CÔNG tác văn THƯ lưu TRỮ

ĐỀ CƯƠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
Câu 1: Khái niệm, nội dung và yêu cầu của công tác văn thư
 Khái niệm
Theo Nghị định 30/2020 NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ quy định về
công tác văn thư: Công tác văn thư được quy định tại nghị định này bao gồm:
soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài
liệu vào lưu trữ cơ quan và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công
tác văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
lãnh đạo nhà nước, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng,
cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, đơn vị vũ trang nhân
dân (dưới đây gọi chung là cơ quan, tổ chức)
 Nội dung của công tác văn thư
+ Soạn thảo văn bản: Xác định mục đích, giới hạn, giải quyết văn bản; xác định
nội dung; xác định tên loại; Thu thập xử lý thông tin; Soạn thảo; duyệt; kí ban
hành văn bản.
+ Quản lý và giải quyết văn bản:
Quản lý văn bản đi: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; Ghi số, ngày, tháng,
năm; trình ký; đăng ký văn bản; chuyển giao văn bản; lưu văn bản.
Quản lý và giải quyết văn bản đền: tiếp nhận, kiểm tra, phân loại hồ sơ; bóc bì,
đóng dấu đến, ghi số, ngày tháng đến; đăng ký văn bản đển; chuyển giao văn
bản đến; giải quyết theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
+ Quản lý và sử dụng con dấu:
Quản lý các loại con dấu của cơ quan, tổ chức; sử dụng con dấu đúng quy định
hiện hành của nhà nước và của cơ quan.
 Yêu cầu
Nhanh chóng; Chính xác về cả nội dung và các khâu nghiệp vụ; bí mật (quan
trọng nhất); hiện đại.
Câu 2: Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư trong hoạt động quản lý

 Khái niệm
Theo Nghị định 30/2020 NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ quy định về
công tác văn thư: Công tác văn thư được quy định tại nghị định này bao gồm:
soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài
liệu vào lưu trữ cơ quan và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công
tác văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
lãnh đạo nhà nước, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng,
cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, đơn vị vũ trang nhân
dân (dưới đây gọi chung là cơ quan, tổ chức)
 Vị trí
Công tác văn thư là hoạt động của bộ máy nhà nước nói chung và cơ quan nói
riêng
Công tác văn thư là một nội dung không thể thiếu và là nội dung quan trọng
trong hoạt động các cơ quan; gắn liền với hoạt động của cơ quan,được xem như
một bộ phận quản lý nhà nước của mỗi cơ quan.
Ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan, tổ chức.
Mọi người trong cơ quan đều liên quan đến công tác văn thư. Công tác văn thư
luôn tồn tại, song hành cùng nhà nước, phát sinh, phát triển diệt vong cùng nhà
nước, đây là mắt xích quan trọng của bộ máy hoạt động quản lý.
 Ý nghĩa
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ nguồn thông tin văn bản để
phục vụ hoạt động quản lý.
Kiểm soát việc thực thi quyền lực của cơ quan tổ chức doanh nghiệp.
Góp phần bảo vệ bí mật thông tin cho văn bản, tài liệu.
Góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác của cán bộ nhân viên, các
công việc được giải quyết nhanh chóng, chính xác, năng suất chất lượng, hạn
chế việc quan liêu giấy tờ
Đảm bảo giữ gìn đầy đủ bằng chứng về mọi hoạt động của cơ quan tổ chức,
cũng như hoạt động của cá nhân

Đảm bảo giữ giàn đầy đủ hồ sơ tài liệu tạo tiển đề thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Câu 3: Trình bày hệ thống cơ quan quản lý về công tác văn thư lưu trữ của
VN hiện nay.
Hệ thống quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ của VN hiện nay
Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước là cơ quan trực thuộc Bộ Nội Vụ. Đây là cơ
quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ và quản
lý tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông lưu trữ Quốc gia VN theo quy định của
pháp luật .
Tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chình phủ thành lập Phòng Văn
thư- Lưu trữ thuộc văn phòng có chức năng giúp Chánh văn phòng tham mưu
cho Bộ trưởng quản lý văn thư lưu trữ tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc Bộ,
cơ quan ngang Bộ
Cấp tỉnh, thành phố trực thuộc TW thành lập chi Cục Văn thư-Lưu trữ là tổ chức
trực thuộc Sở Nội Vụ là cơ quan có chức năng tham mưu, quản lý nhà nước về
công tác công tác lưu trữ.
Cấp huyện; Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp trưởng phòng Nôi
vụ tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp huyện quản lý nhà nước về công tác văn
thư lưu trữ của huyện
Cấp xã bố trí công chức kiêm nhiệm làm văn thư lưu trữ
Câu 4: Liệt kê những nội dung quản lý về công tác văn thư- lưu trữ
 Nội dung quản lý về công tác văn thư:
Xây dựng ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp
luật về công tác văn thư
Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư
Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ thông tin trong
công tác văn thư
Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức viên chức văn thư; quản lý công
tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư

Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về
công tác văn thư.


Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư
Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư
 Nội dung quản lý về công tác lưu trữ:
Xây dựng chỉ đạo việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ 9 BNV
thực hiện công việc này)
Xây dựng ban hành, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lưu
trữ (QH thông qua Luật, NĐ của CP, Thông tư do Bộ hướng dẫn)
Chính phủ quản lý thống nhất chuyện môn nghiệp vụ lưu trữ (cơ quan quản lý
cấp TW ban hành hướng dẫn để cơ quan cấp dưới thực hiện)
Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng thành tựu khoa học công
nghệ trong hoạt động lưu trữ (do TW lưu trữ)
Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức viên chức văn thư lưu trữ quản lý công
tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ (Bộ GD-ĐT giao cho các
trường)
Thanh tra BNV: thanh tra, kiểm tra giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm
pháp luật về lưu trữ)
Hợp tác quốc tế về lưu trữ (chủ trương của CP)
Câu 5: Phân biệt sự khác nhau giữa tài liệu lưu trữ với các nguồn tư liệu
khác
 Giống nhau
Cùng được hình thành trong quá trinh hoạt động của cơ quan, tổ chức
Cùng chứa đựng các thông tin trong quá khứ
 Khác nhau
Tài liệu lưu trữ
Là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động
thực tiễn, nghiên khoa học, lịch sử

được lựa chọn để lưu trữ

Tư liệu khác
Tư liệu là những nguồn thông tin rút ra
từ bài học viết tay, in ấn từ các đồ vật
như công cụ sản xuất, công trình kiến
trúc, đồ dùng cá nhân, phim ảnh, băng
hình...và là những thông tin sống động
từ con ng


Có tính chính xác cao
Có giá trị pháp lý cao

Do nhà nước quản lý thống nhất

Có độ chính xác không cao
Các văn bản đời thường cũng được
xem là những vật chứng có ý nghĩa khi
nhìn nhận, đánh giá một sự kiện, con
người nào đó nhưng giá trị pháp lý có
thể không cao
Không do nhà nước quản lý

Câu 6: Phân tích khái niệm, đặc điểm và các loại hình tài liệu lưu trữ
 Khái niệm
Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,
tổ chức, cá nhân; gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên
cứu, sổ sách, biểu hóng kê; âm bản, dương bản phim, phim, ảnh; băng, đĩa ghi
âm, ghi hình; ghi âm, hồi ký; tài liệu điện tử, tài liệu viết tay, bản thảo tác phẩm

văn học và những vật mang tin khác
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn nghiên cứu
khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ; gồm bản gốc, bản chính, trong trường hợp
không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
 Đặc điểm
+ Chứa đựng thông tin quá khứ: Phản ánh thành tựu lao động sáng tạo của VN
qua các thời kỳ lịch sử, ghi lại các sự kiện, hiện tượng, biến cố dân tộc, phản ánh
những cống hiến to lớn của các vị anh hùng dân tộc, các nhà khoa học trong suốt
quá trình hình thành và phát triển
+ Có tính chính xác cao (bản gốc, bản chính, bản sao hợp pháp)
Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính thường được lập ra đồng thời với các sự
kiện, hiện tượng, là nguồn dữ liệu trực tiếp phản ánh hoạt động của cơ quan tổ
chức nói riêng và phạm vi cả nước nói chung. Có đầy đủ các yếu tố thể thức
theo quy định. Tuy nhiên trong trường hợp không có bản gốc, bản chính thì có
thể dùng bản sao hợp pháp để thay thế.
Những tài liệu được sinh ra trong quá trình hoạt động trong các điều kiện đặc
biệt thì cần phải có sự xem xét một cách linh động khi xác định giá trị tài liệu
của chúng.


Xét về góc độ thông tin, tài liệu lưu trữ là thông tin cấp 1 phản ánh chính xác,
trung thực về các sự kiện, hiện tượng đang diễn ra
+Do nhà nước quản lý thống nhất
Là sản phẩm của quá trình hoạt động, được sản sinh trong quá trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức, cá nhân
Nội dung tài liệu lưu trữ phản ánh mọi phương diện của đời sống xã hội và chứa
đựng nhiều thông tin có giá trị. Nếu bị hư hỏng mất mát, rất khó để khôi phục.
 Các loại hình
+ Tài liệu hành chính: hình thành trong hoạt động quản lý nhà nước và cơ quan.
Mối một thời kỳ lịch sử mà có các tên gọi khác nhau: Trước 1945: chiếu, chỉ,

tấu, sớ...; sau 1945 HP, luật, NĐ, QĐ, TT... Nội dung phản ánh các hoạt động
quản lý của nhà nước trên mọi lĩnh vực.Vật ghi tin chủ yếu trên giấy
+ Tài liệu khoa học kĩ thuật công nghệ: tài liệu phản ánh những tư tưởng khoa
học công nghệ , hoặc sự thực hiện trong thực tiễn như các chương trình xây
dựng cơ bản, địa chất, trắc địa, bản đồ... Thể loại bản vẽ, bản thiết kế, tính
toán...Vật ghi tin: giấy ảnh, băng đĩa
+ Tài liệu lưu trữ điện tử: tạo lập ở dạng thông điệp, dữ liệu hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc
được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác. Thể loại đĩa CD,
DVD, băng kĩ thuật số. Vật liệu ghi tin là băng từ...
+Tài liệu nghe nhìn: Là tài liệu hình ảnh, âm thanh đc ghi trên ảnh hoặc phim
điện ảnh, băng ghi âm, ghi hình.. Vật ghi tin: giấy ảnh, băng đĩa
Câu 7: Phân tích ý nghĩa, tác dụng của tài liệu lưu trữ trên các phương tiện
chính trị, kinh tế, văn hóa, nghiên cứu khoa học
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn nghiên cứu
khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ; gồm bản gốc, bản chính, trong trường hợp
không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
 Về chính trị:
Tài liệu lưu trữ hình thành và được các giai cấp nắm quyền sử dụng làm công
cụ bảo vệ quyền lợi giai cấp của mình và chống lại giai cấp đối địch .


