Bảng câu hỏi phân tích công việc để xác định nhiệm vụ của một công việc mới

Mẫu Bảng câu hỏi phân tích công việc để xác định nhiệm
vụ của một công việc mới
• File đính kèm có hai Bảng câu hỏi phân tích công việc.
 Bảng đầu tiên dành cho các công việc văn phòng và hành chính.
 Bảng thứ hai dành cho những người có trách nhiệm quản lý và ra quyết
định ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
 Hãy coi cả hai bảng là xuất phát điểm để nghiên cứu nhu cầu của doanh
nghiệp bạn.
 Mỗi bảng cần được điều chỉnh cho phù hợp điều kiện thực tế của bạn.
 Những nội dung nêu ở đây có thể áp dụng ngay, hoặc là tiền đề để sáng
tạo ra các hoạt động phù hợp hơn với doanh nghiệp của bạn.
• Bản đầu tiên cho thấy những nhiệm vụ có tính chất thường xuyên của một
cán bộ văn phòng hoặc hành chính. Bản này có một cột ghi tần suất sử dụng
nhân viên cho mỗi công việc (D: hàng ngày, W: hàng tuần, M: hàng tháng, O
= khác). Điều đó sẽ giúp bạn xác định xem những nhiệm vụ chính là gì.
• Bản thứ hai được sử dụng khi bạn muốn tuyển một người quản lý hay đốc
công. Trong trường hợp này, bản chất công việc thường quan trọng hơn so
với tần suất của một hoạt động cụ thể nào đó. Hãy tập trung vào dạng quyết
định mà người đó phải ra, đối tượng giám sát và những nội dung công việc
mà người này phải quản lý.
Bảng phân tích công việc mẫu
DANH MỤC CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG THƯỜNG NGÀY
Hoạt động Tần suất
D W M
O
Đánh máy nhãn hiệu, thư, phong bì, và hóa đơn.    
Xác định cách trình bày, định dạng và đánh máy văn bản hoàn chỉnh.
   
Đọc kiểm tra và sửa lỗi.    
Chuẩn bị mẫu báo cáo tài chính hay thống kê.    
Đánh máy lời đọc và chỉnh sủa lại.    

Chuyển đổi bản ghi âm thành văn bản .    
Ghi, đánh máy và phân phát biên bản họp.    
Soạn thảo mẫu thư chuẩn để trả lời thư từ thường ngày.    
Sắp xếp các cuộc hẹn không cần xin phép trước,
sắp xếp các cuộc họp, hội nghị và sắp xếp các chuyến đi
bao gồm cả việc đặt chỗ trước.    
Chuẩn bị phòng họp và hội nghị.    
Lưu trữ, xử lý, phát hành và cập nhật các bản ghi, hồ sơ
và tài liệu.    
Lưu trữ các bản ghi và hồ sơ mật, và xử lý các thư từ và
bản ghi mật.    
Mở, chọn lọc và phân phát thư.    
Trả lời điện thoại, lọc và chuyển các cuộc gọi, kiểm tra và theo dõi
trên máy ghi âm, chuyển người gọi đến đơn vị thích hợp.    
Chuẩn bị, xử lý và kiểm tra hóa đơn, phiếu thanh toán,
séc và phiếu thu.    
Lưu trữ và báo cáo hoạt động chi tiêu.    
Tiếp đón khách và giới thiệu đến các phòng/ban thích hợp.    
Lưu trữ và cập nhật danh mục địa chỉ thư.    
Nhập dữ liệu bằng máy tính và kiểm tra.    
Xử lý các bảng lương.    
Tính toán, vào sổ và kiểm tra số liệu, theo dõi và chỉnh sửa
các sai sót.    
Duy trì kho lưu trữ các đồ dùng văn phòng, yêu cầu mua mới, và
phân phát đến các phòng/ban.    
Lên lịch và theo dõi việc sửa chữa thiết bị và các hợp đồng
dịch vụ.    
Giữ khóa và chìa khóa các kho lưu trữ và các trang thiết
bị khác, và phân phát đến các phòng/ban.    
Giới thiệu và đào tạo nhân viên mới.    

Lên lịch làm việc cho đồng nghiệp nếu được yêu cầu.    
Giữ tiền mặt và các giấy tờ có giá trị chuyển nhượng khác.    
Giữ két tiền mặt.    
Xin chữ ký cho các văn bản mang tính pháp lý.    
Chỉ dẫn cho mọi người về các nhân viên và vị trí của họ trong
cơ quan.    
Lưu trữ các biên lai thu và chi tiền.    
Xem xét các đơn/người nộp đơn xin việc và tiến hành phỏng vấn
sơ tuyển.    
Thu thập và đóng quyển .    
Sao tài liệu.    
Ghi ngày tháng và đóng dấu các văn bản.    
Đề xuất ý kiến cải tiến công việc và các thủ tục hành chính.
   
Sửa đổi cách làm việc và các thủ tục.    
Lưu trữ các văn bản hướng dẫn quy trình thủ tục và thông tin.    
Lập ngân sách hoạt động để trình phê duyệt.    
Nghiên cứu, lập bảng và tóm tắt thông tin về các báo cáo
thường xuyên, định kỳ hay báo cáo đặc biệt.    
Trực tiếp trình bày những phát hiện của mình hoặc
bằng văn bản, hoặc bằng miệng.    
Ghi và kiểm tra việc ghi sổ sách, tài khoản, báo chí, …
các loại nhật ký, và sổ cái chung.    
Cân đối các tài khoản và làm khớp các số liệu sổ sách    
Hãy chỉ ra những thiết bị nào được sử dụng thường xuyên như là một phần
nhiệm vụ công việc:
Máy tính tay Camera Máy tính tiền tự động/két
tiền lẻ
Máy vi tính Thiết bị viết chính tả Máy fax
Thiết bị vi phim Máy Photocopy Máy dán tem

Thiết bị an toàn Máy phân loại Tổng đài điện thoại
Chương trình xử lý văn bản
Các thiết bị khác: ________________
Các hoạt động khác:
DANH MỤC CÔNG VIỆC QUẢN LÝ/GIÁM SÁT THƯỜNG NGÀY
• Phân tích định kỳ khối lượng công việc và các nhu cầu của người lao
động trong một đơn vị tổ chức.
• Đề xuất thay đổi trình độ nhân viên trong một đơn vị công việc.
• Xem xét tài liệu cho một vị trí công việc mới và cho vị trí đã có sự sửa đổi.
• Trình để được phê duyệt việc sửa đổi một vị trí công việc.
• Phỏng vấn các ứng viên đến xin việc và ra quyết định tuyển người hoặc
đưa ra đề xuất chọn lựa.
• Hướng dẫn người dưới quyền mới những quy trình thủ tục và chính sách,
các quy tắc trong công việc, và cấp độ thực hiện công việc cần đạt được.
Điểm qua các nhiệm vụ của vị trí công việc này.
• Lập kế hoạch, ủy quyền, truyền đạt và kiểm soát các công việc đã giao và
các dự án đặc biệt có liên quan đến cấp dưới.
• Thiết lập và duy trì các mục tiêu hoặc mục đích công việc cụ thể và các
tiêu chuẩn định tính và định lượng của công việc mà cấp dưới phải đạt được.
• Đào tạo, phát triển, tạo động lực cho cấp dưới nâng cao kết quả công việc
hiện tại và chuẩn bị cho những công việc ở cấp cao hơn.
• Xác định những thay đổi đáng kể trong nghĩa vụ và nhiệm vụ chính của
cấp dưới bằng cách thường xuyên xem xét nhiệm vụ của họ.
• Đánh giá kết quả thực hiện của cấp dưới. Dẫn chứng tài liệu và thảo luận
về kết quả thực hiện hiện nay và trước kia bằng báo cáo trực tiếp. Thông báo
kết quả cho người phụ trách.
• Xem xét lại lương của cấp dưới và đề xuất thay đổi căn cứ vào chính
sách và thủ tục.
• Đề xuất các vấn đề nhân sự như bổ nhiệm, thưởng theo kết quả lao động,
bãi nhiệm v..v… căn cứ vào chính sách và hướng dẫn về ngân sách và chính

sách.
• Thông báo cho các nhà quản lý cấp trên và cấp dưới về những diễn biến
có ảnh hưởng đến nhiệm vụ công việc. Đảm bảo truyền đạt đúng.
• Duy trì kỷ luật, đề xuất và quản lý hành động sửa lỗi căn cứ vào chính
sách và quy chế.
• Truyền đạt và quản lý các chương trình nhân sự theo đúng thiết kế và
mục đích.
• Duy trì việc lập hồ sơ chính xác cho tất cả cấp dưới.
• Các nhiệm vụ khác: