Bài giảng Tổ chức hạch toán kế toán: Chương 2

Chương
2

TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN

TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc


Nội dung
2.1/ Khái niệm ý nghĩavà nguyên tắc tổ
chức chứng từ kế toán.
2.2/ Nội dung tổ chức chứng từ kế toán
2.3/ Tổ chức hạch toán ban đầu một số
chứng từ chủ yếu

TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc

17


2.1/ Khái niệm, ý nghĩa và nguyên tắc tổ
chức CTKT
• Khái niệm
- Thiết kế đối tượng công tác hạch toán
ban đầu trên hệ thống các bản chứng
từ hợp lý, hợp pháp và theo một quy
trình luân chuyển nhất định
TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc

18

2.1/ Khái niệm, ý nghĩa tổ chức chứng
từ kế toán
• Ý nghĩa
Về mặt
quản lý
Về mặt
kế toán
Về mặt
pháp lý

• ảnh hưởng trực tiếp đến thông tin kế
toán
• Giúp quản lý có thông tin kịp thời, chính
xác
• Đây là công việc đầu tiên để thực hiện
việc ghi sổ và lập báo cáo.
• Là điều kiện để mã hóa và vi tính hóa
thông tin kế toán
• Là căn cứ để xác minh nghiệp vụ,
kiểm tra, thanh tra.
• Là cơ sở để giải quyết tranh chấp
19
TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc


2.2/Nội dung tổ chức chứng từ kế toán

Lựa chọn CT

Bảo quản, lưu trừ
CT

Lập CT

Kiểm tra CT

Xác lập quy trình và tổ chức
luân chuyển, ghi sổ

TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc

20


2.2 /Nội dung tổ chức chứng từ kế toán
1. Lựa chọn chứng từ
- Lựa chọn số lượng và chủng loại chứng từ.
- CT phải có đầy đủ yếu tố cơ bản cần thiết và
yếu tố bổ sung
- CT phải thể hiện thông tin cần thiết cho
quản lý và ghi sổ
- CT phải phù hợp (kế toán máy hay bằng tay)
TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc

21


2.2 /Nội dung tổ chức chứng từ kế toán

1. Lựa chọn chứng từ

Yếu tố cơ bản :
+ Tên chứng từ
+ số hiệu chứng từ
+ Ngày tháng
+ Tên, địa chỉ cá nhân, đơn vị
+ Nội dung và quy mô nghiệp vụ
+ Ký và đóng dấu
TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc

22


2.2 /Nội dung tổ chức chứng từ kế toán
1. Lựa chọn chứng từ

Yếu tố bổ sung:
+ Quy mô
+ Định mức
+ phương thức mua hàng, thanh tón
+ Định khoản Nợ, Có

TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc

23


2.2 /Nội dung tổ chức chứng từ kế toán

2. Tổ chức lập CT
- Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính PS đều phải
lập CT.
- CT chỉ được lập một lần cho mỗi NVKT PS
- Tuân thủ đầy đủ yêu cầu khi lập CT

TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc

24


2.2 /Nội dung tổ chức chứng từ kế toán
Yêu cầu khi lập chứng từ
- Nội dung NVKT trên chứng từ không được viết
tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa.
- Số phải được viết liên tục, chỗ trống phải gạch.
- Khi viết sai chứng từ phải hủy bằng cách gạch
chéo vào chứng từ
- Chứng từ phải lập đầy đủ số liên theo quy định.

TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc

25


2.2/Nội dung tổ chức chứng từ kế toán
3. Tổ chức kiểm tra CT
- Nội dung của việc kiểm tra:
+ Tính hợp lệ của CT:
+ Tính hợp pháp của CT

+ Tính hợp lý

TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc

26


2.2/Nội dung tổ chức chứng từ kế toán
3. Tổ chức kiểm tra CT

Tính hợp lệ

Hợp pháp

Hợp lý

• Kiểm tra
các yếu tố
cơ bản và
việc tuân
thủ chế
độ

• Kiểm tra
dấu, chữ
kí của
đơn vị, cá
nhân có
liên quan

• Kiểm tra
nội dung
và số tiền

TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc

27


2.2/Nội dung tổ chức chứng từ kế toán
4. Xác lập quy trình và tổ chức luân
chuyển CT, ghi sổ CT
- Thông tin, số liệu trên CT là căn cứ để
ghi sổ KT tổng hợp và chi tiết.

TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc

28


2.3/Nội dung tổ chức chứng từ kế toán
5. Tổ chức bảo quản, lưu trữ CT
- CT thường được bảo quản tại KT phần
hành.
- Sử dụng lại CT: có sự đồng ý của KTT và thủ
trưởng
- Chỉ có cơ quan nhà nước mới có thẩm
quyền tạm giữ, tịch thu hay niêm phong CT
TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc

29


2.3 /Tổ chức hạch toán ban đầu một số
chứng từ
- Tổ chức CT về tiền mặt
- Tổ chức CT về hàng tồn kho
- Tổ chức CT bán hàng

TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc

30


2.3/ Tổ chức hạch toán ban đầu một số
chứng từ
1/ Tổ chức CT tiền mặt
- Phiếu thu
- Phiếu chi
- Giấy đề nghị thanh toán
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng
- Biên lai thu tiền
- Bảng kiểm kê quỹ
TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc

31


2.3/Tổ chức hạch toán ban đầu một số
chứng từ

2/ Tổ chức CT hàng tồn kho
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
- Biên bản kiểm nghiệm
- Thẻ kho
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc

32


2.3/Tổ chức hạch toán ban đầu một số
chứng từ
3/ Tổ chức CT bán hàng
- Hóa đơn GTGT
- Hóa đơn bán hàng

TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc

33


Bài tập nhóm
Yêu cầu: tổ chức chứng từ cho các nghiệp vụ
sau:
1/ Thu tiền từ bán hàng
2/ Chi tiền mặt tạm ứng
3/ Xuất kho NVL cho trực tiếp SX
4/ Nhập kho NVL do mua ngoài
5/ Xuất hóa đơn bán hàng

TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc

34


Bài tập nhóm
Gợi ý
- Chứng từ nguồn
- Chứng từ thực hiện
- Số liên lập
- Trình tự luân chuyển (luân chuyển và trách
nhiệm từng cá nhân liên quan)

TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc

35