Trình bày ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (enterprise resource planning – ERP) tại công ty cổ phần thế giới số trần anh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
Khoa Quản Trị Kinh Doanh
----------

Đề tài :“ Trình bày ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
(Enterprise resource planning – ERP) tại công ty cổ phần thế giới
số Trần Anh”

Sinh viên thực hiện:
Mã sinh viên:
Giảng viên hướng dẫn:
Lớp tín chỉ:

Hoàng Thiện Quang
1512210195
Nguyễn Thị Hồng Vân
TMA306.1

Hà Nội, 3/2017


Mục lục

Lời mở đầu...........................................................................................................1
I.Sơ lược về hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP)......................................2
II.Sơ lược về công ty cổ phần thế giới số Trần Anh......................................4
III.Thực tế áp dụng triển khai ERP tại Trần Anh.........................................5
1.Thực trạng của Trần Anh trước khi ứng dụng ERP......................................5
2.Thực trạng triển khai công nghệ..................................................................5
3. Thực trạng quy trình triển khai.................................................................10
III. Bài học kinh nghiệm của Trần Anh........................................................11

IV. Kết Luận....................................................................................................14
Tài liệu tham khảo:...........................................................................................15


Lời mở đầu

Trong thời đại kinh tế mở của hiện nay, canh tranh giữa các doanh nghiệp ngày
càng trở lên gay gắt. Nếu doanh nghiệp không chịu tìm tòi, ứng dụng công nghệ vào
sản xuất kinh doanh thì không thể tồn tại lâu dài trên thị trường được. Ngày nay việc
ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất ngày càng trở nên phổ biến và là một yếu
tố không thể thiếu bởi vì có công nghệ thì mới tăng năng suất, giảm nhẹ khối lượng
công việc tay chân, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả doanh nghiệp.
ERP là viết tắt của từ Enterprise resource planning là hoạch định nguồn lực
doanh nghiệp, một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào vào quản lý hoạt động
kinh doanh, thu thập dữ liệu, lưu trữ, phân tích diễn giải. Nói một cách đơn giản hơn
ERP là hệ thống thoongtin quản lý doanh nghiệp.
Theo ông Hoàng Minh Châu – Giám đốc công ty FPT TP.HCM, có nhiều lợi ích
đối với doanh nghiệp khi ứng dụng ERP. Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu
đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo
được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. Doanh nghiệp có khả năng kiểm
soát tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công…
vừa đủ để sản xuất, kinh doanh.
Vì vậy việc ứng dụng ERP vào hoạt động kinh doanh là vô cùng quan trọng,
đặc biệt là các doanh nghiệp Việt Nam trong nền kinh tế trên dà tăng trưởng như hiện
nay.

1


I.Sơ lược về hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP)

Hoạch Định Nguồn Lực Doanh nghiệp (tiếng Anh: Enterprise Resource
Planning – ERP) là một hệ thống dùng để hoạch định tài nguyên trong một tổ chức,
một doanh nghiệp. Một hệ thống ERP điển hình là nó bao hàm tất cả những chức năng
cơ bản của một tổ chức. Tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ
chức phi chính phủ…
Một phần mềm ERP, nó tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào
trong một hệ thống duy nhất. Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân
sự-tiền lương, quản trị sản xuất ... song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gộp tất cả vào
chung 1 gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với nhau.
Một phần mềm ERP cần phải thể hiện được tất cả các chu trình kinh doanh.
Việc tích hợp một cách xuyên suốt và từ bỏ các giải pháp cô lập dẫn đến một hệ thống
được trung tâm hóa trở lại mà qua đó các tài nguyên có thể được quản lí bởi toàn bộ
doanh nghiệp.
Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm hoạch định tài nguyên doanh
nghiệp bao gồm:


Lập kế hoạch, dự toán



Bán hàng và quản lí khách hàng



Sản xuất



Kiểm soát chất lượng



Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định



Mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng



Tài chính – Kế toán



Quản lí nhân sự



Nghiên cứu và phát triển

2


Bên cạnh đó, do tính dây chuyền và phức tạp của hệ thống ERP, các doanh
nghiệp cung cấp giải pháp ERP còn hỗ trợ khách hàng thông qua dịch vụ tư vấn, thiết
kế theo đặc thù của doanh nghiệp.

