Quy che to chuc hoat dong tieu ban kiem toan

QUY CHẾ
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
TIỂU BAN KIỂM TOÁN

Mã số: …
Hiệu lực: …

MỤC LỤC
Trang

1/11


QUY CHẾ
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
TIỂU BAN KIỂM TOÁN

Mã số: …
Hiệu lực: …

CHƯƠNG I. QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điểu chỉnh
Quy chế này quy định về cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động, chức năng, nhiệm vụ và quyền
hạn của Tiểu ban kiểm toán Công ty.

Điều 2. Đối tượng áp dụng
Các Đơn vị, cá nhân có liên quan đến tổ chức và hoạt động của Tiểu ban kiểm toán.

Điều 3. Giải thích từ ngữ
1. Quy định nội bộ: là tập hợp các chủ trương, chính sách, các quy chế, quy định, quy trình

và các hướng dẫn nghiệp vụ nội bộ của Công ty.
2. HĐQT: là viết tắt của Hội đồng quản trị.
3. TGĐ: là viết tắt của Tổng giám đốc.
4. Cán bộ quản lý: là cán bộ nhân viên được Hội đồng quản trị bổ nhiệm vào các chức danh
quản lý theo Hệ thống cấp bậc - chức vụ - chức danh của Công ty.
5. TBKT: là viết tắt của Tiểu ban kiểm toán.
6. KTNB: là viết tắt của Kiểm toán nội bộ.
7. TP.KTNB: là viết tắt của Trường phòng Kiểm toán nội bộ - là Người đứng đầu Đơn vị phụ
trách Kiểm toán nội bộ.

Điều 4. Nguyên tắc hoạt động của Tiểu ban kiểm toán
1. TBKT thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định pháp luật, Điều lệ Công ty, Nghị
quyết của Đại hội đồng cổ đông và theo sự phân công của HĐQT.
2. TBKT hoạt động theo nguyên tắc độc lập trong quá trình thực thi quyền hạn và nhiệm vụ
của mình; đồng thời phải phối hợp chặt chẽ với các cơ quan, đơn vị khác trong Công ty.
3. Thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng nhằm đảm
bảo lợi ích hợp pháp tối đa của Công ty và cổ đông Công ty.
4. Trung thành với lợi ích của Công ty và cổ đông Công ty; không được sử dụng thông tin, bí
quyết, cơ hội kinh doanh của Công ty; lạm dụng địa vị, chức vụ và tài sản của Công ty để
tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác.
5. Trong quá trình thực thi nhiệm vụ không được cản trở hoạt động bình thường của HĐQT,
không gây gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty.
CHƯƠNG II. CƠ CẤU TỔ CHỨC, QUYỀN VÀ NHIỆM VỤ CỦA
TIỂU BAN KIỂM TOÁN

Điều 5. Vai trò của Tiểu ban kiểm toán
1.

HĐQT thành lập Tiểu ban kiểm toán để hỗ trợ HĐQT thực hiện quản trị Công ty.

2/11


QUY CHẾ
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
TIỂU BAN KIỂM TOÁN

Mã số: …
Hiệu lực: …

2.

TBKT hỗ trợ HĐQT trong việc hoàn thành các vai trò và trách nhiệm theo Quy chế này.
TBKT là một bộ phận thuộc HĐQT và thực thi thẩm quyền và chịu trách nhiệm trước
HĐQT về hoạt động của TBKT.

3.

Công việc của TBKT không làm giảm trách nhiệm của tập thể, trách nhiệm cá nhân của
các thành viên HĐQT liên quan đến các nhiệm vụ và trách nhiệm được giao.

Điều 6. Mục tiêu hoạt động của Tiểu ban kiểm toán
Tiểu ban kiểm toán hỗ trợ HĐQT trong quản trị doanh nghiệp và thực hiện việc soát xét, thực
hiện các hoạt động khắc phục và kỹ năng trong việc xem xét các vấn đề về :
1. Quản trị doanh nghiệp;
2. Báo cáo tài chính và Công bố thông tin (bao gồm các Báo cáo tài chính và Báo cáo
thường niên);
3. Kiểm soát nội bộ và Quản trị rủi ro;
4. Kiểm toán nội bộ;
5. Kiểm toán độc lập;

6. Xung đột lợi ích và Giao dịch với các bên liên quan;
7. Hiệu quả và trách nhiệm giải trình của Ban Tổng giám đốc.

Điều 7. Cơ cấu tổ chức của Tiểu ban kiểm toán
1. TBKT có tối thiểu 03 (ba) thành viên, trong đó có ít nhất 02 thành viên không điều hành.
Các thành viên TBKT phải là người có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm đa dạng về
quản lý, rủi ro, hoạt động và tuân thủ; không phải là người trong bộ phận kế toán, tài
chính của Công ty và không phải là thành viên hay nhân viên của công ty kiểm toán độc
lập đang thực hiện việc kiểm toán các báo cáo tài chính của công ty; Tổng Giám đốc và
các cán bộ quản lý khác của Công ty.
2. Các thành viên của Tiểu ban kiểm toán do HĐQT bổ nhiệm theo từng nhiệm kỳ phù hợp
với nhiệm kỳ của HĐQT và có thể được bầu lại với nhiệm kỳ không hạn chế. Trưởng
TBKT do HĐQT chỉ định.
3. Thành viên của TBKT có thể được phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực cụ thể
và phải chịu trách nhiệm về công việc được giao. Trưởng TBKT phân công công việc cho
các thành viên của Tiểu ban dựa trên năng lực, kinh nghiệm chuyên môn của mỗi thành
viên và kế hoạch hoạt động của Tiểu ban.
4. TBKT có cơ quan giúp việc là Ban/Phòng Kiểm toán nội bộ, có chức năng và nhiệm vụ
được quy định cụ thể tại Quy chế tổ chức và hoạt động của Công ty.

Điều 8. Quyền và trách nhiệm của Tiểu ban kiểm toán
1.

Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý
điều hành hoạt động kinh doanh và hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản, trong tổ chức công
tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính; giám sát Hệ thống kiểm soát nội bộ của
Công ty.

2.

Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của Công ty, các công việc quản lý,
điều hành hoạt động của Công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc theo quyết
3/11


QUY CHẾ
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
TIỂU BAN KIỂM TOÁN

Mã số: …
Hiệu lực: …

định của Đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông theo
quy định của Điều lệ Công ty.
3.

Thẩm định báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư xây dựng
cơ bản, báo cáo tài chính hàng quý, hàng năm của Công ty; kiểm tra từng vấn đề cụ thể
liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty hoặc theo quyết định của Đại hội đồng
cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông theo quy định của Điều lệ
Công ty.

4.

Giám sát việc thiết lập và vận hành một cách hiệu quả hoạt động của hệ thống
quản lý rủi ro toàn Công ty. Hỗ trợ các Đơn vị/Phòng ban nhận biết, đánh giá và triển khai
các phương pháp quản lý rủi ro cũng như các chốt kiểm soát nhằm xử lý các rủi ro.

5.

Theo dõi tính hiệu quả các hoạt động, biện pháp hoặc chương trình phòng
chống gian lận, các hành vi vi phạm nội quy, điều lệ Công ty, đạo đức nghề nghiệp hoặc vi
phạm pháp luật. Xem xét kết quả báo cáo định kỳ/ đột xuất về điều tra vi phạm, gian lận
do Ban điều hành tiến hành; theo dõi hành động khắc phục sau kết luận điều tra.

6.

Quản lý và giám sát hoạt động KTNB bao gồm: Kế hoạch KTNB; thực hiện
nhiệm vụ của KTNB tại Quy chế hoạt động KTNB; Phương pháp kiểm toán; Chất lượng
và hiệu quả kiểm toán. Xem xét các báo cáo của KTNB trong đó chú trọng đến các
khuyến nghị và kế hoạch thực hiện liên quan.

7.

Đề xuất lựa chọn Công ty kiểm toán độc lập và mọi vấn đề có liên quan để
HĐQT trình Đại hội đồng cổ đông phê duyệt.

8.

