PHÂN TÍCH hệ THỐNG ERP tại CÔNG TY cổ PHẦN sữa VINAMILK

ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
----------

TIỂU LUẬN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG ERP TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN SỮA VINAMILK
GVHD: Ths. Nguyễn Thị Hồng Vân
Sinh viên thực hiện: Trần Nhật Linh
Mã số sinh viên: 1412230065
Lớp tín chỉ: TMA306.1

Hà Nội, ngày 31 tháng 3 năm 2017


LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại phát triển như hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào sản
xuất kinh doanh là việc không thể thiếu nếu như các doanh nghiệp muốn tồn tại và đứng
vững trên thị trường. Hiện nay, có rất nhiều câu hỏi thể hiện sự băn khoăn của các doanh
nghiệp về việc ứng dụng Hệ thống CNTT nào phù hợp với thực tế sản xuất, kinh doanh
của bản thân doanh nghiệp.
Trên thế giới hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp đã đang triển khai và sử dụng mô
hình ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, các lĩnh vực chủ yếu: sản xuất chế
tạo, kinh doanh dịch vụ. ERP (Enterprise resource planning) - Hệ thống hoạch định nguồn
lực doanh nghiệp được đánh giá cao trong việc phát triển khả năng cạnh tranh một cách
hiệu quả và các lĩnh vực có nhiều tiềm năng.
Theo nghiên cứu của Meta Group (Công ty tư vấn công nghệ hang đầu Thế giới
Gartner – Hoa Kỳ) đối với 60 công t thì chi phí trung bình cho một dự án ERP bao gồm
phần mềm, chi phí nhân công, tư vẫn và phần cứng là 15 triệu USD. Mặc dù, có thể thấy
các dự án ERP rất phức tạp và đắt tiền nhưng nếu được triển khai phù hợp, một hệ thống
ERP có thể giúp cho DN tiết kiệm trung bình hằng năm 1,8 triệu USD.

Vì vậy, việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh cho doanh
nghiệp là vô cùng hữu ích. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp Việt Nam đã phát triển hội
nhập như hiện nay.
Bài tiểu luận: “Phân tích hệ thống ERP tại Công ty cổ phần Sữa Vinamilk” được
chia thành 2 phần:
Phần I: Tóm tắt lý thuyết về Hệ thống hoạch định nguồn lực - ERP.
Phần II: Phân tích thực trạng, kinh nghiệm triển khai và nhận xét về hệ thống ERP tại
Công ty Sữa Việt Nam - Vinamilk.


I. TÓM TẮT LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC - ERP
1. Khái niệm ERP:
Ý nghĩa của E, R và P trong thuật ngữ ERP
 E: Interprise (Doanh nghiệp).
 R: Resource (Tài nguyên). Trong CNTT, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần
cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được. Ứng dụng
ERP vào quản trị DN đòi hỏi DN phải biến nguồn lực thành tài nguyên.
 P: Planning (Hoạch định), là kế hoạch là một khái niệm quen thuộc trong quản
trị kinh doanh.
Theo Travis Anderegg (2000):
Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP)
là một thuật ngữ được dùng liên đến đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần
mềm máy tính hỗ trợ , để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao
gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản
lý sản xuát, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v… Mục tiêu tổng quát
của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật
tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằn cách sử dụng các công cụ
hoạch định và lên kế hoạch.
Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép doanh nghiệp cung cấp và
tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên.

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm có cấu trúc
phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng
riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lâp nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng
kết nôi với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một
hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như
sau:
 Kế toán: Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công
nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư,
v.v… Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP
 Mua hàng
 Kho
 Sản xuất
 Bán hàng
 Quản lý nhân sự và tính lương


 Quản lý quan hệ với khách hàng, cổ đông, và công chúng.
Các phần mềm ERP được xây dựng thường hợp nhất các thông lệ tốt nhất ở nhiều hoạt
động tác nghiệp khác nhau của công ty. Do đó, công ty có thể dễ dàng áp dụng các thông
lệ tốt nhất thông qua việc cài đặt một hệ thống ERP.
2. Thành phần của ERP

