Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện vận dụng ERP tại Công ty TNHH Silk Việt Nam: thực trạng và giải pháp hoàn thện

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

HỒ MINH HẢI

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU
KIỆN VẬN DỤNG ERP TẠI CÔNG TY TNHH
SILK VIỆT NAM-THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
HOÀN THIỆN

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Tp. Hồ Chí Minh – Năm 2015


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

HỒ MINH HẢI

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU
KIỆN VẬN DỤNG ERP TẠI CÔNG TY TNHH
SILK VIỆT NAM-THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
HOÀN THIỆN
Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS VÕ VĂN NHỊ

Tp. Hồ Chí Minh – Năm 2015


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu “TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ
TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN VẬN DỤNG ERP TẠI CÔNG TY TNHH SILK
VIỆT NAM – THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN” là của riêng tôi,
dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Võ Văn Nhị. Đây là đề tài luận văn thạc sĩ kinh tế,
chuyên ngành Kế toán. Luận văn này chưa được ai công bố dưới bất cứ hình thức
nào.


MỤC LỤC
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Mục lục
Danh mục các chữ viết tắt
Danh mục các hình vẽ
Danh mục các sơ đồ
Danh mục các bảng biểu
Phần mở đầu
CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ERP VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC
KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP .....................................................................1
1.1. Tổng quan lý thuyết (cơ sở lý luận) về ERP .................................................1
1.1.1.

Định nghĩa ...........................................................................................1

1.1.2.

Quá trình hình thành và phát triển hệ thống ERP ...............................1

1.1.3.

Đặc điểm cơ bản của hệ thống ERP ....................................................3

1.1.4.

Lợi ích và hạn chế của ERP ................................................................5

1.1.5.

Phân loại phần mềm ERP ....................................................................7

1.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp ................................8
1.2.1.

Tổ chức thông tin đầu vào ...................................................................8

1.2.2.

Tổ chức hệ thống phân loại, xử lý thông tin .....................................11

1.2.3.

Tổ chức thông tin đầu ra....................................................................15

1.2.4.

Tổ chức bộ máy kế toán ....................................................................15

1.2.5.

Tổ chức đánh giá – lựa chọn và sử dụng phần mềm kế toán ............16

1.3. Tác động của ERP đến tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp ......18
1.3.1.

Tác động về quy trình và nội dung thông tin ....................................18

1.3.2.

Tác động đến kiểm soát và cung cấp thông tin .................................19

1.3.3.

Tác động đến bộ máy kế toán ............................................................21

KẾT LUẬN CHƯƠNG I ......................................................................................24
CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG ERP VÀ TÁC ĐỘNG CỦA ERP ĐẾN
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SILK VIỆT NAM ....25
2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Silk Việt Nam ...............................................25
2.1.1.

Lịch sử hình thành công ty TNHH Silk Việt Nam ............................25

2.1.2.

Chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu quản lý của công ty TNHH Silk

Việt Nam ...........................................................................................................25
2.1.3.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH Silk Việt Nam ...29

2.1.4.

Tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Silk Việt Nam .
...........................................................................................................32

2.2. Quá trình triển khai hệ thống SAP Business One B1 tại công ty TNHH Silk
Việt Nam ...............................................................................................................32
2.2.1.

Quá trình triển khai thực hiện SAP tại Công ty TNHH Silk Việt Nam
...........................................................................................................33

2.2.2.

Hệ thống SAP Bussiness One B1 ......................................................34

2.3. Phân hệ kế toán tài chính trong hệ thống SAP Business One B1 ...............39
2.3.1.

Phân hệ Kế toán Sổ Cái - General Ledger (FI-GL)...........................40

2.3.2.

Phân hệ kế toán Công nợ phải trả - Accounts Payable (FI-AP) ........41

2.3.3.

Phân hệ kế toán Công nợ phải thu (Accounts Receivable FI-AR)....41

2.3.4.

Phân hệ Kế toán TSCĐ - Asset Accounting (FI-AA) .......................42

2.3.5.

Mối quan hệ giữa phân hệ Kế toán tài chính với các phân hệ khác ..42

2.4. Phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Silk Việt
Nam sau khi áp dụng hệ thống SAP .....................................................................44
2.4.1.

Đặc điểm hoạt động của công ty .......................................................44

2.4.2.