Có thể trình báo cáo thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình hoạt động
kinh doanh, hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản hàng năm và báo cáo đánh giá công tác
quản lý của HĐQT, TGĐ và Cán bộ quản lý lên Đại hội đồng cổ đông về tính chính xác,
trung thực, hợp pháp của việc ghi chép, lưu giữ chứng từ và lập sổ kế toán, báo cáo tài
chính; hoạt động của hệ thống kiểm tra và kiểm soát nội bộ của Công ty.

9.

Đưa ra những khuyến nghị mang tính độc lập đến HĐQT về tính hiệu quả của
hoạt động quản lý, đồng thời đề xuất các biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến phù hợp đối
với cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty.

10.
Tham mưu HĐQT đối với các báo cáo, kết luận và kiến nghị trình Đại hội
đồng cổ đông.
11.
Được nhận Báo cáo của TGĐ trình HĐQT hoặc các tài liệu khác do Công ty
phát hành cùng thời điểm và theo phương thức như đối với thành viên HĐQT.
12.
Được quyền yêu cầu các thành viên HĐQT, TGĐ, Cán bộ quản lý cung cấp
đầy đủ, chính xác và kịp thời thông tin, tài liệu về công tác quản lý, điều hành và hoạt
động kinh doanh của Công ty.
13.
Các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ và quy
đinh khác của Công ty.

Điều 9. Quyền và nhiệm vụ của Trưởng TBKT
1. Lập chương trình hành động của TBKT (quý, năm), quyết định kiểm tra (định kỳ hay đột
xuất) tùy theo tình hình hoạt động của Công ty hoặc khi có đề nghị của HĐQT hoặc yêu
cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông theo quy định tại Điều lệ Công ty.
2. Chủ tọa cuộc họp của TBKT.
4/11


QUY CHẾ
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
TIỂU BAN KIỂM TOÁN

Mã số: …
Hiệu lực: …

3. Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên.
4. Chỉ đạo các Thành viên triển khai thực hiện các quyền và nhiệm vụ của TBKT.
5. Chỉ đạo Ban/Phòng kiểm toán nội bộ triển khai thực hiện chức năng và nhiệm vụ.
6. Đề nghị HĐQT họp phiên bất thường để xử lý những trường hợp vi phạm quy định pháp
luật hiện hành và Điều lệ Công ty.
7. Ủy quyền cho một thành viên đảm nhiệm công việc của Trưởng TBKT trong thời gian
vắng mặt.
8. Quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và các quy định khác của Công ty.

Điều 10.
1.

Quyền và nhiệm vụ của thành viên TBKT

Thực hiện quyền và nhiệm vụ trong khuôn khổ các quy định của pháp luật và
trong phạm vi của Quy chế này.

2.

Thực hiện nhiệm vụ do Trưởng TBKT phân công.

3.

Báo cáo với Trưởng TBKT về những sự kiện tài chính bất thường, chịu trách
nhiệm cá nhân về những đánh giá và kết luận của mình trước HĐQT. Ít nhất mỗi quý một
lần có văn bản báo cáo tình hình, kết quả kiểm soát trong lĩnh vực được phân công cho
Trưởng TBKT.

4.

Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Đại hội đồng cổ đông, trước HĐQT về
việc xác định tính chính xác, trung thực của các số liệu, hồ sơ liên quan đến hoạt động của
Công ty. Trường hợp che giấu hoặc không kiến nghị xử lý đối với những sai phạm đã phát
hiện, thành viên sẽ phải chịu trách nhiệm liên đới khi thực thi nhiệm vụ.

5.

Thực hiện các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật hiện hành,
Điều lệ của Công ty.
CHƯƠNG III. CÁC CHẾ ĐỘ CỦA TIỂU BAN KIỂM TOÁN

Điều 11.

Chế độ làm việc của TBKT;

TBKT làm việc thường xuyên theo chế độ chuyên trách hoặc không chuyên trách:
1.

Trưởng TBKT làm nhiệm vụ chuyên trách.

2.

Các thành viên làm việc chuyên trách hoặc không chuyên trách.

3.

Trưởng TBKT bố trí phân công nhiệm vụ cho các thành viên theo yêu cầu và
khả năng.