Dưới chế độ thực dân, đế quốc tài liệu lưu trữ được sử dụng để phục vụ cho
chính sách bóc lột nhân dân, đàn áp phong trào cách mạng và vơ vét tài nguyên
thiên nhiên của các nước thuộc địa.
Các nước trên thế giới sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ chủ quyền lãnh thổ,
lãnh hải và đấu tranh chống lại các đơn âm mưu xâm lược
Giai cấp vô sản và các lãnh tụ sử dụng liệu lưu trữ để làm bằng chứng vạch trần
tội ác giai cấp tư sản, thức tính nhân dân lao động
Làm bằng chứng tố cáo âm mưu thủ đoạn của kẻ thù, tố cáo tội ác chiến tranh

của Pháp Mĩ .
Ngày nay tài liệu lưu trữ để phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước, làm bằng
chứng để bảo vệc chủ quyền biên giới lãnh thổ, bảo vệ chế độ XHCN, bảo vệ
độc lập chủ quyền quốc gia và đấu tranh chống lại các thế lực thù địch trong và
ngoài nước
Vd : lập hồ sơ nhà đất , bản đồ
 Kinh tế
Sử dụng tài liệu lưu trữ để điều tra, khảo sát tài nguyên thiên làm cơ sở cho việc
lập kế hoạch, phát triển kinh tế- văn hoá của từng vùng và trong cả nước.
Nhờ có tài liệu lưu trà mà có thể rút ngắn được thời gian thiết kế, khảo sát, thi
các các công trình xây dựng, giao thông .
Đế quản lí, sửa chữa các các cổng trinh bị hư hỏng kịp thời
Là kho thông tin về công nghệ, kinh nghiệm, bí quyết sản xuất, kinh doanh giúp
doanh nghiệp áp dụng nhiều công nghệ hiện đại , kinh nghiệm quản lí để đẩy
mạnh sản xuất
VD
 về văn hóa
Là chứng tích về văn hóa vật chất và tinh thần phản chiếu những giá trị văn hóa
của dân tộc. Phục vụ nghiên cứu văn hóa quốc gia, vùng miền, dân tộc làm sáng
tạo những giá trị văn hóa truyền thống, là chứng cứ thuyết phục thế giới công
nhận và xếp hạng nhiều di sản có giá trị của Việt Nam.


Giới thiệu văn hóa Việt Nam với các nước, thúc đẩy giao lưu văn hóa . Để xác
định bối cảnh lịch sử, xã hội thiết kế trang phục , đạo cụ.
Là căn cử giải quyết các chế độ, chính sách cho người có công, những đối tượng
xã hội đặc biệt.
Để xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển giáo dục.
Để tuyên truyền giáo dục thể hệ trẻ tôn trọng những hi sinh đóng góp của cha
anh.

Để lại cho xã hội nhiều văn tự có giá trị và việc lưu trữ lại các văn tự đó là một
trong các tiêu chi định giá trình độ văn minh của các dân tộc trên thế giới.
Tài liệu lưu trữ được bảo quản từ thế hệ nảy sang thế hệ khác, là nguồn thông tin
quan trọng, phong phú để xây dựng một nền văn hoá tiên tiến đậm đà bản sắc
dân tộc.
VD :
 NCKH
Để tổng kết tổng kết các quy luật vận động trong tự nhiên, xã hội và tư duy, tổng
kết các hiện tượng tự nhiên và xã hội.
Tham khảo trong các quy trình NCKH.
Tổng kết các công trình NCKH , đặc biệt là các công trình NCKH có tính kể
thừa và phát huy.
Là cơ sở cho các phát minh sáng chế.
Nguồn sử liệu quan trọng, chính xác để xác minh các sự kiện lịch sử khôi phục
lại sự thật của lịch sử.
VD :
Câu 8: Phân tích những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ. Một số văn
bản quy phạm pháp luật hiện hành về công tác văn thư lưu trữ
Công tác lưu trữ là một hoạt động của nhà nước bao gồm mọi vấn đề về lí luận
thực tiễn, pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ , bảo
quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ công tác quản lý
nghiên cứu.


 Công tác lưu trữ có hai nội dung cơ bản:
Hoạt động quản lý: Ban hành văn bản và tổ các văn bản phạm pháp luật về lưu
trữ; Xây dựng, chỉ đạo việc thực hiện quy hoạch kế hoạch phát triển lưu trữ;
Quản lý, thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia; Quản lý, thống nhất về chuyên
môn, nghiệp vụ lưu trữ; Tổ chức chỉ đạo NCKH và ứng dụng thành tựu NCKH
trong hoạt động lưu trữ; Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức văn thư lưu trữ;

Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáo; Hợp tác quốc tế về lưu trữ.
Hoạt động nghiệp vụ: Phân loại tài liệu; Thu thập bổ sung tài liệu; Xác định giá
trị tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Xác định công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ; Bảo quản,
tu bổ phục chế tài liệu; Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; Thống kê trong công tác
lưu trữ; Trong hoạt động quản lý
 Một số văn bản quy phạm pháp luật về nội dung công tác văn thư, lưu trữ
Luật Lưu trữ 2011
Nghị định số 01 2013 /NĐ - CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ
Nghị định số 110/2004 /NĐ - CP ngảy 08/4/2004 của chính phủ về công tác văn
thư
Thông tư số 07/ 2012 /TT- BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Thông tư số 09/2011/T - BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về quy định về
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức
Câu 9: Trình bày khái niệm văn bản đến, nguyên tắc quản lý và giải quyết
 Khái niệm
Theo Thông tư 07/2012/TT-BNV, Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao
gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành
(kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi
đến cơ quan, tổ chức.
 Nguyên tắc quản lý và giải quyết văn bản đến
Nhanh chóng ; Kịp thời ; Bí mật ; Tập trung ; Đảm bảo quy trình


Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ và quản
lý thống nhất.
Văn bản đến dù dưới bất kỳ hình thức nào đều phải được xử lý theo nguyên tắc
kịp thời, chính xác và thống nhất.