Một hệ thống ERP có thể được mô tả qua sơ đồ sau:

3


4


II.Sơ lược về công ty cổ phần thế giới số Trần Anh
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Trần Anh được thành lập theo Quyết
định số 0102004703 ngày 11/3/2002 của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội.
Công ty đã chính thức chuyển đổi từ mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn sang mô
hình công ty cổ phần với tên gọi mới là Công ty Cổ phần Thế giới số Trần Anh kể từ
ngày 08/8/2007 theo Giấy CNĐKKD số 0103018927 do Sở Kế hoạch và Đầu tư
Thành phố Hà Nội cấp và đã chuyển sang số mới là 0101217009 kể từ ngày
29/5/2015.
Ngày đầu thành lập, Trần Anh chỉ có 5 người làm việc trong một cửa hàng nhỏ
với diện tích hơn 60m2. Sau hơn 14 năm hoạt động, hiện nay quy mô Công ty đã tăng
lên con số gần 3.000 nhân viên và 28 trung tâm bán lẻ (trong đó có 5 trung tâm bán lẻ
khai trương vào Quý III/2016).
Là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực bán lẻ điện máy,
máy tính và điện thoại, kết thúc năm 2013, Trần Anh đã có 9 trung tâm bán lẻ phủ
khắp địa bàn Hà Nội, đồng thời nhận được sự tin tưởng, ủng hộ của đông đảo Khách
hàng Thủ đô. Khẳng định được vị thế tại Hà Nội, năm 2014 đánh dấu mốc son rực rỡ
trên con đường chinh phục thị trường của Trần Anh với 7 trung tâm bán lẻ trải khắp
các tỉnh, thành miền Bắc và miền Trung, đưa Trần Anh vào Top 10 nhà bán lẻ hàng
đầu Việt Nam. Kết thúc năm 2015, Trần Anh tiếp tục lộ trình phủ điểm thần tốc bằng
việc mở mới thành công 6 trung tâm bán lẻ quy mô lớn, hiện đại, hướng tới chất lượng
dịch vụ Nojima Nhật Bản, trở thành nhà bán lẻ điện máy dẫn đầu về số lượng điểm
bán ở phía Bắc.
Năm 2016 được coi là một năm mở rộng thần tốc của Trần Anh, không chỉ tại
thị trường miền Bắc mà còn vươn xa vào thị trường miền Trung. Với việc khai trương

thêm 12 trung tâm mới tại các tỉnh thành lớn như Yên Bái, Hải Phòng, Thái Bình,
Nghệ An, Quảng Bình, Quảng Trị, Đà Nẵng. … nâng số trung tâm điện máy trong hệ
thống lên con số 33, giúp Trần Anh trở thành doanh nghiệp có tốc độ phát triển ấn
tượng trên thị trường điện máy. Tổng doanh thu của Trần Anh năm 2016 là 4.116 tỷ
đồng

5


Năm 2017, với mục tiêu lựa chọn chất lượng dịch vụ khách hàng làm mũi nhọn
cạnh tranh, Trần Anh sẽ không tập trung mở rộng quy mô như năm 2016 mà sẽ chỉ mở
thêm khoảng 10 -12 siêu thị, vừa phủ kín các tỉnh thành lớn ở miền Bắc và miền
Trung.
III.Thực tế áp dụng triển khai ERP tại Trần Anh.
1.Thực trạng của Trần Anh trước khi ứng dụng ERP.
Một siêu thị số lớn nên mặt hàng kinh doanh của Trần Anh khá đa dạng gồm
hơn 2.500 chủng loại mặt hàng với giá trị hàng tồn kho trung bình khoảng 15 - 20 tỷ
đồng. Mỗi ngày, Trần Anh đón hơn 4.000 lượt khách hàng với khoảng 1.000 đơn mua
hàng. Dù đã đưa PM kế toán và QL kho vào ứng dụng nhưng nếu muốn xem báo cáo
về hàng tồn kho thì vẫn phải đợi đến cuối ngày mới có được báo cáo. Như vậy hình
thức bào cào ngày sẽ không đem lại hiệu quả trong lĩnh ực quản lí kinh doanh.
Nhập hàng theo từng cửa hàng nhưng lại không có liên hệ giữa các cửa hàng
khác nên việc nắm bắt thông tin về số lượng bán và hàng tồn kho của cửa hàng gặp
khó khăn, việc đáp ứng hàng cho các cửa hàng không thể nắm bắt được, nhiều trường
hợp cung cấp thừa hàng cho cửa hàng là điều khó tránh khỏi trong khi các cửa hàng
khác đang thiếu.
Hàng tồn kho nhiều và thiếu cân đối giữa các kho, Trần Anh thường vấp phải
tình trạng kho bên cửa hàng này còn nhưng cửa hàng kia lại thiếu, không đủ cung cấp
cho khách hàng.
Hạn chế phân tích kinh doanh vì báo cáo về tình trạng tồn kho, số lượng sản