Điều 12.

Tiền lương hoặc thù lao và các chi phí hoạt động của các TBKT:

1.

Tổng mức tiền lương hoặc thù lao cho các thành viên TBKT do HĐQT quyết định trên cơ
sở phù hợp với tổng mức thù lao HĐQT được Đại hội đồng cổ đông quyết định mỗi năm.

2.

Thành viên của TBKT được thanh toán các khoản chi phí đi lại, khách sạn và các chi phí
phát sinh một cách hợp lý khi họ tham gia các cuộc họp của TBKT hoặc liên quan đến
hoạt động kinh doanh của Công ty.

3.

Tiền lương, thù lao và chi phí hoạt động của TBKT được tính vào chi phí kinh doanh của
5/11


QUY CHẾ
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
TIỂU BAN KIỂM TOÁN

Mã số: …
Hiệu lực: …

Công ty theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp, pháp luật có liên
quan và phải được lập thành mục riêng trong báo cáo tài chính hàng năm của Công ty.

CHƯƠNG IV. HOẠT ĐỘNG CỦA TIỂU BAN KIỂM TOÁN

Điều 13.

Cuộc họp thường kỳ

1.

TBKT họp ít nhất mỗi quý một lần. Trưởng TBKT chịu trách nhiệm chuẩn bị
nội dung, chương trình, triệu tập và chủ trì cuộc họp. Trường hợp Trưởng TBKT vắng mặt
thì uỷ quyền cho một Thành viên triệu tập và chủ trì cuộc họp.

2.

Thông báo triệu tập cuộc họp của TBKT phải gửi trước cho các Thành viên
chậm nhất là 02 ngày, thông báo phải nêu rõ nội dung, chương trình, thời gian, địa điểm
họp và kèm theo các tài liệu cần thiết về các vấn đề sẽ được bàn bạc, biểu quyết tại cuộc
họp.

3.

Cuộc họp TBKT được tiến hành khi tối thiểu 2/3 (hai phần ba) số Thành viên
tham dự. Quyết định tại cuộc họp được xem là có giá trị khi có từ 2/3 số Thành viên trở
lên trực tiếp tham dự cuộc họp thông qua. Trường hợp tỉ lệ Thành viên tham dự cuộc họp
có phiếu biểu quyết ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của
Trưởng TBKT hoặc người được Trưởng TBKT ủy quyền chủ tọa cuộc họp.

4.

Nội dung cuộc họp thường kỳ bao gồm:

a.

Tổng kết tình hình và kết quả thực hiện chương trình hoạt động quý trước, thống nhất
đề ra chương trình và biện pháp thực hiện hoạt động của quý tiếp theo;

b.

Bàn bạc và quyết định những vấn đề thuộc quyền và nhiệm vụ của TBKT;

c.

Phổ biến, quán triệt những quy định, quy chế mới ban hành để cập nhật nắm bắt kịp
thời và thực hiện được đầy đủ, đúng đắn trong quá trình hoạt động;

d.

Những vấn đề khác có liên quan đến hoạt động của TBKT.

Điều 14.
1.

Cuộc họp bất thường

TBKT có thể họp bất thường theo đề nghị bằng văn bản của:
a.

Chủ tịch Hội đồng quản trị;

b.

Ít nhất 2/3 (hai phần ba) số Thành viên Hội đồng quản trị;

c.

Trưởng TBKT;

d.

Ít nhất 2/3 (hai phần ba)số Thành viên của TBKT;

e.

Tổng Giám đốc.

2.

Cuộc họp bất thường của TBKT do Trưởng TBKT triệu tập và chủ trì. Trường hợp Trưởng
TBKT vắng mặt thì ủy quyền cho một Thành viên trong TBKT triệu tập và chủ trì cuộc
họp.

3.

Nội dung cuộc họp bất thường của TBKT do người đề nghị triệu tập họp chuẩn bị để đưa
ra cuộc họp bàn bạc, quyết định xử lý những việc cấp bách và đột xuất có liên quan đến
quyền và nhiệm vụ của TBKT hoặc việc quan trọng có ảnh hưởng đến lợi ích của Công ty.
6/11


QUY CHẾ
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG

TIỂU BAN KIỂM TOÁN
4.