Câu hỏi khảo sát ................................................................................45

2.4.3.

Phân tích ............................................................................................47

2.4.4.

Một số đánh giá .................................................................................57

KẾT LUẬN CHƯƠNG II .....................................................................................61
CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TRONG ĐIỀU KIỆN VẬN DỤNG HỆ THỐNG SAP BUSINESS ONE B1 TẠI
CÔNG TY TNHH SILK VIỆT NAM.......................................................................62
3.1. Quan điểm hoàn thiện ..................................................................................62
3.2. Giải pháp hoàn thiện ....................................................................................63
3.2.1.

Giải pháp về mặt công nghệ ..............................................................63

3.2.2.

Giải pháp về tính bảo mật của hệ thống ............................................64

3.2.3.

Giải pháp về tính kiểm soát của hệ thống .........................................65

3.2.4.

Giải pháp về quy trình .......................................................................68

3.2.5.

Giải pháp về chất lượng người làm kế toán ......................................69

3.2.6.

Giải pháp về xây dựng cơ cấu nhân sự của bộ phận kế toán tài chính ..
...........................................................................................................69

3.2.7.

Giải pháp về tổ chức kiểm tra kế toán ...............................................70


3.3. Một số kiến nghị ..........................................................................................71
3.3.1.

Đối với công ty TNHH Silk Việt Nam..............................................71

3.3.2.

Đối với công ty Vinasystem ..............................................................73

KẾT LUẬN CHƯƠNG III....................................................................................74
KẾT LUẬN ...............................................................................................................75
TÀI LIỆU THAM KHẢO


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Ý NGHĨA

CHỮ VIẾT TẮT
AA

Asset Accounting (Kế toán tài sản cố định)

AP

Accounts Payable (Công nợ phải trả)

AR

Accounts Receivable (Công nợ phải thu)

ERP

Enterprise Resource Planning (Hệ thống hoạch định nguồn lực
doanh nghiệp)

FI

Financial Accounting (Kế toán tài chính)

GL

General Ledger (Sổ cái)

MRP

MRP II
TSCĐ

Material Requirement Planning (Hoạch định nhu cầu nguyên vật
liệu)
Manufacturing Requirement Planning (Hoạch định nhu cầu sản
xuất)

Tài sản cố định


DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ
Hình 2.1: Các giai đoạn triển khai ứng dụng hệ thống ERP tại Công ty TNHH Silk
Việt Nam ...................................................................................................................33
Hình 2.2: SAP xây dựng nền tảng cho toàn bộ quy trình nghiệp vụ tại công ty ......35
Hình 2.3: Giao dịch được tự động kết sổ vào hệ thống sổ cái ..................................40
Hình 2.4: Phân hệ Kế toán tài sản cố định ................................................................42
Hình 2.5: Mô hình tích hợp giữa các phân hệ trong hệ thống SAP Business One B1
...................................................................................................................................44
Hình 2.6: Tính linh hoạt của hệ thống tài khoản .......................................................51
Hình 2.7: Chứng từ nhận hàng ..................................................................................52
Hình 2.8: Hóa đơn .....................................................................................................52
Hình 2.9: Chứng từ ban đầu ......................................................................................53
Hình 2.10: Chứng từ reserve .....................................................................................53


DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức công ty ..............................................................................29
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán..................................................................32


DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1: Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kinh doanh ..................................27
Bảng 2.2: Các chức năng cơ bản của SAP ................................................................35
Bảng 2.3: Hệ thống thiết bị để triển khai SAP ..........................................................38
Bảng 2.4: Kết quả khảo sát thực tế tại Doanh nghiệp ...............................................45

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong những năm trở lại đây, khái niệm ERP (Enterprise Resource Planning – Hệ
thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) đã trở nên ngày càng phổ biến không chỉ
trong giới công nghệ thông tin mà cả cộng đồng doanh nghiệp. Không ít tập đoàn,
nhà quản lý hàng đầu thế giới coi ERP là chìa khóa cho thành công của doanh
nghiệp. ERP cũng được giảng dạy như một môn học tại các trường đại học hàng
đầu về quản trị doanh nghiệp. Các công ty lớn của nước ta như Petrolimex,
Vinamilk, FPT… đều đã ứng dụng thành công hệ thống ERP vào trong công tác
quản lý của mình.
Trên thế giới có nhiều nghiên cứu về thực trạng tổ chức công tác kế toán trong môi
trường ứng dụng ERP, tuy nhiên ở Việt Nam các nghiên cứu này còn rất ít, đặc biệt
là những nghiên cứu tại một công ty cụ thể.
Từ tầm quan trọng của vấn đề, từ chỗ số lượng nghiên cứu về vấn đề này chưa
nhiều, cho nên em đã chọn đề tài “Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện vận
dụng ERP tại công ty TNHH Silk Việt Nam – Thực trạng và giải pháp hoàn thiện”
để thực hiện luận văn thạc sĩ của mình.
2. Tổng quan những nghiên cứu trước đây
2.1.

