Trình bày ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (enterprise resource planning – ERP) tại công ty cổ phần thế giới số trần anh bao 3

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
Khoa Quản Trị Kinh Doanh
----------

Bộ Môn: Thương Mại Điện Tử
Đề tài : “ Trình bày ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise
resource planning – ERP) tại công ty cổ phần thế giới số Trần Anh”

Sinh viên thực hiện:
Mã sinh viên:
Giảng viên hướng dẫn:
Lớp tín chỉ:

Ngô Thị Kim Anh
1412230009
Nguyễn Thị Hồng Vân
TMA306.3

Hà Nội, 21/03/2017


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU...............................................................................................................................................3
NỘI DUNG......................................................................................................................................................4
I.

Cơ sở lý luận..........................................................................................................................4

1.

Khái niệm ERP.....................................................................................................................4

2.

Vai trò của ERP.....................................................................................................................5

II.

Tổng quan về Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh..........................................................6

1.

Giới thiệu về Công ty.............................................................................................................6

2.

Tầm nhìn và sứ mệnh của Công ty Trần Anh.......................................................................7

3.

Giá trị cốt lõi của Công ty Trần Anh.....................................................................................8

4.

Triết lý kinh doanh của Công ty Trần Anh............................................................................8

5.

Thành tựu..............................................................................................................................8

III.

Thực tế áp dụng triển khai ERP tại Trần Anh...................................................................9

1.

Trước khi ứng dụng ERP.....................................................................................................9

2.

Thực trạng triển khai công nghệ.......................................................................................10

3.

Kết quả cả các ứng dụng.....................................................................................................11

IV.

Bài học kinh nghiệm............................................................................................................17

KẾT LUẬN........................................................................................................................................................19


LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại kinh tế mở của hiện nay, canh tranh giữa các doanh nghiệp ngày
càng trở lên gay gắt. Trong điều kiện phát triển kinh tế và hội nhập kinh tế toàn cầu, để
đảm bảo quá trình phát triển kinh doanh, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải hội nhập và ứng
dụng công nghệ mới trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Nếu doanh
nghiệp không chịu tìm tòi, ứng dụng công nghệ vào sản xuất kinh doanh thì không thể
tồn tại lâu dài trên thị trường được. Ngày nay việc ứng dụng công nghệ thông tin vào sản
xuất ngày càng trở nên phổ biến và là một yếu tố không thể thiếu bởi vì có công nghệ thì

mới tăng năng suất, giảm nhẹ khối lượng công việc tay chân, tiết kiệm thời gian và tăng
hiệu quả doanh nghiệp. Trong vài năm trở lại đây,cùng với sự phát triển của công nghệ
thông tin, ERP (Enterprise Resources Planning) đã nhanh chóng trở thành giải pháp được
nhiều công ty đầu tư thích đáng do những lợi ích to lớn mà nó mang lại.
ERP là viết tắt của từ Enterprise resource planning là hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp, một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào vào quản lý hoạt động kinh
doanh, thu thập dữ liệu, lưu trữ, phân tích diễn giải. Nói một cách đơn giản hơn ERP là
hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp. Trên thế giới, việc ứng dụng các giải pháp ERP
với nội dung chính là đưa ra giải pháp tổng thể cho tin học hóa tác nghiệp và quản trị
trong các tổ chức, doanh nghiệp đã được thực hiện từ lâu. Đây là một công cụ hiệu quả
giúp đỡ các nhà lãnh đạo trong việc quản lý các nguồn lực khác nhau (nhân lực - tài lực vật lực) và tác nghiệp, đồng thời giúp các tổ chức, doanh nghiệp hội nhập với một tiêu
chuẩn quản lý quốc tế.
Sớm nhận thấy được sự cần thiết và hữu dụng của việc ứng dụng mô hình hoạch định
ERP, Trần Anh đã có những thành công nhất định nhờ áp dụng ứng dung này. Đây là một
đề tài mới nhằm phân tích được ưu, nhược điểm, khó kahwn và thuận lợi khi áp dụng mô
hình này với doanh nghiệp bán lẻ ở Việt Nam hiện nay

3


NỘI DUNG
I.

Cơ sở lý luận

1. Khái niệm ERP
ERP là phần mềm máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh
nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của
doanh nghiệp. Nói cách khác, ERP là Phần Mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh
nghiệp. Đây chỉ là một cách nhìn “dễ hiểu” về khái niệm ERP. Trên thực tế, khái niệm

ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao
gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị...) và tài lực (tài chính). Khối lượng
công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn
trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống Phần Mềm rất lớn. Rất
nhiều các giải pháp ERP chỉ thực hiện các chức năng theo đúng phạm vi này. Tuy nhiên
trên thực tế, khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều trong nhiều giải pháp ERP ngoại
và nội. Ví dụ module CRM (quản lý mối quan hệ khách hàng) cũng được tích hợp trong
rất nhiều giải pháp ERP quốc tế mặc dù CRM là khái niệm khác so với ERP. Xét về các
quy trình hoạt động của doanh nghiệp thì CRM quản lý khâu đầu tiên trong quy trình
hoạt động sản xuất kinh doanh chính của doanh nghiệp. Đó là công việc xây dựng hệ
thống khách hàng để tạo ra kết quả - các hợp đồng bán hàng và đây là điểm xuất phát của
tất cả các hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp (mua hàng, sản xuất...) nên nếu module
này được tích hợp trong phạm vi hệ thống ERP thì cũng là điều dễ hiểu. Thực tế thì nhu
cầu quản lý của các doanh nghiệp “vô cùng phong phú” và không chỉ giới hạn trong
phạm vi hoạch định nguồn lực. Ví dụ: Các công ty cổ phần có nhu cầu rất lớn về module
Phần Mềm “Quản lý cổ phần và cổ đông” và module này có mối quan hệ chặt chẽ với
module kế toán nhưng không nằm trong khái niệm ERP. Nếu chúng ta hiểu ERP trên khía
cạnh Phần Mềm quản lý “tổng thể” doanh nghiệp thì module này cũng nên được tích hợp
vào thành phần của hệ thống ERP.
Tóm lại, bạn chỉ nên hiểu khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: ERP là Phần Mềm


quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản.
Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý, và
với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc module hay chức năng
của hệ thống ERP có thể rất khác nhau.
2. Vai trò của ERP
ERP là chữ viết tắt của từ Enterpise Resource Planning. Hệ thống ERP thật sự là một hệ
thống mang tính cách mạng cao. ERP có những chức năng cơ bản sau
 Kiểm soát thông tin khách hàng

Vì dữ liệu nằm chung ở một nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập.
Một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng và
xem thông tin khách hàng, không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Ngay
cả một ông CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền
 Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hoa, dịch vụ
ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình
sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào,
đóng gói và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty
có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết.
Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất,
không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số.
 Kiểm tra chất lượng qản lý dự án
ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm,
đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. ERP còn
có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán
họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công
đoạn này.
 Kiểm soát thông tin tài chính
Để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao, người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ
5


nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có
cái thì theo tiêu chuẩn khác. ERP thì tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một
nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá
sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp. ERP cũng có thể giúp tạo ra
các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo
tiêu Kế toán Việt Nam (công ty TRG International ở Việt Nam cũng đang chỉnh sửa bộ
phần mềm Infor ERP LN theo chuẩn Việt Nam).
 Kiểm soát lượng tồn kho

ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu
còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi
nào cần thiết thì mới nhập. Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng
nhanh tốc độ làm việc.
 Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự
nhờ ERP mà nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc
từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính
lương bổng và các phúc lợi), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều
bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên sẽ hài long hơn vì với
ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn
 Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty:
ERP có một nền tảng tên là Ming.le cho phép mọi người trong một hệ thống ERP chat với
nhau thời gian thực để truy vấn thông tin. ERP còn sở hữu khả năng hiển thị những tác vụ
mà một người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ những người cùng phòng,…Niêm yết
trên thị trường chứng khoán trong thời gian sắp tới.

II.

Tổng quan về Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh
1. Giới thiệu về Công ty

Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Trần Anh được thành lập theo Quyết định số
0102004703 ngày 11/3/2002 của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội. Công ty đã
chính thức chuyển đổi từ mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn sang mô hình công ty cổ


phần với tên gọi mới là Công ty Cổ phần Thế giới số Trần Anh kể từ ngày 08/8/2007 theo
Giấy CNĐKKD số 0103018927 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp và đã
chuyển sang số mới là 0101217009 kể từ ngày 29/5/2015. Ngày đầu thành lập, Trần Anh
chỉ có 5 người làm việc trong một cửa hàng nhỏ với diện tích hơn 60m2. Sau hơn 14 năm

