ỨNG DỤNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP VISSAN
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (500.59 KB, 20 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
KHOA CƠ BẢN
TIỂU LUẬN: ỨNG DỤNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP VISSAN
Giảng viên hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã sinh viên
:
:
:
ThS Nguyễn Thị Hồng Vân
Chu Thị Mai
1412210130
Hà Nội ngày 23 tháng 3 năm 2017
MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: PHẦN MỞ ĐẦU.....................................................................................................................1
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYÊT VỀ ERP.............................................................................................2
1.
Khái niệm về ERP..............................................................................................................................2
2.
Vai trò của ERP..................................................................................................................................3
CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN.......................................................................8
I.
CÔNG TY VISSAN............................................................................................................................8
1.
Giới thiệu về công ty Vissan..........................................................................................................8
2.
Ngành nghề kinh doanh..............................................................................................................10
3.
Phương hướng tương lai..............................................................................................................10
4.
Phương thức hoạt động...............................................................................................................10
II.
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRONG CÔNG TY VISSAN..........................11
1.
Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Vissan......................................................11
2.
Những nhân tố tác động tới việc ứng dụng ERP......................................................................11
CHƯƠNG 4: TRIỂN KHAI ERP TẠI VISSAN.......................................................................................14
1.
2.
3.
Các giải pháp....................................................................................................................................14
1.1
Cơ chế quản lý...........................................................................................................................14
1.2
Lập ban dự án............................................................................................................................14
1.3
Tuyên truyền...............................................................................................................................14
1.4
Đào tạo, tuyển dụng, luân chuyển nhân viên............................................................................14
1.5
Chia nhỏ dự án...........................................................................................................................14
1.6
Đầu tư cơ sở hạ tầng, chuẩn hóa dữ liệu..................................................................................14
1.7
Khen thưởng...............................................................................................................................15
Các động lực và kháng cự khi triển khai ERP.............................................................................15
2.1
Các kháng cự khi triển khai ERP..............................................................................................15
2.2
Động lực thay đổi.......................................................................................................................15
Bài học kinh nghiệm rút ra.............................................................................................................15
CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN...........................................................................................................................16
1
CHƯƠNG 1: PHẦN MỞ ĐẦU
Đối với các doanh nghiệp, trong điều kiện phát triển kinh tế và hội nhập kinh tế
toàn cầu, để đảm bảo quá trình phát triển kinh doanh, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải
hội nhập và ứng dụng công nghệ mới trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
mình. Trong vài năm trở lại đây, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, ERP
(Enterprise Resources Planning) đã nhanh chóng trở thành giải pháp được nhiều công
ty đầu tư thích đáng do những lợi ích to lớn mà nó mang lại. Trên thế giới, việc ứng
dụng các giải pháp ERP với nội dung chính là đưa ra giải pháp tổng thể cho tin học
hóa tác nghiệp và quản trị trong các tổ chức, doanh nghiệp đã được thực hiện từ lâu.
Đây là một công cụ hiệu quả giúp đỡ các nhà lãnh đạo trong việc quản lý các nguồn
lực khác nhau (nhân lực - tài lực - vật lực) và tác nghiệp, đồng thời giúp các tổ chức,
doanh nghiệp hội nhập với một tiêu chuẩn quản lý quốc tế. Ở Việt Nam, tốc độ tăng
trưởng khá cao hàng năm và nhu cầu tăng cường năng lực quản lý trong đó có ERP.
Đây cũng là bức tranh chung của các nước đang phát triển với nhu cầu cải cách công
nghệ quản lý kinh tế không ngừng. Tuy nhiên, vì rất nhiều lý do cả khách quan lẫn chủ
quan, mà việc triển khai ERP của các doanh nghiệp tại Việt Nam chưa được phổ biến.
