MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VÀ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU

MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VÀ
SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU
Qua thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh trong 4 năm 1998 ÷ 2001 ta thấy rõ
hiệu quả của các năm tăng lên rõ rệt. Điều đó chứng tỏ Công ty đã từng bước có những
biện pháp sản xuất kinh doanh phù hợp. Trong đó những biện pháp trong công tác quản
lý nguyên vật liệu là rất có hiệu quả.
Song ngoài các biện pháp quản lý nguyên vật liệu hiện nay của Công ty. Chúng ta
cần có những biện pháp mới hơn, được xem xét trên những cơ sở dữ liệu nhất định
nhằm đem lại những hiệu quả quản lý tốt nhất góp phần làm giảm các tác động xấu đến
quá trình sản xuất và giảm chi phí trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu.
1. XÂY DỰNG HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU NGUYÊN VẬT LIỆU (MRP)
1.1. Thực chất và yêu cầu của hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
* Thực chất: MRP là hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về những nhu
cầu nguyên liệu cần thiết cho sản xuất trong từng giai đoạn, dựa trên việc phân chia nhu
cầu nguyên vật liệu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc, nhằm trả lời các câu
hỏi:
- Doanh nghiệp cần những loại nguyên liệu gì?
- Cần bao nhiêu?
- Khi nào cần và trong khoảng thời gian nào?
- Khi nào cần phát đơn hàng bổ sung hoặc lệnh sản xuất?
1
1
- Khi nào nhận được hàng?
Kết quả thu được là hệ thống kế hoạch chi tiết về các loại nguyên vật liệu, chi tiết,
bộ phận với thời gian biểu cụ thể nhằm cung ứng đúng về lượng và thời gian. Hệ thống
kế hoạch này thường xuyên được cập nhật những dữ liệu cần thiết cho thích hợp với
tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và sự biến động của môi trường bên
ngoài.
* Mục tiêu của MRP
- Giảm thiểu lượng dự trữ nguyên vật liệu
- Giảm thời gian sản xuất và thời gian cung ứng, xác định mức dự trữ hợp lý

đúng thời điểm, giảm thời gian chờ đợi và những trở ngại cho sản xuất.
- Tạo sự thoả mãn và niềm tin tưởng cho khách hàng.
- Tạo điều kiện cho các bộ phận phối hợp chặt chẽ, thống nhất với nhau, phát
huy tổng hợp khả năng sản xuất của doanh nghiệp.
- Tăng hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.
* Yêu cầu
- Có đủ hệ thống máy tính để tính toán và lưu trữ thông tin.
- Chuẩn bị đội ngũ cán bộ quản lý có khả năng và trình độ về sử dụng máy tính.
- Đảm bảo cập nhật những thông tin mới trong:
+ Lịch trình sản xuất
+ Hoá đơn nguyên vật liệu
+ Hồ sơ dự trữ nguyên liệu.
2
2
NHỮNG THAY ĐỔI
LỊCH ĐẶT HÀNG THEO KẾ HOẠCH
XOÁ BỎ ĐƠN HÀNG
BÁO CÁO NHU CẦU NVL HÀNG NGÀY
BÁO CÁO VỀ KẾ HOẠCH
BÁO CÁO ĐƠN HÀNG THỰC HIỆN
CÁC NGHIỆP VỤ DỰ TRỮ
CHƯƠNG TRÌNH MÁY TÍNH
LỊCH TRÌNH SẢN XUẤT
HỒ SƠ NGUYÊN VẬT LIỆU
HỒ SƠ NGUYÊN VẬT LIỆU DỰ TRỮTIẾP NHẬNRÚT RA
THIẾT KẾ SỰ THAY ĐỔI
ĐƠN HÀNGDỰ BÁO
1.2. Xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
1.2.1. Những yếu tố cơ bản của hệ thống MRP
Sơ đồ 4. Quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu:

