BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TẠI CÔNG TY LOGISTICS

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG
KHOA QUẢN TRỊ - KINH TẾ QUỐC TẾ



BÁO CÁO
THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ĐƠN VỊ THỰC TẬP:

CÔNG TY TNHH M & Y LOGISTICS (VN)
Số 437, Đường D33, KDC Việt Sing, Khu phố 4, Phường An Phú,
Thành phố Thuận An, Tỉnh Bình Dương

SVTH : NGUYỄN NHẬT VƯỢNG
Lớp

: 16QT112

MSSV : 116000888

ĐỒNG NAI, THÁNG 5 NĂM 2020


TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG
KHOA QUẢN TRỊ - KINH TẾ QUỐC TẾ



BÁO CÁO
THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ĐƠN VỊ THỰC TẬP:

CÔNG TY TNHH M & Y LOGISTICS (VN)
Số 437, Đường D33, KDC Việt Sing, Khu phố 4, Phường An Phú,
Thành phố Thuận An, Tỉnh Bình Dương

GVHD : TS. HỒ VĂN DŨNG
SVTH : NGUYỄN NHẬT VƯỢNG
Lớp

: 16QT112

MSSV : 116000888

ĐỒNG NAI, THÁNG 5 NĂM 2020


LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã
nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè.
Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô ở Khoa Quản Trị
Kinh Tế - Quốc Tế, quý Thầy Cô ở trường Đại Học Lạc Hồng nói chung đã cùng với
tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em
trong suốt thời gian học tập tại trường.
Em xin cảm ơn ban lãnh đạo công ty TNHH M&Y Logistics (VN), đã tiếp nhận
em vào thực tập trong ba tháng vừa qua và tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành
tốt bài báo cáo tốt nghiệp.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thầy TS. Hồ Văn Dũng – Giáo viên
hướng dẫn đã luôn nhiệt tình hướng dẫn và sửa bài báo cáo để em hoàn thành bài báo
cáo thực tập trong thời gian sớm nhất.
Do thời gian thực tập tại công ty có hạn, cũng như kinh nghiệm còn hạn chế của

một sinh viên thực tập nên trong bài báo cáo thực tập tốt nghiệp này không tránh khỏi
những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quý
Thầy, Cô và ban lãnh đạo công ty để bài báo cáo này được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sự
nghiệp cao quý. Đồng kính chúc các Cô, Chú, Anh, Chị trong công ty TNHH M&Y
Logistics (VN) luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công
việc.
Em xin chân thành cảm ơn!


TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

KHOA QUẢN TRỊ - KINH TẾ QUỐC TẾ

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BẢN CAM KẾT KHÔNG ĐẠO VĂN
Kính gửi: Ban lãnh đạo Khoa Quản trị - Kinh tế quốc tế
Tôi tên là: Nguyễn Nhật Vượng
MSSV: 116000888....................Lớp: 16QT112
Trong đợt thực tập tháng 12/2019, tôi đã tham gia thực tập và viết báo cáo tốt
nghiệp tại Công ty TNHH M&Y Logistics (VN) – Số 437, Đường D33, KDC Việt
Sing, Khu phố 4, Phường An Phú, Thành phố Thuận An, Tỉnh Bình Dương.
Tôi cam kết nội dung bài báo cáo tốt nghiệp này do tôi tự viết, tuyệt đối không
đạo văn, dữ liệu trong bài báo cáo là mới và trung thực.
Đồng Nai, ngày 09 tháng 05 năm 2020
Ký tên

NGUYỄN NHẬT VƯỢNG


MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT 4
LỜI MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH M &
Y LOGISTICS (VN). 2
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của đơn vị. 2
1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh và sơ đồ tổ chức của công
ty M&Y. 5
1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong hai năm
gần nhất. 13

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG THỰC TẬP TỐT NGHIỆP. 19
2.1 Mô tả quy trình và công việc thực tập. 19
2.2 Tổng hợp báo cáo thu hoạch trong quá trình thực tập. 32
2.3 Thực trạng hoạt động tại phòng xuất nhập khẩu công ty
M&Y. 33

CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP.
38
3.1
3.2
3.3
3.4

Định hướng phát triển của công ty M&Y. 38
Đánh giá các hoạt động thực tập. 40

Giải pháp. 42
Kiến nghị. 42

KẾT LUẬN 44
TÀI LIỆU THAM KHẢO 45
PHỤ LỤC 48


DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT
KÝ TỰ VIẾT TẮT
VN
KDC
CO., LTD
B/L
C/O
D/O
L/C
XNK
CBQL
CBNV
DSH

Ý NGHĨA
Việt Nam
Khu dân cư
Company Limited: Công ty trách nhiệm hữu hạn
(Bill of lading): Vận đơn
(Certificate of origin): Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
(Delivery Order): Lệnh giao hàng
(Letter of credit): Tín dụng thư