The impacts of Enterprise Resource Planning Systems on

accounting practice – The Australian experience (Ảnh hưởng của ERP
đến công tác kế toán – Kinh nghiệm của các công ty Úc).
Nguồn: Australian Accounting Review 10 No.3, trang 4-18, tháng 11 năm 2000.
Tác giả: Peter Booth, Zoltan Matolcsy và Bernhard Wieder.
Nội dung: Bài báo đã trình bày những ảnh hưởng của hệ thống hoạch định nguồn
lực doanh nghiệp (ERP) đến công tác kế toán như sau:

-

Ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin: hệ thống ERP cung cấp thông tin tốt
hơn những phần mềm khác hoạt động một cách riêng rẽ, độc lập nhau.

-

Ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống thông tin: hỗ trợ hoạch định chiến lược
tổng thể/ra quyết định, lập kế hoạch/ra quyết định, báo cáo thông tin tổng
quát, bố cục linh hoạt và hiệu quả. ERP còn hỗ trợ cho việc xử lí các giao
dịch, báo cáo, hỗ trợ ra quyết định cho bộ phận tài chính, kế toán.

-

Ảnh hưởng đến công tác kế toán: ERP giúp ích cho việc tích hợp và tiếp cận
thông tin. Vì thế, công tác kế toán được hỗ trợ và trở nên đơn giản, nhanh
gọn hơn nhiều.

2.2.

Accounting Benefits and Satisfaction in an ERP Environment

(Lợi ích kế toán và sự hài lòng trong môi trường ERP).
Nguồn: International Journal of Accounting Information Systems, Volume 14, Issue
3, trang 209-234, tháng 9 năm 2013.
Tác giả: Alexandra Kanellou và Charalambos Spathis (Aristotle University of
Thessaloniki, Department of Economics, Division of Business Administration,
Thessaloniki, Greece).
Nội dung: Trong hơn một thập kỉ qua, nhiều công ty trên thế giới đã bắt đầu áp
dụng hệ thống ERP vào trong công tác quản lý của mình. Nghiên cứu này đã tìm

hiểu tác động của hệ thống ERP đến thông tin và công tác kế toán thông qua khảo
sát các kế toán viên và các chuyên gia công nghệ thông tin. Kết quả cho thấy lợi ích
kế toán bắt nguồn từ hệ thống ERP, giúp cho người sử dụng ERP cảm thấy hài lòng.
Nghiên cứu xác định các lợi ích kế toán có ảnh hưởng đến mức độ hài lòng của
người sử dụng ERP là: lợi ích kế toán về công nghệ thông tin, về hoạt động, về tổ
chức kế toán, về kế toán quản trị và về chi phí. Tuy nhiên, nghiên cứu cũng có một
số hạn chế tồn tại là chỉ điều tra tại các công ty của Hy Lạp, số lượng kế toán viên
tham gia nghiên cứu nhiều hơn những chuyên gia công nghệ thông tin. Vì thế, cần


có hướng nghiên cứu sâu hơn về sự ảnh hưởng tích cực và tiêu cực của hệ thống
ERP, sự tương tác của những ảnh hưởng trên đến sự hài lòng của người dùng ERP.
2.3.