phẩm bán được phải đợi đến cuối ngày nên việc phân tích kinh doanh rất khó khăn,
dẫn đến khó nắm bắt được xu hướng nhu cầu của khách hàng để cung cấp sản phẩm.
Khó phân tích chi tiết lãi/lỗ của từng mặt hàng và hiệu xuất kinh tế.
Thường phải chịu thêm phí tổn bảo hành với hàng lưu kho vì số lượng hàng quá
lớn việc quản lý gặp rất nhiều khó khăn, báo cáo lại chỉ có được vào cuối ngày nên
việc quản lý hàng tồn kho gặp khó khăn và hơn thế nữa nó ảnh hưởng tới phí tổn bảo
hành mà công ty phải chịu.
2.Thực trạng triển khai công nghệ
Năm 2007 Trần Anh chọn giải pháp ERP VIP Enterprise của Công ty cổ phần
phần mềm VIAMI hãng phần mềm nổi tiếng của Rumani.
6


Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày một ra tăng, doanh nghiệp nào
cũng phải nỗ lực tìm kiếm giải pháp quản lý toàn diện nhằm cung cấp sản phẩm và
dịch vụ đến với khách hàng nhanh hơn, tốt hơn và hiệu quả hơn. ERP có thể là câu trả
lời. Đây là giải pháp công nghệ thông tin giúp doanh nghiệp quản trị hoạt động của
mình một cách toàn diện và đây là xu hướng quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam
và trên thế giới. Và trananh.vn và một trong số ít doanh nghiệp của Việt Nam ứng
dụng thành công giải pháp ERP VIP Enterprise.
Ban đầu khi ứng dụng hệ thống VIP Enterprise Trần Anh gặp phải rất nhiều khó
khăn, đã có lúc hệ thống phải đóng cửa do rối loạn và xem xét lại hệ thống ứng dụng
và thiệt hại là rất lớn. Tuy nhiên sau một tháng, khi phần mềm đã chạy ổn định thì nó
đã thổi một luồng gió mới vào cho doanh nghiệp và hiện tại hệ thống này chạy trên
mạng VPN toàn công ty với các bộ phận: cửa hàng, phòng kế toán, kinh doanh, kho,
bảo hành và kỹ thuật. Tất cả mọi hoạt động đều được thực hiện trên một hệ thống.
a)

Ứng dụng VIP Enterprise quản lý cửa hàng
Với diện tích cửa hàng 7000m2 và số lượng nhân viên là gần 500 người, do vậy

việc quản lý bình thường của Trần Anh là rất khó khăn và mang lại hiệu quả không
cao. Để khắc phục tình trạng này, Trần Anh đã áp dụng phần mềm quản lý VIP
Enterprise của công ty Rumani đạt được thành công lớn.
Quản lý cửa hàng là quản lý một bộ phận của Trần Anh, việc quản lý bộ phận
này được tích hợp với các bộ phần khác trên cùng một hệ thống. Tại phòng mua hàng
của công ty có module đặt hàng, module này ghi lại sự đặt hàng của khách hàng. Tại
phòng bán hàng của công ty có module bán hàng, ngoài ra còn có các module khác
như trả tiền, thu tiền, doanh thu, công nợ, hóa đơn… tất cả các module này được tích
hợp chặt chẽ với nhau và các phòng có thể kế thừa thông tin của nhau đảm bảo thông
tin được thống nhất, minh bạch, giảm việc xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép quy
trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban. Khi muốn mua một sản phẩm của
Trần Anh tại cửa hàng, đầu tiên khách hàng sẽ lựa chọn hàng hóa mà minh muốn mua,
sau đó hệ thống sẽ in phiếu mua hàng, mọi thông tin mua hàng của khách hàng sẽ
được chuyển sang phòng thanh toán, tại đây sau khi thanh toán khách hàng sẽ nhận
được một phiếu lấy hàng, toàn bộ mọi thông tin về khách hàng và hàng hóa sẽ được
chuyển lên phòng lấy hàng, tại đây các nhân viên sẽ tiến hành lắp ráp sản phẩm theo
đúng yêu cầu và giao hàng cho khách.
7


b)

Ứng dụng VIP kế toán
Đối với một doanh nghiệp lớn như Trần Anh thì vấn đề cần đặt ra là làm thế nào

để công việc được giải quyết nhanh chóng, không phải chờ đợi qua nhiều công đoạn,
nhiều phòng ban. Số liệu do các phòng ban cung cấp về phải thống nhất. Để giải quyết
vấn đề trên và để làm tăng hiệu quả kinh doanh Trần Anh đã áp dụng phần mềm quản
lý kế toán VIP Enterprise.

Phần mềm quản lý kế toán của Trần Anh có tác dụng quản trị toàn bộ nghiệp vụ
tài chính kế toán của công ty như kế toán tổng hợp: kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền gửi
tiền vay, kế toán bán hàng và công nợ phải thu; kế toán mua hàng và công nợ phải trả;
kế toán hàng tồn kho, quản trị chi phí và giá thành sản phẩm.
Phần mềm quản lý kế toán mà Trần Anh áp dụng là phù hợp với chế độ tài
chính và thuế hiện nay, phần mềm hỗ trợ cho công ty kết xuất dữ liệu báo cáo thuế,
báo cáo tài chính sang phần mềm hỗ trợ kê khai thuế của Tổng Cục thuế để in theo mã
vạch.
Với phần mềm này Trần Anh có thể theo dõi được các khoản tạm ứng, cho vay,
đi vay chi tiết như là hóa đơn. Các phiếu nhập liệu như phiếu thu, phiếu chi, giấy báo
nợ, giấy báo có khi lưu chương trình sẽ chuyển vào các hồ sơ thanh toán phải thu, phải
trả giống như bên quản lý hóa đơn. Các khoản này được theo dõi thanh toán, phân bổ
chi tiết để lên các báo cáo quản trị công nợ, báo cáo phân tích về tuổi nợ, báo cáo
cảnh báo theo hạn thanh toán…
Kế toán tổng hợp tiếp nhận tất cả dữ liệu từ các phân hệ khác trên cơ sở đó lập
ra các báo cáo tài chính kế toán của doanh nghiệp như bảng cân đối kế toán, báo cáo
tất cả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo dòng tiền.
Phần mềm kế toán còn cung cấp chương trình tính giá thành sản phẩm, dựa vào
chi phí và tình hình thị trường để đưa ra các mức giá và chính sách phù hợp cho công
ty. Chức năng điều chỉnh giá thành linh hoạt, đồng bộ. Điều chỉnh về số lượng và giá
trị, chi tiết theo yếu tố chi phí, theo từng nguyên vật liệu. Việc điều chỉnh trên nhằm
đảm bảo số liệu khớp đúng giữa hệ thống báo cáo quản trị giá thành và báo cáo trên tài
khoản kế toán. Chương trình hỗ trợ rất nhiều tiện ích nhằm phát hiện các sai sót xảy ra
trong quá trình nhập liệu, giúp kiểm soát tối ưu kết quả xử lý, tính toán cuối kỳ. Hệ
thống báo cáo giá thành đa dạng, phục vụ tốt nhu cầu quản trị, phân tích, kiểm tra,
kiểm soát số liệu.
8


Với chức năng tự động hóa xử lý số liệu, phần mềm tự động phân bổ chi phí

mua hàng theo nhiều tiêu thức khác nhau; tự động gán giá bán tùy theo mặt hàng và
khách hàng; tự động tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp; tập hợp số liệu và tạo
các bút toán kết chuyển, phân bổ tự động cuối kỳ; tự động tính tỷ giá ghi sổ và tạo
chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ theo nhiều phương pháp; tự động đánh giá và tạo
chênh lệch tỷ giá các khoản mục có gốc ngoại tệ vào cuối mỗi niên độ kế toán; tự động
tính và tạo bút toán phân bổ khấu hao tài sản cố định, phân bổ công cụ lao động; tự
động kiểm tra và xử lý các sai sót trong quá trình nhập liệu (hạch toán sai, cúp điện,
rớt mạng,…
Với chức năng tùy chọn tốc độ báo cáo, thiết kế hỗ trợ tổng hợp số liệu định kỳ,
ERP giúp tốc độ lập báo cáo nhanh hơn.
Khả năng bảo mật cao, ERP cho phép bảo mật bằng mật khẩu và phân quyền
truy nhập chi tiết đến từng chức năng và công việc (đọc/sửa/xóa/tạo mới) trong
chương trình cho từng người sử dụng. Ngoài ra chương trình còn cho phép phân
quyền, giới hạn quyền theo nhóm người sử dụng nhằm giảm thiểu thời gian, thao tác
cho cán bộ quản trị. Chức năng phân quyền truy nhập theo mã đơn vị cơ sở cho người
sử dụng hoặc nhóm người sử dụng nhằm nâng cao tính bảo mật dữ liệu giữa các đơn vị
trong công ty. Trong trường hợp này, chương trình sẽ xét các quyền truy nhập theo mã
đơn vị cơ sở trước khi xét các quyền trong phần phân quyền chi tiết cho người sử
dụng, nhóm người sử dụng.
c)

Ứng dụng VIP Enterprise trong kinh doanh
Trần Anh ứng dụng VIP kinh doanh trong doanh nghiệp nhằm quản lý việc mua

hàng hóa đầu vào, bán hàng hóa và kiểm tra hàng hóa trong kho của doanh nghiệp.
Khi áp dụng phần mềm quản trị này thì tất cả hàng hóa sẽ được tổ chức theo bảng
danh mục dễ tìm và khoa học. Lượng hàng hóa của Trần Anh rất lớn với rất nhiều mặt
hàng do đó việc quản lý là một điều hết sức cần thiết
Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh ứng dụng phần mềm VIP Enterprise để
lập kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp. Dựa vào tình hình thực tế của doanh

nghiệp, các sản phẩm mặt hàng nào bán chạy, giá cả, chính sách khuyến mại… phần
mềm giúp công ty có thể dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch
hóa mặt hàng và nguồn hàng cho minh.

9


d)

Ứng dụng VIP Enterprise trong quản lý kho
Giảm chi phí lưu kho. Trong một hệ thống lý tưởng, mọi thứ cần thiết đều được

đưa đến vị trí đúng lúc, không sớm không muộn và sau khi xong việc được đưa tiếp
sang vị trí khác. Do đó giảm diện tích kho bãi, chi phí lưu kho
Phần mềm quản lý kho giúp Trần Anh quản lý việc nhập kho, xuất kho, báo cáo,
tồn kho, chuyển kho, đóng gói, kiểm kê, nhập số dư ban đầu, lịch sử hàng hóa, quản lý
chứng từ, tổng hợp tồn kho.
Khi hàng hóa được nhập vào kho hoặc xuất kho thì tất cả mọi thông tin của
hàng hóa sẽ được lưu lại từ đó giúp việc quản lý hàng tồn kho được dễ dàng, bất cứ
lúc nào công ty cũng có thể biết được tình trạng hàng hóa trong kho để có được biện
pháp điều chỉnh kịp thời, đồng thời khi khách hàng ghé thăm website www.trananh.vn
cũng có thể biết được hàng hóa mà mình muốn mua liệu có đang ở trong kho của
doanh nghiệp hay không. Đối với Trần Anh, hiện tại có 2 cửa hàng và sắp tới công ty
muốn mở thêm một số chi nhánh nữa, với phần mềm quản lý hàng tồn kho này công ty
sẽ biết được chính xác hàng thực trạng hàng hóa của mình, quản lý các nhà phân phối
và khách hàng tốt hơn, từ đó xây dựng được chương trình chăm sóc khách hàng hợp
lý.
e)

Ứng dụng phần mềm VIP Enterprise trong bảo hành và kỹ thuật

Ứng dụng phần mềm yêu cầu việc bảo hành, chăm sóc khách hàng phải được

diễn ra một cách đơn giản và thuận tiện. Đảm bảo chuyên môn hóa trong khâu bảo
hành để khi khách hàng đến bảo hành sản phẩm không cần phải đợi quá lâu, lắp ráp kỹ
thuật của sản phẩm đảm bảo it xảy ra sơ xuất nhất.
Có thể nói điều tuyệt vời nhất ở ERP đó là tất cả các phân hệ đều cùng chạy trên
một hệ thống, tất cả chúng có quan hệ chặt chẽ với nhau, thông tin được trao đổi với
nhau nhanh nhất và chính xác nhât giúp cho việc quản trị các hoạt động kinh doanh
của Trần Anh đạt hiệu quả cao nhất.
3. Thực trạng quy trình triển khai
Thực hiện khảo sát và mô tả quy trình nghiệp vụ của Trần Anh : Trần Anh chia
nhân sự ra làm hai nhóm chính: nhóm nghiệp vụ và nhóm kỹ thuật. Nhóm nghiệp vụ
bao gồm những người sử dụng là các cán bộ tác nghiệp hàng ngày, thuộc các phòng
ban chức năng như kế toán - tài chính, kế hoạch, cung ứng vật tư, bán hàng, bộ phận
sản xuất... Nhóm này sẽ tham dự triển khai hệ thống ERP như những người sử dụng
cuối cùng khi vận hành hệ thống. Những công việc chính có thể chỉ ra như: đưa ra các
10


yêu cầu nghiệp vụ, cùng xây dựng quy trình nghiệp vụ với đơn vị triển khai, kiểm thử
tính đúng đắn và thao tác, vận hành hệ thống. Nhóm kỹ thuật bao gồm các cán bộ nhân
viên thuộc bộ phận phụ trách về CNTT. Nhóm này sẽ tham dự triển khai hệ thống ERP
với chức năng hỗ trợ cho nhóm nghiệp vụ và đơn vị triển khai về kỹ thuật như hệ
thống máy chủ, hạ tầng mạng, cài đặt hệ thống, thực hiện các công việc chuyên môn
về quản trị hệ thống (sao lưu, dự phòng, phân quyền...).
Lúc đầu để giảm rủi ro, giai đoạn đầu Trần Anh áp dụng song song hai hình
thức nhập liệu thủ công và qua VIP. Giữa người dùng PM, VIAMI, chuyên gia tư vấn
và lãnh đạo công ty thường xuyên có sự trao đổi nhằm điều chỉnh thích hợp giữa quy
trình của PM với quy trình hoạt động của công ty. Quy trình quản lý của ERP phân
quyền rất nhỏ. Lúc đầu Trần Anh áp dụng phân quyền hẹp, trong khi DN chưa hiểu rõ

hệ thống nên bị "kẹt". Sau đó Trần Anh áp dụng phân quyền rộng, "mở đường" lớn và
kiểm soát chặt từng đầu mối. Quy trình hoàn thiện thì siết chặt dần và phân luồng.
Kinh nghiệm rút ra cho các lần cài đặt tiếp theo là phải xác định rõ thời gian chuyển
đổi hệ thống và phải chấp nhận hy sinh việc kinh doanh để đảm bảo hệ thống chạy ổn
định.
Hiện tất cả hoạt động liên quan đến quy trình kinh doanh, QL của công ty đều
dùng VIP như: Đặt hàng, mua hàng, xuất hàng, phân phối, kế toán, kho... Việc huấn
luyện và đào tạo nhân viên sử dụng VIP của Trần Anh khá gọn nhẹ. Hầu như nhân
viên cũ chỉ mất có một ngày để được hướng dẫn và làm quen do giao diện và phần
nhập liệu của PM đơn giản như chương trình Outlook.
Như vậy về bản chất Trần Anh đã áp dụng đúng, áp dụng những quy trình
chuẩn của ERP vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chứ không phải thay đổi
ERP để thích hợp với doanh nghiệp.
Kết quả là bất cứ khi nào Trần Anh cũng chủ động được việc cung ứng/ phân
phối hàng hoá. Đồng thời giảm được nhiều thiệt hại như: giảm chi phí bảo hành bị
tăng thêm đối với hàng tồn; giảm lượng hàng nhập dư, chỉ cần nhập đủ để tận dụng
vốn; chủ động chia sẻ nguồn hàng dự trữ giữa các điểm nào đó trong chuỗi siêu thị bị
thiếu hàng; giảm sai lệch trong hạch toán; nhân sự cho mỗi khâu cũng giảm 20%.
Thậm chí cả những bộ phận tưởng không liên quan như bảo vệ cũng nhờ việc ứng
dụng QL mà tiết giảm được.