Xuất nhập khẩu
Cán bộ quản lý
Cán bộ nhân viên
Danh sách hàng
DANH MỤC CÁC BẢNG

STT
TÊN BẢNG
1
Bảng 1.1: Dịch vụ kinh doanh của công ty M&Y trong 2 năm
2
Bảng 1.2: Thị trường kinh doanh của công ty M&Y trong 2 năm
3
Bảng 1.3: Kết quả kinh doanh của công ty M&Y trong 2 năm

TRANG
13
15
16

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ
STT
1
2
3

TÊN BIỂU ĐỒ
Biểu đồ 1.1: Dịch vụ kinh doanh của công ty M&Y
Biểu đồ 1.2: Thị trường kinh doanh của công ty M&Y
Biểu đồ 1.3: Kết quả kinh doanh của công ty M&Y

TRANG
14
15
17


DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH
STT
1
2
3
4

TÊN HÌNH ẢNH
Hình 1.1: Logo công ty
Hình 1.2: Hình chụp công ty
Hình 1.3: Mô hình 5S
Hình 2.1: USB Token tại công ty M&Y

TRANG
2
2
12
19

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
STT
1
2

3
4
5
6

TÊN SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1: Quy trình kinh doanh của công ty M&Y
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức của công ty M&Y
Sơ đồ 2.1: Quy trình công việc bộ phận khai báo hải quan
Sơ đồ 2.2: Quy trình làm chứng từ loại hình xuất khẩu tại chỗ
Sơ đồ 2.3: Quy trình điều xe container chở hàng ra bãi
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tổ chức của phòng xuất nhập khẩu

TRANG
7
8
18
25
27
34


LỜI MỞ ĐẦU
Trong quá trình học tập và rèn luyện tại Khoa Quản trị - Kinh tế quốc tế, Trường
Đại học Lạc Hồng, em đã được tiếp cận và trang bị những kiến thức, học thuyết kinh
tế và bài giảng của thầy cô về vấn đề nghiệp vụ như Xuất khẩu, Vận tải và giao nhận
hàng... cùng với một số vấn đề như: Tài chính, Nhân sự, Marketing, Sản xuất... Tuy
nhiên để khỏi bỡ ngỡ sau khi ra trường, nhà trường đã tạo điều kiện cho em tiếp cận
với thực tế, được áp dụng những kiến thức mình đã học, có nhận thức khách quan với
tất cả các vấn đề xoay quanh các kiến thức nghiệp vụ và chính sách quản lý và phát

triển trong các doanh nghiệp.
Thực tập tốt nghiệp là cơ hội để chúng em có dịp quan sát, tiếp cận và tìm hiểu
thực tế về tình hình sản xuất, kinh doanh của các Cơ quan, Doanh nghiệp (gọi tắt là
đơn vị thực tập). Qua đó, chúng em có thể vận dụng tổng hợp các kiến thức đã học vào
công việc thực tế nhằm giải quyết các vấn đề cụ thể. Điều quan trọng hơn, chúng em
có dịp học hỏi và trau dồi thêm các kỹ năng mềm cần thiết cho mục tiêu nghề nghiệp
trong tương lai sau khi tốt nghiệp ra trường. Trong thời gian này, chúng em được tiếp
cận với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như có thể quan sát học tập
phong cách và kinh nghiệm làm việc. Điều này đặc biệt quan trọng đối với sinh viên
năm cuối. Khoảng thời gian này cũng là cơ hội tốt để Lãnh đạo đơn vị thực tập xem
xét tuyển dụng chúng em.
Khoảng thời gian thực tập 8 tuần tại công ty TNHH M&Y Logistics (VN), được
sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban lãnh đạo, các anh chị cán bộ công nhân viên của công ty
và sự hướng dẫn của thầy Hồ Văn Dũng, em có điều kiện nắm bắt tổng quát chung về
tình hình hoạt động của công ty và hoàn thành bài thực tập tốt nghiệp của mình.
Với những gì trình bày trong báo cáo thực tập này em mong rằng phần nào phản
ánh được tình hình hoạt động của công ty TNHH M&Y Logistics (VN).


CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH M & Y LOGISTICS
(VN).
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của đơn vị.
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH M & Y LOGISTICS (VN)
- Tên quốc tế: M & Y LOGISTICS (VN) COMPANY LIMITED
- Tên viết tắt: M & Y LOGISTICS (VN) CO., LTD
- Địa chỉ: Số 437, Đường D33, KDC Việt Sing, Khu phố 4, Phường An Phú,
Thành phố Thuận An, Tỉnh Bình Dương.
- Ngày thành lập: 14-06-2018
- Mã số thuế: 3702673643
- Vốn điều lệ: 5.000.000.000 VNĐ

- Điện thoại: 0274.655.7024
- Email:
- Giám đốc: Hà Thị Tuyền
- Quản lý bởi: Chi cục Thuế TX
Thuận An
- Loại hình DN: Công ty trách nhiệm
hữu hạn 1 thành viên ngoài NN
(Nguồn: Công ty M & Y)
(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu công ty M&Y)
Hình 1.1: Logo công ty

(Nguồn: Tác giả tự thực hiện)


Hình 1.2: Hình chụp công ty
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển.
Công ty TNHH M&Y Logistics (VN) được thành lập vào 14-06-2018. Công ty
chuyên cung cấp các dịch vụ vận tải đường biển, hàng không, đường bộ, thủ tục hải
quan.
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế đất nước, sự chuyển giao công nghệ giữa
các quốc gia, nhiều công ty logistics cần phải học cách thích nghi với sự thay đổi ấy,
trong đó có công ty M&Y. Kết thúc 2 năm đầu sau thành lập, cùng với sự chuyển dịch
nền kinh tế thị trường với nhiều thành phần kinh tế tham gia vào các lĩnh vực của nền
kinh tế quốc dân kể cả kĩnh vực dịch vụ vận tải ngoại thương, công ty M&Y đã nắm
bắt thành thục những thuận lợi và vận hội mới nhưng cũng đối mặt với vô vàn những
khó khăn và thách thức lớn cho bước đường phát triển kinh doanh. Để thích ứng với
môi trường hoạt động kinh doanh mới, công ty M&Y đã tiến hành cuộc cách mạng
toàn diện từ định hướng chiến lược, chính sách nhân sự, phạm vi hoạt động đến qui
mô hình thức và cách tổ chức điều hành. Phát huy truyền thống và kinh nghiệm sẵn có
cùng những thay đổi kịp thời phù hợp với tình hình mới, công ty M&Y ngày càng

nâng cao được khả năng cạnh tranh của mình và tiến tới vị trí là một trong những đơn
vị bản địa uy tín về cung cấp dịch vụ logistics ở Việt Nam. Với chế độ lương, thưởng
và các chế độ phúc lợi hấp dẫn khác, được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp,
có cơ hội thăng tiến và phát triển nghề nghiệp, được đóng BHXH, BHYT và BHTN
theo quy định, được đào tạo về kỹ năng làm việc, được phụ cấp cơm trưa đảm bảo chất
lượng, được nghỉ thêm vào chiều thứ bảy mỗi tuần... đến nay công ty đã xây dựng
được đội ngũ nhân viên chất lượng cao với gần 50 nhân viên, góp phần rất lớn vào
hành trình phát triển của công ty ở hiện tại và tương lai.
Với đội ngũ nhân lực năng động sáng tạo cùng nỗ lực không ngừng tăng cường
nội lực, mở rộng mạng lưới hoạt động, thiết lập chặt chẽ các mối quan hệ với các đối
tác chiến lược, công ty M&Y đã nhanh chóng trở thành một hạt nhân không thể thiếu
của ngành dịch vụ logistics Việt Nam và là một thương hiệu được sự tin cậy của các
đối tác trong và ngoài nước.


1.1.2 Quy mô doanh nghiệp.
• Về qui mô công ty: Công ty M&Y có một trụ sở chính với tổng nhân viên là
50 người, công ty cũng phải trang trải chi phí lớn cho các hoạt động kinh doanh, trả
lương nhân viên, các hoạt động chuyên ngành, chi phí điện, nước, internet... Với một
qui mô không lớn như vậy, việc quản lý sẽ rất dễ dàng so với những công ty có qui mô
lớn. Việc kiểm soát công việc sẽ tốt hơn, làm việc sẽ luôn bám sát được định hướng
chiến lược của công ty và phục vụ việc phát triển chung.
• Về chiến lược kinh doanh: Công ty tập trung nâng cao chất lượng dịch vụ
cũng như đa dạng hóa ngành nghề như tư vấn dịch vụ hải quan, tiếp nhận hồ sơ giao
nhận, xuất nhập khẩu hàng hóa cũng như kinh doanh nhỏ lẻ.
Chính sách về giá cũng khá quan trọng. Lúc ban đầu, để củng cố tên tuổi và tìm
kiếm khách hàng, công ty đã chủ trương giá hợp lý và giá thấp – chất lượng dịch vụ
đảm bảo. Sau đó, khi đã có một vị trí đứng nhất định trên thị trường, công ty sẽ tập
trung vào giá cao – chất lượng dịch vụ cũng tăng tương ứng. Tùy vào từng giai đoạn,
công ty cũng sẽ có một chiến lược giá riêng để bảo toàn doanh thu cũng như tên tuổi

của mình trong ngành logistics.
• Về năng lực quản lý và điều hành kinh doanh: Qui mô không lớn, nhân lực lại
khá tốt, nhưng công ty cũng sẽ không thành công nếu như không có năng lực quản lý
và điều hành kinh doanh. Ở công ty M&Y, giám đốc Hà Thị Tuyền có tầm nhìn xa và
định hướng phát triển đúng đắn. Tuy nhiên, một số quản lý cấp dưới chưa thực sự cố
gắng tham gia vào việc đưa ý kiến đề xuất đến công ty, nhiều bộ phận chưa thật sự
đoàn kết, gây ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty.
• Về khả năng nắm bắt thông tin: Cùng với sự phát triển bùng nổ của thông tin,
tin học đã khẳng định được vai trò quan trọng của thông tin. Thông tin về thị trường
xuất khẩu, về nhu cầu khách hàng, về giá cả cạnh tranh, về chính sách pháp luật của
nhà nước trong lĩnh vực xuất nhập khẩu... có ý nghĩa quan trọng với việc phát triển của
công ty. Công ty có thể tiếp nhận những khách hàng mới, giành và giữ được thị phần
trước các đối thủ cạnh tranh.
Tuy nhiên, chưa tiến hành nghiên cứu thị trường một cách chủ động, nên các
nguồn thông tin công ty tiếp nhận mới chỉ là nguồn thông tin thứ cấp qua báo, niên


giám, mạng internet. Hơn nữa, trình độ tiếp nhận thông tin của nhân viên còn hạn chế,
chưa phát huy được nguồn thông tin để phục vụ hoạt động kinh doanh.
• Về công nghệ: Công nghệ của công ty ở mức trung bình. Mặc dù có internet,
wifi nhưng vẫn có lúc trục trặc, đường truyền không ổn định, trung bình mỗi
người/máy vi tính, nhưng cấu hình chưa cao, thỉnh thoảng xảy ra tình trạng treo máy.
Vì vậy, ảnh hưởng đến năng suất công việc. Quản lý kho hiện đại theo yêu cầu của
ngành logistics đòi hỏi phải có sự đóng góp của công nghệ hiện đại trong việc kiểm
soát đầu vào và đầu ra, cũng như hệ thống “trace and track” để khách hàng có thể kiểm
tra lộ trình hàng hóa của họ trong quá trình giao nhận vận chuyển.
Trên thực tế, những đối thủ cạnh tranh không bao giờ thiếu. Có cạnh tranh mới
có phát triển, mới có nhiều cái mọi công ty rút ra kinh nghiệm cho chính bản thân
mình, tự giúp mình đi lên. Đối thủ cạnh tranh không xấu, tất cả chỉ đang cùng làm
chung một công việc với nhau, nhưng không nhất thiết phải bắt tay với nhau.

1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh và sơ đồ tổ chức của công ty M&Y.
1.2.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty M&Y.
1.2.1.1 Các sản phẩm kinh doanh, dịch vụ của công ty M&Y.
- Cưa, xẻ, bào gỗ và bảo quản gỗ (không cưa, xẻ, bào gỗ và bảo quản gỗ tại trụ
sở chính). Sản xuất sản phẩm khác từ gỗ; sản xuất sản phẩm từ tre, nứa, rơm, rạ và vật
liệu tết bện. Chi tiết: Sản xuất giường, tủ, bàn, ghế, đồ gỗ nội thất trong gia đình
(không sản xuất, gia công tại trụ sở chính)
- Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa) và động vật sống (trừ
các loại thực vật, động vật hoang dã, gồm cả vật sống và các bộ phận của chúng đã
được chế biến, thuộc Danh mục điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên quy định
và các loại thực vật, động vật quý hiếm thuộc danh mục cấm khai thác, sử dụng)
- Bán buôn thực phẩm
- Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông. Chi tiết: Bán buôn hàng
điện tử (tivi, cát sét, máy chụp ảnh, máy quay, VCD và DVD chưa ghi)
- Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy nông nghiệp
- Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác


- Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan. Chi tiết: Bán
buôn gas (không chứa than đá tại tỉnh Bình Dương; không sang, chiết, nạp khí hóa
lỏng)
- Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng (trừ hoạt động bến thủy
nội địa)
- Bán lẻ vải, len, sợi, chỉ khâu và hàng dệt khác trong các cửa hàng chuyên
doanh
- Bán lẻ đồ ngũ kim, sơn, kính và thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng trong các
cửa hàng chuyên doanh
- Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất tương tự, đèn và
bộ đèn điện, đồ dùng gia đình khác chưa được phân vào đâu trong các cửa hàng
chuyên doanh

- Bán lẻ trò chơi, đồ chơi trong các cửa hàng chuyên doanh (không kinh doanh
trò chơi có hại cho giáo dục nhân cách, sức khỏe của trẻ em hoặc ảnh hưởng đến an
ninh trật tự, an toàn xã hội và không kinh doanh trò chơi có thưởng)
- Bán lẻ hàng may mặc, giày dép, hàng da và giả da trong các cửa hàng chuyên
doanh
- Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải. Chi tiết: - Đại lý làm thủ
tục hải quan - Dịch vụ đại lý vận tải đường biển - Dịch vụ đại lý vận tải đường hàng
không; Chuyển phát; Cho thuê xe có động cơp; Dịch vụ đóng gói (Trừ đóng gói thuốc
bảo vệ thực vật)
1.2.1.2 Những khách hàng của công ty M&Y.
 Một số khách hàng đầu ra tiêu biểu của công ty như:
+ Công Ty TNHH Ngũ Kim Huang Ding
+ Công Ty TNHH Nội Thất Trí Cao
+ Công Ty TNHH Thương Mại Green Green
 Một số khách hàng đầu vào tiêu biểu của công ty như:
+ Công Ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Và XNK Phúc Gia Hưng
+ Công Ty CP Dịch Vụ XNK Logistics ICD Ngoại Thương
+ Công ty TNHH Shipco Transport Việt Nam


1.2.1.3 Quy trình kinh doanh của công ty M&Y.
Bước
Công việc
1

2

Tìm kiếm đối tác,
tiến hành giao dịch

Phòng Ban phụ trách
Phòng Kinh Doanh

Giám đốc
Tiến tới ký kết hợp đồng

Phòng Kinh Doanh
Phòng XNK

3

Thực hiện hợp đồng XNK

Phòng Kế Toán
Phòng Kinh Doanh

4
Theo dõi đơn hàng

5
Chuẩn bị chứng từ

6
Lên tờ khai Hải quan

7

Phòng XNK

Làm thủ tục Hải quan

8
Thông báo thời gian cho
khách hàng

9
Lưu hồ sơ

(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu công ty M&Y)
Sơ đồ 1.1: Quy trình kinh doanh của công ty M&Y


 Diễn giải quy trình.
Khách hàng sẽ liên hệ với phòng kinh doanh yêu cầu cung cấp dịch vụ phù hợp,
phòng kinh doanh sẽ tiến hành báo giá, sau khi khách hàng đồng ý thì phòng kinh
doanh sẽ soạn hợp đồng, trình lên giám đốc phê duyệt, sau đó chuyển cho phòng xuất
nhập khẩu, phòng xuất nhập khẩu sẽ liên hệ với khách hàng để theo dõi đơn hàng,
đồng thời chuẩn bị bộ chứng từ, sau đó gửi cho bộ phận khai hải quan để bộ phận khai
hải quan lên tờ khai hải quan (nếu có) và làm các thủ tục hải quan cần thiết, sau đó
phòng xuất nhập khẩu sẽ liên hệ với khách hàng thông báo kết quả thực hiện.
1.2.2 Sơ đồ tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty
M&Y.
1.2.2.1 Sơ đồ tổ chức của công ty M&Y.
GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÒNG
XUẤT

NHẬP
KHẨU

PHÒNG
KINH
DOANH

PHÒNG KẾ
TOÁN

PHÒNG
HÀNH
CHÍNH –
NHÂN SỰ

(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu công ty M&Y)
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức của công ty M&Y
1.2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban.
- Ban giám đốc:
+ Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, trực tiếp quản lý phần vốn góp, đại
diện cho công ty trước Pháp luật và điều hành mọi hoạt động của công ty.


+ Phó giám đốc: Được giám đốc đề bạt, là người hỗ trợ cho giám đốc. Có
nhiều phó giám đốc, mỗi phó giám đốc phụ trách 1 hoặc một số lĩnh vực và chịu
trách nhiệm trước giám đốc.
- Phòng Kế toán:
+ Quản lý, kiểm tra, hướng dẫn và thực hiện chế độ kế toán.
+ Thống kê; quản lý thu chi tài chính, tài sản Điều lệ quy chế tài chính của
Công ty.

+ Đáp ứng nhu cầu về tài chính cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của
Công ty theo kế hoạch; Bảo toàn và phát triển vốn của Công ty.
+ Vị trí Kế toán trưởng / Phụ trách kế toán: Tổ chức thực hiện, kiểm tra giám
sát chế độ kế toán chung và nghiệp vụ của các nhân viên trực thuộc; kiểm tra, giám
sát, bảo đảm tiến độ thực hiện công việc; lên kế hoạch thu chi tài chính, báo cáo
dòng tiền, chịu trách nhiệm về báo cáo thuế và báo cáo tài chính.
+ Vị trí Kế toán tổng hợp: Thu thập, xử lý thông tin tài liệu, chứng từ kế
toán, thực hiện thu chi nội bộ, viết hóa đơn; theo dõi và quản lý công nợ; giao dịch
với Ngân hàng; làm lương; làm báo cáo tài chính; báo cáo thuế theo quý, năm.
- Phòng kinh doanh:
+ Bán hàng và đảm bảo doanh số đề ra, mang doanh thu về cho công ty.
+ Phụ trách kinh doanh.
+ Chịu trách nhiệm chung về tình hình kinh doanh của Công ty, lên kế hoạch,
phát triển thị trường theo tháng, quý, năm, xây dựng mục tiêu bán hàng, xây dựng
bảng khoán cho nhân viên; xây dựng các chương trình khuyến mại, chính sách bán
hàng. kiểm soát nghiệp vụ của đội nhân viên kinh doanh dưới quyền.
+ Nhân viên kinh doanh: Tìm kiếm khách hang, xây dựng và quản lý data
khách hàng theo địa bàn, chăm sóc khách hàng tiềm năng, báo cáo ngày, tuần với
cấp trên trực tiếp.
- Phòng Hành chính - Nhân sự:
+ Chịu trách nhiệm về mảng hành chính: Quản lý văn bản giấy tờ, công văn
đi đến, soạn thảo văn bản hành chính, quản lý dấu và thực hiện các nghiệp vụ hành
chính thường xuyên


+ Chịu trách nhiệm về mảng nhân sự: Tuyển dụng, làm hợp đồng, quản lý hồ
sơ, làm hồ sơ tiếp nhận, nghỉ việc; chấm công; bảo hiểm.
- Phòng Xuất nhập khẩu:
Lập và triển khai các kế hoạch nhận hàng, xuất hàng đáp ứng yêu cầu sản xuất
và yêu cầu của khách hàng; Thực hiện và giám sát việc mở tờ khai để nhận hàng

xuất hàng đúng thời hạn; Lập và triển khai các báo cáo hải quan theo yêu cầu của
luật hải quan; Đề xuất với cấp trên trực tiếp về mỗi ý tưởng sáng tạo nhằm cải thiện
và nâng cao chất lượng công việc của bộ phận.
+ Vị trí nhân viên xuất nhập khẩu: Thực hiện, đàm phán, ký kết hợp đồng với
khách hàng và nhà cung cấp, Hoàn tất các thủ tục, chứng từ xuất nhập khẩu hàng
hóa, quản lý, theo dõi đơn hàng.
+ Vị trí nhân viên khai báo hải quan: Chịu trách nhiệm khai báo hải quan
điện tử thông qua hệ thống VNACCS/VSIS và làm các thủ tục hải quan cần thiết.
1.2.3 Nội quy làm việc của công ty M&Y.
 Quy định về PCCC:
- PCCC là trách nhiệm và nghĩa vụ của toàn thể cán bộ, nhân viên, kể cả những
người đến công ty liên hệ công tác.
- Cấm sử dụng củi, lửa, đun nấu, hút thuốc tại những nơi cấm lửa.
- Cấm câu, mắc, sử dụng điện tùy tiện, hết giờ làm việc phải kiểm tra, tắt các
thiết bị điện trước khi ra về.
- Không dùng các vặt liệu dẫn điện thay cầu chì, không dùng dây điện cắm trực
tiếp vào ổ cấm, không để các chất dễ cháy gần cầu chì, bảng điện và dây dẫn điện,
không để xăng, dầu và các chất dễ cháy trong phòng làm việc.
- Khu vực để ô tô, xe máy phải gọn gàng, có lối đi lại, khi đỗ xe phải hướng đầu
xe ra ngoài, không để các chướng ngại vật trên các lối đi lại, hành lang, cầu thang.
Phương tiện dụng cụ chữa cháy phải để nơi dễ cháy, dễ lấy và thường xuyên kiểm tra
bảo dưỡng theo quy định, không ai được lấy sử dụng vào việc khác. Cán bộ công nhân
viên thực hiện tốt quy định này sẽ được khen thưởng, người nào vi phạm sẽ tuỳ theo
mức độ mà bị xử lý theo quy định của pháp luật.
 Vệ sinh, môi trường:


- Sắp xếp bàn làm việc gọn gàng, sạch sẽ. Lưu trữ hồ sơ tài liệu ngăn nắp, trật
tự.
- Chấp hành sự phân công trực tiếp của trưởng bộ phận.

- Nghiêm cấp dùng các chất kích thích, ma túy, rượu bia hoặc các hình thức cờ
bạc, nghiêm cấm việc truyền bá văn hóa phẩm đồi trụy dưới mọi hình thức.
- Nghiêm cấm mang vật liệu dễ nổ, dễ cháy vào khuôn viên công ty.
- Nội quy làm việc được áp dụng cho tất cả các thành viên trong công ty. Mọi
trường hợp vi phạm sẽ bị xữ lý kỷ luật tùy theo mức độ.
 Thời gian làm việc:
- Làm việc từ thứ hai đến thứ bảy
- Buổi sáng: từ 8h đến 12h
- Buổi chiều: từ 12h đến 17h
- Thứ bảy làm việc buổi sáng.
 Quy định đối với nhân viên:
- Chấp hành nghiêm chỉnh quy định về thời gian: đi về đúng giờ. Nhân viên
muốn ra ngoài trong giờ làm việc phải có giấy ra cổng có xác nhận của trưởng bộ phận
và báo cho bảo vệ (Ngoại trừ Ban giám đốc và trưởng các bộ phận). Nghỉ phép phải có
đơn xin phép gửi cho phòng nhân sự và báo cáo cho trưởng bộ phận trước 24 giờ.
- Trang phục nghiêm chỉnh (Nam: áo sơ mi, đóng thùng. Nữ: đồng phục kín
đáo, nghiêm túc) hoặc đồng phục của công ty, phải đeo bảng tên khi vào công ty.
Không được vào công ty trong trạng thái say xỉn.
- Tác phong làm việc nghiêm chỉnh, hoàn thành công việc theo yêu cầu, thường
xuyên báo cáo trưng thực kết quả làm việc và công tác với trưởng bộ phận hoặc ban
lãnh đạo công ty
- Để xe đúng nơi, đúng chỗ, gọn gàng.
- Có thái độ văn minh, lịch sự với khách hàng và đồng nghiệp. Nghiêm cấm các
hành vi thiếu tôn trọng khách hàng. Giữ mối quan hệ lành mạnh với đồng nghiệp, đoàn
kết, giúp đỡ lẫn nhau, không phân chia bè phái, phân biệt tôn giáo, vùng miền, gây mất
đoàn kết nội bộ.
 Mô hình kiểm soát 5S:


- Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, thoáng đãng, sạch đẹp, tiện lợi

tinh thần sẽ thoải mái, hiệu quả lao động được tốt hơn và có điều kiện để việc áp dụng
một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả. Phương pháp 5S được phát mình bởi người
Nhật và công ty đã áp dụng phương pháp này. Phương pháp này thì các vấn đề quản lý
đều trở nên đơn giản linh hoạt hơn bao giờ hết.
- Thông qua hoạt động 5S, ý thức làm việc tập thể được nhận thức rõ và nâng
cao, tăng cường tính đoàn kết, khuyến khích sự sáng tạo, cải tiến trong công ty.
- Đảm bảo sức khoẻ của nhân viên
- Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc
- Tạo tinh thần làm việc và bầu không khí cởi mở, nâng cao chất lượng cuộc
sống, nâng cao năng suất
Sàng lọc: Là xem xét, phân loại,
chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần
thiết tại nơi làm việc. Mọi thứ (vật dụng,
thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng
…) không/chưa liên quan, không/chưa
cần thiết cho hoạt động tại một khu vực
sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ
cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi
nơi sản xuất. Chỉ có đồ vật cần thiết mới
để tại nơi làm việc. S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì.
Sắp xếp: Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm,
nguyên vật liệu, hàng hóa… tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả
lại. Nguyên tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định
riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt
để.
Sạch sẽ: Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị, dụng cụ làm việc
hay các khu vực xung quanh nơi làm việc để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm
việc. S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì.
Săn sóc: Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên (Seri,
Seiton và Seiso) một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể

lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách


thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân
thủ của CBCNV trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển.
Sẵn sàng: Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm
việc. Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S.
Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp
nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân
và năng suất chung của công ty cao hơn.
1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong hai năm gần nhất.
1.3.1 Dịch vụ kinh doanh.
Thống kê dịch vụ kinh doanh của công ty qua 2 năm, theo bảng sau.
Bảng 1.1: Dịch vụ kinh doanh của công ty M&Y trong 2 năm
NĂM 2018
STT

01
02

03

04

05

DỊCH
VỤ

Hải quan

trọn gói
Vận
chuyển
quốc tế
Kiểm tra
chuyên
ngành
hàng hóa
XNK
Giấy
chứng
nhận
xuất xứ
(C/O)
Vận
chuyển
nội địa
TỔNG

NĂM 2019

NĂM 2019 SO
NĂM 2018
Tốc độ
Giá trị
tăng
(Tỷ VNĐ)
(%)

Giá trị

(Tỷ VNĐ)

Tỷ
trọng
(%)

Giá trị
(Tỷ VNĐ)

Tỷ
trọng
(%)

27,68

55,36

60,66

54,65

33

119,15

19,11

38,22

43,97

39,61

25

130,09

1,69

3,38

2,6

2,34

1

53,85

0,84

1,68

1,96

1,77

1

133,33

0,68

1,36

1,81

1,63

1

166,18

50

100

111
100
61
122
(Nguồn: Phòng Kế toán công ty M&Y)


Nhận xét:
- Nhìn vào biểu đồ trên ta thấy: Tất cả các chỉ tiêu giai đoạn năm 2018-2019
đều tăng. Trong đó:
+ Dịch vụ hải quan trọn gói tăng 119,15% so với năm 2018, nhưng tỷ trọng
của dịch vụ này đã giảm từ 55,36% xuống còn 54,65% trong năm 2019, dịch vụ vận
chuyển quốc tế cũng tăng 130,09% so với năm 2018, đồng thời tỷ trọng của dịch vụ

này đã tăng từ 38,22% lên 39,61% trong năm 2019. Đây là 2 dịch vụ chủ lực của công
ty, do trong năm 2019 công ty đã tập trung phát triển thị trường, tăng cường tìm kiếm
khách hàng nên đã giúp tăng giá trị của cả 2 dịch vụ này.
+ Dịch vụ kiểm tra chuyên ngành hàng hóa XNK tăng 53,85% so với năm
2018, tuy nhiên tỷ trọng của dịch vụ này đã giảm từ 3,38% xuống còn 2,34% trong
năm 2019, dịch vụ làm giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) tăng 133,33% so với năm
2018, tỷ trọng của dịch vụ này tăng từ 1,68% lên 1,77% trong năm 2019, dịch vụ vận
chuyển nội địa tăng 166,18% so với năm 2018, tỷ trọng của dịch vụ này tăng từ 1,36%
lên 1,63% trong năm 2019. Đây là 3 dịch vụ khác lực của công ty, do trong năm 2019
công ty đã tập trung phát triển thị trường, tăng cường tìm kiếm khách hàng nên đã giúp
tăng giá trị của cả 3 dịch vụ này.


