Slide bài giảng môn kế toán máy chương 1: Hệ thống thông tin kế toán với tổ chức doanh nghiệp

®¹i häc kinh tÕ quèc d©n
Khoa tin häc kinh tÕ
Bé m«n hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý
KẾ TOÁN MÁY

Một hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính và kỹ
năng sử dụng máy tính để thực hiện công việc kế toán.

Sự hiểu biết đối với một hệ thống thông tin kế toán một cách
rõ ràng, vì càng hiểu biết rõ về hệ thống thì hiệu quả khai thác
hệ thống càng cao.

Vị trí và vai trò của con người trong hệ thống thông tin quản
lý dựa trên máy tính nói chung và hệ thống thông tin kế toán
hiện đại nói riêng.
Môc ®Ých cña m«n häc
Trang bÞ cho sinh viªn nh÷ng hiÓu
biÕt toµn diÖn vÒ:
Ch uơng I
Hệ thống thông tin kế toán với tổ chức
doanh nghiệp
1. Khái niệm
I. Thông tin kế toán và các quyết định

Dữ liệu kế toán
S liu k toỏn cú sn (hoỏ n, chng t k toỏn)

Thụng tin k toỏn
L nhng thụng tin ng v tun hon ca nhng ti sn,
phn ỏnh y cỏc chu trỡnh nghip v c bn ca t
chc doanh nghip, t chu trỡnh cung cp n chu trỡnh

sn xut, tiờu th v ti chớnh. ú l nhng thụng tin hai
mt ca mi hin tng, mi quỏ trỡnh: vn v ngun,
tng v gim, chi phớ v kt qu cn thit cho hch toỏn
kinh doanh

Điểm khác nhau giữa dữ liệu kế toán và
thông tin kế toán
Khái niệm
Tiêu thức
Dữ liệu kế toán Thông tin kế toán
Chỉ là 1 giá trị, 1
trạng thái cụ
thể
- Thông tin là 1 khái niệm rộng lớn hơn
nó bao gồm nhiều giá trị của dữ liệu
- Nó thể hiện 1 quan hệ, một xu thế và có
mức trừu tượng cao hơn, diễn tả thực
chất hơn,
- Thông tin luôn mang ý nghĩa, có tính
định hướng.
Tổ chức lưu
trữ
Sổ nhật ký Sổ cái
Mức độ quan
tâm
Tức thời Lâu dài, liên tục
Ví dụ Nhật ký bán hàng Sổ cái tài khoản phải thu của khách hàng
2. Những người sử dụng thông tin kế toán

Nhà quản lý: sử dụng thông tin kế toán để ra quyết định

lập kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, đưa ra
những quyết định ở tất cả các mức quản lý.

Các nhà đầu tư: dựa và các thông tin kế toán như các báo
cáo tài chính để ra các quyết định đầu tư. Vì trong các báo
cáo đó xác định rõ hiệu quả kinh doanh của một thời kỳ kinh
doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp, tình hình sử
dụng vốn, các nhà đầu tư sẽ có thông tin đầy đủ để quyết
định đầu tư hay không đầu tư tiếp vào doanh nghiệp.

Nhà nước: sử dụng thông tin kế toán để làm cơ sở hoạch
định chính sách, soạn thảo văn bản pháp luật phù hợp như
chính sách về đầu tư, chính sách thuế
II. H TH NG TH«NG TIN K TO NỆ Ố Ế Á
1. Khái niệm
Một HTTT kế toán được hiểu là tập hợp các nguồn lực như con
người, thiết bị máy móc được thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu tài
chính và các dữ liệu khác thành thông tin.
Phần
cứng
Phần
mềm
Con
người
Cơ sở
dữ liệu
Các thủ
tục
Hệ th ống thông t in kế toán
Dữ liệu

kế toán
(chứng
từ, sổ
sách)
Thông
tin kế
toán
(Báo
cáo
quản
trị, báo
cáo tài
chính)
Các yếu tố cấu thành HTTT kế toán

Con người:
+ Các nhân viên xử lý thông tin (phân tích và thiết kế viên
hệ thống, lập trình viên )
+ Các nhân viên nghiệp vụ (kế toán viên và những người có
nhu cầu làm kế toán với sự trợ giúp của máy tính)
+ Các nhà quản trị doanh nghiệp

Phần cứng:
Là tập hợp các thiết bị công nghệ tạo thành một máy tính
điện tử
+ Máy tính
+ Các thiết bị ngoại vi
+ các thiết bị mạng phục vụ nhu cầu giao tiếp với
con người hay với các máy tính khác.


Phần mềm:
Là toàn bộ các chương trình để vận hành máy tính điện tử. Nó là
thành phần quan trọng nhất của hệ thống máy tính.
+ Hệ điều hành: là một bộ chương trình để quản lý việc
sử dụng các bộ phận của phần cứng, phối hợp sự hoạt động
của các bộ phận ấy để thực hiện các chương trình của người
dùng.
+ Hệ quản trị CSDL: là những chương trình phần mềm
máy tính cho phép người dùng:
- Lưu trữ dữ liệu theo một cách thức thống nhất
- Tổ chức dữ liệu thành các bản ghi theo một cách
hợp nhất
- Truy xuất dữ liệu nhanh, chính xác, đảm bảo độ
an toàn cao
+ Phần mềm kế toán:
Người
SD
Người
SD
Phần mềm
kế toán
Phần mềm
kế toán
Phần mềm
kế toán
Phần mềm
kế toán
Hệ
quản
trị cơ

sở dữ
liệu
Cơ sở
dữ
liệu
Quan hệ giữa các thành phần trong yếu tố phần mềm của HTTT kế toán

Cơ sở dữ liệu
Là tập hợp các dòng dữ liệu có cấu trúc, được lưu trữ trong
các tệp có quan hệ với nhau, được quản trị một cách hợp nhất
bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nhằm đạt được mục đích tồn
tại của HTTT kế toán là cung cấp thông tin về các hoạt động
hàng ngày, những thông tin cho phép kiểm soát được hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Các thủ tục
Thủ tục cần tuân thủ để tổ chức và quản trị các hoạt động xử
lý thông tin như thiết kế và triển khai chương trình, duy trì
phần cứng, phần mềm và quản lý chức năng các nghiệp vụ.
Chức năng của HTTT kế toán

Thu thập
Đây là chức năng đầu tiên và cũng là chức năng quan trọng nhất
trong HTTT kế toán, vì chỉ có thu thập được đầy đủ, chính xác,
kịp thời các thông tin cần thiết mới đảm bảo cho ta những số
liệu chính xác, phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của hệ
thống. Mục tiêu thu thập thông tin phải được đặt ra rõ ràng và cụ
thể, trên cơ sở đó mới quyết định nên thu thập các thông tin loại
nào, khối lượng bao nhiêu, thời gian bao lâu.


Xử lý
Đây là chức năng trung tâm có vai trò quyết định trong HTTT.
Xử lý là quy trình bao gồm tất cả các công việc như: sắp xêế
thông tin, tập hợp hoặc phân chia thông tin thành các nhóm, tiến
hành tính toán theo các chỉ tiêu.

Lưu trữ
+ Tệp giao dịch (tệp nghiệp vụ): là một bộ các dữ liệu nghiệp
vụ đầu vào, nó chứa các dữ liệu mà nhu cầu sử dụng chỉ là tức
thời chứ không phải lâu dài (giống như sổ nhật ký).
+ Tệp chủ (tệp tổng hợp): là tệp chứa các dữ liệu có nhu cầu sử
dụng liên tục hoặc lâu dài. Thông tin trong tệp chủ thường
xuyên cần cho các nhà quản trị.
+ Tệp tra cứu: chứa các dữ liệu hỗ trợ cho quá trình xử lý
(như bảng thuế thu nhập, hay bảng giá…)

Truyền đạt
Các kết quả của quá trình xử lý sẽ được truyền đạt đến các đối
tượng có nhu cầu sử dụng thông tin khác nhau với các mục
đích khác nhau, đó là 2 nhóm đối tượng bên trong và bên ngoài
tổ chức.
2. Vai trò, vị trí của HTTT kế toán trong quản trị DN

Vị trí của HTTT kế toán trong quản trị DN
- HTTT tài chính
- HTTT nhân lực
- HTTT thị trường
- HTTT sản xuất
Chứng từ tiền
Bảng chấm công

Báo cáo bán hàng
Báo cáo lương, thuế thu nhập
Báo cáo lưu chuyển tiền
Báo cáo hàng tồn kho
HTTT kế
toán

Vai trò của HTTT kế toán trong quản trị DN
- HTTT kế toán cùng các HTTT chức năng khác tạo nên
HTTT hoàn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp.
- Liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp đảm bảo
cho tổ chức doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra
- Cung cấp những báo cáo kế toán với những mục tóm tắt và
tổng hợp như tổng doanh thu quý theo sản phẩm hoặc theo
bộ phận để các nhà quản lý hoặch định chính sách chiến
lược lâu dài cho doanh nghiệp
- Cung cấp những thông tin chi tiết hơn như doanh thu hàng
ngày hoặc hàng tuần theo sản phẩm cho các nhà quản lý ở
cấp sách lược
Thông tin vào
từ môi trường
Thông tin ra
môi trường
Chính sách
thuế, đầu tư
Sản phẩm,
dịch vụ đầu ra
Nguyên vật liệu,
dịch vụ đầu vào
Báo cáo

tài chính
Chủ thể quản lý
•
Chủ doanh nghiệp
•
Hội đồng quản trị
•
Ban giám đốc
Hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý
 Thu thập  Lưu trữ
 Xử lý  Truyền và nhận t. tin
Các phân hệ tác nghiệp
Dữ liệu nghiệp
vụ kế toán
Báo cáo quản trị Quyết định
quản trị
Quyết định quản
trị triển khai
3. Tin trỡnh k toỏn
Đ ợc bắt đầu từ khi xác định các chỉ tiêu hạch toán cho
đến khi lập các báo cáo định kỳ.
Gamy 4 b ớc:

B ớc 1: Ghi nhật ký kế toán
Từ các chứng từ gốc đã đ ợc kiểm tra, tiến hành ghi
nghiệp vụ vào nhật ký chung.

B ớc 2: Ghi sổ cái
Từ nhật ký chung thực hiện chọn số liệu ghi vào sổ cái
theo nội dung nghiệp vụ.

B ớc 3: Thực hiện các bút toán điều chỉnh cuối kỳ

B ớc 4: Khoá sổ
4. C¸c chu trình nghiÖp vô trong hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n

Nghiệp vụ:
Là những sự kiện hoặc sự việc diễn ra trong hoạt động
sản xuất kinh doanh mà nó làm thay đổi tình hình tài
chính hoặc số lời lãi thu về của doanh nghiệp.

Chu trình nghiệp vụ:
Được hiểu là lưu lượng các hoạt động lặp đi lặp
lại của một doanh nghiệp đang hoạt động.
4. C¸c chu trình nghiÖp vô trong hÖ
thèng th«ng tin kÕ to¸n
Gåm 4 nhãm chu tr×nh nghiÖp vô ®iÓn h×nh:

Chu tr×nh cung cÊp

Chu tr×nh s¶n xuÊt

Chu tr×nh tiªu thô

Chu tr×nh tµi chÝnh
Mô hình chu trình nghiệp vụ của HTTT kế toán
Các sự kiện
kinh tế
Chu trình
cung cấp

Chu trình
sản xuất
Chu trình
tiêu thụ
Chu trình tài
chính
Chu trình báo cáo
tài chính
Báo cáo tài chính
a. Chu trình cung cấp
Gồm những sự kiện liên quan đến hoạt động mua
hàng hoá, dịch vụ từ các tổ chức và đối tượng
khác cùng những khoản phải trả, phải thanh toán.
Chức năng:
Ghi chép những sự kiện kinh tế phát sinh liên
quan đến hoạt động mua hàng, dịch vụ.
Các sự kiện kinh tế
-
Yêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiết
-
Nhận hàng hoá, dịch vụ
-
Xác định việc thanh toán với người bán
-
Tiến hành thanh toán theo hoá đơn
a. Chu trình cung cấp
Các phân hệ nghiệp vụ
- Hệ thống mua hàng
- Hệ thống nhận hàng
- Hệ thống thanh toán theo hoá đơn

- Hệ thống chi tiền
Các chứng từ
- Yêu cầu mua hàng
- Đơn đặt hàng
- Báo cáo nhận hàng
- Chứng từ thanh toán
a. Chu trình cung cấp
Các báo cáo
- Báo cáo hoá đơn chưa xử lý
- Báo cáo chứng từ thanh toán
- Báo cáo yêu cầu tiền
Các sổ sách kế toán
- Nhật ký ghi chép chứng từ thanh toán
- Nhật ký ghi chép séc
b. Chu trình sản xuất
Gồm các sự kiện liên quan đến việc biến đổi các nguồn
lực thành hàng hoá dịch vụ và dự trữ kho
Chức năng:
Ghi chép và xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến
một sự kiện kinh tế: sự tiêu thụ lao động, vật liệu và
chi phí sản xuất chung để tạo ra thành phẩm hoặc dịch
vụ.
b. Chu trình sản xuất
Các sự kiện kinh tế
- Mua hàng
- Bán hàng
- Chuyển đổi nguyên vật liệu, lao động và chi phí
sản xuất khác trong quá trình sản xuất
- Chuyển đổi chi phí tạo thành phẩm
- Thanh toán lương

Các phân hệ nghiệp vụ
- Hệ thống tiền lương
- Hệ thống hàng tồn kho
- Hệ thống chi phí
- Hệ thống tài sản cố định
b. Chu trình sản xuất
Các chứng từ
- Bảng chấm công
- Phiếu nhập mua nguyên vật liệu đầu vào
- Phiếu xuất nguyên vật liệu cho sản xuất
- Yêu cầu mua TSCĐ
- Chứng từ ghi sổ ghi bút toán tính khấu hao
- Chứng từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