Enterprise resource planning systems’s impact on accounting

processes (Tác động của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
ERP đến quy trình kế toán)
Nguồn: Business Process Management Journal, Vol. 10, Iss: 2, trang 234 – 247,
năm 2005.
Tác giả: Charalambos Spathis (Aristotle’s University of Thessaloniki, Thessaloniki,
Greece) và Sylvia Constantinides (University of Nottingham, Nottingham, UK).
Nội dung: Spathis và Constantides đã thực hiện điều tra 26 doanh nghiệp với các
loại hình công nghiệp (chiếm 50%), thương mại (31%), còn lại là doanh nghiệp dịch
vụ và các loại hình doanh nghiệp khác tại Hy Lạp và kết quả cho thấy các phương
pháp và xử lý kế toán được sử dụng nhiều hơn sau khi áp dụng ERP như: Hỗ trợ các
quản lý phi tài chính (18/26 doanh nghiệp, 69%); Phân tích lợi nhuận theo hoạt
động kinh doanh hoặc vùng hoạt động (17/26 doanh nghiệp, 66%); Phân tích lợi
nhuận theo đơn vị sản phẩm (15/26, 58%); Phân tích tỷ số tài chính (14/26, 54%);
Kiểm soát tiền (13/26, 50%); Xây dựng kế hoạch chính (13/26, 50%); Trung tâm lợi

nhuận (13/26, 50%); Quản lý chi phí tiêu hao (13/26, 50%); Phân tích lợi nhuận
theo khách hàng (12/26; 46%); Phân tích chi phí theo vốn đầu tư (10/26, 39%);
ABC (7/26, 27%); Chi phí theo mục tiêu (5/26, 19%); Chi phí theo biến phí, định
phí (5/26, 19%).
2.4.

Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông

tin kế toán trong môi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực
doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp Việt Nam
Nguồn: Luận án tiến sĩ năm 2012.
Tác giả: Nguyễn Bích Liên
Nội dung:


-

ERP ảnh hưởng tác động tăng chất lượng hữu hiệu, hiệu quả, sẵn sàng và tin
cậy của thông tin, cụ thể là tăng tính chính xác, kịp thời, có thực, đầy đủ và
phù hợp của chất lượng thông tin kế toán. Tuy nhiên, bên cạnh đó, nó lại có
khả năng làm giảm sút chất lượng tin cậy thông tin: về tính chính xác và
kiểm soát nếu người quản lý quá lạm dụng khả năng can thiệp của mình vào
các hoạt động xử lý điều chỉnh khóa sổ cuối kỳ kế toán.

-

Quan điểm của 3 nhóm: người tư vấn, triển khai ERP; doanh nghiệp sử dụng
ERP; và nhóm người nghiên cứu giảng dạy ERP về các nhân tố ảnh hưởng
chất lượng thông tin kế toán là khác nhau.

-

Có 13 nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán trong môi trường
ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam.

2.5.

Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của ERP đến tổ chức hệ

thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam
Nguồn: Luận văn thạc sĩ năm 2011.
Tác giả: Trần Thanh Thúy
Nội dung: Qua nghiên cứu cho thấy, khuynh hướng ứng dụng ERP được quan tâm
chủ yếu ở các doanh nghiệp có quy mô lớn và các doanh nghiệp này thường lựa
chọn giải pháp ERP nước ngoài. Các giải pháp ERP Việt Nam chiếm ưu thế đối với
các doanh nghiệp quy mô vừa. Một số lượng lớn các doanh nghiệp có quy mô nhỏ
chưa có sự hiểu biết về ERP và cũng chưa có một nhu cầu quan tâm đến công cụ
này. Nhìn chung, ở các doanh nghiệp đã ứng dụng ERP, sự tác động của ERP đến tổ
chức hệ thống thông tin kế toán là cao.
Tóm lại: Qua những bài nghiên cứu ở các công ty của Úc, Hy Lạp và Việt Nam,
các tác giả đều cho thấy việc ứng dụng hệ thống ERP sẽ đem lại những lợi ích to
lớn cho doanh nghiệp nói chung và bộ phận kế toán nói riêng, tạo nên sự hài lòng
đối với người sử dụng. Ở Việt Nam, ERP thường được ứng dụng thành công ở các
công ty lớn (sử dụng phần mềm nước ngoài), các công ty vừa sử dụng phần mềm


trong nước còn ở các công ty nhỏ chưa có sự hiểu biết hoặc quan tâm đến công cụ
này.
Việc ứng dụng ERP là cần thiết cho sự phát triển của một doanh nghiệp, là xu
hướng của thời đại. Như vậy với một công ty cụ thể đã ứng dụng thành công hệ

thống ERP thì hệ thống ERP đã ảnh hưởng như thế nào đến thực trạng tổ chức công
tác kế toán tại công ty đó? Còn những hạn chế gì của hệ thống cần phải khắc phục?
3. Mục tiêu nghiên cứu
-

Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện vận dụng hệ
thống SAP Business One B1 tại Công ty TNHH SILK Việt Nam.

-

Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều
kiện ứng dụng hệ thống SAP Business One B1 tại công ty TNHH SILK Việt
Nam.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
-

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tổ chức công tác kế toán trong hệ thống
SAP Business One B1 được áp dụng tại công ty TNHH Silk Việt Nam.

-

Phạm vi nghiên cứu của đề tài là Công ty TNHH Silk Việt Nam.

5. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp định tính, cụ thể là khảo sát, phân tích, tổng hợp và so sánh đối chiếu
được sử dụng trong suốt quá trình nghiên cứu của luận văn.
Nguồn tài liệu cho việc nghiên cứu đề tài chủ yếu là thông tin từ khảo sát thực tế ở
Doanh nghiệp. Bên cạnh đó là sách, tạp chí, báo cáo khoa học và một số website có
uy tín trên internet.

6. Những đóng góp mới của đề tài
 Về mặt lý luận:


Đề tài đã hệ thống hóa những kiến thức nền tảng và có căn cứ về hệ thông ERP, về
tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp.
 Về mặt thực tiễn:
Thứ nhất, từ kết quả nghiên cứu và khảo sát thực tế, đề tài đã làm rõ thực trạng tổ
chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng hệ thống quản lý nguồn lực doanh
nghiệp (ERP) tại Công ty TNHH SILK Việt Nam.
Thứ hai, kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ là một tham khảo hữu ích giúp cho ban
lãnh đạo công ty hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong môi trường ứng dụng
ERP từ đó giúp cho bộ phận kế toán tài chính hoạt động hiệu quả hơn.
7. Kết cấu của đề tài
Đề tài gồm 3 chương như sau:
-

Chương 1: Một số vấn đề chung về ERP và tổ chức công tác kế toán trong
Doanh nghiệp.

-

Chương 2: Tình hình ứng dụng ERP và tác động của ERP đến tổ chức công
tác kế toán tại Công ty TNHH SILK Việt Nam.

-

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong hệ thống SAP
Business One B1 tại công ty TNHH SILK Việt Nam.

-1-

CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ERP VÀ TỔ CHỨC CÔNG
TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.

Tổng quan lý thuyết (cơ sở lý luận) về ERP

1.1.1.

Định nghĩa

Có nhiều định nghĩa khác nhau về ERP, tùy theo quan điểm tiếp cận.
Đứng ở góc độ quản lý, ERP là “một giải pháp quản lý và tổ chức dựa trên nền tảng
kỹ thuật thông tin đối với những thách thức do môi trường tạo ra” (Laudon and
Laudon, 1995). Hệ thống ERP là một phương thức quản lý dùng giải pháp kỹ thuật
và tổ chức để giúp doanh nghiệp gia tăng và làm gọn nhẹ một cách hiệu quả xử lý
kinh doanh nội bộ vì nó đòi hỏi phải tái cấu trúc quy trình hoạt động kinh doanh và
tổ chức doanh nghiệp cũng như thay đổi phong cách quản lý doanh nghiệp, nghĩa là
nó tác động thay đổi quy trình quản lý, ảnh hưởng cả chiến lược, tổ chức và văn hóa
của doanh nghiệp.
Theo quan điểm hệ thống thông tin, hệ thống ERP là các gói phần mềm cho phép
doanh nghiệp tự động và tích hợp phần lớn các xử lý kinh doanh, chia sẻ dữ liệu
chung cho các hoạt động toàn doanh nghiệp, tạo ra và cho phép truy cập thông tin
trong môi trường thời gian thực (Marnewick and Labuschagne, 2005).
(Nguyễn Bích Liên, 2012, trang 14-15)
1.1.2.