Hệ thống ERP được thiết kế theo kiểu các phân hệ. Những phân hệ chức năng chính
được chia thích hợp với những hoạt động kinh doanh chuyên biệt như tài chính kế toán,
sản xuất và phân phối. Những phân hệ khác có thể được thêm vào hệ thống lõi.
 Financials – Kế toán tài chính
Oracle cung cấp cho doanh nghiệp toàn bộ bức tranh về tình hình tài chính của
minh và cho phép kiểm soát tòan bộ các giao dịch nghiệp vụ, giúp tăng tốc độ
khai thác thông tin và tính minh bạch trong các báo cáo tài chính từ độ tăng
hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể đóng sổ cuối kì

nhanh hơn, ra quyết định chính xác hơn dựa trên số liệu tức thì do hệ thống
cung cấp, góp phần làm giảm chi phí vận hành doanh nghiệp. Các phân hệ
chính của Oracle Financials là General Legder, Account Receipables, Account
Payables, Assets…
 Procurement – Quản lí mua hàng
Oracle Procurement gồm các phân hệ được thiết kế nhằm quản lí hiệu quả việc
mua sắm hàng hóa, dịch vụ đa dạng và phức tạp. Các phân hệ quản lí mua sắm
cho phép doanh nghiệp quản lí các yêu cầu mau sắm tòan doanh nghiệp, công


tác mua sắm, quản lý và lựa chọn nhà cung cấp. Các phân hệ của quản lí mau
sắm gồm: Purchasing Intelligence, iProcurementm, Sourcing, iSupplier Portal.
 Logistics- Cung ứng
Oracle Logistics hỗ trợ quản lí tòan bộ quy trình cung ứng, từ quản lý kho đến
vận chuyển và trả lại hàng cho các phân hệ Inventory Management, Mobile
Supply Chain, Supply Chain Intelligence, Transportation, Warehouse
Management,…
 Oracle Fulfillment – Quản lí bán hàng
Oracle Order Fulfillment cho phép quản lí các quy trình bán hàng rất mềm dỏe,
cung cấp số liệu kịp thời, góp phần tăng khả năng thực hiện đúng hạn các đơn
hàng của khách hàng, tự động hóa quy trình từ bán hàng đến thu tiền, góp phần
làm giảm các chi phí bán hàng gồm Oracle Management, configurator,
Advanced Pricing, iStore, Supply Chain Intelligence…
 Manufacturing – Quản lí sản xuất
Oracle Manufacturing giúp tối ưu hóa năng lực sản xuất, từ khâu nguyên liệu
đến thành phẩm cuối cùng. Hỗ trợ cả mội trường sản xuất lắp ráp giản đơn
(Discrete Manufacturing) và cả mội trường sản xuất chế biến phức tạp (Process
Manufacturing), Oracle Manufacturing giúp cải tiến và kiểm soát quy trình sản
xuất tốt hơn. Các phân hệ chính của Quản lí sản xuất là MDS, MPS, MRP,
BOM/Formula, WIP,…

 Human Resources – Quản Trị nhân sự
Các phân hệ Quản trị nhân sự của Oracle sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu
quả nguồn nhân lực của mình. Oracle cung cấp các công cụ để gắn người lao
động với các mục tiêu của tổ chức, hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân
viên, tuyển dụng, đào tạo, lương…Các phân hệ gồm Human Resources,
Payroll, Trianning Administration, Self-service HR, HR Intelligence, Time &
Labor, Advance Benefits, iLearning, iRecruitment.
 Project – Quản lý dự án
Oracle Projects giúp cải tiến công tác quản lí dự án, cung cấp thông tin phù hợp
cho những người lien quan, từ đó doanh nghiệp có thể điều phối dự án nhịp
nhàng, tối ưu hóa việc sự dụng nguồn lực, ra quyết định kịp thời. Các phân hệ
gồm Projects Billing, Projects Costing, Project Intelligence, Project Resource
Mgmt, Project Contracts, Project Collaboration…
 Planning & Schedule – Lập kế hoạch


Oracle Planning & Scheduling gồm các phân hệ hỗ trợ việc lập kế hoạch cung
ứng cũng như kế hoạch sản xuất. Các phân hệ chính gồm Supply Chain
Planning, Adv. Supply Chain Planning, Demand Planning, Global Order
Promising, Mfg.Scheduling, Inventory Optimization, Collaborative Planning,
Supply Chain Intelligence.
 Intelligence – Báo cáo phân tích
Oracle E-Business Intelligence là một bộ các ứng dụng lập báo cáo phân tích
nhằm đem lại những thông tin kịp thời, chính xác cho các cấp lãnh đạo, các cán
bộ quản lý vá tác nghiệp. Oracle E-Business Intelligence đựơv tích hợp sẵn
trong giải pháp Oracle nên giảm thiểu đáng kể công sức triển khai.
 Maintenance Management – Quản lí bảo dưỡng
Các phân hệ Oracle Enterprise Asset Management và OracleMaintenance,
Repair, and Overhaul hỗ trợ doanh nghiệp chủ động trong việc lên kế hoạch và
thực hiện duy tu, bảo dưỡng thiết bị, nhà xưởng, máy móc, xe cộ…Công tác

duy tu, bảo dưỡng được thực hiện tốt hơn sẽ giúp tăng tuổi thọ của tài sản, đãm
bảo tính an toàn và độ tin cậy cảu máy móc, thiết bị. Ngoài các phân hệ ERP ở
trên, các doanh nghiệp triển khai mở rộng ERP với việc triển khai CRM
(Customer Relationship Management - Quản lí quan hệ khách hàng) và SCM
(Supply Chain Planning - Quản lí dây chuyền cung ứng)


II. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG, KINH NGHIỆM TRIỂN KHAI VÀ NHẬN XÉT
ERP CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM - VINAMILK
1. Tổng quan về công ty cổ phần sữa Vinamilk Việt Nam
1.1. Giới thiệu về công ty cổ phần sữa Vinamilk Việt Nam:
 Tên giao dịch tiếng anh : Vietnam Dairy Products Joint Stock Company
 Giấy CNĐKKD số 0300588569 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hồ Chí
Minh cấp ngày 24/10/1998
 Trụ sở chính: 10 Tân Trào, Phường Tân Phú, Quận 7, Tp. Hồ Chí Minh, Việt Nam
 Điện thoại: (085) 4 155 555
 Fax: (085) 4 161 230
 E-mail:
 Webside: www.vinamilk.com.vn
 Vốn điều lệ: 1.590 tỷ VND
 Giấy phép niêm yết số 42/GPNY do Chủ tịch Uỷ Ban Chứng khoán Nhà nước cấp
ngày 28/12/2004.
 Tên cổ phiếu: Cổ phiếu Công ty cổ phần Sữa Việt Nam
 Mã cổ phiếu: VNM
 Số lượng cổ phiếu: 159.000.000 cổ phần
 Mệnh giá cổ phiếu: 10.000 VND
 Nơi niêm yết: Sàn giao dịch chứng khoán thành phố Hồ Chí Minh (HOSE)
1.2. Lĩnh vực kinh doanh
 Sản xuất và kinh doanh sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡ ng và các sản phẩm từ sữa
khác

 Sản xuất và kinh doanh bánh, sữa đậu nành và nước giải khát
 Kinh doanh thực phẩm công nghệ , thiết bị phụ tùng, vật tư , hoá chất và nguyên
liệu
 Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của Pháp luật
 Sản xuất và kinh doanh bao bì


 In trên bao bì
 Sản xuất, mua bán các sản phẩm nhựa (trừ tái chế phế thải nhựa)
1.3. Định hướng phát triển tương lai:
 Nhiệm vụ chức năng:
Sản xuất và phân phối các sản phẩm từ sữa.
 Định hướng phát triển:
Mục tiêu của Công ty là tối đa hóa giá trị của cổ đông và theo đuổi chiến lược phát
triển kinh doanh dựa trên những yếu tố chủ lực sau:
• Mở rộng thị phần tại các thị trường hiện tại và thị trường mới;
• Phát triển toàn diện danh mục sản phẩm sữa nhằm hướng tới một lực lượng tiêu thụ
rộng lớn đồng thời mở rộng sang các sản phẩm giá trị cộng thêm có tỷ suất lợi nhuận lớn
hơn;
• Phát triển các dòng sản phẩm mới nhằm thỏa mãn nhiều thị hiếu tiêu dùng khác
nhau;
• Xây dựng thương hiệu;
• Tiếp tục nâng cao quản lý hệ thống cung cấp;
• Phát triển nguồn nguyên liệu để đảm bảo nguồn cung sữa tươi ổn định và tin cậy.
 Tầm nhìn
“Trở thành biểu tượng niềm tin số một Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và sức khỏe
phục vụ cuộc sống con người “
 Sứ mệnh
“Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng tốt nhất, chất lượng nhất
bằng chính sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm cao của mình với cuộc sống con người

và xã hội”
 Giá trị cốt lõi
 Chính trực
Liêm chính, Trung thực trong ứng xử và trong tất cả các giao dịch. Tôn trọng Tôn trọng
bản thân, tôn trọng đồng nghiệp.
 Tôn trọng
Công ty, tôn trọng đối tác. Hợp tác trong sự tôn trọng.
 Công bằng
Công bằng với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan khác.




