TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG VĂN PHÒNG MỘT SỐ CƠ QUAN BÉ

Nguyễn Thị Phong Lan
Khố luận tốt nghiệp

lời nói đầu
Đã từ lâu những hoạt động sản xuất của con người để làm ra sản phẩm
khơng cịn là q trình riêng lẻ mà mang tính chất tập thể, tính chất xã hội nhờ
sự phân cơng lao động xã hội. Chính vì vậy, trong nhiều lĩnh vực hoạt động
tập thể, để đạt được hiệu quả cao việc liên kết các loại lao động với nhau (tổ
chức lao động) là một yêu cầu ngày càng bức thiết.
Quản lý Nhà nước cũng là một loại lao động đặc biệt, vì thế việc tổ chức
lao động trong hoạt động quản lý đã và đang là mục tiêu quan trọng trong các
cơ quan cơng sở nói chung và trong các văn phịng cơ quan nói riêng. Bởi vì,
văn phịng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan là bộ phận tiếp nhận xử
lý thông tin và cung cấp thông tin để tham mưu phục vụ cho lãnh đạo.
Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là tổ chức làm việc theo phương
pháp khoa học dựa vào những thành tựu của khoa học và kinh nghiệm thực tiễn
được áp dụng có hệ thống trong hoạt động văn phịng. Nói cách khác, đó là q trình
kết hợp một cách tốt nhất giữa kỹ thuật và con người trong mọi hoạt động nhằm
nâng cao năng suất và hiệu quả lao động đảm bảo sức khoẻ cho người lao động,...
Tổ chức lao động khoa học là một bộ phận quan trọng trong lĩnh vực
quản trị hành chính văn phịng, song cho đến nay khơng phải ở cơ quan nào
cũng quan tâm nghiên cứu và áp dụng một cách thỏa đáng cơng tác này. Ngay
cả ở các văn phịng cơ quan Bộ - văn phòng cơ quan quản lý Nhà nước có quy
mơ lớn thì việc sắp xếp nơi làm việc, phân cơng lao động và bố trí điều kiện
làm việc cho cán bộ, nhân viên cịn có chỗ chưa hợp lý, chưa tạo được năng
suất và hiệu quả lao động. Vì vậy, việc tổ chức lao động khoa học trong các
văn phòng cơ quan Bộ đã và đang là một vấn đề cần thiết và bức xúc.
Xuất phát từ những ý tưởng trên, và nhận thấy tầm quan trọng của việc
tổ chức lao động trong văn phòng, với mong muốn tìm hiểu nghiên cứu về tổ
1

Nguyễn Thị Phong Lan
Khoá luận tốt nghiệp
chức lao động khoa học trong các văn phòng cán bộ nhằm nâng cao hiệu quả
lao động và tạo điều kiện làm việc thuận lợi, nên chúng tơi đã chọn đề tài:
“TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG VĂN PHÒNG MỘT
SỐ CƠ QUAN BÉ”, làm đề tài nghiên cứu cho khoá luận tốt nghiệp của mình.

Về mặt lý luận, qua việc tìm hiểu vấn đề tổ chức lao động khoa học ở một
số cơ quan Bộ (cụ thể ở Văn phòng Bộ Cơng nghiệp và Văn phịng Bộ Khoa
học, Cơng nghệ và Môi trường) sẽ bổ sung thêm cho chúng tôi kiến thức về
văn phịng và về quản trị hành chính văn phịng. Đồng thời qua đó tìm ra
những ưu điểm - nhược điểm của cơng tác này để có thể rót ra những phương
hướng khắc phục hạn chế khơng chỉ ở văn phòng hai Bộ này mà còn là vấn đề
đang tồn tại ở nhiều văn phòng cơ quan Bộ khác. Từ đây mở ra cho chúng tôi
những kiến thức khoa học, những thực tiễn trong quá trình hoạt động của công
chức Nhà nước và những kinh nghiệm bổ Ých cho q trình cơng tác của cá
nhân sau này.
Vấn đề tổ chức lao động khoa học cho đến nay đã được rất nhiều giới
trong và ngoài nước quan tâm nghiên cứu. Điều này khơng chỉ thể hiện trong
các giáo trình, sách tham khảo, các bài viết về quản trị hành chính văn phịng,
mà cịn là vấn đề quan tâm của rất nhiều tác giả trong các khoá luận tốt
nghiệp, các luận án Thạc sỹ, Tiến sỹ,... Song trên thực tế chưa có một tiếng
nói chung có hệ thống và quá trình tổ chức lao động khoa học ở tất cả các cơ
quan, đặc biệt là ở các văn phòng cơ quan Bé.
Tuy nhiên, do thời gian và điều kiện có hạn, chúng tôi không thể đi sâu
nghiên cứu công tác tổ chức lao động khoa học ở tất cả các văn phịng cơ
quan Bộ, mà chỉ tập trung tìm hiểu cơng tác này tại Văn phịng Bộ Cơng
nghiệp và Văn phịng Bộ Khoa học, Cơng nghệ và Mơi trường - văn phịng cơ
quan quản lý Nhà nước. Trong đó, Bộ Công nghiệp là cơ quan quản lý Nhà

nước về kinh tế ngành cơng nghiệp, cịn Bộ Khoa học, Cơng nghệ và Môi

2


Nguyễn Thị Phong Lan
Khoá luận tốt nghiệp
trường là cơ quan quản lý Nhà nước tổng hợp về khoa học, công nghệ và môi
trường.
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tài liệu chủ
yếu như sau: trước hết, phải kể đến một khối lượng lớn các sách, báo, tạp chí
tham khảo như: cuốn “Quản trị hành chính văn phịng” của Nguyễn Hữu
Thân, “Quản trị hành chính văn phòng” của Mike Havey, “Tổ chức lao động
trong các cơ quan nghiên cứu và thiết kế” của E.I. Kixxel; các tạp chí quản lý
Nhà nước, tạp chí tổ chức Nhà nước,... Hai là, chúng tôi đã tiến hành nghiên
cứu các văn bản pháp quy của Đảng và Nhà nước về cơng tác văn phịng; các
văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quy chế của Bộ và Văn phịng Bộ
Cơng nghiệp, Bộ Khoa học, Cơng nghệ và Mơi trường.
Khố luận tốt nghiệp của chúng tơi, ngồi phần lời nói đầu và kết luận,
nội dung chính được chia thành các chương, mục sau:
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA
HỌC TRONG VĂN PHÒNG CƠ QUAN.

1.1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa về tổ chức lao động khoa học.
1.2. Những cơ sở khoa học của việc tổ chức lao động khoa học.
CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG VĂN
PHỊNG BỘ CƠNG NGHIỆP VÀ VĂN PHỊNG BỘ KHOA HỌC,
CƠNG NGHỆ VÀ MƠI TRƯỜNG.

2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phịng Bộ Cơng nghiệp và

Văn phịng Bộ Khoa học, cơng nghệ, mơi trường.
2.2. Mơ hình tổ chức Văn phịng Bộ Cơng nghiệp và Văn
phịng Bộ Khoa học cơng nghệ, mơi trường.
2.3. Điều kiện lao động trong Văn phịng Bộ Cơng nghiệp và
Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ
CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG VĂN PHỊNG BỘ
CƠNG NGHIỆP VÀ VĂN PHỊNG BỘ KHOA HỌC, CÔNG
NGHỆ VÀ MÔI TRƯỜNG.

