niêm yết công khai trình tự, thủ tục
chứng thực cấp bản sao và các quy định về mức thu lệ phí trong
hoạt động chứng thực. Bảo đảm thường xuyên có người trực
tiếp nhận, giải quyết kịp thời, đúng quy định các yêu cầu về
chứng thực của tổ chức và công dân; đăng ký tập huấn, bồi
dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức Tư pháp.
Thường xuyên hướng dẫn, kiểm tra công tác chứng thực
thuộc quyền quản lý của mình để phát hiện, uốn nắn kịp thời
những sai sót trong quá trình thực hiện việc chứng thực.
Tăng cường công tác kiểm tra, kịp thời phát hiện và xử lý
nghiêm túc những trường hợp vi phạm thuộc thẩm quyền hoặc
kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý kịp thời, nghiêm minh
những trường hợp vi phạm.
Chỉ đạo thực hiện tốt công tác chứng thực trên địa bàn, triệt
để tuân thủ quy định của pháp luật về thẩm quyền, hồ sơ, trình
tự, thủ tục, thời hạn, lệ phí chứng thực theo quy định.
3. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc
Cần có cơ chế điều chỉnh trang bị cơ sở vật chất cho các xã

để khắc phục những khó khăn thiếu thốn; về đội ngũ cán bộ,
công chức làm công tác Tư pháp - hộ tịch đối với xã Minh Lương
số lượng công việc nhiều, dân số đông, xã Minh Lương huyện
Văn Bàn có 11 thôn = 1072 hộ, cần phải đầu tư trang thiết bị
để phục vụ cho công tác tư pháp được tốt hơn. Đối với những
nơi cán bộ chưa đạt chuẩn về trình độ cần có kế hoạch đưa đi
đào tạo hoặc thay thế cán bộ; ngoài ra có thể thực hiện việc
luân chuyển cán bộ làm công tác Tư pháp - hộ tịch giữa các xã
đây là biện pháp cần thiết, nhằm hạn chế tình trạng gây khó
khăn để nhũng nhiễu khi thực thi công vụ. Các quy định pháp
Trang 21


luật chưa rõ ràng dẫn đến hiểu thế nào cũng được cần phải có
sự hướng dẫn kịp thời của cơ quan chức năng. Xây dựng tu bổ
lại cơ sở vật chất, nhanh chóng hoàn thiện trụ sở của một số
UBND cấp xã để phục vụ tốt hơn cho hoạt động chứng thực, đặc
biệt là công tác lưu trữ hồ sơ chứng thực. Trang bị thêm một số
thiết bị cho các Ủy ban xã như: bàn ghế, tủ lưu trữ hồ sơ, máy
photocopy để người dân tiến hành photo bản sao cần chứng
thực tại xã, không làm mất thời gian đi lại của người dân
4. Thực hiện tốt công tác tuyên truyền
Công tác phổ biến, tuyên truyền pháp luật về chứng thực,
trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong việc thực hiện quy
định về chứng thực cũng phải được tăng cường để có hướng dẫn
đầy đủ, phù hợp về mức, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng
các loại phí, lệ phí chứng thực. Đẩy mạnh việc tuyên truyền,
phổ biến giáo dục pháp luật về chứng thực đến đông đảo tầng
lớp nhân dân với nhiều hình thức thiết thực như: Đoàn thanh
niên, Hội cựu chiến binh, Hội phụ nữ … Tiếp tục thực hiện niêm

yết công khai tại trụ sở Ủy ban nhân dân xã về các thủ tục, trình
tự về công chứng, chứng thực để nhân dân biết được, để tiện
theo dõi, giám sát việc thực hiện theo quy định.
UBND xã cần phối hợp chặt chẽ với các cấp, các ngành
trong việc nâng cao trình độ hiểu biết pháp luật nói chung, pháp
luật về hoạt động chứng thực nói riêng và làm tốt công tác
tuyên truyền, phổ biến pháp luật để chứng thực đạt được mục
đích, yêu cầu đã đề ra và thực sự đi vào nề nếp trong đời sống
xã hội.
Hiện nay, đa số người dân còn chưa phân biệt được 2 hoạt
động riêng biệt là “công chứng” và “chứng thực” vì thế cần thực
hiện công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản, quy định
pháp luật về công tác chứng thực tới người dân thông qua các
buổi tuyên truyền ở địa phương, trên các phương tiện thông tin
đại chúng, hệ thống truyền thanh công cộng, giúp người dân có
thể phân biệt được giữa 2 hoạt động riêng biệt là hoạt động
công chứng và hoạt động chứng thực.

Trang 22


KẾT LUẬN
Trong điều kiện chuyển sang nền kinh tế thị trường, định
hướng xã hội chủ nghĩa, công tác chứng thực ngày càng chứng
tỏ được vai trò quan trọng, góp phần ngày càng lớn trong việc
phục vụ quản lý Nhà nước có hiệu quả. Vì vậy để đáp ứng được
tốt hơn nhu cầu chứng thực ngày càng lớn của cá nhân, tổ chức,
góp phần xây dựng, phục vụ sự phát triển nền kinh tế - xã hội
của đất nước đồng thời tăng cường sự quản lý của Nhà nước đối
với hoạt động chứng thực thì Nhà nước ta đã và đang mở rộng

phạm vi, thẩm quyền chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
Qua nghiên cứu và tìm hiểu đề tài “Tìm hiểu hoạt động
chứng thực của Ủy ban nhân dân xã Minh Lương huyện
Văn Bàn, tỉnh Lào Cai” Em nhận thức được vai trò và tầm
quan trọng của công tác chứng thực đối với yêu cầu của người
dân và với công cuộc cải cách hành chính của Nhà nước. Thực
tế đã chứng minh công tác chứng thực từ khi triển khai thực
hiện theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã có sự phát
triển đáng kể, “đưa cơ quan thực hiện chứng thực xuống gần
người dân hơn” khi quy định nguyên tắc “chứng thực không phụ
thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu”, giúp giảm thiểu thời
gian đi lại và chờ đợi, đơn giản hóa đến mức tối thiểu việc xuất
trình các giấy tờ tùy thân của tổ chức, cá nhân khi có nhu cầu
chứng thực. Hoạt động chứng thực đã góp phần đáng kể vào đời
sống kinh tế - xã hội, thúc đẩy phát triển nền kinh tế thị trường
định hướng xã hội chủ nghĩa, góp phần tăng cường hiệu lực,
hiệu quả quản lý nhà nước đối với hoạt động chứng thực trên
địa bàn xã Minh Lương nói riêng và huyện Văn Bàn nói chung.
Để góp phần thúc đẩy việc thực hiện quyền, lợi ích của người
dân ngày càng tốt hơn.

Trang 23


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Báo cáo công tác Tư pháp năm 2016, 2017, 2018.
2. Báo cáo công tác Tư pháp 6 tháng đầu năm 2019.
3. Luật đất đai 2013.
4. Luật nhà ở 2005.
5. Luật dân sự 2005

6. Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính
phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,
chứng thực chữ ký.
7. Nghị Định 23/2015 ngày 16/2/2015 về cấp bản sao từ
sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và
chứng thực hợp đồng, giao dịch.
8. Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 20/12/2012 của Chính
phủ về việc sửa đổi, bổ sung Điều 5 của Nghị định 79/2007/NĐCP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về việc cấp bản sao từ sổ
gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.
9. Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 của Bộ tư
pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định
79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về việc cấp bản
sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ
ký.
10. Thông tư số 92/2008/TTLT-BTC-BTP của Bộ tài chính và
Bộ tư pháp hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và
sử dụng lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực.

Trang 24