Hoàn thiện hệ thống kế toán để phục vụ công tác kiểm toán các khoản chi hoạt động trong đơn vị hành chính - Trường hợp phòng giáo dục huyện Mộc Hóa

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
BỘ GIÁO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
--------

VÕ THỊ XUYẾN

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TOÁN ĐỂ PHỤC VỤ
CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CÁC KHOẢN CHI HOẠT
ĐỘNG TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH – TRƯỜNG
HỢP PHÒNG GIÁO DỤC HUYỆN MỘC HÓA

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Tp.Hồ Chí Minh – Năm 2014


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
BỘ GIÁO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
--------

VÕ THỊ XUYẾN

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TOÁN ĐỂ PHỤC VỤ
CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CÁC KHOẢN CHI HOẠT
ĐỘNG TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH – TRƯỜNG
HỢP PHÒNG GIÁO DỤC HUYỆN MỘC HÓA
CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN

MÃ SỐ

: 60340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. TRẦN VĂN THẢO

TP.Hồ Chí Minh – Năm 2014


LỜI CAM ĐOAN
Luận văn với đề tài “Hoàn thiện hệ thống kế toán để phục vụ cho công tác
kiểm soát các khoản chi hoạt động trong đơn vị hành chính – Trường hợp phòng
giáo dục huyện Mộc Hóa” là do tôi thực hiện. Các thông tin trình bày trong luận
văn được thu thập thực tế từ phía Phòng giáo dục. Tôi xin chịu trách nhiệm về lời
cam đoan của mình.
TP.Hồ Chí Minh, ngày…..tháng……năm 2014
Tác giả

Võ Thị Xuyến


MỤC LỤC
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Mục lục
Danh sách các chữ viết tắt, ký hiệu
Danh mục các bảng biểu

Danh mục phụ lục
PHẦN MỞ ĐẦU .......................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài........................................................................... 1
2. Tổng hợp các nghiên cứu liên quan ........................................................ 2
3. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................ 3
4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu ........................................ 3
5. Phương pháp nghiên cứu ......................................................................... 3
6. Đóng góp thực tiễn của đề tài .................................................................. 4
7. Kết cấu luận văn ...................................................................................... 4
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT KẾ TOÁN CÁC KHOẢN CHI
HOẠT ĐỘNG TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH ................................... 5
1.1 Tổng quan về kế toán ................................................................................
1.1.1 Kế toán và hệ thống kế toán.................................................... 5
1.1.2 Nhiệm vụ kế toán và yêu cầu kế toán trong đơn vị hành chính
............................................................................................... 12
1.2 Tổng quan về đơn vị hành chính trong ngành giáo dục ...................... 13
1.2.1 Khái niệm về đơn vị hành chính ........................................... 13
1.2.2 Đặc điểm hoạt động của đơn vị hành chính trong ngành giáo
dục ......................................................................................... 14
1.3 Chi hoạt động trong ngàng giáo dục và nguyên tắc kế toán ................. 20
1.3.1 Khái niệm chi hoạt động ....................................................... 20
1.3.2 Nội dung và phân loại các khoản chi hoạt động trong ngành
giáo dục theo mục lục ngân sách nhà nước .......................... 21


1.3.3 Nguyên tắc kế toán các khoản chi hoạt động ...................... 24
1.4 Kiểm soát các khoản chi hoạt động trong đơn vị hành chính ngành giáo
dục ............................................................................................................... 25
1.4.1 Tổng quan quy trình lập kế hoạch và kiểm soát ................... 25
1.4.2 Lập dự toán chi hoạt động .................................................... 26

1.4.3 Kiểm soát chi hoạt động trong đơn vị hành chính ................ 27
1.4.4 Đáng giá thành quả kiểm soát chi hoạt động ........................ 30
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1.......................................................................... 32
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÁC KHOẢN CHI HOẠT
ĐỘNG TẠI PHÓNG GIÁO DỤC HUYỆN MỘC HOÁ ....................... 33
2.1 Tổng quan về Phòng giáo dục huyện Mộc Hoá ................................... 33
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của phòng giáo dục huyện
Mộc Hoá ................................................................................ 33
2.1.2 Đặc điểm hoạt động của phòng giáo dục huyện Mộc Hoá ... 34
2.1.3 Chế độ quản lý tài chính ....................................................... 39
2.1.4 Công tác tổ chức kế toán ....................................................... 39
2.2 Thực trạng công tác kế toán để phục vụ cho công tác kiểm soát các
khoản chi hoạt động tại phòng Giáo dục huyện Mộc Hoá .................. 42
2.2.1 Công tác xây dựng dự toán chi hoạt động ............................ 42
2.2.2 Đo lường thành quả thực hiện kiểm soát các khoản chi hoạt
động....................................................................................... 44
2.2.3 Kiểm soát tình hình thực hiện,dự toán chi hoạt động ........... 47
2.3 Những tồn tại trong việc lập dự toán, kiểm soát và đo lường thành quả .
kiểm soát chi hoạt động ....................................................................... 49
2.3.1 Tồn tại trong việc lập dự toán ............................................... 49
2.3.2 Tồn tại trong đo lường thành quả ......................................... 50
2.3.3 Tồn tại trong việc kiểm soát chi hoạt động .......................... 52
2.3.4 Nguyên nhân của những tồn tại ............................................ 53
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2.......................................................................... 55


CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TOÁN ĐỂ PHỤC VỤ
CÔNG TÁC KIẾM SOÁT CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG TRONG
KHU VỰC HÀNH CHÍNH -

TRƯỜNG HỢP PHÒNG GIÁO DỤC

HUYỆN MỘC HOÁ ................................................................................. 56
3.1 Quan điểm khi hoàn thiện hệ thống kế toán tại phòng Giáo dục huyện
Mộc Hoá............................................................................................... 56
3.2 Định hướng nội dung hoàn thiện hệ thống kế toán tại Phòng Giáo dục
huyện Mộc Hoá .................................................................................... 57
3.2.1 Vấn đề lập dự toán chi hoạt động ......................................... 57
3.2.2 Vấn đề đo lường thành quả ................................................... 61
3.2.3 Vấn đề kiểm soát chi hoạt động ........................................... 63
3.3 Các giải pháp hỗ trợ thực hiện nội dung hoàn thiện hệ thống kế toán tại
Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa ......................................................... 65
3.3.1 Xây dựng mô hình bộ máy kế toán kết hợp giữa kế toán tài
chính và kế toán quản trị ....................................................... 65
3.3.2 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán...................................... 67
3.3.3 Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán, sổ kế toán .................. 67
3.3.4 Đối với Bộ tài chính ............................................................. 69
3.3.5 Đối với Phòng Giáo dục và đào tạo huyện Mộc Hóa ........... 69
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3.......................................................................... 71
KẾT LUẬN ................................................................................................ 72
Tài liệu tham khảo
Phụ lục


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
KTQT:

Kế toán quản trị

TT:

Thông tư

BTC:

Bộ tài chính

UBND:

Ủy ban nhân dân

BGDDT:

Bộ Giáo Dục và đào tạo

BNV:

Bộ nội vụ

BHXH:

Bảo hiểm xã hội

BHYT:

Bảo hiểm y tế

KPCĐ:

Kinh phí công đoàn

BHTN:

Bảo hiểm thất nghiệp

TSCĐ:

Tài sản cố định

KT-XH:

Kinh tế -xã hội

TNCS:

Thanh niên cộng sản

CCB:

Cựu chiến binh

LHPN:

Liên hiệp phụ nữ

TK:

Tài khoản

QHNS:

Quy hoạch ngân sách

NĐ:

Nghị định

CP:

Chính phủ

HS:

Học sinh

QĐ:

Quyết định

KBNN:

Kho bạc nhà nước

HCSN:

Hành chính sự nghiệp

NSNN:

Ngân sách nhà nước

THCS:

Trung học cơ sở

THPT:

Trung học phổ thông

GDTX:

Giáo dục thường xuyên

GV:

Giáo viên


CVP:

Chi phí –sản lượng – lợi nhuận

MC:

Chi phí biên

MR:

Doanh thu biên

DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1 Phân tích biến động chi phí của đơn vị ........................................... 47
Bảng 2.2 Tổng kết công tác giáo dục tại huyện Mộc Hóa ........................... 51
Bảng 3.1 Dự toán chi năm học 2012 – 2013 ................................................ 58
Bảng 3.2 Bảng đo lường chỉ tiêu hiệu .......................................................... 62
Bảng 3.3 quả Định mức chi phí được xây dựng tại Phòng giáo dục huyện Mộc
Hóa ................................................................................................................ 65
Bảng 3.4 Bảng chi tiết chi hoạt động đề nghị của từng bộ phậncho Phòng Giáo
dục huyện Mộc Hoá ....................................................................................... 68
Bảng 3.5 Bảng chi tiết các khoản chi hoạt động phát sinh giữa thực tế so với kế
hoạch và định mức đề nghị cho Phòng Giáo dục huyện Mộc Hoá ............... 68
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ1.1 Quy trình lập kế hoạch và kiểm soát chi hoạt động .......................... 27
Sơ đồ 1.2 Quá trình kiểm soát chi phí ............................................................... 31
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của Phòng Giáo dục huyện MộcHoá ...................... 36
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ phòng kế toán ......................................................................... 42
Sơ đồ 3.1 Trình tự lập dự toán ngân sách.......................................................... 60
Sơ đồ 3.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa ......... 66


DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC
Phụ lục 01: Thông tư liên tịch số 47/2011/TTLT-BGD ĐT-BNV ngày
19/10/2011
Phụ lục 02: Danh sách trường học thuộc quản lý của Phòng Giáo Dục huyện
Mộc Hoá
Phụ lục 03: Nội dung xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế quản lý và sử
dụng tài sản công 2013-Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa
Phụ lục 04: Dự toán kinh phí năm 2013
Phụ lục 05: Dự toán kinh phí quý II/2013