hoạt động, hiện nay quy mô Công ty đã tăng lên con số gần 3.000 nhân viên và 28 trung
tâm bán lẻ (trong đó có 5 trung tâm bán lẻ khai trương vào Quý III/2016).
Là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực bán lẻ điện máy, máy tính và
điện thoại, kết thúc năm 2013, Trần Anh đã có 9 trung tâm bán lẻ phủ khắp địa bàn Hà
Nội, đồng thời nhận được sự tin tưởng, ủng hộ của đông đảo Khách hàng Thủ đô. Khẳng
định được vị thế tại Hà Nội, năm 2014 đánh dấu mốc son rực rỡ trên con đường chinh
phục thị trường của Trần Anh với 7 trung tâm bán lẻ trải khắp các tỉnh, thành miền Bắc
và miền Trung, đưa Trần Anh vào Top 10 nhà bán lẻ hàng đầu Việt Nam. Kết thúc năm
2015, Trần Anh tiếp tục lộ trình phủ điểm thần tốc bằng việc mở mới thành công 6 trung
tâm bán lẻ quy mô lớn, hiện đại, hướng tới chất lượng dịch vụ Nojima Nhật Bản, trở
thành nhà bán lẻ điện máy dẫn đầu về số lượng điểm bán ở phía Bắc. Năm 2016 được coi
là một năm mở rộng thần tốc của Trần Anh, không chỉ tại thị trường miền Bắc mà còn
vươn xa vào thị trường miền Trung. Với việc khai trương thêm 12 trung tâm mới tại các
tỉnh thành lớn như Yên Bái, Hải Phòng, Thái Bình, Nghệ An, Quảng Bình, Quảng Trị, Đà
Nẵng. … nâng số trung tâm điện máy trong hệ thống lên con số 33, giúp Trần Anh trở
thành doanh nghiệp có tốc độ phát triển ấn tượng trên thị trường điện máy. Tổng doanh
thu của Trần Anh năm 2016 là 4.116 tỷ đồng. Năm 2017, với mục tiêu lựa chọn chất
lượng dịch vụ khách hàng làm mũi nhọn cạnh tranh, Trần Anh sẽ không tập trung mở
rộng quy mô như năm 2016 mà sẽ chỉ mở thêm khoảng 10 -12 siêu thị, vừa phủ kín các
tỉnh thành lớn ở miền Bắc và miền Trung.
2. Tầm nhìn và sứ mệnh của Công ty Trần Anh
Ngay từ khi mới thành lập, Trần Anh luôn tâm niệm, khách hàng mới chính là yếu tố
quyết định sự tồn tại và phát triển của Cty. Chính vì vậy, trong những năm qua, Trần Anh
liên tục đưa ra các chính sách, cam kết về chất lượng và dịch vụ, tiên phong hướng tới
7


người tiêu dùng. Đối với tất cả các sản phẩm, Trần Anh cam kết bán ra những sản phẩm
chính hãng với giá ưu đãi và các chế độ dịch vụ hoàn hảo.
 Trở thành Công ty có hệ thống trung tâm bán lẻ Điện máy - Máy tính - Điện thoại

quy mô, chuyên nghiệp và lớn mạnh nhất Việt Nam.
 Xây dựng Trần Anh trở thành một môi trường làm việc chuyên nghiệp, nơi mà mọi
cá nhân có thể phát huy tối đa sức sáng tạo, khả năng lãnh đạo và cơ hội làm chủ
thực sự với một tinh thần dân chủ cao.
 Xây dựng Trần Anh trở thành ngôi nhà chung thực sự cho mọi cán bộ, nhân viên
trong Công ty bằng việc cùng nhau chia sẻ quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ một
cách công bằng và minh bạch nhất.
3. Giá trị cốt lõi của Công ty Trần Anh

 Kỷ luật hướng vào tính chuyên nghiệp;
 Hoàn thiện tổ chức hướng tới dịch vụ hàng đầu;
 Năng động hướng tới tính sáng tạo tập thể


Cam kết với nội bộ và cộng đồng, xã hội

 Làm việc và hành động trung thực


Hoạt động hiệu quả hướng tới hiệu quả doanh nghiệp và xã hội.
4. Triết lý kinh doanh của Công ty Trần Anh

 Văn hóa Công ty là nền tảng và trụ cột phát triển, tập hợp và tôn vinh tất cả những
yếu tố nhân bản trong kinh doanh hướng tới sự phát triển hài hòa và bền vững.
 Tích kết vào trong mọi chính sách và dịch vụ mà Công ty đưa ra thị trường tất cả
các giá trị cơ bản tạo nên hình ảnh về một công ty kinh doanh điện máy - máy tính
– điện thoại cần phải có: Tiên phong + Tối ưu + Tiêu chuẩn
"Lấy sự Hài lòng của Khách hàng làm niềm Hạnh phúc của chúng ta" là những gì mà
toàn thể cán bộ, nhân viên Công ty Trần Anh đang ngày đêm tâm niệm và phấn đấu!
5. Thành tựu

Là một DN trẻ nhưng thời gian qua Trần Anh đã đạt được nhiều thành tích xuất sắc
 Thương hiệu bền vững


 Cup vàng Nhãn hiệu Nổi tiếng
 Cup Vàng Nhãn hiệu cạnh tranh
 Huy chương Vàng ICT
 Top 500 doanh nghiệp Tư nhân lớn nhất Việt Nam
 Nhãn hiệu Việt Nam tốt nhất
 Top 5 đơn vị bán lẻ CNTT hàng đầu
 Nhãn hiệu nổi tiếng Quốc gia.
 Những bằng khen, chứng nhận Đại lý cấp I, Đại lý xuất sắc, Partner Master,
Gold Partner, Channel Partner, Best Retailer, Business Partner"¦ của các Hãng
và Nhà cung cấp như: IBM, Microsoft, HP, Sony, Samsung, LG, Fuji Xerox,
TiE, FPT"¦

III.

Thực tế áp dụng triển khai ERP tại Trần Anh
1. Trước khi ứng dụng ERP.

Là một doanh nghiệp lớn Trần Anh gặp phải rất nhiều khó khan trong việc quản lý các
nguồn lực của mình cụ thể như sau
 Một siêu thị số lớn nên mặt hàng kinh doanh của Trần Anh khá đa dạng
gồm hơn 2.500 chủng loại mặt hàng với giá trị hàng tồn kho trung bình
khoảng 15 - 20 tỷ đồng. Mỗi ngày, Trần Anh đón hơn 4.000 lượt khách
hàng với khoảng 1.000 đơn mua hàng. Dù đã đưa phần mềm kế toán và
quản lý kho vào ứng dụng nhưng nếu muốn xem báo cáo về hàng tồn kho
thì vẫn phải đợi đến cuối ngày mới có được báo cáo. Như vậy hình thức báo
cáo ngày sẽ không đem lại hiệu quả trong lĩnh vực quản lí kinh doanh.

 Nhập hàng theo từng cửa hàng nhưng lại không có liên hệ giữa các cửa
hàng khác nên việc nắm bắt thông tin về số lượng bán và hàng tồn kho của
cửa hàng gặp khó khăn, việc đáp ứng hàng cho các cửa hàng không thể nắm
bắt được, nhiều trường hợp cung cấp thừa hàng cho cửa hàng là điều khó
tránh khỏi trong khi các cửa hàng khác đang thiếu.

9


 Hàng tồn kho nhiều và thiếu cân đối giữa các kho, Trần Anh thường vấp
phải tình trạng kho bên cửa hàng này còn nhưng cửa hàng kia lại thiếu,
không đủ cung cấp cho khách hàng.
 Hạn chế phân tích kinh doanh vì báo cáo về tình trạng tồn kho, số lượng sản
phẩm bán được phải đợi đến cuối ngày nên việc phân tích kinh doanh rất
khó khăn, dẫn đến khó nắm bắt được xu hướng nhu cầu của khách hàng để
cung cấp sản phẩm. Khó phân tích chi tiết lãi/lỗ của từng mặt hàng và hiệu
xuất kinh tế.
 Thường phải chịu thêm phí tổn bảo hành với hàng lưu kho vì số lượng hàng
quá lớn việc quản lý gặp rất nhiều khó khăn, báo cáo lại chỉ có được vào
cuối ngày nên việc quản lý hàng tồn kho gặp khó khăn và hơn thế nữa nó
ảnh hưởng tới phí tổn bảo hành mà công ty phải chịu
2. Thực trạng triển khai công nghệ
Năm 2007 Trần Anh chọn giải pháp ERP VIP Enterprise của Công ty cổ phần phần
mềm VIAMI hãng phần mềm nổi tiếng của Rumani.
Trần Anh chia nhân sự ra làm hai nhóm chính: nhóm nghiệp vụ và nhóm kỹ thuật.
Nhóm nghiệp vụ bao gồm những người sử dụng là các cán bộ tác nghiệp hàng ngày,
thuộc các phòng ban chức năng như kế toán - tài chính, kế hoạch, cung ứng vật tư, bán
hàng, bộ phận sản xuất... Nhóm này sẽ tham dự triển khai hệ thống ERP như những
người sử dụng cuối cùng khi vận hành hệ thống. Những công việc chính có thể chỉ ra
như: đưa ra các yêu cầu nghiệp vụ, cùng xây dựng quy trình nghiệp vụ với đơn vị triển

khai, kiểm thử tính đúng đắn và thao tác, vận hành hệ thống. Nhóm kỹ thuật bao gồm các
cán bộ nhân viên thuộc bộ phận phụ trách về CNTT. Nhóm này sẽ tham dự triển khai hệ
thống ERP với chức năng hỗ trợ cho nhóm nghiệp vụ và đơn vị triển khai về kỹ thuật như
hệ thống máy chủ, hạ tầng mạng, cài đặt hệ thống, thực hiện các công việc chuyên môn
về quản trị hệ thống (sao lưu, dự phòng, phân quyền...).
Lúc đầu để giảm rủi ro, giai đoạn đầu Trần Anh áp dụng song song hai hình thức
nhập liệu thủ công và qua VIP. Giữa người dùng PM, VIAMI, chuyên gia tư vấn và lãnh
đạo công ty thường xuyên có sự trao đổi nhằm điều chỉnh thích hợp giữa quy trình của