Những và đóng dấu "hoả tốc", "thượng khẩn", "khẩn" phải làm thủ tục phân
phối ngay sau khi nhận được
Việc gửi nhận, phân phối và "mật"," tối mật ","tuyệt mật" phải theo đúng pháp
luật bảo vệ bí mật nhà nước.
Đảm bảo nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất, các vb đến phải được xử
lý và giải quyết ngay, không bị lẫn lộn, không gây nên sự chậm trễ và tốn thời
gian , công sức.
Trách nhiệm tổ chức quản lý và giải quyết về đến thuộc về thủ trưởng cơ quan,
Chánh văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) của mỗi cơ quan
Câu 10: Trình bày khái niệm văn bản đi, nguyên tắc quản lý văn bản đi
 Khái niệm
Theo Thông tư 07/2012/TT-BNV thì văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao
gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành
(kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát
hành.
 Nguyên tắc quản lý
Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều chỉnh, quản lý trong quá trình
thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì cậy, việc tổ chức quản
lý văn bản đi phải đảm bảo nguyên tắc tập trung, chính xác, nhanh chóng, bí mật
và theo quy trình nhà nước đã quy định.
+ Tập trung thống nhất: Tất cả các văn trước khi phát hành đều được quản lý tập
trung ở văn phòng hoặc phòng hành chính của cơ quan, tổ chức do một người
hoặc một bộ phận đảm nhiệm. Quy định nhằm đảm bảm cho việc tổ chức, ban
hành văn bản chính xác, tiết kiệm ...
+ Nhanh chóng kịp thời : Tất cả các khâu nghiệp vụ trong qui trình quản lý văn
bản đi đều được xử lý trong thời gian ngắn nhất đáp ứng yêu cầu quản lý giải
quyết công việc đảm bảo tiến độ.


+ Chính xác : Về nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày, các khâu nhiệp vụ ..

+ Bí mật : Các khâu trong quá trình phải tuân theo các quy định về bảo mật ,
không làm mất mát, thất lạc tài liệu, không tiết lộ tin tức cho người không các
trách nhiệm làm ảnh hưởng đến uy tín, lợi ích của cơ quan, đơn vị .
+ Đảm bảo quy trình: Các bước trong quy trình quản lý văn bản: trình tự, thủ tục
đăng ký, chuyển giao văn bản đi đều được tuân theo quy trình, các bước thống
nhất theo quy định của nhà nước và quy chế của cơ quan.
Câu 11: Khái niệm hồ sơ, tên các loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan tổ chức. Liên hệ trường ĐH NV HN
 Khái niệm
Hồ sơ là 1 tập văn bản tài liệu liên quan đến nhau về một vấn đề sự việc, một đối
tượng cụ thể hoặc những đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi
giải quyết công việc nhiệm vụ của cơ quan tổ chức cá nhân.
 Tên các loại hồ sơ
Hồ sơ công việc : Tập văn bản tài liệu liên quan đến nhau về một vấn đề sự việc,
một đối tượng cụ thể hoặc phạm vi chức năng nghề ngiệp cùng những đặc trưng
như tên loại, tác giả, thời gian; được hình thành trong quá trình theo dõi và giải
quyết công việc thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của đơn vị hoặc cá nhân.
VD: Hồ sơ quản lý đào tạo lớp đại học 1705HTTT (khóa 2017-2021)
Hồ sơ nguyên tắc: là tập văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn của
cơ quan tổ chức có thẩm quyền quy định về một mặt, một lĩnh vực công tác nhất
định dùng để làm căn cứ pháp lý giải quyết công việc hàng ngày. VD: hồ sơ
nguyên tắc về công tác văn thư lưu trữ;
Hồ sơ nhân sự: Là tập văn bản tài liệu có liên quan đến nhau về một cá nhân cụ
thể. VD: Hồ sơ cán bộ/ Đảng viên/ Học sinh, sinh viên; hồ sơ tuyển sinh Đại học
liên thông Chính quy Tr ĐHNVHN năm 2016
Câu 12: Nêu thời hạn và thủ tục nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan
 Thời hạn
Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quy định tại điều 11
Luật lưu trữ 2011:
Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc.

Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày
công trình được quyết toán
Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu
để phục vụ công việc thì phải được người đứng tổ chức đồng ý và phải lập danh
mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan.
Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ
ngày đến hạn nộp lưu.
 Thủ tục nộp lưu hồ sơ tài liệu
Thủ tục nộp lưu hồ sơ tài liệu được quy định tại Điều 17, Thông tư 07/ 201 /TT
– BNV: Thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu.
Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài
liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài
liệu sau: các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết
công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại
hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hàn; Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết
xong; Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn
vị chủ tri); Các văn bản, tài liệu gửi để biết, tham khảo.
Trước khi làm thủ tục nộp lưu cần chuẩn bị danh sách những tài liệu cần nộp lưu
và lập thứ tự hồ sơ tài liệu nộp lưu
Cán bộ đơn vị sắp xếp hồ sơ theo mục lục.
Cán bộ lưu trữ cơ quan đối chiếu hồ sơ thực tế với bản mục lục hồ sơ, kiểm tra
yêu cầu các đơn vị cá nhân sửa chữa hoàn chỉnh những hồ sơ chưa đạt được.
Đối với hồ sơ giấy: Khi nộp lưu tài liệu phải nộp thành 2 bản “Mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”. Đơn vị, cá nhân giao nộp
tài liệu và lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản
Đối với hồ sơ điện tử: Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập
hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan trên hệ thống.
Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra tiếp nhận hồ sơ theo danh mục, liên kết

chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý, hồ
sơ lưu trữ điện tử trên hệ thống
Câu 13: Sơ đồ hóa quá trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. Trình
bày cụ thể trách nhiêm giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến
 Sơ đồ hóa quá trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. (VẼ SƠ
ĐỒ)


