Bảng phân tích công việc

Phân tích cơng việc

PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC

File đính kèm cĩ hai Bảng câu hỏi phân tích cơng việc. Bảng đầu tiên dành cho các
cơng việc văn phịng và hành chính. Bảng thứ hai dành cho những người cĩ trách nhiệm
quản lý và ra quyết định ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Hãy coi cả hai bảng là xuất phát
điểm để nghiên cứu nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Mỗi bảng cần được điều chỉnh cho
phù hợp điều kiện thực tế của bạn. Những nội dung nêu ở đây cĩ thể áp dụng ngay, hoặc
là tiền đề để sáng tạo ra các hoạt động phù hợp hơn với doanh nghiệp của bạn.
Bản đầu tiên cho thấy những nhiệm vụ cĩ tính chất thường xuyên của một cán bộ văn
phịng hoặc hành chính. Bản này cĩ một cột ghi tần suất sử dụng nhân viên cho mỗi
cơng việc (D: hàng ngày, W: hàng tuần, M: hàng tháng, O = khác). Điều đĩ sẽ giúp bạn
xác định xem những nhiệm vụ chính là gì.
Bản thứ hai được sử dụng khi bạn muốn tuyển một người quản lý hay đốc cơng. Trong
trường hợp này, bản chất cơng việc thường quan trọng hơn so với tần suất của một hoạt
động cụ thể nào đĩ. Hãy tập trung vào dạng quyết định mà người đĩ phải ra, đối tượng
giám sát và những nội dung cơng việc mà người này phải quản lý.
File này dưới dạng RTF cĩ thể sử dụng được với hầu hết các chương trình xử lý văn bản
chạy trong mơi trường Windows.

Bảng phân tích cơng việc mẫu
DANH MỤC CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG THƯỜNG NGÀY
Hoạt động Tần suất

D W M Y
Đánh máy nhãn hiệu, thư, phong bì, và hĩa đơn.    
Xác định cách trình bày, định dạng và đánh máy văn bản hồn chỉnh.
   
Ng ày 13/10/09
Page 1 of 6

Phân tích cơng việc
Đọc kiểm tra và sửa lỗi.    
Chuẩn bị mẫu báo cáo tài chính hay thống kê.    
Đánh máy lời đọc và chỉnh sủa lại.    
Chuyển đổi bản ghi âm thành văn bản .    
Ghi, đánh máy và phân phát biên bản họp.    
Soạn thảo mẫu thư chuẩn để trả lời thư từ thường ngày.    
Sắp xếp các cuộc hẹn khơng cần xin phép trước,
sắp xếp các cuộc họp, hội nghị và sắp xếp các chuyến đi
bao gồm cả việc đặt chỗ trước.    
Chuẩn bị phịng họp và hội nghị.    
Lưu trữ, xử lý, phát hành và cập nhật các bản ghi, hồ sơ
và tài liệu.    
Lưu trữ các bản ghi và hồ sơ mật, và xử lý các thư từ và
bản ghi mật.    
Mở, chọn lọc và phân phát thư.    
Trả lời điện thoại, lọc và chuyển các cuộc gọi, kiểm tra và theo dõi
trên máy ghi âm, chuyển người gọi đến đơn vị thích hợp.    
Chuẩn bị, xử lý và kiểm tra hĩa đơn, phiếu thanh tốn,
séc và phiếu thu. `    
Lưu trữ và báo cáo hoạt động chi tiêu.    
Tiếp đĩn khách và giới thiệu đến các phịng/ban thích hợp.    
Lưu trữ và cập nhật danh mục địa chỉ thư.    
Nhập dữ liệu bằng máy tính và kiểm tra.    
Ng ày 13/10/09
Page 2 of 6

Phân tích cơng việc
Xử lý các bảng lương.    

Tính tốn, vào sổ và kiểm tra số liệu, theo dõi và chỉnh sửa
các sai sĩt.    
Duy trì kho lưu trữ các đồ dùng văn phịng, yêu cầu mua mới, và
phân phát đến các phịng/ban.    
Lên lịch và theo dõi việc sửa chữa thiết bị và các hợp đồng
dịch vụ.    
Giữ khĩa và chìa khĩa các kho lưu trữ và các trang thiết
bị khác, và phân phát đến các phịng/ban.    
Giới thiệu và đào tạo nhân viên mới.    
Lên lịch làm việc cho đồng nghiệp nếu được yêu cầu.    
Giữ tiền mặt và các giấy tờ cĩ giá trị chuyển nhượng khác.    
Giữ két tiền mặt.    
Xin chữ ký cho các văn bản mang tính pháp lý.    
Chỉ dẫn cho mọi người về các nhân viên và vị trí của họ trong
cơ quan.    
Lưu trữ các biên lai thu và chi tiền.    
Xem xét các đơn/người nộp đơn xin việc và tiến hành phỏng vấn
sơ tuyển.    
Thu thập và đĩng quyển .    
Sao tài liệu.    
Ghi ngày tháng và đĩng dấu các văn bản.    
Đề xuất ý kiến cải tiến cơng việc và các thủ tục hành chính.
Ng ày 13/10/09
Page 3 of 6

Phân tích cơng việc
   
Sửa đổi cách làm việc và các thủ tục.    
Lưu trữ các văn bản hướng dẫn quy trình thủ tục và thơng tin.    
Lập ngân sách hoạt động để trình phê duyệt.    

Nghiên cứu, lập bảng và tĩm tắt thơng tin về các báo cáo
thường xuyên, định kỳ hay báo cáo đặc biệt.    
Trực tiếp trình bày những phát hiện của mình hoặc
bằng văn bản, hoặc bằng miệng.    
Ghi và kiểm tra việc ghi sổ sách, tài khoản, báo chí, …
các loại nhật ký, và sổ cái chung.    
Cân đối các tài khoản và làm khớp các số liệu sổ sách    

Hãy chỉ ra những thiết bị nào được sử dụng thường xuyên như là một phần nhiệm vụ
cơng việc:

Máy tính tay Camera Máy tính tiền tự động/két tiền lẻ
Máy vi tính Thiết bị viết chính tả Máy fax
Thiết bị vi phim Máy Photocopy Máy dán tem
Thiết bị an tồn Máy phân loại Tổng đài điện thoại
Chương trình xử lý văn bản
Các thiết bị khác: ________________
Các hoạt động khác:

Ng ày 13/10/09
Page 4 of 6

Phân tích cơng việc



DANH MỤC CƠNG VIỆC QUẢN LÝ/GIÁM SÁT THƯỜNG NGÀY

Phân tích định kỳ khối lượng cơng việc và các nhu cầu của người lao động trong một
đơn vị tổ chức.

Đề xuất thay đổi trình độ nhân viên trong một đơn vị cơng việc.
Xem xét tài liệu cho một vị trí cơng việc mới và cho vị trí đã cĩ sự sửa đổi.
Trình để được phê duyệt việc sửa đổi một vị trí cơng việc.
Phỏng vấn các ứng viên đến xin việc và ra quyết định tuyển người hoặc đưa ra đề xuất
chọn lựa.
Hướng dẫn người dưới quyền mới những quy trình thủ tục và chính sách, các quy tắc
trong cơng việc, và cấp độ thực hiện cơng việc cần đạt được. Điểm qua các nhiệm vụ
của vị trí cơng việc này.

Lập kế hoạch, ủy quyền, truyền đạt và kiểm sốt các cơng việc đã giao và các dự án đặc
biệt cĩ liên quan đến cấp dưới.
Thiết lập và duy trì các mục tiêu hoặc mục đích cơng việc cụ thể và các tiêu chuẩn định
tính và định lượng của cơng việc mà cấp dưới phải đạt được.
Đào tạo, phát triển, tạo động lực cho cấp dưới nâng cao kết quả cơng việc hiện tại và
chuẩn bị cho những cơng việc ở cấp cao hơn.
Xác định những thay đổi đáng kể trong nghĩa vụ và nhiệm vụ chính của cấp dưới bằng
cách thường xuyên xem xét nhiệm vụ của họ.
Ng ày 13/10/09
Page 5 of 6