3


Nguyễn Thị Phong Lan
Khoá luận tốt nghiệp
3.1. Nhận xét về cơng tác tổ chức lao động khoa học trong Văn
phịng các Bộ.
3.2. Phương hướng cải tiến công tác tổ chức lao động khoa học
trong Văn phịng các Bộ.
Có thể nói, vấn đề này cho đến nay đã được nhiều giới quan tâm nghiên
cứu đề cập tới, song thực tế chưa có cơng trình nào nghiên cứu một cách có hệ
thống về Văn phịng Bộ Cơng nghiệp và Bộ Khoa học, Cơng nghệ và Mơi
trường. Đây là một khó khăn khơng nhỏ cho khố luận tốt nghiệp của chúng tơi.
Mặc khác trong q trình thực hiện đề tài, chúng tơi đã gặp một số khó khăn là
chưa có những thơng tin chính xác về văn phịng và do thời gian nghiên cứu q
Ýt,...
Vì vậy, chúng tơi hy vọng rằng với bài tập đầu tiên trên con đường
nghiên cứu khoa học của cá nhân, khố luận tốt nghiệp sẽ góp phần khiêm tốn
vào q trình nhận thức về cơng tác quản trị hành chính văn phịng nói chung
và tổ chức lao động khoa học trong văn phịng nói riêng. Chúng tơi rất mong

nhận được sự góp ý của thầy - cơ giáo và các bạn.
Để có được kết quả này, chúng tơi xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc
tới Tiến sỹ Đào Xuân Chúc - người đã hướng dẫn tôi một cách tận tình trong
q trình thực hiện khố luận tốt nghiệp. Khố luận tốt nghiệp được hồn
thành cịn phải kể đến sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ đang cơng tác tại
Văn phịng Bộ Cơng nghiệp và Bé Khoa học, Công nghệ và Môi trường. Qua
đây, tôi xin chân thành cảm ơn thầy - cô giáo, các bạn trong lớp đã góp ý bổ
sung thơng tin cho tơi hồn thành khố luận tốt nghiệp này.
Hà nội, tháng 6/2000

4


Nguyễn Thị Phong Lan
Khoá luận tốt nghiệp

Chương 1
Một số vấn đề chung về tổ chức lao động khoa học trong văn phịng cơ
quan
1.1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cơ
quan.

1.1.1. Khái niệm văn phòng.
Bất kỳ một cơ quan hay một xí nghiệp nào cũng cần có một bộ phận
được thành lập để làm công tác công văn giấy tờ, công tác hành chính và điều
hành tổng hợp bộ phận này còn là bộ mặt của cơ quan trong việc giao tiếp đối
nội và đối ngoại. Đó là văn phịng hay gọi là phịng hành chính tổng hợp. Hay
nói cách khác, văn phịng cơ quan có chức năng tham mưu tổ chức công việc
cho lãnh đạo, thay mặt cơ quan trong giao tiếp chung và đảm bảo hậu cần cho
cơ quan, cơng sở.

Nhìn chung, cơng tác văn phịng ở các cơ quan thường bao gồm những
công việc liên quan đến nhiệm vụ tổ chức, quản lý các thông tin, giấy tờ trong
hoạt động của các cơ quan, đến việc xử lý thơng tin phục vụ cho lãnh đạo.
Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về văn phịng nhưng tựu trung có thể
hiểu văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, cơng ty, xí nghiệp,
là nơi làm việc về công văn giấy tờ [23,102].
1.1.2. Khái niệm về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng.
Xã hội ngày càng phát triển đồng thời với sự ra đời và phát triển của
nhiều môn khoa học mới như tâm lý lao động, sinh lý học lao động,... Với
mục đích nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và sức lao động,
con người đã ứng dụng rất nhiều thành tựu khoa học và những kinh nghiệm
tiên tiến sau nhiều năm lao động vào việc tổ chức lao động của mình. Nếu
như chỉ tổ chức lao động đơn thuần, mà chúng ta khơng tính đến việc phải tổ

5


Nguyễn Thị Phong Lan
Khoá luận tốt nghiệp
chức lao động sao cho khoa học nhằm đem lại năng suất và tạo điều kiện
thuận lợi cho người lao động. Vì vậy, qua nhiều năm nghiên cứu, con người
đã áp dụng công tác tổ chức lao động khoa học trong các cơ quan, xí nghiệp
và trong các văn phịng. Từ đó xuất hiện khái niệm tổ chức lao động khoa học
trong văn phòng. Đó là tổ chức làm việc theo phương pháp khoa học dựa trên
các thành tựu khoa học và kinh nghiệm tiên tiến được áp dụng có hệ thống
trong cơng tác. Hay nói cách khác, đó là kết hợp một cách tốt nhất giữa kỹ
thuật và con người trong quá trình lao động, đảm bảo việc sử dụng có hiệu
quả nhất những tiềm lực vật chất và lao động, nâng cao không ngừng năng
suất và hiệu quả lao động, bảo đảm sức khoẻ con người [17,290]. Chính sự
phù hợp giữa các biện pháp tổ chức với kinh nghiệm tiên tiến và hồn cảnh

khách quan để thể hiện tính chất khoa học của việc tổ chức lao động, nếu giữa
chúng khơng có sự phù hợp sẽ dẫn đến những phương pháp lãnh đạo trái với
nguyên lý tổ chức lao động theo khoa học.
Trong q trình hoạt động của cơng tác văn phịng, việc tổ chức lao động
khoa học trong văn phòng là cơng việc rất thiết thực. Bởi vì, văn phịng là bộ
máy điều hành tổng hợp của cơ quan và tham mưu cho cấp lãnh đạo, cho nên
để tổ chức quản lý được tốt, đòi hỏi cán bộ, nhân viên trong văn phịng phải
cùng nghiên cứu và phải có chun mơn để tổ chức sắp xếp công việc một
cách khoa học nhất.
Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng được hiểu là những phương
pháp và kỹ thuật thực hiện trong quá trình quản trị nhằm đưa bộ máy hoạt
động của văn phòng đi vào nề nếp, tiết kiệm và đem lại hiệu quả cao nhất.
1.1.3. Mục đích, ý nghĩa của tổ chức lao động khoa học trong văn phòng.
Trong quá trình hoạt động để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan
giao phó, văn phịng ln phải tìm ra phương thức tổ chức lao động một cách
khoa học nhất, nhằm hướng tới một mục đích chung là nâng cao chất lượng
và hiệu quả hoạt động tốt nhất.

6


Nguyễn Thị Phong Lan
Khoá luận tốt nghiệp
Để làm được điều này lãnh đạo văn phòng cần phải tổ chức bộ máy văn
phòng được hợp lý, nghĩa là biết cách sắp xếp tổ chức đúng người, đúng việc
theo khả năng chuyên mơn của họ. Bên cạnh đó, phải tổ chức các bộ phận
trong văn phòng thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Nếu như một
bộ phận nào đó trong văn phịng làm việc khơng mang lại hiệu quả, đó chính là
lý do để lãnh đạo nên xem xét xem đã tổ chức hợp lý chưa và có nên giảm biên
chế bộ phận đó khơng. Ngồi ra, để đảm bảo cho hiệu quả công việc ngày càng