Tiếp nhận văn bản đến
Đăng ký văn bản đến
Trình chuyển giao văn bản
đến
Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản
 Trách nhiệm giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến
Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp
phó của thủ trưởng cơ quan, tổ chức được giao giải quyết những văn bản đến
theo sự uỷ nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc sự phân công
phụ trách.
Thủ trưởng cơ quan giao cho các đơn vị hoặc cá nhân nghiên cứu, giải quyết văn
bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan
tổ chức.
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức giao cho Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành
chính hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn
bản đến.
Văn thư cơ quan tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm theo
dõi, giải quyết văn bản đến
- Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp
thời theo thời hạn quy định. Những văn bản đển có dấu chỉ các mức độ khẩn
phải giải quyết trước.

Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án giải
quyết, phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị,
cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị cá
nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo
phiếu giải quyết văn bản đển có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm
quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan,
tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản
tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan .
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi , đôn đốc
về thời hạn giải quyết.


Người đứng đầu cơ quan tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng
Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc
giải quyết văn bản đến.
Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm.
Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì
văn thư cần lập sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư có trách nhiệm theo dõi,
thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
Câu 14: Hướng dẫn cách lập sổ, đăng ký văn bản đến và ghi các thông tin
vào sổ đăng ký văn bản đến. VD
- Cách lập sổ, đăng ký văn bản đến
Sổ đăng ký văn bản đến tại phụ lục II, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22
tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ)
Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm. Trên
trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu
trước khi sử dụng

Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) gồm 6 phần:
(1) Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập
các loại hồ sơ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể:
Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lập 2 sổ: Sổ đăng ký văn bản đến dùng
để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản mật) và số đăng ký văn bản mật
đến
Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập 3 số: Sổ đăng ký văn bản đến của
các Bộ, ngành, cơ quan TW; Số đăng ký văn bản đến của cơ quan, tổ chức khác;
Sổ đăng ký văn bản mật đến.


Trên 5000 văn bản đến nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan giao
dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến.
Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì lập
sổ đăng ký đơn, thư riêng;
Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu
cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ
chức và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của
pháp luật.
- Ghi các thông tin vào sổ đăng ký văn bản đến:
Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x
297mm), bao gồm 09 cột:
Cột 1 Ngày đến: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 03/01,
27/7, 31/12.

Cột 2 Số đến: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”
Cột 3 Tác giả: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ
của người gửi đơn, thư.
Cột 4 Số, ký hiệu: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.
Cột 5 Ngày tháng: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư. Đối với
những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng
hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11.
Cột 6 Tên loại, trích yếu nội dung: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn;
tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến
hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của
văn bản hoặc đơn, thư đó.
Cột 7 Đơn vị hoặc người nhận: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến
căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 8 Kí nhận: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 9 Ghi chú: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số,
ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v...).
Câu 15: Sơ đồ hóa quá trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. Trình
bày nội dung sắp xếp, bảo quản, phục vụ nghiên cứu sử dụng văn bản lưu


 Sơ đồ hóa quá trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi (VẼ SƠ ĐỒ)
Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày, tháng văn bản
Đăng ký
văn bản đi
Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn (nếu
có) Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản
Lưu văn bản đi.
 Nội dung sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng văn bản lưu:
Bản lưu là bản gốc văn bản đi được giữ lại lưu ở bộ phận văn thư và phải đực
làm bằng giấy tốt. Mỗi văn bản đi phải lưu 2 bản: Bản gốc tại văn thư, phải được

đóng dấu, sắp xếp theo thứ tự và bản chính tại hồ sơ theo dõi giải quyết công
việc, Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc
thiểu số, thì bản lưu tiếng Việt phải kèm theo tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân
tộc thiểu số
- Sắp xếp bản lưu
Căn cứ vào cách ghi số văn bản của cơ quan để sx bản lưu cho phù hợp. Có 2
cách sắp xếp:
Cách 1: Sắp xếp bản lưu theo thứ tự và thời gian ban hành. Văn bản có số lớn,
ngày tháng ban hành sớm sắp xếp trước, và ngược lại. Áp dụng với văn bản sắp
xếp theo cách đánh số chung.
Cách 2: Sắp xếp theo tên loại văn bản: Áp dụng với cách đánh số theo tên loại,
mỗi loại văn bản tương ứng với một tập lưu. Văn bản có số nhỏ, ngày tháng ban
hành lớn sắp xếp trước, muộn xếp sau.
- Bảo quản bản lưu
+ Tập văn bản lưu được được đặt trong bìa hồ sơ, có biên mục. Cuối mỗi
tháng/quý/năm lập lưu hình thành, văn thư có trách nhiệm đưa văn bản lưu vào
tờ bìa hồ sơ và tiến hành đánh số tờ, viết mục lục văn bản, chứng từ kết thúc, bìa
tập lưu.
+ Đánh số góc tờ bên phải mặt trước văn bản bằng chữ số Ả Rập, bằng bút chì
và chỉ đánh 1 số.
+ Ghi mục lục văn bản: bảng thống kê nội dung văn bản có ở trong tập lưu
+ Chứng từ tập lưu: Bản thống kê tổng số trang, tờ, mục lục, đặc điểm và trạng
thái vật lý của tài liệu trong hồ sơ.


+ Thành phần quan trọng nhất trong bìa tập lưu là tiêu đề tập lưu.
Đối với tập lưu sắp xếp theo số và thời gian ban hành văn bản: tiêu đề tập lưu
gồm tập lưu+ văn bản+ tác giả+ thời gian.
VD: Tập lưu văn bản đi của Trường ĐHNVHN tháng 6/2020.
Đối với tập lưu sắp xếp theo tên loại văn bản: Tiêu đề tập lưu gồm: Tập lưu+ tên

loại+ tác giả+ thời gian.
VD: Tập lưu quy định của Bộ Nội Vụ tháng 6 năm 2020.
+Các tập lưu sắp xếp theo thứ tự nhất định sau đó sau đó được đưa vào các hộp
xếp lên giá tủ theo nguyên tắc từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, phần gáy
quay ra ngoài để tiện cho việc tra cứu hồ sơ.
+ Bản lưu phải do bộ phận văn thư thuộc văn phòng quản lý chặt chẽ và thống
nhất.
- Phục vụ nghiên cứu sử dụng văn bản lưu
Văn thư có trách nhiệm phục vụ nghiên cứu sử dụng bản lưu. Với văn bản quan
trọng và văn bản mật thì sử dụng bản lưu phải được sự cho phép
Văn thư phải lập hồ sơ, sử dụng bản lưu.
Câu 16: Hướng dẫn cách lập sổ và phương pháp đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Hướng dẫn cách lập sổ đăng ký văn bản đi:
Sổ đăng ký văn bản đi tại phụ lục II, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22
tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ)
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy
định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên, không nên lập
nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần để đăng ký các
loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi
Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm chỉ nên lập
hai loại: Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường) và Sổ đăng ký văn bản mật đi.
Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm có thể
lập các loại: Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá
biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường); Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại
khác và công văn (loại thường); và Sổ đăng ký văn bản mật đi.


Những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì lập ít nhất các
loại: Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ
thị (cá biệt) (loại thường); Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác

(loại thường); Sổ đăng ký công văn (loại thường); Sổ đăng ký văn bản mật đi.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đi (loại thường) gồm 6 phần:
(1) Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đi;
(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đi đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
- Phương pháp đăng ký văn bản đi bằng số
Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x
297mm), bao gồm 08 cột:
Cột 1 Số, ký hiệu văn bản: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 2 Ngày tháng văn bản: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản; đối với những
ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12.
Cột 3 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Ghi tên loại và trích yếu nội dung
của văn bản.
Cột 4 Người ký: Ghi tên của người ký văn bản.
Cột 5 Nơi nhận văn bản: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận
văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản.
Cột 6 Đơn vị, người nhận bản lưu: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.
Cột 7 Số lượng bản: Ghi số lượng bản phát hành.
Cột 8 Ghi chú: Ghi những điểm cần thiết khác
Câu 17: Phân tích tác dụng việc lập hồ sơ. Nêu trách nhiệm của cá nhân
trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ.
Hồ sơ là 1 tập văn bản tài liệu liên quan đến nhau về một vấn đề sự việc, một đối
tượng cụ thể hoặc những đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi
giải quyết công việc nhiệm vụ của cơ quan tổ chức cá nhân.

Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức thành hồ sơ theo những
nguyên tắc và phương pháp nhất định.
VD: Tập hồ sơ nguyên tắc về công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục Văn thư Lưu trữ
- Tác dụng việc lập hồ sơ :
Tra cứu nhanh chóng , làm căn cứ chính xác để giải quyết công việ kịp thời, hiệu
qua.
Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vi.
Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên
cứu trước mắt và lâu dài về sau.
Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ công viên chức trong quá
trình giải quyết công việc.
Quản lý đc công việc của cơ quan, đơn vị; quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí
mật.
Xây dựng nề nếp khoa học trong công tác văn thư, tạo thuận lợi cho việc lưu trữ,
nghiên cứu khai thác tài liệu
- Trách nhiệm của cá nhân trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ
Trách nhiệm của cá nhân được quuy định tại Chương 5, Điều 21, Thông tư số
07/2012/TT-BNV.
Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về
công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Ngoài việc lập hồ
sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm căn cứ giải quyết công việc hằng
ngày.
Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu
để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và
phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ
lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá hai năm, kể từ ngày đến hạn
nộp lưu.

Trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác thì phải bàn giao hồ
sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được
thống kê và lập biên bản giao nhận.
Câu 18: Sơ đồ hóa quá trình lập hồ sơ công việc. Trình bày cụ thể nội dung
biên mục hồ sơ. VD
Hồ sơ công việc à tập văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một
sự việc hoặc có cùng đặc trưng tên loại, thời gian, tác giả, hình thành trong quá
trình giải quyết công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của một cơ quan đơn vị.
- Quá trình lập hồ sơ công việc (VẼ SƠ ĐỒ)
+ Bước 1: Mở hồ sơ là việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi những thông tin ban đầu về hồ
sơ như số, ký hiệu và tiêu đề hồ sơ...
Trường hợp đã có danh mục hồ sơ: Đầu năm căn cứ vào bảng danh mục hồ sơ
để xác định loại hồ sơ, số lượng hồ sơ cần lập; chuẩn bị bìa hồ sơ và ghi số, ký
hiệu, tiêu đề hồ sơ trong Danh mục hồ sơ lên bìa. Trong quá trình giải quyết
công việc nếu có việc phải giải quyết thì mở hồ sơ mới và ghi bổ sung tên hồ sơ
vào danh mục hồ sơ.
Trường hợp chưa có danh mục hồ sơ: Cán bộ nhân viên căn cứ vào nhiệm vụ
được giao công việc phải giải quyết, vào thực tế tài liệu hình thành để mở hồ sơ.
+ Bước 2: Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ
Các văn bản hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc theo hồ sơ
tương ứng đã mở
Văn bản, tài liệu là các phát biểu, tham luận của lãnh đạo tại Hội nghị, hội thảo.
+ Bước 3 Kết thúc hồ sơ
Kiểm tra độ đầy đủ của văn bản tài liệu và xem xét loại khỏi hồ sơ.
Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản: sắp xếp theo thứ tự
thời gian/ số văn bản/ quá trình giải quyết công việc/ theo vần chữ cái.
Biên mục hồ sơ: đánh số tờ/ ghi mục lục văn bản/ viết chứng từ kết thúc.
- Nội dung biên mục hồ sơ.