Đầu vào Quá trình xử lý Đầu ra
3
3
- Để thực hiện những quá trình đó cần biết các yếu tố đầu vào như:
+ Số lượng nhu cầu sản phẩm dự báo
+ Số lượng đơn đặt hàng
+ Mức sản xuất và dự trữ
+ Cấu trúc của sản phẩm.
+ Danh mục nguyên liệu
+ Thời điểm sản xuất
+ Thời hạn cung ứng
+ Dự trữ hiện có và kế hoạch.
+ Mức phế phẩm cho phép.
- Các yếu tố đầu ra là kết quả của MRP cần trả lời được những các vấn đề cơ bản
sau:
+ Cần đặt hàng những loại nguyên vật liệu nào?
+ Số lượng bao nhiêu?
+ Thời gian khi nào?
Các thông tin này được thể hiện trong các tài liệu như kế hoạch đặt hàng, báo
cáo dự trữ, lệnh sản xuất. Các báo cáo này gồm báo cáo sơ bộ và báo cáo thứ cấp
1.2.2. Trình tự lấy kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu
Bước 1: Phân tích kết cấu sản phẩm
Bước 2: Tính tổng nhu cầu
Bước 3: Tính nhu cầu thực
Bước 4: Xác định thời gian phát đơn đặt hàng hoặc lệnh sản xuất.
1.3. Xây dựng kế hoạch dự trữ tối ưu
4
4
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào chính cho quá tình sản xuất
ra sản phẩm, chiếm tỷ trọng lớn trong cấu thành sản phẩm. Vì vậy việc quản lý, kiểm

soát tốt lượng nguyên vật liệu dự trữ có một ý nghĩa kinh tế quan trọng, nó góp phần
đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, có hiệu quả. Bản thân vấn đề
quản lý hàng dự trữ có hai mặt trái ngược nhau là để bảo đảm sản xuất liên tục, tránh
đứt quãng trên dây chuyền sản xuất, đảm bảo sản xuất, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu
của người tiêu dùng trong bất kỳ tình huống nào thì doanh nghiệp có ý định tăng lượng
dự trữ. Nhưng ngược lại nếu dự trữ tăng lên, doanh nghiệp lại phải tốn thêm những chi
phí khác có liên quan đến dự trữ chung.
Vì vậy bản thân doanh nghiệp phải tìm cách xác định mức độ cân bằng giữa mức
độ đầu tư cho hàng dự trữ và lợi ích do thoả mãn nhu cầu của sản xuất và nhu cầu
người tiêu dùng với chi phí tối thiểu nhất.
Các chi phí liên quan đến kế hoạch dự trữ bao gồm:
- Chi phí đặt hàng: Là những chi phí không phụ thuộc vào khối lượng hàng cần
mua mà nó chỉ phụ thuộc đến số lần đặt mua, bao gồm chi phí giao dịch, chi
phí cho các nghiệp vụ khác (ký hiệu là A).
- Chi phí mua hàng: là các chi phí trực tiếp cho một đơn vị hàng hoá về đến kho
bao gồm các chi phí như: Đơn giá, vận chuyển, bốc xếp… (ký hiệu là C)
- Chi phí bảo quản dự trữ: gồm các khoản chi phí liên quan đến việc bảo quản
lượng hàng hoá dự trữ trong kho. Chi phí này được tính cho mỗi đơn vị hàng
hoá trong một khoảng thời gian. Thông thường chi phí bảo quản được tính tỷ
lệ với giá hàng dựa trên một hệ số gọi là hệ số bảo quản dự trữ. (Ký hiệu là I).
Như vậy tổng chi phí nhỏ nhất là:
D
min
= CQ +
AQxIC2
Trong đó: D
min
là tổng chi phí nhỏ nhất
q là lượng đặt hàng mỗi lần
A chi phí đặt hàng

Q lượng hàng nhu cầu trong năm
5
5
C chi phí mua hàng
I chi phí bảo quản dự trữ
Khi đó lượng hàng đặt tối ưu mỗi lần được xác định:
q* =
IC
AQ2
Giả sử kế hoạch cung ứng Feldspar phong hoá cho nguyên liệu xương năm 2001
như sau:
Q = 13.050 (tấn)
A = 200.000 đ
C = 265.000 đ/tấn
I = 0,01
Như vậy lượng đặt hàng tối ưu mỗi lần là:
q* =
IC
AQ2
=
26500001,0
130502000002
x
xx
= 1403,5 tấn.
Số lần đặt hàng trong năm là:
r =
5,1403
050.13
= 9 lần.

Chi phí nhỏ nhất là:
Dmin = CQ +
xAQIC2
= 265.000 x 13.050 +
1305020000026500001,02 xxxx
= 3.458.250.000 + 3.719.233
= 3.461.969.233 đ
6
6
2. ĐỔI MỚI VÀ HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG ĐỊNH MỨC
Công ty có thể sử dụng phương pháp phân tích trong xây dựng định mức. Tuy
phương pháp này phức tạp hơn phương pháp thống kê kinh nghiệm nhưng lại cho một
kết quả chính xác hơn rất nhiều. Trong điều kiện hiện nay, Công ty có khả năng áp dụng
phương pháp này vì một số lý do sau:
- Không phải đầu tư nhiều khi áp dụng phương pháp mới. Với phương pháp này
Công ty không phải đầu tư trang bị phòng thí nghiệm hoặc là các phương pháp
tiện hỗ trợ thêm,...
- Cán bộ xây dựng định mức hiện nay của Công ty đảm bảo cả về trình độ lẫn
kinh nghiệm nên có thể áp dụng phương pháp này mà không cần phải đào tạo
lại.
- Hệ thống thông tin trong Công ty được tổ chức tốt. Các phòng ban các phân
xưởng được trang bị hệ thống máy tính và đã thiết lập được mạng quản lý nội
bộ. Điều này giúp cho cán bộ xây dựng định mức nhanh chóng thu nhập các
thông tin cần thiết phục vụ cho công việc chuyên môn.
Để có thể đưa ra một mức tiêu hao nguyên vật liệu hợp lý nhất theo phương pháp
này trước hết cán bộ định mức cần phải thu nhập thông tin một cách toàn diện và chính
xác về những yếu tố liên quan đến mức như: đặc tính kinh tế kỹ thuật của nguyên vật
liệu, của sản phẩm, chất lượng máy móc thiết bị, trình độ kỹ thuật của công nhân vận
hành máy móc, số liệu thống kê về tình hình thực hiện mức,...
Sau khi có các số liệu này thì tiến hành phân tích đánh giá tổng thể, xác định mối

quan hệ ràng buộc giữa các yếu tố và ảnh hưởng của nó tới mức. Để phân tích được
khối lượng số liệu này một cách nhanh chóng và hiệu quả, Công ty có thể tổ chức một
nhóm cán bộ gồm: cán bộ xây dựng định mức, cán bộ chuyên trách về thiết kế sản phẩm,
cán bộ kỹ thuật cơ điện, cán bộ phòng KCS chuyên trách kiểm tra nguyên vật liệu đầu
vào. Nhóm này sẽ tập trung thảo luận phân tích các yếu tố liên quan để bước đầu đưa ra
một mức hợp lý nhất có thể.
7
7
Kế tiếp định mức phải phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và các
nhân tố ảnh hưởng tới nguyên vật liệu hiện nay Công ty vẫn chưa tính toán cụ thể từng
bộ phận của mức mà chỉ đưa ra một mức chung.
Do vậy khi áp dụng phương pháp này cán bộ định mức định phải xác định từ đầu.
Công việc này đòi hỏi một lượng thời gian tương đối lớn, nhưng không phải là không
tiến hành được. Sau khi xác định được lượng tiêu hao tổn thất này phụ thuộc vào tính
chất công nghệ, tình trạng máy móc, tay nghề công nhân.
Để giảm lượng tổn thất này thì phải cải tiến công nghệ, đảm bảo chất lượng máy
móc và tay nghề công nhân ổn định,...
Sau khi phân tích tất cả các yếu tố này, cán bộ định mức tổng hợp lập lại mức cho
kỳ kế hoạch và đề ra biện pháp phấn đấu giải quyết một cách cụ thể, chi tiết và khoa học.
Đó là khâu lập định mức. Trong khi giao mức cho người công nhân, cán bộ lập
mức phải theo dõi tình hình thực hiện được của từng phân xưởng, từng tổ sản xuất
thậm chí từng người công nhân.
Cán bộ lập mức có thể lấy mẫu một số biên bản sản xuất của từng ca máy để tính
toán ngay mức thực hiện trong điều kiện máy móc, con người như thế nào. Nếu phát
hiện thấy một số xu thế nào đó có thể tổ chức thao diễn kỹ thuật để kiểm tra lại. Sau
khoảng từ 3- 6 tháng theo dõi, cán bộ lập mức tiến hành điều chỉnh lại mức cho phù hợp
hơn.
3. KHÔNG NGỪNG GIẢM BỚT PHẾ LIỆU, PHẾ PHẨM, HẠ THẤP ĐỊNH MỨC TIÊU
DÙNG NGUYÊN VẬT LIỆU
Doanh nghiệp cần tập trung giải quyết các vấn đề như: Tăng cường công tác cải

tiến kỹ thuật, ứng dụng kỹ thuật, công nghệ mới vào sản xuất, nâng cao trình độ lành
nghề cho công nhân, xây dựng và hoàn thiện hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật
liệu, xây dựng và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bảo quản, sử dụng và sửa chữa máy
móc, thiết bị, coi trọng việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và phế phẩm, áp dụng chế
độ khuyến khích lợi ích vật chất trong việc sử dụng tiết kiệm hay lãng phí nguyên vật
liệu.
8
8