nâng cao, nhất là đối với cơng tác văn phịng thì việc trang bị những thiết bị,
phương tiện thích hợp cho mỗi loại cơng việc là một việc khơng thể thiếu. Vì
nó giúp cho cán bộ làm việc được thuận lợi, tiết kiệm được thời gian và cơng
sức. Chính nhờ có trang thiết bị hiện đại nó làm giảm đi tính thủ cơng, chậm
chạp trong công việc. Trước đây, cán bộ cần soạn thảo một văn bản phải mất
rất nhiều thời gian, nhưng ngày nay nhờ có nền khoa học kỹ thuật phát triển đã
phát minh ra máy vi tính,... Vì vậy, việc soạn thảo văn bản được nhanh chóng,
dễ dàng hơn. Cho nên, hầu như văn phòng các cơ quan đều được trang bị
những thiết bị hiện đại để phục vụ cho công việc của mình.
Bên cạnh đó, việc tổ chức lao động một cách khoa học trong văn phòng
còn nhằm tạo ra năng suất trong q trình làm việc, địi hỏi lãnh đạo văn
phòng cần quan tâm nghiên cứu để tạo ra môi trường lao động tốt nhất, giúp
cán bộ, nhân viên hồn thành tốt nhiệm vụ được giao. Mơi trường lao động đó
là sự bố trí sắp xếp nơi làm việc hợp lý, là việc tạo khung cảnh làm việc thuận
lợi và trang bị những thiết bị hiện đại. Điều đó sẽ giúp cho cán bộ, nhân viên
có được tâm lý làm việc thoải mái và có tinh thần trách nhiệm với công việc
được giao. Việc này gắn liền với mục tiêu hoạt động của cơ quan nói chung
và trong những điều kiện cụ thể nói riêng. Chính vì vậy, để tạo ra hiệu quả
làm việc cao đồng thời tạo điều kiện lao động tốt cho cán bộ, đòi hỏi ở các
nhà lãnh đạo cần quan tâm nghiên cứu vấn đề tổ chức lao động khoa học để
vận dụng vào việc quản lý điều hành một cách tối ưu nhất.

7


Nguyễn Thị Phong Lan
Khoá luận tốt nghiệp
Ngày nay do khoa học quản lý ngày càng phát triển, các hình thức và
biện pháp quản lý mới ln xuất hiện nhằm góp phần tăng năng suất lao động.
Vì vậy, cơng tác tổ chức lao động khoa học ngày càng được vận dụng rộng rãi

trong các cơ quan nói chung, văn phịng cơ quan nói riêng và chính nó đã
khẳng định được vị trí của mình. Việc đưa cơng tác tổ chức lao động khoa
học vào trong văn phịng ngày càng có hiệu quả, nó giúp cho quan hệ giữa các
cán bộ ngày càng tốt đẹp, giúp cán bộ có tâm lý thoải mái trong khi làm việc
và tiết kiệm được chi phí.... Bên cạnh đó, vận dụng cơng tác này vào văn
phịng giúp cho việc quản lý thông tin và đảm bảo hoạt động thơng tin của cơ
quan được nhanh chóng, kịp thời. Nếu như trước đây cán bộ trong cơ quan
cần tìm tài liệu lưu trữ nào đó, nhưng tài liệu đó có thể chưa chỉnh lý hoặc cịn
trong tình trạng bó gói, lộn xộn, thì ngày nay nhiều văn phịng đã áp dụng
việc chỉnh lý tài liệu vào làm thẻ trên máy vi tính, giúp cho việc tra tìm được
nhanh chóng thuận lợi.
Việc tổ chức lao động khoa học trong văn phịng có ý nghĩa rất thiết
thực, nhằm tạo điều kiện nâng cao chất lượng công việc của cán bộ, nhân
viên. Trong văn phòng nếu cứ tổ chức quản lý lỗi thời mà không nghiên cứu
áp dụng tổ chức quản lý một cách khoa học, điều này dẫn đến không phát huy
được khả năng và trình độ chun mơn của cán bộ. Đồng thời, làm cho mối
quan hệ giữa cán bộ, nhân viên và lãnh đạo ngày càng căng thẳng dẫn đến
chất lượng cơng tác giảm đi. Vì vậy, tổ chức lao động khoa học trong văn
phòng giúp lãnh đạo nắm được chặt chẽ các hoạt động, cũng như các cơng
việc thường ngày của cán bộ, nhân viên, từ đó khắc phục những hạn chế và
hoàn thiện bộ máy quản lý. Ngồi ra, nghiên cứu mơi trường lao động có ý
nghĩa đặc biệt quan trọng trong văn phịng. Mơi trường lao động ở đây chính
là mối quan hệ giữa các cán bộ, nhân viên, giữa các cán bộ với lãnh đạo và
điều kiện lao động thuận lợi,... Trong môi trường lao động tốt sẽ là tiền đề
thúc đẩy cán bộ, nhân viên làm việc có trách nhiệm, mang lại chất lượng cao
và tạo tâm lý thoải mái để họ phát huy những khả năng sẵn có và tiềm tàng
8


Nguyễn Thị Phong Lan

Khoá luận tốt nghiệp
nhằm nâng cao vị trí vai trị của mình trong tổ chức bộ máy của văn phịng
nói riêng và cơ quan nói chung.
Vì lẽ đó, tổ chức lao động một cách khoa học trong văn phịng có ý
nghĩa rất quan trọng, nó giúp cho văn phịng cơ quan nâng cao hiệu quả trong
cơng tác, tổ chức phân công lao động hợp lý và tạo mơi trường lao động thuận
lợi, qua đó giúp cho sự hồn thiện khơng ngừng hoạt động về tổ chức quản lý
của văn phịng, của cơ quan nói riêng và của xã hội nói chung.
1.2. Những cơ sở khoa học của việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cơ
quan.

1.2.1. Đặc điểm lao động của cơng chức hành chính văn phịng.
Khác với lao động của cơng nhân trong lĩnh vực sản xuất, công tác tổ
chức lao động khoa học của các cán bộ, nhân viên trong văn phịng có đặc
điểm riêng biệt. Trong quá trình lao động cán bộ, nhân viên tổng hợp các loại
lao động trí óc. Nó không trực tiếp sản xuất ra của cải vật chất, nhưng nó là
căn cứ tạo ra các tiền đề cần thiết để phát triển cơ quan và xã hội.
Theo C.Mác đã chia lao động trí óc làm ba loại:
Loại thứ nhất có sản phẩm lao động gắn liền với bản thân người lao động
trí óc. Đó là các sách báo, tranh ảnh, các bản nhạc, các cuốn sách,...
Loại thứ hai là hoạt động lao động không tách rời bản thân người lao
động. Đó là lao động của nghệ sỹ sân khấu, giáo viên, giảng bài,...
Loại thứ ba là lao động tạo ra sản phẩm có giá trị chung của xã hội. Kết
quả lao động được sử dụng để phát triển lồi người. Đó là phát minh sáng
kiến của nhà bác học, kỹ sư, quản lý,... [23,189].
Có thể nói rằng, lao động của cán bộ, nhân viên trong văn phịng có đầy
đủ các đặc điểm của ba loại trí óc nói trên và nó biểu hiện dưới nhiều cơng
việc cụ thể khác nhau. Ví dụ như cán bộ, nhân viên vận dụng chuyên môn
nghiệp vụ và kinh nghiệm thực tiễn để ban hành văn bản trong khuôn khổ

9


Nguyễn Thị Phong Lan
Khoá luận tốt nghiệp
chức năng, nhiệm vụ của mình. Hoặc là khi cần họp bàn một cơng việc nào
đó, cán bộ, nhân viên văn phịng đưa ra ý kiến của mình và phải bảo vệ, giải
thích ý kiến đó cho mọi người hiểu.
Trong q trình hoạt động, cán bộ, nhân viên văn phòng thường xuyên
làm việc với rất nhiều cơng văn giấy tờ, nó chiếm một phần thời gian lao
động khá lớn, và đảm bảo cung cấp thơng tin kịp thời cho lãnh đạo cơ quan.
Vì vậy, đòi hỏi ở cán bộ, nhân viên trong văn phòng phải có nghiệp vụ
chun mơn, có tư cách đạo đức tốt và những kinh nghiệm thực tế để vận
dụng linh hoạt và giải quyết cơng việc một cách có hiệu quả nhất.
1.2.2. Những cơ sở khoa học của việc tổ chức lao động khoa học.
Trong quá trình nghiên cứu vấn đề tổ chức lao động khoa học có rất
nhiều mơn khoa học và những kiến thức, kinh nghiệm trong xã hội liên quan
đến tổ chức lao động khoa học như: tâm lý học, xã hội học, kinh tế học, sinh
lý học, công thái học,... Tất cả những môn khoa học này đều quan tâm nghiên
cứu vấn đề quan trọng đó là quy luật và điều kiện hoạt động của con người
trong lao động. Chính điều đó, làm nảy sinh khoa học lao động. Khoa học lao
động là một ngành khoa học nghiên cứu những vấn đề trong quá trình lao
động. Trong đó tổ chức lao động được đánh giá là vấn đề quan trọng. Bởi vì,
trong quá trình lao động, nếu tổ chức công việc hợp lý sẽ đem lại hiệu quả rõ
rệt và ngược lại nếu tổ chức không tốt sẽ mang lại hiệu quả thấp. Thậm chí
cịn gây nên những hậu quả không thể lường trước. Khoa học lao động cịn đề
cập đến vị trí và chức năng của người lao động đến quan hệ giữa người lao
động và các yếu tố vật chất trong quá trình lao động. Bên cạnh đó, cịn nghiên
cứu cả những vấn đề thuộc tâm lý người lao động như những phản ứng, động
cơ, ý thích, mong muốn,...

Khơng những vậy, khoa học lao động cịn nghiên cứu hình thức, mức độ
lao động và tác động đến nhu cầu của người lao động xuất hiện trong q trình
lao động. Nó cũng quan tâm đến việc bố trí điều kiện lao động, cải tiến và thay

10


Nguyễn Thị Phong Lan
Khoá luận tốt nghiệp
đổi phương pháp làm việc của người lao động. Trong q trình đó, ngành khoa
học này sẽ nghiên cứu và phát triển mối quan hệ giữa cán bộ, nhân viên với
nhau và giữa cán bộ với lãnh đạo. Bên cạnh đó, khoa học lao động cũng nghiên
cứu việc tái sản xuất sức lao động của người lao động như điều kiện làm việc,
nghỉ ngơi, chế độ đãi ngộ,... sao cho khoa học và hợp lý. Khoa học này cũng
nghiên cứu những tác động của yếu tố xã hội đối với người lao động. Chính
điều đó tác động đến khả năng nhân cách của người lao động. Qua đó phát huy
phẩm chất tốt của người lao động trong môi trường lao động tốt.
Tất cả những vấn đề trên mà khoa học tổ chức lao động quan tâm nghiên
cứu góp phần vào việc tổ chức lao động được hợp lý, được khoa học nhằm
nâng cao năng suất hiệu quả cơng việc trong q trình lao động. Đặc biệt,
trong q trình lao động ở cơ quan nói chung và văn phịng nói riêng, nó
mang tính chất lao động khác với lao động trực tiếp làm ra của cải vật chất.
Vì vậy, việc tổ chức lao động ở đây cần được nghiên cứu và vận dụng năng
động những phương thức đặc biệt của loại lao động này. Trong văn phịng cơ
quan, tất cả mọi hình thức lao động đều mang một mục đích và kết quả chung
là hiệu quả của hoạt động quản lý. Vì thế nó khác với lao động khác trong quá
trình làm việc. Dựa trên cơ sở của kết quả lao động này thì hiệu quả của hoạt
động quản lý Nhà nước ngày càng nâng cao, chất lượng hoạt động trong văn
phòng và cơ quan cũng được thúc đẩy đạt tới trình độ cao nhất [8].
Nghiên cứu cơ sở lý luận và khoa học của tổ chức lao động khoa học

hành chính nhằm áp dụng vào thực tiễn ở văn phịng cơ quan hành chính, và
còn tuỳ thuộc vào từng cá nhân trong văn phòng và điều kiện cụ thể của cơ
quan. Bên cạnh đó, những kiến thức về lý luận và khoa học tổ chức lao động
sẽ giúp cho việc thực hiện tổ chức lao động trong văn phịng tốt hơn. Ngồi
ra, ở cơ quan cũng phải biết áp dụng những kiên thức tốt nhất trong quá trình
hoạt động quản lý.

11


Nguyễn Thị Phong Lan
Khố luận tốt nghiệp
Tóm lại, việc nghiên cứu lý luận và khoa học giúp cho tất cả các cơ quan
nói chung và các văn phịng nói riêng có những phương pháp tốt nhất và thiết
yếu trong quá trình tổ chức lao động khoa học vào thực tiễn hoạt động của
văn phòng, của cơ quan.
1.2.3. Nội dung cơ bản của tổ chức lao động khoa học trong văn phòng.
Việc tổ chức lao động khoa học là sự bố trí sắp xếp các bộ phận hoạt
động trong văn phịng, có sự phân cơng và hợp tác lao động, đồng thời tạo ra
môi trường lao động hợp lý và quy định nhiệm vụ rõ ràng.
Trước hết, để thực hiện tổ chức lao động khoa học phải có sự phân cơng
cơng tác quản lý trong văn phịng. Sự phân cơng cơng tác quản lý này phụ
thuộc vào vị trí pháp lý và thẩm quyền về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Ngồi ra, cịn tuỳ thuộc vào tổng khối lượng cơng việc và tính chất của từng
cơng việc trong văn phịng. Bên cạnh đó, việc phân cơng cơng tác xuất phát từ
biên chế và cơ cấu biên chế của từng văn phịng. Vì vậy, việc phân cơng cụ
thể cũng phải tuỳ thuộc vào tình hình, đặc điểm của từng văn phịng.
Khi tiến hành phân cơng cơng tác trong văn phịng cần phân cơng theo
chun mơn hố đây là phương pháp tất yếu để cán bộ đi sâu vào cơng việc
và có được thói quen nghề nghiệp tốt. Từ đó, sẽ có khả năng nâng cao được

năng suất lao động. Tuy nhiên, việc chun mơn hố cán bộ khơng có nghĩa
là cán bộ khơng cần hiểu biết rộng, nếu như vậy thì công việc trở nên tẻ nhạt,
đơn điệu. Trái lại, muốn chun mơn hố tốt thì phải hiểu biết rộng. Q nhấn
mạnh một chiều việc chun mơn hố sẽ dẫn tới sự phiến diện. Nhưng nếu bỏ
qua chuyên môn mà phân cơng tuỳ tiện thì cơng việc sẽ có nhiều khả năng
không đạt chất lượng. Trong phân công công tác cần phải tạo được mối liên
quan cần thiết của công việc. Những công việc của cán bộ, nhân viên phụ
thuộc vào chức năng, nhiệm vụ mà lãnh đạo giao phó. Trong văn phịng nói
riêng và cơ quan nói chung, khơng thể có một bộ phận nào hoạt động một
cách độc lập hoàn toàn, mà tất cả các bộ phận đều gắn bó với nhau, cùng nhau

12


Nguyễn Thị Phong Lan
Khoá luận tốt nghiệp
xây dựng và thực hiện thẩm quyền chung của cơ quan. Bên cạnh đó, khi lãnh
đạo phân công công tác phải phù hợp với khả năng, điều kiện của mỗi cán bộ.
Bởi vì, nếu phân cơng mà khơng tính đến năng lực thực sự của cán bộ, nhân
viên thì đó sẽ là ngun nhân đầu tiên dẫn đến hiệu quả thấp trong công tác.
Mọi cơng việc được giao địi hỏi ở cán bộ, nhân viên phải có trách nhiệm thực
hiện đúng và đủ theo yêu cầu của lãnh đạo. Đồng thời, khi cần thiết các cán
bộ, nhân viên có thể thay thế được cơng việc của nhau. Vì trong q trình
hoạt động có thể một cán bộ văn thư nghỉ, cần phải thay thế người khác đảm
nhiệm để công việc không bị gián đoạn. Vì vậy, mỗi người trong văn phịng,
trong cơ quan phải được đào tạo bồi dưỡng để Ýt nhất có thể đảm nhận được
hai chức trách.
Ngoài ra, khi tiến hành phân công công việc phải đề ra những tiêu chuẩn
để đánh giá kết quả của q trình áp dụng nó vào thực tiễn. Tiêu chuẩn càng
rõ ràng thì càng thuận lợi khi phân cơng cơng tác, để từ đó đánh giá mức độ

hồn thành cơng việc của mỗi cán bộ cả về số lượng và chất lượng. Cuối
cùng, việc phân công công tác cho cán bộ, nhân viên nhằm thúc đẩy nâng cao
trình độ nghiệp vụ của từng người. Bởi vì khi phân cơng cơng việc phức tạp
địi hỏi mỗi cán bộ phải tự phát triển nâng cao trình độ của mình cho phù hợp
với cơng việc.
Tiếp theo để tổ chức lao động khoa học phải biết rõ nội dung cần phân
bố thời gian làm việc cho cán bộ, nhân viên trong văn phòng. Việc phân bố
thời gian cho cán bộ, nhân viên cần căn cứ vào thời gian làm việc, sử dụng
thời gian thực hiện theo kế hoạch đã định và phải tính đến thời gian khi phát
sinh trong quá trình làm việc. Vì vậy, việc phân bố thời gian hợp lý cho từng
công việc và tiết kiệm thời gian trong q trình lao động có ý nghĩa quan
trọng đối với việc nâng cao năng suất và hiệu suất công tác.
Bên cạnh đó, để tổ chức lao động một cách khoa học trong văn phịng,
thì một yếu tố quan trọng là việc lập kế hoạch trong quá trình hoạt động. Việc

13


Nguyễn Thị Phong Lan
Khoá luận tốt nghiệp
lập kế hoạch để định ra hướng làm việc, tổ chức triển khai và thực hiện kế
hoạch đó. Nhất là các cơng việc văn phịng thì khơng thể khơng lập kế hoạch.
Văn phịng là đầu mối thu thập và xử lý thông tin nhằm đảm bảo thơng tin
trong hoạt động quản lý. Chính vì vậy, lập kế hoạch công tác để định mức lao
động, phân công khối lượng công việc cho từng cán bộ và thời hạn hồn
thành cơng việc là rất cần thiết. Sau khi đã lập kế hoạch cụ thể, trong quá
trình hoạt động phải có sự kiểm tra đánh giá việc triển khai thực hiện kế
hoạch. Bất kỳ hoạt động nào cũng cần có sự kiểm tra đánh giá q trình hoạt
động đó. Vì vậy, việc kiểm tra và đánh giá kết quả trong cơng tác văn phịng
sẽ giúp cho lãnh đạo phát hiện ra những sai sót và kịp thời sửa đổi trong quá

trình hoạt động. Đồng thời qua việc kiểm tra sẽ thúc đẩy cán bộ, nhân viên
hoàn thành tốt công việc mang lại hiệu quả lao động cao nhất.
Ngồi những vÊn đề trên thì nội dung quan trọng nhất của tổ chức lao
động khoa học là vấn đề con người. Con người là chủ thể của hoạt động, là
nhân tố lớn nhất quyết định đến sự thành bại của cơng việc. Vì vậy, khoa học
tổ chức lao động đi sâu nghiên cứu tổ chức con người trong quá trình lao
động. Những hoạt động của văn phịng đều gắn mật thiết với quá trình lao
động của cán bộ, nhân viên. Vì vậy mỗi cán bộ, nhân viên cần được làm việc.
Trong môi trường tốt nhất với những trang thiết bị thích hợp phục vụ cho
cơng tác. Việc nghiên cứu đến điều kiện làm việc như sắp xếp chỗ làm việc,
ánh sáng, độ Èm, trang thiết bị,... là một trong những vấn đề quan trọng của tổ
chức lao động khoa học. Vấn đề này, đòi hỏi lãnh đạo văn phòng cần quan
tâm nghiên cứu việc tổ chức nơi làm việc hợp lý, tạo điều kiện cho cán bộ của
mình làm việc và qua đó giúp cho họ có được tâm lý thoải mái dễ chịu.
Tóm lại, những vấn đề cơ bản trên của tổ chức lao động khoa học là
những nội dung chính cần nghiên cứu nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng
công việc, tạo điều kiện làm việc một cách khoa học nhất trong văn phịng. Vì

14


Nguyễn Thị Phong Lan
Khoá luận tốt nghiệp
vậy, bất kỳ một văn phịng nào hay một cơ quan thì việc nghiên cứu và thực
hiện việc tổ chức lao động khoa học là rất cần thiết.

15


Nguyễn Thị Phong Lan

Khố luận tốt nghiệp

Chương 2
Tình hình tổ chức lao động khoa học trong
văn phòng mét số cơ quan Bé
(Ví dụ ở Bộ Cơng nghiệp
và Bé Khoa học, cơng nghệ và mơi trường)

Trong q trình hoạt động, các cơ quan rất quan tâm chú trọng đến vấn
đề phải tổ chức lao động làm sao cho hợp lý, giảm chi phí và tiết kiệm nhân
lực. Đất nước ta đang trong giai đoạn cơng nghiệp hố, hiện đại hố đất nước,
vì vậy các cơ quan ln đổi mới những trang thiết bị cũ kỹ, lạc hậu, thay vào
đó là những trang thiết bị hiện đại thích hợp với từng cơng việc, và qua đó
nhằm tạo điều kiện cho cán bộ trong cơ quan làm việc được thuận lợi, có tâm
lý thoải mái.
Đối với cơ quan cấp Bộ nói chung, cơ quan Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa
học, công nghệ và mơi trường nói riêng là cơ quan của Chính phủ thực hiện
chức năng quản lý Nhà nước ngành công nghiệp và lĩnh vực nghiên cứu khoa
học phát triển công nghệ, thì vấn đề trên đã đang và sẽ được các cấp lãnh đạo,
cán bộ trong cơ quan quan tâm nghiên cứu và vận dụng vào thực tế.
Trong khuôn khổ thời gian có hạn, vì vậy chúng tơi tiến hành tìm hiểu
tình hình tổ chức lao động khoa học trong Văn phịng Bộ Cơng nghiệp và Bộ
Khoa học, Cơng nghệ và Mơi trường để qua đó nắm được tình hình tổ chức
lao động và rót ra một số nhận xét từ thực tiễn.
2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Cơng nghiệp và văn phịng Bộ Khoa
học, Cơng nghệ và Mơi trường.

2.1.1. Chức năng:
Văn phịng Bộ Cơng nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường
là cơ quan chuyên mơn trực thuộc Bộ có chức năng giúp Bộ trưởng theo dõi,

điều hành phối hợp các hoạt động của Bộ để đảm bảo sự chỉ đạo, điều hành
16


Nguyễn Thị Phong Lan
Khoá luận tốt nghiệp
của Bộ trưởng được toàn diện, kịp thời nhằm đáp ứng các yêu cầu, nhiệm vụ
của Bộ đề ra. Bên cạnh đó, Văn phịng cịn có chức năng chịu trách nhiệm bảo
đảm điều kiện làm việc và góp phần chăm lo, cải thiện đời sống cho cán bộ,
nhân viên các cơ quan chức năng của Bộ.
2.1.2. Nhiệm vơ.
Hầu hết, đối với mỗi Văn phịng Bộ đều có những nhiệm vụ chủ yếu, về
cơ bản có điểm giống nhau. Tuy nhiên, những nhiệm vụ đó phục vụ cho việc
quản lý của mỗi ngành khác nhau.
Văn phịng Bộ Cơng nghiệp và Văn phịng Bộ Khoa học, Cơng nghệ và
Mơi trường (gọi tắt là Văn phịng Bộ) có những nhiệm vơ chung sau đây:
Tổ chức theo dõi, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Bộ xây dựng kế
hoạch công tác của các đơn vị và tổng hợp kế hoạch các đơn vị thành kế
hoạch chung của Bộ trình Bộ trưởng xem xét, tổ chức cho các đơn vị trình
duyệt kế hoạch trước lãnh đạo Bộ; tổ chức theo dõi kiểm tra và báo cáo đột
xuất, định kỳ 6 tháng, năm về các mặt hoạt động của Bộ với Bộ trưởng, trực
tiếp thực hiện kế hoạch công tác của Văn phịng Bộ.
Văn phịng Bộ giúp Bộ đơn đốc, kiểm tra việc tổ chức thực hiện các
quyết định, chỉ thị của Bộ trưởng liên quan đến trách nhiệm của Văn phịng
Bộ. Ngồi ra, Văn phịng Bộ cịn tổ chức sắp xếp, theo dõi chương trình làm
việc và lên lịch công tác của Bộ trưởng và của các thủ trưởng; và thực hiện
thư ký công vô cho lãnh đạo Bộ. Bên cạnh đó, Văn phịng Bộ phối hợp với
các vụ chức năng về công tác pháp chế, như xây dựng các dự án luật, pháp
lệnh để trình Chính phủ. Nghiên cứu trình Bộ trưởng ban hành các quy định
nội bộ nhằm xây dựng nề nếp quản lý một cách khoa học để có hiệu quả nhất

trong q trình điều hành các hoạt động của Bộ.
Tổ chức quản lý và thực hiện tốt công tác văn thư - lưu trữ của Bộ, bao
gồm: hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư lưu trữ trong toàn ngành theo
đúng thể thức của Nhà nước quy định, có trách nhiệm bảo vệ bí mật Nhà
17


Nguyễn Thị Phong Lan
Khố luận tốt nghiệp
nước; bí mật cơ quan Bộ. Và đảm bảo phân phối những công văn đến kịp thời
cho lãnh đạo Bộ và các cơ quan chức năng của Bộ.
Ngồi ra, Văn phịng Bộ cịn có nhiệm vụ bảo đảm điều kiện vật chất và
phương tiện làm việc cho các cơ quan chức năng của Bộ; tổ chức cải thiện đời
sống vật chất và tinh thần cho cán bộ, nhân viên cơ quan Bộ; quản lý công tác
sửa chữa lớn - xây dựng nhỏ của Bộ như sửa chữa điện, nước,... tổ chức và
thực hiện công tác chăm lo bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ, nhân viên trong Bộ.
Giúp bộ quản lý, tổ chức thực hiện theo dõi kiểm tra công tác thi đua tuyên
truyền, tự vệ, phòng chống bão lụt, phòng cháy chữa cháy, lao động công
Ých.
Đảm bảo công tác thông tin - liên lạc trong nước và quốc tế, đánh máy,
in Ên, sao chụp tài liệu, quản lý, điều phối sử dụng ô tô phục vụ cho các yêu
cầu công tác giao dịch của lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ và các đơn vị trực
thuộc Bộ. Tổ chức quản lý trông giữ xe cho cán bộ, nhân viên trong Bé.
Thực hiện các nhiệm vụ lễ tân, quản trị, khánh tiết (đối nội và đối ngoại),
phục vụ trong cơ quan và bảo vệ trụ sở làm việc của Bộ. Đồng thời, Văn
phòng Bộ quản lý cơ sở vật chất, tài sản bao gồm trang thiết bị, phương tiện
làm việc; quản lý kinh phí hành chính - sự nghiệp bao gồm: thực hiện các chế
độ tài chính, chính sách xã hội đối với cán bộ, nhân viên của Văn phòng Bộ
và các đơn vị trực thuộc Bộ khơng được phân cấp quản lý tài chính.
Văn phịng Bộ có nhiệm vụ quản lý tổ chức nhân sự theo sự phân cấp

quản lý của Bộ trưởng. Và tổ chức quản lý các hoạt động của Văn phòng
thường trực phía Nam đặt tại TP. Hồ Chí Minh. Ngồi những nhiệm vụ trên,
đối với Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường là cơ quan quản lý tổng hợp
các hoạt động nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và bảo vệ mơi
trường trong phạm vi cả nước. Vì vậy Văn phịng Bộ có một số nhiệm vụ
riêng. Văn phịng Bộ Khoa học, Cơng nghệ và Mơi trường có nhiệm vụ
hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Bộ xây dựng kế hoạch nghiên cứu khoa học,
18


Nguyễn Thị Phong Lan
Khố luận tốt nghiệp
cơng nghệ cấp Bộ, và cấp cơ sở, đề ra các dự án tăng cường trang thiết bị của
các đơn vị, phối hợp với các đơn vị chức năng dự kiến phân bổ tài chính cho
các dự án, đề tài nghiên cứu khoa học của Bộ để trình lãnh đạo Bộ xem xét
phê quyết định. Và có nhiệm vụ tổ chức Hội đồng thẩm định các dự án, các đề
tài. Văn phòng Bộ giúp Bộ trưởng quản lý công tác chuẩn bị đầu tư và xây
dựng từ khâu chuẩn bị đầu tư, thực hiẹn đầu tư đến khâu kết thúc xây dựng,
đưa dự án vào khai thác sử dụng [19], [22].
2.1.3. Cơ cấu tổ chức Văn phịng Bộ Cơng nghiệp và Bộ Khoa học, Cơng
nghệ và Mơi trường.
Văn phịng Bộ làm việc theo chế độ thủ trưởng, đứng đầu văn phòng là
Chánh văn phòng, giúp việc cho Chánh văn phịng là các Phó Văn phòng và
các phòng ban.
Để phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của Văn phịng Bộ Cơng nghiệp
và Văn phịng Bộ Khoa học, Cơng nghệ và Mơi trường. Vì vậy, về cơ cấu tổ
chức của mỗi văn phòng được tổ chức cho phù hợp với nhiệm vụ quản lý của
cơ quan.
Văn phịng Bộ Cơng nghiệp có các phịng ban sau đây:
- Phịng Hành chính.

- Phịng Tổng hợp.
- Phịng Quản trị.
- Phịng Lưu trữ.
- Phịng Tư liệu.
- Phịng Tài chính kế tốn.
- Phịng Thi đua - khen thưởng.
- Đội xe.
- Trạm y tế.