Biên mục hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần, nội dung và các yếu tố khác của hồ
sơ phục vụ cho việc tra cứu và bảo quản hồ sơ thuận tiện. Biên mục hồ sơ gồm
các công việc sau:
Đánh số tờ nhằm xác định trật tự sắp xếp văn bản trong hồ sơ.
Ghi mục lục văn bản nhằm giới thiệu thành phần, nội dung văn bản tài liệu bên
trong. Mục lục có thể in thành tờ rời hoặc viết ngay vào mặt trong của bìa. Nếu
in thành tờ rời thì phải kẹp vào trong khi đóng quyển hồ sơ.
Viết chứng từ kết thúc: Tờ kết thúc là bản ghi khái quát những điều cần chú ý về
hồ sơ đó nhằm kiểm tra, bảo quản tài liệu, tránh bị mất, đánh tráo, giả mạo và
giúp cho việc theo dõi trang thái vật lý của giấy tờ tài liệu để có biện pháp xử lý
thích hợp.
Biển mục bên ngoài bìa hồ sơ: nhằm bảo quản, tra tìm được thuận tiện. Biển
mục bên ngoài bia hồ sơ gồm: tên cơ quan, ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, ngày
tháng bắt đầu và kết thúc, số lượng tờ, thời hạn bảo quản.
Câu 19: Trình bày nguyên tắc đóng dấu. Phân tích trách nhiệm quản lý và sử
dụng con dấu
Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký,
quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức
danh nhà nước.
- Nguyên tắc đóng dấu quy định cụ thể tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP
Tuân thủ Hiến pháp, pháp luật. Bảo đảm công khai, minh bạch, tạo điều kiện
thuận lợi cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục về con dấu
Dấu chỉ được đóng lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp hoặc người
có thẩm quyền, không được đóng dấu trên giấy trắng, giấy khống chỉ (văn bản ,
giấy tờ chưa có chữ ký của cấp có thẩm quyền) hoặc đóng dấu vào văn bản giấy
tờ chưa ghi nội dung
Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía
bên tay trái.
Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng màu mực quy định.
Trường hợp đóng dấu ngược, phải hủy văn bản để làm văn bản khác.

Chỉ người được giao giữ dấu mới được đóng vào văn bản. Tất cả những người
khác không được mượn dấu để đóng vào văn bản hoặc giấy tờ khác.


Dấu của cơ quan đóng vào văn bản do cơ quan làm ra. Dấu văn phòng đóng vào
văn bản lấy danh nghĩa văn phòng ban hành ra .
- Trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu quy định tại điều 19 đến 24,
Nghị định 99/2016/NĐ-CP
+Trách nhiệm của Bộ Công an
Giúp Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về con dấu trong phạm vi cả nước;
trình Chính phủ ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền các văn bản quy phạm
pháp luật hướng dẫn thi hành các quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
Hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm về
quản lý và sử dụng con dấu.
Phòng ngừa, phát hiện, ngăn chặn, đấu tranh đối với các hành vi vi phạm
pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.
Tổng hợp, báo cáo tình hình, kết quả thực hiện công tác đăng ký, quản lý con
dấu.
+ Trách nhiệm của cơ quan đăng ký mẫu con dấu
Tiếp nhận hồ sơ, đăng ký mẫu con dấu mới, đăng ký lại mẫu con dấu, đăng ký
thêm con dấu; đăng ký dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng
nhận đăng ký mẫu con dấu theo Mẫu số 01 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị
định này.
Thu hồi con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, hủy con dấu và hủy
giá trị sử dụng con dấu, cấp giấy chứng nhận thu hồi con dấu theo Mẫu số 02 tại
Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.
Thông báo hủy giá trị sử dụng con dấu đối với trường hợp con dấu bị mất.
+Trách nhiệm của các bộ có liên quan
Bộ Nội vụ chủ trì, phối hợp Bộ Công an trình Thủ tướng Chính phủ xem xét,
quyết định việc cho phép giữ lại con dấu đã hết giá trị sử dụng của một số cơ

quan, tổ chức, chức danh nhà nước để phục vụ công tác lưu trữ, nghiên cứu lịch
sử.
Bộ Quốc phòng phối hợp với Bộ Công an quy định mẫu con dấu, tổ chức khắc
dấu, đăng ký và quản lý con dấu của cơ quan, đơn vị các cấp trong Quân đội
nhân dân Việt Nam.
Bộ Ngoại giao có trách nhiệm tiếp nhận thông báo mẫu con dấu cơ quan đại
diện ngoại giao của nước ngoài theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
Bộ Tài chính chủ trì, phối hợp với Bộ Công an quy định việc thu, nộp, quản lý
và sử dụng phí, lệ phí đăng ký mẫu con dấu theo quy định.
+Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp


Ủy ban nhân dân các cấp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức tuyên
truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về công tác đăng ký, quản lý con dấu.
Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.
+Trách nhiệm của cơ quan có thẩm quyền quyết định thành lập hoặc cấp giấy
đăng ký hoạt động hoặc cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận hoạt động đối
với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước
Cơ quan có thẩm quyền khi ra quyết định thành lập hoặc cấp giấy đăng ký hoạt
động hoặc cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận hoạt động và cho phép sử
dụng con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước phải tuân thủ các quy
định của pháp luật.
Cơ quan có thẩm quyền khi ra quyết định chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải
thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc nhiệm vụ; quyết định thay đổi về tổ chức, đổi
tên; quyết định thu hồi giấy đăng ký hoạt động, giấy phép hoạt động; quyết định
tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động thì trong quyết định phải ghi rõ thời hạn cơ
quan, tổ chức, chức danh nhà nước phải giao nộp con dấu cho cơ quan đã cấp
giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và đồng thời gửi quyết định cho cơ quan
đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu biết để thu hồi con dấu theo quy
định.

Phối hợp với cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định này
trong việc kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm trong
công tác quản lý và sử dụng con dấu.
+Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng con dấu
Đăng ký mẫu con dấu và thông báo mẫu con dấu cho cơ quan, tổ chức có liên
quan biết trước khi sử dụng.
Chấp hành việc kiểm tra, thanh tra, hướng dẫn của cơ quan đăng ký mẫu con
dấu.
Giao nộp con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu thuộc các trường
hợp bị thu hồi theo quy định của pháp luật.
Con dấu phải được quản lý chặt chẽ tại trụ sở của cơ quan, tổ chức; chỉ chức
danh nhà nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới được quyết định việc
mang con dấu ra ngoài trụ sở để sử dụng giải quyết công việc.
Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật.
Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước bị mất con dấu, trong thời hạn 02 ngày kể
từ khi phát hiện mất con dấu thì phải thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan
đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và cơ quan Công an xã, phường,
thị trấn nơi xảy ra mất con dấu.
Cơ quan, tổ chức bị chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động
hoặc bị thu hồi giấy đăng ký hoạt động, giấy phép hoạt động hoặc bị
tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động phải nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng


ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng
ký mẫu con dấu theo quy định.
Con dấu đang sử dụng bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc có thay đổi tổ chức, đổi tên
thì phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu, nộp lại con dấu và giấy
chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng
ký mẫu con dấu.
Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất phải thực hiện thủ tục cấp lại giấy

chứng nhận đăng ký mẫu con dấu. Trường hợp bị hỏng phải thực hiện thủ tục
đổi lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và nộp lại giấy chứng nhận đăng
ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước khi cần phải giữ lại con dấu hết giá trị sử
dụng để phục vụ công tác lưu trữ, nghiên cứu lịch sử phải có văn bản gửi Bộ Nội
vụ để báo cáo Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định.
Việc in mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước để phục vụ công
tác phải được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực đó.
Câu 20: Vẽ sơ đồ và giải thích hệ thống tổ chức mạng lưới kho lưu trữ của
nước ta hiện nay

Mạng lưới kho lưu trữ quốc gia VN gồm kho Lưu trữ Đảng do Đảng CSVN
quản lý và kho lưu trữ nhà nước do nhà nước quản lý.


Hệ thống kho lưu trữ quốc gia: Được thành lập ở tất cả các cơ quan trong phạm
vi toàn quốc.
Hệ thống kho lưu trữ lịch sử: Cấp TW thành lập 04 tài liệu lưu trữ quốc gia, cấp
tỉnh, tp thành lập tài liệu lưu trữ lịch sử thuộc Chi Cục Văn thư - Lưu trữ.
Kho lưu trữ Đảng thực hiện theo nguyên tắc thống nhất từ TW đến địa phương.
TW có cục lưu trữ văn phòng trung ương đảng giúp chánh văn phòng TW Đảng
thực hiện quản lí công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ của Đảng và các tổ chức chính
trị xã hội.
Phòng lưu trữ tỉnh ủy, thành ủy đặt trong văn phòng tỉnh ủy, có chức năng giúp
chánh văn phòng tham mưu cho tỉnh ủy.
Kho lưu trữ huyện, quận, thị thành đặt trong văn phòng huyện ủy, giúp huyện ủy
trực tiếp chỉ đạo về công tác văn thư lưu trữ quản lí khu vực lưu trữ huyện ủy
Kho lưu trữ nhà nước: Bộ Nội vụ.
Cục Văn thư lưu trữ nhà nước thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực
văn thư lưu trữ quốc gia thuộc phông lưu trữ quốc gia VN.

Chi cục văn thư lưu thư quốc gia thuộc sở Nội Vụ , giúp giám đốc Sở Nội vụ
tham mưu cho UBND, thành phố trực thuộc TW quản lý nhà nước về văn thư
lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lí tài liệu lưu trữ của tỉnh theo quy định pháp
luật.
Phòng Nội vụ các huyện, quận, thị xã tham mưu cho UBND cấp huyện quản lí
nhà nước về văn thư lưu trữ của huyện.
Câu 21: Phân tích khái niệm, thành phần phông lưu trữ quốc gia VN theo
quy định của pháp luật
Phông lưu trữ quốc gia VN được thành lập theo QĐ 168/HĐBT ngày 2/12/1981
của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ)
Theo Luật lưu trữ ngày 11/11/2011:
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.
VD: Phông lưu trữ trường DDHNVHN là toàn bộ tài liệu lưu trữ của trường
được hình thành trong quá trình hoạt động và bảo quản trong kho lưu trữ của
trường.
Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước VN,
không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị -xã
hội, kỹ thuật ghi tên và vật mang
-Thành phần phông lưu trữ quốc gia Việt Nam: