Kế toán hành chính sự nghiệp

KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
Bảng CĐ tài khoản được lập dựa trên
cân đối phát sinh Nợ - Có của các tài
khoản.
Bảng CĐ tài khoản phản ánh tất cả các
tài khoản mà đơn vị đang sử dụng
Các khoản giảm trừ doanh thu được
phản ánh vào

Bên Nợ TK 531

Chế độ KTHCSN áp dụng cho

bệnh viện công lập

Chế độ KTHCSN

áp dụng cho đơn vị sử dụng kinh phí từ ngân sách
hoặc tự cân đối thu, chi

Chi phí sửa chữa

lớn TSCĐ được ghi nhận vào bên Nợ TK 2413

lớn TSCĐ được ghi nhận vào bên Nợ TK 2412

lớn TSCĐ được ghi nhận vào bên Nợ TK 2411
Chi phí bán hàng của bộ phận sản xuất
được ghi vào

bên Nợ TK 631

bên Nợ TK 531
Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ được ghi
nhận vào

bên Nợ TK 2413

Chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ
ghi vào

bên Nợ các tài khoản phản ánh chi phí

Chi phí lắp đặt TSCĐ được tập hợp vào
bên

bên nợ TK 241

Chi phí sửa chữa nâng cấp TSCĐ được
ghi nhận

tăng nguyên giá TSCĐ

Chi phí thanh lý TSCĐ phản ánh vào

Nợ TK 5118
1


KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
bên

Chi phí thu mua vật liệu phục vụ

thường xuyên không được tính vào giá nhập kho
vật liệu

Chi phí thu mua vật liệu phục vụ thường chi hoạt động
xuyên được tính vào
Chi phí thu mua hàng hóa được tính vào

giá trị hàng hóa nhập kho

Dự toán chi hoạt động được theo dõi
trên TK 008
Để phản ánh tình hình tăng, giảm hàng
hóa kế toán phải sử dụng TK

1552

Để phản ánh tình hình tăng, giảm vật
liệu kế toán phải sử dụng

TK 152

Để phản ánh tình hình tăng vật liệu kế
toán phải sử dụng chứng từ là

Phiếu Nhập Kho

Để phản ánh số giảm quỹ tiền mặt, kế
toán sử dụng chứng từ

Phiếu chi

Đơn vị HCSN là những đơn vị

sử dụng nguồn kinh phí do NSNN cấp

Đơn vị HCSN

có thể tổ chức bộ sổ kế toán theo hình thức Nhật
ký chung

Đơn vị dự toán cấp cơ sở phải lập Báo
cáo chi tiết kinh phí hoạt động
Đơn vị HCSN là những đơn vị sử dụng
nguồn kinh phí do NSNN cấp
Để theo dõi tình hình tăng giảm tiền tại
quỹ kế toán sử dụng

sổ quỹ

Để phản ánh số tăng quỹ tiền mặt, kế
toán sử dụng chứng từ

Phiếu thu

Được bổ sung NKP đầu tư XDCB từ các
quỹ, kế toán ghi: Nợ TK 431/Có Tk 441
2

KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
Đơn vị được giữ lại số thu sự nghiệp
nhưng cuối kỳ chưa có đủ chứng từ ghi
thu, chi NS. Định khoản

Nợ TK 5111/Có TK 521

Nợ TK 5118/Có TK 521

Nợ TK 5112/Có TK 521
Giá vốn hàng hóa xuất bán được ghi:

Nợ TK 531/Có TK 155

Giá vốn hàng hóa xuất bán được ghi

theo trị giá hàng hóa xuất kho

Giá nhập kho VL mua ngoài

phục vụ dự án được tính theo giá bao gồm cả VAT

Giá trị còn lại TSCĐ phát hiện mất được bên Nợ TK 3118
phản ánh vào
Giá trị còn lại TSCĐ phát hiện mất được Nợ TK 3118
phản ánh vào bên
Hao hụt

trong định mức được tính vào giá trị hàng nhập

kho

Hoàn trả vốn góp liên doanh cho các
đơn vị, ghi: Nợ TK 411/Có TK 111
Hệ thống chứng từ tại đơn vị HCSN chỉ
phản ánh

4 chỉ tiêu: tài sản cố định, tiền tệ, tiền lương, vật tư

Hệ thống TK kế toán tại đơn vị HCSN

bao gồm 7 loại

Kế toán HCSN

có chức năng thông tin về tình hình tiếp nhận kinh
phí; tình hình các hoạt động thu, chi tại đơn vị

Kế toán chi tiết hàng hóa tại đơn vị
HCSN được thực hiện theo

phương pháp thẻ song song

Kết chuyển NKP đã hình thành TSCĐ
phục vụ hoạt động dự án ghi:

Nợ TK 662/Có TK 466

Kết chuyển NKP đã hình thành TSCĐ
phục vụ hoạt động sự nghiệp ghi

Nợ TK 661/Có TK 466

3


KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
Khi bàn giao công trình XDCB, kế toán
ghi tăng nguyên giá bằng

bút toán Nợ TK 211/Có TK 241

Khi bổ sung vốn kinh doanh từ khoản
chênh lệch thu-chi, kế toán ghi: Nợ TK
421/Có TK 411
Khi thanh lý TSCĐ, số hao mòn lũy kế
được phản ánh vào bên

bên Nợ TK 214

Khi thanh lý TSCĐ của hoạt động sự
nghiệp, giá trị còn lại được phản ánh
vào

bên Nợ TK 466

Khi thanh toán tiền hàng bằng hạn mức
kế toán ghi

Nợ TK 331/ Có TK 461

Khi thanh toán tạm ứng kinh phí dự án
với kho bạc, kế toán ghi: Nợ TK 336/Có
TK 462
Khi phát sinh chi phí vận chuyển, giá trị
hàng hóa nhập kho sẽ

tăng.

Khi quyết toán KP dự án được duyệt, kế
toán ghi: Nợ TK 462/Có TK 662
Khoản trích theo lương của nhân viên
kinh doanh được tính vào Chi hoạt động
sản xuất kinh doanh
Mua hàng hóa giá cả VAT 10%(theo PP
khấu trừ) 11trđ. Được giảm giá 2%. Giá
gốc của lô hàng hóa là

9,8trđ.

Mua NVL dùng trực tiếp cho hoạt động
chuyên môn, chưa thanh toán tiền ghi:

Nợ TK 661/Có TK 331

Mua vật liệu phục vụ hoạt động chuyên
môn giá cả VAT 10%(theo PP khấu trừ)

11trđ.
4

KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
11trđ. Giá gốc của lô vật liệu là
Mua vật liệu phục vụ hoạt động chuyên
môn giá cả VAT 10%(theo PP khấu trừ)
11trđ. Vận chuyển 2trđ. Giá gốc của lô
vật liệu là

11trđ.

Mua dụng cụ dùng trực tiếp cho quản lý
dự án ,chưa thanh toán ghi

Nợ TK 662/Có TK 331

Nếu được bổ sung kinh phí HĐ từ các
nguồn thu, kế toán ghi: Nợ TK 511/Có
TK 461
Nguyên giá TSCĐ

thay đổi trong trường hợp sửa chữa nâng cấp

Nguyên giá TSCĐ

thay đổi trong trường hợp tháo dỡ một số bộ phận
hoặc đánh giá lại

Nguyên giá của TSCĐ do nhận cấp phát bàn giao cộng chi phí tiếp nhận và trừ đi phế liệu
là giá trong biên bản

thu hồi
Nội dung tổ chức kế toán tại đơn vị
HCSN bao gồm:

chứng từ, HT tài khoản, sổ sách kế toán và BCTC

Nhập kho sản phẩm từ bộ phận sản xuất, Nợ TK 1551/Có TK 631
ghi:
Nhập kho vật liệu mua ngoài phục vụ
dự án, chưa thanh toán tiền, ghi:

Nợ TK 662/Có TK 462

Nợ TK 152/Có TK 331
Nhập kho sản phẩm hoạt động nghiên
cứu, ghi:

Nợ TK 1551/Có TK 661

Nghiệp vụ xuất vật để sản xuất sản
phẩm được định khoản:

Nợ TK 631/Có TK 152.

Nghiệp vụ Rút hạn mức KP hoạt động
mua NVL được định khoản: Nợ TK
152/Có TK 461
5

KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
Nghiệp vụ thanh toán phải trả người bán
bằng dự toán chi dự án , định khoản: Nợ
TK 331/Có TK 462
Nghiệp vụ tính lương cho nhân viên
hành chính được định khoản:

Nợ TK 661/Có TK 334

Nguồn kinh phí đầu tư XDCB được
phản ánh trên TK 441
Nguồn kinh phí hoạt động được sử dụng
để duy trì hoạt động chuyên môn tại đơn
vị.
Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của
NN được phản ánh trên TK 465
Nguồn KP dự án được hình thành do
nhận tài trợ hoặc cấp phát.
Nguồn vốn kinh doanh được sử dụng để
duy trì hoạt động sản xất, cung ứng dịch
vụ
Nguyên giá TSCĐ thay đổi trong trường
hợp tháo dỡ một số bộ phận hoặc đánh
giá lại
Nhận kinh phí để thực hiện đơn đặt
hàng bằng tiền gửi, kế toán ghi: Nợ TK
112/Có TK 465
Nhận thông báo hạn mức chi dự án kế
toán ghi Nợ TK 009
Nhận vốn góp liên doanh bằng vật liệu,

kế toán ghi: Nợ TK 152/Có TK 411
Nhập kho sản phẩm hoạt động nghiên
cứu, ghi: Nợ TK 1551/Có TK 661
Nội dung tổ chức kế toán tại đơn vị
6


KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
HCSN bao gồm chứng từ, HT tài khoản,
sổ sách kế toán và BCTC
Rút hạn mức kinh phí hoạt động mua
NVL nhập kho ghi:

Nợ TK 152/Có TK 461

Số tăng nguyên giá TSCĐHH được
phản ánh vào

bên nợ TK 211

Số tăng nguyên giá TSCĐVH được
phản ánh

bên có TK 211

bên nợ TK 211

bên có TK 211
Số hao mòn TSCĐ trong năm được ghi
vào

bên Nợ TK 466

Số phế liệu thu hồi từ hoạt động chạy
thử

không được ghi nhận vào nguyên giá TSCĐ

Số khấu hao TSCĐ phục vụ HĐ sản
xuất kinh doanh được ghi vào

bên Nợ TK 631

Số thu từ thanh lý TSCĐ được phản ánh
vào

bên Có TK 5118

Số Thuế nhập khẩu thiết bị được ghi vào bên Có TK 3337
Số hàng hóa thừa khi kiểm kê (chưa rõ
nguyên nhân) được phản ánh vào bên

Có TK 3318

Nợ TK 5118

Có TK 3118
Số chênh lệch giảm tỷ giá tiền gửi được

bên Có TK 112

7


KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
phản ánh vào
Số ngoại tệ tại quỹ được phản ánh trên

TK 1114

TK 1112

TK 1113
Số tiền khách hàng chuyển khoản thanh
toán tiền sử dụng dịch vụ được ghi vào

Bên Nợ TK 112

Số tiền rút hạn mức kinh phí nhập quỹ
kế toán phản ánh vào bên

Nợ TK 111

Số tiền thưởng cho nhân viên do hoàn
thành tốt nhiệm vụ được ghi vào

bên Có TK 334

Số tiền thừa khi kiểm kê (chưa rõ
nguyên nhân) được phản ánh vào bên

Có TK 3318

Số tiền thiếu khi kiểm kê (chưa rõ
nguyên nhân) được phản ánh vào

bên Nợ TK 3118

Số tiền trong tài khoản tăng do nhận tài
trợ cho dự án được ghi vào bên

Nợ TK 112

Số tiền phải trả người bán được phản
ánh

trên TK 3311

Số tiền mua vật tư chưa thanh toán được bên Có TK 3311
ghi vào bên
Số tiền mặt người mua thanh toán được
ghi vào bên

Nợ TK 111

Số tiền xuất quỹ để thanh toán phí dịch
vụ internet được ghi vào bên

Có TK 111

Số tiền phải trả để bảo dưỡng thiết bị

Nợ TK 635
8


KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
phục vụ đơn đặt hàng của NN được ghi
vào bên
Số thuế thu nhập của cán bộ viên chức
được ghi vào bên

Nợ TK 334

Số nợ vay còn phải trả được phản ánh
trên

TK 3312

Số ngoại tệ tại quỹ được phản ánh trên

TK 1112

Số giảm về tiền gửi được phản ánh trên
chứng từ

Ủy nhiệm chi

Số chênh lệch giảm tỷ giá tiền gửi được
phản ánh vào bên

Có TK 112

Số thu về lãi tiền gửi được ghi nhận vào
bên

Có TK 531

Số kinh phí hoạt động năm nay được
theo dõi trên TK 4612
Số phế liệu thu hồi từ hoạt động chạy
thử không được ghi nhận vào nguyên
giá TSCĐ
Số vật liệu xuất dùng cho hội thảo
chuyên môn được tính vào

chi sản xuất kinh doanh

chi thường xuyên
Sửa chữa thường xuyên TSCĐ

là hoạt động sửa chữa có chi phí thấp, thời gian
ngắn

TSCĐ

tham gia vào nhiều kỳ hoạt động tại đơn vị và hình
thái vật chất không thay đổi

TSCĐ phục vụ

dự án phải tính hao mòn hàng năm

TSCĐ HH là những tư liệu lao động

có hình thái vật chất, giá trị lớn (từ 30 tr) và thời
gian sử dụng lâu dài
9


KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
TSCĐ là những tư liệu lao động

có giá trị lớn (từ 30 tr) và thời gian sử dụng lâu dài

TSCĐ có nguồn gốc

Từ vốn kinh doanh định kỳ phải trích khấu hao

TSCĐ tham gia vào nhiều kỳ hoạt động
tại đơn vị và hình thái vật chất không
thay đổi
TK 211 được sử dụng để phản ánh

nguyên giá TSCĐ HH

Trong hệ thống TK kế toán HCSN

tài khoản loại 2 phản ánh TSCĐ

Thuế nhập khẩu hàng hóa được tính

vào giá trị hàng nhập kho

Tiền lương cán bộ viên chức được ghi
vào bên

CóTK 334

Tiền chi dùng cho hội nghị chuyên môn
được tính vào

Chi Hoạt động

Tiền lương nhân viên thực hiện đơn đặt
hàng của NN được ghi vào

Bên Nợ TK 635

Tỷ lệ các khoản trích theo lương tính
vào chi của đơn vị là

24%

Tiền thuê văn phòng phục vụ quản lý dự bên Nợ TK 662
án được ghi vào
Xuất kho vật liệu phục vụ hoạt động
thường xuyên, ghi:

Nợ TK 661/Có Tk 152

Xuất kho CCDC lâu bền phục vụ hoạt
động thường xuyên phải đồng thời ghi

Nợ TK 005

Xuất kho CCDC dùng cho hoạt động
sản xuất (thuộc loại phân bổ 2 lần) ghi:

Nợ TK 643/Có TK 153

Xuất kho NVL dùng cho thực hiện dự
án, ghi:

Nợ TK 662/Có TK 152

Xét trên góc độ quản lý tài chính, đơn vị 3 cấp dự toán
10


KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
HCSN được chia thành
Vật liệu, dụng cụ trong đơn vị HCSN
thuộc về

tài sản ngắn hạn tại đơn vị

Vật liệu, dụng cụ trong đơn vị HCSN

được hình thành do nhận cấp phát, biếu tặng hoặc
mua ngoài.

Nếu được bổ sung kinh phí HĐ từ các
nguồn thu, kế toán ghi:

Nợ TK 511/Có TK 461

Nguồn KP dự án

được hình thành do nhận tài trợ hoặc cấp phát.

Để chuyển số kinh phí hoạt động năm
nay thành năm trước, kế toán ghi:

Nợ TK 4612/Có TK 4611

Nghiệp vụ thanh toán phải trả người bán Nợ TK 331/Có TK 462
bằng dự toán chi dự án , định khoản:
Số chi dự án đã quyết toán được ghi vào Nợ TK 462
bên
Số kinh phí hoạt động năm nay được
theo dõi trên

TK 4612

Số kinh phí theo đơn đặt hàng của nhà
nước đã nhận được ghi vào bên

Có TK 465

Khi thanh toán tạm ứng kinh phí dự án

với kho bạc, kế toán ghi:

Nợ TK 336/Có TK 462

Nhận kinh phí để thực hiện đơn đặt
hàng bằng tiền gửi, kế toán ghi:

Nợ TK 112/Có TK 465

Giá trị tài sản mất được phép giảm trừ
vào vốn kinh doanh được ghi vào bên

Nợ TK 411

Nguồn kinh phí hoạt động được sử dụng để duy trì hoạt động chuyên môn tại đơn vị.
Nhận thông báo hạn mức chi dự án kế
toán ghi

Nợ TK 009

Số kinh phí dự án còn thừa phải trả nhà

Nợ TK 462
11


KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
tài trợ được ghi vào bên
Nguồn kinh phí đầu tư XDCB được
phản ánh trên

TK 441

Giá trị khối lượng công việc theo đơn
đặt hàng của NN được ghi vào bên

Nợ TK 465

Số vốn kinh doanh được bổ sung từ lợi
nhuận được ghi vào bên

Có TK 411

Dự toán chi hoạt động được theo dõi
trên

TK 008

Khi quyết toán KP dự án được duyệt, kế
toán ghi:

Nợ TK 462/Có TK 662

Nhận vốn góp liên doanh bằng vật liệu,
kế toán ghi:

Nợ TK 152/Có TK 411

Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của
NN được phản ánh trên

TK 465

Hoàn trả vốn góp liên doanh cho các
đơn vị

ghi: Nợ TK 411/Có TK 111

Nghiệp vụ Rút hạn mức KP hoạt động
mua NVL được định khoản:

Nợ TK 152/Có TK 461

Nguồn vốn kinh doanh được sử dụng để
duy trì hoạt động

sản xất, cung ứng dịch vụ

Được bổ sung NKP đầu tư XDCB từ các Nợ TK 431/Có Tk 441
quỹ, kế toán ghi:
Đơn vị dự toán

cấp cơ sở phải lập báo cáo chi tiết Kinh phí hoạt
động

Cột “Số hiệu tài khoản” trên bảng CĐ
tài khoản được ghi theo

Số hiệu TK tăng dần

Nội dung BC tổng hợp tình hình kinh
phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng

2 phần

12


KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
gồm
Bảng CĐ tài khoản được lập khi

đã khóa sổ kế toán

Trên Bảng CĐ tài khoản, tổng dư Nợ
đầu kỳ phải bằng

Tổng dư có đầu kỳ

13