Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Cho Người Mới Bắt Đầu

QUY TRÌNH TỔ CHỨC
SỰ KIỆN CHO NGƯỜI
MỚI BĂT ĐẦU


SỰ KIỆN LÀ GÌ?
Những hoạt động quy tụ một số lượng
công chúng nhất định, những người tham
gia tại một thời gian, địa điểm xác định
nhằm đạt được một mục tiêu nào đó hoặc
truyền đạt một thông điệp cụ thể đều được
gọi là Sự kiện (Event).


TỔ CHỨC SỰ KIỆN?
Tổ chức sự kiện là một quá trình thực hiện các phần việc cho 1 sự kiện diễn ra, từ
khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc.


Sự kiện giải trí
(Entertainment Events)

PHÂN
LOẠI SỰ
KIỆN

Sự kiện doanh nghiệp
(Corporate Events)

Sự kiện thể thao
(Sports Events)

Sự kiện tôn giáo
(Religious Events)
Sự kiện giáo dục
(Education Events)

Sự kiện chính trị
(Political Event)
Sự kiện từ thiện, gây quỹ
(Charitable/Fund Raising Events)


ĐÂY LÀ LOẠI SỰ KIỆN NÀO?
Xem clip đoán loại sự kiện


SƠ ĐỒ BỘ PHẬN NHÂN SỰ
TRONG SỰ KIỆN
Account

Event
Manager

Creative

Idea &
Planning
Planning

Copywriter

Operation

3rd
Parties

Event
Executive

Designer

Sponsor
Production
& Setup

Logistic
& Financial

Lisence
& Lobby


Tư duy Tổ chức

Khả năng sáng tạo

Cẩn thận, tỉ mỉ

Nhạy bén, linh hoạt

Tư duy thẩm mỹ

Quyết đoán

TỐ CHẤT
CỦA NGƯỜI
LÀM SỰ KIỆN


Tổ chức sinh nhật

BẠN SẼ LÀM
NHỮNG GÌ?
Tổ chức Gala Dinner


QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Bước 1. Tiếp nhận thông tin

Tại sao lại phải site – check?

Tiếp nhận và tìm kiếm thông tin
Phân tích 5W-1H

Bước 2: Khảo sát địa điểm

Những điều cần biết khi khảo sát

Bước 3: Hình thành concept - theme

Phương pháp Brainstorm

Quy tắc sáng tạo


Bước 4: Lập kế hoạch

Thiết lập kế hoạch
Viết bản đề xuất sự kiện

Thuyết trình kế hoạch nội bộ

Thuyết trình kế hoạch trước nhà đầu tư

Bước 6: Tổ chức thực hiện

Bước 5: Thuyết trình kế hoạch

Tổ chức thực hiện, giám sát tiến độ và quản lý
Kiểm soát, giải quyết vấn đề phát sinh

Đánh giá về kết quả, tài chính
Tổng kết, rút kinh nghiệm

Bước 7: Tổng kết đánh giá


Bước 1: Tiếp nhận thông tin

WHY

WHO

HOW

QUY TẮC 5W – 1H
WHA
T

WHEN
WHERE


LỰA CHỌN 1 CHỦ ĐỀ
VÀ PHÂN TÍCH ĐỀ BÀI DỰ ÁN CỦA BẠN?

QUY TẮC 5W1H


Bước 2: Khảo sát địa điểm

Địa điểm có thể coi là 1 trong những vấn đề

đầu tiên để xây dựng kế hoạch cho sự kiện
của bạn. Cách tốt nhất để tìm được 1 địa
điểm thích hợp là bạn hãy đi và khảo sát

thực tế.


Không gian
địa điểm tổ chức

Kích thước,
thông số cụ thể

Giao thông
quanh địa điểm

Không gian trong nhà, ngoài trời.

Diện tích, kích thước, số lượng.

Đường di chuyển, khu vực gửi xe,

Sức chứa khán giả.

Các thống kê về chịu lực,...

giao thông quanh khu vực địa

Cơ sở vật chất, kết cấu đặc điểm,…

điểm tổ chức, cổng ra vào,…


Các vấn đề
liên quan đến setup

Hệ thống điện
tại địa điểm tổ chức

Các dịch vụ
có sẵn tại địa điểm

Check kỹ về việc “được phép”

Vị trí hệ thống, nguồn điện gì,

Hỏi thêm các dịch vụ khác

setup, lối di chuyển cho thiết bị,

những lưu ý an toàn,

như bể bơi, F&B, phục vụ, chi

thời gian setup…

hệ thống chuông báo,…

phí dọn dẹp,…


Bước 3. HÌNH THÀNH

Theme


CONCEPT LÀ GÌ?
Concept có thể hiểu là ý tưởng chủ đạo
xuyên suốt nội dung và hình thức của

một sự kiện. Nó mang một thông điệp
muốn truyền tải nhất định. Concept dẫn
dắt các ý tưởng nhỏ bám theo thành
một thể thống nhất. Các ý tưởng nhỏ
trong sự kiện bao gồm: ý tưởng về sân
khấu, âm thanh, ánh sáng, tiết mục,
trang trí, các hoạt động….


Nhận diện thương hiệu

Story telling


THEME
Theme được hiểu là màu sắc,
bố cục, phong cách… tạo nên
tổng thể “phần nhìn”, “phần
nghe” cho sự kiện.

Hình khối, màu sắc

Theme giúp làm nổi bật
concept và tăng cảm xúc trải
nghiệm cho khán giả tham dự.

Âm thanh

Cảm xúc

CÓ PHẢI
SỰ KIỆN NÀO CŨNG CÓ CONCEPT


Làm sao
để tạo ra Concept?


Brainstorm theo nhóm

Phương pháp
Brainstorm

Brainstorm cá nhân


Brainstorming

“

Là quá trình sáng tạo, đưa ra thật nhiều ý tưởng dù là ngớ ngẩn hay điên rồ. Các
thành viên trong nhóm (hoặc cá nhân) có thể tham gia trao đổi, phân tích, bình
luận một cách “kịch liệt” và “tự do” nhằm tìm ra giải pháp, ý tưởng tốt nhất,
hoàn thiện nhất.


Quy trình Brainstorm
Lập nhóm

Xác định vấn đề

Tìm keywords
Hình thành ý tưởng

- Lập nhóm từ 5-7 người

- Công ty, nhãn hàng nào?

-Lấy từ đề bài 5W-1H

-Có Leader, bao quát và

- Mục đích, mục tiêu sự kiện?

và insight KH mục tiêu

chốt được vấn đề

- Loại sự kiện gì?

- Kết hợp sáng tạo

- Có người ghi chép đầy

- Đối tượng là ai?

- Hình thành ý tưởng,

đủ để không bỏ sót ý kiến

- Thời gian địa điểm ở đâu?

concept sự kiện

nào

- Phong cách nổi bật?

- Budget và một số lưu ý khác?


Phương pháp hình thành sự sáng tạo

1

2

Quan sát những
điều mới mẻ, độc đáo
thường xuyên

Hãy nhìn kỹ lại những
điều bình thường mà
bạn thấy hàng ngày

3

4

Kết hợp nhiều ý tưởng
đã có để tạo ra
ý tưởng mới,

Đặt ý tưởng trong
những điều kiện khác
thường và đối nghịch