Luận Văn Chương trình quản lý cửa hàng bán xe máy Duy Hiến

TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
--------------

NGUYỄN THỊ TUYẾT MAI

CHƢƠNG TRÌNH QUẢN LÝ
CỬA HÀNG BÁN XE MÁY DUY HIẾN
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Công nghệ thông tin
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học
TS. TRỊNH ĐÌNH THẮNG

Hà NộI - 2012


LỜI CẢM ƠN
Trong suốt quá trình thực hiện để có thể hoàn thiện đề tài tốt nghiệp
này, ngoài sự cố gắng nỗ lực của bản thân, quá trình tích lũy những kiến thức
đƣợc học tại trƣờng em không thể không kể tới sự hƣớng dẫn, chỉ bảo và giúp
đỡ tận tình của quý các thầy cô giáo trong khoa Công nghệ thông tin trƣờng
Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2, ban lãnh đạo cùng toàn thể các anh chị nhân viên
tại Cửa hàng xe máy Duy Hiến, cùng với sự cổ vũ, động viên của gia đình và
bạn bè.
Vậy qua đây cho phép em đƣợc gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới:
- Thầy giáo Trịnh Đình Thắng ngƣời đã trực tiếp hƣớng dẫn em trong
suốt quá trình thực hiện đề tài.
- Quý các thầy cô trong khoa đã tận tình giảng dạy, trang bị cho em
những kiến thức quý báu trong suốt quá trình học tập tại trƣờng.
- Ban lãnh đạo cùng toàn thể các anh chị nhân viên tại Cửa hàng bán
xe máy Duy Hiến đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho em nghiên cứu

xây dựng đề tài này.
- Gia đình và bạn bè đã cổ vũ, động viên giúp em hoàn thiện đề tài.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng song do điều kiện thời gian và trình độ
kiến thức của bản thân có hạn nên đề tài của em không thể tránh khỏi những
nhƣợc điểm và thiếu sót. Em kính mong các thầy, cô và các bạn hết sức thông
cảm, giúp đỡ, đƣa ra những chỉ dẫn quý báu để đề tài của em đƣợc hoàn thiện
hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Tuyết Mai


LỜI CAM ĐOAN

Khóa luận của em đƣợc hoàn thành dƣới sự hƣớng dẫn của thầy giáo
Trịnh Đình Thắng cùng với sự cố gắng của bản thân. Em xin cam đoan đây
là công trình nghiên cứu của riêng em. Các số liệu, căn cứ, kết quả trong đề
tài là hoàn toàn trung thực dựa trên khảo sát thực tế.
Đề tài chƣa từng đƣợc công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu khoa
học nào khác.
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Tuyết Mai


MỤC LỤC

CHƢƠNG 1: MỞ ĐẦU .................................................................................... 1
1.1. Lý do chọn đề tài .................................................................................. 1
1.2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ....................................................... 1

1.3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ........................................................ 2
1.4. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài ............................................. 2
1.5. Phƣơng pháp nghiên cứu ...................................................................... 2
CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT ................................................................. 3
2.1. Giới thiệu về ngôn ngữ Visual C Sharp ............................................... 3
2.2. Tổng quan về cơ sở dữ liệu SQL .......................................................... 5
2.2.1. Giới thiệu chung về SQL ................................................................ 5
2.2.2. Giới thiệu các tập lệnh cơ bản của SQL ......................................... 7
CHƢƠNG 3: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG.............................. 8
3.1. Khảo sát hệ thống ................................................................................. 8
3.1.1. Vài nét về cửa hàng bán xe máy Duy Hiến .................................... 8
3.1.2. Khảo sát hiện trạng thực tế ............................................................. 8
3.1.3. Yêu cầu hệ thống mới ................................................................... 11
3.2. Phân tích hệ thống .............................................................................. 15
3.2.1. Sơ đồ phân cấp chức năng (BPC) ................................................. 15
3.2.2. Sơ đồ phân rã các chức năng......................................................... 15
3.2.3. Sơ đồ luồng dữ liệu ....................................................................... 20
CHƢƠNG 4: THIẾT KẾ HỆ THỐNG ........................................................... 22
4.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu ......................................................................... 22
4.1.1. Thiết kế bảng dữ liệu..................................................................... 22
4.1.2. Mô hình thực thể liên kết .............................................................. 25


4.2. Thiết kế giao diện ............................................................................... 30
4.2.1. Form đăng nhập............................................................................. 30
4.2.2. Giao diện chính của chƣơng trình ................................................. 31
4.2.3. Giao diện các form con của chƣơng trình ..................................... 32
4.2.4. Thiết kế Report .............................................................................. 40
KẾT LUẬN VÀ PHƢƠNG HƢỚNG PHÁT TRIỂN .................................... 48
1. Kết luận ................................................................................................... 48

2. Phƣơng hƣớng phát triển ......................................................................... 49
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 50
PHỤ LỤC: HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG .......................................................... 51


CHƢƠNG 1: MỞ ĐẦU
1.1.

Lý do chọn đề tài
Việc lƣu trữ quản lý dữ liệu bằng sổ sách, giấy tờ làm tốn nhiều thời

gian, công sức và tiền của. Trong khi đó, công nghệ thông tin đã và đang phát
triển mạnh mẽ. Các ứng dụng của công nghệ thông tin đã mang lại nhiều hiệu
quả cho công tác lƣu trữ, chế bản, đặc biệt là công tác quản lý dữ liệu. Các
đơn vị hành chính, các công ty, cửa hàng rất cần một hệ thống có đủ khả năng
giải quyết, đáp ứng các nhu cầu về việc quản lý hồ sơ, giấy tờ hay các dữ liệu
khác. Qua quá trình học tập và nghiên cứu tại trƣờng Đại Học Sƣ phạm Hà
Nội 2 kết hợp với thời gian tìm hiểu thực tế tại Cửa hàng bán xe máy Duy
Hiến. Em nhận thấy cần phải có một hệ thống dành riêng cho Cửa hàng trong
công tác quản lý để đáp ứng phần nào những nhu cầu trên, quản lý đƣợc các
thông tin nhập, xuất, gói gọn dữ liệu. Vì vậy em đã chọn đề tài: “Chương
trình quản lý cửa hàng bán xe máy Duy Hiến” để làm đề tài nghiên cứu
khoa học của mình.
Chƣơng trình này đƣợc xây dựng bằng ngôn ngữ lập trình Visual C
Sharp (C#) kết hợp với cơ sở dữ liệu SQL Server 2005.
1.2.

Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu: Nghiên cứu các giải pháp xây dựng phần mềm

quản lý cửa hàng bán xe máy cho cửa hàng Duy Hiến sao cho phù hợp và sát
thực tế, giúp cho nhà quản lý thực hiện tốt các công việc cần thiết đồng thời
tiết kiệm đƣợc công sức và tiền của.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
+ Làm sáng tỏ cơ sở lý luận của đề tài.
+ Tìm hiểu thực trạng kinh doanh của cửa hàng.

1


+ Đƣa ra các giải pháp, xây dựng phần mềm quản lý cửa hàng bán xe
máy Duy Hiến.
+ Thực hiện việc ứng dụng tin học và công tác quản lý trong các đơn vị
hành chính, các công ty, cửa hàng.
1.3.

Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tƣợng nghiên cứu trong đề tài “Quản lý cửa hàng bán xe máy Duy

Hiến” là quy trình nghiệp vụ bán hàng tại cửa hàng.
- Phạm vi nghiên cứu: Vì lý do thời gian và trình độ của mình nên trong
phạm vi của đề tài nghiên cứu này em chỉ tập trung nghiên cứu vào quy trình
quản lý bán hàng tại cửa hàng.
1.4.

Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Chƣơng trình đƣợc xây dựng sẽ đáp ứng đƣợc các yêu cầu trong công

tác quản lý tại cửa hàng bán xe máy Duy Hiến.
1.5.

Phƣơng pháp nghiên cứu
- Phƣơng pháp nghiên cứu lý luận: Nghiên cứu qua việc đọc sách, báo

và các tài liệu liên quan nhằm xây dựng cơ sở lý thuyết của đề tài và các biện
pháp cần thiết để giải quyết các vấn đề của đề tài.
- Phƣơng pháp chuyên gia: Tham khảo ý kiến của các chuyên gia để có
thể thiết kế chƣơng trình phù hợp với yêu cầu thực tiễn, nội dung xử lý nhanh
đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của ngƣời sử dụng.
- Phƣơng pháp thực nghiệm: Thông qua quan sát thực tế, yêu cầu của
cửa hàng đặt ra để hoàn thành tốt đề tài một cách khách quan.

2


CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1.

Giới thiệu về ngôn ngữ Visual C Sharp
Ngôn ngữ C Sharp (C#) khá đơn giản, chỉ khoảng 80 từ khóa và hơn

mƣời mấy kiểu dữ liệu đƣợc xây dựng sẵn. Tuy nhiên, ngôn ngữ C# có ý
nghĩa cao khi nó thực thi những khái niệm lập trình hiện đại. C# bao gồm
tất cả những hỗ trợ cho cấu trúc, thành phần component, lập trình hƣớng đối
tƣợng. Những tính chất đó hiện diện trong một ngôn ngữ lập trình hiện đại.
Và ngôn ngữ C# hội đủ những điều kiện nhƣ vậy, hơn nữa nó đƣợc xây
dựng trên nền tảng của hai ngôn ngữ mạnh nhất là C++ và Java.
Ngôn ngữ C# đƣợc phát triển bởi đội ngũ kỹ sƣ của Microsoft, trong
đó ngƣời dẫn đầu là Anders Hejlsberg và Scott Wiltamuth. Cả hai ngƣời này
điều là những ngƣời nổi tiếng, trong đó Anders Hejlsberg đƣợc biết đến là

tác giả của Turbo Pascal, một ngôn ngữ lập trình PC phổ biến. Và ông đứng
đầu nhóm thiết kế Borland Delphi, một trong những thành công đầu tiên của
việc xây dựng môi trƣờng phát triển tích hợp (IDE) cho lập trình client/server.
Phần cốt lõi hay còn gọi là trái tim của bất cứ ngôn ngữ lập trình hƣớng
đối tƣợng là sự hỗ trợ của nó cho việc định nghĩa và làm việc với những
lớp. Những lớp thì định nghĩa những kiểu dữ liệu mới, cho phép ngƣời phát
triển mở rộng ngôn ngữ để tạo mô hình tốt hơn để giải quyết vấn đề. Ngôn
ngữ C# chứa những từ khóa cho việc khai báo những kiểu lớp đối tƣợng mới
và những phƣơng thức hay thuộc tính của lớp, và cho việc thực thi đóng gói,
kế thừa, và đa hình, ba thuộc tính cơ bản của bất cứ ngôn ngữ lập trình hƣớng
đối tƣợng.
Trong ngôn ngữ C# mọi thứ liên quan đến khai báo lớp đều đƣợc
tìm thấy trong phần khai báo của nó. Định nghĩa một lớp trong ngôn ngữ
C# không đòi hỏi phải chia ra tập tin header và tập tin nguồn giống nhƣ

3


trong ngôn ngữ C++. Hơn thế nữa, ngôn ngữ C# hỗ trợ kiểu XML, cho
phép chèn các tag XML để phát sinh tự động các document cho lớp.
C# cũng hỗ trợ giao diện interface, nó đƣợc xem nhƣ một cam kết với
một lớp cho những dịch vụ mà giao diện quy định. Trong ngôn ngữ C#, một
lớp chỉ có thể kế thừa từ duy nhất một lớp cha, tức là không cho đa kế thừa
nhƣ trong ngôn ngữ C++, tuy nhiên một lớp có thể thực thi nhiều giao diện.
Khi một lớp thực thi một giao diện thì nó sẽ hứa là nó sẽ cung cấp chức
năng thực thi giao diện.
Trong ngôn ngữ C#, những cấu trúc cũng đƣợc hỗ trợ, nhƣng khái
niệm về ngữ nghĩa của nó thay đổi khác với C++. Trong C#, một cấu trúc
đƣợc giới hạn, là kiểu dữ liệu nhỏ gọn, và khi tạo thể hiện thì nó yêu cầu ít
hơn về hệ điều hành và bộ nhớ so với một lớp.

Ngôn ngữ C# cung cấp những đặc tính hƣớng thành phần
(component-oriented), nhƣ là những thuộc tính, những sự kiện. Lập trình
hƣớng thành phần đƣợc hỗ trợ bởi CLR cho phép lƣu trữ metadata với mã
nguồn cho một lớp. Metadata mô tả cho một lớp, bao gồm những phƣơng
thức và những thuộc tính của nó, cũng nhƣ những sự bảo mật cần thiết và
những thuộc tính khác. Mã nguồn chứa đựng những logic cần thiết để thực
hiện những chức năng của nó. Do vậy, một lớp đƣợc biên dịch nhƣ là một
khối self-contained, nên môi trƣờng hosting biết đƣợc cách đọc metadata
của một lớp và mã nguồn cần thiết mà không cần những thông tin khác để sử
dụng nó. Một lƣu ý cuối cùng về ngôn ngữ C# là ngôn ngữ này cũng hỗ trợ
việc truy cập bộ nhớ trực tiếp sử dụng kiểu con trỏ của C++ và từ khóa cho
dấu ngoặc [] trong toán tử. Các mã nguồn này là không an toàn (unsafe).
Và bộ giải phóng bộ nhớ tự động của CLR sẽ không thực hiện việc giải
phóng những đối tƣợng đƣợc tham chiếu bằng sử dụng con trỏ cho đến khi
chúng đƣợc giải phóng.

4


2.2.

Tổng quan về cơ sở dữ liệu SQL

2.2.1. Giới thiệu chung về SQL
a) SQL là gì?
SQL là viết tắt của Structure Query Language, nó là một công cụ quản
lý dữ liệu đƣợc sử dụng phổ biến ở nhiều lĩnh vực. Hầu hết các ngôn ngữ bậc
cao đều có trình hỗ trợ SQL nhƣ Visual Basic, Oracle, Visual C#...
Trong Oracle tất cả các chƣơng trình và ngƣời sử dụng phải sử dụng
SQL để truy nhập vào dữ liệu trong cơ sở dữ liệu (CSDL) của Oracle. Các

chƣơng trình ứng dụng và các công cụ Oracle cho phép ngƣời sử dụng truy
nhập tới CSDL mà không cần sử dụng trực tiếp SQL. Nhƣng những ứng dụng
đó khi chạy phải sử dụng SQL.
b) Lịch sử phát triển
SQL đƣợc phát triển từ ngôn ngữ SEQUEL2 bởi IBM theo mô hình
Codd tại trung tâm nghiên cứu của IBM ở California, vào những năm 70 cho
hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu lớn.
Ðầu tiên SQL đƣợc sử dụng trong các ngôn ngữ quản lý CSDL và chạy
trên các máy đơn lẻ. Song do sự phát triển nhanh chóng của nhu cầu xây dựng
những CSDL lớn theo mô hình khách chủ (trong mô hình này toàn bộ CSDL
đƣợc tập trung trên máy chủ (Server)). Mọi thao tác xử lý dữ liệu đƣợc thực
hiện trên máy chủ bằng các lệnh SQL máy trạm chỉ dùng để cập nhập hoặc
lấy thông tin từ máy chủ). Ngày nay trong các ngôn ngữ lập trình bậc cao đều
có sự trợ giúp của SQL. Nhất là trong lĩnh vực phát triển của Internet ngôn
ngữ SQL càng đóng vai trò quan trọng hơn. Nó đƣợc sử dụng để nhanh chóng
tạo các trang Web động…
SQL đã đƣợc viện tiêu chuẩn quốc gia Mỹ (ANSI) và tổ chức tiêu
chuẩn quốc tế (ISO) chấp nhận nhƣ một ngôn ngữ chuẩn cho CSDL quan hệ.

