Bài giảng hệ thống thông tin kế toán

06-Jul-19

Mục tiêu môn học

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

• Nhận biết đặc trưng của một hệ thống thông tin và hệ thống
thông tin kế toán và các công cụ kỹ thuật mô tả hệ thống.
• Hiểu cách thức tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán.
• Nhận biết và có khả năng vận dụng hệ thống kiểm soát nội bộ
trong doanh nghiệp.
• Nắm bắt được các chu trình kinh doanh trong doanh nghiệp và
các hoạt động chính trong chu trình cũng như các vấn đề liên
quan đến kế toán chu trình.
• Hiểu được các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin kế toán
mới và công việc cần thực hiện.

HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN

1

2

Nội dung môn học

Phương pháp đánh giá

Chương 1: Tổng quan về HTTTKT
Chương 2: Phương pháp mô tả HTTTKT

Chương 3: Quy trình nghiệp vụ cơ bản trong HTTTKT
Chương 4 : Kiểm soát nội bộ trong HTTTKT
Chương 5: Tổ chức thực hiện và vận hành HTTTKT
Chương 6: Phần mềm ứng dụng trong kế toán

1. 40% điểm quá trình và 60% điểm thi hết môn
(Không sử dụng tài liệu khi làm bài)
2. Sinh viên tham gia:
- Tham gia phát biểu, thảo luận trong giờ học sẽ
được tính vào điểm quá trình,
- Chuẩn bị tình huống và thực hành các bài tập.

3

4

1


06-Jul-19

Tài liệu tham khảo

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH
Khoa Kế Toán Kiểm Toán

1. Trần Quốc Thịnh (2017). Giáo trình Hệ thống
thông tin Kế toán - NXB Kinh tế TP.HCM.
2. Nguyễn Bích Liên, Nguyễn Phước Bảo Ấn
(2016). Giáo trình Hệ thống thông tin Kế toán,

Tập 2 – NXB Kinh tế TP.HCM.
3. Tài liệu do giảng viên cung cấp.

HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN

5

6

MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG
•
•
•
•

CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN

7

Nắm được các khái niệm cơ bản về HTTTKT
Vai trò của HTTTKT trong doanh nghiệp
Biết được đối tượng nghiên cứu của HTTTKT
Biết được các thành phần của HTTTKT

8

2

06-Jul-19

1.1. Quá trình hình thành và xu hướng phát triển HTTTKT
1.1.2. Xu hướng phát triển

NỘI DUNG

• HTTT kế toán sẽ không đơn thuần là HTTT xử lý nghiệp vụ
• Bên cạnh các dữ liệu tài chính còn thu thập thêm các dữ liệu phi
tài chính
• Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán
• HTTT kế toán kết hợp với các hệ thống chức năng khác trong
HTTT quản lý trở thành hệ thống hoạch định, kiểm soát nguồn
lực (ERP – Enterprise Resource Planning) trong doanh nghiệp
• Đối phó nhiều rủi ro phát sinh

1.1. Quá trình hình thành và xu hướng phát triển HTTTKT
1.2. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT
1.3. Đối tượng nghiên cứu của HTTTKT
1.4. Phân loại HTTTKT
1.5. Các thành phần trong HTTTKT

9

10

1.2. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT
1.2.1. Khái niệm

1.2. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT
1.2.2. Đặc điểm

Hệ thống là một tập hợp các thành phần có quan hệ với nhau, tác
động nhau nhằm đạt được mục tiêu

Đối tượng của HTTTKT là nội dung của quá trình SXKD
Các hoạt động của
chu trình doanh thu

B
C

A
D

Mục
tiêu

Quá trình
SXKD

Hệ thống thông tin là một hệ thống gồm các thành phần có quan
hệ với nhau nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ dữ liệu tạo thông tin
hữu ích cho người sử dụng

Tập hợp theo
một chuỗi các
hoạt

động
cùng
liên
quan đến một
nội dung

Các hoạt động của
chu trình chi phí

Các hoạt động của
chu trình sản xuất

Các hoạt động của
chu trình …

11

12

3


06-Jul-19

1.2. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT
1.2.2. Đặc điểm
Chức năng hệ thống thông tin kế toán

1.2. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT
1.2.3. Vai trò của HTTTKT

• Tự động hoá và tích hợp những qui trình kinh doanh,
sản xuất chính.
• Chia sẻ dữ liệu, thông tin trong phạm vi doanh nghiệp
• Cung cấp và truy vấn thông tin trực tuyến

Chức năng HTTTKT
Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động SXKD của DN
Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích
• Thông tin tài chính cho đối tượng bên ngoài DN
• Thông tin cho việc lập kế hoạch
• Thông tin cho việc kiểm soát thực hiện kế hoạch
• Thông tin cho việc điều hành hoạt động hàng ngày
Kiểm soát
• Tuân thủ qui trình hoạt động SXKD của DN
• Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin
• Hoạt động xử lý thông tin, đảm bảo chất lượng thông tin
13

14

1.4. Phân loại HTTTKT
1.4.1. Phân loại theo đối tượng cung cấp thông tin
1.4.2. Phân loại theo phương tiện xử lý

1.3. Đối tượng nghiên cứu của HTTTKT
1.3.1. Tổ chức thực hiện và vận hành HTTTKT
1.3.2. Phương pháp mô tả HTTTKT
1.3.3. Quy trình nghiệp vụ cơ bản trong HTTTKT
1.3.4. Kiểm soát nội bộ trong HTTTKT

Phân loại HTTTKT

Theo đối tượng
cung cấp thông tin

Theo phương tiện
xử lý

Theo mối quan hệ
giữa các hệ thống

•

•

•

•

15

Hệ thống thông
tin kế toán tài
chính
Hệ thống thông
tin kế toán quản
trị

•
•

Hệ thống bằng tay
(thủ công)
HTTTKT bán thủ
công
Hệ thống trên nền
máy tính (hệ thống
bằng máy)

•

Hệ thống cha con
Hệ thống cùng
cấp

16

4


06-Jul-19

1.5. Các thành phần trong HTTTKT

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH
Khoa Kế Toán Kiểm Toán

HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN

Thông tin kế toán/
mạng truyền thông

Thiết bị/
phần mềm

Qui trình xử lý

Con người

Cơ sở dữ liệu

17

18

MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG

CHƯƠNG 2:
PHƯƠNG PHÁP
MÔ TẢ HTTTKT

• Nhận ra tầm quan trọng của việc mô tả
HTTTKT
• Hiểu rõ các công cụ và phương pháp mô tả
HTTTKT
• Thực hành vẽ sơ đồ dòng dữ liệu, lưu đồ bằng
thủ công và máy tính.

20

5


06-Jul-19

2.1. Ý nghĩa và vai trò của mô tả HTTTKT
2.1.1. Ý nghĩa

NỘI DUNG
2.1. Ý nghĩa và vai trò của mô tả HTTTKT
2.2. Nội dung các phương pháp mô tả
HTTTKT
2.3. Vận dụng các phương pháp mô tả
HTTTKT

Khái niệm
Mô tả HTTTKT là việc sử dụng các công cụ như
lưu đồ, sơ đồ,… nhằm giải thích cách thức hệ
thống hoạt động.
Nội dung của
mô tả HTTTKT
Ai?

Cái gì?

Khi nào?

Ở đâu?

Tại sao?

Cách thức:
•
•
•
•
•

Nhập liệu
Xử lý
Lưu trữ
Thông tin đầu ra
Kiểm soát hệ thống

21

2.1. Ý nghĩa và vai trò của mô tả HTTTKT
2.1.1. Ý nghĩa
Phân loại

Tường
thuật

Tài liệu
khác

Bảng câu
hỏi

Lưu đồ

Bảng
phỏng vấn

Sơ đồ dòng
dữ liệu

2.1. Ý nghĩa và vai trò của mô tả HTTTKT
2.1.2. Vai trò
• Mô tả cách thức mà hệ thống hoạt động một
cách khoa học và dễ hiểu
• Hỗ trợ việc hiểu và phân tích các thủ tục, quy
trình xử lý trong các chu trình và hệ thống
• Xác định điểm yếu trong hệ thống kiểm soát
nội bộ, cải thiện hiệu quả hoạt động của hệ
thống kế toán và hoạt động kinh doanh
• Cung cấp các thông tin cho quá trình thiết lập
hệ thống và phát triển hệ thống.

6


06-Jul-19

2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT
2.2.2. Phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT
2.2.2. Phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

Khái niệm
Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram – DFD)
mô tả các thành phần của hệ thống thông qua các
hình vẽ mô tả:
• Nguồn / điểm đến
• Dòng luân chuyển
• Hoạt động xử lý
• Lưu trữ

Phân loại DFD
Phân loại DFD dựa vào cấp độ mô tả chi tiết luân
chuyển thông tin trong hệ thống
• DFD dạng tổng quát (khái quát) (cấp 0)
• DFD luận lý (cấp 1)

2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT
2.2.2. Phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT
2.2.2. Phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

Ký hiệu sơ đồ dòng dữ liệu
Biểu tượng

Tên dữ liệu luân chuyển

Tên

Giải thích

Nguồn / đích

Cá nhân/ tổ chức gửi và nhận dữ
liệu từ hệ thống

Dòng dữ liệu

Dòng dữ liệu luân chuyển vào và
ra một xử lý

Hoạt động xử lý

Quá trình xử lý dữ liệu trong hệ
thống

Mô tả xử lý

Mô hình sơ đồ dòng dữ liệu
Dữ liệu lưu trữ
(H)
Nguồn
dữ liệu
(A)

Dữ liệu (B)

Xử lý
(C)

Dữ liệu (D)

Xử lý
(F)

Thông tin (G)

Điểm đến
(K)

Thông tin (E)

Điểm đến
(V)
Tên dữ liệu lưu trữ

Bảo quản dữ liệu

Nơi bảo quản dữ liệu

7


06-Jul-19

2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT
2.2.2. Phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT
2.2.2. Phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

Cách vẽ DFD khái quát
Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn
văn mô tả
Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên
quan đến các thực thể đó

