Chứng thực của ủy ban nhân dân cấp xã từ thực tiễn huyện chư pưh, tỉnh gia lai

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI

HOÀNG VĂN TÁ

CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ
TỪ THỰC TIỄN HUYỆN CHƯ PƯH,
TỈNH GIA LAI

LUẬN VĂN THẠC SĨ LUẬT HỌC
Ngành: Luật Hiến pháp và luật Hành chính
Mã số: 8380102
Khóa: IX, đợt 01 năm 2018

ĐẮK LẮK, Năm 2020



VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI

HOÀNG VĂN TÁ

CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ
TỪ THỰC TIỄN HUYỆN CHƯ PƯH,
TỈNH GIA LAI

Ngành: Luật Hiến pháp và luật Hành chính
Mã số: 8380102.

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

PGS.TS. LÊ VĂN LONG

ĐẮK LẮK, Năm 2020


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi
dưới sự hướng dẫn của PGS.TS. Lê Văn Long và sự giúp đỡ nhiệt tình của
anh, chị phòng một cửa, một cửa liên thông của Ủy ban nhân dân xã Ia Hla,
huyện Chư Pưh, tỉnh Gia Lai đã cung cấp số liệu truyền đạt kinh nghiệm giúp
tôi hoàn thiện luận văn. Những thông tin trích dẫn trong luận văn đều được
chỉ rõ nguồn gốc. Tôi đã hoàn thành tất cả các môn học và đã thanh toán tất
cả các nghĩa vụ tài chính theo quy định của viện Khoa học xã hội vùng Tây
Nguyên.
Vì vậy tôi viết lời cam đoan này đề nghị Học viện xem xét để tôi có thể
bảo vệ luận văn.
Tôi xin chân thành cảm ơn
Tác giả

Hoàng Văn Tá


LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô viện Khoa học xã
hội vùng Tây Nguyên trong 2 năm học đã giảng dạy và truyền đạt kiến thức
cần thiết trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu tại Học viện.
Em xin gửi lời cảm ơn đến PGS.TS. Lê Văn Long và anh, chị phòng
một cửa, một cửa liên thông của Ủy ban nhân dân xã Ia Hla, Ia Dreng, Ia Hrú,
huyện Chư Pưh, tỉnh Gia Lai đã cung cấp số liệu truyền đạt kinh nghiệm giúp
em hoàn thành luận văn.

Mục Lục
Phần mở đầu.......................................................................................... 1
Chương 1: Những vấn đề lý luận về chứng thực của Ủy ban nhân
dân cấp xã ............................................................................................ 6
1.1. Khái niệm về chứng thực theo quy định của pháp luật hiện hành
............................................................................................................... 6
1.2. Nội dung, cơ sở của chứng thực, giá trị pháp lý của văn bản được
chứng thực............................................................................................. 11
1.3. Thẩm quyền, trình tự thủ tục chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp
xã ........................................................................................................... 15
1.4. Các tác động ảnh hưởng đến công tác chứng thực của Ủy ban nhân
dân cấp xã.............................................................................................. 21
Chương 2: Thực trạng về chứng thực tại Uỷ ban nhân dân cấp xã
từ thực tiễn huyện Chư Pưh, tỉnh Gia Lai........................................ 25
2.1. Điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội của huyện Chư Pưh .............. 25
2.2. Thực tiễn về chứng thực tại Ủy ban nhân cấp xã .......................... 28
2.3. Những hạn chế, bất cập và nguyên nhân ....................................... 36
2.4. Đánh giá chung về thẩm quyền, những ưu điểm, hạn chế ............. 46
Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện quy định của
pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã ................... 55
3.1. Những phương hướng hoàn thiện về chứng thực của Ủy ban nhân
dân cấp xã.............................................................................................. 55
3.2. Giải pháp về lựa chọn và bố trí cán bộ .......................................... 62
3.3. Những giải pháp cơ bản ................................................................. 68
Kết luận ................................................................................................ 71
Tài liệu tham khảo

DANH MỤC CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT
NĐ-CP

Nghị định Chính phủ

UBND

Ủy ban nhân dân

HĐND

Hội đồng nhân dân

XHCN

Xã hội chủ nghĩa

CQNN

Cơ quan nhà nước

QLNN

Quản lý nhà nước

TT-BTNMT

Thông tư - Bộ Tài nguyên và Môi trường

C.C. TP

Công chức tư pháp

CB,CC,VC

Cán bộ, công chức, viên chức

TTLT-TP-NV

Thông tư liên tịch - Tư Pháp - Nội vụ

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Sơ đồ và mô hình tổ chức UBND cấp xã
1.3.4. Sơ đồ bộ phận tiếp nhận hành chính
2.1.3. Sơ đồ tổ chức của Ủy ban nhân dân cấp xã
2.2.1. Sơ đồ bộ phận tiếp nhận hành chính của UBND cấp xã
2.2.3. Chứng thực của các xã, thị trấn trên địa bàn huyện Chư Pưh từ
năm 2015 đến 2019
2.2.4. Bảng số liệu chứng thực của UBND xã Ia Hla, Ia Dreng, Ia Hrú
từ năm 2015 đến 2019.