11


III. Bài học kinh nghiệm của Trần Anh
Trước khi Trần Anh chưa ứng dụng ERP vào hệ thống quản lý thì đã gặp một số
khó khăn như:
- Báo cáo theo ngày
- Nhập hàng theo từng cửa hàng
- Hàng tồn kho nhiều và thiếu cấn đối giữa các kho

- Hạn chế phân tích kinh doanh
- Thường phải chịu thêm phí tổn bảo hành với hàng lưu kho
Trần Anh luôn phải báo cáo mọi hoạt động của doanh nghiệp từ quản trị
nguồn nhân lực, quản lý cung ứng vật tư, quản lý tài chính, bán hàng, tiếp thị sản
phẩm, trao đổi các đối tác….đều phải báo cáo lại theo từng ngày. Như vậy thì sẽ rất
mất thời gian, chi phí kiểm tra và quản lý.
Việc chưa áp dụng ERP vào hệ thống sẽ khiến cho Trần Anh sẽ mất rất nhiều
thời gian sử lý các nghiệp vụ phát sinh, cũng như tốn nhiều công sức, quá nhiều giấy
tờ phức tạp nên việc lên kế hoạch không chính xác, kiểm tra sẽ rất khó khăn, mất thời
gian. Có thể xảy ra sai sót, hoạt động không hiệu quả, việc đáp ứng yêu cầu của khách
hàng chậm và sẽ có thể bị mất cơ hội làm ăn.
Tuy nhiên, sau khi mà Trần Anh ứng dụng ERP vào hệ thống thì tất cả
hoạt động hầu như đã được thay đổi một cách rõ rệt:
- Báo cáo sẽ qua Online
- Thông tin nhập 1 lần và liên thông cả chuỗi cửa hàng
- Nhập đủ hàng, chủ động chia sẻ nguồn hàng giữa các điểm
- Phân tích kinh doanh chi tiết tới từng mặt hàng về lãi lỗ, hiệu xuất kinh tế
- Giảm thiết hại về chi phí bảo hành do luôn nhập hàng mới
Từ đó, ta có thể thấy khi một doanh nghiệp áp dụng hệ thống hoạch định nguồn
lực doanh nghiệp ERP cho việc quản lý hoạt động của doanh nghiệp thì đây là một bộ
giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lý sản xuất
kinh doanh vào một hệ thống duy nhất, có thể tự động hóa các quy trình quản lý. Lúc
đó, doanh nghiệp có thể nhận ra được việc áp dụng ERP vào quản lý hoạt động doanh
nghiệp sẽ:
- Tạo điều kiện chia sẽ thông tin kịp thời, chính xác, thông suốt trong phạm vi
toàn công ty giúp điều hành hoạt động kinh doanh hiệu quả, đáp ứng nhanh yêu cầu đa
12


dạng của khách hàng, giảm chi phí, giảm thời gian vô nghĩa, tăng hiệu quả công việc

đồng thời tăng thu nhập cho nhân viên
- Khi có đơn đặt hàng của khách hàng nhân viên chỉ việc đưa ra yêu cầu, hệ
thống sẽ giúp tìm kiếm và lọc các công đoạn tương tự, đơn giản và nhanh chóng hơn
nhiều lần. Thông tin được cập nhập nhanh giữa các bộ phận, giảm thời gian xử lý đơn
hàng
- Hỗ trợ đắc lực cho bộ phận kho và kế toán có thể ngồi một chỗ để kiểm soát
thông tin từ các đầu mối khác. Lãnh đạo muốn kiểm tra báo cáo, theo dõi tiến độ chỉ
cần mở máy là thấy
- Hỗ trợ trong việc lập kế hoạch bán hàng, tăng năng suất, giảm thiểu sai sót
trong quá trình xử lý các nghiệp vụ
- Khi bộ phận bán hàng nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, tiền hành
nhập dữ liệu vào máy tính, thông tin sẽ được tích hợp, chuyển tới các bộ phận liên
quan như bộ phận kho vận, bộ phận kế toán. Ngay sau khi hệ thống xử lý đơn đặt hàng
nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, hệ thống sẽ kiểm tra kho hàng, sẽ đưa ra báo
cáo về tình trạng của kho hàng và chuẩn bị thực hiện đơn hàng. Hệ thống cũng thông
báo cho nhà cung cấp biết những loại hàng hóa cần thiết cần cung ứng kịp thời. Mọi
dữ liệu liên quan được hệ thống chuyển qua bộ phận kế toán để tiến hành các nghiệp
vụ.
Như vậy rõ ràng việc triển khai ERP là vấn đề lớn mà doanh nghiệp Việt Nam
trong những năm gần đây đều quan tâm đến. Việc triển khai ERP vào trong một doanh
nghiệp nhằm giảm chi phí đầu tư các phần mềm riêng lẽ. Nhưng vấn đề lớn của các
doanh nghiệp là họ đang e rằng chi phí đầu tư một hệ thống erp quá lớn, bên cạnh đó,
họ cũng e ngại về tính hiệu quả của việc đầu tư để triển khai một hệ thống ERP thành
công.
Bên cạnh những hiệu quả mà việc triển khai ERP mang lại cho công ty máy tính
Trần Anh nhóm nghiên cứu đa phân tích ở trên chúng ta cũng rút ra được một số kinh
nghiệm cho các doanh nghiệp khác khi muốn áp dụng hệ thống ERP :


