Phản hồi - Cầu nối sếp và nhân viên

Phản hồi - Cầu nối sếp và nhân viên

Thông tin, ý kiến phản hồi là yếu tố rất quan trọng giúp công việc ở công ty
suôn sẻ. Nhờ có phản hồi, sếp biết nhân viên nghĩ gì, nhân viên biết sếp
muốn gì, mọi người cùng tìm ra vướng mắc, sai lầm để cùng nhau hỗ trợ
phát triển.

Phản hồi có thể là lời cảm ơn, khen ngợi vì làm tốt công việc, hoặc cũng có
thể đó là những gợi ý, thậm chí là lời khiển trách…
Dưới đây là một số những điều lưu ý khi đưa thông tin phản hồi đến cho ai
và nhận thông tin phản hồi từ ai.

Phản hồi để khích lệ động viên

Người quản lý nên gửi phản hồi để thúc đẩy động viên mọi người nỗ lực làm
việc hơn nữa, giúp họ vượt qua những sai lầm, thất bại, giúp họ khắc phục
những yếu kém. Phải luôn tôn trọng công sức, thời gian, trách nhiệm của
nhân viên đối với công việc. Khi phản hồi, luôn cẩn trọng trong ngôn từ để
không làm nhân viên bị ức chế.
Hãy khen ngợi “Bạn thật xuất sắc” khi ai đó thử nghiệm thành công một ý
tưởng nào. Tế nhị hỏi “Bạn có thể giành một chút thời gian cho tôi được
không” khi muốn ngắt lời ai.

Phản hồi để vượt qua mọi tiêu cực

Lãnh đạo là người biết biến thất vọng thành hy vọng, bi quan thành lạc quan.
Khi một nhân viên nói: “Đó là một điều hết sức ngớ ngẩn!”, bạn có thể đáp
lại: “Vậy thì chúng ta phải làm gì để thay đổi?”. Khi đó, họ sẽ nói ra ý kiến
của mình. Khi họ nói: “Năm trước chúng tôi đã cố gắng hết mình rồi nhưng
vẫn không được”, bạn có thể động viên: “Tất nhiên, nhưng nhỡ may mọi
người vẫn chưa tìm ra phương thức hiệu quả hơn thì sao, hãy cố gắng thử lại

một lần nữa xem…”. Nhớ là luôn biến mọi thứ không thể thành có thể.

Đào tạo là phương thức phản hồi hiệu quả nhất

Đào tạo dựa vào sự tôn trọng lẫn nhau, niềm tin tuyệt đối. Một người thầy,
người dậy, một huấn luyện viên luôn tin rằng mọi người ai cũng có khả năng
thay đổi tình thế để phát triển hơn nữa, nếu như họ có cơ hội thể hiện và sẵn
sàng làm bất cứ việc gì.
Đặt câu hỏi là kĩ năng cơ bản trong giảng dạy, đào tạo, nhằm biết xem mọi
người cần giúp đỡ ở đâu và giúp mọi người tìm ra phương án giải quyết cho
mình.

Biến lời phê bình thành phản hồi mang tính xây dựng

Tránh chỉ trích theo kiểu tiêu cực, phê phán nhân viên. Làm như vậy sẽ
khiến họ cảm thấy khó chịu, bực bội, thậm chí thấy áp lực. Lần sau họ sẽ
không dám dấn thân nữa vì sợ sai. Bạn không thể bỏ qua nếu ai đó mắc sai
lầm, nhưng cần phải phân biệt rõ giữa góp ý để xây dựng hay để vùi dập
người khác. Lời góp ý của bạn phải đúng thực tế, khách quan và còn phải
đúng lúc, hợp thời điểm.
Bạn có thể nói “Tuần này tôi để ý thấy bạn đã đến muộn 3 lần rồi, bây giờ
bạn lại muốn xin phép về sớm. Làm như vậy thường xuyên, mọi người trong
phòng chắc sẽ thấy không thoải mái đâu vì họ cứ phải làm thay luôn công
việc cho bạn suốt. Họ phàn nàn với tôi đấy. Thế bạn bảo bây giờ phải làm
thế nào?”.

Phản hồi trong những tình thế thực sự khó khăn

- Chuẩn bị tinh thần - kiểm tra lại thực tế, hoàn cảnh, mức độ chính xác.
- Đề cập đến vấn đề với tính chất xây dựng - sử dụng ngôn từ chuẩn mà bạn

đã chuẩn bị trước.
- Trân trọng khi người đó đã nhận ra sai lầm và xin lỗi.
- Đảm bảo, tin tưởng mọi người có thể làm được theo những gì họ nói

Khuyến khích phản hồi từ người khác

Bạn đã bao giờ chú tâm, để ý lắng nghe khi nhân viên của bạn phàn nàn về
một khách hàng hoặc về một tình hình cụ thể nào đó chưa? Là một chủ
doanh nghiệp hoặc một giám đốc, bạn cần nhận được những phản hồi từ
phía nhân viên để có thể kịp thời sửa chữa những sai lầm, hoặc lắng nghe
phản hồi từ chính khách hàng về sản phẩm và công ty.
Bạn đã từng làm gì để khuyến khích mọi người phản hồi? Hãy luôn luôn
lắng nghe mọi ý kiến, kể cả những điều mang tính tiêu cực. Đây không phải
chỉ nghe ngóng thông tin một cách đơn thuần, mà bạn còn phải biết nhận ra
thông tin nào chính xác và chưa chính xác, đồng thời tìm ra phương thức
giải quyết hợp lý.
Thể hiện sự chăm chú lắng nghe bằng những ngôn ngữ cử chỉ, đừng nhận
phản hồi bằng thái độ thờ ơ, căng thẳng, lần sau sẽ chẳng nhân viên nào
phản ánh điều gì với bạn nữa đâu.

Chấp nhận những phản hồi tiêu cực

Phản hồi tiêu cực giống như một “bản cáo trạng” nhưng hiệu quả nó mang
lại rất lớn. Nó giúp bạn nhìn thấy những điểm yếu của doanh nghiệp mình
mà khi ngồi trên cao, bạn không thể nhận thấy.
Theo Dan tri