19


Nguyễn Thị Phong Lan
Khố luận tốt nghiệp
- Văn phịng thường trực phía Nam.
Cịn Văn phịng Bộ Khoa học, Cơng nghệ và Mơi trường có các phịng ban
sau:
- Phịng Lưu trữ.
- Phịng Hành chính.
- Phịng Tổng hợp.
- Phịng Tài vụ.
- Phịng Quản trị - y tế.
- Phòng Quản lý xe.
- Văn phịng thường trực phía Nam.
Ngồi ra, Văn phịng Bộ Khoa học, Cơng nghệ và Mơi trường cịn có các
tổ, như:
- Tổ thi đua - khen thưởng.
- Tổ xây dựng cơ bản.
- Tổ kế hoạch.
- Tổ thường trực Hội đồng chính sách.

2.2. Mơ hình tổ chức Văn phịng Bộ Cơng nghiệp và Văn phịng Bộ Khoa học, Cơng
nghệ và Mơi trường.

Qua nghiên cứu khảo sát thực tế, mơ hình Văn phịng Bộ Cơng nghiệp
và Văn phịng Bộ Khoa học, Cơng nghệ và Mơi trường được bố trí theo kiểu
văn phịng cổ điển, có nghĩa là tách riêng từng phịng. Do chức năng và nhiệm
vụ quản lý của mỗi Văn phòng Bộ rất rộng, vì vậy việc bố trí các phịng làm
việc được tách riêng. Khơng giống như các văn phịng nước ngồi, họ thường
bố trí theo kiểu văn phịng mở (nghĩa là văn phịng hiện đại có vách ngăn di
động). Việc bố trí văn phịng theo kiểu này có rất nhiều điểm thuận lợi như có

20


Nguyễn Thị Phong Lan
Khoá luận tốt nghiệp
thể giúp lãnh đạo văn phòng quản lý các hoạt động của cán bộ viên chức,
đồng thời giúp tiết kiệm thời gian cho việc đi lại trong văn phịng. Tuy nhiên,
bố trí văn phịng theo kiểu mở có một số hạn chế như khi cần bàn cơng việc bí
mật thì rất dễ bị lộ tin tức. Chính vì vậy với diện quản lý hành chính Nhà
nước, cho nên hầu hết các Văn phịng Bộ bố trí văn phịng theo kiểu cổ điển.
Bên cạnh đó, do các trục sở cơ quan được xây dựng từ những năm nước ta
cịn chiến tranh, vì vậy nếu muốn bố trí văn phịng mở sẽ mất rất nhiều kinh
phí. Tuy nhiên, với sự phát triển của nhiều ngành khoa học khác nhau, cho
nên việc bố trí văn phịng theo kiểu cổ điển cũng không làm giảm hoạt động
quản lý trong văn phịng. Bởi vì, ngày nay các cán bộ, viên chức vận dụng
công tác tổ chức lao động một cách khoa học vào quản trị hành chính văn
phịng để bố trí các phịng làm việc một cách khoa học nhất.
2.2.1. Tổ chức sắp xếp, bố trí phịng làm việc trong văn phòng.
Để tổ chức sắp xếp một cách khoa học các phòng làm việc trong văn

phòng nhằm tạo điều kiện cho cán bộ làm việc được tốt. Nếu phòng làm việc
bố trí khơng hợp lý thì năng suất lao động trong văn phòng sẽ bị hạn chế.
Trong văn phòng, nếu bố trí từ bộ phận làm cơng tác văn thứ cách xa phịng
hành chính làm cho việc đi lại không thuận tiện, trao đổi công việc sẽ bị cản
trở do đó gây khó khăn cho kiểm tra, chỉ đạo khi cần thiết. Vì vậy, để thực
hiện tốt nhiệm vụ tổ chức sắp xếp nơi làm việc trong văn phòng phải tính đến
cường độ lao động của cán bộ, nhân viên, quan hệ và tính chất cơng việc được
giao cho từng cán bộ, từng bộ phận.
Trụ sở cơ quan Bộ Công nghiệp được đặt tại số 54 đường Hai Bà Trưng,
là tồ nhà 4 tầng. Vì vậy, Văn phịng Bộ được bố trí các phịng ban trong các
tầng nhà.
Phịng Hành chính, phịng tài chính kế tốn, phịng quản trị, tổng đài, đội
xe, phịng Phó Văn phịng, trạm y tế, phịng tổng hợp thuộc văn phòng, các
phòng này là nơi thường xuyên giao tiếp phục vô cho hoạt động của Bộ được

21


Nguyễn Thị Phong Lan
Khố luận tốt nghiệp
bố trí ở tầng 1. Phịng hành chính - bộ phận làm cơng tác văn thư được bố trí
ngay gần cửa ra vào của cơ quan Bộ, như vậy là rất hợp lý. Bởi vì, bộ phận
này thường xun tiếp nhận cơng văn đi - đến và xử lý thông tin phục vụ cho
hoạt động của Bộ. Cho nên, việc bố trí này nhằm tiết kiệm được thời gian đi
lại của cán bộ, đồng thời dễ dàng cho việc giao dịch với cơ quan bên ngồi.
Phịng Tổng hợp, phịng Chánh Văn phịng và phịng Phó Văn phịng
được bố trí ở tầng 2, đây là các phòng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo cơ
quan Bộ. Vì vậy, được bố trí gần các phịng của lãnh đạo Bộ nhằm giải quyết
mọi công việc được thuận lợi. Phịng tư liệu được bố trí ở tầng 3, và phịng
lưu trữ được bố trí ở tầng 4 nhằm bảo quản tài liệu được khô ráo, tránh Èm

mốc,...
Bên cạnh đó, trụ sở của cơ quan Bé Khoa học, Cơng nghệ và Môi trường
được đặt tại địa chỉ 39 Trần Hưng Đạo, là tồ nhà 4 tầng, các phịng làm việc
của văn phịng được bố trí trong các tầng nhà.
Phịng hành chính, phịng quản trị, phịng của Phó Văn phịng, phịng tài
vụ và phịng quản lý xe được bố trí ở tầng 1. Các phịng trên được bố trí theo
kiểu các phịng khép kín. Riêng phịng hành chính được bố trí kết hợp giữa
kiểu văn phịng cổ điển và kiểu văn phịng hiện đại. Phịng làm việc của phó
Văn phịng Bộ phụ trách quản lý phịng hành chính và phịng của Trưởng
phịng hành chính được bố trí bằng hai phịng kín. Cịn lại các bộ phận phụ
trách về đánh máy, in Ên, sao chụp, chuyển giao đóng dấu cơng văn được bố
trí phịng có kiểu mặt bằng mở có vách ngăn phân biệt nhưng khơng có cách
âm.
Phịng y tế, tổng đài được bố trí làm việc ở tầng 2, phịng tổng hợp,
phịng của Chánh Văn phịng Bộ, phịng của Phó Văn phịng được bố trí ở
tầng 3, và phịng lưu trữ, tổ quản lý xây dựng, văn phòng thường trực Hội
đồng chính sách được bố trí ở tầng 4.

22


Nguyễn Thị Phong Lan
Khố luận tốt nghiệp
Nhìn chung, việc bố trí các phịng làm việc trong Văn phịng Bộ Cơng
nghiệp và Văn phịng Bộ Khoa học, Cơng nghệ và Mơi trường tương đối hợp
lý, đảm bảo cho việc giải quyết cơng việc được nhanh chóng, kịp thời. Đồng
thời, giúp cho các cán bộ di chuyển đến các bộ phận được thuận lợi theo
luồng công việc, tránh được sự chồng chéo trong khi làm việc. Tuy nhiên, qua
khảo sát thực tế tại Văn phịng Bộ Khoa học, Cơng nghệ và Mơi trường, có
một số phịng làm việc bố trí với diện tích rất chật chội. Cụ thể như ở phịng

hành chính: phịng của Trưởng phịng hành chính chỉ có thể kê vừa một chiếc
bàn, tủ, nếu có nhiều cán bộ trong cơ quan đến làm việc thì khơng có chỗ để
tiếp khách, hoặc là bộ phận văn thư, đánh máy, sao chụp là nơi cán bộ trong
cơ quan thường xuyên qua lại để làm việc nhưng lại bố trí với diện tích hơi
hẹp,...
(Xem phụ lục - Sơ đồ bố trí phịng làm việc của Văn phịng Bộ Cơng
nghiệp và Văn phịng Bộ Khoa học, Cơng nghệ và Mơi trường).
2.2.2. Tình hình đội ngũ cán bộ trong Văn phịng Bộ Cơng nghiệp và Văn
phịng Bé Khoa học, Cơng nghệ và Mơi trường.
Mét trong những nhân tố quyết định đến sự thành bại trong lao động đó
là yếu tố con người. Trong sự nghiệp cơng nghiệp hố và hiện đại hố đất
nước yếu tố con người ngày càng trở nên quan trọng và là vấn đề chủ chốt,
đặc biệt là đội ngũ cán bộ lãnh đạo.
Theo Lauric Mullins viết rằng: “Tính hữu hiệu của bất kỳ tổ chức làm
việc nào là tuỳ thuộc vào sự sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên và
nhất là những nguồn tài nguyên về nhân lực. Yếu tố nhân lực đóng một vai trị
chính trong tồn bộ thành công của một tổ chức. Sự quan tâm đúng mức đến
chức năng nhân sự sẽ giúp cải thiện hiệu quả của lực lượng lao động và mức
độ biểu hiện của tổ chức” [7, 191].
Chính vì vậy, việc bố trí cán bộ làm các cơng việc khác nhau địi hỏi
phải có trình độ chun mơn và khả năng hiểu biết rộng. Vấn đề này đang

23


Nguyễn Thị Phong Lan
Khoá luận tốt nghiệp
được các cơ quan quản lý Nhà nước quan tâm hàng đầu. Hiện nay, các cơ
quan Nhà nước đang giảm biên chế đến mức tối đa, vì các cán bộ làm việc
trong cơ quan từ những năm nước ta còn trong chiến tranh, cho nên hầu như

làm việc theo kinh nghiệm là chính. Cho đến sau này, đội ngũ cán bộ đó mới
được học nâng cao trình độ chun mơn.
Nhìn chung, đội ngũ cán bộ nhân viên trong Văn phịng Bộ Cơng nghiệp
và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường làm việc nhiệt tình, u nghề và
có trách nhiệm với cơng việc được giao. Ví dụ như khi có cán bộ đến phịng
lưu trữ Bộ Cơng nghiệp để tìm tài liệu từ những năm Bộ chưa sát nhập, thì
cán bộ lưu trữ ở đây rất tận tình với cơng việc của mình, họ sẵn sàng tìm cho
dù mất nhiều thời gian cơng sức. Đội ngũ cán bộ, nhân viên trong văn phòng
cùng làm việc giúp đỡ nhau, đối với những cán bộ làm lâu năm có nhiều kinh
nghiệm, họ thường chỉ bảo giúp đỡ những cán bộ mới vào làm việc. Vì vậy,
tinh thần làm việc của cán bộ, nhân viên trong văn phịng ngày càng được
nâng cao.
Hiện nay, Văn phịng Bộ Cơng nghiệp và Văn phịng Bộ Khoa học,
Cơng nghệ và Mơi trường đã ngày càng ổn định về tổ chức và biên chế. Văn
phịng Bộ Cơng nghiệp có tổng số 121 cán bộ trong đó có 88 cán bộ trong
biên chế và 33 cán bộ hợp đồng. Về trình độ chuyên mơn hầu hết các cán bộ
có trình độ sơ cấp trở lên, và có một số cán bộ nhân viên làm việc khơng có
bằng cấp, nhưng có nhiều kinh nghiệm. Cụ thể ở Văn phịng Bộ có một cán
bộ là Phó tiến sỹ, 30 cán bộ có trình độ đại học, 14 cán bộ có trình độ trung
cấp, 39 cán bộ có trình độ sơ cấp, số cịn lại là cán bộ nhân viên có trình độ
tốt nghiệp phổ thơng trung học.
Cịn Văn phịng Bộ Khoa học, Cơng nghệ và Mơi trường có tổng số 80
cán bộ, trong đó có 57 cán bộ trong biến chế và 23 cán bộ làm việc theo hợp
đồng. Về trình độ chun mơn thì có 5 cán bộ trên đại học, 25 cán bộ có trình

24


Nguyễn Thị Phong Lan
Khoá luận tốt nghiệp

độ đại học, 25 cán bộ có trình độ trung cấp và cịn lại là số cán bộ, nhân viên
có trình độ sơ cấp và tốt nghiệp phổ thông trung học.
Qua nghiên cứu khảo sát thực tế tại Văn phịng Bộ Cơng nghiệp và Văn
phịng Bộ Khoa học, Cơng nghệ và Mơi trường nhìn chung về trình độ chun
mơn của cán bộ, nhân viên chưa được đồng đều, số cán bộ có trình độ sơ cấp
và tốt nghiệp phổ thơng trung học cịn nhiều. Tuy nhiên, về cơ bản, số lượng
cán bộ, nhân viên này hầu hết là nhân viên phục vụ và lễ tân. Song thiết nghĩ,
số lượng cán bộ có trình độ này nên học thêm để nâng cao trình độ chun
mơn, đồng thời để phục vụ cho việc giao tiếp được lịch sự văn minh.
Qua sè liệu thống kê về biên chế cán bộ, thì Bộ Cơng nghiệp có số lượng
cán bộ nhiều hơn Văn phịng Bộ Khoa học, Cơng nghệ và Môi trường. Các
cán bộ, nhân viên hầu hết đều được sắp xếp bố trí các cơng việc hợp lý, phù
hợp với trình độ chun mơn của mình. Tuy nhiên, qua nghiên cứu tại Văn
phịng Bộ Khoa học, Cơng nghệ và Môi trường về đội ngũ cán bộ về cơ bản
cịn thiếu ở một số bộ phận cơng tác trong văn phòng.
Để tổ chức lao động một cách khoa học, đòi hỏi ở lãnh đạo văn phòng
cần quan tâm xem xét đến tổ chức biên chế và trình độ chuyên mơn trong văn
phịng. Vì nếu bố trí cán bộ có trình độ sơ cấp đảm nhiệm cơng tác văn thư sẽ
làm cho việc thu thập và xử lý thông tin trong cơ quan bị kém hiệu quả, do
cán bộ đó khơng có chun mơn nghiệp vụ để làm cơng việc này.
Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ, nhân viên làm việc trong văn phịng ln
có ý thức trách nhiệm với cơng việc được giao, khơng ngừng học hỏi nâng
cao trình độ để đóng góp vào sự phát triển chung của cơng tác văn phịng nói
riêng và cơ quan Bộ nói chung.
2.2.3. Sù phân cơng cơng tác trong Văn phịng Bộ Cơng nghiệp và Văn
phịng Bộ Khoa học, Cơng nghệ và Môi trường.
Để tổ chức lao động một cách khoa học trong văn phịng thì việc phân
cơng và hợp tác lao động đóng một vai trị rất quan trọng. Khi tiến hành phân
25