Mã số: …
Hiệu lực: …

Phương thức tiến hành cuộc họp và nội dung các quyết định được thông qua áp dụng như
khoản 2 và khoản 3 Điều 13 của Quy chế này.

Điều 15.

Lập biên bản các cuộc họp

1.

Tất cả các cuộc họp TBKT đều phải phân công một Thành viên làm thư ký để
ghi chép biên bản họp. Biên bản phải đầy đủ,trung thực những nội dung/ý kiến thảo luận
và quyết định tại cuộc họp. Biên bản phải được tất cả thành viên thông và ký tên trước khi
kết thúc cuộc họp.

2.

Sau cuộc họp, Chủ tọa cuộc họp có trách nhiệm gửi biên bản cuộc họp đến các
Thành viên và HĐQT chậm nhất là ba ngày kể từ ngày cuộc họp kết thúc.

Điều 16.

Quan hệ làm việc với HĐQT

1. TBKT với tư cách là một cơ quan trong Công ty, quan hệ làm việc với HĐQT theo nguyên

tắc bình đẳng và độc lập trong quá trình thực thi quyền và nhiệm vụ của mình; đồng thời
phải phối hợp chặt chẽ, hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành nhiệm vụ.
2. Trưởng TBKT có trách nhiệm tham dự các cuộc họp của HĐQT, tham gia thảo luận đóng
góp ý kiến vào các nội dung được đưa ra thông qua trong cuộc họp.
3. TBKT có trách nhiệm thông báo kịp thời những kết quả hoạt động của TBKT và những
kiến nghị cần thiết đến HĐQT theo quy định.
4. HĐQT và các thành viên khác trong HĐQT phải cung cấp tất cả thông tin và tài liệu liên
quan đến kết quả hoạt động của Công ty theo yêu cầu của TBKT.

Điều 17.

Quan hệ làm việc với Tổng Giám đốc

1. TBKT làm việc độc lập và khách quan với với TGĐ và Cán bộ quản lý; đồng thời phải
hợp tác chặt chẽ, không gây cản trở lẫn nhau trong khi thực thi quyền và nhiệm vụ của
mình.
2. TGĐ và Cán bộ quản lý phải cung cấp đầy đủ các thông tin báo cáo và tài liệu liên quan
trong việc quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản,
trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.

Điều 18.

Quan hệ với cổ đông trong Công ty

1. TBKT với tư cách đại diện cho cổ đông thực hiện nhiệm vụ kiểm tra và giám sát hoạt
động kinh doanh, hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản trong Công ty. Do đó, phải chấp hành
nghiêm túc chế độ thông tin, báo cáo trung thực, chính xác đến cổ đông về hoạt động kinh
doanh của Công ty thông qua các Đại hội đồng cổ đông thường niên hoặc bất thường khi
có yêu cầu.
2. Có trách nhiệm giải đáp các chất vấn và giải quyết các kiến nghị của cổ đông yêu cầu đối

với TBKT.

Điều 19.

Quan hệ làm việc với Cơ quan quản lý Nhà nước và Đơn vị kiểm toán bên
ngoài

1. TBKT phải hợp tác vô tư làm việc với Cơ quan quản lý Nhà nước và Đơn vị kiểm toán
bên ngoài khi có yêu cầu; tiếp thu sự hướng dẫn và chỉ đạo của Cơ quan quản lý Nhà nước
7/11


QUY CHẾ
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
TIỂU BAN KIỂM TOÁN

Mã số: …
Hiệu lực: …

về phương diện chuyên môn. Có trách nhiệm theo dõi, giám sát việc thực hiện những kết
luận, kiến nghị của Cơ quan quản lý Nhà nước đối với Công ty mình.
2. TBKT đưa ra đề xuất để HĐQT lựa chọn Đơn vị kiểm toán Báo cáo tài chính năm và
kiểm toán các Dự án đầu tư theo ủy quyền của Đại hội đồng cổ đông.
3. Xem xét, giám sát tính độc lập khách quan của Trưởng nhóm kiểm toán độc lập và các
kiểm toán viên.
4. TBKT phải làm việc với Đơn vị kiểm toán để thảo luận các vấn đề mà hai bên thấy cần
thiết (như chất lượng kiểm toán, các nội dung phản ánh trong Công văn trao đổi, Thư quản
lý, những phát hiện từ kết quả kiểm toán....), đồng thời theo dõi, giám sát việc chấn chỉnh
của Công ty đã được Đơn vị kiểm toán đề xuất.

Điều 20.

Tổ chức hoạt động kiểm toán nội bộ

1.

Công ty thành lập Đơn vị phụ trách KTNB, là bộ phận giúp việc cho TBKT. Đơn vị
KTNB do TP.KTNB quản lý và vận hành.

2.

TP.KTNB do HĐQT bổ nhiệm và miễn nhiệm căn cứ đề nghị của TBKT.

3.

Tiêu chuẩn để bổ nhiệm, miễn nhiệm TP.KTNB được thực hiện theo quy định pháp luật và
các quy định của Công ty. TP.KTNB báo cáo chuyên môn trực tiếp cho TBKT.

4.

Thẩm quyền của TBKT đối với hoạt động KTNB:

5.

a.

Thông qua quy chế KTNB trước khi trình HĐQT ban hành.

b.

Phê duyệt kế hoạch KTNB hàng năm.

c.

Thông qua ngân sách và kế hoạch nguồn lực kiểm toán nội bộ hàng năm.

d.

Đề xuất với HĐQT về việc miễn nhiệm, bổ nhiệm, mức lương/ thưởng của TP.KTNB.

e.

Báo cáo các vấn đề thực hiện kế hoạch KTNB đến HĐQT.

Tối thiểu hàng quý, TBKT họp riêng với TP.KTNB để trao đổi về các vấn đề liên quan
đến hoạt động KTNB, bao gồm cả việc xác nhận tính độc lập về mặt tổ chức của hoạt
động KTNB. Khi được yêu cầu, TP.KTNB báo cáo tình hình thực hiện hoạt động kiểm
toán định kỳ trong các cuộc họp HĐQT hàng quý, bao gồm việc báo cáo kết quả thực hiện
so với kế hoạch và các phát hiện cũng như các vấn đề thời sự cần HĐQT xử lý.

Điều 21.

Giám sát việc chấp hành chế độ hạch toán

1. Việc tuân thủ pháp luật về kế toán của Nhà nước, chấp hành chế độ hạch toán kế toán
theo quy định hiện hành của pháp luật.
2. Việc thực hiện những nguyên tắc chuẩn mực của kế toán, đảm bảo tính cập nhật chính
xác, trung thực, hợp pháp của việc luân chuyển chứng từ, ghi chép sổ sách kế toán; việc
lưu trữ chứng từ và chấp hành chế độ báo cáo tài chính theo quy định hiện hành.
3. Thẩm định báo cáo tài chính theo định kỳ hàng quý, hàng năm nhằm xác định tính chuẩn

xác, trung thực, minh bạch về số liệu hoạt động kinh doanh của Công ty được phản ảnh
trên: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả kinh doanh; Lưu chuyển tiền tệ và Thuyết
minh báo cáo tài chính, để trình lên Đại hội đồng cổ đông thường niên.

Điều 22.

Giám sát hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ
8/11


QUY CHẾ
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
TIỂU BAN KIỂM TOÁN

Mã số: …
Hiệu lực: …

1. Xem xét việc chấp hành quy định pháp luật, quy chế về kiểm tra, kiểm soát của hệ thống
kiểm soát nội bộ của Công ty.
2. Theo dõi tình hình hoạt động và đánh giá kết quả về tác dụng thiết thực của hoạt động
kiểm tra, kiểm soát góp phần hỗ trợ quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh.

Điều 23.

Quản lý rủi ro

1. Đánh giá định kỳ hàng năm về các tài liệu của hoạt động quản lý rủi ro, hỗ trợ các Đơn vị
triển khai các phương pháp quản lý rủi ro cũng như các kiểm soát nhằm xử lý các rủi ro.
2. Đánh giá các quy trình quản lý rủi ro do bộ máy Quản trị - Điều hành thực hiện, trên cơ
sở đó góp phần nâng cao hiệu quả của quy trình này.

3. Nhận diện kịp thời các rủi ro trọng yếu của các hoạt động, các dự án trọng điểm; từ đó có
kế hoạch giảm thiểu rủi ro kịp thời và phù hợp; trợ giúp cho việc quản lý dự án một cách
khoa học, đúng tiến độ, không vượt ngân sách và tuân thủ các yêu cầu pháp lý

Điều 24.

Phương thức kiểm tra

1. Kiểm tra từ xa thông qua hệ thống công nghệ thông tin: được thực hiện trên cơ sở chế độ
thông tin, báo cáo theo quy định áp dụng trong toàn hệ thống của Công ty. Theo đó,
TBKT căn cứ vào các văn bản, báo biểu kế toán, thống kê nghiệp vụ; các dữ liệu truyền
qua mạng vi tính; các biên bản và báo cáo kiểm tra của Đơn vị phụ trách KTNB hoặc báo
cáo của các Phòng nghiệp vụ chuyên môn khác và từ các cơ sở trực thuộc gửi về; cùng
những nguồn thông tin khác từ cổ đông, từ phía khách hàng v.v để tập hợp xử lý thích hợp
theo quyền hạn của mình.
2. Kiểm tra tại chỗ:
a.

b.

Kiểm tra thường xuyên theo định kỳ:
i.

TBKT xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức kiểm tra hoạt động kinh doanh
các Đơn vị trong Công ty theo định kỳ hàng quý, sáu tháng và một năm; ít nhất
mỗi nơi trực thuộc phải được kiểm tra tối thiểu mỗi năm một lần;

ii.

Tùy theo tình hình cụ thể và hoạt động ở từng cơ sở trực thuộc, việc kiểm tra được

tiến hành toàn diện hoặc từng mảng, từng lĩnh vực hoạt động riêng biệt;

iii.

Trong quá trình tổ chức tiến hành kiểm tra thường xuyên được xác định có trọng
tâm, trọng điểm để quyết định thực hiện kiểm tra theo diện hoặc theo điểm.

Kiểm tra đột xuất:
i.

Việc kiểm tra đột xuất là yêu cầu cần thiết, có tác dụng thúc đẩy việc quản lý, điều
hành hoạt động phải luôn chú ý, thận trọng, tuân thủ các quy định pháp luật, các
quy định nội bộ; hạn chế những tùy tiện, thiếu trách nhiệm trong khi thực thi
nhiệm vụ. Được tiến hành bất thường đối với tất cả các cơ sở trực thuộc và bất kỳ
đối với lĩnh vực nghiệp vụ nào hoặc những vụ việc cụ thể khác;

ii.

Trước khi tiến hành kiểm tra đột xuất ở đơn vị trực thuộc nào, TBKT chỉ cần báo
riêng cho Tổng Giám đốc biết để phối hợp được chặt chẽ.

Điều 25.

Trình tự thủ tục khi kiểm tra

9/11


QUY CHẾ
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG

TIỂU BAN KIỂM TOÁN

Mã số: …
Hiệu lực: …

1. Từng đợt kiểm tra hay từng cuộc kiểm tra kể cả kiểm tra toàn diện hay kiểm tra từng
mảng hoạt động, từng lĩnh vực nghiệp vụ cụ thể đều phải xây dựng đề cương chi tiết và cụ
thể;
2. Lập biên bản kiểm tra;
3. Nhận xét, phân tích kết quả kiểm tra;
4. Kiến nghị:
a.

b.

Căn cứ tình hình cụ thể ở đơn vị được kiểm tra; tính chất và
mức độ của những sai phạm, khuyết điểm theo kết luận kiểm tra, TBKT nêu lên những
kiến nghị cần thiết:
i.

Đối với đơn vị được kiểm tra;

ii.

Đối với tập thể, cá nhân hoặc liên đới chịu trách nhiệm;

iii.

Đối với Tổng Giám đốc;

iv.

Đối với Hội đồng quản trị.

Nội dung kiến nghị, ngoài việc yêu cầu chỉnh sửa hoặc xử lý
những sai sót, vi phạm còn phải chú trọng đến các lĩnh vực thuộc cơ chế, chủ trương,
chính sách và chỉ đạo của Công ty để đề nghị lãnh đạo các cấp giải quyết.

Điều 26.

Thông qua kết quả kiểm tra

1. Trong mỗi đợt kiểm tra định kỳ hay đột xuất, TBKT tổng hợp tình hình và kết quả kiểm
tra từ các biên bản kiểm tra gửi về để phân tích, đánh giá, rút ra những vấn đề chung nhất
hoặc phổ biến nhất, tình hình hoạt động kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc trong toàn hệ
thống cần được chấn chỉnh, xử lý kịp thời để khắc phục.
2. Kết quả kiểm tra phải được thông báo đến HĐQT, Tổng Giám đốc và Đơn vị được kiểm
tra. Trên cơ sở đó, nêu lên những kiến nghị, đề xuất ý kiến với Tổng Giám đốc và Thường
trực HĐQT để thống nhất giải pháp giải quyết hoặc sửa đổi, bổ sung các quy định cho phù
hợp.

Điều 27.

Theo dõi việc chỉnh sửa, xử lý sau kiểm tra

1.

Sau khi kiểm tra, đơn vị được kiểm tra phải xây dựng kế
hoạch và biện pháp chỉnh sửa những sai sót, xử lý những sai phạm theo kiến nghị của
TBKT hoặc các quyết định xử lý của Tổng Giám đốc và của HĐQT. Kế hoạch này phải

gửi về HĐQT, Tổng Giám đốc và TBKT.

2.

Trong quá trình thực hiện xử lý sai phạm, chỉnh sửa sai
sót, đơn vị được kiểm tra phải báo cáo kịp thời tiến độ và kết quả chỉnh sửa, xử lý hoặc
những khó khăn, vướng mắc về các cơ quan nêu trên để được xem xét, giải quyết.

3.

Nhận được các báo cáo ở trên, TBKT phải theo dõi chặt
chẽ, giám sát việc chấp hành của đơn vị được kiểm tra, để đôn đốc thực hiện thật nghiêm
túc, phải phát huy hiệu lực công tác kiểm tra, kiểm soát của Công ty.

Điều 28.
1.

Phúc tra và xử lý sau phúc tra

Thông qua việc theo dõi sau kiểm tra đối với các đơn vị được kiểm tra, TBKT phải có kế
hoạch phúc tra, tùy theo tình hình cụ thể và tính chất của sự việc ở từng đơn vị để quyết
10/11


QUY CHẾ
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
TIỂU BAN KIỂM TOÁN

Mã số: …
Hiệu lực: …

định tiến hành phúc tra theo định kỳ hay đột xuất.
2.

Mục đích phúc tra, nhằm đôn đốc và giám sát đơn vị được kiểm tra chấp hành chỉnh sửa,
xử lý theo những kiến nghị ghi trong biên bản kiểm tra và các quyết định xử lý của Tổng
Giám đốc hay của HĐQT.

3.

Ngoài việc phúc tra theo định kỳ hay đột xuất thì mỗi lần kiểm tra sau phải rà soát lại việc
chỉnh sửa, xử lý theo những kiến nghị của lần kiểm tra trước. Đối với những đơn vị yếu
kém hoặc sự việc sai phạm cần phải có thời gian chỉnh sửa lâu thì việc phúc tra phải tiến
hành thường xuyên.
Khi tiến hành phúc tra, phát hiện những đơn vị sau kiểm tra vẫn tiếp tục tái phạm những
sai sót cũ thì TBKT kiến nghị với Tổng Giám đốc và HĐQT áp dụng những biện pháp xử
lý nghiêm khắc hơn để đảm bảo kỷ cương, giữ vững sự ổn định và an toàn hoạt động của
Công ty.
CHƯƠNG V. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 29.

Trách nhiệm thi hành

Các Thành viên TBKT và các Đơn vị, cá nhân có liên quan trong phạm vi nội bộ Công ty có
trách nhiệm tuân thủ nghiêm các quy định trong Quy chế này.

11/11