Với hệ thống công nghệ thông tin hiện hành, tại Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ
Nghệ Súc Sản (VISSAN) đang gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý, không linh
hoạt trong việc tận dụng tối đa cơ hội thị trường, việc điều hành sản xuất kinh doanh
chưa được chuẩn hóa và xuyên suốt. Hiện nay, trong quá trình phát triển hoạt động sản
xuất kinh doanh, mở rộng mạng lưới phân phối và bán lẻ bao phủ hầu hết các địa bàn
trên cả nước, việc đổi mới công nghệ thông tin trở thành một nhu cầu cấp thiết đối với
công tác quản lý của Công ty VISSAN, nhất là công tác quản lý Tài chính – Kế toán.
Tuy nhiên, việc đổi mới công nghệ tại Công ty VISSAN gặp rất nhiều khó khăn, nhiều
rào cản ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ triển khai và không đáp ứng kịp thời quản lý. Đề
tài là một nghiên cứu cần thiết nhằm tìm ra nguyên nhân và kiến nghị những giải pháp
thích hợp trong việc ứng dụng ERP Công ty VISSAN.
2
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYÊT VỀ
ERP
1. Khái niệm về ERP
ERP là phần mềm máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân
viên của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu
quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp. Nói cách khác, ERP là Phần Mềm
phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp. Đây chỉ là một cách nhìn “dễ
hiểu” về khái niệm ERP. Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới
hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm nhân lực
(con người), vật lực (tài sản, thiết bị...) và tài lực (tài chính). Khối lượng công
việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần
lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống Phần
Mềm rất lớn. Rất nhiều các giải pháp ERP chỉ thực hiện các chức năng theo
đúng phạm vi này. Tuy nhiên trên thực tế, khái niệm ERP đã được mở rộng
rất nhiều trong nhiều giải pháp ERP ngoại và nội. Ví dụ module CRM (quản
lý mối quan hệ khách hàng) cũng được tích hợp trong rất nhiều giải pháp ERP
quốc tế mặc dù CRM là khái niệm khác so với ERP. Xét về các quy trình hoạt
động của doanh nghiệp thì CRM quản lý khâu đầu tiên trong quy trình hoạt
động sản xuất kinh doanh chính của doanh nghiệp. Đó là công việc xây dựng
hệ thống khách hàng để tạo ra kết quả - các hợp đồng bán hàng và đây là điểm
xuất phát của tất cả các hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp (mua hàng, sản
xuất...) nên nếu module này được tích hợp trong phạm vi hệ thống ERP thì
cũng là điều dễ hiểu. Thực tế thì nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp “vô
cùng phong phú” và không chỉ giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực.
Ví dụ: Các công ty cổ phần có nhu cầu rất lớn về module Phần Mềm “Quản lý
cổ phần và cổ đông” và module này có mối quan hệ chặt chẽ với module kế
toán nhưng không nằm trong khái niệm ERP. Nếu chúng ta hiểu ERP trên
3
khía cạnh Phần Mềm quản lý “tổng thể” doanh nghiệp thì module này cũng
nên được tích hợp vào thành phần của hệ thống ERP.
Tóm lại, khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: ERP là Phần Mềm quản lý tổng thể
doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản. Những gì quan
trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành
nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc module hay chức năng của hệ thống
ERP có thể rất khác nhau.
2. Vai trò của ERP
ERP là chữ viết tắt của từ Enterpise Resource Planning. Hệ thống ERP thật sự là
một hệ thống mang tính cách mạng cao. Những người tiên phong trong lĩnh vực này đã
đặt tên cho hệ thống ERP hiện đại ngày nay bằng cách ghép các chữ cái đầu tiên lại
với nhau. Vài từ viết tắt đã gây ra lộn xộn trong thời gian qua như MRP, MRPII, ERP
và gần đây là ERM.
Bốn từ viết tắt được dùng liên quan đến hệ thống ERP bao gồm:
4
MRP: Material Requirements Planning - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu.
MRPII: Manufacturing Resource Planning - Hoạch định nguồn lực sản xuất.
ERP: Enterpise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
ERM: Enterpise Resource Management - Quản trị nguồn lực doanh nghiệp.
Thường thì ở trong các doanh nghiệp, mỗi phòng ban người ta sẽ dùng một loại phần
mềm khác nhau. Khi dùng từng phần mềm riêng lẻ như cách truyền thống, việc kết nối
các dữ liệu với nhau rất khó, nhất là khi khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không
tương thích với nhau, thế nên sự phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên
khó khăn, tốn kém, mất thời gian. Còn ERP thì gom hết tất cả những thứ này lại với
nhau và chỉ sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để tất cả mọi người, mọi phòng ban
đều có thể truy cập vào và chia sẻ dữ liệu cho nhau.
ERP xuất hiện với mục đích thay thế hết tất cả những hệ thống đơn lẻ này
5
Và công ty chỉ sử dụng một phần mềm duy nhất để quản lý. Tất nhiên, ERP sẽ được
chia nhỏ thành các gói tùy mục đích, ví dụ như gói tài chính, gói nhân sự, gói kho bãi,
… nhưng vấn đề cơ bản đó là dữ liệu nằm chung một chỗ, không bị phân tán. Mọi
nhân viên khi cần (và tất nhiên là khi có đủ quyền hạn) đều có thể xem được thông tin
như ý muốn, và quan trọng hơn, Nhà quản lý vẫn có thể nắm tình hình doanh nghiệp
một cách nhanh chóng mà không phải chờ đợi các bộ phận gửi báo cáo trong một thời
gian dài. Một công ty có thể chỉ mua một số gói nhất định tùy theo khả năng và nhu
cầu của mình chứ không cần phải mua hết cả bộ.Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ được tùy
biến theo nhu cầu của từng công ty bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có các yêu cầu khác nhau,
những quy trình khác nhau.
Và không chỉ các gói có thể tùy biến mà từng biểu mẫu, từng thanh công cụ, vị trí các
nút, các khu vực điền số liệu... cũng thể được tinh chỉnh lại cho phù hợp nhất. Nói cách
khác, ERP sở hữu tính linh hoạt cực kỳ cao, và đây cũng là công việc chính của những
công ty triển khai ERP đến cho khách hàng của mình.
Một số vai trò cơ bản của ERP như sau:
Kiểm soát thông tin khách hàng: như đã nói ở trên, vì dữ liệu nằm chung ở một
nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách
hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ
khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Ngay cả một
ông CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền.
Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục vụ
như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc
chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói
và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có
thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần
thiết. Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao
6
diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài
con số.
Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi
tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân
lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ
sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của
dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.
Kiểm soát thông tin tài chính: để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao,
người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái
đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác. ERP thì
tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một
phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người
quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp. ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo
cáo tài chính theo những chuẩn mực quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo
tiêu chuẩn Kế toán Việt Nam.
Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng,
hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm
vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập. Tất cả sẽ giúp giảm
chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc.
Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: nhờ ERP mà nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ
làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính
lương bổng và các phúc lợi), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong
nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên sẽ hài lòng
hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn.
7
Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: ERP có một nền tảng tên là Ming.le
cho phép mọi người trong một hệ thống ERP chat với nhau thời gian thực để truy vấn
thông tin. ERP còn sở hữu khả năng hiển thị những tác vụ mà một người cần làm,
xem cập nhật trạng thái từ những người cùng phòng,…
8
CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY
VISSAN
I.
CÔNG TY VISSAN
1. Giới thiệu về công ty Vissan
Công ty Cổ phần Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản được thành lập vào ngày 20/11/1970 và đi
vào hoạt động sản xuất kinh doanh từ ngày 18/05/1974.
Hiện nay, VISSAN là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu ngành thực phẩm, lĩnh vực
hoạt động chuyên về sản xuất kinh doanh thịt tươi sống, đông lạnh và thực phẩm chế biến
từ thịt.
9
10
Với định hướng chiến lược là tiếp cận thị trường bằng chất lượng và vệ sinh an toàn thực
phẩm, Công ty VISSAN đã và đang thực hiện quy trình liên kết khép kín trong sản xuất,
và vẫn không ngừng cải tiến quy trình này để nâng cao hiệu quả, chất lượng sản phẩm
ngày càng tốt hơn. Bên cạnh đó, VISSAN còn chủ động kết hợp liên kết trong chuỗi kinh
doanh khép kín, huy động các nguồn lực xã hội tập trung cho chuỗi giá trị đi từ khâu sản
xuất chế biến đến khâu phân phối.
2. Ngành nghề kinh doanh
Hoạt động của công ty chuyên về sản xuất, chế biến và kinh doanh các sản phẩm
thịt heo, trâu, bò, thịt gia cầm tươi sống và đông lạnh, hải sản, sản phẩm thịt nguội
cao cấp theo công nghệ của Pháp, sản phẩm xúc xích thanh trùng theo công nghệ
Nhật Bản, sản phẩm chế biến theo truyền thống Việt Nam, sản phẩm đóng hộp,
trứng gà, vịt; kinh doanh các mặt hàng, công nghệ phẩm và tiêu dùng khác; kinh
doanh heo giống, heo thịt, bò giống, bò thịt, sản xuất kinh doanh thức ăn gia súc;
dich vụ kỹ thuật về chăn nuôi heo, bò’ kinh doanh ăn uống; kinh doanh nước trái
cây, lương thực chế biến, sản xuất kinh doanh rau củ quả các loại, rau quả chế
biến, các loại gia vị và nông sản.
Sản phẩm của Vissan hiện nay đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường, với
doanh thu và thị phần chiếm lĩnh Vissan được xem như doanh nghiệp sản xuất
kinh doanh súc sản và rau củ quả đứng đầu cả nước.
3. Phương hướng tương lai
Với chiên lược mở rộng và phát triển không ngừng, trong thời gian tới công ty sẽ
tiếp tục phát triển thị trường nội dịa, đưa sản phẩm tiếp cận thị trường thế giới và
sẵn sàng hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước trong các lĩnh vực:
-
Thương mại và phát triển nhập khẩu
-
Sản xuất và kinh doanh các sản phẩm chế biến từ thịt, rau củ quả đóng hộp;
thủy hải sản…
-
Nhập khẩu và kinh doanh hương liệu, phụ gia, phụ liệu cho ngành thực phẩm
chế biến.
-
Sản xuất và kinh doanh heo giống, heo hậu bị, heo thịt.
-
Định hướng tìm kiếm thị trường trong giai đoạn hội nhập kinh tế thế giới trong
đó đặc biệt chú trọng đến những thị trường tiềm năng như Lào, Campuchia,
11
Myanma và một thị trường đông đảo kiều bào ở Mỹ, châu Âu hết sức gắn bó
với hương vị quê hương.
4. Phương thức hoạt động
Phương thức kinh doanh linh hoạt, tinh thần sẵn sàng hợp tác và quan tâm tới
quyền lợi của đối tác kinh doanh, công ty Vissan là doanh nghiệp dẫn đầu trong
việc cung cấp nhu cầu tiêu thụ thịt heo, traai, bò và rau củ quả tại thành phố Hồ
Chí Minh và các thành phố lớn khác trong cả nước.
II.
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRONG CÔNG TY VISSAN
1. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Vissan
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trở thành một yêu cầu cấp thiết đối với
các doanh nghiệp hiện nay trong đó có Vissan. Công ty Vissan từ lâu đã
nhận thức được điều đó và cố gắng triển khai phần mềm tại công ty.
Năm 2009 công ty triển khai phần mềm Xman, bắt đầu sử dụng từ năm
2010 và đến nay phần mềm hoạt dộng tương đối ổn định áp dụng cho một
số phòng ban trong công ty. Tuy nhiên do là phần mềm mới và chỉ sử dụng
cho mục đích bán hàng nên hiện nay công ty vẫn sử dụng phần mềm cũ là
Foxpro cho công tác quản lý tài chính- kế toán. Với hệ thống công gnheej
thông tin hiện hành, công ty đang gặp nhiều khó khăn trong công tác quản
lý, không linh hoạt trong việc tận dụng tối đa cơ hội thị trường trong việc
sản xuất kinh doanh chưa được chuẩn hóa và xuyên suốt.
Việc phát triển mạng lưới kinh doanh bao phủ hầu hết cả nước, việc đổi
mới công nghệ thông tin trở thành nhu cầu bức thiết, cấp bách của công ty.
Thời gian qua công ty vẫn đơn thuần sử dụng excel cho việc hạch toán, ghi
chép số liệu gây nên sự bất tiện, chồng chéo thông tin giữa các phòng ban.
Bên cạnh đó việc di dời khu vực văn phòng công ty đến khu công nghệ
Tân Tạo, còn các xưởng sản xuất đến Long An sẽ triển khai trong thời gian
tới. Vì thế vấn đề liên kết thông tin giữa 2 khu vực này cũng là vấn đề cần
quan tâm hàng đầu, Công ty dự kiến ứng dụng công nghệ thông tin, nhất là
các phần mềm quản lý mang tính chất hệ thống, liên kết dữ liệu một cách
chặt chẽ giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp.
12
Tuy nhiên, với quy mô hoạt động như hiện nay với những vấn đề mang
tính lich sử để lại ví dụ như hệ thống phần cứng của công ty chưa dủ áp
ứng, trình độ công nghệ thông tin của nhân viên còn thấp và bảo mật thông
tin còn nhiều vấn dề cần quan tâm.
2. Những nhân tố tác động tới việc ứng dụng ERP
2.1 Môi trường vĩ mô
-
Môi trường kinh tế: tốc độ tăng trưởng kinh tế cao, ổn định, sức mua ngày
càng tăng dẫn tới nhu cầu quản lý ngày càng phải được nâng cao.
-
Môi trường công nghệ: cơ sở hạ tầng nhìn chung phát triển mạnh mẽ, nước ta
có đủ điều kiện để ứng dụng các tiến bộ ấy
2.2 Môi trường vi mô
-
Đối thủ cạnh tranh: áp lực từ đối thủ cạnh tranh rất cao, đặc biệt là danh
nghiệp đến từ Thái Lan là CP- một công ty lớn được tổ chức rất bài bản quy
củ, vì thế nếu không thể nâng cao năng lực cạnh tranh thì công ty sẽ mất thị
phần.
-
Nhà cung cấp và khách hàng: số lượng nhà cung cấp và khách hàng ngày càng
tăng, yêu cầu cao hơn vì vậy ta phải có công cụ quản lý phù hợp.
2.3 Môi trường nội bộ
-
Đặc điểm của công ty: do là công ty vốn nhà nước nên mọi hoạt động của
công ty phải xin ý kiến từ công ty mej, điều này đặt nặng tính hành chính và
tạo nên sự thiếu linh hoạt trong kinh doanh, mất thời gian. Tuy nhiên do là
công ty nhà nước nên được hỗ trợ về chi phí cho việc ứng dụng ERP.
-
Quy mô công ty: công ty lớn lâu đời với nhiều nhà xưởng tại các địa phương
khác nhau, có những vùng cơ sở hạ tàng chưa được tốt nên khó khăn trong
việc triển khai ERP.
-
Cơ sở hạ tầng: cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin nghèo nàn, ứng dụng các
phần mềm khác nhau tại các bộ phận khác nhau nên khó triển khai về cái
chung.
13
-
Nhân viên công ty: chia làm 2 luồng, một số đồng ý triển khai và một nhóm
phản đối; bên cạnh đó trình độ công nghệ thông tin của nhân viên còn hạn chế,
nhân viên lớn tuổi khó tiếp cận với phương pháp mới.
-
Đối tác triển khai: công ty lựa chọn Fast là đối tác cung cấp ERP do phần mềm
của Fast có thể tùy chỉnh theo yêu cầu quản lý của công ty chứ không phải tiêu
chuẩn quốc tế.
-
Chi phí: một dự án với chi phí rất lớn được bàn bạc nhiều tốn thời gian và ảnh
hưởng của trượt giá.
-
Quản lý khách hàng: trong Vissan có 2 phòng kinh doanh chính là phòng kinh
doanh thực phẩm tươi sống và phòng kinh doanh thực phẩm chế biến, 2 phòng
này với cách đặt mã khác nhau nên khi một khách hàng mua 2 loại sản phẩm
sẽ gây ra khó khăn trong việc theo dõi công nợ, quản lý mối quan hệ khách
hàng.
-
Quản lý máy móc hàng tồn kho: do mỗi bộ phận kho xưởng của công ty có
một cách hạch toán hàng tồn kho khác nhau nên kế toán khó có thể theo dõi
toàn bộ số lượng, dụng cụ tại công ty.
-
Quản lý nhà cung cấp: Vissan có nhiều nhà cung cấp từ nhiều nơi khác nhau
nhưng việc quản lý chất lượng trên excel, điều này làm chậm báo cáo, khó
quản lý dược các nhà phân phối của công ty.
-
Theo dõi công nợ, dự báo tài chính: như đã nói ở trên thì việc quản lý mã
khách hàng nhiều bất cập dẫn tới khó khăn trong phân bổ tài chính, quản trị
mối quan hệ với khách hàng.
14
CHƯƠNG 4: TRIỂN KHAI ERP TẠI VISSAN
1. Các giải pháp
1.1 Cơ chế quản lý
Để tăng tính linh hoạt cho dự án thì công ty cần xin cơ chế tự chủ từ công ty
mẹ: trong việc triển khai ERP thì công ty có thể tự quyết mà không cần sự
thông qua từ công ty mẹ, công ty được sử dụng lợi nhuận sau thuế và quỹ của
Khoa học Công nghệ để thực hiện dự án.
1.2 Lập ban dự án
Do ban giám đốc có nhiều công việc phải giải quyết cho nên không thể trực
tiếp điều hành dự án, giải quyết các mâu thuẫn, vì thế nên cần lập ra ột bên dự
án ERP. Trưởng ban dự án sẽ báo cáo trực tiếp với giám đốc, có quyền tuyển
dụng thêm thành viên để phục vụ dự án.
1.3 Tuyên truyền
Tuyên truyền lợi ích của ERP, dưa ra viễn cảnh tốt đẹp của công ty, trong đó
luôn có các quyền lợi và lợi ích đối với các nhân viên công ty. Đưa các nhân
viên đi thăm công ty đã áp dụng thành công ERP để cho họ thấy rõ các ích lợi
mà ERP mang lại.
1.4 Đào tạo, tuyển dụng, luân chuyển nhân viên
Do đặc điểm là công ty nhà nước nên sa thài nhân viên là vấn đề rất khó khăn
và đụng chạm đến nhiều mối quan hệ nên giải pháp tốt nhất là luân chuyển
nhân viên.
1.5 Chia nhỏ dự án
ERP là một dự án lớn, quan trọng nên dự án này nên chia nhỏ ra theo giai
đoạn.
-
Giai đoạn 1( 2014-2016) triển khai ERP tại Hồ Chí Minh tại các phòng ban kế
toán, kinh doanh tổ chức.
15
-
Giai đoạn 2 (2016-2017) triển khai các phòng ban còn lại tại thành phố Hồ Chí
Minh và mở rộng ra các chi nhánh trong thành phố.