Cơ sở hạ tầng thông tin : chuẩn bị Hardware (máy chủ và các máy trạm),

Network (mạng LAN, Internet) …cùng với một số phần mềm cơ bản như offices...


Tái cấu trúc quy trình kinh doanh : phải thay đổi cách làm việc ở 1 số bộ

phận trong công ty khi quyết định triển khai ERP.
13




Con người : Đây có lẽ là bước chuẩn bị quan trọng nhất. Đầu tiên, là

phải chọn người thích hợp làm Giám đốc/Quản trị dự án đại khái người này sẽ quản lý
và điều hành dự án ERP. Người này phải am hiểu toàn bộ hoạt động công ty và có
quyền đủ để có thể thay đổi một số qui trình.


Tài chính : doanh nghiệp cần phải xác định đẩu tư một chi phí không nhỏ

, tuy nhiên , lợi ích từ hệ thống ERP là rất lớn .
Ngoài ra, còn một vấn đề rất quan trọng nữa là : nhà quản lý cần phải hiểu về
ERP, ERP làm dc gì và có cần cho doanh nghiệp của mình hay không, sau đó mới tính
đến các vấn khác như đã trình bày ở trên .
IV. Kết Luận
Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp, ERP là một công cụ đắc lực để quản lý
tập trung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. ERP giúp doanh nghiệp đánh giá
được dịch vụ hoặc vùng tập trung nhiều khách hàng, đánh giá dịch vụ khách hàng ưa
thích sử dụng cũng như khách hàng tiềm năng. Lợi ích mà ERP đem lại cho các doanh

nghiệp là rất lớn. Là doanh nghiệp dẫn đầu trong lĩnh vực kinh doanh CNTT, Trần Anh
luôn chú trọng việc áp dụng các công nghệ hiện đại vào công tác quản lý, điều hành
doanh nghiệp. Để áp dụng những công nghệ mới nhất vào quản trị doanh nghiệp cũng
như hỗ trợ công tác bán hàng, Trần Anh đã mạnh dạn đầu tư vào trang bị các thiết bị
hệ thống, ứng dụng ERP trong quản lý điều hành nhằm đạt hiệu quả tối ưu. Phần mềm
ERP chuyên nghiệp VIP Enterprise, được nhập từ hãng phần mềm nổi tiếng Rumani,
đáp ứng nhu cầu được kết nối toàn công ty, cung cấp các tính năng quản trị, dịch vụ
bán hàng, các nghiệp vụ tài chính và quản lý văn phòng phục vụ cho công tác quản lý
điều hành tập trung và hiệu quả. Qua việc phân tích bài học kinh nghiệm triển khai
ERP của Trần Anh ta thấy được lợi ích cũng như sự thay đổi to lớn bộ mặt và doanh
thu của các doanh nghiệp khi áp dụng ERP, một lần nữa khẳng định về những lợi ích
vô hạn mà ERP mang lại, giúp cho doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp về
thương mại điện tử nói riêng đạt được những mục tiêu đã đặt ra của mình.

14


Tài liệu tham khảo:
1. Giáo trình thương mại điện tử căn bản – Trường Đại học Ngoại Thương
2. Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp: />
%E1%BA%A1ch_%C4%91%E1%BB%8Bnh_t%C3%A0i_nguy
%C3%AAn_doanh_nghi%E1%BB%87p
3. Trang web của công ty Trần Anh: />4. />
15