5


Nhƣng cho đến nay chuẩn này chƣa đƣa ra đủ 100%. Nên các SQL nhúng
trong các ngôn ngữ lập trình khác nhau đã đƣợc bổ xung mở rộng cho SQL
chuẩn cho phù hợp với các ứng dụng của mình. Do vậy có sự khác nhau rõ
ràng giữa các SQL.
c) Ðặc điểm của SQL và đối tƣợng làm việc
 Ðặc điểm:
SQL là ngôn ngữ tựa tiếng Anh.
SQL là ngôn ngữ phi thủ tục. Nó không yêu cầu ta cách thức truy nhập

CSDL nhƣ thế nào. Tất cả các thông báo của SQL đều rất dễ sử dụng và ít khả
năng mắc lỗi.
SQL cung cấp tập lệnh phong phú cho các công việc hỏi đáp dữ liệu.
+ Chèn, cập nhật, xoá các hàng trong một quan hệ.
+ Tạo, sửa đổi, thêm và xoá các đối tƣợng trong của CSDL.
+ Ðiều khiển việc truy nhập tới cơ sở dữ liệu và các đối tƣợng của
CSDL để đảm bảo tính bảo mật của CSDL.
+ Đảm bảo tính nhất quán và sự ràng buộc của CSDL.
Yêu cầu duy nhất để sử dụng cho các hỏi đáp là phải nắm vững đƣợc
các cấu trúc CSDL của mình.
 Ðối tƣợng làm việc của SQL:
Là các bảng (tổng quát là các quan hệ) dữ liệu hai chiều. Các bảng này
bao gồm một hoặc nhiều cột và hàng. Các cột gọi là các trƣờng, các hàng gọi
là các bản ghi. Cột với tên gọi và kiểu dữ liệu (kiểu dữ liệu của mỗi cột là duy
nhất) xác định tạo nên cấu trúc của bảng (ta có thể dùng lệnh Desc [ribe]
TABLE-name để xem cấu trúc của bảng, phần tuỳ chọn [] có thể đƣợc bỏ
trong Oracle). Khi bảng đã đƣợc tổ chức hệ thống cho một mục đích nào đó
có một CSDL.

6


 Các kiểu dữ liệu cơ bản của SQL:
- Integer: Số nguyên: -2147483648 đến 2147483647
- Smallinteger: -32768 đến 32767
- Number (n, p): số thập phân độ dài tối đa là n kể cả p chữ số thập
phân (không tính dấu chấm).
- Char (n) : Xâu có độ dài cố định là n, n <= 255
- Varchar (n): Xâu có độ dài biến đổi (0-:-n)
- Long varchar: Xâu có độ dài không cố định, độ dài có thể thay đổi

4Kb-:-32Kb
- Date: Dữ liệu kiểu ngày.
2.2.2. Giới thiệu các tập lệnh cơ bản của SQL
Tập lệnh SELECT: Ðây là lệnh thƣờng đƣợc dùng nhiều nhất trong
CSDL, nó thƣờng đƣợc sử dụng để nhận dữ liệu từ CSDL.
Tập lệnh INSERT, UPDATE, DELETE: Các lệnh này thƣờng hay đƣợc
dùng để vào một hàng mới, sửa đổi hay xoá bỏ các hàng đã tồn tại trong các
quan hệ của CSDL.
Tập lệnh CREATE, ALTER, DROP: Ba lệnh này dùng để tạo, thay đổi,
xoá bỏ bất kỳ cấu trúc dữ liệu nào của các quan hệ nhƣ TABLE, VEW,
INDEX…
Tập lệnh GRANT, REVOKE: Hai lệnh này đƣợc sử dụng để cho phép
quyền truy nhập hay không cho phép quyền truy nhập tới CSDL của Oracle
và cấu trúc bên trong nó.

7


CHƢƠNG 3: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
3.1.

Khảo sát hệ thống

3.1.1. Vài nét về cửa hàng bán xe máy Duy Hiến
Cửa hàng bán xe máy Duy Hiến là một trong những cửa hàng kinh
doanh nằm trong hệ thống các cửa hàng của Doanh nghiệp Duy Hiến đƣợc
thành lập từ ngày 14 tháng 09 năm 1999 có địa chỉ đặt tại Số nhà 42 - Phố
Văn Miếu - Phƣờng Hùng Vƣơng - Phúc Yên - Vĩnh Phúc dƣới sự quản lý
của Giám đốc Đào Văn Hiến. Là một doanh nghiệp chuyên bán mô tô, xe
máy, dịch vụ lƣu trú ngắn ngày, nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lƣu

động vận tải hàng hóa bằng đƣờng bộ, bán buôn ô tô và xe có động cơ khác,
mua bán vàng bạc.
Là một bộ phận của Doanh nghiệp, cửa hàng bán xe máy Duy Hiến
đƣợc thành lập và đƣa vào hoạt động nhƣ một đại lý cấp 1 cho công ty TNHH
YAMAHA Motor Việt Nam từ ngày 29 tháng 09 năm 2001 đến nay đã đƣợc
hơn 10 năm. Những ngày đầu thành lập cửa hàng đã gặp phải những khó khăn
nhất định trong việc quảng bá và tiêu thụ sản phẩm, song với sự cố gắng
không ngừng cửa hàng Duy Hiến đã từng bƣớc tạo dựng đƣợc uy tín với
khách hàng, cho đến nay cửa hàng đã trở thành một thƣơng hiệu khá quen
thuộc và nổi tiếng trong và ngoài khu vực với nhiều chủng loại xe của các
hãng xe nổi tiếng nhƣ Yamaha, Suzuki, SYM, Honda. Doanh số bán hàng
không ngừng đƣợc tăng lên, năm sau cao hơn năm trƣớc.
3.1.2. Khảo sát hiện trạng thực tế
Hệ thống đƣợc khảo sát tại cửa hàng bán xe máy Duy Hiến. Do cửa
hàng hoạt động trên một quy mô lớn, công việc kinh doanh khá phát triển nên
việc quản lý thủ công đã không còn phù hợp do không thể đáp ứng hết các

8


yêu cầu của cửa hàng, chính vì vậy với đà phát triển của công nghệ thông tin
nhƣ hiện nay, việc sử dụng một hệ thống phần mềm để quản lý là một việc tất
yếu và cần thiết.
a) Quy trình hoạt động của cửa hàng
Cửa hàng Duy Hiến là đại lý bán mô tô, xe máy. Khách hàng của cửa
hàng là các cửa hàng nhỏ hơn hoặc khách hàng mua bán lẻ. Khi khách hàng
tới mua hàng tại cửa hàng thì họ sẽ đƣa ra yêu cầu về mặt hàng cần mua với
nhân viên bán hàng. Nhân viên bán hàng kiểm tra hàng hóa trong kho, nếu
mặt hàng mà khách hàng yêu cầu không có bán tại cửa hàng hoặc đã hết hàng
thì đƣa ra một thông báo từ chối bán hàng. Trong trƣờng hợp mặt hàng có bán

tại cửa hàng thì nhân viên bán hàng lƣu thông tin của khách hàng lại, trƣớc
khi lập hóa đơn bán hàng, phiếu bảo hành và giao hàng. Bộ phận bán hàng
cũng có trách nhiệm giải quyết việc thanh toán tiền hàng với khách hàng. Có
nhiều hình thức thanh toán, có thể thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, chuyển
khoản hoặc trả góp. Hóa đơn bán hàng bao gồm các thông tin về khách hàng,
thông tin hàng bán, tổng tiền hàng và đƣợc lập thành 3 liên, liên trắng lƣu tại
cửa hàng, liên đỏ giao cho khách hàng, liên xanh giao cho phòng thuế. Khách
hàng sau đó sẽ nhận hàng kèm theo các loại giấy tờ nhƣ: Hóa đơn bán hàng,
phiếu xuất xƣởng, giấy bảo hành.
Khi nhà cung cấp giới thiệu sản phẩm thì bộ phận nhập hàng có trách
nhiệm kiểm tra chất lƣợng của mặt hàng này, để đồng ý nhập hoặc từ chối
nhập. Nếu mặt hàng là mặt hàng mới thì nhân viên nhập hàng có nhiệm vụ
thêm hàng đó vào danh sách hàng, sau đó lập phiếu nhập hàng. Bộ phận này
cũng chịu trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Trong trƣờng hợp cửa
hàng muốn nhập thêm hàng thì có thể làm đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp
sau đó chuyển tiền cho công ty, công ty sau khi nhận đƣợc đơn đặt hàng sẽ giao

9


hàng cho cửa hàng, bộ phận nhập hàng kiểm tra chất lƣợng xe và nhận hàng
kèm theo phiếu xuất xƣởng và thẻ bảo hành.
b) Đánh giá ƣu, nhƣợc điểm của hệ thống cũ
- Ƣu điểm: Hệ thống cũ dựa trên cách làm truyền thống, thủ công nên
cách làm dễ dàng, chi phí thấp, thích hợp cho những hệ thống nhỏ.
- Nhƣợc điểm: Khi quy mô của cửa hàng tăng lên, hệ thống cũ không
thể đáp ứng hết đƣợc các yêu cầu, gây ra một số khó khăn.
+ Tra cứu thông tin về hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp mất nhiều
thời gian và có thể không chính xác.
+ Quản lý thủ công, công việc lƣu trữ hay cập nhật thông tin vẫn yêu

cầu nhân viên phải ghi chép và tự tổng hợp.
+ Thông tin lƣu trữ đều bằng sổ sách, giấy tờ dẫn tới cồng kềnh, khó
khăn trong việc tìm kiếm thông tin.
+ Mất nhiều công sức cho nhân viên trong bộ phận quản lý khi phải
tổng hợp thông tin, và kiểm tra tài chính.
+ Ban giám đốc muốn có thông tin thì phải chờ đợi các báo cáo nên
việc nắm bắt tình hình kinh doanh của cửa hàng gặp nhiều khó khăn, nhất là
khi có việc đột xuất cần thiết.
Nhƣ vậy, để khắc phục nhƣợc điểm của hệ thống cũ, hệ thống mới ra
đời nhằm giảm bớt công việc của nhân viên, cũng nhƣ giúp nhà quản lý dễ
dàng quản lý cửa hàng hơn.
c) Một số giải pháp
Việc quản lý thủ công tồn tại rất nhiều bất cập trong phƣơng thức quản
lý dữ liệu nên cần xây dựng một hệ thống phần mềm để quản lý tốt hơn. Bởi
vậy, em đã sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual C Sharp để xây dựng chƣơng
trình quản lý cửa hàng, hệ thống sẽ có khả năng thực hiện những công việc
nhƣ:

10


- Hệ thống thông tin đáp ứng đƣợc tất cả các nhu cầu về quản lý hàng
bán, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, tài chính, các yêu cầu về thống kê,
báo cáo.
- Thông tin đƣợc kết nối với nhau không rời rạc, tiện lợi cho việc tổng
hợp thông tin.
- Hệ thống linh hoạt, đáp ứng đƣợc nhu cầu cập nhật và truy xuất thông
tin theo từng khoảng thời gian về tình hình kinh doanh của cửa hàng.
- Tự động hoá trong việc tìm kiếm, cập nhật, thống kê, tính toán, lập
báo cáo.

- Hệ thống thân thiện với ngƣời sử dụng, giới hạn quyền sử dụng đối
với từng nhóm ngƣời, đảm bảo tính bảo mật về thông tin.
3.1.3. Yêu cầu hệ thống mới
a) Yêu cầu về chức năng
Hệ thống quản lý cửa hàng đƣợc chia thành các chức năng:
 Quản lý thông tin khách hàng:
+ Bao gồm các chức năng: Thêm mới thông tin khách hàng khi có
khách hàng mới, sửa chữa thông tin khách hàng khi thay đổi, xoá bỏ thông tin
về khách hàng, tìm kiếm thông tin khách hàng.
+ Các thông tin về khách hàng bao gồm: Mã khách hàng, tên khách
hàng, địa chỉ, điện thoại liên hệ, email. Tất cả các thông tin về khách hàng
đều đƣợc lƣu trữ lại.
+ Đầu vào là thông tin của khách hàng, bao gồm tên khách, địa chỉ,
điện thoại, email.
+ Đầu ra là 1 bản danh sách ghi đầy đủ thông tin của khách hàng.
 Quản lý thông tin hàng:
+ Bao gồm các chức năng: Thêm mới hàng khi hàng đƣợc đƣa về, sửa
các thông tin về hàng khi cần thiết, xoá thông tin về hàng khi không còn kinh
11


doanh nữa và tìm kiếm thông tin về hàng hóa tại cửa hàng.
+ Các thông tin về hàng bao gồm: M ã hàng, tên hàng, mô tả hàng,
thông tin bảo hành, nhà sản xuất, số lƣợng hiện có, đơn vị tính.
+ Đầu vào là thông tin về hàng bao gồm: Tên hàng, mô tả, thông tin
bảo hành, nhà sản xuất, số lƣợng, đơn vị tính.
+ Đầu ra là 1 bản danh sách ghi đầy đủ thông tin về hàng hóa của cửa
hàng.
 Quản lý thông tin nhà cung cấp:
+ Bao gồm các chức năng: Thêm mới nhà cung cấp khi công ty nhập

hàng của nhà cung cấp mới, sửa các thông tin về nhà cung cấp khi cần thiết,
xóa thông tin về nhà cung cấp khi không nhập hàng của nhà cung cấp đó nữa
và tìm kiếm thông tin nhà cung cấp.
+ Các thông tin về nhà cung cấp gồm: Mã nhà cung cấp, tên nhà cung
cấp, địa chỉ, điện thoại, email.
+ Đầu vào là thông tin của nhà cung cấp bao gồm: Tên nhà cung cấp,
địa chỉ, điện thoại, email.
+ Đầu ra là 1 bản danh sách ghi đầy đủ thông tin của các nhà cung cấp.
 Quản lý nhân viên:
+ Bao gồm các chức năng: Thêm mới nhân viên khi có nhân viên mới
đƣợc tuyển, sửa các thông tin về nhân viên khi cần thiết, xóa thông tin khi hết
hợp đồng hoặc sa thải nhân viên, tìm kiếm thông tin nhân viên.
+ Các thông tin về nhân viên gồm: Mã nhân viên, tên nhân viên, năm
sinh, giới tính, địa chỉ, điện thoại, chức vụ, lƣơng cơ bản.
+ Đầu vào là thông tin của nhân viên bao gồm: Tên nhân viên, địa chỉ,
điện thoại, năm sinh, giới tính, chức vụ, lƣơng cơ bản.
+ Đầu ra là 1 bản danh sách ghi đầy đủ thông tin của nhân viên.

12


 Quản lí xuất hàng:
+ Khi khách hàng mua hàng tại cửa hàng thì nhân viên bán hàng thực
hiện giao dịch, lập hóa đơn xuất hàng và giao hàng cùng các giấy tờ liên quan
cho khách hàng.
+ Các thông tin trên phiếu xuất hàng gồm: Mã phiếu xuất, ngày xuất, tên
nhân viên bán hàng, tên khách hàng, tên hàng, số lƣợng xuất, đơn giá xuất,
thuế. Một nhân viên có thể lập nhiều phiếu xuất. Một phiếu xuất thì chỉ do
một và chỉ một nhân viên lập.
 Quản lí nhập hàng:

+ Khi nhập hàng hóa về cửa hàng thì bộ phận nhập hàng thực hiện kiểm
tra chất lƣợng hàng, giao dịch, lập phiếu nhập và nhận hàng cùng các giấy tờ
liên quan.
+ Các thông tin trên phiếu nhập hàng gồm: Mã phiếu nhập, ngày nhập,
tên nhân viên, tên nhà cung cấp, tên hàng, số lƣợng nhập, đơn giá nhập, thuế.
Một nhân viên có thể lập nhiều phiếu nhập. Một phiếu nhập thì chỉ do một và
chỉ một nhân viên lập.
 Báo cáo thống kê:
+ Để tiện theo dõi việc kinh doanh của cửa hàng, hàng tháng bộ phận kế
toán sẽ lập các báo cáo gửi cho ban giám đốc về doanh thu trong tháng, mặt
hàng đã bán ra, hàng tồn kho, mặt hàng bán chạy, để ban giám đốc có các
biện pháp điều chỉnh việc kinh doanh cho hợp lí.
+ Đầu vào là các hóa đơn nhập, xuất, danh sách hàng hóa.
+ Đầu ra là các bản báo cáo hàng nhập, hàng xuất, doanh thu, hàng tồn,
hàng bán chạy.
b) Yêu cầu về dữ liệu
Dữ liệu phải đƣợc cập nhật một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời,
vừa đủ, không gây dƣ thừa cũng nhƣ không thể thiếu cho việc quản lý.
13


c) Yêu cầu về ngƣời sử dụng
Vì đây là một chƣơng tình quản lý giúp cho các nhà quản lý nắm bắt
thông tin đƣợc nhanh nhất, rõ ràng nên ngƣời sử dụng chỉ cần biết những kiến
thức cơ bản về máy tính, không đòi hỏi phải có trình độ cao.
d) Yêu cầu về quản lý thông tin
- Cơ sở dữ liệu phải đảm bảo đầy đủ và thống nhất trên toàn hệ thống.
- Các thông tin phải có tính bảo mật cao.
- Phân quyền sử dụng nhằm đảm bảo tài nguyên không bị sử dụng bởi
các cá nhân không có quyền hoặc theo các cách không hợp lý bằng cách gán

cho ngƣời dùng một số quyền truy cập nhất định và cho phép ngƣời dùng
chính (admin) đƣợc uỷ quyền hoặc giao quyền truy cập cho ngƣời khác.
e) Yêu cầu về hệ thống thiết kế
- Phần mềm xây dựng phải dễ sử dụng , dễ cài đặt và hỗ trợ tối đa
ngƣời dùng trong việc thao tác trên phần mềm khi sử dụng.
- Phần mềm phải dễ thích ứng với các thay đổi phần cứng của máy
tính.
- Phần mềm phải đạt đƣợc mức độ bảo mật tối thiểu là ngăn ngừa
những ngƣời không đƣợc cấp quyền sử dụng đƣợc phần mềm.
f) Giao diện
Giao diện thân thiện với ngƣời sử dụng, đơn giản, dễ nhìn.

14


3.2.

Phân tích hệ thống

3.2.1. Sơ đồ phân cấp chức năng (BPC)
Sơ đồ phân cấp chức năng của toàn hệ thống.
Quản lý cửa hàng

Quản lý
hàng
hóa

Quản lý
khách
hàng

Quản lý
nhà
cung
cấp

Quản lý
nhân
viên

Quản lý
nhập
hàng

Quản lý
xuất
hàng

Báo cáo
–
thống kê

Hình 3.1: Sơ đồ phân cấp chức năng
Chƣơng trình quản lý cửa hàng bán xe máy Duy Hiến bao gồm các
chức năng chính: Quản lý hàng hóa, quản lý khách hàng, quản lý nhà cung
cấp, quản lý nhân viên, quản lý nhập hàng, quản lý xuất hàng, báo cáo thống
kê.
3.2.2. Sơ đồ phân rã các chức năng
a) Sơ đồ phân rã chức năng quản lý hàng hóa
Quản lý hàng hóa

Cập nhật
thông tin hàng

Sửa thông tin
hàng

Xóa thông tin
hàng

Tìm kiếm
thông tin hàng

Hình 3.2: Sơ đồ phân rã chức năng quản lý hàng hóa
15


Chức năng quản lý hàng hóa giúp cho ngƣời dùng quản lý các thông tin
về hàng hóa của cửa hàng.
Chức năng quản lý hàng hóa có thể thêm hàng mới, chỉnh sửa các
thông tin về hàng hay xóa thông tin của một hàng hóa bất kỳ, khi cần thiết
ngƣời dùng có thể tìm kiếm thông tin hàng một cách nhanh chóng và chính
xác.
b) Sơ đồ phân rã chức năng quản lý khách hàng
Quản lý khách hàng

Cập nhật
thông tin
khách hàng

Sửa thông tin
khách hàng

Xóa thông tin
khách hàng

Tìm kiếm
thông tin
khách hàng

Hình 3.3: Sơ đồ phân rã chức năng quản lý khách hàng
Chức năng quản lý khách hàng giúp cho ngƣời dùng quản lý các thông
tin về khách hàng của cửa hàng.
Chức năng quản lý khách hàng có thể thêm thông tin khách hàng, chỉnh
sửa các thông tin về khách hàng hay xóa thông tin của một khách hàng bất kỳ,
khi cần thiết ngƣời dùng có thể tìm kiếm thông tin khách hàng một cách
nhanh chóng và chính xác.

16


c) Sơ đồ phân rã chức năng quản lý nhà cung cấp
Quản lý nhà cung cấp

Cập nhật
thông tin
nhà cung cấp

Sửa thông tin nhà
cung cấp

Xóa thông tin
nhà cung cấp

Tìm kiếm
thông tin
nhà cung cấp

Hình 3.4: Sơ đồ phân rã chức năng quản lý nhà cung cấp
Chức năng quản lý nhà cung cấp giúp cho ngƣời dùng quản lý các
thông tin về các nhà cung cấp hàng cho cửa hàng.
d) Sơ đồ phân cấp chức năng quản lý nhân viên
Quản lý nhân viên

Cập nhật
thông tin
nhân viên

Sửa thông tin
nhân viên

Xóa thông tin
nhân viên

Tìm kiếm
thông tin
nhân viên

Hình 3.5: Sơ đồ phân rã chức năng quản lý nhân viên
Chức năng quản lý nhân viên giúp cho ngƣời dùng quản lý các thông

tin về các nhân viên làm việc tại cửa hàng.

17


e) Sơ đồ phân rã chức năng quản lý nhập hàng
Quản lý nhập hàng

Kiểm tra
chất lƣợng
hàng nhập

Lập phiếu nhập

Từ chối nhập

Hình 3.6: Sơ đồ phân rã chức năng quản lý nhập hàng
Chức năng quản lý nhập hàng giúp cho ngƣời dùng quản lý các thông
tin về hàng nhập tại cửa hàng.
Khi nhập hàng nhân viên tiến hành kiểm tra chất lƣợng hàng nhập, nếu
đủ tiêu chuẩn thì đồng ý nhập hàng và lập phiếu nhập, ngƣợc lại từ chối nhập
hàng.
f) Sơ đồ phân rã chức năng quản lý xuất hàng
Quản lý xuất hàng

Kiểm tra
số lƣợng hàng

Lập phiếu xuất

Từ chối xuất

Hình 3.7: Sơ đồ phân rã chức năng quản lý xuất hàng
Chức năng quản lý xuất hàng giúp cho ngƣời dùng quản lý các thông
tin về hàng xuất tại cửa hàng.

18


Khi bán hàng nhân viên tiến hành kiểm tra hàng có trong cửa hàng, nếu
đáp ứng đƣợc nhu cầu của khách hàng thì tiến hành giao dịch đồng thời lập
phiếu xuất (hóa đơn bán hàng), ngƣợc lại từ chối bán hàng.
g) Sơ đồ phân rã chức năng báo cáo - thống kê
Báo cáo - thống kê

Thống kê
hàng bán

Thống kê
hàng nhập

Thống kê
hàng tồn

Báo cáo
doanh thu

Hình 3.8: Sơ đồ phân rã chức năng báo cáo - thống kê
Để tiện cho việc theo dõi tình hình kinh doanh của cửa hàng, hàng
tháng bộ phận kế toán sẽ lập các báo cáo gửi cho ban giám đốc về doanh thu

trong tháng, mặt hàng đã bán ra, hàng nhập, hàng tồn kho để ban giám đốc có
các biện pháp điều chỉnh việc kinh doanh cho hợp lí.

19


3.2.3. Sơ đồ luồng dữ liệu
a) Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
- Chức năng: Quản lý cửa hàng
- Các đối tác: Khách hàng, nhà cung cấp, nhà quản lý, nhân viên.
- Sơ đồ:

Thông tin yêu cầu

Thông tin phản hồi

Quản lý
cửa hàng

Báo cáo

Nhà quản lý

Thông tin phản hồi

Yêu cầu báo cáo

Khách hàng

Thông tin yêu cầu

Thông tin yêu cầu

Thông tin phản hồi

Nhà cung cấp

Nhân viên

Hình 3.9: Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Mô tả chi tiết:
- Nhà cung cấp nhận thông tin yêu cầu từ phía hệ thống là đơn đặt hàng
và số tiền thanh toán sau đó nhà cung cấp đƣa ra thông tin phản hồi là thông
tin về sản phẩm, giao hàng kèm phiếu giao hàng.
- Khách hàng đƣa ra thông tin yêu cầu về hàng cần mua sau đó nhận
thông tin phản hồi là thông báo đồng ý hoặc từ chối xuất, nếu cửa hàng đồng
ý xuất sẽ làm thủ tục giao hàng kèm phiếu giao hàng và nhận tiền thanh toán.
- Nhà quản lý yêu cầu báo cáo từ hệ thống nhƣ doanh thu, danh sách
hàng bán, danh sách hàng tồn…và nhận đƣợc các báo cáo theo yêu cầu.

20