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của luận văn
Trong những năm qua, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy phạm
pháp luật quy định về chứng thực; các cơ quan có thẩm quyền chứng thực đã
tổ chức thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, đáp ứng yêu cầu của công dân cấp
bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký ... Tuy
nhiên, việc tổ chức thực hiện chứng thực còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc
xuất phát từ các quy định của pháp luật và thực tiễn.

Nhằm đáp ứng nhu cầu về cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao từ
bản chính; chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng giao dịch của cá nhân và
tổ chức, ngày 16/02/2015 Chính phủ quyết định ban hành Nghị định số
23/2015/NĐ-CP.
Nghị định 23/2015/NĐ-CP ra đời thay thế cho nghị định 79/2007/NĐCP đã đáp ứng kịp thời những yêu cầu của nhân dân về cấp bản sao từ sổ gốc;
chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký... Thể hiện sự đổi mới
trong cải cách hành chính nhà nước theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông,
một dấu đáp ứng được nhu cầu của nhân dân về vấn đề chứng thực bản sao
trong giải quyết thủ tục hành chính.
Như vậy từ khi Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có hiệu lực thi hành, đã
đạt được nhiều kết quả nhưng cũng có rất nhiều hạn chế về mặt tổ chức lẫn
hoạt động. Hiện nay việc nhận biết về văn bản cần công chứng, chứng thực
trong quy định của pháp luật còn có sự nhầm lẫn giữa hoạt động công chứng
và chứng thực. Sự nhầm lẫn này dẫn tới việc chứng thực sai thẩm quyền, Ủy
ban nhân dân cấp xã cũng chứng thực các hợp đồng giao dịch. Việc công
chứng thì được thực hiện theo quy định của luật công chứng năm 2014, còn
chứng thực thì thực hiện theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Nghị định số

1


23/2015/NĐ-CP tuy đã triển khai thực hiện được khoảng một thời gian nhưng
vẫn còn thiếu những hướng dẫn cụ thể. Chứng thực được giao cho Bộ phận
tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính của Ủy ban nhân dân cấp xã đây
cũng là một thách thức bởi đội ngũ cán bộ Tư pháp xã vẫn chưa được trang bị
các công cụ hỗ trợ để nhận biết được những văn bằng giả mạo trong khi các
văn bản giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi, rất khó phát hiện.
Nghị định 23/2015/NĐ-CP có những điểm mới như: Thời gian chứng
thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng giao dịch
được giảm thiểu, cá nhân và tổ chức có thể chọn cơ quan có thẩm quyền để

yêu cầu chứng thực tài liệu và giấy tờ. Để phục vụ công việc của người dân
thuận lợi nhất, Nghị định số 23/2015/ND-CP đã góp phần quan trọng vào
công cuộc cải cách Tư Pháp của Nhà nước ta hiện nay.
Sau một thời gian thi hành và áp dụng Nghị định số 23/2015/ND-CP,
đã bộc lộ nhiều khuyết điểm cũng như đã phát sinh khó khăn từ việc xác minh
thể chế đến thực hiện áp dụng và thi hành vào thực tế, gây phiền hà cho người
dân. Vì vậy, tôi chọn đề tài “Chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã từ
thực tiễn huyện Chư Pưh, tỉnh Gia Lai” làm đề tài luận văn Thạc sĩ.
2. Tình hình về nghiên cứu của luận văn
Hiện nay việc nhận thức pháp luật về công tác chứng thực là rất quan
trọng, đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về chứng thực nói chung và quản
lý chứng thực nói riêng, một số công trình nghiên cứu về chứng thực như:
- Luận văn thạc sĩ: “Chứng thực của ủy ban nhân cấp xã từ thực tiễn
huyện Mỹ Đức, thành phố Hà Nội của tác giả Nguyễn Thị Thúy Vân (2015)”
- Luận văn thạc sĩ: “Quản lý nhà nước về chứng thực của ủy ban nhân
dân phường từ thực tiễn quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội của tác giả Hà
Thị Hồng (2017)”.

2


- Luận văn thạc sĩ: “Hệ thống về quản lý văn bản nhà nước về chứng
thực ở cấp xã - từ thực tiễn thành Phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk của tác
giả Lương Xuân Hùng (2017)”;
- Luận văn thạc sĩ: “Chứng thực của UBND phường từ thực tiễn quận
Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội của tác giả Dương Văn Đức (2018)”...
Những công trình này đã tiếp cận vấn đề chứng thực và quản lý nhà
nước về chứng thực ở nhiều góc độ khác nhau, làm cơ sở lý thuyết cho hoạt
động chứng thực.
Như vậy với đề tài “Chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã từ thực

tiễn huyện Chư Pưh, tỉnh Gia Lai”, đây là công trình nghiên cứu về chứng
thực của Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn huyện Chư Pưh, tỉnh Gia Lai.
Dựa trên cơ sở nghiên cứu thực trạng, tình hình thực tiễn áp dụng Nghị định
23/2015/NĐ-CP về chứng thực, đề tài đưa ra những giải pháp cho công tác
chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã phù hợp với yêu cầu của thực tiễn
nước ta nói chung và huyện Chư Pưh, tỉnh Gia Lai nói riêng.
3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn
3.1. Mục đích của luận văn
Luận văn chủ yếu nghiên cứu các vấn đề lý thuyết và việc áp dụng thực
tiễn về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn huyện Chư Pưh,
từ đó nêu ra những thành quả đạt được và các hạn chế, đưa ra giải pháp để
hoàn thiện pháp luật về chứng thực, các biện pháp để thực thi có hiệu quả.
3.2. Nhiệm vụ của luận văn
Nêu lên những vấn đề lý luận, cơ sở pháp luật về chứng thực của Ủy
ban nhân dân cấp xã. Đánh giá, phân tích thực trạng, áp dụng pháp luật về
chứng thực và thực trạng tổ chức thực hiện chứng thực của Ủy ban nhân dân
cấp xã từ thực tiễn huyện Chư Pưh, tỉnh Gia Lai.
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của luận văn

3


4.1. Đối tượng của luận văn
Luận văn nghiên cứu pháp luật về chứng thực được áp dụng theo Nghị
định 23/2015/NĐ-CP của Ủy ban nhân dân cấp xã. Luận văn nghiên cứu về
công tác chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã từ thực tiễn của huyện Chư
Pưh, tỉnh Gia Lai.
4.2. Phạm vi của luận văn
Về thời gian: Luận văn tập trung vào việc chứng thực thuộc thẩm
quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã từ năm 2015 đến năm 2019

Về không gian: Luận văn nghiên cứu thực tiễn chứng thực của Ủy ban
nhân dân cấp xã từ thực tiễn huyện Chư Pưh, tỉnh Gia Lai.
5. Phương Pháp nghiên cứu của luận văn
Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu như:
Phương pháp thu thập thông tin, phương pháp đánh giá, phương pháp
chứng minh, phương pháp nghiên cứu khoa học phương pháp so sánh,
phương pháp phân tích và tổng hợp, thống kê và so sánh được sử dụng để thu
thập, phân tích và khai thác thông tin từ các nguồn có sẵn liên quan đến chứng
thực của Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn huyện Chư Pưh, tỉnh Gia Lai.
6. Ý nghĩa lý luận của luận văn về đề tài nghiên cứu
- Về mặt lý luận: Luận văn nghiên cứu về các quy định chứng thực của
Ủy ban nhân dân cấp xã và thực tiễn áp dụng các quy định đó. Khi hoàn
thành, luận văn sẽ đóng góp thiết thực vào việc hoàn thiện pháp lý về chứng
thực, và góp phần cải cách Tư pháp, hành chính nhà nước.
- Về mặt thực tiễn: Thông qua những phân tích và đánh giá thực trạng
chứng thực tại Ủy ban nhân dân các xã của huyện Chư Pưh, luận văn sẽ chỉ ra
những ưu điểm và khó khăn trong việc quản lý các hoạt động chứng thực tại
Ủy ban nhân cấp xã trên địa bàn huyện Chư Pưh. Đồng thời, đề xuất các giải

4


pháp cơ bản để nâng cao hiệu quả trong công tác chứng thực của Ủy ban nhân
dân cấp xã.
Những kết quả nghiên cứu của luận văn có thể được sử dụng làm tài
liệu tham khảo cho các hoạt động học tập, nghiên cứu và thực hành trong lĩnh
vực chứng thực.
7. Kết cấu luận văn
Luận văn được chia làm 3 chương:
Chương 1: Những vấn đề lý luận về chứng thực của Ủy ban nhân

dân cấp xã.
Chương 2: Thực trạng về chứng thực tại Ủy ban nhân cấp xã từ thực
tiễn huyện Chư Pưh, tỉnh Gia Lai.
Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện quy định của pháp
luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã.

5


Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN CẤP XÃ
1.1. Khái niệm về chứng thực theo quy định của pháp luật
hiện hành.
Trước khi nghiên cứu về chứng thực chúng ta cần biết chứng thực là gì,
thẩm quyền, thủ tục, giá trị pháp lý của giấy tờ văn bản đã được chứng thực.
Về mặt ngôn ngữ: Theo từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ, Nxb
Đà Nẵng năm 1997, chứng thực được định nghĩa “Nhận cho để làm bằng
chứng là đúng sự thật”. “Chứng thực lời khai. Xác nhận là đúng”.“Thực
tiễn đã chứng thực điều đó”.
Về mặt pháp lý: Chứng thực được hiểu là việc cơ quan có thẩm quyền
xác nhận tính chính xác, hợp pháp của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá
nhân, thông tin cá nhân để bảo vệ quyền và lợi ích của các cá nhân, tổ chức có
liên quan trong quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính.
Hiện nay pháp luật không nêu cụ thể chứng thực là gì, tuy nhiên thông
qua các quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì chúng ta có thể hiểu
chứng thực là việc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xác nhận cho các yêu
cầu, giao dịch dân sự của người có yêu cầu chứng thực, qua đó đảm bảo tính
chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, nội dung giao
dịch, gồm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực

hợp đồng giao dịch...
Theo Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định:
Một là:“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản
chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

6


Hai là:“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP chứng thực chữ ký trong giấy tờ,
văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Ba là:“Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền
theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP chứng thực về thời gian, địa
điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện,
chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Bốn là:“Văn bản chứng thực” là loại giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao
dịch đã được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực theo quy định của
Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
*Chứng thực theo nghĩa hẹp và nghĩa rộng như sau:
Chứng thực theo nghĩa hẹp: Chứng thực là một trong những hoạt
động mang tính chất hành chính của cơ quan công quyền, do cơ quan nhà
nước có thẩm quyền (Ủy ban nhân dân xã, thị trấn, Phòng tư pháp huyện)
chứng thực sao y bản chính, sao từ sổ gốc, chứng thực chữ ký, chứng thực
hợp đồng giao dịch và chịu trách nhiệm về tính xác thực của văn bản theo quy
định của pháp luật.
Chứng thực theo nghĩa rộng: Chứng thực là một trong những hoạt
động mang tính chất hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Ủy ban
nhân dân xã, thị trấn, Phòng tư pháp huyện) chứng thực và chịu trách nhiệm
về tính xác thực của việc sao y từ bản chính, sao y từ sổ gốc và chứng thực

chữ ký trong các giấy tờ liên quan đến bản thân người yêu cầu chứng thực.
Như vậy ta có nhận định về chứng thực:
Chứng thực là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền như: Ủy ban nhân
dân xã, thị trấn, Phòng tư pháp huyện theo quy định tại Nghị định
23/2015/NĐ-CP về chứng thực xác nhận tính chính xác, tính có thực của các
giấy tờ, văn bản được chứng thực so với bản chính và sổ gốc; chứng thực chữ

7


ký của cá nhân; chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao
dịch, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của
các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
1.1.1. Hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã.
Trước tiên Ủy ban nhân dân cấp xã là chính quyền địa phương ở cấp xã
được quy định theo luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, là cấp
chính quyền địa phương gồm: Hội đồng nhân dân xã và UBND xã.
Hoạt động chứng thực ở Ủy ban nhân dân cấp xã được coi như một
dịch vụ công, mà nhà nước cung ứng còn người dân là “khách hàng” và Nhà
nước có nghĩa vụ cung ứng để phục vụ đời sống xã hội.
Chứng thực là một công việc do cơ quan hành chính nhà nước thực
hiện dựa trên thẩm quyền, để phục vụ nhu cầu cá nhân, tổ chức trong xã hội
nhằm đảm bảo an toàn cho các quan hệ pháp luật mà các cá nhân, tổ chức
tham gia. Các cơ quan hành chính nhà nước, cụ thể là Ủy ban nhân dân cấp
huyện và Ủy ban nhân cấp xã thực hiện chứng thực nhằm đảm bảo tính xác
thực và tính có giá trị pháp lý của các giấy tờ được sao y bản chính, chữ ký
của công dân và các sự kiện pháp lý khác được pháp luật quy định.
Chứng thực là một trong những chức năng của Ủy ban nhân dân cấp xã,
chứng thực là hoạt động mà Ủy ban nhân dân cấp xã cung cấp dịch vụ hành
chính công theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức.

1.1.2. Đặc điểm của chứng thực.
Chứng thực của Ủy ban nhân xã là một hoạt động của cơ quan có thẩm
quyền được thực hiện bởi phòng giải quyết thủ tục hành chính của Ủy ban
nhân dân cấp xã. Do đó, chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã mang đầy đủ
các đặc điểm của quy trình chứng thực nói chung, đó là:
Trước hết công tác chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã là mang
tính hành chính. Theo đó, khi thực hiện chứng thực, Ủy ban nhân cấp xã phải

8


bắt buộc tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về thẩm quyền, trình tự,
thủ tục theo quy định của pháp luật.
Những hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã là hoạt động
xác nhận tính hợp lệ của các loại giấy tờ văn bản sẽ được chứng thực. Bản sao
được cấp từ sổ đăng ký gốc có giá trị sử dụng thay cho bản gốc trong các giao
dịch (Bản sao giấy khai sinh được cấp một lần số lượng hơn 06 bản).
Bản sao được chứng thực từ bản gốc có giá trị pháp lý thay cho bản gốc
được sử dụng để so sánh tính xác thực trong giao dịch;
Chữ ký được chứng thực theo quy định của pháp luật có giá trị để
chứng minh rằng người yêu cầu xác thực đã ký chữ ký ví dụ: Chữ ký trong tờ
khai lý lịch, trong các hợp đồng giao dịch... là cơ sở để xác định trách nhiệm
của người ký đối với nội dung của giấy tờ và tài liệu;
Những loại hợp đồng và giao dịch được chứng thực theo quy định của
pháp luật có giá trị pháp lý xác nhận thời gian và địa điểm nơi các bên đã ký
kết hợp đồng và giao dịch.
1.1.3. Vai trò của hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã.
Hiện nay hoạt động chứng thực là cung cấp dịch vụ công của nhà nước
nhằm đảm bảo văn bằng, giấy tờ và hợp đồng, giao dịch được thực hiện đúng
pháp luật, hoạt động chứng thực của nhà nước là phục vụ tổ chức, cá nhân

tham gia vào các quan hệ hành chính nhà nước. Thực tiễn hiện nay đất nước
ta trong quá trình hội nhập quốc tế, nền kinh tế đang phát triển nhu cầu của sử
dụng của con người liên quan đến văn bản, giấy tờ có chứng thực một cách
hợp lý đã góp phần giảm chi phí đi lại, tiết kiệm được tài chính, công sức của
nhân dân.
Chứng thực đã tạo ra công cụ hỗ trợ hiệu quả cho việc kết nối, thực
hiện thủ tục hành chính giữa các địa phương (các hợp đồng, giấy ủy quyền)
tạo thuận lợi cho người dân có nhu cầu thực hiện giao dịch nhưng do khoảng

9


cách vị trí điạ lý, sức khỏe, thời gian vẫn có thể vẫn thực hiện các giao dịch
được thuận lợi nhất và đảm bảo quy định của pháp luật.
Chứng thực là một trong các công cụ phục vụ quản lý nhà nước, đồng
thời hoạt động chứng thực giúp cho các cơ quan quản lý nhà nước nắm bắt
tình hình giao dịch hợp đồng, giao kết hợp đồng được đảm bảo an toàn pháp
lý cũng như để phục vụ cho việc xây dựng và hoạch định chính sách phát
triển kinh tế và chính sách pháp luật phù hợp.
Chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã cung cấp dịch vụ mang tính
hành chính công của nhà nước, các chủ thể khi thực hiện quyền đã được pháp
luật quy định qua việc chứng thực hợp đồng, giao dịch. Hợp đồng, giao dịch
được chứng thực có hiệu lực pháp luật được pháp luật bảo hộ và thừa nhận,
do đó các hợp đồng, giao dịch được cơ quan hành chính và các tổ chức có
thẩm quyền chứng thực theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý thì các
bên tham gia giao dịch phải thực hiện quyền và nghĩa vụ, trách nhiệm của
mình phát sinh từ hợp đồng, giao dịch đó.
Chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã là giao dịch giữa cơ quan nhà
nước và người dân có ảnh hưởng lớn đến đời sống, các quan hệ xã hội như
các quyền và nghĩa vụ hợp pháp, chứng thực là chế định pháp lý quan trọng

liên quan mật thiết đến quyền lợi ích của tổ chức, cá nhân: Đó là các hoạt
động chứng thực bản sao, chữ ký, chứng thực hợp đồng giao dịch, di
chúc/giấy ủy quyền... Thông qua các hoạt động chứng thực đảm bảo các
quyền, lợi ích chính đáng của cá nhân, tổ chức trong các quan hệ, giao dịch;
đảm bảo được sự công bằng trật tự trong xã hội và đảm bảo an toàn trong hoạt
động quản lý nhà nước.
Vậy nên những vai trò trên có thể thấy các văn bản, giấy tờ, các hợp
đồng giao dịch được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực làm giảm
thời gian đi lại, tiết kiệm chi phí cho xã hội đồng thời là một công cụ hỗ trợ,

10


lá chắn phòng ngừa các vi phạm pháp luật trong các giao dịch, các giao dịch
được chứng thực có tính pháp lý, góp phần phòng ngừa rủi ro, hạn chế tranh
chấp, bảo vệ các quyền lợi ích hợp pháp của các bên tham gia hợp đồng dân
sự góp phần không nhỏ trong việc làm thông thoáng và lành mạnh hóa thủ tục
hành chính và ổn định cho sự phát triển kinh tế, trật tự xã hội của đất nước.
1.2. Nội dung, cơ sở của chứng thực, giá trị pháp lý của văn bản
được chứng thực.
1.2.1. Nội dung, cơ sở của chứng thực.
Hoạt động chứng thực được thực hiện bởi các cơ quan hành chính nhà
nước, các tổ chức hành nghề công chứng và được tiến hành theo một trình tự,
thủ tục do pháp luật về chứng thực quy định nhằm đem lại hiệu quả nhất định
trong quản lý Nhà nước về chứng thực.
Khi chứng thực văn bản giấy tờ tại Ủy ban nhân dân cấp xã, giấy tờ văn
bản cần chứng thực phải phù hợp với nội dung và mục đích định hướng phát
triển kinh tế - xã hội trong từng giai đoạn, không trái với Hiến pháp và pháp
luật chuyên ngành có liên quan. Ví dụ: Việc thực hiện chứng thực các hợp
đồng giao dịch, chứng thực chữ ký, chứng thực sao y bản chính, chứng thực

bản sao từ sổ gốc… Phải căn cứ vào các quy định của pháp luật về chứng
thực và các quy định của pháp luật chuyên ngành như: Luật Hôn nhân gia
đình, Bộ Luật dân sự, Luật Thương mại, Luật Kinh tế, Luật Nhà ở…
Hoạt động chứng thực phải phù hợp với chương trình tổng thể cải cách
hành chính - cải cách tư pháp trong từng giai đoạn. Đơn giản hoá đến mức tối
đa các quy định về trình tự thủ tục các việc chứng thực phù hợp yêu cầu của
chương trình tổng thể cải cách hành chính và cải cách tư pháp giai đoạn 20112020 tiến tới xây dựng một nền hành chính hiện đại hoạt động có hiệu lực,
hiệu quả, phục vụ nhân dân, đáp ứng yêu cầu xây dựng đất nước trong giai
đoạn mới.

11


Quy định đầy đủ, cụ thể, rõ ràng trình tự thủ tục thực hiện các việc
chứng thực thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân xã, những hành vi bị cấm
trong hoạt động chứng thực, hình thức xử lý vi phạm hoạt động chứng thực.
Căn cứ vào các quy định của pháp luật về chứng thực, chủ thể thực
hiện chứng thực tuyệt đối không được thực hiện chứng thực các việc mà pháp
luật không cho phép, không được chứng thực sai thẩm quyền, thậm chí không
được lẩn tránh hoặc lạm quyền. Đối với chủ thể tham gia hoạt động chứng
thực phải nghiêm chỉnh chấp hành trình tự, thủ tục chứng thực, tuyệt đối
không được yêu cầu chứng thực các việc bị pháp luật cấm, các giấy tờ, văn
bản không đúng với bản chính, không đúng với sự thật.
Quy định cụ thể thủ tục của các việc chứng thực như: các giấy tờ phải
xuất trình để chứng minh quan hệ nhân thân; hình thức, nội dung của hợp
đồng giao dịch; thành phần hồ sơ phải nộp khi có yêu cầu sửa đổi, bổ sung,
huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch; ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
chứng thực; các loại văn ản, giấy tờ không được chứng thực bản sao; thế nào
là chứng thực với số lượng nhiều…
Đảm bảo cho hoạt động chứng thực được liên tục, kịp thời và mang

tính dự báo. Các quy định về trình tự thủ tục thực hiện chứng thực phải đảm
bảo tính thường xuyên, liên tục, kịp thời, không bị gián đoạn, các việc chứng
thực phải được giải quyết ngày trong buổi, trong ngày làm việc (trừ những
trường hợp đặc biệt theo quy định của pháp luật) để đảm bảo tối đa nhất
quyền lợi của cá nhân, tổ chức có yêu cầu chứng thực, đáp ứng yêu cầu của
quản lý nhà nước về chứng thực
1.2.2. Giá trị pháp lý của các giấy tờ văn bản đã được chứng thực.
- Giá trị pháp lý của giấy tờ văn bản đã được chứng thực như sau:
* Về giá trị pháp lý bản sao được cấp từ sổ gốc của Ủy ban nhân dân
cấp xã chứng thực.

12


- Bản sao từ sổ gốc là bản sao do cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc
Ví dụ: Bản sao giấy khai sinh, căn cứ vào sổ gốc để cấp.
- Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy
đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc được quy định tại khoản 1 Điều 2
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ví dụ: bản sao giấy khai sinh được cấp từ sổ
gốc dùng để giao dịch.
Như vậy bản sao cấp từ sổ gốc do Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực
có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác. Nói cách khác thì, bản sao từ sổ gốc được dùng như
bản chính.
Chứng thực bản sao từ bản chính ít phức tạp hơn so với việc cấp bản
sao từ sổ gốc. Người chứng thực bản sao từ bản chính chỉ cần xuất trình bản
chính giấy tờ và bản photo, bản chính là có thể chứng thực được.
* Về giá trị pháp lý bản sao chứng thực từ bản chính đã được Ủy ban
nhân dân cấp xã chứng thực.
- Uỷ ban nhân dân xã chứng thực bản sao từ bản chính theo khoản 2

Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP bản sao y được hiểu là bản sao do cơ quan,
tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao đúng với
bản chính.
- Những loại, văn bản, giấy tờ, được dùng làm cơ sở để chứng thực bản
sao từ bản chính gồm: Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền cấp; Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và
đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Về giá trị pháp lý của bản sao
đã được chứng thực từ bản chính, có thể sử dụng thay cho bản chính đã dùng
để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy
định khác (theo khoản 2 Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP). Như vậy, bản
sao chứng thực từ bản chính được dùng để đối chiếu thay cho bản chính trong

13


các giao dịch. Không có quy định giới hạn về chủ thể có quyền yêu cầu chứng
thực bản sao từ bản chính.
* Về giá trị pháp lý chữ ký chứng thực, đã được Ủy ban nhân dân cấp
xã chứng thực.
- Giá trị pháp lý chữ ký đã được chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã
chứng thực chữ ký theo khoản 3 điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có giá trị
pháp lý: Chữ ký được chứng thực tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP có giá trị
chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định
trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
- Các quy định về chứng thực chữ ký tại Mục 3 Nghị định số
23/2015/NĐ-CP được áp dụng để chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá
nhân. Người thực hiện chứng thực không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý
lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng, chứng thực theo mẫu quy định tại Nghị định
số 23/2015/NĐ-CP. Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác
về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật

chuyên ngành.
- Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung
trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình. Đối với những mục không có nội dung
trong tờ khai lý lịch cá nhân thì phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực.
* Về giá trị pháp lý của hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực.
- Uỷ ban nhân dân xã chứng thực hợp đồng, giao dịch theo khoản 4
điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Những loại văn bản, giấy tờ, hợp đồng,
giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP có
giá trị làm chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp
đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu
điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

14


1.3. Thẩm quyền, trình tự thủ tục chứng thực của Ủy ban nhân dân
cấp xã.
1.3.1. Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã.
- Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã được quy định
như sau: Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực quy định tại
khoản 2 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Ủy ban nhân xã, phường, thị trấn
(gọi chung là Ủy ban nhân cấp xã) có thẩm quyền chứng thực các loại giấy tờ.
Thứ nhất: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ
quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
Thứ hai: Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký
trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.
Thứ ba: Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực hợp đồng,
giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.
Thứ tư: Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực hợp đồng,
giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy

định của Luật Đất đai 2013.
Thứ năm: Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực hợp
đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở 2014.
Thứ sáu: Chứng thực di chúc, chứng thực văn bản từ chối nhận di sản
theo bộ luật dân sự 2015.
Thứ bảy: Chứng thực di chúc.
Thứ tám: Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực văn bản
thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản
quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản 2 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐCP. Về phân chia di sản theo bộ luật dân sự 2015.
- Thẩm quyền ký chứng thực của uỷ ban nhân dân cấp xã.

15


Chủ thể có thẩm quyền ký chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã là:
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và
đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã. Cán bộ Tư pháp - Hộ tịch xã, phường,
thị trấn có trách nhiệm giúp chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã,
phường, thị trấn thực hiện việc chứng thực. Cán bộ Tư pháp - Hộ tịch được
bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực. Do đó chứng thực bản sao từ bản chính,
chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là
động sản, chứng thực di chúc quy định tại Điều 02 Nghị Định 23/2015/NĐCP không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
1.3.2. Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực. Nghĩa vụ, quyền
của người thực hiện chứng thực và địa điểm chứng thực.
* Khi chứng thực người yêu cầu chứng thực phải thực hiện quyền và
nghĩa vụ, căn cứ theo khoản 1,2 điều 8 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì:
Thứ nhất: Khi thực hiện chứng thực ủy ban nhân dân cấp xã
Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền nào thuận tiện nhất, trừ trường hợp quy định tại
Khoản 6 Điều 5 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Nếu bị từ chối chứng thực thì

có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản
hoặc khiếu nại theo quy định của pháp luật.
Khi thực hiện chứng thực ở Ủy ban nhân dân cấp xã người yêu cầu
chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy
tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm thủ tục
chứng thực theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Thứ hai: Nghĩa vụ, quyền của người thực hiện chứng thực
Căn cứ theo điều 9 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì:
- Phải bảo đảm tính trung thực, tính chính xác, tính khách quan khi thực
hiện chứng thực ở Ủy ban nhân dân cấp xã.

16


- Phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình.
- Khi thực hiện chứng thực ở Ủy ban nhân dân cấp xã không được
chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan đến tài sản,
lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng;
cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ,
con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em một của vợ
hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi. Mục đích nhằm công khai
minh bạch, tránh tình trạng tư lợi cá nhân, phòng chống tham nhũng.
- Khi thực hiện chứng thực ở Ủy ban nhân dân cấp xã Cán bộ Tư pháp
không được chứng thực trong các trường hợp quy định tại các Điều 22, 25 của
Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Cần phải yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp
thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu
chứng thực khi thực hiện chứng thực ở Ủy ban nhân dân cấp xã.
- Bắt buộc phải lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm
quyền xử lý theo quy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu

chứng thực được cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung quy định tại
Khoản 4 Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Mục đích của việc này
nhằm tránh trường hợp chứng thực sai thẩm quyền ảnh hưởng đến hoạt động
giải quyết thủ tục hành chính của Ủy ban nhân dân cấp xã.
- Cán bộ Tư pháp xã cần phải hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ
sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến
cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có
thẩm quyền.
Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải
giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực. Cán bộ Tư
pháp xã cần phải giải thích rõ lý từ chối chứng thực ví dụ: Chứng thực bằng

17


tốt nghiệp do cơ quan nước ngoài cấp Ủy ban nhân dân cấp xã có quyền từ
chối chứng thực vì không đủ thẩm quyền.
Thứ ba: Địa điểm chứng thực
Là phòng giải quyết thủ tục hành chính của Ủy ban nhân xã. Điều 10
Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì:
- Trụ sở cơ quan(Ủy ban nhân xã), tổ chức(Phòng công chứng) có thẩm
quyền chứng thực, trừ trường hợp chứng thực di chúc, chứng thực hợp đồng,
giao dịch, chứng thực chữ ký mà người yêu cầu chứng thực thuộc diện già
yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù
hoặc có lý do chính đáng khác.
- Khi thực hiện chứng thực phải ghi rõ địa điểm chứng thực Ví dụ: Nếu
chứng thực tại phòng giải quyết thủ tục hành chính của Ủy ban nhân dân cấp
xã thì phải ghi rõ địa điểm là Ủy ban nhân dân cấp xã; trường hợp chứng thực
ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian (giờ, phút) chứng thực.
- Phòng giải quyết thủ tục hành chính của Ủy ban nhân dân cấp xã khi

thực hiện chứng thực phải bố trí người tiếp nhận yêu cầu chứng thực các ngày
làm việc trong tuần; phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ
tục, thời gian giải quyết và lệ phí, chi phí để chứng thực tại trụ sở của cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền.
1.3.3. Quy chế thực hiện chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã.
Thủ tục chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã được thực hiện theo cơ
chế “một cửa, một cửa liên thông”. Thực hiện theo Quyết định số
61/2018/QĐ-TTg ngày 23/4/2018 của Thủ tướng Chính phủ về ban hành Quy
chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục
hành chính Nhà nước.
Việc áp dụng hoạt động chứng thực ở Ủy ban nhân dân cấp xã được
thực hiện theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông có vai trò rất quan trọng.

18