Cách vẽ DFD khái quát
Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các
hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2
• Hoạt động xử lý: Truy xuất, chuyển hóa, lưu trữ dữ
liệu, các hoạt động nhập liệu sắp xếp, xác nhận, tính
toán, tổng hợp, kiểm tra, đối chiếu
• Các hoạt động khác: Chuyển và nhận dữ liệu giữa các
thực thể không phải là hoạt xử lý dữ liệu
• Các hoạt động chức năng: Nhập xuất, bán hàng, mua
hàng… không phải là hoạt động xử lý dữ liệu

– Thực thể: Các đối tượng thực hiện hoặc điều khiển
các hoạt động (như người, nơi chốn, vật)

29

2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT
2.2.2. Phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

30

2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT
2.2.2. Phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

Cách vẽ DFD khái quát
Bước 4: Nhận diện các thực thể bên ngoài hệ thống

Cách vẽ DFD luận lý
Bước 1,2,3,4: Tương tự như cách vẽ DFD tổng quát
Bước 6: Nhận diện các thực thể bên trong hệ thống

Thực thể bên ngoài là thực thể không thực hiện bất cứ hoạt động xử lý nào
trong hệ thống

Thực thể bên trong làm nhiệm vụ chuyển hóa dữ liệu

Bước 5 :
• Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài
hệ thống
• Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt
động xử lý của hệ thống hiện hành (Đặt tên mang tính
khái quát)
• Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các thực thể bên
ngoài hệ thống
• Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ hành
động nhận và gửi dữ liệu

Bước 7: Liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu trong bảng
theo từng thực thể và trình tự diễn ra các hoạt động đó
Bước 8: Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên
• Cách 1: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng 1 nơi và cùng
thời điểm
• Cách 2: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng thời điểm

nhưng khác nơi xảy ra
• Cách 3: Nhóm các hoạt động theo mối quan hệ hợp lý
với nhau
31

32

8


06-Jul-19

2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT
2.2.2. Phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT
2.2.3. Phương pháp vẽ lưu đồ

Cách vẽ DFD luận lý
Bước 9: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi
nhóm hoạt động theo 1 động từ nêu bật nội dung
chính các hoạt động trong nhóm
Bước 10: Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các
hình tròn với nhau theo mối liên hệ hợp lý
Bước 11: Bổ sung các nơi lưu trữ dữ liệu nếu
thấy hợp lý

Khái niệm
• Sơ đồ bằng các biểu tượng hay hình vẽ mô tả
trình tự xử lý, trình tự vận hành của hệ thống

• Lưu đồ thường được sử dụng trong quá trình
phát triển hệ thống
• Lưu đồ cho biết:
– Điểm bắt đầu và kết thúc của chứng từ
– Trình tự luân chuyển chứng từ
– Mục đích sử dụng chứng từ
– Cách thức lưu trữ chứng từ

Chú ý: Để cho DFD dễ đọc, chỉ nên sử dụng từ 5 đến 7 hình tròn trong mỗi sơ
đồ, mỗi cấp
33

2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT
2.2.3. Phương pháp vẽ lưu đồ

2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT
2.2.3. Phương pháp vẽ lưu đồ

Ký hiệu lưu đồ

Ký hiệu lưu đồ

Nhóm ký hiệu
đầu vào
Chứng từ một liên

34

Nhóm ký hiệu
xử lý

Yêu cầu
mua hàng

Chứng từ nhiều liên

2

3

Phiếu
thu 1

Xử lý thủ công
(bằng tay)

Xử lý tự động
(bằng máy tính)

Lập hóa
đơn

Nhóm ký hiệu
lưu trữ

Nhóm ký hiệu
đầu ra

Tập tin (lưu trên
đĩa từ)

Hiển thị thông tin
ra màn hình

Tập tin (lưu trên
máy)

Lập hóa đơn

Hàng tồn kho

Hàng tồn
kho

Lưu trữ thủ công
N: theo STT

Nhập liệu

Sổ, thẻ, báo cáo
tạo ra

Doanh
thu

Thẻ TSCĐ

Báo cáo
N

Báo cáo

HTK

D: theo ngày

Nhập hóa đơn

A: theo tên
35

36

9


06-Jul-19

2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT
2.2.3. Phương pháp vẽ lưu đồ

2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT
2.2.3. Phương pháp vẽ lưu đồ

Ký hiệu lưu đồ
Nhóm ký hiệu
kết nối
Điểm bắt đầu/ kết
thúc

Điểm nối trong
trang

Cách vẽ lưu đồ chứng từ
Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn
văn mô tả
Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên
quan đến các thực thể đó

Nhóm ký hiệu
khác

Khách hàng

Dòng luân chuyển
chứng từ

Ghi chú
1

Lưu theo số
đơn đặt
hàng

Điểm nối khác
trang
37

2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT
2.2.3. Phương pháp vẽ lưu đồ

38

2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT
2.2.3. Phương pháp vẽ lưu đồ
Cách vẽ lưu đồ chứng từ
Bước 5: Xác định các thành phần của từng cột
• Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động
• Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di
chuyển thông tin từ trên xuống dưới, từ trái sang phải
Bước 6: Hoàn thành lưu đồ
• Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin
• Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột
khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc
• Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung
thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần)

Cách vẽ lưu đồ chứng từ
Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu
trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2
Bước 4: Chia lưu đồ thành các cột
• Mỗi thực thể bên trong là một cột trên lưu đồ
• Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển
của các hoạt động từ trái sang phải

39

40

10

06-Jul-19

2.3. Vận dụng các phương pháp mô tả HTTTKT
2.3.1. Vận dụng phương pháp tường thuật

Thực thể

Quá trình thu tiền mặt khách hàng
• KH trả tiền cho NVBH kèm theo giấy báo trả tiền của công ty
• NVBH nhận tiền, lập Phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào
giấy báo trả tiền kèm theo
• NVBH chuyển Phiếu thu và tiền cho Thủ quỹ,chuyển giấy báo trả tiền cho Kế toán
phải thu
• Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên Phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó
chuyển 1 phiếu thu cho KTPT, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số
thứ tự
• KTPT nhận giấy báo trả tiền từ NVBH chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ KH.
• Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả tiền,
sau đó nhập vào chương trình quản lý phải thu.
• Phần mềm kiểm tra mã KH, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho
phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu KH theo từng hóa đơn
• Định kỳ, phần mềm sẽ in Bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp
• Định kỳ, thủ quỹ lập giấy nộp tiền vào ngân hàng, sau đó trả tiền cho ngân hàng
41

2.3. Vận dụng các phương pháp mô tả HTTTKT
2.3.2. Vận dụng phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu
Thực thể
• KTPT nhận giấy báo trả tiền từ NVBH
chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ KH.

• Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán
kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả tiền,
sau đó nhập vào chương trình quản lý phải
thu.

KTPT

• Phần mềm kiểm tra mã KH, số hóa đơn
còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho
phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm
giảm nợ phải thu KH theo từng hóa đơn

Phần mềm

• Định kỳ, phần mềm sẽ in Bảng tổng hợp
thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp

Kế toán
TH

• Định kỳ, thủ quỹ lập giấy nộp tiền vào
ngân hàng, sau đó trả tiền cho ngân hàng

Thủ quỹ

2.3. Vận dụng các phương pháp mô tả HTTTKT
2.3.2. Vận dụng phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

Hoạt động
Nhận giấy báo chuyển tiền, lưu

Nhận phiếu thu, kiểm tra, đối
chiếu với giấy báo chuyển tiền,
nhập vào chương trình

Hoạt động

• KH trả tiền cho NVBH kèm theo
giấy báo trả tiền của công ty

• Khách hàng

Trả tiền và giấy báo trả tiền

• NVBH nhận tiền, lập Phiếu thu
2 liên và ghi số tiền thanh toán,
số phiếu thu vào giấy báo trả tiền
kèm theo
• NVBH chuyển Phiếu thu và tiền
cho Thủ quỹ, chuyển giấy báo
trả tiền cho Kế toán phải thu

• Nhân viên BH

Lập phiếu thu 2 liên
Ghi số tiền, số hóa đơn, số
phiếu thu vào giấy báo trả tiền
Chuyển phiếu thu và tiền cho
thủ quỹ
Chuyển giấy báo trả tiền cho
kế toán phải thu

• Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số
tiền trên Phiếu thu và đóng dấu
xác nhận. Sau đó chuyển 1
phiếu thu cho KTPT, phiếu còn
lại dùng để ghi vào sổ quỹ và
lưu theo số thứ tự

•

Nhận tiền , kiểm tra tiền trên
phiếu thu, đóng dấu
Chuyển 1 phiếu thu cho KTPT,
1 phiếu ghi sổ quỹ và lưu theo
số thứ tự

Thủ quỹ

42

2.3. Vận dụng các phương pháp mô tả HTTTKT
2.3.2. Vận dụng phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu
Thực thể

Hoạt động

Khách hàng

Trả tiền và giấy báo trả tiền

Nhân viên BH Lập phiếu thu 2 liên
Ghi số tiền, số hóa đơn, số phiếu thu vào giấy báo trả tiền
Chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ
Chuyển giấy báo trả tiền cho kế toán phải thu

Kiểm tra mã khách hàng, ghi
nhận
In bảng tổng hợp, chuyển tới
KT tổng hợp
Nhận bảng tổng hợp thanh toán

Lập giấy nộp tiền, chuyển tiền
cho ngân hàng
Ngân hàng Nhận tiền và giấy nộp tiền
43

Thủ quỹ

Nhận tiền, kiểm tra tiền trên phiếu thu, đóng dấu
Chuyển 1 phiếu thu cho KTPT, 1 phiếu ghi sổ quỹ và lưu theo số thứ tự

KTPT

Nhận giấy báo chuyển tiền, lưu
Nhận phiếu thu, kiểm tra, đối chiếu với giấy báo chuyển tiền,
nhập vào chương trình

Phần mềm

Kiểm tra mã khách hàng, ghi nhận

In bảng tổng hợp, chuyển tới KT tổng hợp

Thủ quỹ

Lập giấy nộp tiền, chuyển tiền cho ngân hàng

Ngân hàng

Nhận tiền và giấy nộp tiền

KT tổng hợp

Nhận bảng tổng hợp thanh toán
44

11


06-Jul-19

2.3. Vận dụng các phương pháp mô tả HTTTKT
2.3.2. Vận dụng phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu
Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát

2.3. Vận dụng các phương pháp mô tả HTTTKT
2.3.2. Vận dụng phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu
Sơ đồ dòng dữ liệu luận lý

45

2.3. Vận dụng các phương pháp mô tả HTTTKT
2.3.3. Vận dụng phương pháp vẽ lưu đồ
Thực thể

Hoạt động

Khách hàng

Trả tiền và giấy báo trả tiền

46

2.3. Vận dụng các phương pháp mô tả HTTTKT
2.3.3. Vận dụng phương pháp vẽ lưu đồ
Vẽ lưu đồ

Nhân viên BH Lập phiếu thu 2 liên
Ghi số tiền, số hóa đơn, số phiếu thu vào giấy báo trả tiền
Chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ
Chuyển giấy báo trả tiền cho kế toán phải thu
Thủ quỹ

Nhận tiền , kiểm tra tiền trên phiếu thu, đóng dấu
Chuyển 1 phiếu thu cho KTPT, 1 phiếu ghi sổ quỹ và lưu theo số thứ tự

KTPT

Nhận giấy báo chuyển tiền, lưu
Nhận phiếu thu, kiểm tra, đối chiếu với giấy báo chuyển tiền, nhập vào
chương trình

Phần mềm

Kiểm tra mã khách hàng, ghi nhận
In bảng tổng hợp, chuyển tới KT tổng hợp

Thủ quỹ

Lập giấy nộp tiền, chuyển tiền cho ngân hàng

Ngân hàng

Nhận tiền và giấy nộp tiền

KT tổng hợp

Nhận bảng tổng hợp thanh toán
47

48

12


06-Jul-19

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH
Khoa Kế Toán Kiểm Toán

HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN

CHƯƠNG 3:
QUY TRÌNH
NGHIỆP VỤ CƠ BẢN
TRONG HTTTKT

49

50

MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG

NỘI DUNG

• Hiểu được cách tiếp cận tổ chức dữ liệu để xử
lý hoạt động kinh doanh trong HTTTKT
• Hiểu được nguyên tắc tổ chức dữ liệu theo mô
hình REAL
• Hiểu được các phương pháp thu thập dữ liệu
• Nắm bắt hoạt động và dòng thông tin trong chu
trình
• Biết cách tổ chức kế toán trong chu trình
• Nắm bắt các hoạt động kiểm soát trong chu
trình

3.1. Trình tự xử lý nghiệp vụ cơ bản
3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu

51

52

13


06-Jul-19

3.1. Trình tự xử lý nghiệp vụ cơ bản
3.1.1. Thu thập dữ liệu

3.1. Trình tự xử lý nghiệp vụ cơ bản
3.1.2. Xử lý dữ liệu

Thu thập dữ liệu là hoạt động thu thập các DL từ hoạt động kinh
doanh và chuyển dữ liệu thu thập vào hệ thống để thực hiện các
hoạt động xử lý dữ liệu.

Phương pháp xử lý dữ liệu
• Xử lý theo lô - Batch Processing

THU THẬP DỮ LIỆU
Nội dung
dữ liệu thu thập

Phương pháp
thu thập DL

• Thông tin phục vụ
nhu cầu của người sử

dụng
• Thông tin cơ bản về
hoạt động/sự kiện
kinh tế
• Thông tin nhu cầu
đặc biệt

• Miệng, điện thoại,
quan sát
• Giấy tờ: chứng từ
• Tự động: thiết bị thu
thập DL tự động
(POS; bar coding
reader); Thẻ từ
v.v..Tập tin dữ liệu..

Tập tin
chính

Yêu cầu kiểm
soát DL thu thập
• Phải được xét
duyệt, có thực,
đầy đủ
• Chính xác, kịp
thời khi nghiệp
vụ kinh tế phát
sinh

5

8
Tập hợp
các
chứng từ
thành lô

Nhập lô
nghiệp vụ
Sắp xếp
tập tin

Tập tin
ngh.vụ (lô
nghiệp vụ)

Cập nhật
lô dữ liệu
(định kỳ)

/
Báo cáo

53

3.1. Trình tự xử lý nghiệp vụ cơ bản
3.1.2. Xử lý dữ liệu

54

3.1. Trình tự xử lý nghiệp vụ cơ bản
3.1.3. Cung cấp thông tin

Căn cứ lựa chọn phương pháp xử lý dữ liệu
• Phương pháp xử lý?
• Thời gian phản hồi
• Thiết bị lưu trữ
• Tính hữu hiệu
• Sự phức tạp hoạt động kiểm soát

Kết xuất và cung cấp thông tin là bước cuối cùng
trong qui trình xử lý thông tin
KẾT XUẤT
Các loại kết xuất
• Chứng từ
• Báo cáo
• Kết quả của một
truy vấn nào đó

55

Mục đích/nội dung kết xuất
•
•

Thông tin tài chính cho đối
tượng bên ngoài
Thông tin kế toán quản trị
đối tượng nội bộ:
− Lập kế hoạch

− Thực hiện hoạt động
− Kiểm soát
− Đánh giá thực hiện hoạt
động, đánh giá thực hiện
kế hoạch

Hình thức
trình bày
• Văn bản
• Bảng biểu
• Đồ thị

56

14


06-Jul-19

3.1. Trình tự xử lý nghiệp vụ cơ bản
3.1.4. Lưu trữ

3.1. Trình tự xử lý nghiệp vụ cơ bản
3.1.4. Lưu trữ

Khái niệm tổ chức dữ liệu trong HTTTKT
• Tổ chức dữ liệu là việc sắp xếp các dữ liệu của
hệ thống theo những nguyên tắc nhất định tại
các nơi lưu trữ dữ liệu.

Tổ chức dữ liệu theo từng ứng dụng
Được sử dụng trong môi trường dữ liệu lưu trữ
riêng biệt theo từng ứng dụng.
• Nhược điểm
– Trùng lắp
– Mâu thuẫn dữ liệu
– Dữ liệu thiếu liên kết
– Tốn chi phí lưu trữ, xử lý, cập nhật
– Khó khăn khi thay đổi hệ thống
57

3.1. Trình tự xử lý nghiệp vụ cơ bản
3.1.4. Lưu trữ

• Hạn chế: DL chỉ liên quan đến BCTC, lưu trữ
thông tin số dư, số phát sinh trên sổ chi tiết, sổ

58

3.1. Trình tự xử lý nghiệp vụ cơ bản
3.1.4. Lưu trữ

Tổ chức dữ liệu theo hệ quản trị CSDL
Khái niệm
• Cơ sở dữ liệu: Là tất cả các dữ liệu của một tổ
chức (hay một phạm vi nào đó) được sử dụng
trong hệ thống xử lý thông tin của tổ chức hay
phạm vi đó
• Hệ quản trị CSDL (DBMS): Tập hợp gồm các
chương trình cho phép người sử dụng tạo mới,

cập nhật, truy xuất thông tin từ CSDL thông
qua các chương trình ứng dụng.

Chức năng hệ quản trị cơ sở dữ liệu
DBMS là phần mềm quản lý
dữ liệu. Chức năng

59

Tổ chức dữ liệu
(DDL- Data
Description
Language)

Xử lý dữ liệu
(DML- data
manipulation
language)

Định nghĩa cấu trúc
CSDL:
• Tên của DL
• Kiểu dữ liệu
• Độ dài DL

•
•
•
•

Cập nhật dữ liệu
Sửa dữ liệu
Nhập dữ liệu
Trích dữ liệu

Truy vấn dữ liệu
(DQL- Data Query
Language)
Tạo thông tin, báo
cáo theo yêu cầu
người sử dụng

60

15


06-Jul-19

3.1. Trình tự xử lý nghiệp vụ cơ bản
3.1.4. Lưu trữ

3.1. Trình tự xử lý nghiệp vụ cơ bản
3.1.4. Lưu trữ

Quá trình hình thành CSDL

Mô hình REAL
Nguồn lực

Mẫu
tin
Kí tự

Vùng
dữ liệu

Sự kiện

Tác nhân bên
ngoài (nếu
cần)

Vị trí
(nếu cần)

Tập tin

Tác nhân bên
trong

CSDL
Nguồn lực

Trường

Sự kiện

Tác nhân bên
trong

Tác nhân bên
ngoài (nếu
cần)

61

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu

62

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu

Mối quan hệ giữa hoạt động kinh doanh, quản
lý và kế toán

Các chu trình kinh doanh
 Quá trình SXKD trong doanh nghiệp được phân
thành các chuỗi hoạt động có quan hệ (liên quan) với
nhau  Chu trình kinh doanh hay còn gọi là chu
trình kế toán (doanh thu, chi phí…)
 Mỗi chu trình kế toán là 1 chuỗi các hoạt động tạo
bởi các sự kiện có nội dung liên quan
 Mỗi chu trình kế toán không tồn tại độc lập mà có
quan hệ với các chu trình kế toán khác

Sự kiện
kinh tế

Hoạt động
kinh doanh

Kế toán
Thông tin
kế toán
63

Quyết
định

Hoạt động
quản lý

64

16


06-Jul-19

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.1. Quy trình doanh thu

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu

Mối liên hệ giữa các chu trình kế toán

Các sự kiện kinh tế trong chu trình
 Hoạt động kinh tế trong Chu trình doanh thu bao
gồm:
• Trao đổi hàng hoá, dịch vụ với khách hàng

• Thu tiền bán hàng

 Các sự kiện trong chu trình doanh thu
•
•
•
•

Xử lý đặt hàng
Xuất kho, Gửi hàng
Lập hóa đơn
Thu tiền

65

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.1. Quy trình doanh thu
Xử lý đặt hàng

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.1. Quy trình doanh thu

Xuất kho, gửi hàng

Nhận ĐH mua của KH

Kho

Ghi nhận thông tin đặt
hàng của KH

Thông báo các bộ
phận liên quan

• Xuất kho
• Thông báo hoạt động xuất kho
• Ghi nhận hoạt động xuất kho

Nhân viên

Trả lời khách hàng

66

Gửi hàng
Kiểm tra hàng tồn kho

• Đóng gói hàng
• Giao hàng / gửi hàng cho khách hàng;
nhận tin phản hồi giao hàng Gửi thông tin /
ghi nhận giao hàng

Xét duyệt bán chịu
• Dựa vào chính sách bán chịu
• Xem xét và xét duyệt bán chịu

67

68

17


06-Jul-19

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.1. Quy trình doanh thu

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.1. Quy trình doanh thu
Xử lý thu tiền

Xử lý lập hóa đơn và theo dõi công nợ

Thủ quỹ

Bộ phận lập hóa đơn

• Nhận tiền / xác nhận và gửi thông tin
nhận tiền
• Ghi sổ nhận tiền
• Gửi ngân hàng

• Kiểm tra, đối chiếu chứng từ
• Lập hóa đơn, ghi sổ nhật ký bán hàng

Bộ phận theo dõi phải thu

Kế toán

• Ghi sổ chi tiết phải thu KH
• Theo dõi công nợ, thanh toán

• Ghi sổ

69

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.1. Quy trình doanh thu

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.1. Quy trình doanh thu

Xử lý trả lại hàng
Khách hàng

Trả lại hàng

Bộ phận nhận hàng

70

HT thông tin kế toán xử lý chu trình doanh
thu

Kế toán






• Kiểm hàng
• Lập PNK
• Ghi sổ nhận hàng
và chuyển thông tin
nhận hàng

Thông tin gì được tạo ra?
Dữ liệu gì được thu thập?
Tổ chức chi tiết xử lý thông tin.
Làm sao đảm bảo KSNB thông tin?

• Ghi sổ

71

72

18


06-Jul-19

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.1. Quy trình doanh thu

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.1. Quy trình doanh thu

73

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.1. Quy trình doanh thu

74

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.1. Quy trình doanh thu
Báo cáo của chu trình doanh thu
Hoạt động

75

Bảng kê các hoạt động/sự kiện
trong kỳ

Phân tích các hoạt động theo đối
tượng/nguồn lực liên quan

Bảng kê bán hàng
Từ ngày…đến…
SHĐ Ngày KH Giá trị
001 12/3 ABC 1,000
002…

Báo cáo bán hàng theo KH
Từ ngày…đến…
KH SHĐ Ngày Giá trị
ABC 001 12/3
1,000

002 15/3
3,000
EFG 023 20/3 4,000

Các bảng kê đơn hàng, bán hàng,
xuất kho, giao hàng, thu tiền

Báo cáo các hoạt động theo khách
hàng, nhân viên, hàng hóa…
76

19


06-Jul-19

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.1. Quy trình doanh thu

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.1. Quy trình doanh thu

Báo cáo của chu trình doanh thu (tt)
Các đối tượng/nguồn lực
Danh sách các đối tượng/nguồn lực
sử dụng
Danh mục hàng tồn kho

Báo cáo tình trạng các đối
tượng/nguồn lực

Kho Mã HH Tên ĐVT Điểm ĐH
1
PC-03 B
Cái
90
2
PC-04 C
Cái
10

Bảng kê hàng tồn kho
Ngày:…
Kho Mã HH SLtồn Giá trị
A PC-03 100
1,000,000
A PC-04 50
500,000

Các bảng kê hàng hóa, khách hàng,
nhân viên BH…

Báo cáo tình hình hàng tồn kho, dư
nợ khách hàng, phân tích tuổi nợ…
77

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.2. Quy trình chi phí

78

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.2. Quy trình chi phí

Chu trình chi phí

Xử lý yêu cầu hàng

Hoạt động kinh tế

Bộ phận có nhu cầu
(VD Kho hàng)

• Trao đổi hàng hoá, dịch vụ với người bán
• Thanh toán tiền cho người bán

• Xác định nhu cầu
• Gửi yêu cầu mua
hàng tới bộ phận
mua hàng

Sự kiện kinh tế
•
•
•
•
•

Bộ phận mua hàng

Yêu cầu hàng
Đặt hàng mua với người bán
Nhận hàng
Chấp thuận hóa đơn người bán
Thanh toán tiền cho người bán

Lưu ý: Các bộ phận liên quan khác như bán hàng, sản xuất hoặc
các BP có nhu cầu TSCĐ, CCDC đều có thể lập yêu cầu mua
hàng
79

80

20


06-Jul-19

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.2. Quy trình chi phí

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.2. Quy trình chi phí

Xử lý mua hàng

Xử lý nhận hàng, nhập kho
Ngöôøi baùn

Mua haøng

•
•

•
•

•

Kiểm tra yêu cầu
Chọn người bán: Giá
cả, chất lượng hàng,
vấn đề giao hàng
Xét duyệt đặt hàng
Gửi thông tin đặt
hàng cho người bán
(purchase order)

•

•

Xem xét, kiểm tra
yêu cầu
Trả lời chấp thuận
hay không đặt hàng
mua hàng

Nhận hàng

Kho hàng/Yêu cầu

• Kiểm tra số lượng, chất
lượng hàng nhận
• Chấp nhận việc giao
hàng
• Ghi nhận thông tin nhận
hàng
• Gửi thông tin nhận hàng
cho các bộ phận liên
quan

• Tham gia kiểm tra số
lượng, chất lượng hàng
nhận
• Nhập kho hàng nhận
• Xác nhận thông tin nhận
hàng

Thông báo các bộ
phận liên quan về
đặt hàng
81

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.2. Quy trình chi phí

82

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu

3.2.2. Quy trình chi phí

Chấp nhận hóa đơn bán hàng - theo dõi phải trả

Tổ chức kế toán ghi nhận, xử lý sự kiện tạo báo cáo
HT thông tin kế toán xử lý chu trình chi phí

Kế toán phải trả
•
•
•
•

Nhận hóa đơn bán hàng
Đối chiếu kiểm tra chứng
từ liên quan
Chấp nhận hóa đơn bán
hàng
Theo dõi phải trả người
bán

Thanh toán tiền
•
•

•

Sự kiện kinh tế

Thủ quỹ thanh toán tiền

theo uỷ quyền
Ghi, ký bổ sung nội dung
liên quan vào chứng từ chi
tiền
Chuyển chứng từ chi tiền
cho những bộ phận liên
quan

• Dữ liệu gì được thu
thập?
• Thông tin gì được tạo
ra?
• Tổ chức chi tiết xử lý
thông tin
• Làm sao đảm bảo
KSNB thông tin?

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký

Sổ tài khoản

Báo cáo
83

84

21

06-Jul-19

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.2. Quy trình chi phí

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.2. Quy trình chi phí

Sơ đồ tổng quát chu trình chi phí

DFD chu trình chi phí cấp luận lý

85

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.2. Quy trình chi phí

86

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.2. Quy trình chi phí

DFD đặt hàng

DFD nhận hàng

87

88

22


06-Jul-19

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.2. Quy trình chi phí

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.2. Quy trình chi phí
DFD thanh toán

DFD chấp nhận hoá đơn và theo dõi phải trả

89

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.2. Quy trình chi phí

90

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.2. Quy trình chi phí

91

92

23

06-Jul-19

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.2. Quy trình chi phí

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.2. Quy trình chi phí

93

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.2. Quy trình chi phí

94

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.2. Quy trình chi phí
Xây dựng hệ thống báo cáo chu trình chi phí
Yêu cầu thông tin?

Kiểm soát hoạt
động KD
•
•
•
•

KS nhu cầu hàng.

KS đặt hàng.
KS công nợ.
KS thanh toán và
tiền thanh toán.

Đánh giá hiệu
quả hoạt động
mua hàng,
nhận hàng, và
việc thanh toán
kịp thời.

Tình trạng
nguồn lực
• Báo cáo tình trạng
hàng tồn kho
• Báo cáo người bán
• V.v..

Yêu cầu thông tin tuỳ theo người sử dụng: loại thông tin
và nội dung thông tin
95

96

24


06-Jul-19

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.2. Quy trình chi phí

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.2. Quy trình chi phí

Tổ chức báo cáo (tt)

Báo cáo của chu trình chi phí

Báo cáo quản lý các
nguồn lực

Kế hoạch sử dụng và bổ
sung

•
•
•
•

• KH đặt hàng bổ sung
hàng
• Tìm kiếm người bán.
• Báo cáo yêu cầu tiền cho
thanh toán.
• V.v..

Báo cáo hàng tồn kho
Báo cáo người bán

Báo cáo công nợ
Báo cáo lượng tiền
tồn

Hoạt động
Bảng kê các hoạt động/sự kiện
trong kỳ

Bảng kê mua hàng
Từ ngày…đến…
SHĐ Ngày NCC Giá trị
001 12/3 ABC 1,000
002…

Các bảng kê đơn đặt hàng, mua hàng,
nhập kho, thanh toán

Phân tích các hoạt động theo đối
tượng/nguồn lực liên quan

Báo cáo mua hàng theo NCC
Từ ngày…đến…
NCC SHĐ Ngày Giá trị
ABC 001 12/3 1,000
002 15/3 3,000
EFG 023 20/3 4,000

Báo cáo các hoạt động theo nhà
cung cấp, nhân viên, hàng hóa…

97

3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
3.2.2. Quy trình chi phí

98

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH
Khoa Kế Toán Kiểm Toán

Báo cáo của chu trình chi phí (tt)

HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN

Các đối tượng/nguồn lực

Danh sách các đối tượng/nguồn lực sử
dụng
Danh mục hàng tồn kho
Kho Mã HH Tên ĐVT Điểm ĐH
1 PC-03 B Cái
90
2 PC-04 C Cái
10

Các bảng kê hàng hóa, nhà cung
cấp, …

Báo cáo tình trạng các đối

tượng/nguồn lực

Báo cáo dư nợ NCC
Ngày:…
Mã NCC
Nợ
Nợ quá hạn
NCC01 1,000,000 600,000
NCC02
500,000 200,000

Báo cáo tình hình hàng tồn kho,
dư nợ nhà cung cấp, phân tích
tuổi nợ…

99

100

25