Nhằm để đạt hiệu quả kinh doanh cao hơn, công ty đang có xu hướng thúc đẩy sự
phát triển của các dịch vụ khác lực để có thể tận dụng tốt nguồn vốn, tăng tối đa lợi
nhuận.
1.3.2 Thị trường kinh doanh.
Thống kê thị trường kinh doanh của công ty trong 2 năm, theo bảng sau:
Bảng 1.2: Thị trường kinh doanh của công ty trong 2 năm
NĂM 2018
STT

THỊ
TRƯỜNG

1
Bình Dương
2
TP.HCM
3

Đồng Nai
4
Tây Ninh
5
Khác
TỔNG

Nhận xét:

Giá trị
(Tỷ
VNĐ)
33,5
11,7
3,5
0,8
0,5
50

Tỷ
trọng
(%)
67
23,4
7
1,6
1
100

NĂM 2019

NĂM 2019 SO
NĂM 2018

Tỷ
Giá trị
Tốc độ
trọng
(Tỷ VNĐ) tăng (%)
(%)
60,3
54,55
27
80
31,6
28,58
20
170,09
10,4
9,41
7
197,14
5,7
5,16
5
612,5
2,55
2,31
2
410

110,55
100
61
121,1
(Nguồn: Phòng Kế toán công ty M&Y)

Giá trị
(Tỷ VNĐ)


- Nhìn vào biểu đồ trên ta thấy:
+ Thị trường mục tiêu của công ty là thị trường tỉnh Bình Dương. Năm 2019
doanh số tại thị trường tỉnh Bình Dương chiếm 54,55% tương đương 60,3 tỷ VNĐ, tuy
giảm về tỷ trọng so với năm 2018 là 67% nhưng tăng về giá trị so với năm 2018 là
33,5 tỷ VNĐ. Tốc độ tăng trưởng tăng 80%.
+ Thị trường TP.HCM năm 2019 tăng 170% so với năm 2018, thị trường tỉnh
Đồng Nai năm 2019 tăng 197,14% so với năm 2018, thị trường tỉnh Tây Ninh năm
2019 tăng 612,5% so với năm 2018, các thị trường còn lại năm 2019 tăng 410% so với
năm 2018. Nguyên nhân là do công ty hoạt động từ tháng 6 năm 2018, nên doanh thu
năm 2018 chỉ là doanh thu của nửa năm, bên cạnh đó trong năm 2019, công ty tăng
cường tuyển dụng thêm nhân viên, tăng cường tìm kiếm khách hàng, phát triển thị
trường nên doanh thu của năm 2019 tăng cao hơn nhiều lần so với năm 2018.
- Trong thời gian tới, công ty tiếp tục tăng cường tuyển dụng thêm nhân viên
giỏi, tăng cường tìm kiếm khách hàng, phát triển thị trường để gia tăng doanh thu và
lợi nhuận, góp phần củng cố và tăng trưởng thị phần.
1.3.3 Kết quả hoạt động kinh doanh.
Tình hình kinh doanh của công ty qua 2 năm, theo bảng sau:
Bảng 1.3: Kết quả kinh doanh của công ty M&Y trong 2 năm
STT

CHỈ TIÊU

NĂM 2018
(Tỷ VNĐ)

1
2
3

Doanh thu
Chi phí
Lợi nhuận

50
47
3

NĂM 2019 SO NĂM 2018
Giá trị
Tốc độ
(Tỷ VNĐ)
tăng (%)
111
61
122
107
60
127,66
4
1

33,33
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty M&Y)

NĂM 2019
(Tỷ VNĐ)


Nhận xét:
- Nhìn vào biểu đồ trên ta thấy, doanh thu của công ty năm 2019 đạt 111 tỷ
VNĐ, doanh thu năm 2018 đạt 50 tỷ VNĐ. Doanh thu năm 2019 so với năm 2018 tăng
61 tỷ VNĐ, tương đương 122%. Do công ty hoạt động từ tháng 6 năm 2018, nên
doanh thu năm 2018 chỉ là doanh thu của nửa năm, bên cạnh đó trong năm 2019, công
ty tăng cường tuyển dụng thêm nhân viên, tăng cường tìm kiếm khách hàng, phát triển
thị trường nên doanh thu của năm 2019 tăng cao hơn nhiều lần so với năm 2018.
- Chi phí năm 2 so với năm 1 tăng 60 tỷ VNĐ, tương đương 127,66%. Do đặc
thù ngành nghề của công ty là cung cấp dịch vụ, công ty giống như cầu nối giữa các
công ty cung cấp phương tiện vận tải, các hãng tàu… với các khách hàng cần xuất
nhập khẩu hàng hóa, khi doanh thu tăng, đồng nghĩa với các chi phí như lương nhân
viên, phí xuất nhập khẩu, phí vận chuyển phải trả cho các công ty vận tải, các hãng
tàu… cũng phải tăng theo.
- Ta thấy tốc độ tăng doanh thu gần bằng tốc độ tăng chi phí làm cho lợi nhuận
của công ty năm 2019 chỉ tăng 33,33% so với năm 2018, tương đương 1 tỷ VNĐ.
- Trong thời gian tới, công ty tiếp tục tăng cường tuyển dụng thêm nhân viên
giỏi, tăng cường tìm kiếm khách hàng, phát triển thị trường để gia tăng doanh thu,
đồng thời giảm tối đa các khoản chi phí không cần thiết để tối đa hóa lợi nhuận.