Phụ lục 06: Phỏng vấn đánh giá bộ phận
Phụ lục 07: Bảng câu hỏi phỏng vấn


1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết của đề tài
Kế toán là công cụ phục vụ cho công tác quản lý điều hành và kiểm soát hoạt
động kinh tế tài chính. Hệ thống kế toán cần phải được tổ chức chặt chẽ, phù hợp
và phải bao gồm những bộ phận cấu thành cần thiết cho mối quan hệ tương quan
lẫn nhau để hệ thống kế toán vận hành một cách trôi chảy và hợp lý. Những bộ
phận này hình thành và hoạt động theo những quy định chung của nhà nước vừa
theo quy định cụ thể của đơn vị kế toán để phù hợp với các đặc điểm hoạt động
và yêu cầu quản lý.
Là thành viên chính thức của WTO, Việt Nam thực sự hội nhập vào thị
trường quốc tế. Hệ thống giáo dục Việt Nam đang chuyển mình vươn lên phát
triển trong tầm cao mới. Hệ thống giáo dục tác động trực tiếp tới đời sống, ý thức
của mỗi người dân, giúp cho nhận thức ngày càng tiến bộ, được đổi mới hơn.
Chính vì vậy Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa cũng góp một phần không nhỏ
vào quá trình phát triển giáo dục chung của tỉnh nhà. Để thích nghi với yêu cầu
trong thời kỳ đổi mới, Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa đã không ngừng đổi mới
công tác quản lý, trong đó có công tác quản lý tài chính. Tuy nhiên, để chủ động
chi tiêu trong nguồn tài chính hiện có, đơn vị cần triệt để kiểm soát các khoản chi
chưa thực sự cần thiết đưa ra những thông tin quan trọng cho các nhà quản lý
trong việc hoạch định, tổ chức thực hiện, kiểm soát, đánh giá và ra quyết định.
Đặc biệt, sau khi nghị định 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 và nghị định
117/2013/NĐ-CP ngày 07/10/2013 của chính phủ về việc giao quyền tự chủ, tự
chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với các đơn vị hành
chính ra đời, đề tài “Hoàn thiện hệ thống kế toán để phục vụ cho công tác kiểm

soát các khoản chi hoạt động trong đơn vị hành chính – Trường hợp phòng
giáo dục huyện Mộc Hóa” là một vấn đề mang tính cần thiết cả về lý luận lẫn
thực tiễn giai đoạn hiện nay.


2

2. Tổng hợp các nghiên cứu liên quan
-

Đề tài: “Định hướng cho việc hợp nhất chế độ kế toán doanh nghiệp và

hành chính sự nghiệp”, Đề tài nghiên cứu khoa học của tác giả PGS.TS Võ Văn
Nhị, 2009.Tác giả đã có một định hướng trong việc hợp nhất giữa hai chế độ kế
toán doanh nghiệp và hành chính sự nghiệp.Những kết quả nghiên cứu của đề tài
đã xác lập những cơ sở hữu ích trong việc sửa đổi hệ thống kế toán hành chính
sự nghiệp hiện hành.
-

Đề tài: “Hoàn thiện nội dung tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự

nghiệp giáo dục đại học thuộc đại học quốc gia TP.HCM”, luận văn thạc sĩ kinh
tế của tác giả Lâm Thị Thảo Trang, 2013. Đề tài đã đánh giá được tình hình tổ
chức công tác kế toán, đưa ra được các ưu nhược điểm của hệ thống kế toán tại
các đơn vị sự nghiệp giáo dục thuộc đại học quốc gia TP.HCM. Từ đó tác giả đã
đưa ra các kiến nghị , giải pháp để hoàn thiện nội dung công tác kế toán tại các
đơn vị này.
-

Đề tài:”Hoàn thiện hệ thống kế toán áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp có

thu ở Việt Nam”, luận văn thạc sĩ kinh tế của tác giả Trần Hoàng Tâm, 2013. Đề
tài đã đánh giá được thực trạng áp dụng kế toán tại các đơn vị sự nghiệp có thu ,
đưa ra các nhận định nhược điểm, hạn chế mà chế độ kế toán áp dụng cho các
đơn vị sự nghiệp có thu còn tồn tại. Từ đó đề tài đã xây dựng những giải pháp
hữu ích trong việc hoàn thiện hệ thống kế toán áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp
có thu ở Việt Nam hiện nay.
Từ những nghiên cứu trên, tác giả đã có thêm nền tảng lý thuyết và thực tế
của hệ thống kế toán tại đơn vị hành chính từ đó tác giả nghiên cứu thêm để hoàn
thiện nội dung kế toán tại đơn vị hành chính để phục vụ công tác kiểm soát các
khoản chi hoạt động trong đơn vị hành chính-trường hợp phòng giáo dục huyện
Mộc Hoá.


3

3. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là:
-

Đánh giá hiệu quả của hệ thống kế toán trong kiểm soát các khoản chi

hoạt động tại đơn vị.
-

Đề xuất những nội dung để hoàn thiện hệ thống kế toán trong lập dự toán

kiểm soát và đánh giá thành quả từ các khoản chi hoạt động tài Phòng Giáo dục
huyện Mộc Hóa, nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý tại Phòng
Giáo dục.

4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
-

Đối tượng nghiên cứu: Lập dự toán,kiểm soát và đánh giá thành quả các

khoản chi hoạt động trong đơn vị hành chính.
-

Phạm vi nghiên cứu: Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa.

-

Thời gian nghiên cứu: các báo cáo kế toán trong năm 2011,2012 và 2013.

5. Phương pháp nghiên cứu
Vì là đề tài thuộc dạng ứng dụng nên đề tài được thực hiện bằng phương pháp
định tính kết hợp với định lượng , trong đó là định tính là chủ yếu, thông qua các
công cụ: Quan sát, phỏng vấn, phân tích và tổng hợp:
- Thông qua phỏng vấn để xác định vấn đề nghiên cứu.
- Tác giả sử dụng giáo trình kế toán công, kế toán tài chính, kế toán quản
trị, các quy định của nhà nước về ngân sách chi hoạt động trong đơn vị hành
chính để xây dựng cơ sở lý luận.
-

Thông qua khảo sát thực tế để thu thập dữ liệu định tính , định lượng (dữ

liệu thứ cấp) phục vụ cho việc phân tích tổng hợp thực trạng từ đó đề ra các giải
pháp.