PM với quy trình hoạt động của công ty. Quy trình quản lý của ERP phân quyền rất nhỏ.
Lúc đầu Trần Anh áp dụng phân quyền hẹp, trong khi DN chưa hiểu rõ hệ thống nên bị
"kẹt". Sau đó Trần Anh áp dụng phân quyền rộng, "mở đường" lớn và kiểm soát chặt từng
đầu mối. Quy trình hoàn thiện thì siết chặt dần và phân luồng. Kinh nghiệm rút ra cho các
lần cài đặt tiếp theo là phải xác định rõ thời gian chuyển đổi hệ thống và phải chấp nhận
hy sinh việc kinh doanh để đảm bảo hệ thống chạy ổn định.
Hiện tất cả hoạt động liên quan đến quy trình kinh doanh, QL của công ty đều
dùng VIP như: Đặt hàng, mua hàng, xuất hàng, phân phối, kế toán, kho... Việc huấn luyện
và đào tạo nhân viên sử dụng VIP của Trần Anh khá gọn nhẹ. Hầu như nhân viên cũ chỉ
mất có một ngày để được hướng dẫn và làm quen do giao diện và phần nhập liệu của PM
đơn giản như chương trình Outlook.
Như vậy về bản chất Trần Anh đã áp dụng đúng, áp dụng những quy trình chuẩn
của ERP vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chứ không phải thay đổi ERP để
thích hợp với doanh nghiệp.
Kết quả là bất cứ khi nào Trần Anh cũng chủ động được việc cung ứng/ phân phối
hàng hoá. Đồng thời giảm được nhiều thiệt hại như: giảm chi phí bảo hành bị tăng thêm
đối với hàng tồn; giảm lượng hàng nhập dư, chỉ cần nhập đủ để tận dụng vốn; chủ động
chia sẻ nguồn hàng dự trữ giữa các điểm nào đó trong chuỗi siêu thị bị thiếu hàng; giảm
sai lệch trong hạch toán; nhân sự cho mỗi khâu cũng giảm 20%. Thậm chí cả những bộ
phận tưởng không liên quan như bảo vệ cũng nhờ việc ứng dụng QL mà tiết giảm được.

3. Kết quả cả các ứng dụng
Có thể nhìn thấy sự khác biệt trước và sau khi áp dụng ERP tại Trần Anh như sau

Trước khi ứng dụng ERP
Báo cáo theo ngày
Nhập hàng theo từng cửa hàng

Sau khi ứng dụng ERP
Báo cáo Online
Thông tin nhập 1 lần và liên thông cả
chuỗi cửa hàng

11


Hàng tồn kho nhiều và thiếu cấn đối giữa

Nhập đủ hàng, chủ động chia sẻ nguồn

các kho

hàng giữa các điểm

Hạn chế phân tích kinh doanh

Phân tích kinh doanh chi tiết tới từng mặt
hàng về lãi lỗ, hiệu xuất kinh tế

Thường phải chịu thêm phí tổn bảo hành

Giảm thiết hại về chi phí bảo hành do luôn

với hàng lưu kho

nhập hàng mới

a. Ứng dụng VIP Enterprise quản lý cửa hàng
Với diện tích cửa hàng 7000m2 và số lượng nhân viên là gần 500 người, do vậy
việc quản lý bình thường của Trần Anh là rất khó khăn và mang lại hiệu quả không cao.
Để khắc phục tình trạng này, Trần Anh đã áp dụng phần mềm quản lý VIP Enterprise của
công ty Rumani đạt được thành công lớn.
Quản lý cửa hàng là quản lý một bộ phận của Trần Anh, việc quản lý bộ phận này
được tích hợp với các bộ phần khác trên cùng một hệ thống. Tại phòng mua hàng của
công ty có module đặt hàng, module này ghi lại sự đặt hàng của khách hàng. Tại phòng
bán hàng của công ty có module bán hàng, ngoài ra còn có các module khác như trả tiền,
thu tiền, doanh thu, công nợ, hóa đơn… tất cả các module này được tích hợp chặt chẽ với
nhau và các phòng có thể kế thừa thông tin của nhau đảm bảo thông tin được thống nhất,
minh bạch, giảm việc xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép quy trình luân chuyển nghiệp
vụ giữa các phòng ban. Khi muốn mua một sản phẩm của Trần Anh tại cửa hàng, đầu tiên
khách hàng sẽ lựa chọn hàng hóa mà minh muốn mua, sau đó hệ thống sẽ in phiếu mua
hàng, mọi thông tin mua hàng của khách hàng sẽ được chuyển sang phòng thanh toán, tại
đây sau khi thanh toán khách hàng sẽ nhận được một phiếu lấy hàng, toàn bộ mọi thông
tin về khách hàng và hàng hóa sẽ được chuyển lên phòng lấy hàng, tại đây các nhân viên
sẽ tiến hành lắp ráp sản phẩm theo đúng yêu cầu và giao hàng cho khách.
b. Ứng dụng VIP kế toán
Nhìn chung việc áp dụng ERP đã mang lại nhiều lợi ích to lớn cho công việc quản lý tại
Trần Anh .Đối với một doanh nghiệp lớn như Trần Anh thì vấn đề cần đặt ra là làm thế
nào để công việc được giải quyết nhanh chóng, không phải chờ đợi qua nhiều công đoạn,

nhiều phòng ban. Số liệu do các phòng ban cung cấp về phải thống nhất. Để giải quyết
vấn đề trên và để làm tăng hiệu quả kinh doanh Trần Anh đã áp dụng phần mềm quản lý
kế toán VIP Enterprise và đã mang lại nhiều lợi ích :
 Quản trị toàn bộ nghiệp vụ tài chính kế toán của công ty như kế toán tổng
hợp
Phần mềm quản lý kế toán của Trần Anh có tác dụng kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền gửi
tiền vay, kế toán bán hàng và công nợ phải thu; kế toán mua hàng và công nợ phải trả; kế
toán hàng tồn kho, quản trị chi phí và giá thành sản phẩm.
 Theo dõi được các khoản tạm ứng, cho vay, đi vay chi tiết như là hóa đơn.
Với phần mềm này Trần Anh có thể kiểm tra các phiếu nhập liệu như phiếu thu, phiếu
chi, giấy báo nợ, giấy báo có khi lưu chương trình sẽ chuyển vào các hồ sơ thanh toán
phải thu, phải trả giống như bên quản lý hóa đơn. Các khoản này được theo dõi thanh
toán, phân bổ chi tiết để lên các báo cáo quản trị công nợ, báo cáo phân tích về tuổi nợ,
báo cáo cảnh báo theo hạn thanh toán…
 Tính giá thành sản phẩm
Phần mềm kế toán còn có thể tính giá thành dựa vào chi phí và tình hình thị trường
để đưa ra các mức giá và chính sách phù hợp cho công ty. Chức năng điều chỉnh giá
thành linh hoạt, đồng bộ. Điều chỉnh về số lượng và giá trị, chi tiết theo yếu tố chi phí,
theo từng nguyên vật liệu.. Chương trình hỗ trợ rất nhiều tiện ích nhằm phát hiện các sai
sót xảy ra trong quá trình nhập liệu, giúp kiểm soát tối ưu kết quả xử lý, tính toán cuối kỳ.
Hệ thống báo cáo giá thành đa dạng, phục vụ tốt nhu cầu quản trị, phân tích, kiểm tra,
kiểm soát số liệu.
 Tự động hóa xử lý số liệu
Phần mềm tự động phân bổ chi phí mua hàng theo nhiều tiêu thức khác nhau; tự động
gán giá bán tùy theo mặt hàng và khách hàng; tự động tính giá xuất kho theo nhiều
phương pháp; tập hợp số liệu và tạo các bút toán kết chuyển, phân bổ tự động cuối kỳ; tự
động tính tỷ giá ghi sổ và tạo chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ theo nhiều phương
pháp; tự động đánh giá và tạo chênh lệch tỷ giá các khoản mục có gốc ngoại tệ vào cuối
13

mỗi niên độ kế toán; tự động tính và tạo bút toán phân bổ khấu hao tài sản cố định, phân
bổ công cụ lao động; tự động kiểm tra và xử lý các sai sót trong quá trình nhập liệu (hạch
toán sai, cúp điện, rớt mạng,…
 Với chức năng tùy chọn tốc độ báo cáo, thiết kế hỗ trợ tổng hợp số liệu
định kỳ, ERP giúp tốc độ lập báo cáo nhanh hơn.
 Khả năng bảo mật cao
ERP cho phép bảo mật bằng mật khẩu và phân quyền truy nhập chi tiết đến từng chức
năng và công việc (đọc/sửa/xóa/tạo mới) trong chương trình cho từng người sử dụng.
Ngoài ra chương trình còn cho phép phân quyền, giới hạn quyền theo nhóm người sử
dụng nhằm giảm thiểu thời gian, thao tác cho cán bộ quản trị. Chức năng phân quyền truy
nhập theo mã đơn vị cơ sở cho người sử dụng hoặc nhóm người sử dụng nhằm nâng cao
tính bảo mật dữ liệu giữa các đơn vị trong công ty. Trong trường hợp này, chương trình sẽ
xét các quyền truy nhập theo mã đơn vị cơ sở trước khi xét các quyền trong phần phân
quyền chi tiết cho người sử dụng, nhóm người sử dụng.
c. Ứng dụng VIP Enterprise trong kinh doanh
Trần Anh ứng dụng VIP kinh doanh trong doanh nghiệp nhằm quản lý việc mua
hàng hóa đầu vào, bán hàng hóa và kiểm tra hàng hóa trong kho của doanh nghiệp. Khi
áp dụng phần mềm quản trị này thì tất cả hàng hóa sẽ được tổ chức theo bảng danh mục
dễ tìm và khoa học. Lượng hàng hóa của Trần Anh rất lớn với rất nhiều mặt hàng do đó
việc quản lý là một điều hết sức cần thiết
Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh ứng dụng phần mềm VIP Enterprise để lập
kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp. Dựa vào tình hình thực tế của doanh nghiệp,
các sản phẩm mặt hàng nào bán chạy, giá cả, chính sách khuyến mại… phần mềm giúp
công ty có thể dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch hóa mặt hàng
và nguồn hàng cho minh.
d. Ứng dụng VIP Enterprise trong quản lý kho


Giảm chi phí lưu kho. Trong một hệ thống lý tưởng, mọi thứ cần thiết đều được đưa đến

vị trí đúng lúc, không sớm không muộn và sau khi xong việc được đưa tiếp sang vị trí
khác. Do đó giảm diện tích kho bãi, chi phí lưu kho
Phần mềm quản lý kho giúp Trần Anh quản lý việc nhập kho, xuất kho, báo cáo, tồn kho,
chuyển kho, đóng gói, kiểm kê, nhập số dư ban đầu, lịch sử hàng hóa, quản lý chứng từ,
tổng hợp tồn kho.
Khi hàng hóa được nhập vào kho hoặc xuất kho thì tất cả mọi thông tin của hàng hóa sẽ
được lưu lại từ đó giúp việc quản lý hàng tồn kho được dễ dàng, bất cứ lúc nào công ty
cũng có thể biết được tình trạng hàng hóa trong kho để có được biện pháp điều chỉnh kịp
thời, đồng thời khi khách hàng ghé thăm website www.trananh.vn cũng có thể biết được
hàng hóa mà mình muốn mua liệu có đang ở trong kho của doanh nghiệp hay không. Đối
với Trần Anh, hiện tại có 2 cửa hàng và sắp tới công ty muốn mở thêm một số chi nhánh
nữa, với phần mềm quản lý hàng tồn kho này công ty sẽ biết được chính xác hàng thực
trạng hàng hóa của mình, quản lý các nhà phân phối và khách hàng tốt hơn, từ đó xây
dựng được chương trình chăm sóc khách hàng hợp lý.
e. Ứng dụng phần mềm VIP Enterprise trong bảo hành và kỹ thuật
Ứng dụng phần mềm yêu cầu việc bảo hành, chăm sóc khách hàng phải được diễn ra một
cách đơn giản và thuận tiện. Đảm bảo chuyên môn hóa trong khâu bảo hành để khi khách
hàng đến bảo hành sản phẩm không cần phải đợi quá lâu, lắp ráp kỹ thuật của sản phẩm
đảm bảo it xảy ra sơ xuất nhất.
Có thể nói điều tuyệt vời nhất ở ERP đó là tất cả các phân hệ đều cùng chạy trên một hệ
thống, tất cả chúng có quan hệ chặt chẽ với nhau, thông tin được trao đổi với nhau nhanh
nhất và chính xác nhât giúp cho việc quản trị các hoạt động kinh doanh của Trần Anh đạt
hiệu quả cao nhất.
4. Khó khăn khi áp dụng ERP
 Thiếu nguồn lực
Khi triển khia ERP nguồn lực chiếm vị trí quan trọng hàng đầu. Không riêng Trần Anh
mà các doanh nghiệp khách khi ứng dụng ERP đều gặp hải khó khan về nguồn lực. Các
nhân lực hiện nay còn thiếu trình độ chuyên môn và hiểu biết chưa sâu về ERP
15

 Thời gian triển khai và ứng dụng ERP kéo dài hơn sơ với quy định
 Chi phí đầu tư đắt
Vì là một hệ thống các ứng dụng nên giá thành là khá đắt đỏ so với những ứng dụng
khác, hiệu quả mà ERP mang lại là rất cao cho các doanh nghiệp.

