Cơ sở lí luận về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Cơ sở lí luận về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Quá trình quản lý gồm 4 chức năng trong đó tổ chức là chức năng thứ hai
của quá trình đó. Trên thực tế một khi chiến lược đã được xác định thì tạo
khuôn khổ ổn định về mặt cơ cấu và nhân sự là thực sự cần thiết để thực hiện
chiến lược đó. Và đó chính là công việc của công tác tổ chức. Công tác tổ chức
là công việc cơ bản, mang tính ổn định tương đối cao. Muốn tổ chức tốt không
những phải nắm chắc thành phần nhân sự mà còn phải biết phối hợp tốt giữa
các chức năng và chuyên môn khác nhau trong tổ chức.
I. Tổ chức và cơ cấu tổ chức
1. Tổ chức
1
Tổ chức là một thuật ngữ đa nghĩa.
♦ Trước hết, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động
vì mục đích chung.
♦ Thứ hai, tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch (động từ tổ
chức theo nghĩa rộng). Ví dụ như tổ chức thực hiện kế hoạch, tổ chức
thực thi chính sách, tổ chức triển khai dự án.
♦ Thứ ba, tổ chức là một chức năng của quá trình quản lý bao gồm
việc phân bổ, sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người
là những nguồn lực khác nhau nhằm thực hiện thành công công tác
kế hoạch của tổ chức.
Như vậy, tổ chức là hoạt động quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các vị
trí cho mỗi cá nhân, bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối
hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Về bản chất, tổ chức là việc thực hiện phân công lao động một cách khoa
học, là cơ sở để tạo ra năng suất lao động cao cho tổ chức. Những yêu cầu cơ
bản trong công tác tổ chức là phân công khoa học, phân cấp rõ ràng, chỉ rõ
1 TS. Đoàn Thị Thu Hà- TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền- Giáo trình Khoa học quản lý – tập 2 - Nhà xuất
bản Khoa học và Kỹ thuật - Hà nội - 2002, trang 5-6.
nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cấp  tạo ra sự phối hợp nhịp

nhàng giữa các bộ phận  đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Với chức năng tạo khuôn khổ cơ cấu và nhân lực quản lý cho quá trình triển
khai các kế hoạch, công tác tổ chức có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyết định
phần lớn sự thành bại của tổ chức. Một doanh nghiệp nếu làm tốt công tác tổ
chức thì sẽ hoạt động có hiệu quả trong mọi tình huống phức tạp.
2. Cơ cấu tổ chức
2.1. Khái niệm
2
“ Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan
hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn
và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau
nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và hướng tới các mục tiêu đã định.”
Cơ cấu tổ chức là cách thức trong đó các hoạt động của tổ chức được phân
công giữa các bộ phận, phân hệ và cá nhân. Nó xác định rõ mối tương quan
giữa các hoạt động cụ thể; giữa quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với các bộ
phận, phân hệ, các cá nhân và các mối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức.
2.2.Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
3
2.2.1.Có mối quan hệ giữa CMH và THH chức năng, nhiệm vụ và
công việc.
♦ Đặc điểm:
 Chuyên môn hoá là việc phân chia các nhiệm vụ phức tạp thành
những hoạt động đơn giản, mang tính độc lập tương đối để giao cho
từng người.
♦ Ưu điểm:
 Con người có thể nhanh chóng hiểu được hoạt động của
2 TS. Đoàn Thị Thu Hà - TS. Nguyễn Thị Thu Huyền - Giáo trình Khoa học quản lý - Nhà xuất bản
Khoa học và Kỹ thuật - Hà nội - 2002- trang 7.
3 Phần này được tổng hợp từ Giáo trình Khoa học quản lý -Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật – Hà Nội –
2002, trang 7- 48 và Giáo trình Quản trị học –Chủ biên PGS.TS.Nguyễn Thị Liên Diệp - Nhà xuất bản Thống

kê –Hà nội - 2003 –trang 224-228.
 mình---> dễ tiến hành nắm được công việc, tăng được kĩ năng lao
động---> năng suất lao động tăng lên một cách nhanh chóng, làm
tăng hiệu quả hoạt động.
 Chuyên môn hoá tạo ra nhiều việc cho nên tạo thuận lợi cho người
lao động có thể chọn cho mình được công việc phù hợp với khả năng
và sở thích.Dễ dàng cho quá trình đào tạo.
♦ Nhược điểm:
 Chuyên môn hoá quá cao tạo ra sự nhàm chán trong công việc.
 Khả năng thích nghi với môi trường khi môi trường thay đổi là thấp.
Khả năng sáng tạo bị cản trở.
 Thách thức đối với quá trình lập kế hoạch, công tác quản lý.
 Tổng hợp hoá là một phân hệ, một con người làm nhiều công việc.
♦ Ưu điểm của tổng hợp hoá:
 Làm cho đời sống tinh thần phong phú hơn.Dễ thích nghi với môi
trường khi môi trường thay đổi.
 Phát triển nguồn nhân lực--> Tạo điều kiện thuận lợi cho người lao
động thực hiện các chức năng nhiệm vụ khác nhau.
 Tạo điều kiện cho người lao động được thăng tiến.
 Các nhà quản lý ở cấp càng cao thì khả năng tổng hợp hoá của họ
càng cao và tầm nhìn càng rộng hơn.
♦ Nhược điểm:
 Chi phí cho đào tạo lớn, tuy nhiên nó lại gắn liền với lợi ích.
 Nguy cơ là có được một nguồn nhân lực hiểu biết được nhiều nhưng
lại không giỏi một công việc nào cả.Tuy nhiên, xu hướng là tăng
cường tổng hợp đến mức cao nhất có thể.
2.2.2.Cấp quản lý và tầm quản lý
Cơ cấu tổ chức thường có nhiều cấp quản lý. Vì quy mô của các tổ chức có
xu hướng là tăng lên trong khi đó tầm quản lý hoặc tầm kiểm soát của các cán
bộ quản lý là hạn chế. Tầm quản lý là khả năng của một cán bộ quản lý có thể

quản lý hoặc kiểm soát một cách hữu hiệu một số lượng nhất định người hay
bộ phận.
Có rất nhiều nghiên cứu về tầm quản lý trong đó có một nghiên cứu phổ
biến là các nhà quản lý cấp cao chỉ có thể quản lý một cách hữu hiệu từ 4-6
người, cấp trung từ 6-12 và cấp cơ sở từ 12-22 người.
Có thể chia các cán bộ quản lý trong tổ chức thành 3 cấp chính
4
:
♦ Cấp 1: bao gồm những người quản lý hàng đầu, phụ trách công tác chỉ
đạo đường lối chiến lược, hành chính tổng quát của tổ chức.
♦ Cấp 2: gồm những người quản lý trung gian, đứng đầu các ngành
chuyên môn của tổ chức.
♦ Cấp 3: gồm những người quản lý chỉ đạo thực hiện những công việc cụ
thể trong các chuyên môn khác nhau
2.2.3.Các mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức
Trong tổ chức, thường tồn tại ba loại quyền hạn:
♦ Quyền hạn trực tuyến là quyền được ra quyết định. Trong một tổ chức
chỉ có người lãnh đạo cao nhất mới có quyền hạn trực tuyến.(Chế độ
một thủ trưởng).
♦ Quyền hạn tham mưu thuộc về các cá nhân hoặc các nhóm trong tổ
chức, những người được đưa ra lời khuyên, là các chuyên gia, tư vấn, cố
vấn. Quyền hạn tham mưu được khẳng định theo quy chế hoạt
động.Trong thực tế, mối quan hệ giữa những người có quyền hạn trực
tuyến và các tham mưu là một trong những mối quan hệ phức tạp nhất,
mẫu thuẫn nhất trong tổ chức.
♦ Quyền hạn chức năng
 Là quyền được kiểm soát những hoạt động, lĩnh vực hoạt động
theo chế độ uỷ quyền. Quyền cho lời khuyên
4 PGS.TS. Nguyễn Thị Liên Diệp- Nhà xuất bản Thống kê –Hà Nội – 2003- trang 235.
 Được ra quyết định tổ chức thực hiện những quyết định nhất định

theo chế độ uỷ quyền.Ra một số quyết định liên quan đến nguồn
lực.
 Các quyết định uỷ quyền thường không gắn liền với việc định đoạt
các nguồn lực cụ thể, thường chính sách, khuôn khổ hoạt động cho
những lĩnh vực hoạt động nhất định của tổ chức.
 Quyền hạn chức năng giúp phát huy tính sáng tạo của các nhà
quản lý cấp trung và cấp cơ sở đồng thời giảm gánh nặng cho nhà
quản lý cấp cao.
 Nhưng quyền hạn này có một số nhược điểm như vi phạm chế độ
một thủ trưởng, không nên lạm dụng và nên thận trọng khi sử
dụng quyền hạn này.
2.2.4. Kết hợp giữa tập trung và phi tập trung trong quản lý (Phân
cấp trong quản lý)
5
Tập trung xảy ra khi người lãnh đạo cao nhất trong tổ chức nắm trong
tay quyền ra phần lớn hoặc tất cả các quyết định. Còn phi tập trung trong quản
lý tổ chức có nghĩa là người quản lý cấp cao của tổ chức chấp nhận trao cho
nhà quản lý cấp thấp hơn quyền được ra các quyết định nhất định. Mức độ
phi tập trung là cao khi số quyết định mà những người quản lý cấp trung được
ra quyết định nhiều hơn, có tác động lớn và có liên quan đến những nguồn lực
lớn của tổ chức như tài chính, nguồn nhân lực, công nghệ và thị trường.
Xu hướng chung hiện nay trong một xã hội dân chủ đó là tăng mức độ phi
tập trung trong quản lý các tổ chức. Tuy nhiên, phi tập trung quá trong tổ chức
chỉ được thực hiện theo chế độ uỷ quyền.
2.2.5.Nhu cầu phối hợp
Phối hợp là quá trình xây dựng, củng cố và phát triển các mối quan hệ
thông tin, con người(mối quan hệ truyền thông) nhằm đảm bảo thực hiện
5 Phần này được tổng hợp từ Giáo trình Khoa học Quản lý Tập 2 – Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật 2002 –
Hà nội – trang 40-41
những mục tiêu chung. Bản chất của phối hợp là xây dựng, củng cố và phát

triển mối quan hệ thông tin và truyền thông.
Mức độ phối hợp còn tuỳ thuộc vào từng trường hợp vì nếu mối quan hệ
thông tin mà quá đa dạng, mối quan hệ giữa con người quá chặt chẽ thì dẫn
đến can thiệp quá sâu vào hoạt động của tổ chức.Phối hợp bên trong và phối
hợp bên ngoài sẽ cho chúng ta những thông tin về môi trường từ đó có phản
ứng thích hợp với sự thay đổi của môi trường.
♦ Các công cụ được sử dụng trong công tác phối hợp :
 Các công cụ chính thức:
 Các kế hoạch bao gồm: chiến lược, chính sách, chương
trình, dự án, ngân sách, thủ tục, quy chế, hoạt động của
các bộ phận và con người sẽ ăn khớp với nhau nhờ tính
thống nhất của các mục tiêu và các phương thức hành
động.
 Sử dụng các hình thái cơ cấu tạo cơ sở tăng cường
phối hợp
 Thực hiện giám sát và ra quyết định của các nhà quản
lý.Sử dụng hệ thống thông tin và truyền thông
 Các công cụ phi chính thức:
 Các nhà quản lý sử dụng nền văn hóa của tổ chức để
tiến hành phối hợp như quan điểm, tư tưởng, hệ giá trị,
lối sống được thừa nhận bởi tất cả mọi người trong tổ
chức và tự nguyện tuân thủ.
 Xây dựng, củng cố và phát triển các mối quan hệ truyền
thông phi chính thức dựa trên mối quan hệ cá nhân.
Tuy nhiên, cần thận trọng vì dễ làm xuất hiện những
nhóm, êkíp.
3. Qui trình thiết kế cơ cấu tổ chức
3.1. Các loại cơ cấu tổ chức
3.1.1.Cơ cấu chức năng
6

♦ Cơ sở để xây dựng các bộ phận và phân hệ: Các hoạt động có
cùng chung tính chất được hợp nhóm vào cùng một bộ phận, phân
hệ.
♦ Đặc điểm:Xuất hiện những bộ phận, phân hệ, thực hiện các hoạt
động hay các lĩnh vực hoạt động cơ bản của tổ chức.
♦ Ưu điểm:
 Phát huy được những ưu điểm của chuyên môn hoá.
 Cơ cấu cung cấp một nền đào tạo tốt cho các nhà phụ trách
mới chuyển dịch từ cái họ học vào hành động của tổ chức.
♦ Nhược điểm: sẽ dẫn đến sự khó khăn trong quá trình phối hợp để
thực hiện chức năng chung của tổ chức.Dẫn tới tách rời hoạt động
của tổ chức với những mục tiêu hoạt động cụ thể của tổ chức.
6 TS.Nguyễn Thị Hồng Thuỷ –TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Lý thuyết Quản trị Kinh doanh –Nhà xuất bản
Thống kê –Hà nội – 1997 - trang 242.