4

6. Đóng góp mới của đề tài
Đưa ra những giải pháp để hoàn thiện hệ thống kế toán để có thể kiểm soát
được các khoản chi hoạt động tài Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa, nhằm góp
phần nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát các khoản chi hoạt động tại Phòng
Giáo dục.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận
Kết cấu chính của luận văn được chia thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết kế toán các khoản chi hoạt động trong đơn vị hành
chính
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán các khoản chi hoạt động tại Phòng
Giáo dục huyện Mộc Hóa.
Chương 3: Hoàn thiện hệ thống kế toán để kiểm soát các khoản chi hoạt động
trong khu vực hành chính -trường hợp Phòng giáo dục huyện Mộc Hoá.


5

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT KẾ TOÁN CÁC KHOẢN CHI HOẠT
ĐỘNG TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH

1.1 Tổng quan về kế toán
1.1.1 Kế toán và hệ thống kế toán
1.1.1.1 Bản chất của kế toán
Có nhiều quan điểm khác nhau về bản chất của kế toán và điều này ảnh
hưởng đến việc phát triển các lý thuyết về kế toán.(Trần Hoàng Tâm,2013)
Tuy nhiên ở mọi cách tiếp cận thì kế toán luôn luôn được xác định để phục
vụ cho nhu cầu sử dụng của các đối tượng khác nhau. Qua đó, có thể thấy bản

chất của kế toán được mô tả như sau:
- Kế toán là một hệ thống bao gồm nhiều bộ phận được gắn kết mật thiết
với nhau trong mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau, cùng vận hành trong một hệ
thống.
- Kế toán là một hệ thống đặc trưng riêng của từng tổ chức cụ thể, nhất định
với cơ cấu tổ chức và vận hành hệ thống phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt
động và yêu cầu quản lý của tổ chức đó.
- Kế toán là một hệ thống thông tin cung cấp những thông tin có tính hệ
thống và tổng hợp về các hoạt động kinh tế - tài chính, một trong những nội dung
hoạt động có ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của một tổ chức.
Hơn nữa những thông tin mà kế toán cung cấp phải có tính hữu dụng cho các đối
tượng sử dụng ở bên trong đơn vị nhằm thực hiện các chức năng quản trị và cho
các đối tượng bên ngoài có thể hiểu và đánh giá đúng tình hình tài chính và tình
hình kinh doanh của đơn vị nhằm thực hiện các quyết định kinh doanh.
Các đặc điểm trên cho thấy kế toán luôn luôn có sự vận động, phát triển
không ngừng để tự hoàn thiện nhằm đảm bào phù hợp với sự phát triển của nền
kinh tế- xã hội, của cơ cấu tổ chức doanh nhiệp cũng như tính đa dạng của các


6

đối tượng sử dụng . Hơn thế nữa, kế toán là một quá trình tiếp nhận, phân phối
và sử dụng các nguồn lực một cách hợp lý nhằm đảm bào cho các hoạt động của
đơn vị hoạt động một cách ổn định. Vì vậy, cũng có thể thấy rằng kế toán vừa có
chức năng thông tin vừa có chức năng kiểm tra, giám sát. Với 2 chức năng này
kế toán không chỉ phản ánh được tình hình tài sản, sự vận động tài sản cũng như
tình hình tài chính của đơn vị mà còn kiểm tra giám sát các hoạt động kinh tế, tài
chính của đơn vị.
Chức năng thông tin thực hiện thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin về tài sản
và sự vận động của nó cũng như cung cấp thông tin về hoạt động của tổ chức

một cách thường xuyên, liên tục, toàn diện để phục vụ nhu cầu sử dụng của các
đối tượng khác nhau. Thông tin của kế toán được tổng hợp, phân loại và xử lý
theo một nguyên tắc thống nhất được pháp luật công nhận và do vậy nó có tính
pháp lý và trung thực.
Chức năng kiểm tra thực hiện xem xét, đối chiếu và kiểm soát các hoạt động
kinh tế, tài chính của đơn vị theo yêu cầu quản lý và việc chấp hành luật pháp,
chấp hành nội quy, quy chế hoạt động của đơn vị. Những quy định, nguyên tắc
kế toán và yêu cầu của kế toán chức năng kiểm tra phải được thực hiện đồng thời
với quá trình phản ánh các nghiệp vụ phát sinh nhằm mục đích đảm bảo các hoạt
động kinh tế tài chính của đơn vị đi đúng hướng và mục đích.
Và căn cứ vào tính chất của thông tin và đối tượng nhận thông tin thì kế toán
được phân biệt thành kế toán tài chính và kề toán quản trị.
Kế toán tài chính thực hiện vệic cung cấp thông tin về tình hình tài sản,
nguồn vốn cũng như tình hình và kết quả hoạt động của một tổ chức để phục vụ
cho nhu cầu sử dụng của các đối tượng bên trong lẫn bên ngoài đơn vị.
Kế toán quản trị thực hiện công việc cung cấp thông tin về quá trình hình
thành, phát sinh doanh thu và chi phí thực hiện các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn
để phục vụ cho yêu cầu quản lý trong nội bộ đơn vị.


7

Kế toán tài chính và kế toán quản trị có mối quan hệ chặt chẽ trong quá trình
tổ chức thực hiện nhằm đảm bảo thông tin cung cấp phản ánh được các sự kiện
đạ, đang và sắp xảy ra trong hoạt động của đơn vị.
Từ một số vấn đề lý luận trên, có thể nói rằng kế toán là khoa học và nghệ
thuật trong việc ghi nhận, thu thập, đánh giá giá trị tài sản của một tổ chức và
qua đó cung cấp những thông tin về nguồn hình thành và sự vận động của tài
sản trong các tổ chức (bao gồm cả các tổ chức hoạt động vì lợi nhuận và các tổ
chức phi lợi nhuận)…. Khi nghiên cứu kế toán dưới góc độ là một hệ thống

thông tin trong hệ thống quản lý thì đó là một khoa học vế quá trình thu thấp
thông tin ,xử lý, tổng hợp và chuyển tải thông tin thông qua một hệ thốgn các
phương pháp mang tính đặc thù. Còn khi nghiên cứu kế toán dưới góc độ là một
công cụ quản lý thì đó là một nghệ thuật vận dụng công cụ này vào điều kiện cụ
thể vế môi trường pháp lý và kinh doanh trong hoạt động của một tổ chức để tạo
ra những thông tin có tình hữu ích cao cho các đối tượng sử dụng. Tuy nhiên cần
khẳng định rằng dù nghiên cứu kế toán dưới khía cạnh khoa học hay nghệ thuật
thì khi bàn đến bản chất của kế toán đều phải xác định rằng kế toán có hai chức
năng là chức năng thông tin vá chức năng kiểm tra. Hai chức năng này gắn kết
với nhau trong quá trình thực hiện công tác kế toán và tạo cho kế toán có vai trò
đặc biệt quan trong đối với quản lý hoạt động kinh tế nói chung và quản lý hoạt
động kinh tế nói chung và quản lý hoạt động của từng đơn vị kế toán nói riêng.
1.1.1.2 Vai trò của kế toán
Kế toán có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin đối với đơn vị kế
toán và các đối tượng khác có liên quan có nhu cầu sử dụng thông tin. Đó là các
nhà quản trị của bẩn tâan doanh nghiệp và các đối tượng bên ngoài như cổ đông,
nhà đầu tư , người cho vay, khách hàng, nhà cung cấp và chính phủ (các cơ quan
thuế, cơ quan quản lý tài chính). Đối với mỗi đối tượng khác nhau vai trò của
thông tin được cung cấp cũng khác nhau và có thể chia làm 2 nhóm đối tượng sử


8

dụng là các nhóm đối tượng bên trong (đơn vị kế toán) và nhóm các đối tượng
bên ngoài.
- Đối với các đối tượng bên trong đơn vị kế toán:
Kế toán là công cụ quản lý giúp cho doanh nghiệp theo dõi thường xuyên
tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình; là công cụ quản lý quan trọng
đối với nhà quản trị ở các cấp độ khác nhau trong bản thân doanh nghiệp để thực
hiện quá trình quản lý và điều hành đơn vị theo mục tiêu chung. Kế toán cung

cấp thông tin giúp doanh nghiệp làm cơ sở hoạch định chương trình hành động
cho từng giai đoạn, từng thời kỳ và là cơ sở cho người quản lý ra các quyết định
phù hợp. Kê toán cung cấp thông tin cho các nhà quản trị trong việc liên kết các
quá trình quản lý với nhau và liên kết đơn vị với môi trường bên ngoài. Chất
lượng các thông tin kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý và điều
hành đơn vị.
- Đối với các đối tượng bên ngoài đơn vị kế toán:
Kế toán là một công cụ cung cấp thông tin quan trọng cho các đối tượng bên
ngoài trong việc thực hiện tổng hợp thông tin, đánh giá và ra quyết định.
Đối với đơn vị kiểm toán độc lập và kiểm toán nhà nước: thông tin kế toán là
cơ sở để đơn vị kiểm toán đánh giá việc chấp hành chính sách, chế độ kinh tế,
tài chính do Nhà nước quy định của đơn vị.
Đối với các đối tượng khác (cổ đông, ngân hàng, nhà cung cấp…) : kế toán
là công cụ cung cấp thông tin để thực hiện việc kiểm tra, đánh giá, tổng hợp và
ra các quyết định phù hợp và thông tin kế toán là cơ sở để các đối tượng trên có
những quyết định nhằm bảo vệ quyền lợi kinh tế của mình hay phát triển các
giao dịch kinh tế trong tương lai.
Nói cách khác với vai trò tạo ra thông tin, kế toán đã biến những thông tin
rời rạc gắn liền với các nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị thành những thông tin tổng
hợp có tính hệ thống về tình hình hoạt động của đơn vị. Và kế toán không những
cung cấp thông tin cho các đối tượng bên trong mà còn cả các đối tượng bên


9

ngoài đơn vị kế toán. Qua đó kế toán tạo ra một ngôn ngữ chung làm cầu nối nơi
phát sinh và nơi cần thông tin. Và cầu nối này chính là cơ sở để các đối tượng
hiểu biết về đơn vị kế toán từ đó đánh giá, tổng hợp thông tin và ra các quyết
định cần thiết.
1.1.1.3 Hệ thống kế toán- các bộ phận cấu thành hệ thống kế toán

Với vai trò cực kỳ quan trọng là cung cấp thông tin về quản lý và sử dụng
các nguồn lực được giao tại đơn vị. Hệ thống kế toán cần phải được tổ chức chặt
chẽ, phù hợp và phải bao gồm những bộ phận cấu thành cần thiết tổng mối quan
hệ tương quan lẫn nhau để hệ thống kế toán vận hành một cách trôi chảy và hợp
lý. Những bộ phận này hình thành và hoạt động vừa theo những quy định chung
của nhà nước vừa theo những quy định cụ thể của đơn vị kế toán để phù hợp với
các đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý. Các bộ phận cấu thành của hệ thống
kế toán tuy có khác nhau ở mỗi đơn vị tuỳ thuộc cách thức tổ chức và vận hành
bộ máy kế toán tại đơn vị đó nhưng chung quy tất cả các hệ thống kế toán ở các
đơn vị hành chính đều được cấu thành từ những bộ phận cơ bản nhất chi phối
đến toàn bộ công tác kế toán tại đơn vị. Với tính cách là một hệ thống thông tin
nhằm cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng thì hệ thống kế toán bao
gồm các phân hệ có mối quan hệ qua lại với nhau, từ quá trình thu thập thông tin
ban đầu đến quá trình tạo ra thông tin đầu ra:
- Hệ thống các văn bản pháp lý: Hệ thống này bao gồm hện thống các văn
bản pháp ý theo quy định của nhà nước để chỉ đạo, hướng dẫn,kiểm soát và điều
chỉnh các nội dung trong hoạt động kế toán. Đó là các văn bản luật về kế toán,
chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, các thông tư hưỡng dẫn thực hiện hoặc bổ
sung….. Hệ thống các văn bản pháp lý giúp các đơn vị định hướng cho công tác
kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, xác định những thông tin cần thu thập cho công
tác kế toán,cách thức xử lý và tổng hợp thành các báo cáo kế toán cung cấp cho
các đối tượng sử dụng có liên quan.


10

- Hệ thống thông tin đầu vào: thực hiện công việc ghi nhận và thu thập
nguồn dữ liệu đầu vào liên quan tất cả các hoạt động khác nhau trong đơn vị kê
toán.
Hệ thống thông tin đầu vào liên quan đến chế độ chứng từ kế toán, quy định

loại chứng từ , biểu mẫu chứng từ,các yếu tố phải có của chứng từ, phương pháp
lập chứng từ để căn cứ pháp lý cho việc ghi sổ vừ kiểm tra, trình tự luân chuyển
chứng từ và nội dung việc kiểm tra chứng từ. Ngoài ra, chế độ chứng từ cũng
quy định việc lưu trữ chứng từ, sử dụng, quản lý,in và phát hành biểu mẫu chứng
từ kê toán. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tính phản ánh nghiệp
vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Chứng từ kế toán tạo nên hệ thống thông tin đầu vào, là nguồn cung cấp dữ liệu
cho hệ thống xử lý thông tin.
Đặc điểm của phân hệ này là thông tin có tính chất rời rạc gắn liền với từng
nghiệp vụ kinh tế thuộc từng hoạt động khác nhau. Hệ thống này hình thành
nguyên liệu đầu vào cho hệ thống xử lý thông tin (hệ thống cơ sở dữ liệu).
- Hệ thống xử lý thông tin: bao gồm hệ thống tài khoản và hệ thống sổ kế
toán
Hệ thống xử lý thông tin thực hiện việc phân loại và xử lý thông tiin đầu vào
có tính rời rạc thành thông tin có tính hệ thống theo thời gian,theo đối tượng kế
toán và theo từng loại hoạt động của đơn vị kế toán thông qua hệ thống tài khoản
kế toán để phản ánh các đối tượng đó.
Hệ thống tài khoản kế toán là mô hình xử lý thông tin gắn liền với từng đối
tượng kế toán để cung cấp thông tin về số hiện có và tình hình vận động các đối
tượng kế toán trong quá trịnh hoạt động của đơn vị, qua đó phục vụ cho việc lập
các báo cáo kế toán có liên quan. Hệ thống tài khoản là bộ phận trọng yếu nhưng
rất linh hoạt để luôn thích ứng với sự thay đổi đối tượng kế toán trong sự phát
triển, thay đổi của đơn vị kế toán và của nền kinh tế quốc gia. Hệ thống tài khoản


11

quy định số lượng , tên gọi, số hiệu, công dụng, nội dung và kết cấu ghi chép tài
khoản, một số quan hệ đối ứng chủ yếu giữa các tài khoản có liên quan.
Hệ thống sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống, lưu trữ toàn bộ các nghiệp

vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong đơn vị. Hệ thống sổ kế toán quy định hình
thức biểu mẫu của sổ kế toán trong đơn vị,quy định phương pháp ghi chép, tính
toán để phản ánh các đối tượng kế toán trong đơn vị.
Ngoài ra , tuỳ theo mục tiêu của thông tin được cung cấp mà hệ thống xử lý
thông tin còn chọn lọc, sắp xếp và xử lý để tạo ra cơ sở dữ liệu cần thiết cho hện
thống thông tin đầu ra.
- Hệ thống thông tin đầu ra: được thể hiện thông qua hệ thống báo cáo tài
chính.
Hệ thống thông tin đầu ra được quy định bởi các nguyên tắc lập và trình bày
thông tin trên hện thống báo cáo tài chính. Hệ thống thông tin đầu ra thực hiện
tổng hợp thông tin tù cơ sở dữ liệu đã được ghi chép để hình thành nên hệ thống
báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị cung cấp cho các đối tượng sử dụng
thông tin làm cơ sở ra quyết định. Ngoài ra còn cung cấp thông tin tổng hợp về
tình hình tài sản, nguồn vốn hình thành tài sản, tình hình và kết quả hoạt động
cũng như một số thông tin khác liên quan đến hoạt động của đơn vị để phục vụ
cho nhu cầu sử dụng, kế toán nhà nước thì còn được dùng làm căn cứ quyết toán
nguồn kinh phí được cung cấp nên còn được gọi là báo cáo quyết toán ngân sách.
Hệ thống này được quản lý và kiểm soát chặt chẽ để thông tin được chuyển
tải đến đúng đối tượng trong thời gian quy định.
Bên cạnh đó để hệ thống thông tin kế toán đảm bảo tính trung thực và thực
hiện một cách hữu hiệu, hiệu quả thì việc sử dụng xây dựng hệ thống kiểm soát
nội bộ có ý nghĩa hết sức quan trọng. Hệ thống kiểm soát nội bộ là một bộ phận
trong hệ thống quản lý của đơn vị kế toán nhưng có quan hệ mật thiết với các
phân hệ thuộc hệ thống kế toán nói trên. Thông qua hệ thống này, nhà quản lý sẽ
thực hiện tốt việc kiểm soát tình hình chấp hành luật pháp, chấp hành nội quy,


12

quy chế hoạt động và tình hình thực hiện chế độ kế toán. Việc kiểm soát thủ

công và quy trình ghi nhận, xử lý thông tin sẽ đảm bảo tính xác thực cho thông
tin được cung cấp cho các đối tượng sử dụng.
1.1.2 Nhiệm vụ kế toán và yêu cầu kế toán trong đơn vị hành chính:
1.1.2.1 Nhiệm vụ kế toán:
- Thu thập, xủ lý và tổng hợp thông tin kế toán phù hợp với quy định của
chuẩn mực kế toán công và chế độ kế toán hành chính.
- Kiểm tra, giám sát tình hình thu,chi ngân sách, thanh toán nợ, quản lý và sử
dụng tài sản, nguồn kinh phí.
- Phân tích tài chính và tình hình hoạt động để tham mưu cho các quyết định
kinh tế, tài chính ở đơn vị kế toán.
- Thực hiện việc cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng theo quy
định của pháp luật.
1.1.2.2 Yêu cầu của kế toán:
Kế toán ở đơn vị hành chính cũng phải đảm bảo các yêu cầu sau: Đầy đủ, rõ
ràng và dễ hiểu; chính xác và trung thực, kịp thời ,phản ánh liên tục từ khi phát
sinh đến khi kêt thúc hoạt động ; từ khi thành lập đến khi châm dứt hoạt động
của đơn vị kế toán.
a.Nguyên tắc kế toán:
Nguyên tắc kế toán áp dụng cho đơn vị hành chính về cơ bản cũng tương tự
như áp dụng cho doanh nghiệp. Tuy nhiên có 1 số đặc thù cần được lưu ý:
- Có sự kết hợp giữa nguyên tắc cơ sở tiền mặt và cơ sở dồn tích trong đó
cơ sở tiền mặt được sử dụng rất phổ biến.
- Thực tế kế toán phải phù hợp với mục lục ngân sách nhà nước.
b.Tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị hành chính:
Bộ máy kế toán ở đơn vị hành chính được tổ chức theo ngành dọc phù
hợp vơi các cấp dự toán theo quy định của luật ngân sách nhà nước.


13

Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức về nhân sự thực hiện việc thu thập, xử
lý và cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau. Nội dung tổ chức
bộ máy kế toán bao gồm:xác định số lượng nhân viên cần phải có; yêu cầu về
trình độ nghe nghiệp ; bố trí và phân công nhân viên thực hiện các công việc cụ
thể; xác lập mối quan hệ giứa các bộ phận quản lý khác có liên quan, kế hoạch
công tác và việc kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch…. Nói chung , để tổ chức
bộ máy kế toán cần căn cứ vào quy mô của đơn vị hành chính, trình độ nghề
nghiệp và yêu cầu quản lý, đặc điểm hoạt động và điều kiện về cơ sở vật chất kỹ
thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị hành chính được định hướng
theo 2 dạng: tổ chức kế toán tập trung và tổ chức kế toán phân tán.
- Tổ chức kế toán tập trung: là mô hình tổ chức có đặc điểm toàn bộ công
việc xử lý thông tin tron toàn đơn vị kế toán được thực hiện tập trung ở phóng kế
toán , còn ở các bộ phận và đơn vị trực thuộc chỉ thực hiện việc thu thập, phân
loại và chuyển chứng từ cùng các báo cáo nghiệp vụ về phòng kế toán xử lý và
tổng hợp thông tin (gọi chung là đơn vị báo sổ)
- Tổ chức kế toán phân tán: là mô hình tổ chức có đặc điểm: công việc kế
toán được phân công cho các bộ phận và đơn vị trực thuộc thực hiện một phần
hoặc toàn bộ những nội dung phát sinh tại bộ phận và đơn vị mình (cũng có thể
có những bộ phận chỉ thực hiện thu thập chứng cứ ban đầu). Phòng kế toán của
đơn vị kế toán chỉ thực hiện những công việc kê toán đối vỡi những nội dung
phát sinh liên quan đến toàn đơn vị (và cho những bộ phận chưa có điều kiện
thực hiện công việc kế toán), kết hợp với báo cáo kế toán do các đơn vị trực
thuộc gởi lên để tổng hợp và lập ra các báo cáo chung cho toàn đơn vị theo quy
định.
1.2 Tổng quan về đơn vị hành chính trong ngành giáo dục
1.2.1 Khái niệm về đơn vị hành chính:


14

Cơ quan hành chính nhà nước là một loại cơ quan trong bộ máy nhà nước
được thành lập theo hiến pháp và pháp luật, để thực hiện quyền lực nhà nước, có
chức năng quản lý hành chính nhà nước trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã
hội.
Phân loại đơn vị hành chính
* Căn cứ vào chức năng hoạt động: bao gồm các đơn vị như sau:
- Cơ quan hành chính thuần tuý: như các các cơ quan công quyền, cơ quan
quản lý kinh tế, xã hội … (các Bộ, cơ quan ngang Bộ, UBND các cấp, sở, phòng,
ban…)
* Căn cứ vào việc phân cấp tài chính: Các đơn vị dự toán được chia làm 3
cấp:
- Đơn vị dự toán cấp I: Là các cơ quan chủ quản các ngành hành chính sự
nghiệp thuộc Trưng ương và địa phương (Bộ, cơ quan ngang Bộ, Cục, Tổng cục,
Uỷ ban nhân dân, Sở, Ban Ngành…). Đơn vị dự toán cấp 1 quan hệ trực tiếp với
cơ quan tài chính về tình hình cấp phát kinh phí.
- Đơn vị dự toán cấp II: Là đơn vị thuộc đơn vị dự toán cấp I, chịu sự lãnh
đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của đơn vị dự toán cấp I
(Kế toán cấp II).
- Đơn vị dự toán cấp III: Là đơn vị thuộc đơn vị dự toán cấp II, chịu sự lãnh
đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của đơn vị dự toán cấp II.
Đơn vị dự toán cấp III là đơn vị cuối cùng thực hiện dự toán (Kế toán cấp II).
1.2.2 Đặc điểm hoạt động của đơn vị hành chính trong ngành giáo dục
1.2.2.1 Mục tiêu hoạt động:
a. Mục tiêu hoạt động chung của ngành giáo dục:
Một, phải chăm lo nâng cao hơn nữa chất lượng dạy và học (bao gồm cả
đức, trí, thể, mỹ), làm tốt cả việc dạy chữ, dạy nghề, dạy người, đặc biệt là dạy
người.

15

Trong đó, không ngừng cải tiến cách dạy, cách học theo hướng khơi dậy tư
duy sáng tạo của học sinh, năng lực tự học, tự tu dưỡng rèn luyện. Học phải gắn
với hành, gắn học kiến thức với công tác giáo dục chính trị tư tưởng, trao dồi đạo
đức, lối sống, nhằm tạo ra những con người thật sự có đức, có tài, phục vụ nhân
dân, phụng sự Tổ quốc;
Hai, phát động và thực hiện có hiệu quả phong trào giữ gìn nếp sống văn
hóa, văn minh, xây dựng môi trường sư phạm lành mạnh, tạo sự chuyển biến rõ
nét và sâu sắc trong công tác giáo dục tri thức và truyền thống
Ba, tiếp tục hiểu đúng và thực hiện tốt hơn nữa chủ trương xã hội hóa giáo
dục.
Từ đó, khai thác mọi nguồn lực, tạo ra sức mạnh tổng hợp để tăng cường cơ
sở vật chất, trang thiết bị hiện đại, đáp ứng công tác giáo dục, giảng dạy chất
lượng cao. Đồng thời, gắn các hoạt động của nhà trường với hoạt động xã hội,
kiên quyết chống các biểu hiện tiêu cực trong lĩnh vực giáo dục.
Bốn, thường xuyên chăm lo công tác xây dựng Đảng, xây dựng Đoàn và
thực hiện quy chế dân chủ, công khai trong nhà trường; thực hiện tốt phương
châm "Xây dựng nhà trường văn hóa; nhà giáo mẫu mực; học sinh thanh lịch".
b. Mục tiêu hoạt động của đơn vị hành chính trong ngành giáo dục:
Để thực hiện được bốn mục tiêu chung của ngành giáo dục đào tạo, thì các
cơ quan hành chính trong ngành giáo dục đào tạo cần phải thực hiện mục tiêu
sau:
Một, xây dựng hệ thống hành chính thống nhất, làm cơ sở pháp lý cho mọi
hoạt động của ngành; sắp xếp lại bộ máy, kiện toàn công tác tổ chức, củng cố đội
ngũ cán bộ, công chức của cơ quan để chỉ đạo tốt về chuyên môn, quản lý tốt về
tổ chức, nhân sự và tài chính theo phân cấp của UBND tỉnh.
Hai, từng bước cải tiến công tác quản lý, công tác tổ chức cán bộ nhằm đáp
ứng yêu cầu của chuyên môn theo dịnh hướng chuyên môn phải chủ động trong
công tác điều hành nhân lực.