-
Giai đoạn 3 (2017-2018) triển khai tại các chi nhánh Hà Nội, Đà Nẵng, Long
An
-
Giai đoạn 4 (2018-2020) triển khai tại toàn bộ công ty Vissan
1.6 Đầu tư cơ sở hạ tầng, chuẩn hóa dữ liệu
Đây là việc rất quan trọng, công ty phải chuẩn hóa lại mã khách hàng, mã sản
phẩm, máy móc để quản lý. Đồng thời công ty phải đầu tư thêm hệ thống máy
chủ phục vụ cho việc lưu trữ toàn bộ thông tin trong hệ thống.
1.7 Khen thưởng
Trong quá trình dự án diễn ra, công ty cần có các chính sách khen thưởng nhân
viên tích cực nhưng cũng cần chú ý khen thưởng phải rõ ràng và có thang đo
cụ thể.
2. Các động lực và kháng cự khi triển khai ERP
II.1
-
Các kháng cự khi triển khai ERP
Sự kháng cự cá nhân
+ ảnh hưởng quyền lợi: khi triển khai dự án dẫn tới xáo trộn trong công việc
và vị trí của cá nhân nên gây ra tâm lý lo sợ biij ảnh hưởng nên nhân viên
phản đối.
+ Học tập mới: triển khai dự án mới đòi hỏi mỗi cá nhân phải học tập, tích lũy
thêm những kiến thức mới để phục vụ công việc.
+ Mối quan hệ đồng nghiệp: sự động chạm tới lợi ích cá nhân của nhiều người
làm sứt mẻ tình đồng nghiệp.
-
Sự kháng cự của tổ chức
+ Sự thay đổi về quyền và nghĩa vụ giữa các phòng ban: dự án triển khai sẽ
làm cân bằng quyền lực giưa các phòng ban.
+ sức ỳ của tổ chức: do quy mô của tổ chức lớn nên thay đổi sẽ khó khăn và
mất một khoảng thời gian nhất định; một số bộ phận bị suy giảm quyển lực.
16
II.2
Động lực thay đổi
-
Do yêu cầu cấp thiết của thương trường
-
Sự quyết tâm cao của đội ngũ lãnh đạo
-
Sự ủng hộ của các bộ phận trong công ty
3. Bài học kinh nghiệm rút ra
Thông qua tình huống thực tế áp dụng của công ty Vissan chúng ta phần nào thấy
được những khó khăn khi tổ chức quyết định thay đổi, nhất là các tổ chức lớn thì
việc này còn nhiều khó khăn và mâu thuẫn hơn. Khi đó các cấp lãnh đạo phải tinh
tế, quyết đoán để đưa ra các biện pháp thay đổi phù hợp, vùa có lươi cho tổ chức
vừa thuận lòng nhân viên. Mỗi tổ chức là khác nhau, tuy nhiên chúng ta có thể soi
vào Vissan để thấy được phần nào khó khăn mà công ty mình có thể gặp phải và
có hướng xử lý phù hợp.
17
CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN
Để có được thành công trong việc triển khai ứng dụng mới tại Vissan đòi hỏi nhiều thời
gian, chi phí và nỗ lực của các cấp từ lãnh đạo cấp cao đến các nhân viên cấp dưới. Trong
quá trình thực hiện sẽ có những sự ủng hộ cũng như phản đối, tuy nhiên lúc đó các cấp
lãnh đạo cần áp dụng những biện pháp khéo léo cùng sự lãnh đạo thì dự án có thể thành
công và mang lại hiệu quả to lớn cho Vissan trong hiện tại và tương lai. Chúng ta hãy
cùng tiếp tục theo dõi dự án ERP này cũng như Vissan xem liệu Vissan có thể đi tới thành
công trong việc thay đổi bộ máy và trở nên lớn mạnh với sức cạnh tranh mới không.