Quá trình hình thành và phát triển hệ thống ERP

Vào những năm 1960, hệ thống phần mềm đặt hàng (Reoder Point System) ra đời
đáp ứng yêu cầu quản lý hàng tồn kho nhằm xác định yêu cầu bổ sung hàng tồn
kho; quản lý việc đặt hàng tồn kho và cũng như việc sử dụng hàng trong kho và báo
cáo hàng tồn kho.
Những năm 1970, phần mềm hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) giúp
doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất và mua nguyên vật liệu về mặt thời gian, nhu
cầu. Đây là cách tiếp cận lập kế hoạch dựa trên nhu cầu. Lợi ích của MRP giúp


-2-

doanh nghiệp giảm mức dự trữ hàng tồn kho, gia tăng dịch vụ khách hàng, tăng tính
hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.
Những năm 1980, phần mềm hoạch định sản xuất (MRP II) được phát triển từ
MRP. Mục tiêu chính của MRP II là tích hợp các chức năng chủ yếu như sản xuất,
marketing và tài chính với các chức năng khác như nhân sự, kỹ thuật và mua hàng
vào hệ thống lập kế hoạch để gia tăng hiệu quả cho doanh nghiệp sản xuất. MRP II
đã bổ sung thêm việc quy hoạch năng lực và xây dựng lịch trình cũng như đôn đốc,
giám sát việc thực hiện kế hoạch sản xuất.
Giữa những năm 1990 là giai đoạn chín muồi của hệ thống phần mềm lập kế hoạch
nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống đã tích hợp các hoạt động kinh doanh của nhiều
vùng hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp thành một hệ thống chung với một cơ sở
dữ liệu chung. Nó bao gồm các phân hệ cơ bản nhằm hỗ trợ các hoạt động
marketing, tài chính, kế toán, sản xuất và quản trị nguồn nhân lực.
Trong khi MRP II chỉ tập trung chủ yếu vào lập kế hoạch và lịch trình cho các
nguồn lực nội bộ doanh nghiệp thì ERP hướng tới lập kế hoạch và lịch trình tới cả
người cung cấp nguồn lực cho doanh nghiệp trên cơ sở lập kế hoạch nhu cầu và lịch
trình khách hàng một cách năng động. Đây chính là điểm khác nhau cơ bản giữa
MRP II và ERP.

Từ sau năm 2000, cùng với sự phát triển của thương mại điện tử, một thế hệ mới
của ERP còn gọi ERP II, là phần mềm cho phép doanh nghiệp trao đổi thông tin và
hoạt động xử lý qua mạng cũng như cho các đối tượng bên ngoài truy cập vào hệ
thống cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp.
Như vậy hệ thống ERP được hình thành và phát triển từ những hệ thống quản lý và
kiểm soát kinh doanh hay nói cách khác là từ các phương pháp quản lý kinh doanh.
Sự phát triển của ERP cũng gắn đồng thời với sự phát triển của công nghệ máy tính,
từ những giai đoạn phần mềm được chạy trên những máy tính lớn, sau đó trên các


-3-

máy tính PC với giải pháp khách chủ và hiện nay là thời kỳ mạng Internet cho các
xử lý kinh doanh điện tử.
(Nguyễn Bích Liên, 2012, trang 13-14)
1.1.3.

Đặc điểm cơ bản của hệ thống ERP

Nói tới hệ thống ERP, người ta nói tới hệ thống quản lý với sự hỗ trợ của công nghệ
thông tin. Một hệ thống ERP bao gồm các thành phần cơ bản sau:
-

Quy trình quản lý: Đây là quy trình thực hiện và xử lý các hoạt động kinh tế
trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh.

-

Phần mềm xử lý là phần mềm ERP.

-

Hệ thống thiết bị là hệ thống gồm các máy tính đơn lẻ nối với nhau thành
một hệ thống mạng và hệ thống truyền thông nội bộ.

-

Cơ sở dữ liệu toàn doanh nghiệp là tất cả các dữ liệu của toàn bộ doanh
nghiệp được lưu trữ chung.

-

Con người tham gia trong quy trình xử lý của hệ thống ERP.

Tất cả các thành phần cơ bản này trong hệ thống ERP kết hợp với nhau, cùng hoạt
động theo một nguyên tắc nhất định theo những đặc điểm sau:
-

Tính phân hệ và tích hợp. Phần mềm ERP là tích hợp nhiều phân hệ để xử
lý các hoạt động kinh doanh, chia sẻ và chuyển thông tin thông qua một cơ
sở dữ liệu chung mà các phân hệ này đều có thể truy cập được. Ở mức độ cơ
bản, một phần mềm ERP thường bao gồm các phân hệ để xử lý hoạt động
như sau: (theo Marnewick and Labuschagne, 2005)
o Tài chính, kế toán.
o Nguồn nhân lực.
o Lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất.


-4-

o Quản trị chuỗi cung ứng.
o Quản trị quan hệ người cung cấp.
o Quản trị quan hệ với khách hàng.
o Thông minh kinh doanh.
-

Cơ sở dữ liệu quản lý tập trung và chia sẻ thông tin. Tất cả các dữ liệu
của các phân hệ tích hợp được quản lý tập trung và tổ chức theo kiểu hệ quản
trị cơ sở dữ liệu (database management system). Các phân hệ đều có thể truy
cập và sử dụng chung nguồn dữ liệu này.

-

Hoạch định toàn bộ nguồn lực của Doanh nghiệp. Nguồn lực của Doanh
nghiệp có thể chia thành 3 loại chính là tài chính, nhân lực và vật lực. Liên
quan tới một nguồn lực sẽ có nhiều bộ phận tham gia từ khi yêu cầu, hình
thành cho tới khi sử dụng và thông tin về chúng được luân chuyển qua các bộ
phận trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh.

-

ERP ghi nhận và xử lý thông tin theo quy trình hoạt động kinh doanh.
Hệ thống ERP ghi nhận và xử lý thông tin theo nguyên tắc: nếu bước hoạt
động trước chưa được ghi nhận dữ liệu vào hệ thống thì sẽ không có căn cứ
để hệ thống cho phép bước hoạt động sau thực hiện.

-

ERP tạo những thay đổi xử lý kinh doanh hay tái cấu trúc quản lý và
quy trình kinh doanh. Đây là hệ quả của đặc điểm xử lý kinh doanh theo

quy trình. Muốn ứng dụng ERP thì điều rất quan trọng là chuỗi quy trình
hoạt động kinh doanh gồm xử lý quản lý (xét duyệt, ra quyết định); xử lý
hoạt động (thực hiện hoạt động theo xét duyệt); và xử lý thông tin (thu thập
và xử lý dữ liệu về xét duyệt và thực hiện hoạt động) phải được xây dựng
thành quy trình hoàn chỉnh và ổn định.

(Nguyễn Bích Liên, 2012, trang 15-19)


-5-

1.1.4.

Lợi ích và hạn chế của ERP

1.1.4.1.

Lợi ích

-

Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy

ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có
thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin. Nếu không có hệ thống
ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin
cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty. Với
hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng
một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực. Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung
các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân

hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Hơn nữa, hệ thống
ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày, mà còn
nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng.
-

Công tác kế toán chính xác hơn

Phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà
nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công. Phần mềm kế toán cũng
giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính
chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phần mềm kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ
trợ cho việc ứng dụng các quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất
lượng.
-

Cải tiến quản lý hàng tồn kho

Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi
hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm
nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất.
-

Tăng hiệu quả sản xuất


-6-

Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận
dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất.
-

Quản lý nhân sự hiệu quả hơn

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý
nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai
sót và gian lận trong hệ thống tính lương.
-

Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn

Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh
để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề
liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty.
1.1.4.2.
-

Hạn chế của ERP

Việc ứng dụng ERP thường đem lại lợi ích cho các Doanh nghiệp lớn nhiều
hơn và gây một số hạn chế đối với Doanh nghiệp quy mô nhỏ như chi phí
cho ERP quá lớn, thời gian thực hiện dự án lâu dài (từ 2-5 năm) và đòi hỏi
Doanh nghiệp chuẩn bị đủ các điều kiện về công nghệ, về huấn luyện khả
năng quản lý và thay đổi văn hóa Doanh nghiệp nên nhiều khi ứng dụng ERP
làm xáo trộn và thậm chí gây lỗ, thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp

-

Một khó khăn khác liên quan tới ứng dụng ERP là chưa có một chuẩn đầy đủ
cho các phần mềm ERP. Tùy nhà cung cấp, các phân hệ của ERP có thể thay
đổi và do đó sẽ có những khó khăn khi tích hợp các ứng dụng khác nhau của

các nhà cung cấp khác nhau.

-

Một khó khăn nổi bật khác của việc ứng dụng ERP là sự không phù hợp hay
nói cách khác là khoảng cách giữa các chức năng được cung cấp bởi phần
mềm ERP và yêu cầu của tổ chức sử dụng ERP về các vấn đề tổ chức dữ
liệu, xử lý và nội dung cũng như hình thức thông tin.


-7-

-

Khó khăn khác cũng rất quan trọng trong việc thực hiện ERP là tỷ lệ giữa tái
cấu trúc doanh nghiệp và mục tiêu tùy chỉnh (sửa chữa theo yêu cầu khách
hàng). Không phải quy trình xử lý và kinh doanh nào của ERP viết sẵn cũng
phù hợp với Doanh nghiệp sử dụng nó. Tuy vậy, nếu việc sửa chữa theo yêu
cầu tùy chỉnh sẽ mất rất nhiều thời gian, chi phí và thậm chí làm mất luôn
mục tiêu ban đầu của phần mềm ERP là nâng cao chất lượng cho xử lý kinh
doanh.

-

Ngoài ra trong môi trường ERP, người sử dụng có thể lợi dụng kỹ thuật công
nghệ cao để thực hiện các hoạt động gian lận đối với thông tin, với tài sản
của doanh nghiệp.

(Nguyễn Bích Liên, 2012, trang 23-24)
1.1.5.

Phân loại phần mềm ERP

Các loại phần mềm ERP như sau:
-

Phần mềm đặt hàng do một nhóm lập trình viên trong nước viết.

Đây là trường hợp một công ty yêu cầu một nhóm lập trình viên trong công ty hoặc
thuê một nhóm lập trình viên nhỏ bên ngoài viết một phần mềm ERP theo yêu cầu
riêng của công ty.
-

Phần mềm đặt hàng do một công ty trong nước viết.

Đây là loại phần mềm ERP được một công ty phần mềm trong nước thiết kế theo
đơn đặt hàng nhằm đáp ứng một số yêu cầu cụ thể của công ty khách hàng.
-

Phần mềm kế toán/ERP thiết kế sẵn do các công ty trong nước phát triển.

Nhóm này bao gồm các phần mềm kế toán được thiết kế sẵn do các công ty trong
nước phát triển và đã được nhiều khách hàng sử dụng ở Việt Nam, ví dụ như
LacViet’s AccNet 2000, MISA-AD 5.0, Fast Accounting 2003... Ngoài phân hệ kế
toán, một số các công ty phần mềm trong nước cũng đã phát triển một vài phân hệ


-8-

ERP khác nhưng thường họ không phát triển đầy đủ tất cả các phân hệ ERP mà các

nhà cung cấp nước ngoài thường có.
-

Phần mềm kế toán/ERP nước ngoài cấp thấp

Các phần mềm này là các phần mềm kế toán nước ngoài được bán trên thế giới và
được thiết kế dành cho các doanh nghiệp nhỏ do gia đình làm chủ và chỉ hoạt động
ở một địa điểm. Những phần mềm này thường không hỗ trợ các phân hệ được thêm
vào nhưng chúng có thể có hiệu quả cao cho các hoạt động kế toán đơn giản.
-

Phần mềm kế toán/ERP nước ngoài cấp trung bình

Các phần mềm này bao gồm các phần mềm được bán trên thế giới và được thiết kế
dành cho các công ty nhỏ và vừa. Các phần mềm này hỗ trợ hầu hết các quy trình
hoạt động kinh doanh. Ví dụ bao gồm: SunSystems, Exact Globe 2000…
-

Phần mềm kế toán/ERP nước ngoài cấp cao

Bao gồm các phần mềm ERP được bán trên thế giới và được thiết kế dành cho các
công ty đa quốc gia có nhiều địa điểm hoạt động, nhiều chi nhánh và nhiều người sử
dụng cùng lúc. Ví dụ bao gồm: Oracle Financials, SAP, và PeopleSoft.
1.2.

Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc xác định những công việc,
những nội dung mà kế toán phải thực hiện hay phải tham mưu cho các bộ phận
phòng ban khác thực hiện, nhằm hình thành một hệ thống kế toán đáp ứng được các

yêu cầu của doanh nghiệp.
(Sách: Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp – Nhà xuất bản Phương Đông)
1.2.1.

Tổ chức thông tin đầu vào

1.2.1.1.

Tổ chức thu thập dữ liệu

Các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động phải thu thập các dữ liệu đầu vào phục
vụ cho quá trình xử lý kế toán, tuy nhiên dữ liệu đầu vào ở các doanh nghiệp thì tùy