Tuân thủ

Tuân thủ Luật pháp, Bộ Quy Tắc Ứng Xử và các quy chế, chính sách, quy định của Công
ty.
 Đạo đức
Tôn trọng các tiêu chuẩn đã được thiết lập và hành động một cách đạo đức Hoạt động của
công ty
2. Thực trạng triển khai ERP tại công ty Vinamilk trước khi triển khai ERP:
Trong những năm cuối thế kỷ XX, hoạt động quản lý kinh doanh, sản xuất của
Vinamilk vẫn còn sử dụng những phần mềm ứng dụng cũ như Foxpro hay những công cụ
thủ công Excel để phục vụ vào công tác quản lý, ảnh hướng trực tiếp đến hoạt động của
ngoanh nghiệp.
Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào đầu ra hoàn toàn sử dụng những công cụ Excel
thủ công, điều này ảnh hưởng nhiều trong việc ghi chép, hạch toán, việc sử dụng máy
móc và công nhân chưa đạt hết công suất.
Nếu áp dụng các phần mềm quản lý rời rạc và do mỗi phòng ban có thể sử dụng các
phần mềm quản lý khác nhau, khi cần chuyển dữ liệu giữa các phòng ban, người sử dụng

phải thực hiện một cách thủ công. Điều này dẫn đến năng suất làm việc thấp, dữ liệu
không đồng bộ, có thể bị thất thoát và khó kiểm soát do các phần mềm không hiểu nhau.
Việc kiểm soát quá trình sản xuất, xử lý đơn đặt hàng, hạch toán chi phú chưa được
đồng bộ, dẫn đến việc gia tăng chi phí sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho.
Quy trình xử lý hạch toán kế toán - tài chính cũng không ngoại lệ, việc ghi chép, hạch
toán, báo cáo tài chính - kế toán gặp nhiều khó khăn trong quá trình tổng hợp số liệu, lập
báo cáo nhanh về kết quả hoạt dộng kinh doanh, sản xuất, tài chính dẫn đến những quyết
định quản trị mất khả năng chính xác và kịp thời.
Mặt khác, việc kiểm tra dữ liệu kế toán, tổng hợp số liệu và làm báo cáo hợp nhất rất
phức tạp ảnh hưởng đến tính chính xác, đầy đủ, kịp thời; sự chồng chéo trong công việc
giữa các nhân viên không có sự kế thừa dữ liệu giữa các bộ phận, gây lãng phí thời gian
và nguồn lực.
Kế toán thủ công hay sử dụng excel thường mặc phải những sai sót trong quá trình
tính toán hay hạch toán, việc kiểm soát lưu trữ chứng từ với khối lượng lớn, khả năng hỗ
trợ ra quyết định hạch toán thấp.
Với mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Vinamilk tại thời điểm đó, hệ thống
thông tin quản lý của doanh nghiệp chưa đủ đáp ứng nhu cầu mang tầm chiến lược của


doanh nghiệp. Từ những lý do trên, các nhà quản lý của Vinamilk đã tìm ra giải pháp và
khắc phục một cách có hiệu quả với việc áp dụng mô hình ERP.
3. Hoạt động của công ty sau khi áp dụng ERP:
 Thực trạng về việc triển khai ERP ở vinamilk:
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường, trong thời gian qua Vinamilk đã
không ngừng đổi mới công nghệ, đầu tư cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị hiện đại, nâng
cao công tác quản lý và chất lượng sản phẩm. Các sản phẩm của Vinamilk chiếm 80% thị
phần tiêu thụ trong cả nước và hướng ra thị trường xuất khẩu. Vì vậy mà quy trình sản
xuất cũng như bộ máy tổ chức của Vinamilk vô cùng phức tạp.
3.1. Thực trạng về công nghệ:
Năm 1999, Vinamilk bắt đầu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn

quốc tế ISO 9002. Bên cạnh đó, Vinamilk còn tập trung đầu tư mạnh mẽ vào CNTT và
ứng dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP Oracle EBS 11i, phần mềm
SAP CRM (Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng) và BI (Hệ thống thông tin báo cáo).
Từ những kinh nghiệm áp dụng các phần mềm trên, Vinamilk không ngừng cải thiện,
nâng cao tính thực tế của các phần mềm. Hế thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E
Business Suite của Oracle do Pythis bắt đầu triển khai từ 15/03/2005 bao gồm các phân
hệ chính: tài chính kế toán, quản lý mua sắm, quản lý bán hàng, quản lý sản xuất và phân
tích kết quả hoạt động kinh doanh. Mặc dù được đưa sử dụng từ rất sớm nhưng đến ngày
01/01/2007 thì hệ thống ERP mới chính thức được sử dụng toàn diện trên hệ thống thông
tin quản trị của Vinamilk.
3.2. Thực trạng về cơ sở hạ tầng CNTT:
 Ứng dụng ERP trong quá trình phân phối
Để quản lý quá trình phân phối sản xuất kinh doanh luôn là bài toán nan giải của
doanh nghiệp. Quản lý tốt quá trình này, không những giúp quâ trình cung cấp các sản
phẩm dịch vụ của doanh nghiệp trở nên linh hoạt, mở rộng thị trường mà còn giúp người
tiêu dùng tiếp cận sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp một cách dễ dàng, góp phần tạo
được ưu thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Vinamilk hiện đang ứng dụng đồnh thời 3 giải pháp ERP quốc tế, SAP và Microsoft,
để làm chủ và tích hợp cả 3 giải pháp này, doanh nghiệp đã có những thay đổi tích cực.
Thay đổi quy trình phân phối: Vinamilk là một trong số ít doanh nghiệp Việt Nam đi
tiên phong trong việc áp dụng giải pháp quản trị mối quan hệ với khách hàng (Customer
Relationship Management – CRM) của SAP. Theo bà Mai Kiều Liên, Tổng giám đốc
Vinamilk, với nỗ lực đầu tư trang bị hệ thống SAP-CRM, doanh nghiệp mông muốn có
một công cụ hỗ trợ nhân viên trong công việc, cho phép mạng lưới phân phối các sản


phẩm của công ty trên cả nước có thể kết nối thông tin với trung tâm trong cả hai trường
hợp online và offline.
Thông tin tập trung sẽ giúp sẽ giúp các nhà quản lý đưa ra các xử lý kịp thời để hỗ trợ
chính xác việc lập kế hoạch . Việc thu thập và quản lý các thông tin bán hàng của đại lý

được đáp ứng kịp thời, mang lại sự hài lòng cho khách hàng ở cấp độ tốt nhất.
Bên cạnh đó, hệ thống thông tin báo cáo và ra quyết định phục vụ ban lãnh đạo
(Business Intelligence - BI) được thiết lập ở trung tâm chính để quản lý các kênh phân
phối có thể kết nối trực tuyến vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương
trình SAP, hoặc kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon của Microsoft.
Riêng các đại lý sử dụng phần mềm được PPT phát triển cho PDA để ghi nhận các giao
dịch. Csc nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống tại nhà phân phối để cập
nhập thông tin.
Quá trình này đã hỗ trợ các nhân viên nâng cao được tính chuyên nghiệp và khả năng
nắm bắt thông tin thị thường nhờ sử dụng thông tin được chia sẻ, cập nhật qua hệ thống.
Theo ông Trần Nguyên Sơn, Giám đốc Công nghệ thông tin của Vinamilk, cho đến nay hệ
thống đã áp ứng được các yêu cầu dặt ra của công ty khi xây dựng sự án. Từ tháng 7/2008
toàn bộ hệ thống tại các nhà phân phối cho đến các đại lý đã được triển khai và vận hành
ứng dụng ERP trong kế toán.
Với hệ thống máy chủ chạy bằng phần mềm SAP - CRM ở trung tâm cơ sở dữ liệu tập
trung (Master Data), tích hợp theo chuẩn các số liệu hằng ngày từ các nhà phân phối, từ
hệ thống máy PDA cầm tay di dộng từ các nhân viên bán hàng. Một hệ thống thông tin
tập trung về báo cáo tình trạng kho, hàng, doanh thu, công nợ, … của mỗi nhà phân phối.
Trên cơ sở đó, nhân viên tại trung tâm có thể phân tích tình hình tiêu thụ hàng để đưa ra
các hướng xử lý, chỉ tiêu cũng như lên kế hoạch để đưa ra các hướng xử lý, chỉ tiêu cũng
như lên kế hoạch phân phối hàng chính xsac nhất có thể được.
Hệ thống SAP được xây dựng dựa trên nền tảng công nghệ SAP NetWeaver. Tại
Vinamilk, NetWeaver đã tích hợp thông tin từ hệ thống ERP sử dụng racle EBS cùng với
hệ thống Solomon sử dụng tại các nhà phân phối và ứng dụng trên PDA cho nhân viên
bán hàng. Ba ứng dụng này được NetWeaver tích hoejp thành hệ thống Business
Warehouse BW để phục vụ cho hệ thống báo cáo thông minh giúp ban lãnh đạo có được
thông tin chính xác và trực tuyến về tình hình hoạt động kinh doanh trên toàn quốc.
3.3. Thực trạng về quy trình:
Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle do Pythis cung
cấp bắt đầu từ 15/03/2005. Công việc chuyển giao công nghệ diễn ra trên toàn hệ thống

với 13 địa điểm, bao gồm trụ sở chính tại Tp. HCM, xí nghiệp kho vận và các chi nhánh,
nhà máy trên toàn quốc.
Quá trình triển khai ERP tại Vinamilk thực chất trải qua nhiều giai đoạn. Vì thế, trong
toàn công ty Vinamilk có tình trạng nơi đã sử dụng ERP, nơi chưa sử dụng ERP nên đã
làm phát sinh về hệ thống báo cáo, điều hành công ty. Bên cạnh 3 phân hệ ERP chính,
Vinamilk còn tiệp nhận hệ thống phần mềm trích xuất dữ liệu thông tin BI (Business
Intelligence) cho cả 3 phân hệ đó. Pythis đã phải lập trình trên 300 biểu mẫu báo cáo theo
quá trình của Vinamilk.
Thực hiện việc khảo sát mô tả quy trình hiện tại. Phòng CNTT của Vinamilk được
thành lập với 26 thành viên chia ra thành nhiều nhóm: Nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm
mạng, nhóm máy chủ - cơ sở dữ liệu, nhóm lập trình và nhóm hỗ trợ trợ Solomon
Quy trình triển khai ERP tuân theo 1 quy trình chuẩn ERP được áp dụng rộng rãi trong
các doanh nghiệp sản xuất – thương mại dưới sự giúp đỡ tận tình của nhà triển khai
Pythis, công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle và đặc biệt là đã
được tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk.
Giữa tháng 7/2013, bà Mai Kiều Liên – Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Sữa Việt
Nam VINAMILK và ông Nguyễn Tuấn Hùng – Phó Tổng giám đốc FPT IS đã đại diện
hai bên ký kết hợp đồng cung cấp Dịch vụ triển khai nâng cấp phần mềm quản trị doanh
nghiệp Oracle cho VINAMILK. Theo đó, FPT IS sẽ nâng cấp hệ thống Oracle R11 lên
R12 và triển khai thêm hệ thống báo cáo quản trị phục vụ lãnh đạo. Dự án nhằm hoàn
thiện hệ thống quản trị, nâng cao tầm kiểm soát cho VINAMILK, tận dụng tối đa hiệu quả
của hệ thống.
3.4. Thực trạng về nhân lực:
Vinamilk đã có được sự quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo tới nhân viên thừa hành về
quyết tâm thay đổi mặc dù giai đoạn đầu là giai đoạn vô cùng khó khăn. Nhưng nhà quản
trị và nhân viên đã vượt qua được thử thách, kiên trì thực hiện mục tiêu.
Công ty đã có phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực vận hành hệ thống
bằng cách cử một nhóm người có trình độ, có năng lực đi đào tạo, huấn luyện.

Cấp lãnh đạo tạo nguồn động lực ,niềm tin tưởng cho nhân viên, cùng vì một mục tiêu
chung. Cùng với các qui định, tinh thần kỉ luật trong việc tuân thủ các qui trình hoạt động.
Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ thống
đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng. Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có
sự thừa hưởng và kịp thời.
3.5. Thực trạng về ngân sách:


Để triển khai hệ thống ERP thì doanh nghiệp phải xác định là sẽ tốn một khoản ngân
sách khá lớn.Chi phí lớn nhất trong ngân sách chi tiêu cho ERP nằm ở phần triển khai.
Xác định trước những khoản mục chi phí sẽ giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ và chất
lượng, bằng không, sẽ dễ bị sa lầy và thất bại.Chi phí triển khai phần mềm ERP gồm khá
nhiều mục, tùy thuộc vào mỗi nhà triển khai. Tuy nhiên, chi phí cơ bản thường là chi phí
bản quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống… Ngoài ra là các chi phí
cho hạ tầng ứng dụng CNTT nói chung như phần cứng, hạ tầng mạng.
Hiện ở Việt Nam mới chỉ có các doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định mới có thể bỏ ra
một khoản ngân sách lớn như vậy để đầu tư xây dựng hệ thống ERP này. Còn hầu như là
chưa có doanh nghiệp vừa và nhỏ nào ở Việt Nam triển khai được.
Từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho hệ thống CNTT tổng cộng 4 triệu đôla
Mỹ.( Một khoản lớn trong đó là đầu tư cho hệ thống ERP)
4. Nhận xét về việc triển khai ERP của Vinamilk:
4.1. Lợi ích, thành công đạt được:
Sau 8 tháng vận hành ERP trên toàn công ty, Vinamilk đã có thể sơ bộ kết luận về hiệu
quả ứng dụng. Hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro trong công tác
kế toán; với sự phân cấp, phân quyền rõ ràng, công tác tài chính – kế toán thuận lợi hơn
nhiều so với trước đây. Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp,
quan hệ khách hàng và sản xuất đã được công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro;
giữa bán hàng và phân phối có sự nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; các chức năng theo dõi
đều tiến hành theo thời gian thực.
Trình độ nhân viên CNTT tại Vinamilk đã được nâng cao hơn so với trước. Hạ tầng

CNTT được kiện toàn, đồng bộ, chuẩn hoá và củng cố. Bà Trang (Phó giám đốc công ty)
cho biết, từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho CNTT tổng cộng 4 triệu USD
(trong đó có phần ERP) và khẳng định, nhờ có đầu tư sâu, rộng nên Vinamilk đủ sức tiếp
thu các giải pháp lớn.
Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ thống
đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng. Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có
sự thừa hưởng và kịp thời.
Vinamilk đã đặc biệt thành công trong các kênh phân phối. Các nhà phân phối có thể
kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, hoặc
kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon của Microsoft. Riêng các đại
lý sử dụng phần mềm được FPT phát triển cho PDA để ghi nhận các giao dịch. Các nhân
viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống tại nhà phân phối để cập nhật thông tin.


Vinamilk cũng thống nhất các quy trình kinh doanh với các nhà phân phối theo các
yêu cầu quản lý mang tính hệ thống như quản lý giá, khuyến mại, kế hoạch phân phối,
cũng như quy trình tác nghiệp cho nhân viên bán hàng bằng PDA.
4.2. Một số hạn chế:
Thiếu nguồn nhân sự: Khi triển khai ERP, nguồn nhân lực chiếm vị trí hàng đầu.
Không riêng gì Vinamilk mà hầu hết tất cả các doanh nghiệp khi triển khai ERP đều gặp
khó khăn trong vấn đề nhân sự. Đặc biệt là Nguồn nhân lực thiếu kiến thức chuyên môn
ERP. Vì thế mà hầu hết các doanh nghiệp phải cử nhân viên đi đào tạo, tập huấn.
Chi phí đầu tư lớn: Tuy Vinamilk là một doanh nghiệp lớn hàng đầu của Việt Nam,
nhưng ERP vẫn là một hệ thống đắt tiền đối với doanh nghiệp, Vinamilk đã tốn một
khoản chi phí lớn cho việc đầu tư này.
5. Kinh nghiệm triển khai
5.1. Khó khăn:
Tuy Pythis là một doanh nghiệp chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm tại Việt
Nam nhưng khả năng đáp ứng của Pythis cho toàn bộ quá trình ERP của Vinamilk là chưa
đủ. Có thể thấy, là nhà cung cấp hàng đầu nhưng nguồn nhân lực, công nghệ và năng lực

của Pythis cũng chỉ có hạn. Tầm của Pythis có thể là đối tác chiến lược của Oracle tại Việt
Nam nhưng để hoàn toàn phát huy hết khả năng của Oracle tại một doanh nghiệp lớn như
Vinamilk là chưa thể được. Do đó, Vinamilk mua cả giải pháp phần mềm của Oracle và
SAP để hoàn thiện hơn khả năng quản lý công nghệ ở mức cao. Có thể Vinamilk muốn
mua giải pháp của Oracle cho các năng lực quản lý lõi và riêng CRM ( Customer
Relationship Management ) của SAP để củng cố khả năng quản lý khách hàng ở mức cao
nhất. Ở một mức nào đó, các chức năng ERP của Oracle ở mảng CRM chưa được phát
huy, một phần là do năng lực, nhân lực không đủ (mà nguyên nhân chính là do Pythis)
điều này khiến cho chi phí dành cho ERP tại Vinamilk lại bị đội lên một lần nữa. Đồng
thời, khả năng đồng bộ hóa cho qua trình quản lý của các giải pháp cũng bị giảm đáng kể.
Những số liệu từ khách hàng và nhà cung cấp đưa vào vẫn thông qua hệ thống nhập
tay từ các nhân viên nghiệp vụ của mình nhận chứng từ của nhân viên nghiệp vụ đối tác.
Do vậy, có độ trễ và thiếu chính xác.
Chi phí để đầu tư cho ERP và để đưa nó vào hoạt động hoàn chỉnh là tương đối lớn
không chỉ về năng lực phần cứng, phần mềm và cả năng lực con người. Hệ thống phần
cứng cần được đầu tư lớn để có khả năng chạy được tất cả các module. Hệ thống phần
mềm thì cũng cần thường xuyên phải cập nhật các phiên bản mới nhất dùng cho việc quản
lý một cách hiệu quả nhất. Khi hệ thống phần cứng và phần mềm có thể mua được thì một
vấn đề khác cần được nhắc đến như là một vấn đề quan trọng, then chốt. Đó là năng lực,


nhân lực cần có để sử dụng được hệ thống đó. Việc đầu tư cho nhân lực không phải ngày
một ngày hai mà còn là một quá trình dài. Vinamilk muốn sử dụng hệ thống ERP thì
không chỉ phải đầu tư cho cơ sở hạ tầng mà còn phải chú trọng đến nguồn nhân lực có đủ
trình độ để triển khai hệ thống. Nguồn nhân lực này không những phải am hiểu về tình
hình chung của Vinamilk mà còn phải đủ khả năng vận hành hệ thống. Muốn vậy thì
Vinamilk phải đào tạo nhân lực đủ trình độ để sử dụng hệ thống và thêm vào đó là đưa
nhân viên của mình thực hành trên hệ thống thật sự để tích lũy thêm kinh nghiệm để đạt
được hiệu quả cao nhất khi sử dụng hệ thống.
Phần triển khai CRM và distribution cho các vendor là những module khác hẳn các

module trong core central mà Vinamilk đã mua. Nghiệp vụ đã vươn ra để kiểm soát thị
trường, kiểm soát năng lực nhân viên kinh doanh, kiểm soát cạnh tranh của đối thủ....
Điều ấy quá xa lạ với các nhân viên và các nhà tư vấn triển khai ERP thông thường.
Ngoài ra, điểm đặc biệt của Vinamilk là hiện công ty đang ứng dụng đồng thời ba giải
pháp ERP quốc tế của Oracle, SAP, và Microsoft. Do đó, làm cách nào để kết hợp được 3
giải pháp một cách hiện quả cũng là một thách thức.
5.2. Lý do thành công:
 Sự cam kết và hỗ trợ mạnh mẽ của ban lãnh đạo Vinamilk - định hướng đúng và đi
đến cùng
 Vinamilk đã phân công đội ngũ có chuyên môn tham gia tích cực vào dự án
 Đội ngũ CNTT của Vinamilk chuyên nghiệp, làm việc bài bản và quy củ.
 Ngoài ra, dự án còn được hỗ trợ bởi hệ thống quản lý sản xuất của Vinamilk, của
nhà cung cấp giải pháp là Oracle và nhà tư vấn độc lập là công ty TNHH KPMG
 Kinh nghiệm chính mà Pythis chia sẻ là các bên tham gia (Pythis, Vinamilk,
Oracle và cả KPMG) cùng xác định rõ mục tiêu nhưng không đi quá chi tiết vào
những vấn đề không quan trọng, đồng thời luôn luôn có người đứng ra giải quyết
các vấn đề phát sinh.


KẾT LUẬN
Hiện nay ứng dụng ERP đã không còn là thách thức đối với các doanh nghiệp Việt
Nam. Hệ thống quản trị tổng thể nguồn lực (ERP) được coi là "cây đũa thần" trong quản
lý doanh nghiệp. ERP đang được ứng dụng tại nhiều tổ chức, doanh nghiệp với hiệu quả
cao.
Trong việc áp dụng hệ thống ERP, các doanh nghiệp thường gặp phải những khó khăn
chính liên quan đến việc học để tiếp thu công nghệ; thay đổi quy trình trong doanh nghiệp
cho phù hợp với quy trình phần mềm; thay đổi cơ cấu tổ chức của công ty. Do vậy, muốn
triển khai ERP, doanh nghiệp cần có đủ cán bộ có năng lực, dám chấp nhận và biết cách
thay đổi. Quan trọng nhất là sự cam kết của lãnh đạo và năng lực quản lý được các thay
đổi mà ERP yêu cầu. Hạ tầng CNTT cần phải được đồng bộ hóa, chuẩn hóa và củng cố.

Cần có sự hợp tác hỗ trợ từ các đối tác và nhà tư vấn.