IV.

Bài học kinh nghiệm

Ta có thể thấy khi một doanh nghiệp áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp ERP cho việc quản lý hoạt động của doanh nghiệp thì đây là một bộ giải pháp
công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh
vào một hệ thống duy nhất, có thể tự động hóa các quy trình quản lý. Lúc đó, doanh
nghiệp có thể nhận ra được việc áp dụng ERP vào quản lý hoạt động doanh nghiệp sẽ:
 Tạo điều kiện chia sẽ thông tin kịp thời, chính xác, thông suốt trong phạm vi toàn
công ty giúp điều hành hoạt động kinh doanh hiệu quả, đáp ứng nhanh yêu cầu đa
dạng của khách hàng, giảm chi phí, giảm thời gian vô nghĩa, tăng hiệu quả công
việc đồng thời tăng thu nhập cho nhân viên
 Khi có đơn đặt hàng của khách hàng nhân viên chỉ việc đưa ra yêu cầu, hệ thống
sẽ giúp tìm kiếm và lọc các công đoạn tương tự, đơn giản và nhanh chóng hơn
nhiều lần. Thông tin được cập nhập nhanh giữa các bộ phận, giảm thời gian xử lý
đơn hàng
 Hỗ trợ đắc lực cho bộ phận kho và kế toán có thể ngồi một chỗ để kiểm soát
thông tin từ các đầu mối khác. Lãnh đạo muốn kiểm tra báo cáo, theo dõi tiến độ
chỉ cần mở máy là thấy
 Hỗ trợ trong việc lập kế hoạch bán hàng, tăng năng suất, giảm thiểu sai sót trong
quá trình xử lý các nghiệp vụ
 Khi bộ phận bán hàng nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, tiền hành nhập dữ
liệu vào máy tính, thông tin sẽ được tích hợp, chuyển tới các bộ phận liên quan

như bộ phận kho vận, bộ phận kế toán. Ngay sau khi hệ thống xử lý đơn đặt hàng


nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, hệ thống sẽ kiểm tra kho hàng, sẽ đưa ra
báo cáo về tình trạng của kho hàng và chuẩn bị thực hiện đơn hàng. Hệ thống
cũng thông báo cho nhà cung cấp biết những loại hàng hóa cần thiết cần cung ứng
kịp thời. Mọi dữ liệu liên quan được hệ thống chuyển qua bộ phận kế toán để tiến
hành các nghiệp vụ.
Như vậy rõ ràng việc triển khai ERP là vấn đề lớn mà doanh nghiệp Việt Nam trong
những năm gần đây đều quan tâm đến. Việc triển khai ERP vào trong một doanh nghiệp
nhằm giảm chi phí đầu tư các phần mềm riêng lẽ

17


KẾT LUẬN
Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp, ERP là một công cụ đắc lực để quản lý tập
trung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. ERP giúp doanh nghiệp đánh giá được dịch
vụ hoặc vùng tập trung nhiều khách hàng, đánh giá dịch vụ khách hàng ưa thích sử dụng
cũng như khách hàng tiềm năng. Lợi ích mà ERP đem lại cho các doanh nghiệp là rất lớn.
Là doanh nghiệp dẫn đầu trong lĩnh vực kinh doanh CNTT, Trần Anh luôn chú trọng việc
áp dụng các công nghệ hiện đại vào công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp. Để áp
dụng những công nghệ mới nhất vào quản trị doanh nghiệp cũng như hỗ trợ công tác bán
hàng, Trần Anh đã mạnh dạn đầu tư vào trang bị các thiết bị hệ thống, ứng dụng ERP
trong quản lý điều hành nhằm đạt hiệu quả tối ưu. Phần mềm ERP chuyên nghiệp VIP
Enterprise, được nhập từ hãng phần mềm nổi tiếng Rumani, đáp ứng nhu cầu được kết
nối toàn công ty, cung cấp các tính năng quản trị, dịch vụ bán hàng, các nghiệp vụ tài
chính và quản lý văn phòng phục vụ cho công tác quản lý điều hành tập trung và hiệu
quả. Qua việc phân tích bài học kinh nghiệm triển khai ERP của Trần Anh ta thấy được
lợi ích cũng như sự thay đổi to lớn bộ mặt và doanh thu của các doanh nghiệp khi áp

dụng ERP, một lần nữa khẳng định về những lợi ích vô hạn mà ERP mang lại, giúp cho
doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp về thương mại điện tử nói riêng đạt được những
mục tiêu đã đặt ra của mình.